Инвентаризация бланков строгой отчетности

Инвентаризация бланков строгой отчетности

К бланкам строгой отчетности относятся не только документы, предназначенные для выдачи физическим лицам взамен чеков ККТ, об этом уже неоднократно упоминалось в наших статьях. Если рассматривать этот термин в широком смысле, то к ним можно отнести целый ряд номерных деловых бумаг, подлежащих обязательному учету. В большинстве случаев они используются бюджетными учреждениями. Бюджетный учет бланков строгой отчетности более подробно рассмотрен в одной из наших статей.

Здесь же постараемся как можно подробнее и шире рассказать о том, как субъектами хозяйствования проводится инвентаризация бланков строгой отчетности, предназначенных для подтверждения расчетов с населением за оказанные услуги, которые выдаются взамен чеков ККТ. Именно о них идет речь в Положении № 359 и Законе 54-ФЗ. В зависимости от того, какой спектр услуг оказывает физическим лицам субъект хозяйствования, использоваться могут различные формы среди которых: билеты, путевки, квитанции и прочее.


Пунктом 17 Положения № 359 предусмотрено, что инвентаризация БСО осуществляется в сроки проведения ревизии находящихся в кассе наличных денежных средств. Сколько раз и когда ее проводить, каким при этом будет перечень имущества и обязательств, подлежащих проверке, определяется руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, за исключением моментов, когда такая процедура является обязательной.

Понадобиться обязательная инвентаризация бланков строгой отчетности может в связи со следующими обстоятельствами:

  • перед составлением годового отчета;
  • в связи со сменой материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов злоупотребления, порчи или хищения;
  • в случае стихийных бедствий, пожаров или прочих чрезвычайных ситуаций, которые вызваны экстремальными условиями;
  • в связи с ликвидацией или реорганизацией;
  • в других законодательно предусмотренных случаях.

Как оформить и провести инвентаризацию БСО

Существует негласное правило, в соответствии с которым списание БСО лучше всего проводить через месяц после комплексной инвентаризации, предшествующей составлению годового отчета. В таком случае инвентаризировать необходимо и все остальное имущество, принадлежащее фирме или индивидуальному предпринимателю. Придерживаться такого порядка не обязательно, но вместе с этим хочется отметить, что экономия рабочего времени при такой последовательности действий очевидна.

При проведении комплексной инвентаризации используют следующие виды инвентаризационных описей:

  • Инвентаризационную опись основных средств, форма № ИНВ-1;
  • Инвентаризационную опись ТМЦ, форма N ИНВ-3;
  • Инвентаризационную опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение, форма N ИНВ-5;
  • Инвентаризационную опись драгметаллов, которые содержатся в деталях, полуфабрикатах и других изделиях, форма N ИНВ-8а
  • Инвентаризационную опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности, форма № инв-16.

В BLANKSOMAT можно найти не только унифицированную форму №ИНВ-16, которая понадобится для проведения самой инвентаризации и отображения ее результатов, но и массу сопутствующей документации, касающейся «строгих» документов. Здесь есть образцы приказов, договора о материальной ответственности, образцы актов приема-передачи и масса прочей сопутствующей документации и полезной информации.


Инвентаризация БСО представляет собой четко определенный порядок действий. Изначально руководителем или индивидуальным предпринимателем издается приказ о ее проведении, назначаются председатель и члены комиссии. Затем берутся расписки с материально ответственных лиц, суть которых сводится к тому, что все вверенное им имущество находится в цельности и сохранности и готово для предъявления к осмотру. Проверка фактического наличия сверяется с аналитическими данными по учету. Все это делается в присутствии членов комиссии, которые по окончании процедуры расписываются под сверкой. В случае, когда выявлены излишки или недостача, это так же отражается в учете. Излишки приходуются, недостача списывается. При этом с материально ответственного лица берутся соответствующие пояснения.

Использование БСО подразумевает наличие у субъекта хозяйствования запаса чистых номерных документов, а так же вторых экземпляров или корешков ранее использованных. Когда проводится инвентаризация БСО необходимо проверить не только соответствие фактического количества учетным показателям, но и правильность их оформления. Как минимум необходимо обратить внимание все ли обязательные реквизиты содержатся в БСО, соответствуют ли суммы указанные в нем тем, которые отражены в кассовой книге за аналогичный период, отсутствуют ли исправления, в сохранности ли испорченные БСО.


Проверяя, как ведется количественный учет, необходимо сверить фактическое наличие документов с данными, которые содержит книга учета бланков строгой отчетности. Так же необходимо проверить и правильность оформления и ведения этой книги. Листы ее должны быть пронумерованы и прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером или индивидуальным предпринимателем, и скреплены печатью.

Обращаем ваше внимание, что если документы строгой отчетности сформированы в автоматизированной системе, например BLANKSOMAT, то вести Книгу учета БСО не требуется. Учет при этом осуществляется автоматически и перенос данных на бумажный носитель информации становится ненужным. При таком положении дел может не оказаться и запаса чистых бланков, так как материально ответственные лица в большинстве своем выводят их на печать по мере надобности.

Нюансы инвентаризации бланков строгой отчетности


Следует проверить, как налажено и осуществляется хранение БСО. Руководитель организации обязан обеспечить все необходимые условия для того, чтобы обеспечить сохранность документов. Необходимо чтобы они хранились в металлических сейфах или шкафах, а по возможности даже в специально оборудованных помещениях, исключающих их порчу или хищение. В конце рабочего дня место хранения в обязательном порядке опечатывается или опломбировывается. Копии или корешки хранятся в систематизированном виде в специальных мешках, которые опечатываются по мере наполнения, не менее 5 лет. Столько же нужно хранить и Книгу учета БСО. В случае с книгой срок отсчитывается с момента осуществления последней записи в ней. По окончании установленного срока документы могут быть списаны и уничтожены, подробнее об этом рассказано в статье «Уничтожение и списание бланков строгой отчетности». Здесь же только напомним, что списание можно проводить не ранее, чем с момента проведения инвентаризации истечет месяц.

Не забывайте, что инвентаризационные описи следует составлять в разрезе материально ответственных лиц, по каждому отдельно. Для отражения результатов сверки фактического наличия с учетными данными используют унифицированную форму №ИНВ-16. До начала инвентаризации каждый ответственный работник дает расписку. Самостоятельно ее придумывать не нужно. Текст такой расписки содержит инвентаризационная опись бланков строгой отчетности.


Особо хочется обратить внимание на то, что существует ситуация, при которой составления инвентаризационной описи в двух экземплярах недостаточно. При смене ответственного сотрудника инвентаризационная опись бланков строгой отчетности составляется в трех экземплярах. Один из экземпляров для работника, принявшего БСО, второй для того, кто их передал, а третий для бухгалтерии. В остальных случаях достаточно двух экземпляров — один из которых предназначен для ответственного работника, а второй для бухгалтерии. На последней странице, перед подписью председателя комиссии, в инвентаризационной описи есть свободные строки. Они предназначены для записи последних номеров документов, в случае если во время инвентаризации будет осуществляться движение бланков.

Инвентаризация бланков строгой отчетности

blanksomat.ru

Унифицированная форма по ОКУД 0504086

Утверждена
Приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 15 декабря 2010 г. N 173н

 ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ   1   (СЛИЧИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ) N ----   БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ И ДЕНЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ     ------------   ¦ КОДЫ ¦   +----------+   Форма по ОКУД ¦ 0504086 ¦   29 декабря 12 +----------+   от "--" ------- 20-- г.    
та ¦29.12.2012¦ ФГУ "Звезда" +----------+ Учреждение -------------------------------------------- по ОКПО ¦ 01234567 ¦ Бухгалтерия +----------+ Структурное подразделение ----------------------------- ¦ ¦ Бланки строгой отчетности +----------+ Вид документа ----------------------------------------- ¦ ¦ (бланки строгой отчетности, денежные ¦ ¦ документы) ¦ ¦ ------------ Дорофеева И.В. Материально ответственное лицо ------------------------ --------------------------------------------------------------------------- ¦ РАСПИСКА ¦ ¦ (оформляется до начала инвентаризации) ¦ ¦ ¦ ¦ К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы ¦ ¦ на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, ¦ ¦ поступившие на мою ответственность, оприходованы. ¦ ¦ ¦ ¦Материально Кассир Дорофеева И.В. ¦ ¦ответственное лицо ------------- ___________ --------------------------¦ ¦ (должность) (подпись) (расшифровка подписи) ¦ ¦ 27 ноября 12 ¦ ¦"--" ----------- 20-- г. ¦ --------------------------------------------------------------------------- Приказ (распоряжение) о --------- ------------------- проведении инвентаризации: номер ¦ 1-инв ¦ дата ¦ 20.11.2012 ¦ --------- ------------------- кабинет N 8 (касса) Место проведения инвентаризации ------------------- ------------ ------------------- Дата начала инвентаризации ¦29.12.2012¦ Дата окончания ¦ 29.12.2012 ¦ ------------ инвентаризации ------------------- Все бланки строгой отчетности, а также денежные документы, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в моем присутствии и внесены в настоящую опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею.
Бланки строгой отчетности и денежные документы, перечисленные в акте, находятся на моем ответственном хранении. Объяснение причин излишков или недостач ___________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Материально ответственное лицо _____________ _______________ __________________________ (должность) (подпись) (расшифровка подписи) "__" _____________ 20__ г. Заключение комиссии: При проведении инвентаризации бланков строгой --------------------------------------------------------------------------- отчетности их фактическое наличие соответствует данным учета, недостач и --------------------------------------------------------------------------- излишков не выявлено. --------------------------------------------------------------------------- Зам. руководителя учреждения Чарков А.В. Председатель комиссии ------------- ___________ ----------------------- (должность) (подпись) (расшифровка подписи) Главный бухгалтер Налимов О.В.
лены комиссии: ------------- ___________ ----------------------- (должность) (подпись) (расшифровка подписи) Инженер Бровко И.В. ------------- ___________ ----------------------- (должность) (подпись) (расшифровка подписи) Экономист Бурова Е.А. ------------- ___________ ----------------------- (должность) (подпись) (расшифровка подписи) 29 декабря 12 "--" --------- 20-- г. Форма 0504086 с. 2 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- N ¦ Бланк строгой ¦ Единица ¦ Фактическое наличие ¦ По данным бюджетного учета ¦ Результаты инвентаризации ¦ п/п¦ отчетности, ¦измерения¦ ¦ +---------------------------------------------------------------------+ ¦денежный документ¦ ¦ ¦ ¦ недостача ¦ излишки ¦ +-----------------+ +----------------------------------+----------------------------------+----------------------------------+----------------------------------+ ¦ наименование¦код¦ ¦серия¦номер(а)¦цена,¦коли- ¦сумма,¦серия¦номер(а)¦цена,¦коли- ¦сумма,¦серия¦номер(а)¦цена,¦коли- ¦сумма,¦серия¦номер(а)¦цена,¦коли- ¦сумма,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦руб. ¦чество¦ руб. ¦ ¦ ¦руб. ¦чество¦ руб. ¦ ¦ ¦ руб.¦чество¦ руб. ¦ ¦ ¦руб. ¦чество¦ руб. ¦ ----+-------------+---+---------+-----+--------+-----+------+------+-----+--------+-----+------+------+-----+--------+-----+------+------+-----+--------+-----+------+------+ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ 15 ¦ 16 ¦ 17 ¦ 18 ¦ 19 ¦ 20 ¦ 21 ¦ 22 ¦ 23 ¦ 24 ¦ ----+-------------+---+---------+-----+--------+-----+------+------+-----+--------+-----+------+------+-----+--------+-----+------+------+-----+--------+-----+------+------+ 1 ¦Квитанционная¦132¦ шт.
АА ¦123451 -¦ - ¦ 1 ¦ - ¦ АА ¦123451 -¦ - ¦ 1 ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ ¦книжка ¦ ¦ ¦ ¦123500 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦123500 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+-------------+---+---------+-----+--------+-----+------+------+-----+--------+-----+------+------+-----+--------+-----+------+------+-----+--------+-----+------+------+ 2 ¦Квитанционная¦133¦ шт. ¦ АА ¦123501 -¦ - ¦ 1 ¦ - ¦ АА ¦123501 -¦ - ¦ 1 ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ ¦книжка ¦ ¦ ¦ ¦123550 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦123550 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+-------------+---+---------+-----+--------+-----+------+------+-----+--------+-----+------+------+-----+--------+-----+------+------+-----+--------+-----+------+------+ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦ ----+-------------+---+---------+-----+--------+-----+------+------+-----+--------+-----+------+------+-----+--------+-----+------+------+-----+--------+-----+------+------+ Итого ¦ 2 ¦ - ¦ X ¦ X ¦ X ¦ 2 ¦ - ¦ X ¦ X ¦ X ¦ - ¦ - ¦ X ¦ X ¦ X ¦ - ¦ - ¦ -------+------+-----+--------+-----+------+------+-----+--------+-----+------+------+-----+--------+-----+------+-------

obrazec.org

Основные моменты ↑

Для каждой отдельной отрасли создаются специальные нормативные акты, касающиеся учета документации строгой отчетности.

Если проанализировать информацию о БСО в общем, то можно определить главные правила относительно бюджетного учета таких бланков.

Во-первых, требуется назначение ответственного лица по учету БСО. Также требуется формирование специальной комиссии. Ее задачей является принятие, инвентаризация, выдача и списание бланков этого типа.

Обязательным требование считается и обеспечение условий для соблюдения всех законодательно установленных требований по вопросам безопасного хранения БСО.

И все же самым важным моментом является информированность о самом понятии БСО. Нужно знать, что это такое, когда и для чего можно их применять, как учитывать и как списывать.

Определения

Бланком строгой отчетности, или кратко – БСО, именуется документ, который подтверждает получение оплаты денежными средствами.

В определенных случаях он заменяет кассовый чек. Также под понятием БСО подразумевается полиграфическая продукция, защищенная от подделок.

В бюджетных организациях строго подотчетными бланками считаются доверенности, выдаваемые для приобретения материальных ценностей или продуктов питания.

Эти документы подлежат регистрации в специальном журнале учета. Выдаваться они могут лишь под роспись ответственного лица.

К БСО в бюджетной организации относятся и документы, содержащие цифровую идентификацию или буквенную серию, утвержденные нормативами и правовыми актами органов власти.

То есть любые документы, изготавливаемые в типографии по законодательно утвержденным образцам можно считать бланками строгой отчетности.

Соответственно ст.17 п.1 пп.13 ФЗ №128 деятельность, предполагающая изготовление таких документов как БСО, требует лицензирования.

Бюджетные учреждения вправе изготавливать бланки строгой отчетности во всякой типографии, обладающей лицензионным разрешением на полиграфическую деятельность.

Ответственным лицом за сохранение БСО признается руководитель учреждения или иные сотрудники по письменному распоряжению руководства.

Постановлением Минфина РФ №359, регламентирующим изготовление и применение БСО, определяются основные реквизиты данных документов.

К ним относятся:

  • название бланка, серия и шестизначный номер;
  • наименование организации, организационно-правовая форма;
  • адрес нахождения юрлица или органа, способного без доверенности представлять учреждение;
  • ИНН субъекта;
  • тип услуги;
  • цена услуги в денежном эквиваленте;
  • величина оплаты наличными средствами и платежными картами;
  • дата расплаты и создания документа;
  • должность, Ф.И.О. лица, ответственного за свершение операции, его личная подпись и печать учреждения;
  • прочие реквизиты, характеризующие специфичность услуги.

Процедура учета БСО определяется определенными правилами, приведенными в Постановлении Минфина РФ №359. Их сущность заключается в том, что всякий бланк уникален, с не повторяющимся номером.

Учитываются бланки строгой отчетности в особом журнале. Принципиальный смысл уникальность БСО и правильный учет несет для налогового учета.

Что относится к бюджетным организациям

Бюджетными считаются все федеральные, региональные, муниципальные учреждения, содержащиеся за бюджетный счет.

То есть любая организация, финансируемая из бюджета и подчиненная частично или полностью Министерству финансов. Бюджетное учреждение это организация некоммерческая.

Она создается РФ, субъектом РФ либо муниципальным образованием для предоставления услуг для обеспечения исполнения предопределенных российским законодательством полномочий органов государственной власти или местного самоуправления в области образования, науки, культуры, здравоохранения, занятости населения, соцкультуры, спорта, физической культуры и иных направлений.

В доходно-расходной смете бюджетной организации должна отображаться вся прибыль учреждения, как обретаемая из бюджета или внебюджетных госфондов, так и получаемая в процессе предпринимательской деятельности.

Под предпринимательством понимается оказание услуг на платной основе или доход, полученный от эксплуатации государственной собственности, зафиксированной за организацией.

Нормативная база

На данное время изготовление и использование БСО регламентируется Постановлением Минфина РФ №359 от 21.05.2008.

Важнейшие моменты данного документа таковы:

  • раньше применявшиеся бланки строгой отчетности не признаются;
  • нужные формы бланков могут разрабатываться непосредственно предпринимателями;
  • бланк должен обладать необходимыми реквизитами;
  • печатающая БСО типография обязана проставить на них свои данные, список каковых утвержден.

Что касается строго подотчетных бланков бюджетных учреждений:

Трудовые книжки и вкладыши к ним Учитываются и сохраняются по «Правилам ведения и хранения трудовых книжек …», ратифицированным Постановлением Правительства №225 от 16.04.2003. По этому документу для учета употребляется специальная книга учета движения данных бланков и приходно-расходная книга учета. Формы данных учетных книг определены Постановлением Минтруда РФ №69 от 10.10.2003
Учет и сохранение бланков листов нетрудоспособности Регламентирует «Инструкция …», подтвержденная Приказом ФСС РФ и Минздрава РФ №18/29 от 29.01.2004. Для учета применяются книги – прихода и расхода бланков, получения, распределения
Бланки документов об уровне образования учитываются в соответствии с несколькими нормативами Но в целом порядок учета и сохранения аналогичен – используется специальный реестр, выдача отображается в книгах регистрации и учета

Сохраняться все БСО должны при отсутствии несанкционированного доступа. Для этого используются специально оснащенные помещения, металлические шкафы с замковыми механизмами или сейфы.

Перечень бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении ↑

Бланки строгой отчетности разделить условно нужно на подтверждающие личность документы и бумаги, свидетельствующие о действиях относительно личности.

Так по законодательным нормам РФ физическим лицам выдаются такие БСО как:

  • свидетельство о рождении;
  • паспорт;
  • свидетельство о заключении брака;
  • аттестат об образовании;
  • диплом и прочее.

При осуществлении хозяйственно-финансовой деятельности бюджетных учреждений используются такие строго отчетные бланки как:

  • служебные удостоверения;
  • трудовые книжки;
  • топливные талоны.

Когда госучреждением получается оплата за оказываемые населению услуги без использования ККТ, то выдаются удостоверяющие квитанции либо подобные официальные бумаги, подтверждающие проплату.

БСО в бюджетных организациях довольно многообразны. Причем всякий вид бланков обладает определенными особенностями относительно своего движения, хранения и выдачи.

Тем не менее, существуют общие нормы, применимые к любым БСО в бюджетном учреждении.

Как ведется учет

Порядок учитывания БСО устанавливает Инструкция №157н. Бланки по ее положениям учитываются на забалансовом счете 03. Он так и именуется – «Бланки строгой отчетности».

Именно здесь учитывают абсолютно все БСО, хранящиеся в учреждении и сотрудникам отпускаемые под отчет. Оприходование бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении ведется условно, по стоимости в один российский рубль за каждый бланк.

В отдельных случаях принятая учетная политика может предполагать учет БСО по стоимости их приобретения.

При новом получении бланков данный процесс отображается на основе накладных или актов исполненных работ поставщиком на дебете счета 302 09 830. Вместе с тем покупка бланков регистрируется в дебетовой части счета 03.

Для всякого вида БСО заводится отдельная Книга по учету. В нее записывается тип бланка, соответствующие ему серия и номер, место сохранения, дата выдачи.

По окончании определенного срока на основании Книги определяется остаток. Листы таких Книг пронумеровываются, Книги прошнуровываются и опечатываются сургучом в виде печати.

Численность листков непременно удостоверяет руководитель своей подписью. Ежемесячно создается журнал по остальным операциям счета 03. Этот журнал обязательно подшивают совместно с документами, удостоверяющими движения БСО.

Как их списать

Порченные и ненужные бланки строгой отчетности подлежат списыванию с непременным оформлением акта о списании. Этот документ должны подписать все члены специальной комиссии.

Ратифицирует акт руководитель бюджетного учреждения. Если БСО испорчены в процессе деятельности либо не могут использоваться из-за некачественной печати, то элементарно выкинуть их воспрещено.

Такие бланки перечеркиваются по диагонали и сохраняются в сейфе до официальной процедуры уничтожения.

Что касается списания стоимости таких бланков в бюджетных учреждениях, действительная стоимость списывается на затраты по коду 226 о прочих услугах.

Основанием служит Экономический классификатор расходов, утвержденный Приказом Минфина РФ №190н от 28.12.2010.

Порядок уничтожения

Списание бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении реализовывается на основании надлежащего акта. Акт для списания БСО готовится самим учреждением.

В документе указывается:

  • номер акта;
  • материально ответственный сотрудник;
  • название организации;
  • перечень членов комиссии с указанием должностей и Ф.И.О.;
  • номера бланков;
  • причины уничтожения;
  • даты списания.

Завершает акт указание количества бланков, подлежащих уничтожению (цифрами и прописью). Затем документ подписывают члены комиссии, подписи расшифровываются, и ставится дата.

БСО уничтожаются на основании составленного и заверенного акта. Уничтожение подразумевает материальную гибель бумаг без последующей возможности воссоздания. Можно пропустить списанные бланки через шредер либо сжечь.

Осуществление передачи

Все БСО, не прилагаемые к кассовым отчетам, передаются материально-ответственным сотрудникам в бухгалтерию учреждения в сгруппированном виде вместе с предоставлением заборно-контрольных листов.

Сохраняться документы строгой отчетности, удостоверяющие прием наличных средств, должны в упакованном виде на протяжении пятнадцати дней с момента конечной инвентаризации и сверки товарного отчета.

Книги по учету БСО, товарные отчеты и прилагаемая документация строгой отчетности сохраняется в учреждении не меньше пяти лет.

После истечения периода сохранения БСО, подлежащие уничтожению, передаются по акту о списании организациям по заготовке вторсырья либо уничтожаются самостоятельным образом.

Обязательно к акту списания и передачи прикладывается документ об уничтожении БСО.

buhonline24.ru

 

Инвентаризацию (ревизию) кассы проводит комиссия, назначенная приказом руководителя организации. Приказ на ревизию кассы составляется по унифицированной форме № ИНВ-22. По результатам инвентаризации составляется акт унифицированной формы № ИНВ-15. При инвентаризации ценных бумаг и бланков строгой отчетности заполняется инвентаризационная опись унифицированной формы № ИНВ-16. Унифицированные формы, которыми оформляются проведение и результаты инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998  № 88.

Различают инвентаризации плановые, внезапные и инвентаризации, проводимые в соответствии с требованиями законодательства.

Порядок и сроки проведения плановых и внезапных инвентаризаций устанавливаются организацией, индивидуальным предпринимателем самостоятельно (п.1.11 Положения о порядке ведения кассовых операций, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П).

Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) утверждает график проведения плановых инвентаризаций. Этот график составляется, как правило, главным бухгалтером. Плановые ревизии кассы обычно проводятся в начале первого рабочего дня каждого месяца. В этот день также снимаются остатки денежных средств в операционных кассах организации.

Внезапные проверки кассы также  включаются в график проведения проверок с указанием только квартала, в котором планируется провести такие проверки. Конкретная дата определяется в день проведения внезапной проверки.

В соответствии с требованиями законодательства проводятся инвентаризации (п.2 ст.12 закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ):

1) годовая (по состоянию на конец последнего рабочего дня календарного года);

2) при смене кассира;

3) при обнаружении недостачи или излишков;

4) при реорганизации или ликвидации организации;

5) в случае чрезвычайных ситуаций, вызванных эестремальными условиями, в результате которых происходит утрата или порча имущества.

 

Ревизия кассы и проверка соблюдения кассовой дисциплины производится во время проведения документальных ревизий и проверок, инициированных учредителями организаций или вышестоящими организациями (в случае их наличия), а также при проведении документальных проверок аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

Ревизия кассы проводится с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с книжным остатком, то есть с данными учета по кассовой книге.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги производится проверка работы программных средств обработки кассовых документов.

При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

При наличии денежных документов в кассе они должны быть пересчитаны и переписаны по видам. К денежным документам относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, путевки в санатории и дома отдыха, проездные билеты и пр.

Инвентаризация документарных ценных бумаг производится по их видам (акциям, в том числе именным, на предъявителя, привилегированным, обыкновенным; облигациям, векселям простым, векселям переводным и пр.).

Перед началом инвентаризации денежных средств кассир передает председателю комиссии последние приходные и расходные ордера, которые на момент инвентаризации не включены в отчет кассира.

Затем материально ответственные лица дают расписки в том, что:

– к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии;

– все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы;

– все выбывшие ценности списаны в расход.

Указанные расписки предусмотрены унифицированными формами инвентаризационных описей и актов.

Инвентаризация бланков строгой отчетности производится по их видам (квитанционные книжки, талоны на ГСМ, бланки товарно-сопроводительных документов и пр.), местам хранения и материально ответственным лицам.

 

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на балансовом счете 57 с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка, реестров слипов и  т.п.

 

Инвентаризацию денежных средств, находящихся в банках на расчетном, валютном и специальных счетах, производят путем сверки остатков сумм, числящихся на балансовых счетах 51, 52 и 55, с данными выписок банков.

 

 

amnagency.ru

 

Инвентаризация бланков строгой отчетности состоит в проверке фактического наличия бланков строгой отчетности по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственному лицу (п. 3.41 Методических указаний по инвентаризации). Фактическое количество бланков строгой отчетности сверяется с данными бухгалтерского учета, отраженными на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности". Поскольку на указанном счете бланки строгой отчетности учитываются в условной оценке, инвентаризационная комиссия не определяет их стоимость приобретения.

Для отражения результатов инвентаризации бланков строгой отчетности может использоваться инвентаризационная опись бланков документов строгой отчетности по унифицированной форме N ИНВ-16.

При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма N ИНВ-16 может выдаваться комиссии с заполненными графами с 1 по 10. Комиссия в описи заполняет графы 11 и 12 о фактическом наличии бланков. Бланки строгой отчетности, нумеруемые одним номером (например, документ выписывается сразу в нескольких копиях), заносятся в инвентаризационную опись как комплект с указанием количества документов в нем. При выявлении количественных расхождений с учетными данными в инвентаризационной описи указываются соответствующие пояснения.

Если бланки строгой отчетности хранятся в кассе, то их инвентаризация проводится одновременно с хранящимися в кассе ценностями (п. 17 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359). Если хранение бланков строгой отчетности организовано вне кассы, то их инвентаризация проводится отдельно от инвентаризации кассы (с составлением актов по каждому материально ответственному лицу и месту хранения).

См. образец инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности. Унифицированная форма N ИНВ-16.

 

Инвентаризация бланков трудовых книжек

 

Инвентаризация бланков трудовых книжек осуществляется в соответствии с порядком, предусмотренным для инвентаризации бланков строгой отчетности, поскольку бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Инвентаризационная комиссия проверяет движение бланков в организации на основании документов об их поступлении и списании, в том числе по данным приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При наличии испорченных или недостающих бланков трудовой книжки или вкладыша в нее в инвентаризационной описи бланков строгой отчетности (может применяться унифицированная форма N ИНВ-16) даются соответствующие пояснения. Испорченные бланки, своевременно не списанные с учета по акту о списании бланков строгой отчетности, подлежат списанию со счета 006 "Бланки строгой отчетности" по результатам инвентаризации.

См. образец инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности. Унифицированная форма N ИНВ-16.

 

Оформление результатов инвентаризации

 

Данные о фактическом наличии проверяемых имущества и обязательств заносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации.

 

Инвентаризация бланков строгой отчетности См. дополнительно:

— каков порядок подготовки инвентаризационных описей (актов).

 

При наличии соответствующей технической возможности инвентаризационная опись (акт) может заполняться с использованием средств автоматизации (абз. 1 п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации). В этом случае данные о фактическом наличии имущества вводятся в программный комплекс ответственным членом инвентаризационной комиссии в ходе выполнения работ по инвентаризации.

Заполнение описей (актов) ручным способом выполняется чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Количество инвентаризируемых объектов указывают в описях (актах) в единицах измерения, принятых в учете (п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации).

На каждой странице описи (акта) указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны (абз. 4 п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации).

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение (п. 2.10 Методических указаний по инвентаризации).

На основании инвентаризационных описей (актов) по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, бухгалтерией составляются сличительные ведомости (п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации).

При компьютерной обработке результатов инвентаризации сличительная ведомость также может формироваться (частично заполняться) в бухгалтерской программе и передаваться инвентаризационной комиссии для урегулирования расхождений.

Организация может использовать унифицированные формы сличительных ведомостей, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Их всего две: сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (форма N ИНВ-18) и сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19).

В формах N N ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15 и ИНВ-16, применяемых при инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности соответственно, объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей (Указания по применению и заполнению форм).

По результатам инвентаризации составляется итоговая ведомость (может применяться унифицированная форма N ИНВ-26), в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ их урегулирования.

 

Инвентаризация бланков строгой отчетности См. дополнительно:

— каковы особенности применения формы N ИНВ-26.

 

См. образец ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией. Унифицированная форма N ИНВ-26.

 

Организация может разработать собственные формы первичных учетных документов по инвентаризации. При разработке собственных форм первичных учетных документов можно взять за основу унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов. Кроме того, целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденный Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Также следует учитывать, что первичный учетный документ обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

См. образцы документов по инвентаризации.

 

Вопрос: Каковы сроки хранения инвентаризационных описей?

 

Ответ: Сроки хранения инвентаризационных описей не могут составлять менее десяти лет (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, ст. 427 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Аналогичное требование по хранению относится ко всем документам об инвентаризации активов, обязательств, включая протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные акты, ведомости. Исключение из общего правила составляют документы, относящиеся к инвентаризации движимого имущества, в том числе ТМЦ. Срок их хранения составляет пять лет.

О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов см. Информацию Минфина России N ПЗ-13/2015.

 

cyberpedia.su


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.