Авансовый отчет на командировочные расходы образец заполнения

Зачастую организации для продуктивной хозяйственной деятельности направляют своих работников в командировки. Цель может быть разнообразной, это и переговоры с партнерами, поделиться опытом или наоборот приобрести знания, с проверками и другие. Все затраты берет на себя компания, и для отчета использованных денежных средств сотруднику необходимо документально подтвердить свои расходы, заполнив авансовый отчет по командировке.

Авансовый отчет на командировочные расходы образец заполнения

Оформление и состав расходов по командировке

В связи с изменениями в 2017 году отправить в командировку сотрудника стало еще проще. Достаточно одного письменного приказа руководителя, на основании которого работник получает в кассе компании денежные средства для служебной командировки.

В состав командировочных расходов входит:

  • Командировочные, начисленные по среднедневной оплате труда на весь период командировки;
  • Оплата проездных билетов к месту командировки и за обратный путь (билеты на автобус, ж/д транспорт, авиабилеты, кроме такси);
  • Оплата за использование транспорта сотрудника, которого отправляют в командировку;
  • Оплата за проживание или аренду жилья;
  • Дополнительные расходы, документально подтвержденные.

Авансовый отчет на командировочные расходы образец заполнения

Это нужно знать: размер суточных с 01 января 2017 года составляет 700 рублей на территории РФ, 2500 рублей – для поездок за границу. На эти суммы страховые взносы не начисляются.

Пошаговая инструкция по оформлению авансового отчета

Отчитаться за использование денежных средств компании придется самому сотруднику. Как в этом разобраться, приведем пошаговую инструкцию по заполнению авансового отчета командировочных расходов:

  • В бланке авансового отчета (АО-1) вписываем наименование компании;
  • Указываем в поле «подотчетное лицо» ФИО сотрудника;
  • «Назначение аванса» указываем причину – служебная командировка;
  • В левой части бланка ставим сумму полученного аванса и использованных расходов;
  • В правой части расходную часть проводками оформляет бухгалтер;
  • Второй лист (отрывная часть) является распиской о принятии отчета на проверку;
  • Третий лист АО-1 (обратная сторона) заполняется по документам, подтверждающим расходы;
  • Заполнив документ, работник относит в бухгалтерию АО-1 и документы для дальнейшего оформления;
  • Бухгалтер проверяет, фиксирует проводками суммы по документам;
  • Руководитель проверяет и подписывает.

Все ответственные лица утверждают своими подписями согласованный АО-1.

Как видим, ничего сложного в этом нет, но если сотрудник затрудняется, то можно отнести в бухгалтерию расходные документы и бухгалтер сам в бухгалтерской программе заполнит отчет. Останется только проверить и подписать работнику, бухгалтеру и руководителю.

Срок сдачи авансового отчета по командировке определяется 3-мя рабочими днями после выхода сотрудника на рабочее место или после окончания срока выдачи подотчетнику денежных средств.

Образец-пример заполнения авансового отчета по командировке

Условия примера: ООО «Петушок» оправило своего сотрудника технолога Таранова В.А. в служебную командировку для переподготовки кадров на 3 дня. Получены командировочные в сумме 10 000 руб., суточные – 2100 руб. После завершения командировки Таранов В.А. предоставил документы по расходам в бухгалтерию:

  • Билеты к месту назначения и на обратный путь – 2300 руб.;
  • Чек на проживание в гостинице за 3 дня – 4 500 руб.;
  • Дополнительные затраты (билеты на проезд в автобусе, трамвае) – 250 руб.

Оформляем авансовый отчет по командировке:

Авансовый отчет на командировочные расходы образец заполнения

Бухгалтеру нужно знать, что на суммы суточных подтверждать документально не нужно, их относят сразу на производственные расходы проводкой Дт20,26,44 Кт71.

Бухгалтерские записи операции «командировка»

Расходная статья «командировочные» требует проведения затрат такими проводками:

  • Дт71 Кт50 – выплачены командировочные;
  • Дт20,26,44 Кт71 – списаны суточные издержки;
  • Дт20,26,44 Кт71 – расход денежных средств списан на производство (после окончания командировки);
  • Дт50 Кт71 – возвращена неиспользованная наличность;
  • Дт71 Кт50 – выплачено перерасходование наличности сотруднику.

Каждый бухгалтер хоть раз в своей практике сталкивался с оформлением АО-1 по командировке и знает, что самое главное заключается в проверке всех расходных документов.

buh-spravka.ru

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета


На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

  • сведения об организации, выдавшей деньги,
  • сотруднике, их получившем,
  • точная сумма средств,
  • цели, на которые они были предназначены.
  • здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

assistentus.ru


Авансовый отчет за командировку

Авансовый отчет по средствам, потраченным работником в командировке – это документ, подтверждающий расходование работником выданного аванса. Это один из нескольких обязательных документов, подтверждающих траты во время командировки и позволяющий в случае необходимости сделать доплату или вернуть непотраченные средства, соответствующим образом оформив это в бухгалтерской документации.

Заполнение авансового отчета

Авансовый отчет представляет собой двухсторонний документ, актуальные бланки можно скачать напрямую из приложения к Постановлению Госкомстата № 55 от 01.08.2001 или на нашем сайте, посвященном отчасти и бухгалтерской помощи. На титульном листе должны быть заполнены графы, касающиеся самого работника, организации и цели выдачи аванса. На обратной стороне необходимо конкретизировать с указанием подтверждающих документов то, как были расходованы выданные средства. Также к отчету всегда прикладываются сами подтверждающие документы. Количество листов приложения указывается на титульном листе в соответствующей графе.

Работник вносит в форму авансового отчета по командировке данные (некоторые из них могут быть уже впечатаны машинным способом):


  • полное наименование организации;
  • Ф.И.О. работника, полное название его должности;
  • дата составления документа;
  • цель выдачи аванса – в этом случае это командировочные расходы;
  • названия и суммы по документам, подтверждающим расходы – они указываются на обратной стороне отчета.

После заполнения авансовый отчет направляется в бухгалтерию, где командировочные расходы проверяются и при необходимости делается доплата по расходам сверх аванса или принимаются неизрасходованные остатки выданных средств.

После проверки документа бухгалтер заполняет графы с реквизитами документов, по которым был выдан аванс. Бухгалтер расписывается в получении отчета и проверяет все данные, указанные работником. Правильность предоставленной информации и соответствие всех приведенных в отчете сумм подтверждается соответствующей записью бухгалтера. Общая сумма расходов указывается в графе «Итого».

Далее отчет отправляется на утверждение руководителю компании или другому уполномоченному лицу. После этого бухгалтер может списать остаток средств и произвести окончательные расчеты с работником. Прием остатка аванса осуществляется по приходному кассовому ордеру, доплата – по расходному кассовому ордену. Возможно, как и выдача аванса, перечисление средств в безналичной форме.

Некоторые особенности заполнения авансового отчета и возвращения неизрасходованных средств


Отчет необходимо составить не позже, чем через три дня после истечения срока, установленного для сдачи остатков аванса. Образец заполнения отчета можно скачать в конце статьи, важно аккуратно заполнить все графы с реквизитами подтверждающих выдачу денежных средств и их расход документов. Соответствующие графы заполняет бухгалтер, названия документов можно записать в любых понятных формулировках. Далее отчет определяется в соответствующем приказе или ином нормативном документе компании.

Перед тем, как заполнять отчет, командированный работник должен систематизировать все подтверждающие расходы документы. Для расходов на транспорт — это билеты, для расходов на проживание и питание – чеки и накладные.

Если оправдательные документы составлены не на русском языке, перевод обязателен, но его может сделать любое лицо, владеющее языком. Перевод можно просто заверить у главного бухгалтера, полного перевода также не требуется – достаточно, чтобы в бухгалтерии могли удостовериться в сути документа и учесть его в отчетности.

Для отправки в командировку в другую страну аванс выдается в иностранной валюте, но указывать сумму необходимо и в рублях, и в валюте. Точно также выданный аванс проводится по всем документам.

Если работник не вернул неизрасходованные в командировке средства, их можно удержать с его зарплаты в будущем месяце – такая практика вполне законна, так как все остатки от выданного на командировку аванса должны быть возвращены в кассу. Но решение об удержании средств должно быть принято не позднее чем через месяц после командировки.


Авансовый отчет – необходимая часть оформления расчетов с работником, отправляющимся в командировку.Примеры заполнения посмотрите ниже, особой сложности в составлении этого документа нет, но очень важно уделить должное внимание оформлению и учету подтверждающих расходы документов и проводку средств в бухгалтерской отчетности.

Скачать бланк бесплатно:

Похожие статьи

Большинство предприятий, вне зависимости от своей организационной формы, занимающихся переработкой или перепродажей натуральной продукции, закупают ее для своей.

Договор аренды зданий и сооружений — это документальное соглашение, согласно которого арендодатель передает арендатору во временное пользование недвижимое имущество.

Сущность и особенности договора дарения Декларация по правам человека предусматривает владение имуществом. Процессы основаны на работе законодательной базы. Установлены.

Договор подряда с физическим лицом Договор подряда с физическим лицом, который заключается для организации, может стать заменой трудового договора с физическим лицом.

В настоящее время наблюдается рост частоты операций, связанных с купле-продажей земельной собственности. К заключению сделки следует подойти с максимальной ответственностью.


Авансовый отчет по средствам, потраченным работником в командировке – это документ, подтверждающий расходование работником выданного аванса. Это один из нескольких.

На основании заявления о регистрации объекта (объектов) налогообложения налогом на игорный бизнес и заявления о выдаче свидетельства о регистрации объектов игорного.

Приказ об увольнении утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда.

Закупочный акт по форме ОП-5 применяется для закупки продуктов у населения.Составляется в двух экземплярах в момент совершения закупки сельхозпродуктов у населения.

Наряд на сдельную работу по форме 414-АПК используется для учета выполненных работ в строительстве, промышленных, вспомогательных и прочих производствах группой.

Выдачу разрешения на оружие осуществляет Отдел Лицензионно-Разрешительной работы, обычно он находится по адресу ОВД. Для того, чтобы получить лицензию на приобретение.

Письмо-запрос – одно из ряда деловых писем, составляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. Текст письма-запроса должен содержать.

Как правильно оформить авансовый отчет по командировке

Авансовый отчет обязаны составлять сотрудники, отправленные в служебную поездку по приказу руководства предприятия, считается поездка в отдаленное место от основной работы, в пределах России или за границу. Любая командировка документально подтверждается. Законодательством РФ в 2016 году утверждена новая форма отчета. Наша статья расскажет, что означает авансовый отчет, как грамотно его заполнить, и возможные нюансы, возникающие при заполнении. Также на нашем сайте можно бесплатно скачать бланки авансового отчета.

Что такое авансовый отчет


Для начала разберемся, что такое авансовый отчет – это документ. где производятся записи всех произведенных затратах сотрудника в период служебной командировки, составление формы регламентируется законом РФ. Вместе с этим документом обязательно сдаются сотруднику бухгалтерской службы на предприятии все оригиналы чеков, накладных, квитанций и др. которые отражают понесенные затраты.

Согласно законодательству РФ авансовый отчет составляется по прибытию сотрудника на работу.

В документе указываются суммы всех затрат, связанных с поездкой:

Также производятся записи выданных перед командировкой средств из кассы. Основанием для выплаты считается приказ директора, после чего бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер и выдает деньги. Отчет отражает размер полученных денег и если затраты были меньше, остаток наличных у сотрудника по прибытию. Этот остаток он обязан внести в кассу.

Обратите внимание: перерасход по авансовому отчету отображается должными документами, в случае целенаправленности затрат, разница будет возвращена ответственному лицу. Как видим, составление отчета является обязательным условием командированного сотрудника.

Выше было сказано, на какие нужды выдаются денежные средства, одним из пунктов являются суточные расходы. Размер устанавливается на усмотрение руководителя предприятия, однако, Налоговым кодексом РФ установлен минимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ:

  • если командированный выполняет служебные поручения в пределах РФ, размер затрат установлен 700 рублей в день;
  • если работник направлен в командировку за границу РФ – 2500 рублей в день.

Иногда бухгалтерия может по приказу руководителя выдать сумму, превышающую установленный лимит. В этом случае разница лимита и выданной суммы облагается НДФЛ. Помимо этого на некоторые виды затрат начисляются взносы в пенсионный фонд, фонд социального страхования, медицинского страхования.

Для бухгалтерии отчет считается основанием для осуществления следующих операций:

  • перечисления денег на покрытие командировочных расходов;
  • расчета финансовых данных при выданном перед поездкой авансе.

Отметим также, что выдать деньги бухгалтерия может только ответственному лицу и без наличия предыдущей задолженности.

Авансовый отчет на командировочные расходы образец заполнения

Командированный работник обязан отчитаться о том, что средства, выданные на командировку были израсходованы по назначению

Как грамотно оформить отчет

Постановление Госкомстата №55 от 2001 года дает четкие рекомендации, как заполняется новая форма авансового отчета. Представляется как двухсторонний унифицированный бланк, заполняющийся ответственным работником и представителем бухгалтерской службы в одном экземпляре. Далее подробно рассмотрим пример заполнения авансового отчета, порядок действий и срок его сдачи.

Общие правила оформления

Унифицированная форма авансового отчета по командировке форма АО-1 является документом, подлежащему строгому отчету, который впоследствии представляется в налоговую службу. Составляется в бумажном варианте или в электронном виде, утверждается подписью руководителя.

На обратной стороне ответственное лицо отображает виды назначения аванса в авансовом отчете и все произведенные затраты, связанные с поездкой и список бумаг, отражающих операции, связанные с командировкой. Бухгалтер проверяет целенаправленность расходов, грамотность оформления, деловые бумаги и производит расчет полученных и потраченных средств.

Обратите внимание: срок сдачи утвержден Указанием ЦБ РФ №3210-У пунктом 6.3, где говорится, что ответственный обязан отчитаться сотруднику бухгалтерской службы не позднее 3 дней после прибытия на рабочее место.

Порядок формирования отчета

Новая форма бланка изменилась только в одном пункте – добавлена строка «расписка бухгалтера о получении от работника отчета». В остальном документ ничем не отличается от формы, заполняемой ранее.

Ниже представлены нормы, как правильно оформить авансовый отчет по чекам с обеих сторон:

  1. С лицевой стороны отображаются сведения о личных данных работника, указывается документ, подтверждающий выдачу наличных, данные о предыдущем авансе (сумма задолженности, если она имеется).
  2. С обратной стороны отображаются даты произведения затрат, сумма, номер и наименование подтверждающего документа, чека, накладной и т.д. в порядке очередности.

Все подтверждающие документы хранятся у сотрудника до прибытия на работу, затем подклеиваются на отдельный лист. Сумма выплаты полностью зависит от предоставленного отчета о командировке. После проверки бухгалтером на целевое использование средств и достоверность подложенных документов, он подается на подпись руководителю организации. В соответствии со статьей 272 НК РФ датой внереализационных и иных расходов является дата подписания документа.

Обратите внимание: при перерасходе бухгалтерия возмещает командированному лицу разницу из кассы. При неполной растрате средств ответственный работник обязан вернуть оставшиеся деньги.

Авансовый отчет на командировочные расходы образец заполнения

Работник должен сдать отчет в бухгалтерию не позднее 3 рабочих дней после командировки

Образец заполнения

Ранее отмечалось, что отчет составляют командируемый работник и бухгалтер. Сотрудник обязан заполнить полностью лицевую часть документа, где указывается:

  • полное наименование учреждения;
  • дата составления;
  • личные данные командируемого лица;
  • занимаемая должность;
  • табельный номер;
  • основания поездки и выдачи аванса;
  • слева в табличке указываются сведения о полученных ранее деньгах и отчетах по их использованию (перерасход или остаток).

На обратной части в первые шесть строк прописывается информация о произведенных затратах с отображением даты, номера документа и суммы по операции. Все перечисленные документы пронумеровываются по очередности в списке. Во втором столбце прописывается дата, в третьем – номер документа. В четвертом – цель затрат (например, проезд), в пятом – сумма. В шестом столбце указывается сумма в иностранной валюте, если таковые имеются.

Бухгалтер после получения документа проверяет грамотность заполнения. дополнительные бумаги, целевое использование, проставляет дату и номер авансового отчета и ставит свою подпись. После этого начинает заполнять обратную часть. В графе 7 и 8 отображается сумма расхода, подлежащая учету, в графе 9 отражаются бухгалтерские проводки.

Когда эти данные были заполнены, бухгалтер возвращается к заполнению лицевой части, где отражает:

  • сумму остатка или перерасхода по ранее полученному авансу;
  • сумму выданных денег;
  • сумму расхода;
  • сумму остатка или перерасхода по авансовому отчету;
  • бухгалтерские проводки.

Данные для заполнения лицевой стороны берутся с обратной стороны из графы 9. Руководитель ставит подпись на лицевой стороне в верхней строчке.

Образец заполнения авансового отчета по командировке доступен в этой статье. Бланк авансового отчета скачать бесплатно в excel (ссылка ) и word (ссылка ).

Возникающие нюансы

Бывают случаи загранкомандировок, когда приходится некоторую часть отчета заполнять на иностранном языке. Как быть в этой ситуации? Ответим, что все данные или документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский, на отдельном листе бумаги, который подписывается руководителем предприятия. Если документами, оформленными на иностранном языке, являются билеты или чеки, для правильной их оплаты требуется перевод только реквизитов.

Нередки случаи, когда работник сразу после командировки уходит в отпуск. Как быть в этом случае со сроками сдачи отчета, ведь утверждено, что сдать отчет нужно в течение 3 рабочих дней? Ответим, ничего страшного в этом нет, эти дни будут считаться с того момента, когда у командированного работника закончится официальный отпуск.

Назначение

Авансовый отчет является документом, который отражает информацию о понесенных денежных затратах в служебной командировке. Его обязательное наличие и оформление четко прописано в законодательстве (ст.252; п.1 ст. 264 НК РФ; ст.313; ст. 314 НК РФ ). На основании этого документа бухгалтерия перечисляет деньги по возмещению денежных затрат. Он подтверждает расходы и позволяет получить доплату, если весь аванс не был потрачен полностью или вернуть оставшиеся деньги.

Авансовый отчет на командировочные расходы образец заполнения

Следует также владеть информацией о том, какие документы нужны для отчета по командировке. Вместе с ним бухгалтеру предоставляются оригиналы квитанций, билетов, накладных, чеков, которые служат доказательством затрат. После проверки на предмет целевого расходования средств, наличия удостоверяющей документации, правильности составления бухгалтером передает авансовый отчет на подпись руководителю организации.

Постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.2001 предложены рекомендации составления данного документа.

Сроки подачи

Крайним сроком предъявления является третий рабочий день с момента приезда сотрудника (п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У ). Во внимание принимаются только рабочие дни: например, если работник вернулся в пятницу, он будет иметь возможность отдохнуть и оформить авансовую документацию в начале рабочей недели.

Особенности оформления

Оформление подразумевает использование одного из трех вариантов:

Сотрудник может отказаться от командировки по уважительным причинам — нужно только их документально подтвердить. В ином случае за отказ от командировки может последовать дисциплинарная ответственность в виде выговора или замечания. Подробнее читайте здесь

  • Универсальная форма №АО-1;
  • Специальная форма в электронном виде с наличием квалифицированной подписи (Письмо № 3-03-07/12250 от 12.04.2013 ).
  • Составленный бланк самим работником, который утвержден директором учреждения и содержит обязательные реквизиты. Их отсутствие может повлечь проблемы с налоговой организацией.

Следует помнить, что ненадлежащее оформление собственной формы гарантирует отказ налоговых органов в принятии прописанных в документации денежных расходов. Поэтому каждый сотрудник, отправляющийся в командировку, должен знать о том, как правильно заполнить авансовый отчет.

Если сотрудник расплачивался наличными, он прикладывает к отчету кассовые чеки и квитанции. В случае безналичного расчета прикрепляются оригинальные слипы (оформленные документы в случае оплаты покупок при помощи карты) и квитанции от произведенных операций в терминалах либо банкоматах.

В случае невозвращения остатков командировочных средств, они удерживаются из заработка последующем месяце. Эта процедура выполняется на вполне законном основании: все оставшиеся со служебной поездки деньги подлежат обязательному возврату в кассу организации. Данное решение следует принять в течение месяца после выполненной командировки.

Авансовый отчет на командировочные расходы образец заполнения

Отчет о командировке: образец

Образец отчета о командировке в 2017 году состоит из 3 листов:

  1. Шапка документа. Здесь следует предоставить следующие сведения: указываем сумму остатка по уже выданным авансам (не забываем о задолженности), номинально израсходованных аванс (чеки) и итоговый остаток разницы этих сумм. Бухгалтером вносится особая запись (дебет -26, кредит 71).
  2. Расписка. прописывается размер отчета и подтверждение его проверки бухгалтером.
  3. Подробные факты затрат. номера и даты расходной документации; предмет израсходованных денег (билет, суточные и прочее). Здесь ставится подпись самого работника, который был в служебном отъезде.

Обязательно нужно приложить всю документацию, которая доказывает целевую трату авансовых средств.

Важно! Налоговые органы могут отказать в принятии затрат, если на авансовом документе отсутствует подпись руководства.

Пример заполнения авансового отчета по командировке

Заполнением авансового отчета занимается бухгалтер и командируемый сотрудник, который начинает оформление с написания основных сведений на лицевой стороне:

  1. полное наименование организации;
  2. ФИО, должность;
  3. дата оформления;
  4. цель авансовых средств (командировочные затраты);
  5. таблица на лицевой стороне должна содержать данные о наличии выданных денег, их расходе.

В графах 1-6 оборотной стороны должна быть перечислена вся необходимая документация, подтверждающая произведенные траты. Нумерация документов идет с учетом очередности по их перечислению:
Графа №1 содержит порядковый номер удостоверяющего документа.
Графы №2-3. время оформления и соответствующий номер.
Графа №4 содержит сведения о типах затрат.
Графа №5 :размер понесенных расходов.
Графа №6. в строчке «Итого» указывается общая сумма затрат.

Авансовый отчет на командировочные расходы образец заполнения

После проведенной проверки документ подписывается бухгалтером. При этом прописывается дата и номер авансового отчета, общий размер расходов и число приложенной документации.

Заполненная расписка содержит дату подачи документа и передается сотруднику.

Компенсация за ГСМ

Если в командировке сотрудник пользовался личным авто ,ему положена компенсация ГСМ. Для этого организация должна выдать путевой лист. На нашем сайте здесь Вы можете скачать чистый бланк и пример заполнения путевого листа.

На лицевой стороне бухгалтером отмечаются:

  1. Денежный остаток/перерасход по уже выданным авансам.
  2. Сумма полученных из кассы авансовых средств.
  3. Сумма потраченных денег.
  4. Денежный остаток/перерасход размера аванса.
  5. Собственная учетная запись.

Сведения для табличного заполнения находятся в графе №9 на обратной стороне.

В дальнейшем отчет отправляется на подпись к директору организации (ФИО с росписью + расшифровка) либо к лицу, временно исполняющему его должностные обязанности. Специально предназначенная для подписи строчка находится на лицевой стороне в верхней части документа. Затем он принимается к учету для списания выданного аванса.

Как сделать авансовый отчет — смотрите в видео ниже:

Загранкомандировка

Правило подачи авансового отчета в течение трех рабочих дней после возвращения из поездки также действует на заграничную служебную командировку (п.6.3 Указания ЦБ РФ №3210-У ).

В таком случае при отправке работника за границу выдача авансовых денежных средств производится в виде иностранной валюты. Сумма указывается в валюте, а также в рублях. Необходимо заполнить строчки с реквизитами для иностранной валюты (1 «а» с лицевой стороны бланка, графы № 6, 8 оборотной стороны). Кстати, какие есть особенности расчета суточных для загранкомандировки — можно прочитать в этой статье https://otdelkadrov.online/6783-primer-rascheta-sutochnyh-v-komandirovke-zagranitsu-po-rf

Обратите внимание — если имеются какие-либо подтверждающие траты документы на иностранном языке, их нужно перевести на отдельном листе на русский язык. Можно сделать перевод самому либо обратиться к услугам бюро переводов. В данной ситуации эти траты будут отнесены к пункту «прочие расходы».

В случае ухода сотрудника в отпуск сразу после возвращения, не обязательно спешить на работу и заполнять авансовый документ: срок подачи не будет нарушен (Постановление Правительства РФ от 13.10.2013 №749 ). Его заполнение можно сделать сразу же по выходу из отпуска.

Как правило, составление авансового отчета не является проблемой для сотрудников: бланк имеет четко указанные графы для заполнения. При возникновении трудностей на помощь придет бухгалтер. Наличие всех подтверждающих документов и соблюдение сроков подачи также гарантирует благоприятный исход процедуры.

Больше информации можно получить, задав вопросы в комментариях к статье.

Источники: http://besplatniy-urist.ru/blanks/komandirovochnie/avansovyj-otchet-po-komandirovke.html, http://vashbiznesplan.ru/obraztsy-dokumentov/avansovyj-otchet-po-komandirovke.html, http://otdelkadrov.online/8360-pishem-avansovyi-otchet-o-komandirovke-osobennosti-zapolneniya-sroki-podachi-obraztsy

buhnalogy.ru

Что нужно знать ↑

Авансовый отчет заполняется на специальном бланке, форма которого утверждена Федеральной службой государственной статистики и называется № АО-1.

Организации вправе доработать эту форму – дополнить новыми графами или убрать лишние.

Рекомендации по составлению авансового отчета представлены в Постановлении Госкомстата №55 от 01.08.2001 г.

Основные определения

Авансовый отчет рассматривается как первичная учетная документация, подтверждающая использование выданных средств.

Авансовый отчет подает подотчетное лицо – т. е. тот, кому выписали деньги, после чего документ подается в бухгалтерию и там проходит проверку. Проверенный бухгалтером документ подписывает директор организации.

Выдача наличных из кассы осуществляется по расходному кассовому ордеру, где прописываются цели расходования денег.

В бухгалтерии обычно имеется приказ, в котором перечислены лица, имеющие право на получение подотчетных средств.

Данным приказом определяется и период, на который предоставляются деньги (сроки выдачи законодательством не ограничены).

Основанием для выдачи денег в командировку может послужить командировочное удостоверение, либо приказ руководства о направлении сотрудника в служебную поездку.

Деньги не могут быть выданы работнику, за которым числится долг по предыдущему авансу, также не допустима передача подотчетных средств другому человеку.

Утверждение бланка документа

Бланк отчета представляет собой форму № АО-1 и включен в альбом унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств.

Данная форма определена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 №55. Бланк представлен в виде двухсторонней унифицированной формы и подлежит обязательному заполнению в единичном экземпляре командируемым и бухгалтером.

Законодательная база

С 01.01.2013 г. формы первичной документации не являются обязательными к использованию, однако обязательными остаются документы, применяемые для первичного учета.

Они также установлены уполномоченными органами согласно действующему законодательству (например, кассовая документация).

Об этом говорится в Информации Министерства финансов РФ № ПЗ-10/2012. Для ведения бухучета могут применяться формы первичной документации и учетных регистров.

Они разработан хозяйствующим субъектом самостоятельно, а также другие рекомендованные документы (например, бланки, внесенные в альбомы унифицированных форм первичной документации).

В соответствии с ч. 4 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ, документы первичного учета, используемые для подтверждения хозяйственной деятельности организации, должны быть утверждены руководством этой организации.

Таким образом, для формирования авансового отчета можно использовать:

  1. Форму № АО-1.
  2. Электронную форму, подписанную квалифицированной электронной подписью (письмо от 12.04.2013 г. № 03-03-07/12250).
  3. Самостоятельно составленный бланк, утвержденный руководством организации и содержащий предусмотренные законодательством реквизиты.

Что касается последнего пункта, то отсутствие обязательных реквизитов (перечень определен п. 2. Ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ) может привести к проблемам с налоговыми органами.

Неправильное заполнение собственной формы приведет к тому, что налоговая откажется принимать указанные в документе затраты.

Согласно ст. 252 НК РФ, расходами считаются аргументированные и документально удостоверенные траты, произведенные налогоплательщиком.

Это же условие применимо к удостоверяющим документам, прилагаемым к авансовому отчету. Постановление Госкомстата содержит рекомендации по использованию и заполнению формы авансового отчета.

В постановлении сказано, что отчет может быть составлен в бумажном или электронном виде.

На обратной стороне командируемое лицо прописывает список документов, подтверждающих затраты во время служебной поездки (квитанции, билеты, чеки и т. д.), и отмечает суммы затрат.

Бухгалтер просматривает целевое расходование денег, комплект удостоверяющих документов, правильность оформления, производит расчет сумм.

Правило касаемо сроков сдачи отчета определено п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. №3210-У.

В письме Минфина РФ от 12.04.2013 г. №03-03-07/12250 говорится, что если документ оформляется в электронном виде, необходимо его заверение простой или усиленной квалифицированной ЭЦП (письмо Министерства финансов РФ от 20.08.2015 г. № 03-03-06/48232).

Как оформить авансовый отчет по командировке ↑

Оформление отчета осуществляется по приезду работника из командировки. Сотрудник получает бланк в бухгалтерии и начинает самостоятельно, либо с помощью бухгалтера заполнять форму.

Далее необходимую информацию вносит бухгалтер, после чего проверяет отчет с приложенными к нему документами и подает его на подтверждение руководству.

Необходимые данные

Авансовый отчет заполняется на основании подтверждающих документов, которые также подаются в бухгалтерию.

Если работник производил расчет наличными, к отчету прикладываются:

  • кассовые чеки;
  • квитанции к приходному кассовому ордеру или бланки строгой отчетности.

При безналичном расчете (например, банковской картой), отчет составляется на основании:

Оригиналов слипов Документов, оформляемых при оплате покупок картой
Квитанций От операций банкоматов и терминалов

К документам, подтверждаемым затраты сотрудника, также относятся билеты на поезд, счета на оплату жилплощади и т. д.

Порядок формирования документа

Авансовый отчет заполняется на бланке формы № АО-1. Документ состоит из трех листов:

Сначала заполняется шапка документа Указывается остаток по ранее выданным авансам (включая задолженность), далее указывается фактически израсходованная сумма по чекам и итоговый остаток в виде разницы данных сумм. Бухгалтер делает запись по дебету 26, кредиту 71 — подотчетное лицо отчиталось по командировке, проводка
Второй лист представляет собой расписку С подотчетной суммой, подтверждающей проверку отчета бухгалтером
Третий и другие листы включают детализацию затрат Номера и даты подтверждающих документов, на что израсходованы средства (суточные, билет и т. д.). Здесь расписывается подотчетное лицо
К авансовому документу прикрепляются Все предоставленные работником дополнительные документы

После того, как бухгалтер проверит целевое расходование денег и наличие подтверждающих затраты документов, авансовый отчет подается руководителю.

Здесь важно отметить то, что неподтверждение отчета руководителем является поводом к тому, чтобы налоговые органы отказали в принятии расходов.

Согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой проведения внереализационных и других затрат считается дата ратификации авансового отчета.

Если средства были перерасходованы, бухгалтер выдает из кассы сумму перерасхода. При этом оформляется расходный кассовый ордер на перерасход.

Если деньги были потрачены не полностью, остаток возвращается в кассу. Такая процедура подтверждается приходным кассовым ордером.

На основании ратифицированного авансового отчета бухгалтер осуществляет списывание подотчетной суммы.

Пример заполнения

В заполнении авансового отчета участвуют командируемое лицо и бухгалтер. В первом случае сотрудник начинает заполнение с указания на лицевой стороне основной информации.

Как составить и что прописывать:

  • название учреждения;
  • дата заполнения;
  • ФИО;
  • специальность (должности);
  • табельный номер;
  • цели аванса (хозяйственные или представительные затраты);
  • на лицевой стороне слева также заполняется таблица, содержащая информацию о ранее предоставленном авансе, выданных в настоящий момент деньгах и их расходовании (перерасход или остаток).

На оборотной стороне в графах с первой по шестую перечисляются удостоверяющие расходы документы, здесь же отмечаются потраченные суммы.

Документы пронумеровываются в соответствии с очередностью их перечисления. В первой графе командируемое лицо прописывает порядковый номер подтверждающего документа.

Во второй и третьей графе отмечаются дата составления и номер документа. В четвертой графе отмечается тип расхода (например, оплата за жилье).

В пятой графе прописывается сумма произведенных трат (если расход произведен в иностранной валюте – в шестой графе). Итоговая сумма затрат отмечается в строчке «итого» в пятой или шестой графе.

Бухгалтер при принятии заполненного отчета и удостоверяющих документов ставит свою подпись, указывает номер и дату отчета, итоговую сумму трат и количество представленных документов.

В расписке ставится дата подачи отчета, после чего она вручается работнику.

После проверки всех внесенных работником сведений бухгалтер приступает к заполнению на обратной стороне седьмой и восьмой графы (размеры затрат, подлежащих учету) и графы девятой (номера счетов бухучета).

Затем бухгалтер возвращается к лицевой стороне документа и отмечает:

  1. Оставшиеся средства (или перерасход) по ранее выданному авансу.
  2. Размер выданного из кассы аванса.
  3. Размер потраченных денег.
  4. Оставшиеся средства (перерасход) авансовой суммы.
  5. Бухгалтерскую учетную запись.

Данные для заполнения таблицы бухгалтерских записей берутся из девятой графы с оборотной стороны отчета.

Проанализированный отчет подписывается директором фирмы (ФИО и роспись с расшифровкой), либо заменяющим его лицом. Для этих целей вверху лицевой стороны отведена специальная строчка.

После заверения руководством отчетный документ принимают к учету с целью списания подотчетных сумм. Такой образец написания авансового отчета по командировке в 2018 году наиболее распространен.

Возникающие нюансы ↑

При заполнении авансового отчета могут возникнуть некоторые трудности. Обычно это происходит в ситуации, когда сотрудник отправляется в служебную командировку за границу или сразу по возвращении из командировки выходит в отпуск.

На самом деле, ничего сложного в этом нет – в первом случае может лишь потребоваться перевод некоторых строк, а во втором достаточно уложиться в установленные сроки сразу после выхода из отпуска.

Как быть при загранкомандировке?

Сотрудник, возвратившийся из командировки, должен подать в бухгалтерию авансовый отчет не позднее трех рабочих дней по окончании срока, на который выдавались средства.

Данное правило закреплено п. 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У и действует для заграничных служебных командировок.

Реквизиты, отнесенные к иностранной валюте (строчка 1а на лицевой стороне бланка, графы шестая и восьмая на обратной стороне), заполняются в случае предоставления работнику денег в иностранной валюте, согласно определенному российским законодательством порядку.

Если часть документов, удостоверяющих затраты во время заграничной командировки, составляется на иностранном языке, по мнению контролирующих органов, на отдельном листке нужно выполнить построчный перевод этих документов на русский язык.

Как сделать перевод? Это можно сделать самостоятельно, либо с помощью специализированной фирмы переводов.

Для билетов на самолет и иных транспортировочных документов на иностранном языке Министерство финансов требует перевод одних реквизитов, необходимых для подтверждения затрат (ФИО пассажира, место назначения, рейс, дата вылета и прилета, сколько стоит билет).

Перевод сведений, не имеющих особого значения для удостоверения затрат (например, условия применимости тарифа, правила авиаперелета и провоза багажа и т. д.) выполнять не нужно.

По мнению налоговиков, необходимость в переводе электронного билета на самолет полностью отсутствует.

Данный билет является унифицированной международной формой документа, поэтому большинство реквизитов заполняется согласно Единому международному кодификатору.

Вместе с тем, переводить другие подтверждающие документы (счета из отеля, счет за аренду автомобиля или такси и т. д.) все же придется. Это необходимо для установления целевого характера расходования средств.

Если перевод осуществляется сотрудником специализированной компании, расходы на перевод можно отнести к прочим расходам.

Если из командировки в отпуск

Если сотрудник по возращении из командировки сразу отправляется в отпуск, ему не обязательно идти на работу и предоставлять авансовый отчет. Срок сдачи документа в такой ситуации нарушен не будет.

В соответствии с п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. №749, срок подачи авансового отчета отсчитывается в рабочих днях, поэтому заполнением документа можно заняться по выходу из отпуска.

Каковы сроки предоставления

На сдачу отчета работнику отводится три рабочих дня с момента:

  1. Истечения срока предоставления средств. Данный срок прописывается в заявлении сотрудника на выдачу денег под отчет.
  2. Возвращения из служебной поездки.
  3. Выхода на работу из отпуска или с больничного, если срок предоставления средств закончился в этот период.

Таким образом, на составление и подачу авансового отчета работнику дается три рабочих дня с момента выхода на работу после командировки или окончания срока предоставления денег.

Составление авансового отчета обычно не вызывает трудностей у сотрудников. В бланке четко указаны все графы, которые требуется заполнить, в случае неясностей можно обратиться к бухгалтеру.

Никаких проблем не возникнет, если на руках имеются все документы, подтверждающие расходование подотчетных средств.

Также важно соблюдение сроков (сотруднику дается три рабочих дня на подачу документа). Если по возвращении из поездки подотчетное лицо уходит в отпуск, авансовый отчет подается после выхода из отпуска.

buhonline24.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.