Правила проведения инвентаризации товарно материальных ценностей

О чем вы узнаете:

  • о целях инвентаризации
  • о видах инвентаризации
  • о порядке и сроках инвентаризации
  • о правилах проведения инвентаризации
    • об инвентаризации склада
    • об инвентаризации магазина
    • об инвентаризации кассы

Ответы на часто задаваемые вопросы об инвентаризации

Цель инвентаризации

Цель инвентаризации

Инвентаризация – это сверка фактического состояния имущества организации с тем, что указано на «бумагах». Это метод помогает контролировать работу персонала и сохранность материальных ценностей.

Цели инвентаризации разные. Перед вами – три бизнеса и три разные цели инвентаризации склада.

Случай 1. В магазине товаров для дома выявлены случаи воровства среди персонала (не пробитые по кассе покупки и кража товара). Инвентаризация кассы и склада проводится внепланово, чтобы выяснить, каков ущерб магазина.


Случай 2. Продуктовый магазин с большим количеством единиц товара (более 1000 SKU). Инвентаризация магазина необходима раз в неделю, чтобы выявить расхождения с учетными таблицами, определить товар с истекающими сроками годности для разработки акций под срочную реализацию и для других целей.

Случай 3. Инвентаризация в компании, назначенная судом по конкурсному производству. Необходимая процедура при банкротстве, чтобы определить имущество, которое можно продать для покрытия долгов предприятия.

Бланк приказа о проведении инвентаризации (ИНВ-22)

Бланк инвентаризационной описи (ИНВ-3)

Бланк инвентаризационной описи (ИНВ-5)

Бланк акта инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути (ИНВ-6)

Бланк сличительной ведомости результатов инвентаризации (ИНВ-19)

Бланк ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (ИНВ-26)

Бланк акта о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (ТОРГ-15)

Бланк акта о списании товаров (ТОРГ-16)

Бланк акта о проверке наличных денежных средств кассы (КМ-9)

В общем, цели инвентаризации могут быть разными:

  • выявить воровство покупателей и персонала;
  • определить, каким имуществом владеет компания (важно для кредиторов или перед годовым отчетом, если он составляется);
  • контролировать порчу товара в магазине и степень утряски и усушки для принятия мер и планирования будущего.

Инвентаризация магазина может быть назначена после неожиданного ЧП: пожара, наводнения или после коммунальной аварии. Например, если в магазине прорвало трубу отопления, из-за чего была испорчена часть продуктов.

товароучетная программа Бизнес.Ру

Виды инвентаризации

Три случая, описанных выше, показывают, что инвентаризация может быть:

  • плановой;
  • внеплановой.

В зависимости от целей плановой проверки, сотрудникам можно сообщать о грядущем мероприятии заранее или скрыть этот факт. В последнем случае вы сможете понять, как хорошо работают сотрудники и не воруют ли они.

Подробнее о проведении внеплановой инвентаризации читайте тут>>> 

Считается, что допустимый процент просрочки, усушки и утряски – это 2-3%. Если у вас в результате инвентаризации вышло 5-6%, то очевидны факты краж.

Важно! Если в магазине ворует один сотрудник, а в качестве наказания вы вычитаете с зарплаты процент утраты со всех работников, то воровать все равно выгодно. Ведь ворующий сотрудник восполняет только часть потерь. За остальные украденные товары платит остальной коллектив. Поэтому вора надо вычислить и уволить.

Существуют и другие виды инвентаризации:

  • сплошная;
  • выборочная
  • целевая.

Полная сверка имущества компании выполняется:

  • если это требуется по распоряжению кредиторов, аудиторов, налоговых органов и т.д.;
  • если компания небольшая и организовать это мероприятие несложно.

Выборочная инвентаризация – вид ревизии, популярный в крупных продуктовых магазинах.

Целевая инвентаризация – сверка количества продукции по одной-двум товарным единицам. Например, если после приемки выявилась сдвоенность накладных.

В супермаркетах нет возможности приостановить работу магазина на целый день, чтобы посчитать количество продукции на полках. Поэтому магазин делят на зоны (например, бакалея и консервация, конфеты и печенье) и сначала считают количество конкретных товаров на складе, а после закрытия магазина – в торговом зале.

Легко проводить инвентаризацию можно, используя товароучетную программу от Бизнес.Ру. Она поддерживает все складские операции, позволяет подсчитывать рентабельность продукции и осуществлять закупки на основе анализа продаж. Оценить возможности программы от Бизнес.Ру можно бесплатно>>>

Прочие виды инвентаризации:

  • по решению владельца (собственника фирмы);
  • обязательная инвентаризация.

По закону проверка обязательна, если надо передать собственность в аренду или продать ее, а также:

  • перед изменением сотрудника, несущего материальную ответственность;
  • если обнаружены факты воровства или массовой порчи;
  • после ЧП или утраты имущества из-за стихии;
  • перед подготовкой отчета в бухгалтерии.

Порядок и сроки

Порядок и сроки инвентаризации

Официальным документом, который регулирует организацию этой ревизии, считается приказ Минфина от 13.06.1995 № 49 (в редакции от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Он прописывает базовые этапы инвентаризации.

Другой документ, статья 11 402-ФЗ (в редакции ФЗ от 22 ноября 2018 года «О бухгалтерском учете…») сообщает, что «порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем» фирмы или самим ИП.

Исключение – события, когда ФЗ предполагает обязательную инвентаризацию.

Так, по закону о бухучете, необходимо делать ежегодную сверку имущества и обязательств в период с 1 октября и до конца отчетного года.

Использование товароучетной программы от Бизнес.Ру упрощает проведение инвентаризации. Программа поддерживает все складские операции: инвентаризацию, оприходование, списание, перемещение и комплектацию. Попробовать товароучетную программу от Бизнес.Ру можно прямо сейчас>>>

В учебниках по товароведению приводятся рекомендуемые сроки инвентаризации склада магазина.

Однако фактически инвентаризация проводится в магазине чаще, так как это инструмент контроля работников.

Порядок проведения инвентаризации

Традиционно существует четыре этапа инвентаризации.

Этап 1. Подготовительный период.

Необходимо написать приказ (ИНВ-22), где будет отражено:


  • ФИО членов комиссии;
  • сроки;
  • вид инвентаризации.

В комиссию обычно входят 2-3 человека (не меньше двух!).

Шаблон приказа опубликован на рисунке ниже.

ИНВ-22

Форма приказа ИНВ-22 утверждена еще в 1998 году, однако именно на нее ориентируются при распоряжении о проверке, так как бланк отличается универсальностью.

Приказ составляет или главный бухгалтер фирмы, или любое ответственное за ведение бухгалтерии лицо, или сам ИП.

Подробнее о правах и обязанностях материально-ответственного лица читайте тут>>> 

Этап 2. Суть этого этапа инвентаризации магазина или склада – сам процесс сверки, подсчета количества имущества и отметки в специальных описях.

Советуем в группы по инвентаризации включать трех сотрудников. Первый член группы будет заниматься подсчетом. Второй – перепроверять количество, если данные совпадут – вносить количество в опись. Третий член группы сверяет данные из описи с тем, что есть в товароучетной программе.


товароучетная программа Бизнес.Ру

Опись составляется, ориентируясь на форму ИНВ-3. Если инвентаризация нужна для проверяющих органов, то сличительная ведомость формируется по форме ИНВ-19. В противном случае можно обойтись произвольной формой.

Если доля товара, принадлежащая компании, хранится на складах прочих фирм, то надо отразить это в форме ИНВ-5.

Если же часть продукции находится в пути, не доставлена на склад, то необходимо отразить ее в бланке ИНВ-6.

Этап 3 — время анализа. Если выявляются расхождения в описях, то необходимо сделать сличительные ведомости, чтобы понять, где есть ошибки. Напомним, что стабильный процент расхождения – 2%.

Акт о порче или бое товаров оформляется по форме ТОРГ-15.

На третьем этапе формируется акт списания продукции по форме ТОРГ-16.

Подробнее о правилах списания товаров после инвентаризации читайте здесь>>> 

Этап 4 – подготавливаются итоги ревизии (ИНВ-26). Документ заполняется полностью: отражаются излишек, порча, пересортица. Обозначается сумма, на которую пропал товар (имущество).

Если обнаружены виновники неправильного хранения товара или имущества, то пишется отдельный приказ о наказании таких работников.

Как ускорить инвентаризацию

Процесс инвентаризации в магазине упрощают с помощью инструментов автоматизации:

  • товароучетных программ;
  • специальной техники.

Так, с товароучетной программой от Бизнес.Ру инвентаризация проводится проще – распечатываются таблицы с остатками и происходит сверка таблиц с фактическими данными. ИНВ-3 также можно заполнить прямо в программе, чтобы затем распечатать документ для бухгалтера. Оценить возможности программы от Бизнес.Ру можно бесплатно>>>

Важно! Если есть автономный сканер для учета штрих-кодов и сверки цен (терминал для сбора данных), процесс инвентаризации пройдет быстрее, ведь заносить данные в ИНВ-3 можно и с помощью технических средств.

Какие факты свидетельствуют о фальсификации результатов

Если группа действует в сговоре с материально-ответственным лицом, то результаты инвентаризации могут получиться неправдоподобными.

фальсификация результатов инвентаризации

Стоит обратить внимание, если:

  • получились слишком «красивые» результаты (например, нет расхождений вообще);
  • нет расхождений в группах, где до этого было много краж;
  • большие отличия в результатах контрольного и основного учета.

Правила проведения инвентаризации

Опишем некоторые правила для более эффективного проведения инвентаризации на складе и в магазине.


Правило 1. Работники не должны знать о планах на инвентаризацию, о ней предупреждается за день. При этом люди, задействованные в ней, не выполняют на время этой процедуры свои обязанности по обслуживанию клиентов или приемке товара. Если персонал вызывается в выходной, то зарплата выплачивается по двойному тарифу.

Правило 2. Останавливается движение продукции: закрывается отдел с товарами от покупателей, останавливается отгрузка (если речь об оптовой базе) и приемка товаров от поставщиков.

Правило 3. Необходимо подсчитывать остатки, а не записывать показатели со слов материально-ответственных работников.

Правило 4. Перед проверкой необходимо получить отчеты по движению товара с расписками от тех, кто ответственен за это.

Правило 5. Инвентаризационные опись и акт составляются обязательно.

Процедуры ревизии на складе, в магазине и на кассе отличаются. Рассмотрим детали подробно.  

Инвентаризация склада

Инвентаризация склада

Причины инвентаризации склада:

  • подозрение на воровство;
  • увольнение материально-ответственного лица;
  • регулярная сверка качества работы кладовщиков (при отгрузке или получении товаров могут допускаться ошибки, как в сторону пересортицы, так и в виде недостачи).

Большинство складов проводит инвентаризацию гораздо чаще, чем это требуется по закону. Например, один раз в месяц или раз в два месяца.

А если кладовщики работают по сменам (5 на 5 или 7 на 7), то перед выходом каждой смены предполагается частичная, выборочная инвентаризация, для проверки работы. В этом случае обычно проверяются те виды товара, которые проще украсть.

Так, на складе электроники и бытовой техники на внеплановой инвентаризации перед сдачей смены стоит проверять мелкие товары, а не стиральные машины и холодильники.

Членами комиссии нельзя назначать сотрудников, несущих материальную ответственность. Но эти люди обязаны присутствовать при проверке.

Во время ревизии существуют правила:

  • нельзя перемещать продукцию между полками и ячейками;
  • нежелательна приемка товара в это время, если избежать этого не получается, составляется опись (вид ИНВ-3);
  • при отгрузке продукции в период ревизии надо получить согласие руководителя фирмы и бухгалтера, при этом формируются документы: ИНВ-2 (число товара до и после отгрузки) и ИНВ-4 (инвентаризация отгрузки).

Заполнить формы автоматически можно в программе Бизнес.Ру.

товароучетная программа Бизнес.Ру

Проверка на складе упрощается, если работа строится на принципе сканирования штрих-кодов терминалом сбора данных. В этом случае товароучетная система сама подсчитает количество товара. Задача человека – сличить карточку товара с названием продукции на этикетке.

Когда склад некрупный, можно ограничиться подсчетом вручную.

Затем формируется сличительная ведомость ИНВ-19.

Можно по-разному реагировать на расхождения между фактом и цифрами на бумаге:


  • составить документ по форме ТОРГ-16 (о списании) и оштрафовать всех сотрудников склада;
  • пересчитать количество товаров по тем позициям, где есть большие расхождения;
  • назначить новую комиссию для полного пересмотра итогов.

Результаты процедуры заносятся в форму ИНВ-26.

Подробнее о правилах проведения инвентаризации на складе читайте тут>>> 

Инвентаризация магазина

Инвентаризация магазина

В магазине инвентаризацию организуют так же часто, как и на складе. Разберем пошагово.

Шаг 1. Подготовительный период.

Руководитель должен написать приказ об инвентаризации.

В магазине, который имеет ограниченные часы работы, надо выбрать время переучета. Обычно инвентаризация проводится ночью.

Подробнее о плюсах и особенностях проведения ночной инвентаризации читайте здесь>>> 

Но как быть круглосуточным супермаркетам? Ревизия обычно проходит также ночью или ранним утром, когда загрузка торговой точки покупателями минимальна. Доступ к полке перекрывается, когда пересчитывается товар на ней.

Количество выявленных недостач корректируется на количество товаров, которые могут быть в корзинах покупателя (берется средняя сумма продаж в час и вычитается из суммы недостачи).

Шаг 2. Пересчет и сверка.

В магазине пересчет товаров надо проводить максимально быстро. В этом помогают терминалы сбора данных.

Есть две технологии счета в магазине:

  1. Каждую полку должны проверить (просканировать) два человека, т.е. должно получиться две ведомости, которые затем сличаются. Так, вы предотвратите ошибки из-за «человеческого фактора». Ведь вероятность неправильного подсчета одной и той же позиции товара – примерно 1 к 1000.
  2. Один сотрудник пересчитывает вручную количество товара, пишет его на стикере и клеит на полку (коробку). Второй сотрудник ходит с терминалом сбора данных и сканирует товары. В случае совпадения ставит отметку об этом. Если данные разные, то пересчитывает вручную.

Подсчет весового товара производится так: его взвешивают, а затем количество заносят в специальный бланк с внутренним кодом.

Шаг 3. Результаты инвентаризации заносятся в сличительную ведомость ИНВ-19. Составляются акты списания.

Шаг 4. Меры по итогам проверки в магазине:

  • штрафы ответственных лиц;
  • назначение дополнительной (внезапной) ревизии;
  • определение групп товаров, которые надо пересчитывать чаще.

Подробнее о том, как провести инвентаризацию в магазине читайте тут>>> 

Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы

Порядок ревизии кассы регулируется ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минфина об инвентаризации. Основная цель – оценить работу кассира.

Задачи:

  • определить, насколько правильно проводятся операции на кассе;
  • понять ошибки в вычислениях;
  • выявить задвоенные накладные;
  • проконтролировать правильность формирования денежных документов;
  • подтвердить или опровергнуть факт кражи.

Инвентаризация кассы бывает запланированной (в конце отчетного периода) или внеплановой. В первом случае проверка фиксируется в документах, к которым есть доступ кассира. Внеплановая ревизия должна начаться для сотрудников без предупреждения. Иначе истинные задачи будут не выполнены.

Инвентаризация кассы проходит при участии кассира, однако он не включен в инвентаризационную комиссию, куда могут входить:

  • администратор или менеджер;
  • экономист;
  • бухгалтер;
  • специалист по безопасности и т.д.

Этап 1. Подготовительные меры включают издание приказа. Во время инвентаризации денежных средств не проводятся кассовые операции.

Этап 2. Работа комиссии. Лица, несущие материальную ответственность, должны сдать последние приходные и расходные документы.

Комиссия считает всю наличность с помощью счетных машин или вручную. Далее фактические результаты сверяются с цифрами, указанными в документах. Также итоги сверяются с данными кассовой техники.

Этап 3. Работа с результатами.

Фактически после инвентаризации кассы могут быть такие результаты:

  • цифры совпали;
  • есть недостача;
  • есть избыток.

Результаты могут заноситься в формы ИНВ-15 (наличные деньги) и ИНВ-16 (БСО). Однако с 2013 года эти формы не являются обязательными.

Итоги формируются в 2-х экземплярах при стандартной инвентаризации и в 3-х, если ревизия делается из-за смены сотрудника, несущего материальную ответственность. В последнем варианте надо отдать:

  • один лист тому лицу, который «сдает» должность;
  • второй – лицу, который принимает должность;
  • третий – бухгалтеру фирмы.

Для отчетности можно формировать акт о сверке наличных (форма КМ-9).

Если количество денег в кассе расходится в меньшую сторону, то руководство должно решить, наказать кассира или нет. Возможно, причины недостачи не в ошибке кассира, тогда недостача списывается за счет фирмы.

Излишек денег в кассе также является нарушением. Это должно быть зафиксировано. Лишние деньги надо изъять, отразить это в акте и составить объяснительную.

Проводки инвентаризации кассы

Отметим, что сроки проведения инвентаризации кассы магазина чаще стандартных. В крупных магазинах мини-ревизия проходит после каждой смены.

Контролировать действия кассира поможет программа «Бизнес.Ру Розница». Устанавливайте запрет на продажу и на выдачу из кассы «в минус», вводите ограничения на сумму или процент скидки и многое другое. Оценить все возможности программы «Бизнес.Ру Розница» можно прямо сейчас>>>

Часто задаваемые вопросы по инвентаризации склада и магазина

1. Если во время инвентаризации работник допустил описку в описи (написал 19 вместо 21), то надо ли переписывать опись?

Нет, при ошибках в этом документе необходимо просто зачеркнуть неправильную цифру и написать выше ту, которая правильна.

2. Необходима инвентаризация магазина, но в штате три человека: бухгалтер, продавец (и кладовщик в одном лице) и сам ИП как директор. Если назначить инвентаризационную комиссию из бухгалтера и продавца, то будут ли результаты законными?

Продавец в магазине – материально-ответственное лицо, поэтому он не должен входить в состав инвентаризационной комиссии. Его место должен занять сам ИП. Формировать комиссию из трех человек рекомендуется, но это необязательно. В нормативных актах написано о том, кто может и не должен входить в состав комиссии, но норм о количестве человек там нет.

3. Во время инвентаризации склада сам кладовщик не присутствовал, он не был оповещен (процедура проводилась в его выходной). Обнаружили недостачу. Теперь его хотят оштрафовать на размер недостачи. Правильно ли это?

Проверка, когда на складе не было человека, несущего материальную ответственность, по закону о бухучете, является неправильной. Итоги инвентаризации склада можно считать недействительными.

Если бы кладовщик написал отказ от участия в ревизии (например, по семейным обстоятельствам), то результаты можно было бы признать.

4. Директор склада электроники уволился, но до его ухода с работы не была проведена инвентаризация (необходимая по закону о бухучете). Через месяц после увольнения на складе обнаружена крупная недостача (три смартфона отсутствовали в коробках). Есть ли шанс, что экс-руководителя накажут по суду?

С человека при увольнении снимается материальная ответственность, то есть назначить штраф ему не могут. Однако, если есть прямые доказательства кражи (кадры видеосъемки), либо показания сотрудников, то, учитывая большой ущерб, можно обратиться в полицию.

Источник: www.business.ru

Что такое инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ)

Имущество бизнесмена приносит ему доход, поэтому каждый предприниматель хочет быть уверен в его целостности. Контроль за сохранностью бизнес-собственности осуществляется, в частности, с помощью периодических инвентаризаций.

Сущность процесса инвентаризации заключается в проверке наличия каждого конкретного объекта, который в бухгалтерии отражён как имущество фирмы, а также реального положения дел по части выполнения финансовых обязательств. Проще говоря, на предприятии проводятся контрольные мероприятия, по результатам которых становится видно, всё ли на месте и соответствует ли бумажный (бухгалтерский) перечень имущества фактическому.

Инвентаризация включает в себя несколько этапов:

  1. Подготовительные работы, к которым, в частности, относятся:
    • издание приказа руководителем о составе комиссии, о сроках и объектах проверки;
    • действия кладовщиков, которые обычно проверяют инвентарные карточки по всем ТМЦ (в бумажном виде или в компьютерной программе);
    • деятельность материально ответственных лиц (МОЛ), которые письменно подтверждают, что они передали в бухгалтерию всю документацию на приход и отпуск ТМЦ;
    • работа бухгалтеров, которые разносят по счетам учёта всю информацию по движению ТМЦ и выводят итоги по этим счетам (хорошо, что современные компьютерные управленческие системы все операции разноски совершают автоматически в момент ввода информации о приходе ТМЦ по документам поставщиков и по расходным накладным).
  2. Проведение натуральной и документальной проверки инвентаризуемых ТМЦ: все ценности пересчитывают, обмеряют, взвешивают и проводят их оценку с одновременным отражением в инвентаризационной описи.
  3. Пообъектное сравнение с бухгалтерским учётом и заполнение сличительной ведомости.
  4. Написание акта комиссии по итогам выполненной сверки.
  5. Изготовление протокола комиссии, содержащего заключение об итогах проведённой инвентаризации.
Правила проведения инвентаризации товарно материальных ценностей
Инвентаризация имеет определённый алгоритм действий

После окончания проверки обязательно проводится комплекс мероприятий, направленных на устраненение обнаруженных проблем.

Так, бухгалтерия вводит в учётные регистры выявленные отличия реального количества ТМЦ фирмы от того, что было отражено в учёте ранее:

  • вносит проводки по взаимозачету активов, если была выявлена так называемая пересортица;
  • отражает приход излишков, относя их на доходы фирмы;
  • проводит учётные операции по результатам выявления недостач (например, взыскание с МОЛ или отнесение на убытки компании).

При обнаружении существенных отклонений фактического наличия ТМЦ от учётного наступает очередь руководства фирмы фиксировать выводы о качестве работы персонала всех уровней и о материальной ответственности сотрудников, которые в этом виновны (от взыскания недостачи из заработной платы до составления заявления в правоохранительные органы).

Общие правила инвентаризации ТМЦ

Определение частоты и объёма инвентаризаций — право директора, который должен отразить это в специальном приказе. Но иногда инвентаризацию проводят по требованию законодательства.

Положение о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ (утвер. Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995) устанавливает случаи, когда инвентаризацию должны проводить обязательно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчётности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчётного года, а также инвентариазции основных средств (может проводиться 1 раз в 3 года) и библиотечных фондов (1 раз в 5 лет));
  • при смене материально ответственных лиц (на день приёмки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса активов фирмы.

В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

Виды инвентаризаций

Инвентаризационные процессы делятся на разные категории в зависимости от признаков их проведения:

  • обязательность;
  • периодичность;
  • широта охвата имущества;
  • тип активов, подлежащих проверке.
Правила проведения инвентаризации товарно материальных ценностей
Инвентаризация бывает нескольких видов

Классификация по обязательности проведения

По обязательности проведения выделяют инвентаризации:

  • обязательные (предусматриваются по закону);
  • рекомендательные (могут быть назначены директором, например, по просьбе аудитора или ревизора, если у него возникли вопросы при документальной ревизии);
  • инициативные — проводимые исключительно по инициативе директора фирмы.

Классификация по степени охвата

По степени охвата можно выделить инвентаризации:

  • сплошные — охватывают все ТМЦ фирмы и все её обязательства перед кредиторами;
  • целевые — проводятся в связи с конкретными событиями в деятельности (увольнение МОЛ, смена собственника, реорганизация и т. п.);
  • выборочные (например, по отдельному складу, по конкретному МОЛ или по выделенным номенклатурным позициям);
  • комбинированные, сочетающие в себе характеристики нескольких видов инвентаризаций (например, целевой и выборочной, если предполагается хищение имущества фирмы, подотчётного конкретному МОЛ).
Правила проведения инвентаризации товарно материальных ценностей
Внезапная инвентаризация может проводиться, если есть подозрения в систематических хищениях

Классификация по периодичности

По периодичности проведения можно выделить инвентаризации:

  • плановые,
  • внезапные,
  • контрольные,
  • программные.

Самый распространённый вид — плановые, т. е. совершаемые регулярно в сроки, которые установлены законодательством или руководителем фирмы. Внезапная инвентаризация проводится вне установленных графиков проверок для контроля работы конкретных МОЛ без подготовки и предупреждения (обычно по наличным деньгам в кассе). Контрольную проводят по инициативе директора в качестве целевой проверки, например, перед составлением квартальной отчётности. Программная может быть частью принятого в фирме графика систематического фрагментарного контроля ТМЦ.

Классификация по предмету проверки

Отдельно можно выделить классификацию по видам исследуемых активов. Здесь имеется три основных вида имущества:

  1. Товарно-материальные ценности (ТМЦ), которые можно осмотреть, затем (учитывая вид таких активов) пересчитать, взвесить, измерить.
  2. Наличные деньги и иные ценности, находящиеся на хранении в кассе (производится пересчёт).
  3. Любые документально отражённые задолженности фирмы перед бюджетом (например, налоги), перед дебиторами (например, недопоставленные оплаченные товары) и кредиторами.

По ТМЦ, не присутствующим физически на предприятии (например, по товарам, отправленным покупателю и ещё им не полученным) обычно проводится только проверка у кладовщика, по документам которого количество отгруженных ТМЦ должно впоследствии совпасть с данными регистров бухгалтерии по отгруженным товарам.

Правила проведения инвентаризации товарно материальных ценностей
Инвентаризация различается по видам активов

Что получаем в итоге инвентаризации

Идеальным итогом инвентаризации должно стать подтверждение наличия всех ТМЦ, числящихся за каждым МОЛ по учётным документам бухгалтерии фирмы. В действительности может оказаться, что в результате инвентаризационного пересчёта обнаружились излишние ТМЦ или выявлена недостача.

Самым «безвредным» для предприятия можно считать то, что принято называть «пересортицей». В этом случае по двум однотипным товарам обнаруживают излишек одной позиции при недостаточном количестве другой. При этом отклонений по стоимости в бухгалтерском учёте не наблюдается. Разница только в количественных показателях.

Инвентаризация сопровождается документальным оформлением как самого процесса пересчёта ТМЦ, так и сопоставления результата с учётной документацией бухгалтерии.

Приказ директора о назначении инвентаризации

Единственное законное основание для инвентаризаций любого вида — приказ директора, содержащий необходимые данные. Для его создания рекомендовано использовать форму ИНВ-22, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88.

Отметим, что с 01.01.2013 указанную форму применять необязательно (это установлено в Информационном письме Минфина РФ № ПЗ-10/2012), но фактически её заполнение удобно тем организациям, которые не разрабатывали собственную учетную документацию.

Порядок заполнения приказа

Для того чтобы правильно оформить бланк ИНВ-22, следует:

  1. В шапке бланка заполнить реквизиты фирмы: основное наименование, а также название подразделения (если инвентаризация проводится не по всей организации), код по ОКПО (все эти данные заносятся в приказ по учредительным документам фирмы).
  2. В заголовке поставить номер (по реестру регистрации приказов) и дату издания.
  3. В строке «Для проведения инвентаризации» вписать то подразделение, где будет проходить инвентаризация (например, название конкретного магазина).
  4. В списке членов комиссии отразить должности и Ф. И. О. (названия должностей можно сокращать, а Ф. И. О. указывать в виде фамилии и инициалов).
  5. В строке «Инвентаризации подлежит» указать тип имущества, по которому будет проходить инвентаризация (например, «товарно-материальные ценности»).
  6. Назначить точные даты, когда процесс должен быть начат и закончен (у проверяемых МОЛ должен быть некоторый промежуток для подготовки документации к проверке, а у комиссии достаточно времени для самого процесса инвентаризации, учитывая объём работы).
  7. Указать причину проведения инвентаризации (подготовка к годовому отчёту, смена МОЛ и т. п.).
  8. Определить точную дату, до которой комиссия обязана сдать в бухгалтерию документы, составленные при инвентаризации.
  9. Подписать приказ (это делает директор фирмы или лицо, которое уполномочено его приказом (доверенностью) подписывать подобные распоряжения).
Правила проведения инвентаризации товарно материальных ценностей
Форма № ИНВ-22 рекомендована для приказа о проведении инвентаризации

Подготовка и сбор инвентаризационной комиссии

Директор определяет состав комиссии и количество участвующих в её работе лиц (три или более человека). Эти сотрудники не должны относиться к категории материально ответственных. Требования к комплектованию комиссии подробно определяются Приказом Министерства финансов № 49 от 08.11.2010. Комиссия должна работать именно в полном составе, определённом в приказе директора, иначе итоги её работы можно будет признать недействительными.

Обычно такую комиссию организуют как постоянную. В небольшой компании эти обязанности могут быть возложены на ревизионную комиссию. В фирмах, владеющих большими объёмами ТМЦ, можно сформировать несколько комиссий для проведения инвентаризации всех ТМЦ во всех подразделениях.

В комиссии можно включать заместителей директора, бухгалтеров, менеджеров, инженеров, сотрудников из подразделения внутреннего аудита. Могут быть приглашены специалисты из независимых аудиторских компаний.

Как провести инвентаризацию

При подготовке к назначенной плановой инвентаризации обычно проверяют имеющиеся ТМЦ и порядок их расположения в местах хранения.

Следует заранее скомпоновать всю документацию, в которой зафиксировано движение ТМЦ:

  • приход (например, приходные накладные),
  • расход ТМЦ при отпуске на производство или на реализацию,
  • списание по различным причинам (например, в брак).
Правила проведения инвентаризации товарно материальных ценностей
На время инвентаризации нужно ограничить доступ на территорию посторонних лиц

На момент проведения инвентаризации руководство должно обеспечить следующие условия:

  • присутствие на проверяемых территориях минимума клиентов и иных посторонних лиц;
  • наличие достаточного количества правильно проинструктированного персонала для оказания технической помощи на момент работы комиссии.

В период с начала до окончания инвентаризации запрещено корректировать базу данных, отражающую наличие ТМЦ предприятия.

При подготовке к инвентаризации следует учитывать территориальное расположение подлежащих проверке ТМЦ. Это относится как к крупным объектам основных средств, так и к оборотным средствам или товарам для торгового предприятия, расположенным на различных складских территориях. Для мелких фирм (ателье, столовой, небольшого магазина), где нет складов, имеющих статус структурного подразделения с отдельным МОЛ, инвентаризацию ТМЦ проводят одновременно по всему предприятию.

При значительном ассортименте материалов или товаров следует исходить из структуры организации складского хозяйства. Конкретные склады могут быть либо самостоятельными подразделениями предприятия, либо в составе более крупных учётных единиц.

Комиссия исследует и фиксирует в описи фактическое наличие товарно-материальных ценностей и цены их оприходования, проверяет целостность упаковок, этикетки товаров. При работе комиссии всегда присутствует конкретное МОЛ.

Правила проведения инвентаризации товарно материальных ценностей
Инвентаризация проводится назначенной комиссией в полном составе

Составление инвентаризационной описи

Основной этап инвентаризации — это составление инвентаризационной описи. Рекомендуется использовать стандартную форму ИНВ-3.

Такой документ заполняют в процессе перерасчёта, взвешивания, перемеривания ценностей. Все эти операции производят отдельно по каждому месту хранения запасов. Должно быть заполнено два экземпляра описи — один для МОЛ, а второй положено хранить в бухгалтерии фирмы не менее 5 лет.

Страница 1 — титульный лист ИНВ-3

Заполнение первого листа начинают с оформления шапки бланка. Сначала записывают наименование фирмы (подразделение указывают, если инвентаризацию будут проводить не по всей организации). На бланке отражают код по ОКПО и вид деятельности фирмы (код ОКОНХ). В шапке должны быть указаны номер и дата приказа.

Некоторые коды на первом листе указывать необязательно, например, вид операции и код структурного подразделения.

В заголовке проставляется дата составления описи и её номер, а также указывается (в соответствии с приказом) вид ТМЦ, подлежащих инвентаризации, и принадлежность проверяемых ценностей, т. е. являются ли они собственностью фирмы или были получены для переработки.

На первом листе описи располагается и расписка МОЛ в том, что ответственное лицо выполнило к началу проверки передачу в бухгалтерию всех первичных документов, приход, выбытие и списание в расход всех ТМЦ.

Правила проведения инвентаризации товарно материальных ценностей
При инвентаризации составляется опись ТМЦ

Основная часть описи (страницы 2 и 3)

Основная часть формы ИНВ-3 (страницы 2 и 3) предназначена для размещения перечня ТМЦ, по которым проводят инвентаризацию. Каждую опись составляют только для конкретного вида ТМЦ. Для различных видов делают отдельные описи.

В столбцах записывают названия объектов проверки, количество и единицы их измерения так же, как они были отражены при поступлении на предприятие. В описи указывают артикул, сорт, номенклатурный номер (если он нанесён на объект проверки).

Графа №9 заполняется только для товаров, имеющих паспорт (например, сложных технических изделий).

Важно, что значения, указанные в графах 10 и 11, могут не совпадать со значениями в графах 12 и 13. Если фактические остатки отличаются от указанных в графах 12 и 13 или выявлены другие расхождения с учётными данными, то эти отличия впоследствии заносят в сличительные ведомости.

В нижней строке рассматриваемых страниц указывают итоговые значения, т. е. суммируются количественные показатели в используемых единицах измерения, а также указывается общая стоимость всех позиций описи. Для большого склада может быть заполнено несколько страниц. В этом случае итоги должны подводиться дважды — как по каждой странице, так и по описи в целом.

На каждой странице проставляются (не цифрами, а прописью) два итоговых значения:

  • количество номеров объектов проверки на странице;
  • количество единиц пересчитанных объектов (в натуральных показателях). Единица измерения не имеет значения.
Правила проведения инвентаризации товарно материальных ценностей
Страницы 2 и 3 инвентаризационной описи содержат перечень ТМЦ

Пустые строки в листах описи оставлять нельзя, а в конце последнего листа они должны прочёркиваться.

Если при составлении описи была допущена ошибка, нужно ошибочную запись зачеркнуть, а сверху вписать правильное значение. Исправление заверяется подписями членов комиссии и МОЛ.

Страница 4 — заключение

После заполнения основной части ведомости переходят к её заключительной части (страница 4).

Правильность внесённых цен объектов проверки, таксировки стоимости проверяемых ТМЦ и калькуляции итога отражаются отметкой в конце последнего листа.

Последняя страница описи отражает свидетельство итогов проверки. Здесь должны поставить свои подписи все члены комиссии и МОЛ, которые отмечены на первом листе документа, что подтверждает факт их присутствия при проведении проверки. Если инвентаризацию проводят при смене МОЛ, то сотрудник, который принимает ТМЦ, должен расписаться в получении, а передавший — в сдаче.

Правила проведения инвентаризации товарно материальных ценностей
Страницу 4 формы ИНВ 3.1 заполняют по образцу

Полная инвентаризация включает в себя пересчёт не только тех ТМЦ, которые являются собственностью фирмы, но и принятых на ответственное хранение (товаров, полученных по ошибке доставки, бракованной продукции поставщиков, ожидающей экспертизы и т. п.). Для таких ТМЦ применяют форму ИНВ-5.

Заполнение такой инвентаризационной описи проводят по тем же правилам, что и ИНВ-3.

Фотогалерея: образец заполнения инвентаризационной ведомости ИНВ-5

Сравнение результатов инвентаризации с данными учёта

После окончания пересчёта, обмера, взвешивания и оценки всех ТМЦ и оформления инвентаризационных ведомостей начинается следующий этап — сверка наличия ТМЦ фирмы с показателями учёта. Происходит выявление обнаруженных недостач или излишков ТМЦ на основании записей, занесённых в процессе инвентаризации.

На этом этапе комиссия приступает к формированию сличительной ведомости (рекомендуемая форма ИНВ-19). Она всегда изготовляется в двух экземплярах: для МОЛ и для хранения в бухгалтерии. Такой ведомости обязательно присваивается порядковый номер. По имуществу, которое находится на территории фирмы, но не принадлежит предприятию (например, взято на ответственное хранение), составляют также два экземпляра.

В большинстве современных фирм, где используются программные комплексы для ведения учёта, распечатка заготовки для сличительных ведомостей производится автоматически.

Заполняется документ в таком порядке:

  1. Первый лист сличительной ведомости состоит практически из той же информации, что и первый лист инвентаризационной описи. Отличия состоят в том, что здесь проставляются индивидуальный номер и дата заполнения уже именно сличительной ведомости.
    Правила проведения инвентаризации товарно материальных ценностей
    На первой странице сличительной ведомости указывают основные данные
  2. Главная информация сличительной ведомости размещается на второй странице. Здесь отражают ТМЦ, по которым выявлено несовпадение с учётными данными, отмечают тип несовпадения. Единицы измерения ТМЦ должны быть указаны в принятых обозначениях (шт, г, ед) и с указанием кода ОКЕИ.
    Правила проведения инвентаризации товарно материальных ценностей
    Страница 2 сличительной ведомости содержит перечень ТМЦ
  3. Если необходимо провести зачёт излишков (в случае выявления пересортицы), указываются порядковые номера позиций, по которым они есть, и дата оприходования (графы 24–26 ведомости).

    Правила проведения инвентаризации товарно материальных ценностей
    Страница 3 сличительной ведомости содержит перечень ТМЦ

  4. Пустые строки прочеркиваются.

Сличительная ведомость после заполнения должна визироваться сотрудником бухгалтерии и МОЛ по имуществу, отражённому в этой ведомости.

Акт инвентаризации наличных денежных средств и ценных бумаг

Для инвентаризации денежных средств в кассе фирмы рекомендуется использовать форму ИНВ-15, а для ценных бумаг — форму ИНВ-16.

Фотогалерея: образцы заполнения инвентаризационных описей ИНВ-15 и ИНВ-16

Подведение итогов инвентаризации

Результаты проведённой инвентаризации должны быть рассмотрены комиссией не позднее 10 дней после формирования и оформления сличительных ведомостей.

Руководство фирмы делает выводы по сохранности имущества, уровню организации его хранения. Они отражаются в протоколе, а при наличии недостачи по конкретному МОЛ руководитель выносит решение.

Также руководитель предприятия может сделать выводы о качестве учётной работы персонала как на уровне складского учёта, так и в бухгалтерском подразделении.

Излишки или недостача

Идеальным вариантом для итогов проверки наличия ТМЦ можно считать случай, когда ТМЦ, отражённые в инвентаризационных ведомостях, полностью соответствуют данным бухгалтерского учёта по этим же ТМЦ (по количеству и по цене). Но обычно отклонения всё же выявляются.

По итогам инвентаризации могут быть обнаружены излишки, т. е. количество имущества по инвентаризационной ведомости превышает количество такого же вида имущества по данным учёта. Такие ТМЦ признаются доходом фирмы. Обнаруженное излишнее имущество следует оприходовать по акту с указанием конкретного места хранения и конкретного МОЛ. Цена ТМЦ устанавливается, как правило, по аналогичным ценностям, имеющимся на предприятии, или по прайсам поставщиков.

Выявленные при инвентаризации недостачи для компании считаются расходом. Здесь вступают в действие правила учёта недостачи ТМЦ, предусмотренные законодательством.

Существует понятие «норма естественной убыли» для ТМЦ. Его используют в любом виде деятельности. В цехе при обработке металла какая-то его часть уходит в стружку. В магазине при взвешивании товаров (особенно сыпучих, таких как крупа, сахар и т. п.) незначительная часть просыпается — это технические особенности работы с ТМЦ. На эти моменты устанавливаются нормы убыли материальных ресурсов.

Недостача, при которой размер ТМЦ находится в рамках норм естественной убыли, относится на расходы предприятия. Недостача имущества, превышающая этот показатель, должна взыскиваться с виновных лиц. Цена устанавливается в соответствии с рыночной. Такой сотрудник должен также быть немедленно отстранён от распоряжения материальными ценностями, и ТМЦ по акту передаются другому человеку, назначенному на эту должность. Если сумма окажется большой, руководитель фирмы может обратиться в правоохранительные органы с заявлением о привлечении МОЛ к уголовной ответственности за хищение имущества организации.

Правила проведения инвентаризации товарно материальных ценностей
Договор о полной материальной ответственности служит основанием для применения санкций к виновному

При расчёте суммы взыскания производится также расчёт суммы НДС по недостающим материалам, который был возмещён из бюджета при оприходовании таких ТМЦ. Данная сумма подлежит восстановлению и должна быть присоединена к текущей задолженности фирмы по НДС, отражённой по кредиту балансового счёта 68.

Если виновных установить не удалось или судом было отказано во взыскании с виновного лица, недостачу относят на убытки фирмы. Но такого, как правило, не происходит. В этом и смысл регулярного проведения инвентаризации ТМЦ.

Наличие небольших отклонений нельзя считать существенным недостатком в работе с ТМЦ. При выявлении излишков или недостач следует обратить внимание на их объём и постараться найти границу между незначительной неаккуратностью и умышленными злоупотреблениями.

Таблица: расчёт суммы взыскания с МОЛ за недостачу ТМЦ и восстановления суммы НДС

Бухгалтерские проводки

Если данные заполненной сличительной ведомости позволят сделать вывод о наличии недостачи, излишков ТМЦ или пересортицы, бухгалтер фирмы должен внести проводки, отражающие все эти отклонения.

Если были выявлены излишки ТМЦ, то эти ценности должны быть проведены бухгалтерией как доход. Их относят в дебет счёта 10 «Материалы» (если фирма занимается производством изделий или оказанием услуг) или в дебет счёта 41 «Товары» (для торговой фирмы). Сумма стоимости излишков ТМЦ будет отнесена в кредит счёта 91.1 «Прочие доходы».

Если была выявлена недостача ТМЦ, эту сумму следует отразить по дебету счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Одновременно она должна быть отнесена в кредит счёта учёта проверяемых ТМЦ, т. е. 41 «Товары» (если вид деятельности фирмы — торговля) или счёта 10 «Материалы».

Дальнейшие действия бухгалтера зависят от типа выявленной недостачи.

Если это недостача, предусмотренная внутрифирменными нормативами норм естественной убыли, то для списания суммы с кредита счёта 94 может быть два варианта:

  1. При наличии в фирме резерва на списание нормируемых потерь сумму относят в дебет счёта 96 «Резервы предстоящих расходов».
  2. Если же резерв не предусмотрен, сумму следует отразить по дебету счёта 44 «Расходы на продажу», и она будет отнесена на издержки фирмы.

По недостачам, не попавшим в категорию норм естественных потерь, тоже существует два варианта отражения в бухгалтерии (выбор зависит от наличия лица, виновного в недостаче):

  1. Если вина конкретного человека не установлена, сумма должна быть списана с кредита счёта 94 и проведена по дебету счёта 91.2 «Прочие расходы», она будет отражаться как уменьшение прибыли или увеличение убытков.
  2. При установлении виновного лица сумму недостачи вычитают из его заработной платы (дебет счёта 70, кредит — 94).

Таблица: отражение итогов инвентаризация ТМЦ в бухгалтерском учёте

Какие средства компьютеризации используются при инвентаризации

Очевидно, что бухгалтерию XXI века трудно представить себе без компьютерных систем учёта. Каждая фирма сегодня использует информационную систему, ориентированную на комплекс учётных и управленческих операций, включая и инвентаризацию ТМЦ.

Крупные торговые склады организуют инвентаризацию с применением цифровых устройств для считывания информации с этикетки каждой упаковки. Для этого используют различные товарные сканеры, например, сканер штрих-кода Mindeo MD 2230AT. Разумеется, упаковка не должна быть повреждена.

Правила проведения инвентаризации товарно материальных ценностей
Использование сканера для инвентаризации на большом складе существенно облегчает процесс инвентаризации

Очень многие предприятия разной отраслевой направленности используют систему 1С:Предприятие. Она постоянно совершенствуется и учитывает все новшества налогообложения, предлагает учётно-аналитические комплексы для различных отраслей хозяйственной деятельности, начиная от строительства, автотранспортных предприятий и заканчивая торговлей и общепитом. Он позволяет легко проводить настройку под особенности любого предприятия.

Видео: использование 1С при инвентаризации товаров на складе

Рассмотренный инструмент управления материальными запасами, называемый инвентаризацией ТМЦ, — это важнейший инструмент менеджмента любой фирмы. Эффективность его проявляется, однако, только при чёткой организации процесса и правильном оформлении итогов в соответствии с нормами действующего законодательства.

Источник: dela.biz

Понятие инвентаризации

В идеале все материальные ценности и обязательства компании по факту должны соответствовать данным бухучета. Для того чтобы максимально приблизиться к идеалу, и существует такой метод учета, как инвентаризация. Она представляет собой периодическое сопоставление фактических и учетных данных по имуществу и обязательствам компании.

Кроме проверки наличия объектов и обеспечения достоверности учета, инвентаризация преследует следующие цели:

  1. Анализ состояния имущества с точки зрения его рыночной стоимости и необходимости переоценки или списания.
  2. Проверка соблюдения условий эксплуатации основных средств и хранения других видов ТМЦ.
  3. Выявление просроченной задолженности и анализ причин ее возникновения.

Инвентаризация проводится не только по собственному имуществу и обязательствам, но и по арендованным объектам, а также по ценностям, принятым для переработки.

Когда необходимо проводить инвентаризацию?

Условия, при которых инвентаризация должна быть проведена в обязательном порядке, перечислены в п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н:

  • перед составлением годовой отчетности (кроме тех объектов, по которым уже проводилась проверка после 1 октября текущего года);
  • при любых видах отчуждения имущества, а также при его сдаче в аренду;
  • при замене МОЛ;
  • при выявлении фактов преступных посягательств на имущество;
  • после любых форс-мажорных ситуаций, которые могли привести к порче материальных ценностей (например, пожара);
  • при реорганизации или ликвидации компании.

Кроме установленных законом случаев, инвентаризация может проводиться и в других ситуациях, по решению руководства организации. Например, в рамках внутренней аудиторской проверки.

Регламент проведения инвентаризаций должен быть отражен в учетной политике.

Особенности проведения инвентаризации в отдельных случаях

В общем случае инвентаризация всех видов имущества и обязательств должна проводиться не реже одного раза в год. Однако из этого правила есть исключения, связанные с особенностями отдельных групп активов. Основные средства разрешается проверять один раз в три года, библиотечные фонды — один раз в пять лет.

В части основных средств (ОС) это можно объяснить тем, что по данной группе активов количество единиц и их «изменчивость», как правило, минимальны по сравнению с другими категориями имущества. Что же касается библиотек, то предусмотренное законом послабление, видимо, связано с большой трудоемкостью пересчета книжных фондов.

Кроме того, в районах Крайнего Севера товары и материалы можно проверять не при наступлении одного из событий, перечисленных выше, а в период их минимальных остатков. Это связано с особенностями поставки ТМЦ в труднодоступные северные районы, которая производится, главным образом в летний период (так называемый Северный завоз).

Приказ об инвентаризации материальных ценностей

Как и любая операция в бухучете, инвентаризация сопровождается составлением подтверждающих документов. В первую очередь, чтобы можно был начать процедуру, оформляется соответствующий приказ.

Данный документ можно составить по унифицированной форме ИНВ-22, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Это постановление утверждает не только образец приказа на инвентаризацию ТМЦ, но и формы всех других необходимых документов, связанных с проведением инвентаризации, которые будут рассмотрены ниже (акты, описи и т. п.).

Хотя экономические субъекты имеют право самостоятельно разрабатывать первичные документы, на практике большинство бизнесменов при проведении инвентаризации пользуются формами, разработанными Госкомстатом. Поэтому далее в качестве примеров будем рассматривать именно их.

Образец приказа по инвентаризации материальных ценностей содержит всю информацию, необходимую для ее проведения:

  • проверяемое имущество;
  • местонахождения проверяемых объектов;
  • основание для проведения;
  • сведения о комиссии;
  • период проведения и дату завершения инвентаризации.

Образец приказа по инвентаризации товарно-материальных ценностей можно скачать здесь.

Порядок проведения инвентаризации

Общий порядок проведения инвентаризации изложен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Первый этап проведения инвентаризации был описан в предыдущем разделе. Это принятие решения о проведении и издание соответствующего приказа, определяющего ее параметры (см. образец приказа о проведении инвентаризации имущества).

Затем нужно зафиксировать остатки имущества и обязательств по данным учета на момент начала проверки. Материально ответственные лица (МОЛ) должны дать расписку о том, что все поступившие и выбывшие ТМЦ на момент начала проверки оприходованы и списаны, а документы сданы в бухгалтерию.

Далее проводится собственно инвентаризация, то есть сравнение фактического наличия ценностей и обязательств с учетными данными. Проверка должна обязательно проходить в присутствии МОЛ.

Во время инвентаризации не должны производиться никакие операции с проверяемыми объектами.

Итоги инвентаризации оформляются документально, все выявленные отклонения отражаются в бухгалтерском учете. Подробно оформление и учет результатов инвентаризации рассмотрим в следующих разделах.

Акт, образец сличительной ведомости и другие итоговые документы при инвентаризации товарно-материальных ценностей

Формат оформления результатов инвентаризации зависит от категории актива. Это может быть акт инвентаризации или инвентаризационная опись. Опись составляется при инвентаризации объектов, наличие которых можно проверить физически, — основных средств и других ТМЦ. Если проверяемый объект не находится на территории предприятия или вообще не имеет физической формы и контролируется на основании документов, то составляется акт. Это относится, например, к расчетам с контрагентами, отгруженным товарам, расходам будущих периодов и т. п.

Независимо от вида объектов, итоговый документ будет содержать следующую информацию:

  1. Сведения об организации.
  2. Дата инвентаризации.
  3. Категория объектов.
  4. Место нахождения (для ОС и ТМЦ).
  5. Перечень объектов с указанием их характеристик, количества и стоимости (оценки).
  6. Сопоставление фактических и учетных данных по объектам.

Образец акта результатов инвентаризации отгруженных товарно-материальных ценностей можно скачать здесь.

Если по результатам инвентаризации ОС или ТМЦ обнаружены отклонения от данных учета, то заполняется дополнительный документ — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ИНВ-19) или ОС (ИНВ-18).

Эти формы содержат специальные графы, показывающие отклонения фактических показателей от учетных. Форма ИНВ-18, кроме того, включает информацию об отражении выявленных отклонений в учете.

Образец сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ можно скачать здесь.

Укрупненно все результаты инвентаризаций за год отражаются в форме ИНВ-26 «Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией». Эта форма содержит данные о выявленных отклонениях и их отражении в учете по группам активов.

Отражение в учете результатов инвентаризации ОС и других ТМЦ

Основная цель инвентаризации — обеспечение достоверности бухгалтерской отчетности. Поэтому при обнаружении отклонений их следует отразить в учете. Для ОС и других ТМЦ вариантов здесь может быть три — излишек, недостача или пересортица (ее можно считать комбинацией излишков и недостач).

Излишек относится на прочие доходы в корреспонденции с соответствующим счетом, в зависимости от вида актива. Оприходование излишков производят по рыночным ценам:

Дт 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91.1.

Выявленная недостача сначала отражается по дебету сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее возможны несколько вариантов ее списания.

Если по данной категории ТМЦ установлены нормы естественной убыли, то в их пределах недостачу можно списать на затраты:

Дт 20, 23, 44 Кт 94.

Если размер нормы не установлены или недостача превышает их, то следует выявить виновное лицо. Если виновник — сотрудник компании, то сумма недостачи списывается за его счет:

  • Дт 73 Кт 94 — сумма недостачи отнесена на расчеты с виновным лицом;
  • Дт 70 Кт 73 — недостача удержана из заработной платы;
  • Дт 50 Кт 73 — сумма недостачи добровольно внесена в кассу компании.

При взыскании с виновного лица следует учитывать положения ст. 241–243 ТК РФ. Если виновное лицо не является материально ответственным, в общем случае взыскать сумму недостачи можно только в пределах среднего месячного заработка. Взыскание полной суммы с виновника, не являющегося МОЛ, допускается только в особых случаях, например, если ущерб явился результатом противоправных действий или был причинен в состоянии опьянения.

Если выявленная недостача больше суммы, возможной для взыскания, оставшаяся сумма недостачи списывается на убытки. Аналогичная операция производится, если виновник не установлен:

Дт 91.2 Кт 94.

Особенности учета пересортицы

Иногда при проведении инвентаризации выявляется так называемая пересортица, т. е. ситуация, когда имеют место излишки по одним видам ТМЦ и недостача по другим.

По решению руководителя компании излишки могут быть зачтены как уменьшение недостачи, если они обнаружены у одного и того же МОЛ по одной товарной группе. В этом случае ответственное лицо должно дать подробные объяснения причин пересортицы.

Если после зачета пересортицы остались «незакрытые» недостачи или излишки, они учитываются на общих основаниях, как описано выше.

Отражение результатов инвентаризации расчетов

Отклонения могут быть выявлены не только по материальной части активов, но и по расчетам с контрагентами. В этом случае возможны два варианта: некорректное отражение суммы взаимной задолженности или пропуск срока списания просроченных долгов.

Некорректное отражение долга может возникнуть, например, из-за технических ошибок при занесении приходных документов в информационную базу. Выявляется оно, как правило, при сверке расчетов. В этом случае делается корректирующая проводка, аналогичная обычной операции оприходования ТМЦ. Например, если товар был ошибочно оприходован на меньшую сумму:

Дт 41 Кт 60 — на сумму выявленной разницы между данными учета и первичных документов.

Также в ходе инвентаризации расчетов может быть выявлена задолженность, подлежащая списанию вследствие истечения срока исковой давности.

Дебиторская задолженность может быть списана за счет резерва:

Дт 63 Кт 62 (60, 76…).

Если резерв не создавался или его суммы недостаточно, то остаток задолженности списывается на убытки:

Дт 91.2 Кт 62 (60, 76…).

Сумма задолженности должна в течение пяти лет после списания учитываться на забалансовом счете 007.

Просроченная кредиторская задолженность относится на прочие доходы организации:

Дт 60 (62, 76…) Кт 91.1.

Во всех случаях выявления просроченной задолженности нужно проанализировать причины ее появления и получить объяснения ответственных лиц.

***

Инвентаризация имущества и обязательств — один из методов бухучета, позволяющих обеспечить его достоверность. Она заключается в сравнении фактического наличия объектов учета с бухгалтерскими данными. Результаты инвентаризации оформляются документально. В случае обнаружения отклонений их суммы отражаются в учете.

Источник: nsovetnik.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.