Оформление кассовой книги

Для кого ведение кассовой дисциплины обязательно

Ведение кассовой книги в 2018 году обязательно для всех учреждений, которые осуществляют любые операции с наличными денежными средствами. Причем вид системы налогообложения и организационно-правовая форма роли не играет. Факт ведения онлайн-касс на предприятии не снимает обязанности вести кассовую книгу по установленным правилам.

Бюджетники в части ведения кассовых дисциплин руководствуются:

  1. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
  2. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
  3. Указанием Центробанка РФ от 11.02.2014 № 3210-У.
  4. Приказом Казначейства России от 10.10.2008 № 8н.
  5. Законом «О ККТ» от 22.02.2003 № 54-ФЗ.

Официальное освобождение от составления бланка имеют индивидуальные и частные предприниматели, ведущие учет доходов, расходов, натуральных показателей и других объектов налогообложения, характеризующих определенный вид экономической деятельности. Причем учет должен вестись в установленном порядке. Данное право закреплено в пункте 4.1 Указаний Банка России № 3210-У.

Кассовая книга: как правильно вести (2018)


Учет финансовых операций некоммерческой организации следует вести на унифицированном бланке кассовой книги (код по ОКУД 0310004). Единая форма документа КО-4 утверждена Постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998. Порядок заполнения представлен в пункте 2 Указаний № 3210-У.

Для НКО: кассовая книга, бланк (скачать word)

Скачать

Для учреждений бюджетной сферы разработана другая форма книги, код по ОКУД 0504514. Бланк утвержден Приказом Министерства финансов № 52.

Для бюджетников: бланк ОКУД 0504514 (скачать excel)

Скачать

Данная форма предназначена для хронологической регистрации реквизитов приходных и расходных ордеров, на основании которых происходит движение наличности в учреждении.

Законодательство допускает несколько способов ведения этого отчета:

  • на готовых бланках документа от руки;
  • заполнение формы на компьютере с последующей распечаткой заполненных страниц;
  • ведение в специализированных бухгалтерских программах, электронно, с последующим формированием электронного документа, заверенного электронной подписью.

Заполнять форму, как и проводить операции с наличными денежными средствами, должен кассир либо иное должностное лицо, определенное приказом руководителя. Если в штатном расписании бюджетного учреждения отсутствует ставка кассира, то должностные обязанности по ведению этого бланка можно передать рядовому бухгалтеру или главбуху. В организациях, где трудятся 1-2 человека, вести регистрацию кассовой дисциплины вправе руководитель учреждения или представитель сторонней организации, осуществляющей бухгалтерское обслуживание.

Порядок заполнения кассовой книги


Форма состоит из трех частей:

  • титульный лист;
  • табличная часть;
  • завершающая страница.

В левой (титульной) части бланка следует заполнять следующую информацию:

  1. В части формы документа: название и вид формы, код по ОКУД. Реквизиты нормативного акта, которым утвержден унифицированный бланк, указываются только в бланке для НКО.
  2. В части сведений об организации: полное наименование учреждение, код ОКПО. Для бюджетных также указывается ИНН и структурное подразделение.
  3. В части отчетного периода указывается информация о финансовом периоде, за который была составлена кассовая книга.
  4. Заключительная часть. В бланке для НКО она размещена на последней странице, для бюджетников — на титульной. Заполняется количество листов в кассовой книге (цифрами или цифрами и прописью). Заверяется печатью организации и подписями руководителя и главного бухгалтера.

Табличная часть



Наименование поля

Содержание

«Касса за»

Прописываем конкретную дату (число, месяц, год), за которую были осуществлены операции по движению наличных денег в организации. В дни, в которых движений не было, листы не заполняются.

«Лист»

Указываем порядковый номер листа, который подлежит заполнению.

«Номер документа»

Регистрируем номер приходного или расходного кассового ордера, на основании которого произошло движение наличных денежных средств.

«От кого получено/кому выдано»

Фамилия и инициалы физического лица, сотрудника или название сторонней организации или ИП, от которых поступили средства, или которым были выданы деньги.

«Номер корреспондирующего счета»

Указываем номер счета, с которым корреспондирует счет «Касса» (НКО — 50, бюджетники — 201 34).

«Приход»

В данной графе следует вносить суммы цифрами по соответствующим приходным кассовым ордерам.

«Расход»

Аналогичная информация по расходным ордерам.

«Итого за день»

Указываются отдельно: сумма по приходным ордерам, сумма по расходным ордерам.

«Остаток денежных средств на конец дня»

Прописываем разницу между поступлением средств и их выдачей из кассы госучреждения. Остаток не должен превышать установленного лимита кассы. Исключение: дни выплаты заработной платы и пособий.

«Перенос»

Заполняется итоговыми суммами в разрезе ПКО и РКО по отдельному листу. Необходимо для продолжения заполнения листов бланка на другой странице.

Бланк кассовой книги бюджетной организации — графы «Собственные средства» и «Средства во временном распоряжении» заполняются аналогичным образом. К собственным средствам относятся: субсидии, целевые средства, предпринимательская деятельность (КФО 1, 2, 4, 5, 6, 7). К средствам во временном распоряжении относят движения по КФО 3.

Каждый лист кассовой книги должен быть подписан кассиром или должностным лицом, ответственным за ведение документа. Затем лист книги заверяет ответственный бухгалтер или главбух, он же сверяет и записывает количество приходных и расходных ордеров, выписанных за рабочий день.

Как заполнять кассовую книгу, образец для НКО и бюджетников

Заполняя кассовую книгу вручную, следует заранее подготовить ее. Для этого чистые бланки прошивают и нумеруют с обычном порядке. Открывая смену, кассир должен отделить отрывную часть листа и подложить ее под основную, между частями документа фиксируется копировальная бумага. Первая запись в кассовой книге (образец заполнения вручную можно посмотреть ниже) — остаток на начало дня.


При компьютерном формировании документ распечатывается в конце рабочего дня и вместе с ПКО и РКО сдается на проверку ответственному бухгалтеру либо главному бухгалтеру. Внесение исправлений в форму допустимо обычным способом.

Электронный вариант бланка формируется в виде реестра, записи которого обязательно должны быть заверены электронной подписью. После наложения ЭП исправления в документ вносить нельзя.

Пример заполнения для некоммерческой организации

Скачать

Пример заполнения бланка для бюджетной организации

clubtk.ru

Для чего нужна кассовая книга?

Кассовая книга – это документ бухгалтерского учёта, в котором фиксируются все приходно-расходные операции с деньгами в наличной форме. Заполнение кассовой книги обязательно для всех ИП и предприятий, на которых имеется касса. Применение упрощённой системы налогообложения (УСН) не освобождает фирму от ведения этого документа.

На одно предприятие заводится одна кассовая книга. Однако это не касается тех организаций, в которых филиалы и подразделения имеют собственный баланс. В таком случае каждое подразделение самостоятельно ведёт кассовые документы, хранит их у себя, а в головной офис передаёт лишь копии заполненных страниц книги и первичных ордеров, подтверждающих произведённые операции. Кассовые остатки, зафиксированные в журнале, также учитываются на балансе конкретного подразделения.

Как оформляется кассовая книга?


Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Кассовая книга – всегда объект тщательной проверки всевозможными инстанциями, поэтому её правильному заполнению должно уделяться особое внимание. Для ведения журнала предусмотрен унифицированный бланк по форме КО-4, утверждённый в 1998 году органами Госстатистики, а сама книга может заполняться как в бумажном, так и в электронном виде.

Порядок ручного ведения кассовой книги

Журнал формы КО-4 для ручного ведения можно приобрести готовый, отпечатанный в типографии (с листами горизонтальной или вертикальной ориентации) или  скачать бланк кассовой книги на нашем сайте.

В бумажном варианте он оформляется следующим образом:

  • все листы нумеруются;
  • журнал прошнуровывается и скрепляется сургучной печатью;
  • на последнем листе проставляется заверительная надпись с указанием количества листов в документе и подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия.

Титульный лист кассовой книги содержит реквизиты организации:

  • наименование юридического лица или ИП;
  • название структурного подразделения;
  • код ОКПО;
  • текущий год.

Если в организации происходит активный оборот наличности, одного типографского бланка на год может не хватить. Тогда необходимо закрыть предыдущую книгу и начать новую — в этом случае на «титульнике» указывается тот период, за который в данном журнале фиксировались приход и расход в кассе. С началом нового календарного года необходимо заводить новую книгу.

Учимся вести кассовую книгу правильно (фото: freedigitalphotos.net).

Все записи в журнале ведутся в двойном экземпляре (под копирку): один лист, который называется вкладным, заполняется шариковой ручкой, на втором (отрывном) через копировальную бумагу остаётся идентичная запись. Оба листа должны иметь одинаковую нумерацию. Фиксировать расход или внесение денег необходимо сразу же после их фактического совершения на основании первичного кассового документа – ПКО или РКО.

Подсчёт количества прошедших операций и «сведение» кассы производится в конце дня. Данные по остаткам денежных средств в форме КО-4 по итогу должны сходиться с фактическим остатком наличности в кассе. После внесения суммы остатка отрывной лист вместе с «приходниками» и «расходниками» передаётся в бухгалтерию.


Естественно, никаких помарок и исправлений в книге быть не должно. Если все же обнаружена ошибка, исправить её можно так: аккуратно зачеркнуть неверные данные, вписать рядом корректную информацию. Каждое исправление заверяется подписью кассира и главного бухгалтера. Подчистки, замазывание «штрихом» и прочие ухищрения в кассовом журнале абсолютно не допустимы.

Ведение кассовой книги в электронном виде

Электронная кассовая книга несколько отличается от заполняемой вручную. Для её ведения используют специальное программное обеспечение.

В течение дня в программе регистрируются все приходно-расходные документы, а после закрытия кассы на их основе автоматически формируются и выводятся на печать листы кассовой книги: вкладной и отчёт кассира, которые проверяются и подписываются кассовым работником. Отчёт кассира с прикрепленными к нему кассовыми ордерами отправляется в бухгалтерию, а пронумерованные вкладные листы остаются на хранении в кассе. В конце года из них складывается сшив. На последней странице получившейся книги проставляются печать, подписи ответственных лиц, указывается количество листов в сшиве.

Как заполнить кассовую книгу?

Заполнение полей кассовой книги происходит по следующему образцу:


  1. Дата и порядковый номер листа.
  2. В поле «Остаток на начало дня» табличной формы переносится сумма остатка на конец предыдущего дня.
  3. Столбец 1 «Номер документа» предназначен для внесения всех номеров приходных и расходных документов, оформленных за день, по порядку.
  4. Информация в столбец 2 «От кого получено или кому выдано»: фамилия имя отчество гражданина либо название организации переносится из соответствующего ПКО или РКО.
  5. Столбец 3 «Номер корреспондирующего счета» не обязателен для заполнения ИП. Кассиры организаций вписывают номера счетов, по которым отражается движение по произведенной операции (например, заработная плата – 70, денежные средства, выданные под отчёт – 71).
  6. В столбцах 4 и 5 указывается приход и расход соответственно, в рублях и копейках, на основании кассовых ордеров.
  7. В графе «Перенос» суммируется весь приход и расход в таблице, при необходимости внесение данных продолжается на оборотной стороне. Если все данные уже заполнены, таблица на оборотной стороне, а также пустые графы на лицевой перечеркиваются буквой Z.
  8. Строка «Итого за день» фиксирует суммы всех поступлений и выдач в кассе, а «Остаток на конец дня» — остаток денежных средств, рассчитанный по формуле: остаток на начало дня + сумма приходных операций – сумма расхода.
  9. Поля под табличной формой – для подписей кассира и бухгалтера, а также указания количества кассовых документов по приходу и расходу (прописью).

Для правильного оформления документов ознакомьтесь с  образцом кассовой книги  на нашем сайте.

dezhur.com

Кто ответственен за ведение книги

Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.

Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.

Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.

Основные правила оформления кассовой книги

  1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
  2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
  3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
    • титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
    • основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
  4. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
  5. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
  6. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
  7. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Инструкция по оформлению кассовой книги

В самом начале

  • На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
  • Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
  • На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

Образец заполнения кассовой книги, часть 1

Основная часть книги

  • На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
  • Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
  • Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
  • После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
  • Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
  • В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).

Образец заполнения кассовой книги, часть 2

Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.

assistentus.ru

Кассовая книга: зачем она нужна и как ее вести?

Как показывает практика, в большинстве организаций оборот денежных средств осуществляется в безналичной форме. Однако это совершенно не означает, что в ходе деятельности этих компаний не используются наличные. Если существует хотя бы небольшой процент сделок, заключаемых с использованием банкнот, то на предприятии должна быть кассовая книга. Как правильно вести этот журнал? Кто должен вносить информацию в него? Эти вопросы беспокоят многих предпринимателей. Необходимо отметить, что по закону с 2014 года предприятия, на которых есть журнал учета доходов и расходов, могут не оформлять ордера по операциям с наличными деньгами. Соответственно, кассовая книга, образец заполнения которой будет описан далее, ими может не вестись. Тем не менее некоторые предприниматели продолжают ее использовать. Однако многие организации осуществляют ее составление неверно. Для того чтобы избежать проблем с налоговой инспекцией, санкций и прочих взысканий, следует со всей внимательностью отнестись к выполняемым операциям и знать, как вести правильно кассовую книгу.

Нормативная база

До вступления в силу новых рекомендаций по учету операций с наличными деньгами в законодательстве не было прямых указаний на то, что у всех предпринимателей должна быть кассовая книга. Образец заполнения также не был установлен. В практике арбитражных судов имели место случаи, когда решение принималось в пользу предпринимателей, не учитывавших операции с наличными деньгами в журнале. С 2012 года был принят Порядок заполнения кассовой книги. Инструкция предписывает обязательное наличие журнала по операциям всем предпринимателям, вне зависимости от того, какая система налогообложения ими используется, если они совершают операции с наличными деньгами. За неверное составление документации и прочие нарушения учетной дисциплины, которые будут выявлены при проверке, на организацию может налагаться взыскание в виде штрафа. кассовая книга образец заполнения

Характеристика документа

Прежде чем рассказать, как вести правильно кассовую книгу, следует разъяснить, что она собой представляет. Из приведенной выше информации ясно, что это специальный журнал для записи всех операций с наличными деньгами. Кроме того, кассовая книга включена в перечень документации бухгалтерской отчетности. Постановлением Госкомстата утверждена форма учетного журнала. Она именуется КО-4. Правильный порядок заполнения кассовой книги определен соответствующим Положением. Предписания были утверждены Центробанком в 2011 году. Знания о том, как вести правильно кассовую книгу, очень важны, поскольку контролирующие инспекции проверяют ее достаточно часто. На каждый год составляется новый документ.

Образец заполнения и ведения кассовой книги: основные положения

Документ состоит из 50 или 100 страниц. Что касается вопроса, когда нужно вести кассовую книгу, то в соответствии с законодательством установлено, что журнал составляется с начала года и по возрастающей. На титульном листе проставляется период действия документа. Если журнал закончился до окончания года, составляется новый. Записи не прерываются и продолжаются с сохранением хронологической последовательности. На титульном листе нового журнала указывается дата начала и окончания его составления. В этом случае последовательность документов будет легко определить. Как правило, предприятие приобретает уже готовую, напечатанную в типографии кассовую книгу, с расчерченными столбцами и графами. Можно составлять документ и в электронном виде (как вести правильно кассовую книгу в таком формате, будет рассказано ниже). Все страницы нумеруются сразу во всем журнале. Общее число листов проставляется в конце (на последней странице). Указанное количество удостоверяется подписями начальника и ответственного лица. Прошитую книгу опечатывают сургучной или мастичной печатью. кассовая книга как правильно вести

Ответственное лицо

На предприятии присутствует сотрудник, в ведении которого находится кассовая книга. Как правильно вести этот журнал, указано в соответствующих рекомендациях, которые служащий должен знать. Этот сотрудник осуществляет операции с наличностью и вносит информацию о них в документ. Заполненный лист удостоверяется подписью. Это означает, что служащий принимает всю ответственность за выполненные операции и внесенные сведения на себя. По окончании рабочего дня сотрудник передает остаток наличных денег в бухгалтерию. Вместе с ним передается и вся документация – первичные приходно-расходные ордера. Заполненный лист книги также подписывается принимающим бухгалтером. Если последнего нет на предприятии, подпись ставит руководитель. Эта процедура выполняется ежедневно. Чтобы осуществлять кассовые операции, ответственный сотрудник, уполномоченный начальником, должен под роспись быть ознакомлен со своими обязанностями, правами и ответственностью. Если говорить о том, как вести кассовую книгу ИП, то сам процесс аналогичен тому, который осуществляется в организации. Однако у индивидуального предпринимателя не всегда предусмотрен штат сотрудников, а в частности, не обязательно есть ответственное лицо за совершение и учет операций с наличностью. Если ИП работает один, то он и осуществляет прием и расход средств. Соответственно, он вносит записи в журнал сам и подписывает заполненные страницы. Тем, кто не знает, как правильно вести кассовую книгу, советы бухгалтеру, представленные ниже, помогут сориентироваться в требованиях.

Титульный лист

На этой странице должна присутствовать следующая информация:

  1. Для юрлица – полное название организации, для ИП – Ф. И. О. предпринимателя, наименование подразделения (если это филиал).
  2. Время действия журнала. Это может быть год либо определенная дата, если документов будет несколько.
  3. ОКПО. порядок заполнения кассовой книги инструкция

Внутренняя часть документа

Говоря о том, как правильно оформить кассовую книгу, следует отметить, что записи, как расходные, так и приходные, вносятся на одну страницу. В конце дня сводится остаток и подбивается итог. По проведенным операциям составляется отчет. Каждый лист книги состоит из двух частей с линией отрыва. Первая половина – страница журнала, в которую вносят сведения об операциях. На второй части составляется отчет кассира. Можно согнуть лист вдоль линии отрыва и вести записи под копирку. После внесения информации лист разрезается. Первая часть страницы должна быть подшитой. К отчету прилагают документы, которые подтверждают проведение операций (эти бумаги именуют «первичкой»). К примеру, это может быть выписка из распоряжения, приходно-кассовый ордер, заявление на выдачу аванса, доверенность и так далее.

Внесение информации в графы

Вверху страницы должна быть указана дата внесения информации. Заполнение листа начинается с графы, где указывается остаток на начало смены. Здесь проставляется сумма, которая переносится с конца предыдущей страницы. Далее вписывается порядковый номер для кассового ордера. Его указывают в графе «Номер документа». В следующую строку вписывается тот, кому выдан или от кого получена эта бумага. Если это физлицо, то вносятся Ф. И. О., если юрлицо – наименование организации. В следующей графе указывают номер корреспондирующего счета или субсчета. Вписывают сведения, которые указывают на способ поступления либо расходования наличных средств. Например, р/с – сч. 51, зарплата – сч. 70, заказчики и покупатели – сч. 62. Здесь необходимо отметить, что данные строки не заполняются индивидуальными предпринимателями. как правильно оформить кассовую книгу Далее идут графы «Расход» и «Приход». В них проставляются суммы в рублях цифрами. Копейки указывают после запятой. К примеру, сумма средств, которые выданы, выглядит следующим образом: 129,05 р. Каждая операция фиксируется сразу же после совершения. Записи делаются только на основании первичных документов. В графе «Перенос» содержится информация о сумме операций по предыдущим строкам. В конце необходимо подсчитать общий результат. Он вносится в графу «Итог за день». Результат подсчитывается отдельно по выданным деньгам и полученным средствам. Далее записывается «Остаток». Необходимо сложить всю наличность, которая поступила и осталась с предыдущего дня. Из этой суммы отнимаются выданные средства. Записанная в книге цифра должна совпасть с фактическим состоянием наличности в кассе. Те строки, которые остались свободными, следует перечеркнуть. Это необходимо для того, чтобы никто не заполнил пустые графы. Делается это буквой Z. В конце страницы указываются фамилии кассира и бухгалтера. Кроме этого, указывается число составленных за день приходно-расходных ордеров. Если за день не было произведено ни одной операции с наличностью, страница оставляется пустой. При этом остаток, имеющийся на конец дня, переносится на следующий без корректировок.

Электронный вариант

Повсеместное внедрение компьютерных технологий не обошло стороной и кассовую книгу. Электронный вариант составления журнала значительно облегчает работу сотрудников. Для ведения книги используется специальная программа. Она отображает журнал на экране компьютера. Графы заполняются так же, как было описано выше. Каждый день ответственный сотрудник вносит необходимую информацию, а в конце смены распечатывает лист. В бумажном варианте должно быть две части: непосредственно сам отчет и вкладная половина. Кассир подписывает страницу. Если у сотрудника есть электронная подпись, то допускается ею пользоваться, как и обычной. Каждая такая страница нумеруется. По завершении года формируется книга из распечатанных листов. На последней ее странице указывается общее количество вкладышей. Оно заверяется подписями и печатью предприятия. Электронную книгу допускается составлять раз в квартал, а не в год. Отчеты и прилагаемая документация отправляются в финансовый отдел.

Приход и расход

Поступление наличности оформляется кассовым приходным ордером. Квитанция – его отрывная часть – должна быть подшита к банковской выписке. Операции по выбытию средств оформляются, соответственно, одним или несколькими расходными ордерами. При сдаче наличности в банк сотруднику выдают квитанцию и ордер. Первая подшивается к кассе, а второй – к выписке. правильный порядок заполнения кассовой книги

Исправления в журнале

В случае если в книге была допущена описка, не оказывающая существенного влияния на отчетность, ее можно исправить. Вырывать листы из журнала категорически запрещается. Не допускается также использование штриха, маркера, подтирание лезвием, ластиком и прочие аналогичные манипуляции. Если описка не влечет изменения в остатках какого-либо периода, то ее исправление осуществляется следующим образом: перечеркивается аккуратно неверная запись, рядом ставится правильная. Корректировка должна быть обязательно заверена подписями. Расписаться должен сам кассир и бухгалтер. Если исправлений на странице несколько, то каждое из них должно быть заверено. Если допущена серьезная ошибка, то кассиром составляется заявление на имя главного бухгалтера. Руководителем предприятия собирается комиссия, которая будет нести ответственность за исправления. По допущенной ошибке составляется бухгалтерская справка. В ней описывается характер неточности и метод ее исправления. образец заполнения и ведения кассовой книги

Проверка отчетной дисциплины

Правильность ведения кассового журнала вправе проконтролировать банковская организация, обслуживающая счет предприятия. О том, что будет проводиться проверка, руководитель извещается уведомлением. В банк для оценки необходимо будет предоставить вкладные листы, полностью оформленные, отчеты кассира вместе с прилагаемой документацией и авансовые бумаги, если деньги выдавались под отчет. В случае если проверка будет затрагивать текущий год, журнал сшивать нет необходимости (это делается в конце года). По завершении контрольных мероприятий книга будет возвращена на предприятие. При этом уполномоченный орган выдаст акт о выполненной проверке отчетной дисциплины. Если в документе будут содержаться замечания, их необходимо устранить в установленный контролирующим органом срок. Также правильность заполнения кассовой книги может проверять налоговая инспекция. За нарушения, выявленные в ходе контрольных мероприятий, могут быть применены санкции. При этом следует сказать, что инспектор может наложить штраф на предприятие в случае, если ошибки были выявлены в течение двух месяцев с их допущения.

fb.ru

Бланк кассовой книги по форме КО-4

• Скачать актуальный бланк КО-4 (формат Excel), а также в формате Word.

• Скачать образец заполнения КО-4.

• Смотреть инструкцию и образец КО-4.

Кассовая книга – это документ, в котором ведётся учёт всех операций по получению и выдаче наличных денег из кассы организации.

Кассовую книгу ведёт кассир (или лицо, его заменяющее). Он ежедневно вносит в неё записи на основании каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассовых ордеров. Но если приходно / расходные операции не совершались в какие-то дни, то и книгу заполнять не нужно за эти даты.

Одна книга рассчитана на один календарный год. Но если в течение года одного экземпляра кассовой книги оказалось мало, то заводится ещё один – и записи дальше продолжаются в хронологической последовательности.

В одной организации должна быть только одна кассовая книга, даже если  осуществляется несколько видов деятельности на разных налоговых режимах.

Единственное исключение: только обособленные подразделения (филиалы) юрлица ведут свою собственную кассовую книгу, но при этом копии листов книги и первичных кассовых ордеров передаются в головной офис в установленные организацией сроки.

ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).

 

Как вести кассовую книгу

Книгу можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Рассмотрим подробнее.

Кассовая книга на бумажном носителе (2 варианта её ведения)

1) Покупается уже готовая, распечатанная в типографии книга и ведётся вручную. Перед её заполнением нужно все листы прошить, пронумеровать, на последнем листе указать общее количество страниц, затем скрепить сургучной или мастичной печатью, подписями руководителя организации (или ИП) и главного бухгалтера.

В конце рабочего дня после оформления кассовой книги, т.н. вкладной лист остаётся в книге, а отрывной лист, т.н. отчёт кассира, отрывается и передаётся в бухгалтерию для проверки и подписания вместе со всеми оформленными за день первичными документами: РКО, ПКО, ведомости и т.п.

2) Книга оформляется с применением технических средств (компьютер и программное обеспечение), затем распечатывается и только потом подписывается собственноручной подписью. Порядок следующий:

  • Электронный шаблон кассовой книги (Word или Excel – без разницы) имеет 2 листа: верхний (с надписью «Образец 3, 5, 7, 9 и т. д.) является вкладным листом, а нижний (с надписью «Образец 4, 6, 8, 10 и т. д.) – отчёт кассира. Оба листа заполняются совершенно одинаково.
  • В течение дня в кассовую книгу кассир (или лицо, его заменяющее) вносит  записи на основе каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассовых ордеров.
  • В конце рабочего дня в книге выводится итоговая сумма прихода / расхода за день и остаток наличных денег в кассе на конец дня.
  • Затем распечатываются вышеуказанные 2 листа с одинаковым заполнением: вкладной лист и отчёт кассира.
  • Вкладные листы кассир оставляет и хранит у себя в отдельной папке, а в конце года они сшиваются (с указанием на последней странице книги общего количества страниц), скрепляются печатью, подписями руководителя организации (или ИП) и главного бухгалтера.
  • Листы «отчёт кассира» для сверки и подписания  передаются в бухгалтерию вместе со всеми сформированными за день первичными документами: РКО, ПКО, заявление на получение аванса, ведомости на оплату, заявление на выдачу в подотчет и т.п. и.

Листы нумеруются в порядке возрастания с начала года. При этом в последнем вкладном листе каждого месяца и календарного года необходимо указывать общее количество листов за каждый месяц и год соответственно.

Кассовая книга в электронном виде

Оформляется с применением технических средств (компьютер, ПО) с учетом обеспечения её защиты от несанкционированного доступа, искажений, потерь информации и подписывается электронными подписями в соответствии с установленными требованиями.

При использовании электронной подписи распечатывать книгу не нужно.

 

Образец заполнения кассовой книги

Титульный лист

Образец заполнения кассовой книги

 

Кассовый лист (картинка увеличивается)

Образец заполнения кассовой книги

 

ip-spravka.ru

 Оформление кассовой книги

 Кассовая книга может вестись  одним из трех способов: от руки, на компьютере либо  в электронном виде.

 Кассовая книга заполняется от руки

Перед началом работы с кассовой книгой ее листы надо пронумеровать и прошнуровать. Количество листов указывается на последней странице кассовой книги и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации и печатью организации.

Записи в книге надо делать чернилами или шариковой ручкой.

Каждый лист книги состоит из двух одинаковых частей (экземпляров):

  • первая всегда остается в книге;

  • вторая — отрывная.

Алгоритм заполнения кассовой книги следующий:

1. В начале смены кассир, то есть работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций:

  • по пунктирной линии (линии отреза) подгибает отрывную часть листа под первую и вкладывает между ними копировальную бумагу;

  • указывает дату и сумму остатка наличных на начало дня, которая всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня, в котором проводились кассовые операции.

2. В течение дня кассир построчно вносит в кассовую книгу записи о каждом приходно-расходном ордере (ПКО) и  расходно-кассовом ордере (РКО), оформляемые на полученные и выданные наличные деньги соответственно.

Строка «Перенос» кассовой книги с общей суммой принятых и выданных к этому моменту наличных заполняется:

  • или в конце смены;

  • или когда одной страницы листа не хватило для записей за смену.

Если одного листа книги не хватило для всех записей за смену, записи вносятся в следующий лист, в котором в строке «Касса за» указывается та же дата.

3. В конце смены кассир:

  • подсчитывает и указывает в кассовой книге общую сумму полученных и выданных денег (обороты по кассе) и остаток наличных на конец дня. При этом сумму, предназначенную для выдачи зарплаты по платежной или расчетно-платежной ведомости, указывает дополнительно в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии»;

  • ставит в кассовой книге свою подпись и указывает фамилию и инициалы.

4. После этого кассир передает кассовую книгу вместе с полученными за день ПКО и РКО бухгалтеру или главному бухгалтеру.

5. Бухгалтер, сверив записи в кассовой книге с данными ПКО и РКО:

  • указывает в кассовой книге прописью общее количество полученных ПКО и общее количество полученных РКО и расписывается;

  • возвращает книгу кассиру, оставляя себе ПКО, РКО и отрывную часть листа кассовой книги.

При этом, если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не вносятся.

Кассовая книга заполняется на компьютере

В этом случае кассовую книгу можно вести в бухгалтерской программе (например, в 1С) или в другой удобной компьютерной программе.

Записи в такую кассовую книгу вносятся так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.

В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает и подписывает 2 экземпляра листа кассовой книги, которые относит бухгалтеру вместе с оформленными за день ПКО и РКО. Сверка данных кассовой книги с данными ПКО и РКО проходит так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.

Минимум раз в год распечатанные листы кассовой книги надо прошить, указав на обороте последней страницы их общее количество. Затем на этой странице ставят свои подписи главный бухгалтер и руководитель организации и проставляется печать организации.

Кассовая книга ведется в электронном виде

В этом случае кассовая книга оформляется с применением технических средств, обеспечивающих ее защиту от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, и подписывается электронными подписями.

Срок хранения кассовой книги

Кассовые документы и книги, журналы учета ПКО и РКО, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, авансовые отчеты, документы по ревизии кассы должны храниться в организации в течение пяти лет.

По истечении сроков хранения документации она подлежит уничтожению.

Административная ответственность

Если кассовая книга в организации не ведется или записи в нее не вносятся или вносятся несвоевременно, то будет наложен штраф:

  • на организацию в размере от 40 000 до 50 000 руб.;

  • на ее руководителя в размере от 4000 до 5000 руб.

www.audit-it.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.