Срок хранения налоговых деклараций в организации

Срок хранения документов в организации регламентирован законом. Устанавливается он разным в зависимости от вида подлежащего хранению документа. В течение этого срока  уничтожать хранящуюся документацию нельзя. О различиях в продолжительности сроков хранения пойдет речь в нашей статье.

 

Архив компании: как выполнить требования о сроках хранения документов

Изучаем архив

Срок хранения налоговых документов

Сколько лет хранить бухгалтерские документы

В течение какого периода нельзя уничтожать кадровые дела

Разбираемся с периодами хранения документов по охране труда

Очищаем архив

Без экспертной комиссии не обойтись

Итоги

 

Архив компании: как выполнить требования о сроках хранения документов

Разберем ситуацию. Директор ООО «Листопад» в июне 2018 года посетил семинар, посвященный организации хранения документации в компании. Часть учебного времени составляли презентации, в которых наглядно демонстрировались сроки хранения архивных документов в организации.


Раньше эта тема его особо не волновала — для всей образующейся в компании документации было отведено специальное помещение (архив), и ни одна бумага не была уничтожена за весь 15-летний период работы фирмы.

Лектор, проводящий семинар, ознакомил присутствующих слушателей со всеми нормативными документами в сфере хранения документации, действующими в настоящее время. В этот перечень входят следующие законы, правила и положения:

  • Закон об архивном деле в РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • Правила работы архивов компаний, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
  • Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
  • Положение о документах и документообороте в бухучете, утвержденное приказом Минфина от 29.07.1983 № 105.

Помимо указанной нормативной базы в отношении сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов были разобраны требования Налогового кодекса и закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Полученная в ходе лекции информация о некоторых аспектах хранения документации озадачила директора ООО «Листопад». О своей обязанности сохранять документы фирмы по ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ он, безусловно, знал. Однако на семинаре пришел к выводу, что от значительной части бумаг можно было уже избавиться, так как срок хранения документов в организации истек. А по документам, в которых текст невозможно прочитать (например, из-за воздействия солнечного света или в результате попадания влаги), но при этом их сроки хранения еще не закончились, потребуются восстановительные процедуры. Иначе возможны наказания, виды которых указаны в ст. 27 закона № 125-ФЗ.


О решении директора ООО «Листопад» в отношении проверки срока хранения документов в организации расскажем в следующем разделе.

Изучаем архив

Руководством ООО «Листопад» было принято решение произвести сортировку всей накопившей в фирме документации. Поскольку дополнительных штатных единиц для этих целей предусмотрено не было, нашли следующий выход: сортировать архив отправили студента-практиканта юридической академии Николая Тарасова, направленного на предприятие для прохождения производственной практики.

Документы в архиве не были упорядочены, но можно было определить, какие стеллажи к какому отделу фирмы относятся. Огромную часть архивного помещения занимали многочисленные папки с бухгалтерскими и налоговыми документами: там находилась вся первичка, учетные регистры и отчетность, а также декларации и налоговые расчеты.

Значительная часть стеллажей была заполнена организационно-распорядительной документацией: приказами по основной и административно-хозяйственной деятельности ООО «Листопад», различного рода распоряжениями и перепиской с госорганами, внебюджетными фондами, налоговиками и контрагентами.


Основная часть кадровых документов хранилась в специальных сейфах в помещении, специально для этого отведенном в отделе кадров. Поэтому в архиве этой части документации было отведено всего несколько полок на одном из стеллажей.

Производственники хранили свои документы у себя в отделе, так как они постоянно применялись в работе фирмы, поэтому место в архиве этим видом документации занято не было.

Николай решил начать с самой объемной работы — документов бухгалтерии. Об этом речь пойдет в следующих разделах.

Срок хранения налоговых документов

Как человеку, никогда не работавшему в бухгалтерии, студенту-практиканту было нелегко вникнуть в суть бухгалтерской документации. Вся она была уже сгруппирована и подшита в папки, но вот срок хранения на них указан не был. Открыв первую же папку, он обнаружил, что она полностью состояла только из одних счетов-фактур — таких папок он насчитал с десяток.

О процессе присвоения номеров счетам-фактурам читайте в материале «Нюансы нумерации счетов-фактур не по порядку в 2017-2018».

Среди счетов-фактур стандартного вида он с удивлением обнаружил еще две их разновидности: корректировочные и исправленные счета-фактуры. Пытливый характер студента не позволил просто закрыть эту папку, а в таблицу занести их общее наименование «Счета-фактуры». Он не поленился подняться в бухгалтерию и расспросить бухгалтера, отвечающего за НДС, о нюансах этих документов. Ему хотелось быть уверенным в том, что все разновидности счетов-фактур можно отнести к одной группе документов, имеющих одинаковый срок хранения.

Об особенностях корректировочного и исправленного счетов-фактур читайте в статьях:


  • «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2017-2018)»;
  • «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».

В результате в таблицу Николай внес следующую информацию (приводится частично):


Вид документа

Реквизиты дел ООО «Листопад»

Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 558

номера

даты

статья

период хранения

примечание

Счет-фактура

1156-1189

2003–2016

368

4 года

Декларации по НДС, имуществу, прибыли, транспорту и земельному налогу

1278, 1387, 2675…4567

2003–2016

392

5 лет

Реестры расчета земельного налога ООО «Листопад»

2263…4289

2012–2016

389

5 лет

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения

1390…5098

2007–2016

398

5 лет


Сколько лет хранить бухгалтерские документы

Следующая кипа бумаг, тоже аккуратно подшитая, состояла из накладных на приобретенное сырье и материалы. Количество их исчислялось сотнями.

Подробнее о товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».

Вслед за накладными практикант просмотрел все папки с отчетностью, кассовыми документами и иной первичкой. Каждый вид документа студент заносил в специальную таблицу, а комплекты документации досконально просматривал, чтобы не пропустить какого-нибудь документа, случайно попавшего в общий объем и, возможно, имевшего иной срок хранения.

Результатом его работы стала следующая таблица (приводится частично):



Вид документа

Реквизиты дел ООО «Листопад»

Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 558

номера

даты

статья

период хранения

примечание

Выписки банковские, кассовые документы

0897…5987

2003–2016

362, 459

5 лет

При условии проведении проверки (ревизии)

Главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости

0466…5765

2003–2016

361

5 лет

Накладные, акты и иные первичные учетные документы

0467…6873

2003–2016

362

5 лет

Годовая бухгалтерская отчетность ООО «Листопад»

1290-7865

2003–2016

351

постоянно

Квартальная бухотчетность ООО «Листопад»

1178-7845

2003–2016

351

5 лет

Студента-практиканта несколько озадачила формулировка графы «Примечание» Перечня, утвержденного приказом № 558 — «при условии проведения проверки (ревизии)». Если проверка не проводится, сколько нужно хранить эти документы? Он не поленился и открыл в своем планшетнике текст Налогового кодекса, откуда выяснил, что все налогоплательщики обязаны сохранять документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, в течение 4 лет (подп. 1 п. 1 ст. 23 НК РФ). Данные бухучета тоже относятся к такой документации. А по общему правилу, бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ).


Таким образом, пока документы могут потребоваться налоговикам для проверки, избавляться от них — значит вредить компании. Отсутствующие документы подтолкнут проверяющих к расчетному способу определения налоговых обязательств, а это грозит дополнительными материальными расходами для ООО «Листопад». Ему придется заплатить недоимку по налогам, пени и штраф.

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 89 НК РФ инспекторы могут проверить период, не превышающий 3 календарных лет, отсчитывая от года, в котором вынесено решение о проверке.

После изучения НК РФ и закона № 402-ФЗ Николаю стало ясно, что всю первичку потребуется хранить не менее 5 лет.

В течение какого периода нельзя уничтожать кадровые дела

Определив сроки хранения документовиз разряда налоговых и бухгалтерских, студент-практикант наконец добрался до дел с пометкой «Отдел кадров». Их было не так много, но в них отсутствовал тот порядок, к которому Николай привык, разбирая документы из бухгалтерии. В папках были подшиты одновременно самые разнообразные бумаги: и табели учета рабочего времени, и графики предоставления отпусков, и разного рода приказы, связанные с административно-хозяйственной деятельностью фирмы, вперемешку с распоряжениями по основной деятельности.

За отдельные периоды (при расширении масштабов деятельности фирмы и развитии новых направлений ее деятельности) кадровая служба накопила множество резюме и анкет соискателей на вакантные должности — они не были подшиты, но хранились отдельно от другой кадровой документации — эти бумаги Николай тоже отразил в таблице.

Таблица кадровых документов ООО «Листопад» (приводится частично):


Вид документа

Реквизиты дел ООО «Листопад»

Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 558

номера

даты

статья

период хранения

примечание

Табели учета рабочего времени по цехам ООО «Листопад»

0367…6871

2003–2016

586

5 лет

При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет.

Приказы по административно-хозяйственным вопросам

0129…6099

2003–2016

19

5 лет

Приказы по основной деятельности ООО «Листопад»

0129…6099

2003–2016

19

Весь период работы фирмы

Графики предоставления отпусков

1289…5648

2003–2016

693

1 год

Анкеты, автобиографии и резюме соискателей, не принятых на работу в ООО «Листопад»

4597…5521

2014–2015

663

3 года

Из-за малого объема кадровых бумаг Николай сразу произвел их сортировку — для уничтожения отложил практически все графики отпусков (исключая 2016 год), а также приказы по административно-хозяйственным вопросам и табели, по которым истек нормативный срок хранения. Таким же образом он поступил с резюме, анкетами и автобиографиями «несостоявшихся» работников фирмы.

Разобравшись с кадровыми, бухгалтерскими и налоговыми бумагами, Николай перешел к бумагам, сложенным не на стеллажах, а в коробках. Они не были подшиты и систематизированы. О них речь пойдет далее.

Разбираемся с периодами хранения документов по охране труда

С бумагами из коробок студенту пришлось изрядно повозиться. Все документы были извлечены из коробок. При этом каждую бумагу пришлось изучать и классифицировать. Среди этого бумажного развала попадались и отдельные документы (например, ведомости выдачи спецодежды) и журналы (к примеру, в которых отражались инструктажи по ТБ).

Изучив все документы, студент пришел к выводу, что они имеют отношение к охране труда. Все они были датированы 2003 годом — начальным периодом после создания фирмы. Тогда еще вопросами охраны труда на фирме занимался 1 человек — инженер по охране труда. Сейчас в компании для решения вопросов техники безопасности на производстве (ТБ) и охране труда (ОТ) было создано целое подразделение. Все документы, связанные с работой этого отдела, хранились в отдельном помещении, смежном с кабинетами подразделения ОТ и ТБ.

Но чтобы окончательно понять, можно ли от этих бумаг избавиться или срок хранения документов в организации еще не истек, Николаю пришлось и тут занести всю информацию в таблицу:

Вид документа

Реквизиты дел ООО «Листопад»

Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 558

номера

даты

статья

период хранения

примечание

Акты и предписания по ТБ

2003

603

5 лет

Планы мероприятий ООО «Листопад» по улучшению труда работников

2003

608

5 лет

Программы обучения работников по ТБ

2003

624

5 лет

Протоколы аттестации по ТБ

2003

625

5 лет

Журналы учета инструктажа по ТБ

2003

626

10 лет

После заполнения всех граф в указанной таблице Николай пришел к выводу, что у всей этой документации, относящейся к вопросам охраны труда, истек срок хранения. Их можно передавать на уничтожение.

Подробнее о сроках хранения, установленных для разных групп документов, связанных с деятельностью организации, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Очищаем архив

Студент-практикант собрал все свои таблицы, приложил к ним Перечень (утвержденный приказом № 558), который нормативно обосновывал срок хранения документов в архиве, и с этими бумагами пришел к директору ООО «Листопад». Студента похвалили за качественно проделанную работу, но обязали доделать ее до конца. А именно изучить процедуру уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

И Николай снова принялся за работу. Все документы с истекшими сроками хранения он отложил на отдельный стеллаж, затем погрузился в изучение нормативной документации, связанной с процедурой ликвидации архивных документов.

Несмотря на то что срок хранения документов в организации,отсортированных студентом, уже истек, просто выкинуть их, сжечь или сдать в утиль было невозможно. Об этом Николай узнал из Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. С этим моментом разберемся в следующем разделе.

Без экспертной комиссии не обойтись

Николай установил, что сначала фирме придется сформировать экспертную комиссию. Она нужна не только для проведения процедуры уничтожения документов, периоды хранения которых закончились, но и на постоянной основе при таком документообороте.

ВАЖНО! Создавая экспертную комиссию (ЭК), необходимо руководствоваться приказом Росархива «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей комиссии учреждения, организации, предприятия» от 19.01.1995 № 2.

Состав ЭК утверждается руководителем фирмы — комиссия должна состоять минимум из 3 специалистов. В обязанности ЭК входит проведение экспертизы ценности документов, результаты которой оформляются протоколом.

Все подлежащие уничтожению документы отражаются в специальном акте, форму которого можно взять из приложения № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.02. Акт утверждается руководителем компании.

Только после этого все дела, отраженные в акте, могут быть уничтожены. Факт физической ликвидации документации также должен быть оформлен отдельным актом.

Пример оформления акта об уничтожении смотрите в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

Сроки хранения документов в архиве организации необходимо неукоснительно соблюдать. Они определены нормативными документами, и сокращать их нельзя. Периоды, в течение которых компания не имеет права избавляться от документов, различные — от года (например, для графика отпусков) до 75 лет (для личных дел сотрудников). В отдельных случаях документы необходимо хранить в течение всего времени существования фирмы.

Совсем забывать сортировать бумаги компании по срокам хранения не стоит — можно утонуть в бумажном потоке. Своевременно избавляться от документов поможет экспертная комиссия, работа которой должна быть организована на постоянной основе. А архив компании будет постоянно готов к новым бумажным нашествиям.

Источник: nalog-nalog.ru

Обратите внимание

Для акционерных обществ — особые правила

Сроки, в течение которых акционерные общества должны хранить свои документы, установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03–33/пс. Так, годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно, то есть в течение всего срока работы организации. К документам постоянного хранения также относятся:

  • документы о создании, реорганизации общества;
  • устав общества, внесенные в него изменения и дополнения;
  • свидетельство о государственной регистрации общества;
  • решения о выпуске ценных бумаг, проспекты эмиссии ценных бумаг;
  • протоколы общих собраний акционеров;
  • протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета);
  • списки аффилированных лиц общества;
  • положения о филиалах и представительствах общества;
  • протоколы заседаний правления (дирекции) общества, решения директора (генерального директора, президента) общества;
  • бюллетени для голосования;
  • заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества и др.

Допустим, акционерное общество ликвидируется. При наличии у него договора с учреждением Росархива документы постоянного срока хранения и по личному составу оно передает в государственный архив.

Если договорных отношений с архивом нет, государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяет председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий.

Если акционерное общество прекращает деятельность в результате проведенной реорганизации, подлинники его документов могут быть переданы только одному из вновь создаваемых обществ (как правило, обществу с наибольшей стоимостью чистых активов)

Таблица. Сроки хранения отдельных видов документов

Вид документов

Срок хранения

Норма законодательства

Бухгалтерская отчетность и учетные регистры

Годовая бухгалтерская отчетность*

Не менее 10 лет

Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня

Сводная годовая бухгалтерская отчетность*

До ликвидации организации**

Квартальная бухгалтерская отчетность*

Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)

Месячная бухгалтерская отчетность*

Не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним

До ликвидации организации**

Пункт 136 Перечня

Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.)

Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***

Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня

Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики

Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз

Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ

О тчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления налогов (сборов)

Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации)

Не менее 10 лет

Пункт 170 Перечня

Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации)

Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)

Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации)

Не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет)

Счета-фактуры

Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***

Пункт 150 Перечня

Книги покупок, книги продаж

Не менее полных 5 лет с даты последней записи

Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914

Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль

Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет

Пункт 4 статьи 283 НК РФ

Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН

Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ

Первичные документы

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.)

Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***

Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня

Путевые листы

Не менее 5 лет

Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152

Лицевые счета работников

Не менее 75 лет

Пункт 153 Перечня

Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат

Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет

Пункт 155 Перечня

Исполнительные документы

Не менее 5 лет

Пункт 162 Перечня

Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.)

Пункт 163 Перечня

Документы о недостачах, растратах, хищениях

Документы об оплате учебных отпусков

Пункт 165 Перечня

Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации

До ликвидации организации**

Пункт 166 Перечня

Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты)

Не менее 5 лет

Пункт 167 Перечня

Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене

Пункт 179 Перечня

Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами

До ликвидации организации**

Пункт 181 Перечня

Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий)

Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***

Пункт 192 Перечня

Договоры и контракты

Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)

Не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения

Пункт 186 Перечня

Паспорта сделок

До ликвидации организации**

Пункт 187 Перечня

Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета)

Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет

Пункт 188 Перечня

Договоры о материальной ответственности

Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица

Пункт 189 Перечня

Кадровые документы

Коллективный договор

До ликвидации организации**

Пункт 275 Перечня

Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю

Не менее 5 лет

Пункт 277 Перечня

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

Не менее 1 года****

Пункт 281 Перечня

Документы о премировании работников

Не менее 5 лет

Пункт 293 Перечня

Трудовые договоры (контракты, соглашения)

Не менее 75 лет

Пункт 338 Перечня

Личные карточки работников (в том числе временных работников)

Не менее 75 лет

Пункт 339 Перечня

Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников

До момента востребования, но не менее 50 лет

Пункт 342 Перечня

Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

Не менее 50 лет

Пункт 358 Перечня

Графики предоставления отпусков

Не менее 1 года

Пункт 356 Перечня

Документы по охране труда

Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении

Не менее 5 лет

Пункт 295 Перечня

Перечень профессий с вредными условиями труда, утвержденный организацией

До замены новым****

Пункт 304 Перечня

Списки работающих на производстве с вредными условиями труда

Не менее 75 лет

Пункт 305 Перечня

Табели и наряды работников вредных профессий

Не менее 75 лет

Пункт 305 Перечня

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

Не менее 45 лет

Пункт 312 Перечня

Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности

Не менее 10 лет

Пункт 316 Перечня

Журналы проведения аттестации по технике безопасности

Не менее 5 лет

Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.)

Не менее 5 лет (рекомендовано хранить в течение 45 лет)

Пункт 332 Перечня и пункт 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 № 569

Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ)

Документация по ККТ*****

Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ

Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470

Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации

Статистические документы

Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы

Не менее 10 лет

Пункт 199 Перечня

Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы

До ликвидации организации**

Полугодовые статистические отчеты и таблицы

Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)

Квартальные статистические отчеты и таблицы

Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет)

Месячные статистические отчеты и таблицы

Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет)

* К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту) и другие специализированные формы (п. 2 ст. 13 Закона № 129-ФЗ).
** Это следует из положений пункта 2.4.2 Указаний.
*** При возникновении споров, разногласий документы сохраняются до вынесения окончательного решения.
**** Если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).
***** Включает в себя документы, связанные с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники.

Налоговая база и сумма налога определяются по окончании налогового периода (п. 1 ст. 55 НК РФ). По большинству налогов таким периодом является календарный год. Исключение составляет НДС, налоговый период по которому квартал. Таким образом, срок хранения документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, нужно отсчитывать со дня, следующего за днем окончания налогового периода.

Пример 1

ООО «Гиацинт» было зарегистрировано в апреле 2004 года. Организация применяет общую систему налогообложения.

Четырехлетний срок, в течение которого ООО «Гиацинт» должно хранить документы, относящиеся к расчетам по налогу на прибыль, ЕСН, налогу на имущество организаций за 2004 год, — это период с 1 января 2005 года по 31 декабря 2008 года. Соответственно документы, использованные для исчисления указанных налогов за 2005 год, организация обязана будет сохранять до 31 декабря 2009 года.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, а также программы машинной обработки данных следует хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)

До 2008 года налоговый период по НДС устанавливался как календарный месяц, а для отдельных категорий налогоплательщиков — как квартал (ст. 163 НК РФ)

Налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ)

Налоговые агенты обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов (подп. 4 п. 3 ст. 24 НК РФ)

Убыток, выявленный по итогам 2001 года (до вступления в силу главы 25 НК РФ), может быть перенесен на будущее в сумме, не превышающей сумму убытка, числившегося по состоянию на 1 июля 2001 года (п. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.08.2001 № 110-ФЗ)

Вместе с тем в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Например, налоговая проверка, назначенная 31 декабря 2008 года, может охватывать 2005—2007 годы и продолжаться максимум в течение шести месяцев 2009 года. Значит, в течение всего времени проверки организация обязана сохранять документы, относящиеся к налоговым расчетам за проверяемый период. Но она и так обязана это делать согласно Закону № 129-ФЗ. Ведь основанием для исчисления налогов, как правило, являются те же первичные учетные документы, которые используются для отражения операций в бухгалтерском учете. Минимальный срок хранения таких документов составляет пять лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Получается, что согласно законодательству о бухгалтерском учете в течение текущего года организация обязана хранить документы, относящиеся к расчетам налогов и за те периоды, которые налоговые органы проверить уже не могут.

Особо оговорен срок хранения книг покупок и книг продаж. Он установлен в пунктах 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. Его минимальная продолжительность — пять полных лет с даты последней записи в указанных документах.

Отметим также, что согласно пункту 150 Перечня выставленные и полученные счета-фактуры организация должна хранить не менее пяти лет. Однако если в ходе налоговой или иной проверки возникли разногласия с проверяющими, то счета-фактуры нужно сохранять до вынесения окончательного решения по результатам данной проверки.

Несмотря на то что счета-фактуры необходимо хранить минимум пять лет, организация не обязана представлять по запросу налогового органа счета-фактуры, четырехлетний срок хранения которых уже истек. Например, получив в 2009 году запрос налоговой инспекции о представлении счета-фактуры за 2004 год, налогоплательщик (налоговый агент) может его не выполнять.

Пример 2

Воспользуемся условием примера 1. Допустим, до 2008 года налоговым периодом по НДС для ООО «Гиацинт» являлся календарный месяц.

Книги покупок и книги продаж за апрель 2004 года организация должна хранить до 30 апреля 2009 года (при условии, что последние записи в них были сделаны в апреле 2004 года).

Пятилетний срок хранения выставленных и полученных счетов-фактур исчисляется с 1 января года, следующего за годом их составления, — с 1 января 2005 года. То есть счета-фактуры, датированные апрелем 2004 года, ООО «Гиацинт» обязано хранить до 31 декабря 2009 года.

Поскольку в 2004—2007 годах налоговым периодом по НДС для компании являлся календарный месяц, четырехлетний срок хранения прочих документов, необходимых для расчета НДС, определяется применительно к каждому месяцу. Обязательный минимальный период хранения документов, использованных организацией для расчета НДС за апрель 2004 года, — с 1 мая 2004 года по 30 апреля 2008 года.

Четырехлетний срок хранения документов, относящихся к расчету НДС за I квартал 2008 года, начинается с 1 апреля 2008 года и заканчивается 31 марта 2012 года. Книги покупок и книги продаж за I квартал 2008 года компания обязана будет сохранять до 31 марта 2013 года (если последние записи в них были сделаны в марте 2008 года), а счета-фактуры за этот период — до 31 декабря 2013 года.

Итак, первичные учетные документы необходимо хранить не менее пяти лет. Однако в некоторых ситуациях оправдательные документы следует сохранять намного дольше.

Ситуация 1. Организация переносит убытки на будущее

В соответствии со статьей 283 НК РФ компания, являющаяся плательщиком налога на прибыль, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на сумму убытка, полученного ею в предыдущих налоговых периодах. Убыток может быть перенесен на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).

В течение всего срока переноса убытков организация должна хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка. Так сказано в пункте 4 статьи 283 НК РФ. В письме от 03.04.2007 № 03–03–06/1/206 Минфин России разъяснил, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Аналогичные требования установлены для плательщиков единого сельскохозяйственного налога и организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения. При переносе убытков на будущее они также обязаны хранить документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду. Об этом сказано в пункте 5 статьи 346.6 и пункте 7 статьи 346.18 Налогового кодекса соответственно.

Пример 3

ООО «Азалия» является плательщиком налога на прибыль. По итогам 2003 года в налоговом учете организации был получен убыток. Его сумма переносилась на будущее в течение 2006—2008 годов по частям.

Согласно требованиям налогового законодательства первичные учетные документы, необходимые для расчета налога на прибыль за 2003 год, организация обязана была хранить в течение четырех лет — до 31 декабря 2007 года. Поскольку на сумму убытка 2003 года уменьшены налоговые базы 2006—2008 годов, компания продолжает хранить указанные документы. Она должна сохранять их в течение еще четырех лет после окончания 2008 года (последнего года, налоговая база за который была уменьшена на сумму убытка прошлых лет) — до 31 декабря 2012 года.

Ситуация 2. Выявлены убытки прошлых лет или списаны безнадежные долги

Убытки прошлых налоговых периодов, выявленные налогоплательщиком в текущем отчетном или налоговом периоде, приравниваются к внереализационным расходам на основании подпункта 1 пункта 2 статьи 265 НК РФ. Иначе говоря, такие убытки уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль за тот период, в котором они были выявлены.

Кроме того, к внереализационным расходам также приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если организация формирует резерв по сомнительным долгам, — суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

По общему правилу, установленному в пункте 1 статьи 252 НК РФ, при расчете налога на прибыль можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документально. Значит, чтобы учесть в целях налогообложения убытки прошлых лет, выявленные в текущем году, или списать безнадежные долги, организация должна располагать соответствующими подтверждающими документами. Более того, она обязана хранить эти документы не менее четырех лет после окончания года, налоговая база за который была уменьшена на сумму указанного убытка или списанной безнадежной задолженности.

Ситуация 3. Организация владеет основными средствами

Допустим, в собственности компании имеется основное средство, которое было куплено больше десяти лет назад. Казалось бы, срок хранения документов о его приобретении и вводе в эксплуатацию уже истек.

Однако такие документы нужно сохранять в течение всего срока полезного использования объекта. Ведь в течение этого периода организация начисляет амортизацию в налоговом и бухгалтерском учете. Чтобы признать амортизационные отчисления, в течение всего срока амортизации у нее должны быть документы, подтверждающие приобретение объекта и ввод его в эксплуатацию.

Кроме того, с остаточной стоимости основных средств компания уплачивает налог на имущество. Следовательно, для обоснования расчетов по данному налогу ей также необходимы названные документы.

Предположим, организация решила продать амортизируемое имущество. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 268 НК РФ она вправе уменьшить доход, полученный от продажи, на остаточную стоимость этого имущества. Но остаточная стоимость объекта опять же должна быть подтверждена соответствующими документами.

Таким образом, даже если организация, владеющая амортизируемым имуществом, не планирует его продавать, документы о приобретении этого имущества, вводе его в эксплуатацию, расчете сумм амортизации ей целесообразно сохранять в течение всего срока работы компании.

В случае реализации прочего имущества (за исключением ценных бумаг, продукции собственного производства, покупных товаров) организация уменьшает полученный доход на цену приобретения или создания этого имущества (подп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ). Естественно, при условии, что указанную цену она может подтвердить документально. При отсутствии подобных документов компания не вправе уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму расходов на приобретение имущества, так как эти расходы не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. Сроки хранения указанных документов в данном случае значения не имеют. Аналогичная позиция приведена в письме Минфина России от 15.09.2005 № 03–03–02/84.

Хранение документов

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика, а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, — понесенные им убытки (п. 1 ст. 252 НК РФ)

В целях налогообложения остаточная стоимость объектов амортизируемого имущества определяется по правилам, изложенным в пункте 1 статьи 257 НК РФ

Перечень документов акционерного общества, которые оно должно хранить по месту нахождения исполнительного органа, установлен в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12. 95 № 208-ФЗ

Условия, при выполнении которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, оговорены в статье 4 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Организации, документы которых не подлежат приему в государственные или муниципальные архивы, уничтожают документы с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами (п. 3.9 Указаний)

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)

Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании. При значительных объемах документации целесообразно выделить специальное место под архив или даже арендовать отдельное помещение, куда перевезти обработанные документы, которые уже не используются в текущей работе.

Другой вариант — передать документы на хранение в специализированную архивную компанию. Однако если организация является акционерным обществом, то ей нужно учесть следующую особенность. В пункте 2 статьи 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ говорится, что целый ряд документов акционерное общество должно хранить по месту нахождения его исполнительного органа. К таким документам, в частности, относятся бухгалтерская отчетность, документы бухгалтерского учета, документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе.

Естественно, со временем объемы архивов любой организации увеличиваются, для их размещения требуются новые помещения. Может, удобнее хранить документы не в бумажном, а в электронном виде?

Такая возможность прямо предусмотрена в отношении первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (п. 7 ст. 9 и п. 1 ст. 10 Закона № 129-ФЗ). Кроме того, в статье 314 НК РФ указано, что регистры налогового учета ведутся на бумажных носителях, в электронном виде или любых машинных носителях. При этом должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

В письме от 24.07.2008 № 03–02–07/1–314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Основные правила работы архивов организаций одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила). В пункте 2.3.1 Основных правил установлено, что ежегодно необходимо проводить экспертизу ценности документов, то есть определять сроки их хранения и отбирать документы для длительного хранения и уничтожения.

Уничтожение и утилизация документов

Документы, срок хранения которых истек, организация вправе уничтожить самостоятельно (разорвать вручную или с помощью шредера, выбросить, сжечь) или передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. Перечень документов, подлежащих уничтожению или утилизации, утверждается руководителем организации. Он может быть оформлен в виде приказа или распоряжения руководителя либо в форме акта, разработанного компанией самостоятельно. Примерный образец такого акта приведен ниже.

Срок хранения налоговых деклараций в организации
Рисунок. Образец акта об отборе документов для уничтожения

Кроме того, организация может воспользоваться образцом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Его форма утверждена в приложении № 4 к Основным правилам.

При составлении списка уничтожаемых документов не обязательно указывать реквизиты каждого документа. Это следует из положений пункта 2.4.5 Основных правил. В нем говорится, что однородные дела (документы) вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (например, авансовые отчеты за 2000 год).

Передача документов на утилизацию оформляется накладной, в которой указываются дата передачи, количество передаваемых документов (число папок, коробок и т.п.) и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов в организации (п. 2.4.7 Основных правил).

Если компания уничтожает документы собственными силами, этот факт она оформляет отдельным актом об уничтожении документов. Поскольку унифицированной формы нет, он тоже составляется в произвольной форме. Отметим, что уничтожение документов по истечении срока хранения является правом, а не обязанностью организации (см. письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03–03–04/2/83). Другими словами, компания может продолжать хранить документы даже по истечении сроков их обязательного хранения.

Ответственность за утрату документов

Налоговая. Отсутствие у налогоплательщика первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За такое нарушение в статье 120 Налогового кодекса предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере:

– 5000 руб., — если отсутствуют документы за один налоговый период;

– 15 000 руб. — при отсутствии документов более чем за один налоговый период;

– 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., — если из-за отсутствия документов была занижена налоговая база.

Кроме того, если налогоплательщик (плательщик сбора, налоговый агент) не представит по запросу налоговой инспекции документы или иные сведения, с него взыскивается штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Административная. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. Об этом сказано в статье 13.20 КоАП РФ. За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Уголовная. Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказывается штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года (п. 1 ст. 325 УК РФ)

Источник: www.cfin.ru

Исключительные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов

  Тип документа Период хранения, лет
1 Налоговая отчетность, начисления по авансам налоговых платежей, справки по НДФЛ и прочие 5
2 Документация по выплате страховых взносов – листки нетрудоспособности, отчет РСВ-1 и т.д. 6
3 Кассовая документация 5
3.1 по выдаче зарплаты при отсутствии лицевых счетов 75
4 Первичная документация, доказывающая убыток налогоплательщика по налогу на прибыль, УСН («доходы – расходы»), ЕСХН, НДФЛ по сделкам с ценными бумагами. Полный промежуток времени, в котором считается налогооблагаемая база на размер убытка
5 Документация, указывающая первоначальную стоимость основного средства 4 с года начисления амортизации
6 Документы, на основании чего безнадежная задолженность дебиторов подлежит списанию (если срок исковой давности при хранении указанных документов заканчивался и возобновлялся, то период хранения продолжается) 4 с признания безнадежности дебиторки
7 Документы, отражающие затраты на учебу работников за счет средств юридического лица В ходе периода обучения и 1 год работы обучаемого сотрудника, но не меньше 4 лет
8 Бухгалтерская отчетность за отчетный год На продолжение существования организации

Порядок сохранения документации

Определив сроки хранения первичных бухгалтерских и налоговых документов, содержать их необходимо в отведенном помещении или закрытой мебели кабинета бухгалтера до сдачи в архив. В сейфах или шкафах с закрытым доступом содержатся бланки строгой отчетности. 
При отсутствии подтверждающих документов для расчета налогов ФНС вправе выписать налогоплательщику штраф и пени за несоответствие условий сохранности. Кроме этого, юридические лица могут хранить документацию в электронном варианте, но обязательной деталью считается наличие электронной подписи. 

Сколько лет хранится отчет налогоплательщика в налоговой и во внебюджетных фондах

Срок хранения налоговой отчетности утвержден приказом ФНС и составляет 5 лет. Отсчет для содержания устанавливается с 1 января нового года по прошествии отчетного срока. А срок хранения налоговых регистров, доказывающих обоснованность начисления вычетов по НДС, наступает с даты внесения последних сведений. 
Срок хранения квартальной бюджетной отчетности установлен в течение 5 лет, а годовой – бессрочно, на протяжении существования организации. До 2017 года юридические лица и ИП сдавали отчет в ПФ и ФСС, на сегодня единую форму РСВ принимает и хранит ФНС в течение 5 лет, как налоговую отчетность. Но сроки хранения РСВ-1 по перечню страховых взносов (на пенсионное, социальное, медицинское страхование) равны 6 лет.
Сроки хранения бухгалтерских документов, регистров и отчетности регламентируется №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ». 
При утере документации фирмы руководитель собирает комиссию, которая определяет факты пропажи или уничтожения (например, кража, чрезвычайный случай и т.д.). Во избежание разногласий с налоговой службой при расчете документацию лучше восстановить. 
 

Источник: NalogObzor.info


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.