Расходный кассовый ордер образец

Строгое соблюдение кассовой дисциплины должно относиться к приоритетным обязанностям экономического сектора предприятия. В этой ситуации понадобится работать со специальными документами, подтверждающими движение финансов через кассу предприятия.

Одним из важных элементов первичной документации является расходный кассовый ордер, бланк которого представлен на нашем сайте. Правила, по которым он заполняется, и его форма регламентированы законодательством. Знание соответствующих нормативных актов исключит наличие ошибок во время заполнения выделенных полей и ведения учета в этом сегменте бухгалтерской деятельности.

Правильность заполнения

Применение расходного кассового ордера регламентировано Положением БР 373-П. Законодательством также закреплено понятие этого документа.

РКО является первичным документом, который используют юридические лица, чтобы отражать в бухгалтерском учете расход наличных средств.

Уполномоченные лица обязаны его оформлять под каждую расходную операцию, связанную с движением наличности из кассы организации. Для этого оформляется соответствующий бланк РКО. Все действия, которые могут проводиться в такой ситуации, например, индивидуальным предпринимателем регламентируются Указанием ЦБ от 11 марта 2014 г. «О порядке ведения кассовых операций ИП».


пример заполнения расходного кассового ордера

Для предприятий выписаны определенные правила оформления, согласно которым распределяются обязанности по заполнению соответствующего бланка. В разных ситуациях эту операцию имеют право заполнять следующие лица:

  • главный бухгалтер (при наличии этой штатной единицы);
  • кассир предприятия;
  • первый руководитель либо индивидуальный предприниматель самостоятельно.

Срок действия ордера ограничен. На сегодняшний день он составляет 1 рабочий день. Это значит, что выписанная по документу сумма должна быть получена в ту дату, которая в нем указана. Если такая возможность получения отсутствует, то необходимо оформить новый бланк.

Чтобы не ошибиться в оформлении, стоит внимательно изучить пример заполнения расходного кассового ордера. Никаких исправлений даты (зачеркивание, замазывание корректором, другие правки) или иной информации не допускается. Достаточно одного экземпляра.

Нижняя часть должна содержать подписи уполномоченных должностных лиц компании или организации. Количество этих людей ограничено. Карточки с их образцами подписей должны находиться у специалиста, выдающего средства по этому документу.

Подписантами РКО, как правило, являются:


  • кассир и бухгалтер;
  • руководитель, имеющий право первой подписи, и кассир (при отсутствии в штате должности бухгалтера);
  • первый руководитель или индивидуальный предприниматель.

Подписи ставятся обязательно возле указанных фамилий и инициалов. Центробанк допускает оформление РКО только в бумажном виде. Заполнение может быть с использованием машинного ввода (компьютер/принтер) или шариковой ручкой (документы, оформленные гелевыми ручками, не принимаются из-за малого срока их хранения). Цвет чернил должен быть синим (фиолетовым) или черным. Другие цвета, например, красный или зеленый не принимаются.

каким бывает расходный кассовый ордер, его бланк

Функции кассира

Кассовый работник, осуществляющий выдачу средств, выполняет следующие действия:

  • Прежде всего, проводится проверка на наличие всех необходимых подписей. Они сверяются с образцами из карточки, которая всегда находится в кассе.
  • Сумма, которая указывается пропись, должна совпадать с той, что указана цифрами, и написана без орфографических ошибок.

  • Подтверждающие документы, указанные в бланке РКО, должны быть в наличии. Они прилагаются к ордеру.
  • Проводится верификация данных получателя средств (паспортная информация, ФИО) с теми, что указаны в заполненном бланке.
  • При отсутствии замечаний кассиром выдаются средства получателю.
  • Ордер передается получателю на подпись.
  • После этого на лицевой стороне кассир проставляет штамп и заверяет его собственной подписью.

Если в документе присутствуют видимые исправления или подчищения, то такой бланк не должен приниматься к исполнению.

Нужно знать, что расходный ордер должен оставаться в кассе, а не отдаваться на руки получателю средств.

Цели выдачи средств

Существует регламентированный перечень обстоятельств, по которым разрешена выдача средств. К ним относятся:

  • перечисление необходимой суммы на счет предприятия в банке;
  • выдача суммы сотруднику компании, который будет выполнять действия, направленные на интерес компании; в такой ситуации обязательно указываются цели мероприятия (по Указанию ЦБ РФ №1843-У) и время проведения организационных мероприятий;
  • выдача сотруднику предприятия для личных расходов;
  • снятие наличных средств ИП для нужд юридического лица, где он является единственным сотрудником.

Документооборот для РКО

В конце рабочего дня все РКО должны быть зарегистрированы в соответствующем Журнале, по которому ведется их учет. Благодаря данной процедуре контролируется работа кассира, чтобы во время ревизий не было недоразумений с остатками по кассе. Журнал отчетности ведется по форме КО-3. Индивидуальные предприниматели выполняют записи по каждому РО в кассовой книге.


Процесс хранения бумажных экземпляров организуется руководителем предприятия либо уполномоченным лицом по письменному распоряжению.

как выглядит бланк РКО

Форма актуального утвержденного документа присутствует в нормативных актах. Готовый бланк составляется на основании указанной в них информации.

Правила заполнения документа

Форма КО-2 может быть заполнена как от руки, так и с помощью специальных программ, помогающих автоматизировать внесение информации в отведенные поля документа. В заголовке обязательно прописывается название (полное или краткое), согласно уставными документам. Если отсутствуют структурные подразделения, то в соответствующем поле ставится прочерк.

В соответствующие графы прописываем следующую информацию:

  • Номер документа. Нумерация делается «сквозной», согласно порядковым номерам из журнала учета и ведется таким образом до конца года.

  • Код ОКПО. Он берется из документа, выданного статистическими органами во время регистрации предприятия.
  • Дата. Текущая дата выдачи средств в восьмизначном формате, где первыми идут две цифры числа, потом порядковый номер месяца двумя цифрами, затем четыре знака года.
  • Дебет/Кредит. Вносятся счета по бухгалтерскому учету. Юридические лица на УСН не заполняют.
  • Сумма руб., коп. Пишем разборчиво цифрами, отделяя копейки запятой.
  • Выдать. Графа заполняется в дательном падеже (кому?) с указанием ФИО получателя (Иванову Ивану Ивановичу).
  • Код целевого назначения. Требуется заполнять, если в организации применяется кодировка расходных/приходных операций.
  • Основание. Указывается тип расходных операций.
  • Сумма. Указываем значение прописью (буквами) в рублях, а копейки цифрами.
  • Приложение. Вносятся данные, если есть первичная документация, подтверждающая основание выдачи. Обязательно вносятся номера документов и даты их составления.
  • Получил. Это поле в документе должен заполнять получатель средств самостоятельно. Вносится информация о средствах прописью, копейки указывают цифрами. Ставится подпись получателя, текущая дата и указывается место. Допускается заполнение данных кассиром.
  • Выдал кассир. Информация вносится самим кассиром после выдачи наличных. Должна стоять фамилия с инициалами, а также подтверждающая подпись.

где найти пример заполнения расходного кассового ордера


Если документ формируется с помощью программных средств, например, онлайн сервисов или установленного программного обеспечения, то это ускоряет процедуру. Номера могут присваиваться документам по порядку автоматически, также ставится дата. Незаполненными останутся графы, в которые вносится информация обязательно от руки. После распечатывания необходимо заверить все подписями.

Предлагаем скачать бланк РКО в формате WORD.

Предлагаем скачать бланк РКО в формате EXEL.

Предлагаем скачать журнал учета бланков РКО по форме КО-3.

Нюансы работы с бланком РКО

Существуют определенные тонкости в работе с расходным кассовым ордером. Их нужно учитывать, чтобы не внести путаницу в отчетность или не совершить ошибок, за которые предприятие будет рассчитываться после очередной проверки фискальными органами.

Оформляется РКО непосредственно перед выдачей. Не допускается заранее печатать готовый документ или заполнять его за несколько дней перед операцией.

Во время выдачи средств по доверенности данный факт должен быть отражен в соответствующем поле.

Оформляется единственный экземпляр без помарок и исправлений.

Наличие оттиска печати предприятия или ИП не относится к обязательным атрибутам, как считают некоторые. Документ является действительным при наличии подписей из карточек образцов. При этом необходимо обязательно указывать фамилию и инициалы подписантов.


В ордере, который используется для выдачи вознаграждения или инкассации, необязательной является подпись руководителя. Для заверения используются только оправдательные документы с его подписью.

Во время выдачи зарплаты в графе «Основание» указывается именно этот повод. Если выдается зарплата по ведомости, то РКО оформляется не на сотрудника, а на кассира, как подотчетное лицо. Приложением в этом случае является ведомость.

101biznesplan.ru

РКО — бланк для выдачи денег из кассы

В 2017 году оформлять бланки расходных кассовых ордеров (далее по тексту — РКО) обязаны только юридические лица (в т. ч. и ИП, если на него открыто юридическое лицо).

ИП без оформления юридического лица не обязаны заполнять бланки РКО, ПКО и вести кассовую книгу (такая привилегия введена с 01.06.2014).

Расходный кассовый ордер в законодательстве РФ называется так:

«Унифицированная форма № КО-2.
Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88»

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер


Как отмечено выше, этот документ свидетельствует о выдаче денежных средств из кассы. Заполнить бланк КО-2 допускается вручную на отпечатанных бланках либо с помощью компьютерной техники (с обязательным выводом на бумажный носитель).

Особенности работы с наличными у ИП

На документе ставятся подписи трёх сотрудников: руководителя, главного бухгалтера и кассира. В некоторых организациях (ИП) должности могут совмещаться, например, руководитель может исполнять обязанности главного бухгалтера, бухгалтер исполнять обязанности кассира. В таком случае подписи ставятся согласно выполняемым обязанностям: главный бухгалтер расписывается и за себя, и за кассира; директор расписывается и за себя, и за главного бухгалтера (кассира).

Кассир при выдаче денег из кассы должен следовать пунктам инструкции. Перечислим моменты, на которые стоит обратить внимание:

  • Кассир не имеет права выдать деньги без предварительных подписей директора и главного бухгалтера.
  • Кассир обязан сверить документ (паспорт) лица, получающего деньги, с данными в «расходнике».
  • Обязательно проверяется весь комплект документов, перечисленный в РКО.
  • Стоит убедиться, что получатель денег внимательно пересчитал полученную наличность в присутствии кассира.

Только теперь кассир со спокойной совестью может поставить свою подпись в РКО о выдаче денег.

Если деньги из кассы выдаются по доверенности, то кассир обязан приложить к РКО заверенную копию доверенности.

РКО выписывается бухгалтерией в единственном экземпляре. Регистрация выданных РКО производится в специально журнале (форма КО-3).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов обязателен для всех юридических лиц.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Нужно ли ставить печать на расходном кассовом ордере

Проставлять печать (штамп) на РКО не нужно. Графы «Основание» и «Приложение» в заполненном бланке КО-2 подразумевают наличие документов с печатями. Таким образом, бланк РКО имеет полную юридическую силу без печати.

Учимся заполнять РКО: алгоритм для бухгалтера (таблица)

Примеры заполнения РКО организацией

Выдача денег под отчёт

Выдача денежных средств под отчёт из кассы с оформлением РКО делается согласно правилам:


  1. Выдавать деньги под отчёт сотруднику (либо другому лицу) только в случае полного отчёта по ранее взятым из кассы средствам;
  2. Обязательное наличие заявления от подотчётного лица на выдачу денег на неотложные нужды, где сумма должна быть указана цифрами и прописью. Это заявление впоследствии прикладывается к РКО.

Выплата заработной платы из кассы предприятия

При выдаче заработной платы стоит придерживаться простой инструкции:

  • предварительная подготовка необходимой денежной суммы и расчётной ведомости;
  • перед выдачей денег сотрудник обязан расписаться в расчётной ведомости;
  • подсчёт кассиром в присутствии сотрудника нужной суммы;
  • выдача денег сотруднику;
  • обязательная фиксация в расчётной ведомости выданной и депонированной сумм (при её наличии);
  • выданная сумма отражается в бланке РКО (оформляется один на всю расчётную ведомость);
  • все кассовые документы скрепляются и хранятся вместе.

Ошибки в РКО, как и в других кассовых документах, недопустимы. Исправление ошибок допускается только в виде правильно переделанного бланка КО-2.

Если ошибка замечена слишком поздно, и исправить её не представляется возможным (например, перепутан порядковый номер РКО), то вся надежда на срок исковой давности (3 года).

Можно ли править РКО

Перечислим типовые нарушения в оформлении РКО:

  • выдача денег из кассы без должных подписей в бланке РКО (штраф 2–3 тыс. за каждый выявленный факт);
  • незаверенная копия доверенности либо её отсутствие (штраф 2–3 тыс. на должностное лицо).

Если выявленный факт ошибки повлёк за собой снижение налоговой базы, то на виновное лицо выписывается штраф от 10 тыс. рублей.

Статья 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях и статья 120 Налогового кодекса РФ.

Актуально в 2016 году.

Образцы заполнения бланков РКО

При выплате заработной платы группе сотрудников оформляется один бланк РКО. В случае когда основание получения отличается у разных сотрудников, целесообразнее оформить разные РКО.

Расходный кассовый ордер (КО-2) — необходимый документ для правильного ведения кассового учёта. Правильно заполненный бланк поможет вам не только найти возможные недочёты в организации денежного оборота, но и снизит риск наказания во время проверки контролирующими органами.

dela.biz

Как лучше скачать бланк РКО — в Word или другом формате

Бланк расходного кассового ордера может быть представлен в 2 основных форматах — Word и Excel. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

Word-документы открываются в большем количестве программ — в распространенных операционных системах (Windows, Linux, MacOS), как правило, всегда есть предустановленное ПО, способное работать с файлами соответствующего формата.

С Excel-файлами корректно работает относительно немного решений — Microsoft Excel, Open Office Calc и их аналоги, включая «облачные» виды ПО. Как правило, в современных ОС по умолчанию они не установлены.

Если вы решили скачать бланк расходного кассового ордера в формате Excel, то в вашем распоряжении окажется более универсальный файл. Например, когда он создан в одной версии Microsoft Excel, то без проблем распознается в любых других, а в большинстве случаев также и в сторонних программах. В то время как Word-файлы в силу особенностей их структуры не всегда корректно распознаются в программах, отличающихся от тех, в которых были созданы.

Еще один аргумент за то, чтобы скачать бланк РКО в Excel заключается в удобстве его заполнения на компьютере. Структура файлов данного типа такова, что бухгалтеру труднее ошибиться с заполнением нужных данных на ПК, так как ячейки для ввода информации выделены. При заполнении Word-документа есть вероятность по ошибке затронуть иные элементы форматирования документа, вследствие чего его структура может быть нарушена.

Какой унифицированной форме должен соответствовать бланк РКО

В соответствии с положениями указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У российские организации обязаны использовать в качестве бланка РКО унифицированную форму КО-2 (соответствующую номеру 0310002 по ОКУД). Данная форма утверждена постановлением Госкомстатата РФ от 18.08.1998 № 88.

Подробнее о законодательных требованиях к первичным документам читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 действуют новые правила ведения кассовых операций, ознакомиться с которыми вы можете здесь.

Как скачать бланк РКО бесплатно

Скачать расходный кассовый ордер по форме КО-2, то есть полностью соответствующий по своей структуре требованиям законодательства, вы сможете на нашем сайте:

Расходный кассовый ордер - бланк и образец

Скачать расходный кассовый ордер

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Важно не только скачать РКО актуальной формы в одном из представленных форматов, но и удостовериться, что файл не имеет атрибута «только для чтения» (иначе редактировать на ПК его не получится). Для этого нужно найти его на диске, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, выбрать «Свойства» и снять при необходимости галочку напротив соответствующего атрибута.

Скачать расходный кассовый ордер это еще полдела, возникнет следующая задача — корректно заполнить его. Рассмотрим ключевые моменты данной процедуры.

Нужно ли распечатать бланк расходного кассового ордера КО-2

Заполнение РКО может осуществляться как на компьютере — с последующей распечаткой, так и вручную — с использованием уже распечатанного бланка (п. 4.7 указаний № 3210-У). Также могут быть задействованы автоматизированные решения — в этом случае распечатка РКО необязательна (файлы ордеров сохраняются в памяти соответствующих программ и подписываются с помощью ЭЦП). Правда, в последнем случае организации придется покупать электронные подписи для всех лиц, которые должны ставить подпись на этих документах: руководителю, главбуху, кассиру, а также остальным сотрудникам (в том числе подотчетникам).

Заполненный образец РКО может выглядеть так:

Расходный кассовый ордер образец

Скачать образец РКО

Данный заполненный образец расходного кассового ордера может быть использован как образец для кассира вашей организации.

На что следует обратить особое внимание, заполняя бланк расходного кассового ордера:

  • в графе «Код ОКПО» необходимо указать данные, соответствующие тем, что содержатся в реестрах государственной статистики;
  • если предприятие не имеет структурных подразделений, то в соответствующей графе формы нужно ставить прочерк;
  • в графе «Номер документа» следует фиксировать номер РКО по порядку, как правило, исчисление начинается с 1 января каждого года;
  • сумму в табличной части формы можно указывать в рублях и копейках через запятую или дефис (например, 200,75 или 200-75);
  • в пункт «Код целевого назначения» данные вносятся, только если организация на практике задействует систему кодов, по которым определяется расход и приход денежных средств;
  • в пункте «Сумма», что располагается ниже таблицы, следует указывать сумму денежных средств, выдаваемых по РКО, в рублях — прописью с заглавной буквы первое слово, в копейках — цифрами;
  • в графе «Основания» нужно указать содержание хозяйственной операции
  • в графе «Приложение» приводятся сведения о документе, который является основанием для проведения кассовой операции (например, это может быть платежная ведомость — при выдаче зарплаты наличными) с указанием номера и даты его составления.

Подробнее о заполнении платежной ведомости читайте в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49».

Если РКО заполняет ИП, не нанимающий кассиров, то в графе «Выдал» должны быть его данные. Если ИП не нанимает бухгалтера, на РКО должна стоять только его подпись как руководителя организации.

Нововведения в порядке оформления РКО 2019 года

К счастью, изменений в порядке заполнения РКО в 2019 году не было. Они были раньше. Так, 19.08.2017 вступило в силу указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-у, которое внесло ряд изменений в порядок заполнения и выдачи расходных кассовых ордеров:

  • Кассир вправе составить в конце рабочего дня один РКО на всю сумму, выданную за день из кассы, но при условии, что на выданные деньги есть фискальные документы онлайн-кассы.
  • Кассир обязан проверить, есть ли подписи главбуха и бухгалтера или директора на РКО, однако подписи отныне сверяют с образцами, только если документ составили на бумаге.
  • Если РКО оформлен в электронном виде, то получатель денег вправе поставить на документе свою электронную подпись.
  • Выдать деньги под отчет можно по приказу директора, заявление от подотчетника теперь просить не обязательно. Однако выбранный порядок выдачи средств (по заявлению или приказу) следует закрепить в Положении о расчетах с подотчетными лицами.
  • Задолженность сотрудника по полученному ранее авансу больше не является причиной для отказа в новой выдаче подотчетных средств.

Подробнее о всех изменениях в порядке выдачи под отчет читайте здесь.

 Итоги

Расходный кассовый ордер заполняется при выдаче денежных средств из кассы. Правила его заполнения строго регламентированы и регулируются по большей части указанием № 3210-У. В 2019 году заполнять РКО нужно по хорошо всем знакомым правилам.

nalog-nalog.ru

Строка  «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если РКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)

В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.

Поле «Дата составления». Указываем дату выдачи денежных средств из кассы! И никак иначе.  Дата указывается в формате —  ДД.ММ.ГГГГ.  Например, 02.06.2018.

ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «ДЕБЕТ»  (ИП его не заполняют):

Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается РКО.

Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денежных средств из кассы согласно плану счетов бухучёта, например:

• 51 – сдача денежных средств в банк для зачисления на р/с

• 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками

• 70 – расчеты с персоналом по оплате труда

• 71 – расчеты с подотчётными лицами

• 73 – расчеты с персоналом по прочим операциям

• 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов

Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).

Графа «Кредит. Указывается номер счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы организации. Обычно это счет 50.1 – «касса». ИП эту графу не заполняют.

Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения». Указывается код назначения использования выбывших денежных средств. Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.

Строка «Выдать». Указывается в дательном падеже (кому?) ФИО физического лица или наименование организации, которому (ой) выдаются деньги.

Строка «Основание». Прописывается основание для выдачи денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Сдача наличных денежных средств в банк»; «Выдача наличных в подотчёт на хозяйственные расходы».

Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые выдаются из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.

Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых выдаются деньги (приказы, заявления, квитанции).

В следующих строках  ставится подпись  руководителя организации и главного бухгалтера (или другим уполномоченным на это лицом). Подпись руководителя в РКО необязательна при условии, если в прилагаемых к расходнику документах он дал разрешение на проведение операции.

Строка «Получил». Заполняется лицом, которому выдаются денежные средства из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк. Ниже ставится подпись получателя и дата получения денег.

При выдаче денег по расходному ордеру кассир требует предъявить документ (паспорт, военный билет, водительские права и др.), удостоверяющий личность получателя. В следующей строке  кассир записывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа.

Строка «Выдал кассир». Кассир ставит свою подпись с расшифровкой, НО только после выдачи денежных средств по РКО.

ip-spravka.ru

Что такое расходный кассовый ордер

Что такое расходный кассовый ордерРасходный кассовый ордер – это документ, при предъявлении которого производится получение денежных средств с кассы. Данный документ имеет унифицированную форму КО-2, подтверждённую постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88.

Согласно статьям 14 – 21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», утвержденным решением Совета директоров Центрального банка России 22 сентября 1993 г. №40, существуют определённый регламент заполнения формы КО-2 и выдачи наличных средств кассами организаций.

В каких случаях используется форма КО-2

Согласно Положению Банка России №373-П использование формы КО-2 допустимо в следующих случаях:

  • В случае необходимости перечисления денежной выручки организации на расчетный счет банка.
  • Когда наличные средства необходимо использовать сотруднику для осуществления им предпринимательской деятельности в целях данной организации. В этом случае в документе нужно указать сумму средств к выдаче и период, на который она выдается.
  • При выдаче денежных средств сотруднику на личные расходы.
  • Когда наличные средства необходимы для нужд предприятия (например, ремонт оборудования), тогда в документе указывается конкретная цель для их выдачи, которая не противоречит Указанию ЦБ РФ № 1843-У.
  • Когда частный предприниматель снимет деньги для нужд собственного частного предприятия, при этом в его предприятии отсутствуют другие работники кроме него.

Заполнение расходного кассового ордера

Заполнять документ имеет право только бухгалтерский работник (или ответственное за это лицо). Выдается документ в единственном экземпляре.

В случае наличия ошибок в оформлении документ считается недействительным.

Заполнение заголовка

Как заполняется форма КО-2В заголовке документа необходимо указать название организации и, если имеется, название структурного подразделения. В противном случае ставится прочерк.

Заполнение граф

Код формы по ОКУД (общероссийской классификации управленческой документации) – 0320002. Код предприятия (организации) по ОКПО (общей классификации предприятий и организаций) можно узнать в Росстате (раннее Госкомстат).

Номер документа должен соответствовать номеру в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Журнал имеет форму КО-3.

Дата составления расходного кассового ордера должна соответствовать дате выдачи наличных средств с кассы. В соответствующей графе указывается дата арабскими цифрами в следующем формате: ДД.ММ.ГГГГ.

Графа «Дебет, код структурного подразделения» должна заполняться, если операция по выдаче денег производится в структурном подразделении организации (структурным подразделением называется отдел, работающий в индивидуальном направлении и не пересекающийся с основной деятельностью организации кроме отдела кадров, бухгалтерии и общей администрации. Пример такого подразделения: отдел магазина). В противном случае ставится прочерк.

В графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет» должны указываться номер счета и при необходимости номер субсчета, по дебету которого отражается снятие денежных средств из кассы организации. Иными словами, здесь должен быть указан номер счета, на который должны поступить средства.

В графе «Дебет, код аналитического учета» указывается соответствующий код учета по счету, указанному в графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет». Данная графа заполняется в случае, если в организации предусмотрено использование таких кодов. В противном случае графа перечеркивается.

Графа «Кредит» должна содержать номер счета, по кредиту которого снимаются денежные средства с кассы. То есть номер счета, с которого перечисляются деньги.

В графе «Сумма, руб. коп.» указывается арабскими цифрами в российских рублях денежная сумма, выдаваемая из кассы организации.

В графе «Код целевого назначения» указывается код назначения использования поступивших средств. Данная графа не заполняется в случае, если организация не использует соответствующую систему кодирования.

Заполнение строк

Заполнение РКОЗаполнение строк в форме КО-2 выполняется следующим образом:

  • В строке «Выдать __» записывается полностью ФИО лица, которому производится выдача денежных средств, в дательном падеже.
  • В строке «Основание __» бухгалтер должен указать содержание финансовой операции, то есть цель, причину или на основании какого повода происходит передача средств данному лицу. В зависимости от целей, описанных в пункте «В каких случаях используется форма КО-2», в строке прописывается следующее: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка», «Для оплаты услуг» и др.
  • В строке «Сумма __» указывается сумма денежных средств, снимающихся с кассы. Причем рубли указываются прописью с начала строчки и с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Оставшееся место после записи перечёркивается. Следует также отметить, что, если в графе «Сумма, руб. коп.» выдаваемая сумма указана с копейками независимо от числового значения (например, 500-00), то в строке также должны быть указаны копейки («Пятьсот рублей 00 копеек»). Если же не указано значение в копейках (500-), то его не указывают и в строке («Пятьсот рублей»).
  • В строке «Приложение __» указываются прилагаемые документы, на основании которых происходит выдача средств с кассы.

Если средства выдаются лицу сторонней компании, то среди документов у него должна быть доверенность от своей организации на получение денежных средств.

Видео: как заполнять расходный кассовый ордер

Требования к проведению операции

Требования к заполнению РКООформленный бухгалтером расходный кассовый ордер должен быть обязательно зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Далее он подписывается руководителем и главным бухгалтером (или лицом, имеющим соответствующие полномочия). Стоит отметить, что подпись руководителя не обязательна, если таковая имеется в других документах, прилагаемых к расходнику.

Правильно заполненный бланк передается кассиру, который обязан проверить правильность составления документа и требовать удостоверения личности. Денежные средства кассир обязан выдавать только лицу, данные которого указаны в бланке. Если при оформлении бланка была допущена ошибка, то кассир обязан вернуть бланк в бухгалтерию.

Далее в строке «Получил __» лицо, которому выдаются деньги из кассы, должно указать полученную сумму, уже собственноручно заполняя по тем же правилам, по которым заполняется строка «Сумма __», расписаться и поставить дату в соответствующих строках.

Средства могут выдаваться как в российской, так и в зарубежной валюте

После реализации операции по выдаче денег по РКО кассир обязан зафиксировать паспортные данные получателя в строке «По __». Затем, расписаться, дать расшифровку подписи и проставить дату проведения операции в соответствующих строках. В приложенных к расходнику документах он должен поставить печать «Оплачено» или проштамповать их с указанием даты проведения операции

Важно помнить, что бланк ордера остается в кассе после выдачи денег!

Ведение РКО в электронном виде

Ведение РКО допустимо и в электронном виде. Важно, чтобы оформление соответствовало унифицированной форме КО-2.

Вести форму КО-2 можно в специальных программах, например, «БухСофт онлайн», «1С: Бухгалтерия» и др. При этом последовательность и правила заполнения документа сохраняются.

Оформленный документ в форме КО-2 должен быть распечатан на принтере перед выдачей наличных средств. После распечатки его подписывают уполномоченные лица, и дальнейшая процедура не отличается от описанной выше.

Таким образом, снятие денежных средств с помощью расходного кассового ордера в форме КО-2 является вполне законным и не должно вызвать затруднений при использовании.

ru-act.com

Основные требования Банка РФ

Необходимо распорядительным документом (Приказом) установить лимит остатка денежных средств в кассе, который рассчитывается по формуле в соответствии с Указанием Банка России.

Важно: Субъекты малого предпринимательства и ИП в соответствии с Письмом ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 могут не устанавливать лимит остатка наличных денег.

Все операции с наличностью оформляются кассовыми документами и отражаются в кассовой книге. Так, операции по приходу, расходу наличных оформляются приходными или расходными кассовыми ордерами (можно составлять один ПКО и один РКО после закрытия смены).

Поступление и выдача наличных денежных средств отражается в кассовой книге (КК), записи в ней делаются по каждому ПКО и РКО. В конце рабочего дня кассир сверяет наличные деньги в кассе с суммой остатка по КК, заверяет записи в ней подписью. При отсутствии в течение дня движения денег по кассе запись в КК не делается.

ПКО, РКО и КК могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде. Исправлять электронно оформленные документы после подписания не допускается. Вносить исправления в бумажные документы можно, указав: дату исправления, подписи лиц, составивших исправляемый документ с фамилий и инициалов. Контроль за ведением КК осуществляет главбух.

Важно: ИП могут не оформлять кассовые документы и не вести КК (п.4.1 Указаний Банка России 3210-У).

Ведение кассовых операций может осуществляться кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем. Ознакомление с обязанностями и правами осуществляется под роспись. У кассира должна быть печать с реквизитами для подтверждения проведения им операции и образцами подписей лиц, имеющих право подписывать кассовые документы.

Рассмотрим более подробно порядок оформления операций по выдаче наличных из кассы: сдача наличной выручки на расчетный счет, выдача заработной платы и других выплат работникам, выдача подотчетных сумм и др. Расходный кассовый ордер (бланк word) скачать бесплатно вы сможете в конце статьи.

Порядок оформления операций

Выдача наличных под отчет

  • осуществляется на основании распорядительного документа юрлица или ИП, или заявления работника
  • авансовый отчет составляется не позднее трех дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу
  • может осуществляться до полного погашения ранее выданных в подотчет сумм

Сдача наличной выручки в банк

  • без инкассации: лицо, специально уполномоченное сдавать деньги в банк, назначается распоряжением руководителя. На такого работника выписывается РКО с отражением в КК, в графе 2 Ф.И.О. работника с надписью «Для зачисления на расчетный счет организации в таком-то банке»
  • с участием инкассатора: оформляется РКО на работника, передавшего инкассаторам сумку с деньгами. В строке «Основание» РКО пишем «Для передачи инкассаторам для зачисления на расчетный счет в банке (название банка)». Составляется препроводительная ведомость (состоит из ведомости, накладной, квитанции). Ведомость вкладывается в сумку с наличными, которая опломбируется и передается инкассаторам с накладной. У работника останется квитанция с печатью и подписью инкассатора

Выдача наличных на зарплату

  • сумма, необходимая для выплат заработной платы, устанавливается на основании платежной ведомости
  • срок выдачи денег определяется руководителем и указывается в ведомости
  • выдача производится с проставлением подписи в ведомости

Прочие выдачи

кассир требует паспорт или доверенность у получателя денег (оригинал или копия доверенности остаются в кассе)

Все операции по выдаче наличных из кассы могут быть оформлены РКО по унифицированной (не обязательной для применения с 01.01.2013 в соответствии с Федеральным законом N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») форме № КО-2. Образец расходного кассового ордера скачать бесплатно можно в конце статьи.

РКО оформляется с внесением записи в книгу днем фактической выдачи денег.

Расходный кассовый ордер (пример заполнения)

Заполнение РКО

По строке «организация» указывается наименование юрлица в соответствии с данными ЕГРЮЛ.

При наличии у организации филиалов, представительств или иных обособленных подразделений, им могут присваиваться коды. В этом случае в строке «структурное подразделение» указывается наименование такого подразделения в соответствии с учредительными документами, а в графе «Код структурного подразделения» указывается код такого подразделения.

Обязательная нумерация РКО законодательно не установлена. При принятии решения о нумерации порядок ее следует установить локальным актом.

Дата составления РКО — дата выдачи наличных денег из кассы.

В графе «Дебет» указываются счета бухучета, на которых подлежат отражению операции по выдаче наличных. Примеры операций приведены в таблице ниже.

В графе «Кредит» указывается счет движения денежных средств в кассе по бухсчету 50.01 «Касса организации».

Сумма полученных денежных средств указывается цифрами в графе «Сумма, руб.коп.» и прописью в соответствующих строках ордера. Запись делается с начала строки с заглавной буквы.

Графа «Код целевого назначения» заполняется только в том случае, если в кассу поступили средства целевого финансирования.

В строке «Выдать» заполняется ФИО получателя денег.

В строке «Основание» — содержание хозяйственной операции (например, для зачисления на р/счет ООО «ВИД» в Банке ПАО «Свет»)

В строке «Приложение» — название и реквизиты первичных документов (товарной накладной, акта приема-передачи, решения о выплате дивидендов, приказа о выплате матпомощи и т.д.).

В строке «По» — паспортные данные получателя и реквизиты доверенности (при ее наличии).

После выдачи денег кассир подписывает РКО и оставляет его себе вместе с оригиналом или копией доверенности (если получатель действует на ее основании).

Примерный перечень проводок, отражающих выдачу денежных средств

Операция

Проводка

Дебет

Кредит

Сдача наличных денег в банк через инкассаторов

57

50.01

51

57

Выплата ЗП из кассы (по платежной ведомости или РКО)

70

50.01

Выдача в подотчет сотруднику по его заявлению на хозяйственные нужды организации

71

50.01

Выплата дивидендов учредителям компании

75

50.01

Оплата контрагентам за поставку товаров, материалов, выполнение работ или оказание услуг, выплата алиментов

60, 76

50.01

Выданы денежные средства из кассы структурным подразделениям организации

79.2

50.01

Организации, использующие для ведения бухучета специальные программы, заполняют обязательные данные РКО с учетом технических возможностей, заложенных в данные программы.

Существует возможность заполнить онлайн расходный кассовый ордер с помощью некоторых интернет-ресурсов или скачать расходно-кассовый ордер (образец заполнения 2019) в приложении к статье.


Бланк РКО

Образец заполнения РКО

ppt.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.