Оформление авансовых отчетов

Форма авансового отчета

Для оформления авансового отчета можно использовать:

  • унифицированную форму (№ АО-1), утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 ;
  • самостоятельно разработанный бланк авансового отчета, утвержденный приказом руководителя туристической компании или приложением к учетной политике. Такое правило действует с 1 января 2013 года (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом в самостоятельно разработанном документе должны присутствовать все предусмотренные законодательством реквизиты;
  • электронную форму. Минфин России разрешил компаниям хранить авансовые отчеты в электронном виде. При этом авансовый отчет должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью) (письмо от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250).

Порядок выдачи денежных средств под отчет

Порядок выдачи денежных средств под отчет определен пунктом 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (утверждено Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П).


В соответствии с указанным Положением выдача работнику наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, производится по расходному кассовому ордеру на основании письменного заявления подотчетного лица. Заявление составляется в произвольной форме и содержит собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Если работник потратил денег меньше, чем ему было выдано, то есть по авансовому отчету есть остаток, то неизрасходованные средства он должен вернуть в кассу на следующий рабочий день после окончания срока (указанного в заявлении) или в день выхода на работу после командировки.


Если работник потратил денег больше, чем ему было выдано под отчет, то есть по авансовому отчету отражен перерасход, то после утверждения авансового отчета руководителем перерасход возвращается работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы.

Заполнение авансового отчета

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На лицевой стороне авансового отчета должны быть указаны: наименование компании (предпринимателя), подразделение, фамилия сотрудника, его должность и назначение аванса.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает номер, дату, наименование и перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки, командировочные удостоверения и другие оправдательные документы). Суммы произведенных расходов отражают в графе 5. Если же деньги выдавались в инвалюте (на командировки за рубеж), то в графе 6 сотрудник отражает еще и сумму валюты. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Если документы составлены на иностранном языке, то требуется их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).


Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой турфирмы (письмо Минфина России от 20 марта 2006 г. № 03-02-07/1-66).

Бухгалтерия турфирмы проверяет целевое использование денежных средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм.

В графах 7–8 (оборотной стороны бланка) указывают суммы расходов, принятые к учету.

Счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы, указываются в графе 9.

Ошибки при оформлении авансовых отчетов

При неправильном оформлении авансового отчета может возникнуть ситуация, когда налоговые органы не примут указанные в нем расходы.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки.

1. Авансовый отчет не утвержден руководителем компании.

В соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ датой осуществления внереализационных и прочих расходов признается дата утверждения авансового отчета. Таким образом, если авансовый отчет не утвержден руководителем, то спорным является признание расхода по нему.

2. Отсутствие обязательных реквизитов при самостоятельной разработке бланка авансового отчета.

Как уже ранее говорилось, с 1 января 2013 года документальное оформление расчетов с подотчетными лицами может осуществляться на основании самостоятельно разработанных форм при наличии в них обязательных реквизитов, установленных пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
ким образом, наличие обязательных реквизитов относится к документальному подтверждению расходов. В соответствии со статьей 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Такое же требование (наличие обязательных реквизитов) относится и к первичным документам, приложенным к авансовому отчету, которые подтверждают произведенные расходы.

3. Отсутствие в кассовых и товарных чеках наименования товаров.

Нередко бывает, когда подотчетное лицо прикладывает только кассовый чек (товарный чек, накладная отсутствуют) с общей суммой расходов. По мнению налоговых органов, при отсутствии кассовых и товарных чеков с указанием наименования товаров такие суммы нельзя считать обоснованным расходом.

4. Отсутствие оправдательных документов при применении «упрощенки» с объектом налогообложения «доходы».

В письме Минфина России от 30 октября 2013 г. № 03-11-11/46198 контролирующие органы сообщают следующее.

Несмотря на то что расходы не учитываются при определении налоговой базы для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения с объектом «доходы», сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 Налогового кодекса РФ).


Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Исходя из этого, организации либо индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения с объектом в виде доходов, должны производить в общеустановленном порядке оформление авансовых отчетов и документов, подтверждающих расходы.

Ноябрь 2013 г.

www.mosbuhuslugi.ru

Служебная командировка

Командировкой считается направление сотрудника на небольшой срок на переговоры в другую организацию, филиал с проверкой и иные мероприятия, находящиеся вне расположения рабочего места, по согласованию с руководителем для выполнения определенных работ в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ. При направлении в командировку руководитель предоставляет сотруднику следующие гарантии:

  • на время командировки за сотрудником сохраняется его рабочее место;
  • сохраняется зарплата в среднем размере, который рассчитывается согласно Постановлению Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
  • сотруднику возмещаются затраты, понесенные в связи с командировкой, такие как найм жилья, оплата проезда и другие, согласно ст. 168 ТК РФ.

Авансовый отчет по командировке в 2017 году

При направлении сотрудника в командировку наниматель обязан оформить следующие документы:

  • служебную записку работника о командировке с указанием места назначения, причин необходимости командировки, сроков и выполняемых в командировке работ;
  • приказ о направлении сотрудника в служебную командировку, оформляемый после утверждения руководителем командировки по форме Т-9, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004;
  • выдаваемые сотруднику вместе с приказом командировочное удостоверение по форме Т-10 и служебное задание по форме Т-10(а).

По возвращении из служебной командировки работник согласно п. 26 Положения об особенностях направления работника в служебную командировку, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

В Положении по командировкам прописаны следующие моменты:

  • как исчисляется срок командировки;
  • как подтверждается фактический срок командировки;
  • сохранение заработной платы на период командировки и оплата работы в выходные дни, проведенные работником в командировке;
  • выдача аванса для оплаты командировки;
  • перечень расходов, которые возмещаются командированному работнику, такие как оплата жилья, транспортные расходы, суточные, иные расходы, понесенные работником.

Оформление авансового отчета

У работника, который впервые побывал в командировке, может возникнуть логичный вопрос, как оформить авансовый отчет по командировке. Это довольно просто, если разобраться, к тому же сейчас существует ряд систем, которые помогают сотрудникам оформлять документы, а бухгалтерии их проверять.

А теперь все же разберемся с оформлением отчета:

  • как и везде, первым пишется наименование организации;
  • номер и дата документа часто проставляются после заполнения у уполномоченного сотрудника;
  • указываются структурное подразделение и должность командированного;
  • указывается причина составления отчета – «служебная командировка»;
  • сотрудник вносит показатели аванса и фактических затрат;
  • позже в бухгалтерии уже пропишут номера и суммы дебета и кредита согласно правилам ведения бухгалтерского баланса;
  • далее сотруднику необходимо на втором листе описать прилагаемые документы к авансовому отчету по командировке;
  • после заполнения отчета сотрудник передает его в бухгалтерию, где отчет проверяют и согласовывают;
  • затем отчет передается на утверждение руководителю.

Таким образом, в заполнении авансового отчета нет ничего сложного. Главное, чтобы не были утеряны или испорчены документы, подтверждающие расходы.

Приведем образец заполнения авансового отчета по командировке.

glavkniga.ru

Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет – это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денег подотчетными лицами.

Как правило, наличные деньги работникам выдают на командировки, хозяйственные нужды (покупка канцелярских товаров, ГСМ), оплату услуг сторонних компаний. Подотчетное лицо вправе тратить средства лишь на те цели, на которые они получены.

Отчитываясь по израсходованным суммам и возвращая оставшиеся средства, сотрудник составляет авансовый отчет, а бухгалтер его проверяет и заполняет оставшиеся строки. Пример заполнения авансового отчета смотрите в конце статьи.

Как заполнить авансовый отчет в 2018 – 2019 году

Как правильно вести авансовые отчеты в 2018 году, сказано в Порядке ведения кассовых операций (утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Расскажем, что надо знать про авансовые отчеты бухгалтеру, который работает на этом участке в бухгалтерии.

Правила оформления авансового отчета

Первое правило — руководитель утверждает срок, по истечении которого подотчетный работник должен отчитаться по полученному авансу. В течение трех рабочих дней с этого срока или после выхода на работу, сотрудник представляет авансовый отчет (п. 6.3 Порядка). Если работник нарушит сроки предоставления авансового отчета, его можно наказать материально (письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251-6-1).


Втрое правило — компания вправе самостоятельно разрабатывать форму авансового отчета ( ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Но изобретать уникальный документ не стоит.

Возьмите за основу унифицированную форму № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 5). В документе оставьте все обязательные для «первички» реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ (письмо Минфина от 08.07.2011 № 03-03-06/1/414). В документ можно добавить дополнительные строки. Готовый вариант удобного бланка закрепите в учетной политике.

Третье правило — подпишите отчет у руководителя и главного бухгалтера организации. В случае отсутствия подписей документ признается недействительным. Соответственно компания не вправе принять суммы по такому отчету к налоговому учету. Пример заполнения авансового отчета по хозяйственным расходам смотрите в конце статьи.

Пошаговое заполнение авансового отчета

Авансовый отчет – это двусторонний документ, который заполняют подотчетное лицо и бухгалтер компании. Составляют отчет в одном экземпляре.

Бухгалтер присваивает отчету номер и проставляет дату. На лицевой стороне указывает наименование организации (ФИО предпринимателя), подразделение, фамилию с инициалами, должность и табельный номер работника, назначение аванса.


В табличной части бухгалтер указывает сведения о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу, а также о сумме текущего аванса. Затем вписывает общую сумму полученных и израсходованных денег, сумму остатка либо перерасхода и информацию о бухгалтерских счетах, на которых отражается подотчет.

На оборотной стороне (в графах 2—4) в хронологическом порядке работник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 — суммы затрат. Если деньги сотрудник получал в инвалюте, он должен отразить сумму валюты в графе 6 оборотной стороны отчета. В графе 7 бухгалтер записывает суммы расходов, принятых к учету, а в графу 9 – счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Графу 8 бухгалтер заполняет, если деньги сотрудник получил в валюте.

Документы, приведенные в форме, работник прикладывает к отчету. К ним относятся кассовые и товарные чеки, товарные накладные, приходные кассовые ордера, транспортные документы (проездные билеты, талоны) и т. д. Без них организация не сможет отразить в налоговой базе произведенные расходы. Например, заполнить авансовый отчет по билетам сотруднику потребуется, чтобы подтвердить расходы на проезд в командировке.

Авансовый отчет включает также отрывную расписку о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику. В расписке бухгалтер указывает ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денег и количество оправдательных документов.

www.glavbukh.ru

Правила оформления авансового отчета

Авансовый отчет частично заполняет подотчетное лицо. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, подотчетное лицо должно пронумеровать в порядке их записи в отчете.

На лицевой стороне авансового отчета укажите:

  • наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя);
  • подразделение;
  • фамилию и инициалы сотрудника, его должность;
  • назначение аванса – командировочные расходы.

Командированный заполняет оборотную сторону авансового отчета. Он должен указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид (чек, квитанция и т. п.) и истраченную сумму. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В авансовом отчете работник указывает израсходованные в связи с командировкой суммы, чтобы бухгалтерия произвела расчет по выданному перед командировкой авансу (п.4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П).

Бухгалтерия в свою очередь проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указывает суммы расходов, принятые к учету (графы 7—8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте.

Если принимаете к вычету НДС с расходов на проезд, отразите в авансовом отчете не только общую стоимость билета, но и сумму входного НДС. Она должна быть указана в бланке строгой отчетности. Если в бланке сумма налога не выделена, принять к вычету НДС нельзя (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК). Виды БСО, подтверждающие оплату проезда, названы в приказах Минтранса от 08.11.2006 № 134, от 21.08.2012 № 322. Это такие формы:

  • маршрут/квитанция электронного пассажирского авиабилета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);
  • контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).

Будьте внимательны: многие перевозки облагаются НДС по ставке 0 процентов. В частности, нулевую ставку НДС применяют к любым международным перевозкам (подп. 4 п. 1 ст. 164 НК), внутренним авиарейсам в Крым (подп. 4.1 п. 1 ст. 164 НК) и перевозкам пассажиров и багажа железнодорожным транспортом (подп. 9.2 и 9.3 п. 1 ст. 164 НК).

По итогам заполнения и обработки авансового отчета выявляется результат взаиморасчетов: остаток неиспользованного аванса или перерасход по авансовому отчету.

Утверждает руководитель. Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель или уполномоченное на это лицо при наличии письменного отчета командированного сотрудника о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя.

Приложения к авансовому отчету

Согласно порядку оформления документов, связанных с командированием работников к авансовому отчету в качестве оправдательных документов могут быть приложены:

  • командировочное удостоверение, оформленное по форме № Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1;
  • документы о найме жилого помещения;
  • о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
  • об иных расходах, связанных с командировкой.

Утверждение авансового отчета

Датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если авансовый отчет оформлен с нарушением

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ. Соответственно указанная в авансовом отчете сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли, как не имеющая надлежащего документального подтверждения.

www.buhsoft.ru

Общие моменты ↑

Авансовый отчет – один из документов, составляемых на предприятии, при подготовке которого стоит придерживаться законов.

Разберемся, в каких нормативных документах дано определение и на какие положения законодательства необходимо опираться бухгалтерам и подотчетным сотрудникам фирмы.

Что это такое?

Под авансовым отчетом понимают тип бухгалтерского документа, что необходим для отчета сотрудника компании о расходовании денег на приобретение товара, услуг, работ.

Такой документ должен предоставляться бухгалтеру вместе с документацией, что подтвердит обоснованность понесенных затрат.

Авансовые же суммы могут выдаваться только при издании приказа руководителем, в котором есть перечень подотчетных лиц, отражены сроки, цели, на которые могут выдаваться деньги, их размер.

Назначение документа

С помощью авансового отчета работниками компаний предоставляется подтверждение израсходованных сумм, что ранее выдавались по приказу работодателя.

То есть, авансовый отчет – документ, что подтверждает потраченные средства, выданные из кассы предприятия на определенные потребности – на командировку, хозяйственные нужды.

Действующие нормативы

Определение авансового отчета дано в п. 1 такого нормативного акта, как Постановление Госкомстата России, утвержденного 1 августа 2001 № 55.

Правила, по которым ведутся кассовые операции, утверждены Указанием ЦБ Российской Федерации от 11 марта 2018 № 3210-У.

Как правильно заполнять авансовый отчет? ↑

Авансовые отчеты заполняются работниками, которым выдавались целевые средства организацией. Передается заполненный бланк сотруднику бухгалтерии предприятия, его проверяют и подписывают уполномоченные лица.

Все оставшиеся средства подотчетный сотрудник должен вернуть в кассу компании по приходным кассовым ордерам в соответствии с утвержденными правилами.

Сумма сверх предусмотренного лимита выдается по расходно-кассовому ордеру. На базе авансовых отчетов списывают деньги, выданные подотчет.

Унифицированная новая форма бланка (АО-1)

Используют регламентированную форму первичной учетной документации АО-1 (ОКУД 0302001), что принята правительством (в соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федрации от 1.08.2001 № 55).

Применим такой бланк для учета денег, что выдаются лицу, что считается подотчетным, на хозяйственные или иные затраты.

После утверждения составленного бланка авансового отчета, бухгалтер его списывает и проводит в бухучете.

При необходимости осуществляется возмещение расходов сверх лимитов. Такой документ стоит составлять в одном экземпляре на бумаге или в электронном виде.

Форма АО-1 может применяться ООО с любой формой собственности (это не касается бюджетного учреждения). В общем, форма не претерпела изменений, кроме введения такого раздела, как расписка.

Бухгалтером, что принял у сотрудника документ, снизу бланка оформляется расписка о том, что отчет принят. Далее составленную расписку он передаст работнику.

Составление документа по шагам

Рассмотрим подробнее, как составляется авансовый отчет. Подотчетным лицом вписываются на лицевой стороне бланка:

  • название компании, которая выдавала подотчетные денежные средства;
  • дата, когда документ составляется;
  • ФИО;
  • должность;
  • свой табельный номер;
  • назначение авансовых сумм (на хозпотребности или представительские затраты).

Вся документация, что подтверждается расходы, отражается на обратной стороне (графы 1 – 6), прописываются суммы.

Графа 1 Должна содержать номер, что присваивается документу, подтверждающему затраты
Во 2-й и 3-й графе Отражают дату, когда документ составляется
Графа 4 Отражает вид произведенных затрат (к примеру, покупка канцтоваров)
Графа 5 Содержит данные о сумме затрат в рублях
Графа 6 Заполняется при использовании иностранной валюты
В пункте итого Пишут итоговую сумму по графам 5 и 6

Бухгалтер должен поставить подпись, что подтвердит принятие бланка на проверку. Специалист отражает его номер и дату, итоговую сумму затрат и количество прилагаемой документации.

В составленной расписке указывают день, когда документ представлен. Такая расписка должна передаваться подотчетным сотрудникам.

После того, как будет проверено правильность составления авансового отчета и использования денег, бухгалтером заполняются на оборотной стороне бланка графа 7, 8. отражается сумма расходов, что принимаются к учету.

В графе 9 вписываются номера счетов бухгалтерии, что будут дебетированы на сумму затрат.

Затем работник бухгалтерии вносит сведения на лицевой стороне АО-1. Отражает:

  • остаток (перерасход) авансовой суммы;
  • средства, что были получены из кассы фирмы;
  • израсходованные деньги;
  • бухгалтерские записи операций учета затрат, что произведены.

Сведения, что вписываются в таблицу, должны формироваться из информации, отраженной в графе 9 (на оборотной стороне авансового отчета).

Проверив правильность арифметических подсчетов, составления документации, израсходование денег в соответствии с целевым назначением, банк должен направляться директору предприятия на утверждение.

Далее средства списываются, проводятся окончательные расчеты с подотчетными лицами.

Пример заполнения (образец)

Приведем пример того, как может быть заполнен авансовый отчет.

Установленные сроки

Если бланк не подан своевременно, будет иметь место нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП Российской Федерации).

Чтобы не допустить этого, выясним, когда стоит представить отчет руководству и сколько такие бланки должны храниться на предприятии.

Сдачи в бухгалтерию

Лицо, что получило подотчетные деньги, должно в течение 3 дней после окончания сроков, которые они выданы, подать отчет. Все сроки предоставления документации устанавливает руководитель предприятия.

Такие особенности рассмотрены в п. 11 правил ведения всех кассовых операций в России, что были принят Советом Директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 № 40.

Подается отчет:

По окончанию периода На который выдавались подотчетные средства (такой период устанавливается руководством) – пункт 6.3 Указания № 3210-У
После возвращение командированного лица из поездки
После того, как работник выйдет на работу После окончания отпускного периода или временной нетрудоспособности, если сроки, на которые выдавались деньги, истекли в такие периоды

Хранение в организации

Период, в течение которого авансовые отчеты будут храниться, установлен законодательством Российской Федерации.

Есть одно «Но» — таких сроков 3. документацию со сведениями о сроках хранения можно разделить на такие группы:

  • налоговые (при расчете налоговых платежей);
  • бухгалтерские.

Сроки оговариваются в таких положениях:

В подпункте 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса России Где говорится о необходимость хранить бухгалтерские и налоговые документы (а также иные справки) в течение 4 лет
П. 4 ст. 283 НК Российской Федерации Где сказано, что источник, подтверждающий убыток, должен храниться 10 лет, пока затраты могут понижать базу налогообложения
Ст. 29 нормативного акта России от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ Где прописано, что первичные документы нужно хранить субъектами экономических отношений 5 лет по окончанию отчетных периодов

Компания должна обеспечить сохранность таких документов, предусмотреть безопасные условия.

При смене руководства документы должны передаваться в соответствии с правилами, прописанными в локальных документах предприятия (п. 4 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Основным источником является Приказ, утвержденный чиновниками 25 августа 2010 № 558, где указано, что отчет должен храниться не менее 5 лет (подпункт 4 п. 4 второго раздела).

Наличие документов, подтверждающих расходы

Если нужно направить работника в командировку, оформляются такие справки:

  • документ, что подтвердит направление работника в командировочную поездку;
  • служебные задания;
  • договора об ответственности материального характера в учетной политике фирмы.

После того, как будет предъявлено приказ и будет составлено расходный кассовый ордер, подотчетное лицо получает деньги из кассы.

Если такой сотрудник будет тратить выданные средства, он должен собраться справки, что подтвердят расходы.

Разберемся, какие документы можно считать оправдательными (такими, что подтвердят израсходование денежных средств по назначению, с отражением наименования, количества и стоимостью купленных материальных ценностей). Это:

Кассовый чек Он не считается разновидностью первичной документации, но налоговые работники при проведении проверок могут его затребовать, поскольку им подтверждается фактическая оплата. На чеках должна стоять четкая печать, все сведения должны быть читаемыми. Если такой документ не будет представлен, затраты можно принимать при наличии других справок. То есть, допускается предоставление авансового отчета без кассового чека в 2018 году
Бланк строгой отчетности При проверке такого документа будет проверяться, правильно ли он составлен и использована ли установленная форма.

На нем должны отражаться такие данные:

  • наименование, серия и номер бланка;
  • название фирмы, ФИО индивидуального предпринимателя;
  • месторасположение юрлица;
  • ИНН;
  • услуга;
  • цена;
  • оплата;
  • даты;
  • должность лица, который выдал документ и т. д.
Товарный чек Которые не имеет унифицированной формы. Как оформить по чекам израсходование сумм?

В обязательном порядке нужно отражать такие сведения:

  • название документа;
  • дату, когда документ составляется;
  • название фирмы;
  • хозоперация;
  • суммы;
  • данные о составившем чек лице;
  • подпись.

Указание номера и печати не обязательное требование

Накладные Форма ТОРГ-12
Счета-фактуры
Чеки кассовой техники
Платежные документы По приходным кассовым ордерам

После возвращения командированный работник представить авансовый отчет и сопутствующие документы в бухгалтерию.

Если сотрудник расходует больше денег, причем не оправданно, излишняя сумма из авансового отчета вычитается из прибыли такого работника.

Все справки оформляются согласно требованиям, прописанным в законодательных документах. Если нарушить их, вас ожидают претензии от представителей налоговых структур, штрафы.

Часто задаваемые вопросы ↑

Есть ряд нюансов, о которых стоит помнить компаниям, которые практикуют выдачу подотчетных средств своему персоналу.

К примеру, не все знают, как быть с нумерацией авансовых отчетов, какие особенности составления документа на хозяйственные потребности. Новички также допускают ошибки при заполнении бланка в программе 1С.

Как сделать АО на хозяйственные нужды?

К примеру, работнику выдаются деньги на хозяйственные нужды в кассе. Он ставит подпись в форме КО-2.

После выполнения задания представляется акт выполненных работ, что подписывается комиссией. Должна ли бухгалтерия дать документ, что подтвердит закрытие аванса?

Акты – подтверждение того, что работа выполнена, но они не являются доказательством оплаты поставщикам. Должны выдаваться квитанции к приходным кассовым ордерам, чеки.

Все полученные документы и авансовый отчет сотрудник предприятия должен представить бухгалтеру. Отрывную часть авансового отчета будет возвращено работнику.

Это будет доказательством предоставления отчетности в компанию по подотчетным средствам. И, кстати, при израсходовании подотчетной суммы на хозяйственные потребности, стоит заполнить отдельные АО-1.

Работа по документу в 1С

Авансовый отчет может заполняться несколькими способами – при помощи специальной бухгалтерской программы, электронных файлов Еxcel.

По поводу проводок в авансовых отчетах – указывают суммы затрат по всем операциям, дебет счетов, субсчета. Сверяются проводки и суммы, что были приняты, номера счетов, по которым велся дебет затрат.

Если прилагаемая документация представлена на иностранном языке, ее переводят. При выявлении перерасхода средств или остатков, бухгалтером проставляются отметки на первых страницах авансового отчета.

При заполнении документа в 1С следует придерживаться следующих шагов:

Откройте документ «Авансовый отчет» Для этого перейдите на вкладки «Касса» или «Производство», выберите нужный пункт. Можно также нажать «Касса» на главном меню
Откроется журнал документов де хранят сведения об авансовых отчетах. Создайте новый документ (кликните «Добавить»)
Установите значения шапки бланка Если нет нужного пункта, создайте ее в процессе
Для того чтобы выбрать физлицо Кликните «…» с правой стороны, найдите пункт «Физическое лицо»

Есть такие виды закладок:

  • для авансов – отражают документы, что являются основанием для выдачи денег (платежные поручения, ордеры и т. д.);
  • товаров;
  • тары;
  • оплаты;
  • прочего.

После того, как вы нажмете «+», в таблицу будет добавлено строку. Выберите необходимый тип документа, к примеру, при выдаче денег через кассы по РКО.

Откроется журнал кассовых ордеров, где нужно будет выбрать необходимый документ. Далее табличная часть будет заполняться сведениями, отраженными в расчетно-кассовых ордерах.

Заполните 2-ю закладку – укажите товары, что куплены работником за полученные средства, например, бланки. Нажмите «+» и добавьте товар.

Если товар вносили в справочники номенклатуры, все столбцы будут заполнены автоматически. Отразите количество. При указании нескольких товаров действие стоит повторить

Если при покупке использовали возвратную тару, нужно заполнять соответствующую графу. При оприходовании товара и материалов через счет 631 стоит использовать вкладку оплата.

Во вкладке «Прочее» отражают данные о затратах такого плана — на горючие вещества, интернет-услуги и т. д.

Печатная форма должна выводиться нажатием кнопки «Печать» или «Авансовый отчет». Проведите документ, нажав необходимый пункт или «ОК».

Как правильно произвести нумерацию?

Правила по нумерации авансовых отчетов законодательством не устанавливаются. Не говорится о том, как должны проставляться номера.

А значит, компания имеет право на свое усмотрение осуществлять ведение отдельной нумерации в головных отделениях и обособленном подразделении. Это не будет считаться нарушением.

Нюансы в бюджетном учреждении

Деньги, что получены в кассе бюджетной организации, должны оформляться по расходному кассовому ордеру. В обязательном порядке ставится подпись работника бухгалтерии и директора.

Видео: поступление денежных документов от Подотчетного лица

Допускается безналичный перевод средств работнику (на банковские карточки). Авансовые отчеты для бюджетного учреждения должны оформляться по форме, что была утверждена правительством.

В государственной фирме необходимо использовать форму 0504505. Об этом говорится в Приказе Минфина от 30 марта 2018 № 52н.

При заполнении бланка стоит опираться на установленные правила. Персональная информация вносится в документ на лицевой стороне отчета.

Другая сторона должна содержать информацию об израсходовании сумм. Бухгалтером проверяются данные граф 7 – 10, после чего бланк передается на утверждение руководству компании.

Те средства, что выданы в валюте, могут отражаться в валюте или рублях, пересчитанные по действующему курсу. Размер выдаваемых подотчетных средств бюджетными компаниями не ограничивается.

Но есть другое ограничение – по расчетам за предоставленную продукцию или услуги за наличность. Лимит равен 100 тыс. руб. А значит, разовые платежи не могут превышать такой предел.

buhonline24.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.