Командировочный отчет образец

Как составить отчет о командировке? Ведь работодатель, отправляя работника в служебную поездку, преследует определенные цели, на сотрудника возлагаются различные задачи. Как выглядит отчет, можно увидеть ниже, но важно учесть, что с 2014 года составление документов, предусматривающих отчеты о выполнении возложенных задач — командировочного удостоверения и служебного задания, — является необязательным. Если в командировочном удостоверении отмечалось только время нахождения в поездке, то в задании гражданин кратко отчитывался о проделанной работе.

Законодательная основа

По сути, согласно Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, сейчас трудящийся обязан составлять только авансовый отчет, в котором он отчитывается о произведенных расходах.

Однако это не мешает разработать на предприятии собственные локальные нормативные акты и обязать работников оформлять отчеты. В целях систематизации отчетности также рекомендуется придерживаться ранее установленных форм, ведь это документальное подтверждение нахождения конкретного сотрудника и исполнение им трудового договора. Пример отчета о командировке, приведенный ниже, поможет работнику его правильно заполнить.

Командировочный отчет образец


Оформление направления сотрудника

О направлении работника в поездку по делам компании всегда издается приказ. Рекомендуется также сразу же составить командировочное удостоверение и служебное задание. Разрабатывать эти формы необходимости нет, имеющиеся бланки Т-10 м Т-10а вполне отвечают всем потребностям делопроизводства и содержат графы для внесения необходимой информации. Скачать бланк служебного задания на командировку можно ниже.

После возвращения на постоянное место работы сотруднику рекомендуется составить краткий отчет о выполнении задания, командировка, — пример взаимодействия гражданина практически со всеми службами предприятия: бухгалтерией, канцелярией, подразделением, где осуществляется трудовая деятельность. Поэтому лучше зафиксировать основные моменты хода выполнения работы в отчете о командировке. Также следует сохранять все документы о расходах в обязательном порядке.

Так выглядит отчет о командировке, заполненный данными вымышленной фирмы.

Оформление результатов проделанной работы

Отчет о командировке и другие документы должны быть сданы не позднее 3 дней после возвращения гражданина. Заполняет его не только сам работник, цели и задачи устанавливаются руководством соответствующего отдела компании. В принципе никаких сложностей не должно возникнуть при заполнении такого документа, как отчет по командировке, пример написания легко найти в делопроизводстве организации.

Требования к составлению документа:


  • цель направления и конкретные задания описываются четко;
  • соответствующую часть документа заполняет сам гражданин и самостоятельно описывает результаты выполнения возложенных задач.

Реквизиты документа:

  • наименование организации;
  • номер и дата составления;
  • фамилия, имя, отчество командированного;
  • отдел предприятия;
  • должность сотрудника;
  • пункт назначения поездки: район, город, конкретное предприятие;
  • срок поездки, дата ее начала и окончания;
  • основание для направления гражданина: служебная необходимость, план строительства и т. д.;
  • источник финансирования;
  • цель поездки и конкретные задачи работника;
  • подписи начальника отдела и руководителя.

Эти разделы заполняются администрацией, работник кратко пишет отчет о проделанной работе в соответствующей графе и подписывает документ со своей стороны. Образец заполнения служебного задания на командировку можно найти здесь.


Бланк служебного задания и отчета о командировке

ppt.ru

Служебная командировка


Командировкой считается направление сотрудника на небольшой срок на переговоры в другую организацию, филиал с проверкой и иные мероприятия, находящиеся вне расположения рабочего места, по согласованию с руководителем для выполнения определенных работ в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ. При направлении в командировку руководитель предоставляет сотруднику следующие гарантии:

  • на время командировки за сотрудником сохраняется его рабочее место;
  • сохраняется зарплата в среднем размере, который рассчитывается согласно Постановлению Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
  • сотруднику возмещаются затраты, понесенные в связи с командировкой, такие как найм жилья, оплата проезда и другие, согласно ст. 168 ТК РФ.

Авансовый отчет по командировке в 2017 году

При направлении сотрудника в командировку наниматель обязан оформить следующие документы:

  • служебную записку работника о командировке с указанием места назначения, причин необходимости командировки, сроков и выполняемых в командировке работ;
  • приказ о направлении сотрудника в служебную командировку, оформляемый после утверждения руководителем командировки по форме Т-9, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004;
  • выдаваемые сотруднику вместе с приказом командировочное удостоверение по форме Т-10 и служебное задание по форме Т-10(а).

По возвращении из служебной командировки работник согласно п. 26 Положения об особенностях направления работника в служебную командировку, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

В Положении по командировкам прописаны следующие моменты:

  • как исчисляется срок командировки;
  • как подтверждается фактический срок командировки;
  • сохранение заработной платы на период командировки и оплата работы в выходные дни, проведенные работником в командировке;
  • выдача аванса для оплаты командировки;
  • перечень расходов, которые возмещаются командированному работнику, такие как оплата жилья, транспортные расходы, суточные, иные расходы, понесенные работником.

Оформление авансового отчета

У работника, который впервые побывал в командировке, может возникнуть логичный вопрос, как оформить авансовый отчет по командировке. Это довольно просто, если разобраться, к тому же сейчас существует ряд систем, которые помогают сотрудникам оформлять документы, а бухгалтерии их проверять.

А теперь все же разберемся с оформлением отчета:


  • как и везде, первым пишется наименование организации;
  • номер и дата документа часто проставляются после заполнения у уполномоченного сотрудника;
  • указываются структурное подразделение и должность командированного;
  • указывается причина составления отчета – «служебная командировка»;
  • сотрудник вносит показатели аванса и фактических затрат;
  • позже в бухгалтерии уже пропишут номера и суммы дебета и кредита согласно правилам ведения бухгалтерского баланса;
  • далее сотруднику необходимо на втором листе описать прилагаемые документы к авансовому отчету по командировке;
  • после заполнения отчета сотрудник передает его в бухгалтерию, где отчет проверяют и согласовывают;
  • затем отчет передается на утверждение руководителю.

Таким образом, в заполнении авансового отчета нет ничего сложного. Главное, чтобы не были утеряны или испорчены документы, подтверждающие расходы.

Приведем образец заполнения авансового отчета по командировке.

glavkniga.ru

Какие документы нужны для отчета по командировке в 2018 году?

Образец отчета по проделанной работе в командировке может составлять работник или работодатель. Сегодня ни одно подразделение трудового законодательства не требует, чтобы командированное лицо самостоятельно обязывалось выполнять оформление отчетности о выполнении работы. В связи с этим предприниматель как руководитель может сам заполнять служебный бланк, либо изложить потребность представлять результат выездной деятельности через приказ и другие нормативы.


Образец о выполнении выездного задания необходимо дополнить через сопроводительные документы. Как правило, их перечень определяет специфика деятельности, конкретная должность и потребности предприятия.

Чтобы оформить отчетность о выполнении командировочного задания, предоставляются такие документы:

  • Бланк заявления на командировочную деятельность;
  • Приказ, по которому назначается выполнение задания;
  • Сведения, о выполнении какого задания сообщается;
  • Авансовые сведения.

Ни одна статья сегодня не требует производить оформление документации о проделанной работе в обязательном порядке. Безусловно, каждый работодатель или структурный руководитель имеет право потребовать написать подотчетный документ. Если работа на выезде также предусматривала авансовый платеж, может составляться бланк, в котором регламентируется расход. Каждый чек или билет может подтвердить цель расходования денег, поэтому его можно приложить как удостоверение финансовых решений.

Как правильно сделать отчет о командировке?

Руководитель может потребовать направление данной документации по форме локального акта. После того как задание поставлено, поездка должна быть отображена в течение трех дней. Правильный пример о проделанной работе содержит краткий перечень целей, которые получилось достигать в ходе поездки. Также образец описывает служебный характер мероприятия, срок его проведения и итоги о проделанной работе и о выполнении задания под завершение выезда.


Командировочные документы могут проверяться налоговыми службами, поэтому каждый бланк заслуживает должного внимания. Для оформления сведений о выполнении такого задания можно скачать готовый пример и бланк, который далее предлагается к рассмотрению

Бланк отчета по командировке

В ближайший срок после возвращения с поездки наступает пора отчитаться о выполнении задания. Стандартная форма имеет краткий порядок изложения сведений о проделанной работе.

Также через универсальный образец составляется авансовый отчет по командировке, подпись которого может производиться одновременно с другой отчетностью по поездке. Этот пример раскрывает предмет деятельности сотрудника, ход его поездки, и образец подробных сведений о проделанной работе.

Скачать бланк

Отчет о командировке — пример написания

Стандартный пример отчета о командировке содержит краткий перечень информации о том, какая организация задействована, какой сотрудник и в каких целях направлен в поездку.

Образец ведомости о проделанной деятельности включает имя и фамилию сотрудника, должность, основание для командировочного выезда, финансирование, срок пребывания и срок окончания поездки, место отправки. Документы подписываются составляющим их лицом. Готовый пример документа продемонстрирует, как должен выглядеть заполненный бланк.

Скачать пример написания отчета


Образец отчета о проделанной работе в командировке

В категории «отчет о командировке образец» представляется актуальный на этот год служебный бланк. Перед тем, как срок поездки будет начат, в другой форме согласовываются цели поездки. Документы по командировочной отчетности соответствуют этим целям.

В официальной форме необходимо изложить данные о выполнении поставленных целей, например, рассказать, как прошли переговоры, достигнута ли договоренность, подписан ли контракт, обработаны ли документы. После того как краткий раздел бланка по сведениям о работе заполнен, следует переходить к заключению, и подписать бланк, поставить даты заполнения, и указать срок проведения выезда.

Скачать образец 

Краткий отчет о выполнении задания в командировке

Образец по стандартной форме обязательно должен описывать решение поставленных задач. Если за срок поездки какая-то из задач не исполнена, стоит вписать в образец краткий пример служебного пояснения.


При необходимости можно перекраивать пример документа, чтобы возвращение из отъезда можно было полностью охватить по форме отчетности.

Срок предоставления отчета по командировке

После возвращения предоставляется краткий срок для отчетности, что достигает трех суток. Специфика и психология поставленной задачи по составлению отчетности достаточно проста, что позволит легко выполнить задание в течение установленного срока.

В случае не предоставления доклада в назначенный срок, работодатель имеет право внести выговор в личное дело сотрудника.

www.samso.ru

Сроки подачи

Крайним сроком предъявления является третий рабочий день с момента приезда сотрудника (п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У). Во внимание принимаются только рабочие дни: например, если работник вернулся в пятницу, он будет иметь возможность отдохнуть и оформить авансовую документацию в начале рабочей недели.

Особенности оформления

Оформление подразумевает использование одного из трех вариантов:

  • Универсальная форма №АО-1;
  • Специальная форма в электронном виде с наличием квалифицированной подписи (Письмо № 3-03-07/12250 от 12.04.2013).
  • Составленный бланк самим работником, который утвержден директором учреждения и содержит обязательные реквизиты. Их отсутствие может повлечь проблемы с налоговой организацией.

Следует помнить, что ненадлежащее оформление собственной формы гарантирует отказ налоговых органов в принятии прописанных в документации денежных расходов. Поэтому каждый сотрудник, отправляющийся в командировку, должен знать о том, как правильно заполнить авансовый отчет.

Если сотрудник расплачивался наличными, он прикладывает к отчету кассовые чеки и квитанции. В случае безналичного расчета прикрепляются оригинальные слипы (оформленные документы в случае оплаты покупок при помощи карты) и квитанции от произведенных операций в терминалах либо банкоматах.

В случае невозвращения остатков командировочных средств, они удерживаются из заработка последующем месяце. Эта процедура выполняется на вполне законном основании: все оставшиеся со служебной поездки деньги подлежат обязательному возврату в кассу организации. Данное решение следует принять в течение месяца после выполненной командировки.

Командировочный отчет образец

Отчет о командировке: образец

Образец отчета о командировке в 2017 году состоит из 3 листов:

  1. Шапка документа. Здесь следует предоставить следующие сведения: указываем сумму остатка по уже выданным авансам (не забываем о задолженности), номинально израсходованных аванс (чеки) и итоговый остаток разницы этих сумм. Бухгалтером вносится особая запись (дебет -26, кредит 71).
  2. Расписка: прописывается размер отчета и подтверждение его проверки бухгалтером.
  3. Подробные факты затрат: номера и даты расходной документации; предмет израсходованных денег (билет, суточные и прочее). Здесь ставится подпись самого работника, который был в служебном отъезде.

Обязательно нужно приложить всю документацию, которая доказывает целевую трату авансовых средств.

Пример заполнения авансового отчета по командировке

Заполнением авансового отчета занимается бухгалтер и командируемый сотрудник, который начинает оформление с написания основных сведений на лицевой стороне:

  1. полное наименование организации;
  2. ФИО, должность;
  3. дата оформления;
  4. цель авансовых средств (командировочные затраты);
  5. таблица на лицевой стороне должна содержать данные о наличии выданных денег, их расходе.

В графах 1-6 оборотной стороны должна быть перечислена вся необходимая документация, подтверждающая произведенные траты. Нумерация документов идет с учетом очередности по их перечислению:
Графа №1 содержит порядковый номер удостоверяющего документа.
Графы №2-3: время оформления и соответствующий номер.
Графа №4 содержит сведения о типах затрат.
Графа №5:размер понесенных расходов.
Графа №6: в строчке «Итого» указывается общая сумма затрат.

Командировочный отчет образец

После проведенной проверки документ подписывается бухгалтером. При этом прописывается дата и номер авансового отчета, общий размер расходов и число приложенной документации.

Заполненная расписка содержит дату подачи документа и передается сотруднику.

На лицевой стороне бухгалтером отмечаются:

  1. Денежный остаток/перерасход по уже выданным авансам.
  2. Сумма полученных из кассы авансовых средств.
  3. Сумма потраченных денег.
  4. Денежный остаток/перерасход размера аванса.
  5. Собственная учетная запись.

Сведения для табличного заполнения находятся в графе №9 на обратной стороне.

В дальнейшем отчет отправляется на подпись к директору организации (ФИО с росписью + расшифровка) либо к лицу, временно исполняющему его должностные обязанности. Специально предназначенная для подписи строчка находится на лицевой стороне в верхней части документа. Затем он принимается к учету для списания выданного аванса.

Как сделать авансовый отчет — смотрите в видео ниже:

Загранкомандировка

Правило подачи авансового отчета в течение трех рабочих дней после возвращения из поездки также действует на заграничную служебную командировку (п.6.3 Указания ЦБ РФ №3210-У).

В таком случае при отправке работника за границу выдача авансовых денежных средств производится в виде иностранной валюты. Сумма указывается в валюте, а также в рублях. Необходимо заполнить строчки с реквизитами для иностранной валюты (1 «а» с лицевой стороны бланка, графы № 6, 8 оборотной стороны). Кстати, какие есть особенности расчета суточных для загранкомандировки — можно прочитать в этой статье https://otdelkadrov.online/6783-primer-rascheta-sutochnyh-v-komandirovke-zagranitsu-po-rf

В случае ухода сотрудника в отпуск сразу после возвращения, не обязательно спешить на работу и заполнять авансовый документ: срок подачи не будет нарушен (Постановление Правительства РФ от 13.10.2013 №749). Его заполнение можно сделать сразу же по выходу из отпуска.

Как правило, составление авансового отчета не является проблемой для сотрудников: бланк имеет четко указанные графы для заполнения. При возникновении трудностей на помощь придет бухгалтер. Наличие всех подтверждающих документов и соблюдение сроков подачи также гарантирует благоприятный исход процедуры.

otdelkadrov.online

Служебная командировка

служебная поездкаСогласно тексту статьи 166-й Трудового кодекса, служебная командировка являет собой поездку специалиста в результате распоряжения, составленного руководителем, на конкретный период. Основная задача заключается в выполнении переданного ему поручения за пределами постоянного места работы. Здесь стоит отметить, что служебная поездка специалистов, где постоянная работа заключается в нахождении в пути или разъездах, не может считаться таковой.

Одним из прямых факторов, которые определяют присутствие сотрудника в командировке, является наличие специального удостоверения. В нем указываются такие сведения:

  • дата приезда в требуемое место;
  • дата выезда из места назначения в компанию.

Есть и свои исключения. Например, если специалиста надо отправить за пределы страны, оформление удостоверения не требуется, но при условии, что страна, куда должен уехать работник, не является членом СНГ, заключившим межправительственное соглашение об отсутствии необходимости делать отметки о пересечении границы. Удостоверение всегда имеет только один экземпляр. Выдают его по распоряжению руководителя. Хранится оно на протяжении всего периода пребывания в отъезде. По прибытию составляется отчет.

Документы для оформления

Законодательство, регламентирующее направление в командировку, не один раз дорабатывали и потом пересматривали. Посредством нововведений появилась возможность избежать дополнительного оформления ряда документов, включая такие, как:

  • служебное задание;
  • командировочное удостоверение;
  • отчет о проделанной поездке;
  • журнал учета.

В случае с предпоследним документом хоть он и носит необязательный характер, по факту его никто не отменял. Соответственно, необходимость составления этого документа определяется лично руководителем.

Хоть и современная процедура, по которой проводится оформление командировки, стала гораздо проще, если того желает руководитель, он может прибегнуть к старой системе. Такая необходимость всегда отражается во внутренних нормативных документах. В 2018 году перечень включает в себя следующие бумаги:

  • внутренний приказ, в котором указывается цель и место поездки. С ним сотрудника предварительно ознакомляют, а затем ему остается либо дать отказ, либо согласиться в письменной форме;
  • путевой лист, если используется личное или служебное транспортное средство;
  • служебная записка – при условии, если для выполнения командировки используется автомобиль;
  • авансовый отчет, который подтверждает расходы на командировку.

Перед самой поездкой оформляется приказ, составленный в соответствии с внутренним графиком выполнения командировочной поездки. По мере необходимости, можно воспользоваться либо свободной формой, которая заранее прошла утверждение на территории предприятия, либо с помощью унифицированного бланка Т-9. Произвольная форма, как правило, имеет следующий вид:

форма

После ознакомления с приказом сотрудник отправляется в командировку. Ему под личную роспись передаются денежные средства, используемые в качестве расходов, требуемых для осуществления поездки.

Докуенты о проделанной работе в поездке

отчетПосле возвращения из командировки требуется завершение процедуры оформления ряда бумаг, которые руководитель выписал при направлении. Дополнительно потребуется заполнение авансового отчета.

Авансовый отчет не может иметь произвольную форму – его составляют в соответствии с формой АО-1. Его надо подать руководителю на проверку на протяжении трех дней. Авансовый отчет подкрепляется дополнительными бумагами, по которым можно подтвердить командировочные расходы – например, счета за проживание в гостинице, билеты за проезд и так далее.

Особенности правильного составления отчета о командировке

В соответствии с требованиями законодательства, при предъявлении отчета о командировке необходимо пользоваться унифицированной формой. Каждый сотрудник обязан принимать ее во внимание. Как было сказано ранее, отчет составляется на протяжении трехдневного срока.

Разделы и форма

Начиная с 2012 года, законодательство позволяет пользоваться формой, самостоятельно разработанной организацией. Документ должен быть заранее утвержден в учетной политике, подаваться в виде приложения. Традиционный бланк составляется в соответствии с требованиями формы Т-10А.

Посредством служебного задания устанавливаются четкие требования:

  • прописывается цель совершения поездки, выполнение сопутствующих заданий;
  • составление работником отчета о выполненной работе.

Начальник подразделения указывает:

  • на свое усмотрение – сокращенное или полное название компании;
  • дата составления документа и его номер. Время должно соответствовать указанному в командировочном удостоверении;
  • ФИО специалиста, который был направлен в командировочный отъезд;
  • отдел, в рамках которого специалист работает;
  • занимаемая должность;
  • организация и город отправки;
  • источник финансирования расходов – принимающая компания, либо организация, в которой числится специалист.

Отчет о командировке заполняется очень просто. Перед тем как отправить своего сотрудника, руководителю надо прописать цели поездки. Таким образом, по указанным целям составляется сам отчет.

Отчет составляется так, чтобы в рамках проведения налоговой проверки представители службы не задавали дополнительных вопросов касательно целей командировки и направления специалиста в целом. Если в результате отправки цель так и не была достигнута, указываются причины. Если они имеют уважительный характер, руководство организации может отказаться от взыскания расходов с сотрудника.

Иногда бывает так, что поля, отведенного под заполнение отчета, слишком мало. При развернутом отчете его можно написать на листе А4. Такое решение не будет квалифицироваться в качестве нарушения отечественного законодательства.

С образцом отчета вы можете ознакомиться ниже.

пример заполнения

По мере необходимости, работник может составить отчет о командировке самостоятельно, не прибегая к использованию стандартизованных форм.

Другие особенности заполнения документов

Как было указано выше, к общему отчету дополнительно прикрепляется авансовый. В нем всегда указывается следующая информация:

  • особенности документавеличина переданной авансовой суммы;
  • уникальный номер документа;
  • дата, когда был выдан аванс;
  • инициалы специалиста и наименование занимаемой должности;
  • сумма израсходованных денег;
  • если имеется остаток – указывается точная сумма;
  • полный перечень документов, посредством которых подтверждаются расходы.

Сведения о специалистах, которые прибыли из служебной поездки, передаются в журнал учета, если в нормативной документации ранее была утверждена эта форма документа. Руководителю настоятельно рекомендуется заниматься его ведением.

Также потребуется и служебная записка, но только в том случае, если цель командировки невозможно было выполнить без применения транспорта. Нет никакого значения в том, чья именно машина используется – личная, либо та, которая является собственностью компании. Ниже вы можете посмотреть на пример заполнения этого документа.

служебная записка

Использование личного транспорта. В служебной записке сообщается, что для выполнения поставленной задачи применялось личное транспортное средство. В обязательном порядке указывается марка машины, ее тип, а также приводятся данные номерного знака. В самом конце подается перечень бумаг, посредством которых можно подтвердить расходы на питание, жилье и заправку автомобиля.

Местные служебные поездки

Согласно российскому законодательству, в 2018 году командировку можно считать действительной в том случае, если для нее оформляются такие документы:

  • авансовый отчет;
  • приказ;
  • маршрутный лист и служебная записка.

Об использовании всех этих документов сообщают в общем служебном отчете. Приводится полный список, так как посредством прикрепленных чеков и бумаг можно подсчитать понесенные расходы.

Правила оформления командировки с использованием отчетов являются актуальными не только для государственных предприятий, но и частных компаний. Соответственно, основными документами считаются такие, как авансовый отчет и приказ. При наличии транспортного средства – дополнительно подается на проверку служебная записка.

Из сказанного выше можно сделать следующий вывод. Оформление отчета о командировке является простой работой, при которой надо указать полный список расходов, подкрепленный документами.

Вашему вниманию видео о том, как правильно оформить командировку сотрудника согласно ТК РФ.

znaybiz.ru

Основные моменты

Для покрытия служебных нужд в период командировки подчинённому может быть предоставлена денежная сумма.

Основанием для выдачи являются следующие документы:

  • приказ директора;
  • письменное обращение работника.

Для получения средств, в бухгалтерию представляется заявление с визой руководителя. Деньги под отчёт передаются на весь период служебной поездки, по окончании которой необходимо составить доклад о понесённых расходах либо вернуть полученную сумму.

Что это такое?

Авансовый отчет по командировке – докладная записка, в которой указываются данные, перечисленные ниже:

  • название организации;
  • номер документа и дата его составления;
  • ФИО и табельный идентификатор подотчётного лица;
  • назначение аванса;
  • суммы, полученные сотрудником;
  • осуществлённые затраты;
  • размер остатка или перерасхода;
  • реестр подтверждающих бумаг.

Нормативная база

Согласно Указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, подотчётным лицом может быть:

  • любой сотрудник организации, в том числе, руководитель, иностранец, не являющийся валютным резидентом РФ, лицо, имеющее непогашенную задолженность по ранее полученным суммам;
  • субъект, исполняющий обязанности по гражданско-правовому договору.

Законодательством не предусмотрена передача наличности другому работнику. В случае такой необходимости, придётся вернуть средства в кассу и осуществить процедуру заново.

Если принято решение об ограничении списка подчинённых, которые праве получать подотчётные суммы, потребуется распоряжение, составленное в произвольной форме.

Указанием Банка России под отчёт разрешается выдавать финансовые средства в любом объёме. При этом работнику следует разъяснить, что, осуществляя наличные операции от лица компании, он должен соблюдать ограничение, установленное нормативным актом, – 100 тысяч рублей.

Нарушение карается административными санкциями:

Лицо Сумма взыскания (тыс. руб.)
Должностное 4–5
Юридическое 40–50

В отношении физлиц без статуса ИП, работающих по гражданско-правовому договору, лимит наличных расчетов не применяется.

Минфин в письме от 21.07.2017 N 09-01-07_46781 разрешает перечислять подотчётные суммы на банковские карты работников. Для этого в назначении платежа указывают: «Под отчёт на оплату командировочных расходов».

Согласно Письму Минфина РФ от 25.08.2014 N 03-11-11_42288 способ расчёта с подотчётниками не относится к порядку ведения бухучёта и его не нужно закреплять в учётной политике предприятия.

Независимо от продолжительности интервала использования средств, указанного в распоряжении руководителя или заявлении работника, срок возврата неизрасходованной суммы – три дня с момента завершения поездки.

Период утверждён Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Порядок выдачи денег в данном случае значения не имеет.

Обязателен ли?

В соответствии с Положением о служебных командировках Правительства РФ, по возвращению сотрудник должен представить отчёт о произведённых расходах. В противном случае, ему придётся вернуть полученный аванс в полном объёме.

Кто делает?

В составлении докладной записки участвуют:

  • работник, возвратившийся из поездки;
  • бухгалтер организации.

При этом сам командировочный вносит информацию и потраченных суммах и подтверждающих документах, а уполномоченный сотрудник финансового подразделения компании заполняет все остальные пункты.

Авансовый отчёт по командировке в 2019 году

Если сотрудник получил средства на административно-хозяйственные издержки, по возвращению на рабочее место он обязан подтвердить расходы.

Для этого необходимо внести сведения в специальный бланк и приложить документы-основания.

В ситуации, когда деньги не выдавались, оформление отчёта не требуется. Возмещение затрат происходит по заявлению подчинённого.

Как заполнить?

На составление авансового отчета после командировки отводится три дня. Если в этот период субъект отсутствовал, например, по причине болезни, то отсчёт начинается с момента выхода на работу.

Докладная записка о расходах в командировке должна быть составлена в определённом виде.

Это может быть:

  • унифицированный бланк 0504505, утверждённый Приказом Минфина 52н, для бюджетников;
  • форма АО-1 или документ, разработанный самостоятельно, для остальных организаций.

К командировочным расходам относят:

  • издержки на проезд к месту выполнения служебного задания и обратно;
  • наём жилья;
  • суточная оплата за пребывание в командировке;
  • другие траты, одобренные работодателем.

Требования и необходимые данные

Согласно действующим нормам, авансовый отчёт применяют для учёта средств, выданных на административно-хозяйственные нужды.

Оформляют, руководствуясь следующими правилами:

  • заполнение осуществляется на бумажном носителе или с помощью компьютерной техники;
  • достаточного одного экземпляра, подготовленного подотчётным лицом и сотрудником бухгалтерии;
  • нужно представить документы, подтверждающие затраты (квитанции, чеки, проездные билеты), и вычислить общую сумму издержек.

Пошаговая инструкция

Подотчётному лицу следует придерживаться следующего порядка заполнения бланка.

Вначале оформить графы 1–6 путём внесения данных, перечисленных в таблице:

1 2–4 5–6
Номера расходов Даты, идентификаторы, названия документов-оснований, наименование затраты, например, суточные Суммы издержек, указанные в представленных бумагах

Далее:

  • поставить подпись и расшифровку;
  • правильно пронумеровать подтверждающие документы, соблюдая идентичный порядок, и приложить их к отчёту;
  • передать составленный документ в бухгалтерию или руководителю, если в организации нет отдельной финансовой структуры;
  • получить расписку о том, что бумага принята к рассмотрению.

Форма и разделы

Наиболее распространённый вид авансового отчёта АО-1, утверждён Постановлением Госкомстата России 55 от 01.08.2001.

Скачать бланк можно на официальном сайте ведомства или на нашем сайте:

Авансовый отчёт

Документ состоит из двух страниц.

На лицевой стороне находятся:

  • номер и дата составления;
  • название организации;
  • общая сумму отчёта;
  • ФИО и подпись руководителя;
  • данные подотчётного лица, включая структурное подразделение, должность и табельный номер;
  • назначение аванса;
  • размер выданных средств;
  • дата и номер кассовой операции;
  • остаток и перерасход;
  • бухгалтерская запись;
  • отметка о проверке и подтверждённая сумма;
  • подписи ответственных лиц;
  • расписка о принятии документа к проверке (под линией отреза).

Оборотная сторона формы представляет собой реестр, который содержит:

  • порядковые номера и реквизиты документов, подтверждающих расходы;
  • сумму издержек по расчёту и принятую к учёту;
  • дебет счёта;
  • подпись подотчётного лица.

Форма по ОКУД 0504505, установленная нормативные актами для отчётности бюджетников, имеет свои особенности:

  • на первой станице добавлена таблица сведений о перерасходе и внесении остатка;
  • реестр на оборотной стороне дополнен пояснениями кому, за что и по какому документу уплачено.

Авансовый отчёт для бюджетников

Кто подписывает и согласовывает?

В коммерческой организации сумму утверждает главный бухгалтер, а если он отсутствует, то эту функцию исполняет директор.

На государственном предприятии целесообразность произведённых расходов удостоверяется руководителем структурного подразделения, где трудится подотчётное лицо.

Нумерация

Согласно Указаниям по применению и заполнению формы АО-1, разработанным Госкомстатом РФ, документам, приложенным к авансовому отчёту, присваивается порядковое число, идентичное записи, проставленной в бланке.

Образец и пример заполнения 2019

Минимизировать ошибки подотчётников помогут специальные рекомендации, утверждённые приказом руководителя организации. С такой инструкцией сотрудников знакомят под роспись.

К документу можно добавить образец заполнения авансового отчета по командировке:

отчет

отчет 2

Можно ли оформить в электронном виде?

Согласно ФЗ от 06.12.2011 N 402, первичные документы разрешается составлять на компьютере и заверять простой или неквалифицированной электронной подписью.

Подтверждающие документы

Конкретный перечень бумаг, которые нужно приложить к авансовому отчёту, не установлен и зависит от конкретной ситуации.

Например, по расходам на проживание можно представить:

  • счёт гостиницы с чеком ККТ или бланком строгой отчётности;
  • справку с детализацией услуг и подтверждением фактической оплаты;
  • договор найма квартиры, действующий в период поездки, и расписку о получении денег арендодателем (если это физическое лицо).

Затраты на проезд к месту выполнения служебного задания и обратно обосновывают следующими бумагами:

  • пассажирский билет, багажная квитанция или посадочный талон со штампом о досмотре в случае, если сотрудник пользовался услугами воздушного перевозчика;
  • билет или выписка из автоматизированной системы управления, если речь идёт о железнодорожном транспорте;
  • чек ККТ или БСО на оплату за пользование легковым такси;
  • путевой лист и квитанция АЗС, если поездка совершена на личном автомобиле;
  • договор аренды ТС, акт приёма-передачи, возврата, кассовый чек на оплату найма транспортного средства.

Сроки сдачи

Отчёт необходимо представить в течение трёх дней после возвращения из командировки. В случае отсутствия сотрудника на рабочем месте в указанном периоде документ должен быть составлен и передан в бухгалтерию после того, как субъект снова приступит к исполнению обязанностей.

Штрафы за нарушения

Подотчётное лицо обязано соблюдать нормы действующего законодательства, в частности, Указания Банка России 3210-У о порядке ведения кассовых операций.

Представление авансового отчёта с опозданием – это дисциплинарный проступок.

В соответствии со ст.193 ТК РФ сотрудник может быть привлечён к ответственности в виде замечания или выговора.

Бухгалтерские проводки

Затраты работника, понесённые в период служебной поездки, списываются после утверждения авансового отчета по командировке проводкой дебет счёта 26 (44) кредит счёта 71.

Нюансы

В разных ситуациях оформление авансового отчёта имеет свои особенности. Ниже приведены некоторые из таких случаев.

При командировке за границу

Требуется построчный перевод оправдательных бумаг, составленных на иностранном языке. Он может быть осуществлён приглашённым профессионалом или сотрудником компании.

Постановлением Правительства РФ 749 от 3.10.2008 регламентируется возмещение расходов на оформление выезда, обязательные сборы и медицинскую страховку.

В качестве основания можно представить документы, в которых содержатся данные:

  • о размере фактических затрат;
  • наименования оплаченных услуг.

Из командировки в отпуск

В этом случае порядок представления отчёта отличается только тем, что заполнить и передать в бухгалтерию бумаги сотрудник должен в течение трёх дней после окончания периода очередного отдыха.

В бюджетном учреждении

Авансовый отчёт составляется по форме, утверждённой Приказом Минфина РФ 52Н.

На личном автомобиле

Если поездка совершена на своей машине, то в качестве подтверждения расходов нужно предъявить следующие бумаги:

  • путевой лист;
  • кассовый чек на оплату топлива.

Если был уволен в период поездки. Когда закрыть отчет?

В этой ситуации потребуется отозвать сотрудника к месту работы. Таким образом, оформление всех документов должно быть завершено после возвращения, но не позднее даты расторжения трудового договора.

Допускается ли один отчётный документ на несколько рабочих поездок?

Если речь идёт о командировке, то следует придерживаться следующей нормы – отчёт необходимо представить в сроки, определённые нормативными актами, после окончания поездки.

В случае, когда постоянная работа осуществляется в пути, доложить о расходе средств нужно в периоде, на который они выданы.

Можно ли оформить один документ на двух работников?

Такой порядок допустим, когда деньги на поездку выданы одному из командировочных сотрудников.

Иначе каждое подотчётное лицо обязано оформить бумаги в отношении полученной им суммы.

Авансовый отчет по командировке является подтверждением расходования средств, которые предоставляются работнику на покрытие служебных издержек в период поездки. Он должен быть оформлен после возвращения в установленном интервале и подкреплен оправдательными бумагами.



buhdzen.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.