Правила заполнения авансового отчета

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк авансового отчёта .xlsСкачать образец заполнения авансового отчёта .xls

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Как подтверждать расходы


Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

  • сведения об организации, выдавшей деньги,
  • сотруднике, их получившем,
  • точная сумма средств,
  • цели, на которые они были предназначены.
  • здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.


Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

assistentus.ru

Как выглядит и работает этот документ?

Сам авансовый отчёт имеет форму бланка, заполняемого с лицевой и оборотной сторон. В заполнении должны принимать участие два подотчётных лица: бухгалтер и второй сотрудник.

Закрепляет всё руководитель. Эти поля надо предусмотреть даже тем, кто занимается разработкой собственных форм.

Сотрудник должен прикладывать к отчёту все документы, способные служить доказательствами и оправданиями. Рекомендуется наклеить их на плотный лист картона, тогда хранения будет более удобным.

Какую сумму составляет госпошлина за регистрацию ООО? Статья на эту тему по ссылке.

Главное – проследить за возможностью прочитать все необходимые данные.

Правила и особенности заполнения бланка для подотчётных лиц

Для заполнения подотчётные лица обычно используют универсальную форму АО-1. Начинается процесс заполнения с лицевой стороны. Вот лишь некоторые данные, которые вносятся в первую очередь:


  1. Графа о назначении аванса. Расходы бывают хозяйственными, либо представительскими.
  2. Дата, когда отчёт был составлен.
  3. Табельный номер.
  4. Профессия или должность сотрудника.
  5. Инициалы вместе с фамилией.

Что необходимо писать в отчёте?

Подтверждающие документы нумеруются, в том же порядке, в котором они прикладываются к форме отчёта.

  • Дата выдачи документа вместе с порядковым номером проставляются в первых двух графах.
  • Третья должна содержать сведения о номере, который присвоен доказательствам.
  • В четвёртой пишут о том, расходы какого именно вида были понесены.
  • В пятой графе указывают сумму, если она исчисляется в рублях.
  • Шестая нужна тем, кто пользовался иностранной валютой при осуществлении деятельности.

По каким причинам могут отказать в регистрации ООО? О возможных проблемах читайте в этой статье.

Где можно скачать бесплатный образец в формате word?

Скачать бесплатный образец авансового отчёта в формате word можно по этой ссылке.

Напротив итоговой строки пишут суммы как в российской валюте, так и в зарубежных.


Образец авансового отчёта.
Образец авансового отчёта.

Каких правил должен придерживаться бухгалтер?

Бухгалтер должен составить расписку о принятом пакете документов в присутствии подотчётного лица. Это делается сразу после оформления отчёта первым. В расписке надо обязательно указать дату, когда документы были получены бухгалтером.

Руководитель знакомится с содержанием документа. Если ничего не вызывает сомнений, он ставит свою подпись, подтверждая факт наличия самих расходов, а так же их соответствия закону.

Открытие цветочного магазина — хорошая идея собственного бизнеса. Как открыть цветочный магазин с нуля смотрите по ссылке.

Что нужно знать, чтобы заполнить этот документ?

Бухгалтер должен выполнить ряд определённых действий после получения отчёта с подписью руководителя.

  • Требуется заполнить поле, где написано «Израсходовано». Здесь указывается сумма по расходам, которые официально утверждены руководством, основываются на приложенных документах.
  • Отдельно заполняется графа «ОстатокПерерасход». Используют несложную формулу для того, чтобы заполнять это поле. Для чего пользуются так же авансовым отчётом, составленным в предыдущий раз. Ставится знак с плюсиком, если сотрудник потратил не все деньги, которые ему были предоставлены. Отрицательное значение у числе будет в том случае, если ответственное лицо осталось должно руководству.

  • Есть раздел так называемого «Документального дополнения». Здесь пишут, сколько документов послужили приложением к отчёту для доказательства по израсходованным суммам.
  • Значения рассчитываются для графы, которая называется «Остаток внесёнПерерасход компенсирован». Это необходимо для определения самого факта внесения остатка, средств, которые не были израсходованы. Принимают их в кассе. Кассир отвечает за проверку того, насколько правильно заполнен пункт. Его подпись подтвердит отсутствие ошибок.

Бланк можно оформлять не только на бумаге, но и с использованием программы 1C, в электронном виде.

Оборотная сторона формы авансового отчёта.
Оборотная сторона формы авансового отчёта.

В какие сроки ответственное лицо должно подать правильный авансовый отчёт?

Другое дело – если произошла выдача средств в виде корпоративного электронного платёжного устройства.

  • Когда форма расчётов безналичная, сдача отчёта происходит до окончания десятого банковского дня.
  • С наличными средствами время сокращается до конца 3 банковского дня, следующего за последним командировочным днём.

Использование личных платёжных средств приводит к тому, что правила становятся одинаковыми, для наличного и безналичного расчёта.

Что может привести к банкротству ООО? Подробная информация есть в этом материале.

Бухгалтер должен получить отчёты максимум за три дня.

Пример заполнения авансового отчёта.
Пример заполнения авансового отчёта.

Какие документы могут играть роль приложения?

Без подтверждающих документов отчёт просто не будут принимать. От вида первичных документов зависит и то, сможет ли бухгалтер принять к вычету «входные» разновидности НДС.

Открыть свой бизнес по франшизе намного проще, чем с нуля. Всё о франшизе Шоколадница — по ссылке.

Есть несколько видов документов, которые прилагаются к авансовому отчёту:


  1. При покупки мелочёвки в магазинах. Можно обратиться в обычные магазины, чтобы приобрести канцтовары, другие подобные мелочи. Тогда покупателям выдаются чеки, кассовый с товарным. От продавца не обязательно требовать предоставления товарного чека, если в кассовом уже пишут о наименовании с количеством и стоимостью. Но в этом случае бухгалтера не принимают «входной» НДС. В данном случае требуется получение счёта-фактуры.
  2. Мелкие оптовые приобретения за наличные средства. В этом случае сотрудники не покупают что-то в розницу. Тогда его просят предоставить доверенность, выданную руководством предприятия. Представителю надо сказать, чтобы он требовал от продавца такие бумаги: квитанция к приходному ордеру; накладная; счёт-фактура. Это особенно важно для ценностей, которые облагаются НДС.
  3. Приобретение ГСМ. Актуальна для водителей, которые приобретают что-то на газозаправочных станциях. Правила для них действуют такие же, что и при приобретении в розницу. Водителям отдают кассовые чеки на самих заправках. В этом документе описывают сумму с ценами, количество литров вместе с разновидностью используемого топлива. При этом отсутствует счёт-фактура. В затраты без выделения НДС включается вся сумма, потраченная на приобретение бензина.

В расчётный день поставщик передаёт отчёт о выборке топлива вместе со счёт-фактурой, если организация заключает договор с топливной компанией, вносит аванс за ГСМ по безналичному расчёту.

Без авансовых отчётов водителей взаиморасчёты с поставщиками усложняются.

Авансовый отчёт – документ, облегчающий взаимодействие не только между сотрудниками, но и с поставщиками различных товаров.

Как вести журнал учёта рабочего времени? Образец и правила заполнения вы найдёте в данной публикации.


Благодаря этому документу у руководства на счету будет буквально каждая копейка. А сотрудники будут более ответственно относиться к денежным средствам, полученным на текущие расходы.

О порядке заполнения авансового отчёта в 1С Бухгалтерия вы узнаете из данного видео:

fbm.ru

Авансовый отчет образец заполнения

Рассмотрим образец заполнения авансового отчета.

Заполнение бланка авансового отчета подотчетным лицом

Заполнение авансового отчета по форме № АО-1 подотчетным лицом начинается с лицевой стороны. Первым делом вносятся следующие данные: наименование организации, фамилия и инициалы сотрудника, его должность или профессия, табельный номер, дата составления документа, графа назначение аванса (представительские либо хозяйственные расходы).


ао-1

Далее на оборотной стороне унифицированной формы АО-1 указываются документы, которые подтверждают произведенные расходы, в графах 1-6, также вносятся сумма понесенных затрат по ним. К отчету прикладываются все подтверждающие документы, их необходимо пронумеровать в том же порядке, как они занесены в ведомость.

ао-1 оборот 2

В графе 1 указывается номер по каждому оправдательному документу, присваивается по порядку.

В строке 2 необходимо писать дату, когда был составлен документ, а в графе 3 вносится его номер.

В графе 4 необходимо указать виды произведенного расхода (к примеру, это могут быть канцелярские затраты).

В строке 5 вносится сумма расхода денежных финансов, если она производилась в рублях, а коль она была в иностранной валюте, то данные о средствах заносятся в графу 6.

В конце указывается итоговая сумма, израсходованная подотчетным лицом, в зависимости от типа валюты, либо в “Итого” Графы 5 (в рублях), либо Строки 6 (в валюте).


Заполнение бухгалтером организации – инструкция

После заполнения подотчетным лицом своей части документа, он передает его вместе со всеми оправдательными бумагами в бухгалтерию. Бухгалтер получает авансовый отчет по форме № АО-1 от подотчетного лица, расписывается в принятии бланка, проставляет его номер и дату, итоговую сумму расходования денежных средств и указывает количество подтверждающих произведенные затраты документов. В конце отчета ставится дата предоставления документа, после этого подотчетному лицу передается расписка бухгалтера.

ао-2

После проверки правильного оформления документов и расходования денег, сцетовод на оборотной стороне заполняет строки 7-8, где указывает суммы затрат, которые будут приняты к бухгалтерскому учету, а в графе 9 вносятся данные по дебетуемым бухгалтерским счетам, куда относятся суммы расходов.

ао-1 оборот

Далее на лицевой стороне формы указывается: остаток денежных средств (или сумма перерасхода) от предыдущего аванса, сумма полученного аванса из кассы организации, сумма израсходованных по нему денег, остаток авансовых сумм или величина перерасхода, бухгалтерская запись отражения хозяйственных операций с отнесением их на соответствующие счета учета. Графа “Бухгалтерская запись” заполняется на основании данных из оборотной стороны графы 9.

ао-3

После этого проводится проверка правильного оформления документа, арифметического соответствия всех сумм отчета и факт расходования денег по назначению. Если все нормально и не выявлено никаких ошибок, отчетность передается руководителю организации на утверждение. После утверждения руководителем производится списание подотчетных сумм, а также окончательные взаиморасчеты с подотчетным лицом.

ао-4

В случае неполного расходования авансовых сумм подотчетное лицо должно вернуть остаток денежных средств в кассу организации на основании приходного кассового ордера, а если был произведен перерасход авансовых сумм, то выплачивается разница сотруднику по расходному кассовому ордеру.

Бланк авансового отчета

Excel 64Авансовый отчет бланк скачать.

Excel 64Авансовый отчет форма АО-1.

Excel 64Образец заполнения АО-1 скачать.

infportal.ru

На основании чего выдаются деньги?

При необходимости некоторым сотрудникам могут выдаваться денежные средства на представительские или хозяйственные расходы предприятия. Получить деньги они вправе на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, если их Ф.И.О. и должность указаны в списке людей, обладающих такой возможностью.

Форма документа

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета. Бланк представляет собой унифицированную форму № АО-1, одну часть которого заполняет сотрудник, вторую — бухгалтер.

Скачать

Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету

Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах.

После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету.

Также нередки ситуации, когда работник сначала потратил собственные денежные средства, потом принес документы и получает возмещение. В этом случае он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов. Такие расчеты бухгалтер также проводит с помощью авансового отчета. Поэтому и эту ситуацию можно отнести к возврату подотчетных сумм по авансовому отчету.

Если же сотрудник вообще не осуществил никаких расходов, он возвращает в кассу подотчетную сумму и авансовый отчет не составляет.

Необходимо помнить: если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Порядок заполнения

Теперь рассмотрим подробно порядок заполнения документа.

Заполняет сотрудник

Лицевая сторона.

Итак, на лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

  1. Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

3. В графу «отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хоз нужды предприятия. Например, ему было выдано пять тысяч рублей, а он потратил четыре тысячи. Поэтому в этой графе он указывает четыре тысячи.

4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

6. Вписываем назначение аванса.

7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

9. Указываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

10. Указываем размер остатка.

Оборотная сторона.

11. На оборотной стороне бланка в графах 1-6 работник должен перечислить все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные сотрудником расходы, с указанием затраченных сумм. Документы должны быть пронумерованы согласно порядку их перечисления в авансовом отчете.

Теперь о том, какую информацию работнику следует внести в соответствующие графы:

  • 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
  • 2 — дата составления чека;
  • 3 — номер чека;
  • 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
  • 5 — сюда вносится сумма произведенного расхода в рублях;
  • 6 — заполняется при необходимости. В ней указывается сумма произведенного расхода в иностранной валюте;
  • в строке «Итого» указывается общая величина расходов.

12. После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он должен поставить в бланке свою подпись с расшифровкой. Далее необходимо документ передать в бухгалтерию. Бухгалтер проверит правильность заполнения.

Заполняет бухгалтер

Лицевая сторона.

13. Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок обнаружено не будет, в графе «отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

14. Далее бухгалтер указывает информацию о внесенном остатке/перерасходе средств.

После этого бухгалтер переходит к дальнейшему заполнению бланка.

15. Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику

Оборотная сторона.

16. Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны быть одинаковыми.

После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона авансового отчета.

Лицевая сторона.

17. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит следующие сведения:

  • остаток или перерасход предыдущего аванса;
  • размер аванса, полученного из кассы предприятия;
  • количество потраченных денежных средств;
  • остаток или перерасход авансовых сумм;
  • бухгалтерская запись — информация берется из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

18. Далее, бухгалтер направляет документ главбуху, который также его проверяет. После проверки авансового отчета главбух ставит на нем свою подпись и направляет на утверждение к главе предприятия.

19. Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию. После этого он хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока уничтожается.

Скачать образец можно на нашем сайте.

Скачать

clubtk.ru

Быстрая навигация: Каталог статей > Иные вопросы > Авансовый отчет: порядок заполнения, учет расходов (Солнцева А.)

Дата размещения статьи: 24.11.2015

Иногда для оплаты товаров, работ, услуг автономные учреждения могут выдавать работникам деньги под отчет. О выданных им суммах они должны в течение определенного времени отчитаться, то есть составить авансовый отчет. Как его заполнить, рассмотрим в статье. Кроме того, напомним, как на основании авансового отчета производится отражение в бухгалтерском учете операций по учету расчетов с подотчетными лицами. 

Прежде чем приступить к рассмотрению данной темы, следует обратить внимание на условия, которые нужно соблюдать при выдаче (перечислении) денежных средств под отчет сотрудникам учреждения.

Независимо от того, производится выдача (перечисление) подотчетной суммы сотруднику наличными из кассы учреждения или путем безналичного перечисления на банковскую карту, необходимо выполнить следующие условия:

— выдача (перечисление) подотчетной суммы должна осуществляться по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего информацию о назначении аванса, расчет (обоснование) размера аванса и информацию о сроке выдачи (п. 213 Инструкции N 157н <1>);

— выдача (перечисление) подотчетной суммы допускается только при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее в подотчет, по которым наступил срок представления авансового отчета (п. 214 Инструкции N 157н).

———————————

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

 Из буквального прочтения положений п. 214 Инструкции N 157н следует, что можно выдавать подотчетным лицам несколько подотчетных сумм при условии, что в день выдачи каждой из сумм не наступил срок представления авансового отчета по всем ранее выданным подотчетным суммам.

При этом согласно п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У) выдача наличных денег под отчет осуществляется при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Следует также обратить внимание на такой момент. Указанием N 3210-У не установлены ограничения выдачи (перечисления) подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Таким образом, учреждение вправе (не обязано) определить их своим внутренним локальным актом (положением, учетной политикой).

Считается, что, если в документах о выдаче денежных средств под отчет не указан предельный срок расходования, денежные средства должны быть израсходованы подотчетным лицом в день получения.

При расчетах с другими организациями следует помнить о предельном размере расчета наличными средствами. Согласно п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между названными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 000 руб. по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов.

А вот перечень лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет, нужно обязательно утвердить учетной политикой.

Подотчетные лица для получения наличных средств и оплаты товаров, работ, услуг могут использовать расчетные банковские карты, открытые учреждению в органах ОФК. Такие карты открываются для конкретных сотрудников (перечень которых утвержден учетной политикой).

Обеспечение сотрудников, убывающих в служебные командировки, расчетными банковскими картами представляется нецелесообразным. В Письме Минфина России N 02-03-10/37209, Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 рассматривался вопрос о правомерности перечисления денежных средств на командировочные расходы на зарплатную карту работника. Названные ведомства указали на нецелесообразность выдачи карт учреждения каждому сотруднику, направляемому в командировку, и придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов. Для этого в учетной политике учреждения нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами.

В бухгалтерском учете выданные (перечисленные) денежные средства следует отразить следующей корреспонденцией счетов: 

Содержание операции

Дебет

Кредит

Выданы под отчет наличные денежные средства из кассы учреждения

0 208 XX 000

0 201 34 000

Перечислены денежные средства в подотчет на банковскую карту, выданную ОФК <*>

0 210 03 000

0 201 11 000

Получены подотчетным лицом наличные денежные средства через банкомат посредством банковской карты, выданной ОФК <*>

0 208 XX 000

0 210 03 000

Перечислены денежные средства в подотчет на зарплатную карту работника

0 208 XX 000

0 201 11 000

0 201 21 000

——————————

<*> Данные корреспонденции предусмотрены в проектах изменений Инструкций N 174н <2>, N 183н <3>. До момента утверждения изменений их необходимо зафиксировать в учетной политике учреждения.

———————————

<2> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

<3> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

 

Заполнение авансового отчета 

С принятием Приказа Минфина России от 30.03.2015 N 52н авансовый отчет составляется по форме 0504505 (ранее применялась форма 0504049). Новая форма авансового отчета по сравнению с прежней практически не претерпела никаких изменений. В нее лишь добавлены поля для указания ИНН и КПП учреждения.

На лицевой стороне авансового отчета в его заголовочной части проставляется номер авансового отчета и указывается дата составления. Также отражаются наименование учреждения, структурного подразделения, единица измерения, валюта. Здесь же указываются сведения о подотчетном лице и его должность и проставляется назначение аванса.

В содержательной части авансового отчета, представленной в виде таблицы, подотчетным лицом отражаются следующие показатели:

— остаток или перерасход по предыдущему авансу;

— полученная подотчетным лицом сумма аванса. Она отражается с указанием даты его получения и номера расходного кассового ордера. Если денежные средства были перечислены на банковскую карту сотрудника, то проставляются номер платежного поручения и дата перечисления;

— фактически израсходованные подотчетным лицом суммы, их расшифровка приводятся на оборотной стороне авансового отчета в графах 1 — 6. В них в порядке их записи в отчете указываются номер и дата подтверждающего расходы документа, кому, за что и по какому документу уплачено, сумма расхода по отчету, выводится итоговая сумма и отражается либо остаток, либо перерасход. При оплате приобретенных товароматериальных ценностей и оказанных услуг с использованием банковской карты к авансовому отчету следует приложить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов (банкоматов) по всем операциям, совершенным с ее использованием. Перечисленные документы служат подтверждением фактического совершения расходов. 

На заметку. Если подотчетное лицо, направляемое в служебную командировку, прикладывает к авансовому отчету документы, подтверждающие понесенные в командировке расходы, составленные на иностранном языке, они должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 13 Инструкции N 157н). Их перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самого учреждения (при его наличии) (Письмо Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202). 

Остаток или перерасход указываются на лицевой стороне авансового отчета. Здесь же должны быть (при необходимости) заполнены сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода, подтвержденные подписью кассира. Если средства внесены (перечислены) безналичным путем в разделе «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода» в строке «Кассовый ордер» нужно отразить номер и дату платежного поручения, подтверждающего поступление на лицевой счет остатка неиспользованных подотчетных сумм или выбытие при выдаче перерасхода.

На оборотной стороне авансового отчета графы 7 — 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте.

Следует обратить внимание на такой момент: согласно п. 203 Инструкции N 157н задолженность подотчетного лица по выданным авансам в иностранной валюте учитывается одновременно в этой иностранной валюте и рублевом эквиваленте на дату авансовых выплат. То есть при принятии к учету расходов по командировке, выраженных в иностранной валюте, их рублевый эквивалент определяется по курсу Банка России, действующему на дату выдачи работнику денежных средств в иностранной валюте под отчет.

Также предусмотрено, что сумма выданного сотруднику в иностранной валюте аванса подлежит переоценке только в случае его возврата по курсу на дату возврата. Возникшие при таком пересчете положительные (отрицательные) курсовые разницы относятся на финансовый результат текущего финансового года, полученный от переоценки активов.

Авансовый отчет должен содержать подпись руководителя учреждения или лица, им уполномоченного, утверждающих этот отчет.

 

Представление авансового отчета 

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии — руководителю учреждения) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 Указаний N 3210-У).

 

Учет расчетов с подотчетными лицами 

Утвержденный авансовый отчет является основанием для уменьшения задолженности подотчетного лица.

В бухгалтерском учете операции по списанию задолженности подотчетного лица отражаются следующей корреспонденцией счетов: 

Содержание операции

Дебет

Кредит

Списаны с подотчетного лица суммы на основании авансового отчета в размере подтвержденных оправдательными документами расходов

0 105 XX 340

0 106 XX XXX

0 109 XX XXX

0 401 20 2XX

0 208 XX 000

 

Операции по внесению неизрасходованного остатка денежных средств отражаются в бухгалтерском учете следующей записью: 

Содержание операции

Дебет

Кредит

Внесен неизрасходованный остаток подотчетной суммы в кассу учреждения

0 201 34 000

0 208 XX 000

Внесены денежные средства из кассы учреждения на банковскую карту, выданную ОФК <*>

0 201 23 000

0 201 34 000

Зачислены на лицевой счет учреждения денежные средства, внесенные через банкомат <*>

0 210 03 000

0 201 11 000

0 201 23 000

0 210 03 000

———————————

<*> Необходимо предусмотреть в учетной политике учреждения.

 

Пример 1. На основании представленных автономным учреждением заявки на получение наличных денег и денежного чека были получены и выданы в подотчет наличные денежные средства за счет приносящей доход деятельности:

а) на приобретение хозматериалов на сумму 3000 руб.;

б) на выдачу аванса на командировочные расходы:

— на приобретение проездных документов — 3000 руб.;

— на наем жилого помещения — 2000 руб.;

— суточные — 400 руб.

Согласно утвержденным руководителем авансовым отчетам произведено списание задолженности подотчетных лиц за осуществленные ими расходы, подтвержденные следующими документами:

— товарным чеком на приобретение хозтоваров в сумме 2800 руб.;

— проездным билетом на сумму 3000 руб.;

— квитанцией на оплату гостиницы в сумме 2000 руб.

В расходы включена сумма суточных в размере 400 руб.

Командировочные затраты формируют себестоимость оказываемых учреждением услуг в составе прямых расходов.

Неиспользованный остаток наличных средств внесен в кассу учреждения.

В бухгалтерском учете эти операции следует отразить следующими записями: 

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Выбыли денежные средства с лицевого счета учреждения, открытого в ОФК, на основании заявки

((3000 + 3000 + 2000 + 400) руб.)

2 210 03 000

2 201 11 000

8400

Поступили наличные денежные средства в кассу учреждения

2 201 34 000

2 210 03 000

8400

Выданы из кассы наличные денежные средства подотчетным лицам:

 

 

 

а) на приобретение хозматериалов;

2 208 34 000

2 201 34 000

3000

б) на выдачу аванса на командировочные расходы:

 

 

 

— на приобретение проездных документов;

2 208 22 560

 

3000

— на наем жилых помещений;

2 208 26 560

 

2000

— суточные

2 208 12 560

 

400

Приняты к учету командировочные расходы:

 

 

 

— на проезд;

2 109 60 222

2 208 22 000

3000

— на оплату гостиницы;

2 109 60 226

2 208 26 000

2000

— суточные

2 109 60 212

2 208 12 000

400

Приняты к учету хозматериалы

2 105 34 000

2 208 34 000

2800

Внесен в кассу неиспользованный остаток

2 201 34 000

2 208 22 000

200

 

Пример 2. На основании заявки на получение денежных средств, перечисляемых на карту за счет средств субсидии, выделенной на выполнение государственного задания, были перечислены на зарплатную карту работника, направляемого в командировку, денежные средства:

— на оплату гостиницы — 6000 руб.;

— суточные — 300 руб.

По возвращении из командировки в бухгалтерию учреждения представлен утвержденный руководителем авансовый отчет, к которому приложены следующие документы:

— чек банкомата о снятии наличных денежных средств в сумме 6300 руб.;

— квитанция по оплате услуг гостиницы в размере 5900 руб.

Также в авансовом отчете отражены расходы на выплату суточных — 300 руб.

Неиспользованный остаток подотчетной суммы был внесен в кассу учреждения.

Командировочные затраты формируют себестоимость оказываемых учреждением услуг в составе прямых расходов.

В бухгалтерском учете эти операции будут отражены следующим образом: 

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Отражено списание средств со счета учреждения на основании заявки:

 

 

 

— на оплату гостиницы;

4 208 26 000

4 201 11 000

6000

— суточные

4 208 12 000

 

300

Приняты к учету командировочные расходы:

 

 

 

— на оплату гостиницы;

4 109 60 226

4 208 26 000

5900

— суточные

4 109 60 212

4 208 12 000

300

Внесен неиспользованный остаток в кассу учреждения

4 201 34 000

4 208 26 000

100

 

* * * 

В заключение следует сказать, что, выдавая денежные средства в подотчет, следует соблюдать условия их выдачи, производить заполнение авансового отчета в соответствии с изложенным порядком. В Письме Минтруда России от 07.10.2013 N 17-4/1647 указано: если оформление авансового отчета произведено с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствуют необходимые приложения к авансовому отчету или они ненадлежаще оформлены, авансовый отчет не соответствует требованиям законодательства РФ. В таком случае выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами в определенном порядке.

 

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Правила заполнения авансового отчета Вернуться на предыдущую страницу

lexandbusiness.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.