Инвентаризация тмц на складе

Инвентаризация товарно-материальных ценностей – эта процедура, которая периодически проводится на каждом предприятии и помогает поддерживать порядок в бухгалтерском учете. В процессе инвентаризации проверяется фактическое наличие ценностей у предприятия и сверяется с учетными данными.

Периодичность проведения инвентаризации – как минимум 1 раз в конце года. Также процедура может проводиться в течение года при необходимости, например, при контрольной проверке или смене лица, ответственного за хранение товарно-материальных ценностей.

В ходе инвентаризации выявляются непригодные материалы, которые подлежат дальнейшему списанию, как оформить приказ смотрите на https://blankived.ru/prikaz-o-spisanii-mc/

Порядок проведения инвентаризации ТМЦ

Процедуру сверки фактических и учетных данных поручают комиссии, которая назначается руководством. В состав комиссии обычно входят материально ответственные лица, работники бухгалтерии и представители руководящего состава предприятия. Руководителем назначается председатель комиссии. В задачи комиссии входит контроль и организация проведения инвентаризации и грамотное документальное оформление.


Документальное оформление инвентаризации ТМЦ

Прежде всего, руководителем утверждается приказ на инвентаризацию. В тексте приказа указывается, какие именно ценности подлежат пересчету и сверке с учетными данными, утверждается состав инвентаризационной комиссии, а также устанавливаются сроки проведения процедуры.

При проверке и пересчете материалов оформляются инвентаризационные описи, в которых последовательно приводится перечень всего пересчитанного имущества с указанием наименования, артикула, фактического количества и других необходимых показателей.

Для учета хранящихся на складе материалов заполняется инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей ИНВ-3.

Помимо того, что нужно пересчитать ТМЦ на складе предприятия, нужно также учесть те материалы, которые не находятся в данный момент на складе, но при этом принадлежат предприятию.

Сюда относятся:

  • ТМЦ, переданные на ответственное хранение в другие организации,
  • ТМЦ, находящиеся в пути (то есть купленные у других предприятий, но не дошедшие пока до склада),
  • Ценности, проданные и отгруженные со склада, по которым еще не получена оплата от покупателя;
  • Ценности, переданные в переработку в другие организации.

Для учета этих ТМЦ заполняются формы:

  • ИНВ-4 «Акт инвентаризации ТМЦ отгруженных»
  • ИНВ-5 «Инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение»
  • ИНВ-6 «Акт инвентаризации расчетов за ТМЦ, находящихся в пути»

Сведения в эти описи и акты вносятся на основании документов, подтверждающих факт передачи на ответхранение, отгрузки покупателям, покупки и оплаты у поставщика.

По завершению процедуры инвентаризации выявляются расхождения между учетными данными и фактическими, которые отражаются в сличительной ведомости ИНВ-19.

Все эти данные передаются в бухгалтерию. Бухгалтер проводит необходимые действия и отражает проводки по оприходованию излишков и списанию недостачи.

Предлагаем также почитать, как проходит инвентаризация основных средств — по этой ссылке.

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации

Учет излишков:

Излишки – это товарно-материальные ценности, которые имеются фактически, но никак не отражены документально.

Излишки ТМЦ признаются прочими доходами и отражаются по кредиту счета 91. Приходуются излишки в дебет счета учета материалов (сч.10).

Проводка по учету излишков имеет вид: Д10 К91.1.

Учет недостачи:

Недостача ТМЦ – это ценности, которые числятся на предприятии по документам, но фактически отсутствуют.

Недостачу необходимо списать с кредита счета учета материалов.

Для учета недостачи используется счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».


Проводка по отражению выявленной в процессе инвентаризации недостачи имеет вид Д94 К10.

В пределах норм недостача может быть списана в дебет счетов учета затрат на производство. Проводка: Д20 (23) К94.

Если же установлено виновное лицо, то недостача списывается проводкой Д73.2 К94. Дальше виновное лицо может самостоятельно внести сумму недостачи в кассу предприятия Д50 К73.2 или же сумма может быть удержана из его заработной платы Д70 К73.2.

Если виновное лицо не установлено, то сумма недостачи материалов списывается в прочие расходы проводкой Д91.2 К94.

Проводки по инвентаризации материалов:

Дебет Кредит Наименование операции
Учет излишков
10 91.1 Излишки материалов учтены качестве прочих доходов
Учет недостачи
94 10 Списана выявленная при инвентаризации недостача материалов
20 (23) 94 Списана недостача материалов в пределах норм
73.2 94 Списана недостача ТМЦ на счет виновных лиц
50 73.2 Виновное лицо возместило сумму недостачи наличными деньгами в кассу
70 73.2 Сумма недостачи удержана из зарплаты виновного лица
91/2 94 Недостача списана в прочие расходы в связи с неустановленным виновным лицом

buhs0.ru

Инвентаризация – это способ проверки соответствия фактического наличия ТМЦ и прочего имущества субъекта хозяйствования в натуральном выражении (литры, штуки, комплекты, граммы и т. д.) данным бухгалтерского учета. Инвентаризация проводится с целью обеспечения достоверности учетных данных, а также сохранности товарно-материальных ценностей и иного имущества предприятия. Она проводится в случаях, установленных действующим законодательством, а также по мере необходимости с обязательным присутствием материальноответственных лиц.

Для оформления результатов проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей в программе предназначен документ «Инвентаризация товаров на складе». Для перехода в режим работы с данными документами следует выполнить команду главного меню Склад | Инвентаризация товаров на складе (или в панели функций на вкладке Склад нужно щелкнуть мышью на ссылке Инвентаризация товаров на складе). В результате на экране откроется окно списка документов, изображенное на рис. 8.10.


Рис. 8.10. Окно списка документов инвентаризации

В этом окне для каждой позиции списка показывается следующая информация:

• дата и время создания документа;

• его номер;

• название склада предприятия, на котором проводилась инвентаризация;

• наименование организации, в которой проводилась инвентаризация;

• имя пользователя или ФИО сотрудника, ответственного за оформление текущего документа;

• произвольный комментарий.

Для создания нового документа необходимо в окне списка выполнить команду Действия | Добавить либо нажать клавишу <Insert>.

Для редактирования текущего документа нужно выполнить команду Действия | Изменить либо нажать клавишу <F2>.

В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране откроется окно ввода и редактирования документа, изображенное на рис. 8.11.

Рис. 8.11. Окно ввода и редактирования документа

В верхней части окна содержатся стандартные поля, предназначенные для идентификации документа. К ним относятся: Номер, от и Организация.

В поле Склад указывается наименование склада, на котором проводилась инвентаризация. Значение поля выбирается в окне справочника складов, выводимом на экран при нажатии кнопки выбора.

В табличной части окна содержится перечень товарно-материальных ценностей, наличие которых проверялось на выбранном складе. Данный перечень можно формировать как вручную, так и автоматически.


При ручном формировании списка для добавления в него новой позиции следует нажать клавишу <Insert> либо соответствующую кнопку инструментальной панели. При этом номер позиции сформируется автоматически, а выбор товарно-материальной ценности осуществляется в колонке Номенклатура из справочника номенклатуры (окно справочника выводится на экран с помощью кнопки выбора). Также для выбора номенклатурной позиции можно воспользоваться кнопкой Подбор (о том, как пользоваться данным механизмом, мы говорили на уроке № 46 «Поступление номенклатурных позиций», см. рис. 6.4).

После выбора номенклатуры следует в соответствующих колонках с клавиатуры указать счет бухгалтерского учета, фактическое и учетное количество товарно-материальной ценности, а также цену (если она не будет проставлена автоматически). После ввода фактического и учетного количества товарно-материальной ценности в колонке Отклонение автоматически рассчитается излишек либо недостача (недостача будет показана со знаком минус), а в колонках Сумма и Учет. сумма – фактическая сумма по номенклатурной позиции и сумма по данным учета.

Для автоматического заполнения табличной части документа следует выполнить команду Заполнить по остаткам на складе, которая открывается при нажатии на кнопку Заполнить. В результате выполнения данной команды табличная часть будет заполнена номенклатурными позициями, которые числятся на выбранном в поле Склад складе, с указанием их количества (по умолчанию учетное и фактическое количество будут одинаковы), цены и суммы (учетной и фактической).
сле этого следует лишь откорректировать фактическое наличие товарно-материальных ценностей (колонка Количество). В результате будет автоматически рассчитан излишек либо недостача (колонка Отклонение), а также изменится фактическая стоимость номенклатурной позиции (колонка Сумма).

Рекомендуется табличную часть документа заполнять автоматически, а вручную следует лишь вносить в нее необходимые корректировки (добавлять или удалять позиции, корректировать цену и количество и т. д.).

В поле Ответственный из справочника физических лиц выбирается сотрудник, ответственный за оформление текущего документа.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести требуемый комментарий к текущему документу (например, Выборочная инвентаризация).

Следует особо отметить, что документ «Инвентаризация товаров на складе» сам по себе не проводится и на его основании никаких изменений в базе данных не происходит. Чтобы результаты инвентаризации были проведены по учету, следует на основании данного документа ввести документы «Оприходование товаров» и «Списание товаров». Для этого нужно воспользоваться соответствующими командами подменю Действия | На основании. При создании документа «Оприходование товаров» в него автоматически будут внесены только те товарно-материальные ценности, по которым в документе «Инвентаризация товаров на складе» был выявлен излишек.


Аналогично при создании документа «Списание товаров» в него включаются только те номенклатурные позиции из документа-основания, по которым была выявлена недостача.

После проведения документов «Оприходование товаров» и «Списание товаров» результаты инвентаризации будут отражены в учете.

С помощью команд, открываемых при нажатии на кнопку Печать, можно вывести на печать следующие формы документов:

• Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3);

• Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-19);

• Инвентаризация товаров на складе.

На рис. 8.12 показана сличительная ведомость по форме «ИНВ-19».

Рис. 8.12. Сличительная ведомость по форме «ИНВ-19»

Вывод сформированного документа на печать осуществляется с помощью команды главного меню Файл | Печать или нажатием комбинации клавиш <Ctrl>+<P>.

Следующая глава >

it.wikireading.ru

Общие сведения ↑

Организации должны регулярно проводить инвентаризацию имущества, и ТМЦ в том числе, что должно обеспечить достоверность учетных данных.


В процессе инвентаризационной проверки исследуется фактическое наличие ценностей, и данные сопоставляются с учетной информацией.

Порядок и периодичность инвентаризации определяет руководитель, кроме ситуаций, когда осуществления проверки обязательно.

Обязательным проведение инвентаризации ТМЦ является:

  • перед подготовкой годовой бухотчетности;
  • при передаче ценностей в аренду или при их продаже;
  • при обнаружении фактов порчи имущества, хищении или злоупотребления;
  • при смене ответственного материально лица;
  • при реорганизации предприятия;
  • в иных случаях, определенных законом РФ.

Результатом инвентаризации может становиться:

  • соответствие фактических и учетных данных;
  • выявление излишков;
  • обнаружение недостачи.

Всякая инвентаризационная проверка ТМЦ сопровождается документальным оформлением.

Документами отображается каждое действие инвентаризационной комиссии. Результаты проведенной инвентаризации непременно отражаются в бухгалтерском учете.

Что это такое

Под инвентаризацией ТМЦ подразумевается проверка действительного наличия ценностей. В процессе проверки количество и стоимость объектов сверяется с данными, показанными в бухгалтерском учете.


При инвентаризации ТМЦ важно учитывать структуру складского хранения. Склады различных подразделений организации могут являться самостоятельными единицами в учете либо быть составной частью иных учетных единиц.

В подразделениях, где склады не являются самостоятельными единицами учета, инвентаризация ценностей на складах осуществляется одновременно с проверкой всего производства в целом.

В процессе инвентаризационной проверки исследуется и подтверждается документально присутствие товарно-материальных ценностей, соответствие их розничных цен.

Также оценивается товарный вид объектов, упаковка, наличие этикетов, ценников и подобное. Инвентаризироваться могут как группы ТМЦ при полной инвентаризации, так и отдельные группы ценностей при выборочной проверке.

Полная инвентаризация ТМЦ осуществляется по решению руководителя предприятия. Решение о выборочной инвентаризации может приниматься начальником отдельного подразделения.

В соответствии с договором о коллективной материальной ответственности, инициатива на проведение инвентаризации может исходить от коллектива организации.

Для проведения инвентаризации ТМЦ важно соблюсти такие условия:

Все ошибки относительно приема и оприходования товаров Выявлены заранее
По проверяемым наименованиям Присутствует фактическое наличие минимальных остатков
При проверке на торговых площадях Присутствует минимум посетителей
Наличествует обученный персонал Находящийся на работе на момент проверки
Инвентаризация осуществляется в сроки и время Которые минимально затратны для организации
В период проверки Не вносятся никакие исправления в базу учетных данных

Зачем это нужно

Главная цель инвентаризации заключена в обеспечении достоверности бухучета и бухгалтерской отчетности.

При помощи инвентаризационных мер контролируется сохранности имущества организации, своевременность и полнота выполнения расчетов по обязательствам налогообложения и расчетов по хозяйственным договорам.

Посредством регулярных проверок реализуется соблюдение законодательных норм, вовремя обнаруживаются ошибки в учете и вносятся необходимые исправления.

Кроме того инвентаризация ТМЦ способствует:

  • обнаружению ценностей с ненадлежащим сроком годности;
  • выявлению испорченных ценностей;
  • определению ценностей, какие не используются организацией в производственной деятельности.

Действующие нормативы

При проведении инвентаризации и документальном оформлении проверки следует руководствоваться такими нормативами как:

  1. «Методические указания по бухучету материально-производственных запасов», принятые Приказом Минфина РФ №119н от 28.12.2001;
  2. «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», принятые Приказом Минфина РФ №49 от 13.06.1995;
  3. Постановление Госкомстата РФ №88 от 18.08.1998;
  4. Постановление Госкомстата №26 от 27.03.2000.

Нормативами Госкомстата учреждаются унифицированные формы первичных документов, какими документально оформляется проведение инвентаризации.

Положение об инвентаризации товарно-материальных ценностей определяет порядок проведения инвентаризационной проверки и отображения ее в бухгалтерском учете.

Процедура инвентаризации товарно-материальных ценностей ↑

Время для проведения инвентаризационной проверки и ее продолжительность устанавливаются исходя из объема ценностей, количества участвующих в проверке сотрудников и возможности осуществления проверки в рабочее время.

Инвентаризация ТМЦ включает в себя несколько этапов:

Подготовка Наличествующие ценности готовятся к проверке. Собираются необходимые для инвентаризации документы. Формируется состав комиссии для осуществления проверки. Определяются сроки выполнения и виды инвентаризуемого имущества
Проверка фактического наличия ТМЦ и составление инвентаризационных описей В процессе проверки запрещена реализация не подсчитанного товара, прибывшего после начала инвентаризации. Ценности приходуются по окончании процедуры
Сопоставление итогов проверки с данными бухучета
Анализ полученных данных При этом выявляются расхождения, их причины, что оформляется соответствующими документами
Оформление итогов проверки На этом этапе осуществляется отображение инвентаризационных итогов в бухгалтерском учете. К ответственности привлекаются ответственные лица, при наличии таковых

Инструкция по проведению

К основным правилам проведения инвентаризации следует отнести такие моменты:

Временные и количественные характеристики Инвентаризации учреждаются руководителем
Ситуации, обязывающие к проведению инвентаризации Непрестанно мониторятся руководством
В качестве количественных определителей наличия ценностей Определяются итоги непосредственного пересчитывания, обмера и/или взвешивания отчетных единиц
Непреложным условием выступает присутствие При проверке ответственных материально лиц
В процессе инвентаризации Допускает осуществление контрольных проверок относительно достоверности полученных данных
В период меж проведением полных проверок Желательно осуществление инвентаризаций выборочного характера

Краткая инструкция по проведению любой инвентаризации выглядит так:

Руководитель издает приказ Об осуществлении инвентаризации ТМЦ
Создается инвентаризационная комиссия Если таковая отсутствует
Осуществляется пересчет ценностей
Сличаются результаты Полученные по факту и сведения, отображенные в учете
Оформляются необходимые документы Относительно итогов проверки
Данные инвентаризации Отображаются в бухучете

Формирование приказа

В преддверии инвентаризации руководителем организации издается приказ по унифицированной форме ИНВ-22.

Готовый документ регистрируется в Журнале учета приказов о проведении инвентаризации и контроля их исполнения, его форма соответствует унифицированной форме ИНВ-23.

Как правило, приказ о проведении инвентаризации создается не менее чем, за десять дней до непосредственной проверки. Это позволяет подготовиться к процедуре должным образом.

В приказе руководителя утверждается состав инвентаризационной комиссии. Здесь же конкретизируются такие сведения как:

  • состав группы инвентаризируемых ценностей;
  • причины проверки (обязательная контрольная инвентаризация, переоценка, смена ответственного материально лица и пр.);
  • порядок проверки и ее сроки;
  • назначение председателя инвентаризационной комиссии;
  • окончательный срок подачи документов в бухгалтерию.

Когда проводится

Сроки проведения инвентаризаций учреждаются руководителем организации. Им определяется, сколько раз за отчетный год надлежит проводить инвентаризацию, какие инвентаризуемые обязательства и имущества подлежат проверке, как часто нужно проводить выборочные проверки.

Определенный руководителем порядок фиксируется в учетной политике. Действующим законодательством не воспрещается проведение инвентаризации в любой удобный для предприятия день.

Но более рациональной считается проверка на первое число месяца, так как именно в это время выводится сальдо по синтетическим и аналитическим счетам бухучета.

За счет этого формируется информация для подготовки сличительных ведомостей и сопоставления итогов инвентаризации.

Если для проведения инвентаризационной проверки выбирается иное число, то необходимо выведение промежуточных результатов (сальдо и оборотов) по счетам учета ценностей.

Плановые инвентаризации проводятся по заранее утвержденному графику. Но руководство может проводить и внеплановые проверки ТМЦ.

Подобная инвентаризация проводится внезапно, что позволяет уличить нерадивых работников. Проводят внеплановые проверки по графику, который составляет и хранит руководитель.

В первую очередь внезапные проверки проводятся:

  • относительно новых сотрудников, несущих материальную ответственность;
  • в случае образования и возрастания объема ТМЦ сверх нормы;
  • при выявлении фактов не соблюдения правил по приему, хранению и реализации ценностей.

Инвентаризационная опись

В процессе инвентаризации ТМЦ заносятся в специальную опись. Для этого применяется форма ИНВ-3 по всякому отдельному наименованию.

Обязательно указываются вид, группа, количество и иные необходимые характеристики объекта проверки. Ценности инвентаризуются в порядке расположения их в помещении.

Если инвентаризационная опись состоит из нескольких листов, то их следует пронумеровать и скрепить так, чтобы заменить отдельные страницы не представлялось возможным.

В конце каждого листа описи прописывается:

  • численность порядковых номеров ТМЦ;
  • общее количество, отображенное на странице, в натуральных показателях.

Такое оформление необходимо во избежание внесения в опись несанкционированных изменений после завершения проверки. На последнем листе описи делается отметка о подсчете итогов за подписями членов комиссии и материально-ответственных лиц.

Оформление результатов

Результаты инвентаризации сначала оформляются документально, а затем отображаются в бухгалтерском учете.

Так при такой процедуре как инвентаризация ТМЦ документы составляются следующие:

Инвентаризационная опись ТМЦ по форме ИНВ-3 Для указания количества подсчитанных ценностей и их характеристик
Опись «ТМЦ, поступившие в процессе инвентаризации» Для отображения ценностей, поступивших при проверке
Опись «ТМЦ, отпущенные при инвентаризации» При реализации ценностей в процессе проведения проверки
Форма ИНВ-6 С перечислением ценностей, находящихся в пути
Форма ИНВ-4 О ТМЦ отгруженных, но не оплаченных
Форма ИНВ-5 О перечне ценностей, хранящихся на складах иных предприятий
Сличительная ведомость по форме ИНВ-19 Об обнаруженных расхождениях меж данными бухучета и фактическим наличием ТМЦ

В бухучете результаты инвентаризации отображаются в том месяце, когда завершилась проверка. Недостача отображается по счету 94. Если недостача не превышает норм естественной убыли, то ее списывают на производственные счета.

В противном случае недостачу относят на счет ответственных лиц. При этом виновный сотрудник составляет письменную объяснительную причин недостачи.

При обнаружении излишков таковые относят к прибыли предприятия. Их принимают к учету по рыночной стоимости.

Возникающие нюансы ↑

В любом случае на период инвентаризации помещения, где сохраняются ТМЦ, должны опечатываться при длительности проверки в несколько дней.

На время перерыва проверки все документы и описи касательно инвентаризации хранятся в опечатанном помещении вместе с ТМЦ.

Независимо от сроков проведения проверки, на дату начала инвентаризации должно быть известным количество и стоимость инвентаризуемых ТМЦ согласно учету.

Нередко именно эта норма игнорируется, что приводит к манипулированию учетными регистрами и подтасовке фактов.

Если выборочная

При выборочной инвентаризации ТМЦ проверяется только часть имущества. Например, ценности в одном офисе или на определенном складе. При этом возможно применять упрощенные способы проверки.

Так количество товаров в неповрежденной упаковке можно считать по маркировке на упаковке. Часть таких товаров проверяется на выбор.

Если выборочная проверка отдельных упаковок покажет расхождения с маркировкой, то комиссия обязана провести полную инвентаризацию.

При проверке большого количества весовых ценностей, ведомости отвесов ведутся раздельно материально-ответственным сотрудником и членом комиссии. По окончании взвешивания данные ведомостей сличаются, и итоги заносятся в опись.

ТМЦ в аптеке

Проведение инвентаризации в аптечном учреждении может длиться не более трех дней. При этом на дверь вешается вывеска с указанием адресов ближайших аптек.

Количество ТМЦ в невредимой упаковке определяется на основании сопутствующей документации. В инвентаризационную опись ценности заносятся на основании сопроводительных документов.

При этом указывается наименование товара с указанием дозирования, фасовки, процентного содержания действующих веществ и вида упаковки. Недопустимо внесение в опись стоимости товара без указания названия товара.

В общее описание включают ценности, предназначенные для отпуска в иные учреждения. Отдельно составляется опись товаров:

  • оплаченных покупателем, но не вывезенных;
  • товаров, поступивших в процессе инвентаризации;
  • негодных ценностей (с истекшим сроком годности, порченных и т.д.).

Инвентаризация ТМЦ – обязательный периодический процесс. Таковой является необходимым условием для ведения бухучета. И от того, насколько правильно проведена будет инвентаризация, зависит достоверность всего бухгалтерского учета.

buhonline24.ru

Инвентаризация на складе предприятия: виды

Как уже говорилось, инвентаризация склада бывает полная (ещё называют сплошная или общескладская) и выборочная. Учёт и оценка товара ведутся материально ответственными лицами (кладовщиками), при этом опираются на базу данных. 

Полная (сплошная) инвентаризация

Подобная проверка, как правило, проводится ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Однако некоторые предприятия осуществляют полную инвентаризацию каждый квартал или раз в полугодие. Исходя из названия, данная проверка охватывает всё имущество предприятия, все статьи баланса. Поговорим о полной инвентаризации складского помещения.

Вначале назначается инвентаризационная комиссия. На период проведения проверки все работы по отгрузке и приёмке товара со склада приостанавливаются. Членам комиссии вручают инвентаризационные ведомости. В этих документах содержатся таблицы со всей необходимой информацией по проверяемым ТМЦ (наименования, артикулы, количество, адреса хранения). Для удобства инвентаризационные ведомости составляют из листов, последовательно скреплённых по месту расположения проверяемых товаров, с указанием стеллажей, рядов, ярусов, ячеек. Участники проверки распределяются по определённым зонам (например, по «улицам», стеллажам). При наличии на складе многоярусных высоких стеллажей предоставляется специальная подъёмная техника («люлька»), которая доставляет проверяющих к расположенному наверху товару.

Члены комиссии внимательно сверяют фактический товар с тем, что приводится в ведомости. При обнаружении несовпадений неверные данные исправляют. Если выявлено несоответствие номера товарной единицы или наименования товара на паллетоместе, цифры в соответствующей графе ведомости зачёркиваются и рядом (или в специальной графе) пишется «0», а паллету доставляют на отдельную площадку для пересчёта товара. То же происходит и в случае выявления бракованного товара: паллету перемещают в зону брака, в ведомости пишется «0» в графе, определяющей количество товара на месте хранения. В дальнейшем эксперты по браку выполняют свою работу.

Не позднее чем в течение двух дней после окончания инвентаризации, составляют сводную опись. Этот документ обязателен к подписанию всеми членами инвентаризационной комиссии.

В тех случаях, когда товар находится на складе на ответственном хранении, инвентаризационная опись и сличительная ведомость, составленная владельцем товара, являются документальным основанием для формирования акта о разногласиях. Если выявлена недостача и в договоре ответственного хранения нет пункта о штрафах за недостачу, склад выплачивает клиенту стоимость товара по минимальной розничной цене.

  • Недостача материальных ценностей: как обосновать и избежать возмещения

Выборочная (частичная) инвентаризация

Данный вид проверки охватывает не все ТМЦ, а его отдельные части (наименования). Обычно проводится по заявке клиента в случае несоответствия учётных данных собственника информации склада. Иногда инициатором частичной проверки выступает руководитель склада. Нет необходимости полностью прекращать деятельность складского комплекса или помещения при проведении частичной инвентаризации. В ней участвуют кладовщики, на чей рабочий день выпала проверка, а также возможно присутствие самого клиента или его представителя.

Вот как схематично происходит выборочная инвентаризация:

  • подготовка таблиц с указанием адресов ТМЦ, подлежащих проверке;
  • непосредственно проверка наличия товара на местах;
  • составление инвентаризационной описи;
  • сверка полученных результатов и данных учётных систем склада и владельца;
  • оформление итоговых документов: сличительной ведомости, таблицы несоответствий.

авр

Порядок проведения инвентаризации на складе: основные этапы

Первый этап. Подготовительный

Стартом инвентаризации является документ (приказ, постановление) по форме ИНВ-22. В приказе оговариваются сроки проведения, список материальных активов, подлежащих проверке, и состав комиссии по инвентаризации. Примерный состав инвентаризационной комиссии:

  • председатель (начальник склада или его заместитель);
  • главный бухгалтер;
  • завскладом;
  • специалисты предприятия (техник, инженер, другие);
  • начальник охраны;
  • кладовщики;
  • внешние специалисты (представители аудиторской организации);
  • в некоторых случаях – представители правоохранительных служб.

Участие в инвентаризации независимых аудиторов и экспертов придаёт процедуре прозрачность и увеличивает ценность её результатов. В случае неявки одного из утверждённых приказом членов комиссии, она считается недействительной.

На данном этапе происходит передача комиссии материально ответственными лицами приходно-расходных документов. Передача подтверждается расписками.

инвентаризация склада приказ

Второй этап. Основной

Включает сам процесс проверки наличия ТМЦ, проводимый инвентаризационными группами. В ходе учёта также обращается внимание на качество товара, сроки годности, условия хранения.

Всё фиксируется документально: составляются описи фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3. В них ведут не просто список ТМЦ, но приводят сорт, вид, артикул, другие характеристики. Всё это повышает точность учёта. Описи ведут в двух экземплярах: один нужен бухгалтеру для составления сличительной ведомости, другой – материально ответственному лицу.

На данном этапе могут проводиться замеры, контрольное взвешивание, счёт. Автоматизированная система инвентаризации существенно ускоряет этот этап (из неё распечатывают перечни остатков товаров и сверяют с фактически имеющимися). Составляют акт инвентаризации склада. В документах, заполняемых во время основного этапа инвентаризации, не допускаются помарки и исправления.

инвентаризация склада

Третий этап. Сверка

На руках комиссии теперь есть описи фактически имеющихся товарно-материальных ценностей и данные учёта. Их сличают на тождественность или выявление несовпадений. Окончательно оформленные на основном этапе описи передают в отдел бухгалтерии (или же генеральному директору). Именно это подразделение (или должностное лицо) проводят сверку. В разных случаях составляются такие документы:

  1. В случае выявления на складе отклонений по фактическому наличию – сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19.
  2. Если товары находятся по пути на склад – акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути по форме ИНВ-6.
  3. Если товар хранится не в месте проведения инвентаризации – инвентаризационную опись товаров, принятых на хранение по форме ИНВ-5.
  4. Если товары испорчены – акт о порче, бое, ломе по форме ТОРГ-15 или ТОРГ-16 (акт о списании). Заполняются в 3-х экземплярах, утверждаются руководителем.

Четвёртый этап. Заключительный

Имея ясность по соответствиям и отклонениям, руководитель предприятия издаёт заключительный документ – приказ об утверждении результатов инвентаризации. Он является основанием для взыскания ущерба с виновных лиц или привлечения их к ответственности.

Главный бухгалтер заполняет ведомость учёта результатов по форме ИНВ-26 (все цифры по колонкам: недостача, излишки, списанные товары, естественная убыль, суммы, подлежащие взысканию с виновных). С заполнением ведомости и подписанием её председателем комиссии и главным бухгалтером инвентаризация склада считается документально завершённой.

  • 11 признаков, что внутри вашей компании завелись мошенники

Инвентаризация на складе: «вручную» или автоматизировать процесс?

Многие предприятия проводят инвентаризацию по схеме сцены из кинофильма «Служебный роман» — вручную. То есть группа проверяющих товарищей буквально пропускает через свои руки подлежащее проверке имущество и впоследствии сверяет его с учётными данными. Другие же руководители предпочли автоматизировать процесс инвентаризации. У каждой системы есть множество сторонников и противников. Что же предпочесть? Вначале коротко обсудим каждый из этих вариантов.

Инвентаризация склада «вручную»

Этот метод предпочитают консервативно настроенные владельцы небольших складов. Главный аргумент – это способ, проверенный временем и поколениями. Проводится такая инвентаризация так же, как в уже упомянутом фильме: участники процесса вручную проверяют наличие и количество ТМЦ, записывая всё на бумагу. Обычно процедура занимает немало времени, на которое складское помещение закрывают. Приём и выдача материальных активов прекращается. После проверки данные сравниваются с учётными записями. В чём минусы этой схемы? Во-первых, длительность и утомительность однотипной деятельности. Во-вторых, пресловутый человеческий фактор: из-за невнимательности или усталости в конце дня не записали артикул уже посчитанного продукта, что-то посчитали дважды. В итоге, результаты оказываются сомнительными.

Автоматизированная инвентаризация

Автоматизирование инвентаризации, по сути, представляет замену сверки номеров проверяемых ТМЦ вручную на собирание номеров специальным устройством — мобильным -считывателем. Пересчёт остатков на складе производится через терминал сбора данных (ТСД). Преимущества автоматизированной инвентаризации:

  • экономия времени за счёт ускорения процесса в два раза;
  • отсутствие ошибок вследствие «человеческого фактора»;
  • сокращение штатных единиц склада на одну треть;
  • отсутствие необходимости приостанавливать деятельность склада;
  • затраты на внедрение окупаются в первые год-два;
  • данные инвентаризации нет возможности подделать или исказить.

Введение системы автоматизации инвентаризации и её применение

Шаг 1. Составление базы данных. В неё вносятся все объекты, являющиеся товарно-материальными ценностями и подлежащие учёту.

Шаг 2. Маркировка. Пожалуй, самый длительный этап, но проводится только один раз. Заключается в нанесении на инвентаризируемые предметы наклеек с информацией (штрих-кодов).

Шаг 3. Инвентаризационный сканер считывает информацию со штрих-кодов, обрабатывает её и сохраняет.

Шаг 4. ТСД фиксирует совпадение информации с базой данных. Если же объект инвентаризации пропущен, терминал об этом сообщает.

Шаг 5. Полученные данные загружаются в систему организации и используются для дальнейшей обработки.

Сравнение инвентаризации вручную и автоматизированной инвентаризации

Инвентаризация «вручную»

Автоматизированная инвентаризация

Для кого подойдет

Для небольших компаний с малым или средним объёмом имущества, которое можно посчитать за относительно короткий промежуток времени (например, за выходные, без остановки работы склада).

Для средних и крупных компаний, с комплексом складских помещений, с наличием мест для хранения производимых и продаваемых товаров. Для ответственных собственников, желающих проводить инвентаризацию быстро, экономично и безошибочно.

Влияние на рабочую деятельность предприятия

Высокое. Вызвано задействованием значительного числа сотрудников и необходимостью «парализовать» перемещение ТМЦ по территории склада на всё время проверки.

Отсутствует. Процесс учёта и сверки проводится в абсолютно любое время без простоя в производстве (торговле) и без отрыва работников от их непосредственной деятельности.

Влияние «человеческого фактора»

Высокое. Возможно неумышленное (из-за усталости, невнимательности) и умышленное искажение данных: ошибки при подсчёте товаров, «подгонка» под учётные данные.

Минимальное. Счёт и сведение данных проводится терминалом сбора данных. Сотрудники лишены возможности повлиять на инвентаризацию.

Возможные трудности

Возникает сложность с планированием деятельности компании, поскольку процесс проверки может затянуться и занять больше планируемого времени. При смене (увольнении) материально ответственного лица также возникают трудности.

Возможны недостачи и несоответствия данных при отсутствии должной фиксации перемещения товаров.

Этапы процесса

  1. Подготовительный: наведение порядка на складе с обеспечением свободного доступа к ТМЦ, выделением зон подсчёта по разным характеристикам товаров. 
  2. Документальный: издание приказа по проведению инвентаризации с указанием сроков, объёмов, участников; подготовка отчёта по остаткам.
  3. «Парализация» перемещения материальных активов на складе на всё время проведения инвентаризации. 
  4. Кадровый: необходимо создать инвентаризационную группу (иногда не одну), с отрывом от непосредственных рабочих обязанностей.
  5. Сверка полученных в ходе проверки результатов с данными учётной системы.
  1. Создание базы данных со списком номенклатуры и учётным количеством этой номенклатуры на складе. 
  2. Сбор, подсчёт фактического количества ТМЦ на складе с помощью ТСД. 
  3. Загрузка полученных данных из ТСД в учётную систему. 
  4. Автоматизированный анализ результатов, выявление расхождений.

Инвентаризация склада по штрихкодам

Юрий Кузьмин, заместитель генерального директора компании «Ярославские краски», Ярославль

На любом складе регулярно проводится инвентаризация. В нашем случае — ежегодная бухгалтерская и текущая, один-два раза в неделю. Текущая инвентаризация затрагивает только нижний ярус стеллажей, откуда комплектуются заказы, а годовая проверка — весь массив продукции на складе. Раньше все четыре яруса до высоты 6 м можно было охватить двумя способами: либо снимать палету, пересчитывать товар и ставить на место, либо в люльке поднимать на уровень яруса двоих человек, которые фиксировали на бумаге сведения о продукции. На это уходило много сил и времени, ведь требовалось учесть товары на 4800 палето-местах, а затем свести полученные данные воедино.

Мы задействовали минимум по три человека на каждую «улицу» на складе и бухгалтеров в офисе. Шесть лет назад для инвентаризации начали использовать терминалы сбора данных, и оказалось, что для годовой проверки хватает одного человека на «улицу». Терминал со считывателем заводского штрихкода соединен с программой складского учета. Сотрудник наводит считыватель на штрихкод, получает информацию (номер ячейки, ее содержимое, наименование и количество материала), проверяет данные и нажимает кнопку «Подтвердить». Если есть расхождение между полученными данными и сведениями, хранящимися в программе учета, он тут же их исправляет.

Вся информация автоматически попадает в общую ведомость, сводить вручную ничего не требуется. Для выбора терминалов мы изучали опыт других предприятий в Москве и Ярославле, сами испытали в работе три-четыре варианта. Они похожи, импортного производства. И практически у всех одна проблема: с ними сложно работать при низких температурах на улице. В помещениях проблем с эксплуатацией не возникает. Мы выбирали ударопрочные терминалы, чтобы продлить срок службы. Для логистического комплекса нашего масштаба достаточно восьми терминалов. Использовать их просто, работники быстро учатся.

Результат. Сроки инвентаризаций сократились втрое. Если раньше годовая проверка занимала три дня, то теперь — один. На еженедельную инвентаризацию уходит пять-десять минут в конце рабочего дня.

По материалам журнала «Коммерческий Директор»

Что нужно учитывать, чтобы автоматизированная инвентаризация склада была эффективной

Многих предпринимателей от внедрения автоматизированной системы инвентаризации останавливают опасения значительных расходов. Действительно, это дело потребует определённых финансовых и трудовых вложений. Чтобы эти расходы оправдали себя, нужно предусмотреть некоторые нюансы:

1.Выбор технологии маркировки продукции.

Самые популярные способы маркировки товаров – штриховое кодирование и система-инвентаризации.

Штриховое кодирование (штрих-код) подразумевает кодирование информации о товаре в виде чёрно-белых полос. Считывающее устройство подносится к штрих-коду, наклеенному на продукцию, и так получают все сведения о ней. Многие товары имеют «родной» (заводской) штрих-код, другие придётся маркировать самостоятельно. Для внедрения данной системы предприятию понадобится специальное программное обеспечение, оборудование для нанесения маркировки и считывания информации (ручные сканеры, сканер-столы, так далее).

Технология RFID — более прогрессивный метод маркировки. Использует радиочастотную идентификацию. Наряду с радиочастотными метками могут применять и штрих-коды, но они уступают по скорости проведения проверки RFID-меткам. Преимущества данной технологии заключаются в возможности бесконтактной идентификации товара (на расстоянии нескольких метров или даже без визуального восприятия объекта), а также в одновременном считывании нескольких RFID-меток. Соответственно, уменьшается время проверки, повышается скорость и сводится к минимуму количество работников.

2.Выбор терминала сбора данных (ТСД).

Если говорить просто, то ТСД – это миникомпьютер, предназначенный для ввода и отображения информации. Это орудие труда мерчандайзеров. Они похожи на некие космические бластеры с небольшим дисплеем, клавиатурой и считывателем меток. Данные приборы оборудованы мощным процессором. Мобильные терминалы применяют как на малых предприятиях розничной торговли, так и в крупных торговых центрах, складских комплексах. Современные ТСД классифицируют по различным показателям: по типу сканеров, условиям эксплуатации, операционным системам. Так что вы можете, исходя из своих деловых реалий, сделать отвечающий всем вашим потребностям выбор:

  • базовый тип. Характерным отличием является отсутствие беспроводных каналов передачи данных. Обычно считанная и введённая с клавиатуры информация содержится на видеокассете. Для её переноса на компьютер нужно разместить прибор на особой коммуникационной подставке и произвести выгрузку файла. ТСД данного типа рекомендуются использовать в обычных помещениях, они не подходят для применения в экстремальных условиях;
  • карманный персональный компьютер (КПК). При помощи подобных устройств сотрудники имеют возможность доступа и работы со всей складской информацией. Поддерживают стандарты беспроводной связи. Очень удобны для «мобильных» работников (экспедиторов, менеджеров, тому подобное);
  • полноразмерные терминалы. Отличительная особенность – наличие полного клавиатурного ряда и набора сканеров, при помощи которых можно решать различные виды задач. Подобные ТСД полезны тем, кто занят перемещением товаров, поскольку их можно использовать и на складах, и на улице, и в автомобиле.

3.Рациональная организация хранения товарно-материальных ценностей.

Это целая наука, которой необходимо овладеть тем, кто желает стать успешным в складской деятельности. Правильное зонирование склада (разделение его на области и зоны) послужит не только сокращению времени и трудозатрат на комплектацию заказов, но и удобству проведения инвентаризации склада. Наиболее распространённая система хранения ТМЦ называется адресной.

В чём заключается адресное хранение? Это автоматизированный процесс размещения ТМЦ на складе с учётом его характеристик, а также с учётом особенностей самого склада. Два подхода хранения в рамках адресной системы: динамический (когда за конкретным товаром нет закреплённой зоны склада, а вновь прибывший груз размещают на любом свободном месте) и статический (за определённым видом ТМЦ закреплены конкретные стеллажи, ячейки, доставленный товар данного вида хранят строго по его «адресу»).

Автоматизированная система инвентаризации на складе с адресным хранением позволяет производить частичную проверку (одна область, зона, стеллаж, полка, ячейка).

4.Осуществление контроля деятельности складских работников.

Как правило, во избежание недоразумений и неприятных происшествий, за каждым сотрудником склада закрепляют отдельный терминал сбора данных. Так все проводимые через ТСД операции становятся именными, и у руководителя всегда есть доступ к информации по хранению, перемещению ТМЦ. При обнаружении недостачи обнаружить виновного не составит труда.

  • Сотрудник причинил ущерб компании: сколько вы вправе с него потребовать

Инвентаризация склада с помощью мобильного приложения

Юрий Купреев, Генеральный Директор компании «Сафкон Рус», Москва


У нашей компании 15 точек продаж в Москве, а также головной офис и склад площадью 250 кв. м (здесь хранится около 3 тыс. позиций товара). Поскольку в основном мы занимаемся торговлей, то вынуждены проводить инвентаризацию склада каждую неделю. Пару раз сделали это вручную, но поняли: отнимает слишком много времени, к тому же появляются ошибки, что в итоге сказывается на продажах. Параллельно возникали и другие сложности.

Было невозможно определить, кто из продавцов и на какую сумму реализовал товара. Премии рассчитывали, исходя из выручки торговой точки, что вызывало недовольство сотрудников, поскольку один мог продать больше, другой – меньше.

Когда клиенты звонили, чтобы уточнить статус заказа или задать вопросы (помимо продаж, мы занимаемся монтажом систем видеонаблюдения), они не могли получить четких ответов из-за плохой координации работы отдела продаж и монтажников.

Поиск нужного решения

Сначала мы решили внедрить систему штрихкодирования, закупили принтеры для этикеток (их при приемке наклеивают на товар). У нас возникло два вопроса: как сканировать штрихкоды и как переносить их потом в программу «1С» (мы работаем на «1С:Управление небольшой фирмой», далее – «1С:УНФ»). Изучили опыт других компаний: оказалось, 90% из них используют специальные терминалы для инвентаризации. Мы решили пойти аналогичным путем. К сожалению, такой способ оказался дорогостоящим, да и сам процесс шел медленно, постоянно возникали сложности. И хотя все заработало, спустя шесть месяцев мы пришли к неутешительным выводам:

  • в штате нужно держать хорошего системного администратора, так как сотрудник без определенных навыков не мог даже подключить терминал к wi-fi, не говоря уже о том, чтобы провести синхронизацию по окончании работы;
  • при проведении сверок оборудование часто вылетало из Cети, порой даже исчезали документы, всю работу приходилось делать заново;
  • система не отличалась гибкостью для расширения функционала, то есть использовать терминал где-либо еще, кроме инвентаризации, было трудно;
  • сложно было настроить групповую инвентаризацию, когда несколько устройств считывают штрихкоды и выгружают их в один документ; приходилось создавать несколько документов, вручную сводить их в единый, что занимало два–три часа.

Тогда мы решили отказаться от использования терминальной системы (сами терминалы планируем продать). Опять начали изучать тему и тут натолкнулись на новое решение – мобильное приложение к используемой нами программе «1С:УНФ».

Как решили проблему инвентаризации

Как я упомянул, мы отказались от терминалов, а штрихкоды начали сканировать с помощью камер мобильных устройств. Сам процесс сканирования стал занимать чуть больше времени, но за счет полученных преимуществ данный подход оказался более удачным. Мобильное приложение мы доработали специально для считывания штрихкодов (платформа «1С:Предприятие» позволяет это сделать), воспользовавшись услугами сторонней организации. 

Теперь, во-первых, не возникает проблем с подключением к wi-fi (смартфон автоматически находит Сеть, в отличие от терминала, который мог подключить только системный администратор путем сложных манипуляций), а также с выгрузкой документов. 

Во-вторых, приложение можно скачать в App Store или Google Play, что позволяет новому сотруднику сразу же начать им пользоваться (он фиксируется как новый пользователь, действия которого можно легко отследить). У каждого устройства свой индекс, что позволяет увидеть в системе, какую работу выполнил сотрудник с его помощью, какие документы создал. И наконец, главным преимуществом стала экономия денег, ведь больше не требовалось покупать оборудование каждому сотруднику. Затраты складываются из стоимости разработки программы и расходов на покупку смартфона, если у работника не было данного устройства.

инветаризация склада

Поясню, как теперь происходит обмен данными при инвентаризации:

  • сотрудник с помощью камеры смартфона (планшета), на котором установлено мобильное приложение, сканирует штрихкод товара;
  • по штрихкоду мобильное приложение открывает документ, куда сотрудник вносит необходимую информацию;
  • по завершении работы сотрудник нажимает кнопку «синхронизация», появляется сводный документ, затем мобильное устройство связывается через wi-fi с «привязанным» к нему рабочим компьютером, и сведения передаются на сервер, на котором установлена программа «1С:УНФ».

Как оптимизировали процесс продаж

  1. Сократили ожидание клиентом очереди. Чтобы продать высокотехнологичный товар, требуется достаточно много времени – 20–25 минут. Устройство нужно показать в действии, описать его характеристики. Когда мы пользовались компьютерами, у нас даже возникали очереди, менеджерам приходилось ждать, пока освободится один из них, чтобы обслужить клиента. Когда же все менеджеры стали использовать мобильное приложение, процесс продажи упростился. Каждый из них может на своем телефоне показать видеоролик о товаре, сформировать заказ, скинуть нужные документы клиенту на почту. Для этого в приложении мы сделали вкладку, куда вынесена информация о технических характеристиках продукции. Такой подход позволил сократить процесс обслуживания в разы. Пока покупатель направляется к кассе, менеджер успевает распечатать документы с чеком (в нашей компании каждый менеджер ведет своего клиента до конца). У нас в планах сократить и этот процесс. Мы закупили считывающие чехлы для смартфонов, а также bluetooth-принтер. С их помощью менеджер сможет просканировать штрихкод и тут же отправить документы на печать для оплаты. Клиенту не придется даже подходить к кассе за чеком, процесс оформления покупки займет 2–3 минуты.
  2. Решили проблему необоснованных скидок. При прежней системе мотивации менеджерам было выгодно обслужить как можно больше покупателей, поэтому многие из них получали слишком большие скидки. Теперь у клиентов есть дисконтные карты. При покупке сотрудник считывает штрихкод карты камерой мобильного телефона, и если скидка положена, то цена меняется. Примечательно, что у разных клиентов размер дисконта может быть разным, ведь объемы их закупок также сильно различаются.
  3. Наладили оперативное управление наличием товаров. Нам приходится постоянно отслеживать объем товара на складах, чтобы не получалось, что на одном лежит 10 единиц одного наименования, а на другом нет ни одной. Теперь в диалоговом окне можно ввести наименование товара или его штрихкод и получить данные о распределении по торговым точкам. Кроме того, если в какой-то торговой точке есть товар в количестве больше единицы, а в других его нет, то приложение автоматически выдает эту информацию кладовщику, помечает позицию красным шрифтом. Это сигнал, что товар нужно рассортировать по точкам продаж. Такая система значительно упростила жизнь. Если раньше у нас работали три кладовщика, которые постоянно не справлялись со своими обязанностями, то через два месяца после автоматизации мы перевели одного из них на другую должность.
  4. Избавились от неразберихи при общении с клиентами по электронной почте. Изначально мы пользовались программой Outlook и сталкивались с кучей проблем. Получалось так, что сразу несколько менеджеров отвечали на одно и то же письмо клиента, порой противореча друг другу. Чтобы избежать подобных ситуаций, мы внедрили почтовик в систему «1С:УНФ», и теперь почта открывается отдельным диалоговым окном. Благодаря групповой обработке документов мы можем отслеживать и помечать, кто конкретно ответил на письмо, какие файлы отправил, что еще осталось сделать.

инвентаризация склада

Как решили проблему мотивации продавцов и повышения качества обслуживания клиентов

В каждой торговой точке, в зависимости от ее площади, мы установили по 4–8 камер, подключили микрофоны и динамики. Непосредственно в офисе на стене разместили 10 мониторов – на каждый выводится изображение с двух торговых точек (еще два для служебной информации). Теперь мы не только видим картинку, но и имеем возможность двусторонней аудиосвязи. Что это дало? Во-первых, мы можем с легкостью контролировать время открытия точек. Во-вторых, оперативно отвечать на вопросы продавцов по работе того или иного оборудования. В дальнейшем планируем синхронизировать видеоконтроль с процессом продажи и программой «1С:УНФ». Это позволит привязать видео- и аудиофайлы непосредственно к моменту продажи. Так мы надеемся решить проблему спорных ситуаций, когда клиент приходит и говорит, что ему что-то не доложили. Запись хранится два месяца, потом архивируется и хранится еще три месяца. Если клиент не приходит с претензиями в течение этого времени, мы ее удаляем.

С помощью мобильного приложения удалось решить проблему мотивации продавцов. Ранее для каждой торговой точки мы утверждали план продаж и размеры премий. Например, если за смену в кассу поступало 50 тыс. руб., то продавец получал премию 2 тыс. руб., если 80 тыс. руб. – 5 тыс. руб. Это было не совсем справедливо, потому что маржинальность товара разная, где-то наценка больше, где-то меньше, да и в команде один менеджер работает лучше, другой хуже. После внедрения мобильного приложения мы пересмотрели систему мотивации. Для каждого павильона установили минимальную месячную норму прибыли (исходя из арендной ставки, количества персонала, стоимости торгового оборудования, выставочных стендов). После выполнения этого показателя менеджер получает 3% с каждой последующей продажи. Кроме того, теперь мы видим, сколько заказов оформил каждый менеджер, знаем общую сумму. Да и сотрудники могут отслеживать свою зарплату и премиальные.

Координация работы сервиса и монтажников

У нас возникали проблемы с предоставлением клиенту информации, например, о статусе выполнения заказа. Мы не могли ответить на такие вопросы оперативно, потому что нужно было найти менеджеров, которые занимались этим заказом, при этом всем приходилось совершать большое количество действий. С внедрением IP-телефонии на каждый мобильный телефон эта проблема была решена, поскольку появилась возможность перевода звонка на нужного сотрудника. Например, если клиент звонит и интересуется статусом выполнения работ по монтажу, секретарь запрашивает номер заказа, вводит его в базу и сразу же находит ответственного менеджера, а затем просто переводит разговор на него. Кроме того, мы наладили систему sms-оповещения клиентов: когда поступает оплата, покупатель получает извещение: «Спасибо за оплату. Вы можете подъехать, чтобы забрать свой товар». К серверу подключен обычный модем с сим-картой, с одним из операторов заключен договор (чтобы клиенты получали оповещения от имени нашей компании). А вот сама отправка сообщений происходит непосредственно через программу «1С:УНФ». Для этого был написан дополнительный модуль, позволяющий автоматически отправлять извещения клиентам, чьи телефоны занесены в базу.

Аналогичное сообщение приходит и при завершении диагностики или монтажа оборудования. Таким образом, автоматизация на базе мобильной платформы сэкономила время, позволила наладить процесс продаж, а также сберегла средства.

Общие итоги

  1. Скорость работы выросла в разы. После внедрения мобильного приложения каждый из отделов компании дал положительный отзыв. Среднее время оформления продажи сократилось более чем в два раза. Количество «не подошедшего» товара снизилось более чем на 70%, поскольку теперь каждый менеджер может показать продукт в действии с помощью видео, распечатать все инструкции. Бардак, творившийся в монтажном и сервисном отделах вследствие использования различного программного обеспечения, наконец-то прекратился. Клиент, монтажник и ремонтник получают интересующую информацию мгновенно.
  2. На анализ цифр уходит 15–20 минут вместо 2–3 часов. Директор должен уметь быстро принимать решения, а для этого требуется достоверная информация. Поэтому мы настроили «1С:УНФ» так, что теперь я ежедневно получаю в одном документе данные об объемах продаж по каждой точке, о поступлении товаров на склад, их списании, сведения об инкассации. Анализ всех цифр занимает у меня не два-три часа в неделю, а 15–20 минут. В мобильное приложение также добавили определенные отчеты для анализа, например, дневной отчет позволяет получить данные об объеме продаж во всех торговых точках за смену, посмотреть сведения о запасах, проконтролировать остатки.

Рекомендация директорам

Выбирая программное обеспечение, поручите системному администратору изучить возможности его модернизации. Пусть выяснит, продолжает ли производитель добавлять новые функции, насколько сложно его дорабатывать. Так получилось, что мы изначально выбрали терминалы, для которых производитель давно закончил выпускать новые версии программного обеспечения. На каждом этапе интеграции приходилось общаться с тремя техподдержками, а это неудобно. После внедрения мобильного приложения проблема исчезла, поскольку взаимодействие осуществляется только со специалистами, которые настраивали для нас «1С:УНФ».

www.gd.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.