Выплата командировочных


Наряду с выплатой заработной платы у работников предприятия часто возникает вопрос о порядке возмещения командировочных издержек.

Также многих граждан интересует, в каких случаях бывает командировка без оплаты компенсации.

Изначально следует напомнить, что при расчете положенных сумм работодатель должен руководствоваться положениями Трудового кодекса.

Что касается остальных вопросов, например, какая должна быть сумма суточных выплат в 2018 году, то они будут рассмотрены ниже.

Что необходимо знать ↑

Хозяйственная деятельность большинства предприятий часто связана с отправкой сотрудников в командировку. При этом работодатель обязан оплатить служебную поездку.

За отсутствующим сотрудником сохраняется рабочее место и средняя заработная плата. Следовательно, в этот период работник не может быть уволен по инициативе работодателя.

Исключением может быть ликвидация предприятия. Основанием для поездки работника в служебную командировку является приказ руководителя предприятия.

Продолжительность поездки определяет работодатель. В срок командировки также входит время поездки в оба конца. На период командировки работодатель может заменить отсутствующего работника другим сотрудником.

Поездка также подразумевает возмещение следующих расходов:


  1. Издержки на проезд.
  2. Оплата аренды жилого помещения.
  3. Дополнительные издержки, связанные с проживанием за пределами постоянного места жительства.

Нормы оплаты командировочных на проживание определяются внутренними документами предприятия, например, коллективным соглашением.

Если постоянная работа сотрудника имеет разъездной характер, то она не подпадает под определение служебной командировки.

Отдельно стоит напомнить, что перед принятием окончательного решения, работодатель должен выяснить, не относится ли сотрудник к категории граждан, которых запрещено отправлять в командировку.

Подобный запрет распространяется на:

  • беременных женщин;
  • работников, не достигших 18-летнего возраста;
  • сотрудников, с которыми оформлено ученическое соглашение.

Предельный срок служебной командировки в пределах РФ составляет 40 календарных дней. При этом сюда не входит продолжительность пути.

Если работник направляется для выполнения монтажных или строительных работ, то срок командировки может быть увеличен до 1 года. Максимальный срок для заграничной командировки законом не установлен.

Основные понятия

Ниже будут рассмотрены несколько базовых понятий, которые употребляются в статье:


Служебная командировка Запланированная нанимателем поездка сотрудника для выполнения служебного задания за пределами основного места работы. Срок командировки определяется производственной необходимостью и отображается в соответствующем распоряжении
Служебное задание Документ, отображающий цель командировки и отчет сотрудника о выполнении проделанной работы
Командировочное удостоверение Документ, подтверждающий время пребывания работника в командировке
Командировочные расходы Издержки, которые предприятие возмещает работнику за период его нахождения командировки (ст.168 ТК РФ). Сюда входят суточные, расходы на проезд или аренду жилья. Любые дополнительные должны быть согласованы с работодателем
Суточные Дополнительные расходы, которые возмещает организация за время пребывания сотрудника в командировке
Авансовый отчет Документ о потраченной сотрудником сумме денег за период командировки

Правила оформления командировки

Перед тем, как отправить работника в служебную командировку работодатель должен издать
соответствующий приказ.

Унифицированный образец документа (форма №Т-9) утвержден постановлением Госкомстата N 1.

Документ должен содержать следующие данные:


  • ФИО работника;
  • табельный номер;
  • структурное подразделение;
  • занимаемая должность;
  • место командировки;
  • продолжительность поездки;
  • цель командировки;
  • источник финансирования поездки;
  • основание (служебное задание);
  • должность, подпись и расшифровка подписи руководителя предприятия;
  • с приказом сотрудник ознакомлен.

Вышеуказанным нормативным документом также разработано командировочное удостоверение и служебное задание (форма №Т-10, 10а).

Однако оформлять упомянутое удостоверение необязательно (постановление правительства N 1595).

Срок пребывания сотрудника в командировке можно определить на основании проездных документов. Обязанность по их предоставлению лежит на работнике.

Если документы отсутствуют по причине использования личного транспорта, то период пребывания в командировке отображается в служебной записке.

К документам, которые подтверждают использование собственного автомобиля, относятся:

  1. Путевой лист.
  2. Выставленные счета.
  3. Квитанции.
  4. Кассовые чеки.

При этом работнику больше не нужно подавать отчет работодателю о проделанной работе во время командировки.

Законные основания

Трудовые взаимоотношения регулируются Трудовым законодательством. Положение о направлении сотрудников в командировки утверждено постановлением Правительства N 749.

Порядок возмещения командировочных расходов граждан, которые работают на коммерческих предприятиях, закреплен ст.168 ТК РФ. Закон не предусматривает минимальных или максимальных границ компенсации.

Размеры возмещения командировочных издержек работникам бюджетных организаций определяет постановление Правительства от 02.10.2002 № 729.

Порядок обеспечения денежным довольствием военнослужащих утвержден приказом Минобороны 30.12.2011 N 2700.

Налогообложение доходов осуществляется в рамках Налогового кодекса. Учет хозяйственных операций производится согласно с требованиями ФЗ «О бухгалтерском учете».

Унифицированные формы первичной документации утверждены постановлением Госкомстата N 1. Образцы первичных учетных документов закреплены постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

Как осуществляется оплата суточных командировочных расходов в 2018 году ↑

Общий порядок начисления и оплаты суточных издержек определяется ТК РФ. Однако при расчете суммы возмещения необходимо учитывать ряд факторов, которые влияют на размер и порядок выплаты командировочных расходов.

Поэтому ниже будут рассмотрены отдельные составляющие данного показателя.

За что именно возмещается сумма

Служебная командировка подразумевает возмещение следующих видов издержек:


  • расходы на проезд;
  • оплата стоимости аренды жилья;
  • дополнительные расходы, необходимые для проживания за пределами ПМЖ.

Выплата суммы

Выплата наличных денег работнику осуществляется строго под отчет. При выдаче денег бухгалтерские проводки оформляются следующим образом:

Дт 71 Кт 50 Выдача денег под отчет откомандированному работнику

При выдаче денег составляется кассовый ордер (форма КО-2). Сотрудник после возвращения из командировки обязан отчитаться перед работодателем об израсходованных суммах.

К авансовому отчету дополнительно прилагаются следующие документы:

  • командировочное удостоверение;
  • квитанции;
  • контрольно-кассовые чеки;
  • транспортная документация.

Бухгалтер обязан проверить предоставленные документы на предмет целевого использования средств и правильности их составления. Авансовый отчет утверждает директор предприятия.

После утверждения отчета бухгалтерские проводки оформляются так:

Дт 26 (20, 25, 44) Кт 76 (60) Списаны издержки на командировку

Неиспользованный остаток аванса сотрудник должен сдать в кассу предприятия.

Заявление на оплату (образец)

Под заявлением подразумевается официальное обращение сотрудника к работодателю о выдаче аванса в связи с командировкой.

Также работник может подать заявление о возмещении командировочных расходов, например, если им были потрачены деньги сверх выданного аванса.

Если у работодателя не возникает замечаний, то он издает приказ о выдаче обозначенной суммы денег. При наличии спора работник может обратиться в суд) о возмещении командировочных расходов.

Если в выходные дни

В связи с производственной необходимостью служебная командировка может выпасть на выходные дни. Следовательно, за работником сохраняется средний заработок за весь период командировки.

Кроме случаев, когда время поездки до места назначения выпадает на выходные или праздничные дни
(письмо Роструда от 20.06.2013 N ПГ/5136-6-3).

По мнению чиновников при таких обстоятельствах оплата труда производится на основании ст.153 ТК РФ.

Другими словами, работнику полагается заработная плата в двойном размере. Аналогичная правовая позиция изложена в Положении о командировках.


Остальные выплаты производятся в общем порядке. При налогообложении прибыли предприятия подобные выплаты работодатель может списывать как расходы на оплату труда.

Формирование приказа

Основанием для поездки сотрудника в служебную командировку является распоряжение работодателя (см. подзаголовок «Правила оформления…»).

Видео: надо ли платить страховые взносы с неподтвержденных командировочных расходов?

Приказ подписывается руководителем предприятия и доводится до сведения работника. Что касается приказа о выдаче аванса или на возмещение командировочных расходов, то документ составляется в произвольной форме.

Распоряжение должно содержать следующие данные:

  1. ФИО сотрудника.
  2. Дату и место командировки.
  3. Основание для возмещения расходов.
  4. Данные лица, ответственного за исполнение распоряжения.

Приказ также подлежит регистрации в журнале распоряжений по личному составу.

Налогообложение командировочных

Порядок налогообложения зависит от налогового режима, который использует субъект хозяйственной деятельности.

Если предприятие находится на УСН и ЕСХН, то командировочные расходы должны быть включены в состав издержек при определении налоговой базы.


Организации, использующие общий режим налогообложения должны уменьшать размер прибыли на сумму расходов.

Что касается удержания НДФЛ с выплаченных работнику суточных, то здесь долгое время была спорная ситуация. Однако решением ВАС от 26.01.2005 N 16141/04 конфликт был окончательно решен.

Исходя из разъяснений Высшего судебного органа суточные, выданные в пределах норм, установленных коллективным договором налогообложению не подлежат (ст.217 НК РФ).

По закону размер суточных выплат составляет:

Командировка на территории России 700 руб.
Заграничная командировка 2500 руб.

Аналогичная позиция позже была изложена в письме Минфина № 03-03-06/1/24916.

При этом суд обратил внимание фискального органа на то, что положения постановления правительства №729 в этом случае не применяются.

Суд также сделал акцент на том, что исходя из предписаний ст.209 НК РФ объектом налогообложения является доход работника.

Тогда как при получении суточных у работника не возникает экономическая выгода (ст.41 НК РФ).

Напротив, сотрудник несет определенные расходы, направленные на выполнение служебных обязанностей.

Следовательно, возмещение расходов не может квалифицироваться как доход, а, значит, не является объектом обложения НДФЛ.

Если сумма выплаченных суточных превышает установленные коллективным договором размеры возмещения, тогда разница сумм подпадает под определение «Доход» и облагается подоходным налогом.


Суточные выплаты также не облагаются страховыми взносами (ст.9 ФЗ от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Единственным условием для освобождения от уплаты обязательных взносов является продолжительность командировки, которая должна составлять не менее двух суток (письмо Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242).

По мнению чиновников профильного Министерства, суточные выплаты при однодневных командировках законом не предусмотрены.

Потому как работник может ежедневно возвращаться домой, а, значит, он не несет дополнительных издержек, необходимых для проживания за пределами ПМЖ.

Часто задаваемые вопросы ↑

При оплате командировочных расходов часто возникают следующие вопросы:

  1. Можно ли производить расчеты в программе 1С.
  2. Как быть с военнослужащими.
  3. Нюансы возмещения в бюджетных организациях.

При работе в 1С

Проводить хозяйственные операции можно при помощи программы «1С Зарплата и Управление Персоналом».

Программный продукт открывает следующие возможности:

  1. Управление заработной платой.
  2. Исчисление налогов и взносов.
  3. Персонифицированный учет для ПФ РФ.
  4. Регламентированная отчетность.
  5. Отображение результатов расчетов в налоговом и бухгалтерском учете.

Бухгалтер может также составлять все необходимые документы, например, расчетный документ «Оплата по среднему заработку» в программе 1С. Сформированные документы можно распечатывать через соответствующее меню.

Нюансы оплаты военнослужащим

Оплата служебных командировок военнослужащих происходит в таком же порядке, что установлен для работников коммерческих организаций (ст.118 приказа Минобороны N 2700).

Если военнослужащий возвращается из командировки в день убытия, то ему суточные не выплачиваются.

К числу дополнительных расходов относятся:

  • страховые взносы по страхованию;
  • оформление проездных документов;
  • издержки на постельные принадлежности в поезде.

Возмещение суточных расходов осуществляется в размере 300 руб. за 1 день командировки.

Как быть в бюджетных учреждениях

Размеры возмещения издержек, связанных с командировкой работников бюджетных организаций определяются нормативными документами субъектов РФ или правовыми актами местных органов самоуправления (ст.168 ТК РФ).

Если исходить из постановления правительства №729, то откомандированным сотрудникам полагаются следующие выплаты.

  • расходы на проезд в оба конца.

В размере документально подтвержденных издержек, но, не более стоимости проезда

Воздушный транспорт Салон эконом класса
Железнодорожный транспорт Вагон купе фирменного поезда
Водный транспорт Каюта V группы морского судна
Автомобильный транспорт Автотранспорт общего пользования

Если у работника отсутствуют подтверждающие документы, то ему возмещается только минимальная стоимость проезда

Железнодорожный транспорт Плацкартный вагон пассажирского поезда
Водный транспорт Каюта Х группы морского судна
Автомобильный транспорт Автобус общего типа
  • издержки на выплату суточных – 100 руб. за каждый день командировки;
  • расходы по аренде жилья – в размере документально подтвержденных издержек, но, не более 550 руб. в сутки. Если у работника нет документов, то размер возмещения составляет 12 руб. в сутки.

Заканчивая обзор вопроса о выплате суточных при командировках в 2018 году, нужно выделить основные моменты.

Служебная командировка часто является производственной необходимостью. Основанием для поездки является приказ руководителя предприятия.

Возмещение расходов, связанных с командировкой сотрудников происходит за счет средств работодателя.

Нормы и порядок оплаты дней командировки определяются внутренними документами предприятия.

buhonline24.ru

Оплата командировок и командировочные расходыИз статьи Вы узнаете:

1. Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные.

2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки.

3. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д. Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье. Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки. Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования. Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке. В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении.

 

Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

  • оплата дней, проведенных в командировке;
  • суточные;
  • возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов. Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника. По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.

Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.

Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку. Однако все выплаты имеют свои особенности, связанные с порядком расчета, а также начисления НДФЛ и взносов. Поэтому подробнее остановимся на каждом виде выплат.

 

Оплата дней командировки

За рабочие дни, проведенные в служебной командировке, работнику начисляется средний заработок (п. 9  Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле:

СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком

где:

  • СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
  • ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);
  • Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
  • Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.

В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки. Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.

! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно. Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п. 5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Подробнее об этом читайте в статье «Работа в выходные и праздники: как оформить и оплатить».

***

Пример расчета оплаты служебной командировки

ООО «Альфа» направила своего работника Иванова А. В. в служебную командировку с 8 по 14 февраля 2015, при этом 8 февраля (день выезда в командировку) и 14 февраля (день возвращения из командировки) приходятся на воскресенье и субботу, соответственно. В ООО «Альфа» установлена 5-тидневная рабочая неделя. В течение расчетного периода (с 1 февраля 2014 по 31 января 2015) Иванов А.В. был в отпуске с 4 по 17 августа 2014, а также на больничном с 8 по 12 декабря 2014, остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью. Иванову А.В. установлен оклад в размере 30 тыс. руб., дополнительных выплат в расчетном периоде не было.

  • Заработная плата за неполностью отработанные месяцы составила:
    • За август 2014 года: 15 714,29 руб. ( 30 000 руб. / 21 дн. х 11 дн. )
    • За декабрь 2014 года: 23 478,26 руб. ( 30 000 руб. / 23 дн. х 18 дн. )
  • Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка, за расчетный период составила:
    • 339 192,55 руб. (30 000 руб. х 10 мес. + 15 714,29 руб. + 23 478,26 руб.)
  • Количество дней, отработанных в расчетном периоде:
    • 230 дн. (245 – 10 – 5)
  • Средний заработок за рабочие дни командировки:
    • 7 373,75 руб. (339 192,55 руб. / 230 дн. х 5 дн.)
  • Оплата выходных дней, приходящихся на дни командировки (в двойном размере без предоставления отгула):
    • 6 315,79 руб. (30 000 руб. / 19 дн. х 2 х 2 дн.)
  • Итого оплата дней командировки:
    • 15 164,29 руб. (7 37,75 руб. + 6 315,79 руб.)

***

С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.

 

Суточные

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ). Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».

Конкретный размер (норму) суточных, выплачиваемых командированным работникам, каждый работодатель устанавливает самостоятельно в соответствующем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Целесообразно отдельно прописать размер суточных для командировок по РФ и отдельно – для командировок за границу. При этом для загранкомандировок суточные выплачиваются:

  • за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;
  • за день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда за пределы РФ и въезда подтверждается отметками о пересечении границы в загранпаспорте или по проездным документам (для стан СНГ).

! Обратите внимание: При направлении работника в однодневную командировку (когда день выезда в командировку и день возвращения совпадают) суточные:

  • не выплачиваются, если командировка осуществляется в пределах РФ (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
  • выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

 

Возмещение расходов, связанных с командировкой

Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом). Таким образом, у работников не возникнет соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных расходов.

Для обоснования понесенных расходов работник по возвращении из командировки представляет авансовый отчет с подтверждающими документами. Такими документами могут служить, например:

  • для расходов на проезд: проездные билеты, распечатка электронного билета или посадочного талона (в случае покупки электронного билета); чеки ККТ (если использовались услуги такси); документы, подтверждающие использование личного транспорта сотрудника (если проезд в командировке осуществлялся на личном транспорте сотрудника) и т.д.;
  • для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.
  • для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя. Кроме того, работодатель может предусмотреть порядок возмещения расходов, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы. Однако далеко не все  командировочные расходы, которые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие расходы на служебные командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ):

  • на проезд до места назначения и обратно,
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
  • на провоз багажа,
  • расходы по найму жилого помещения,
  • расходы на оплату услуг связи,
  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
  • сборы за выдачу (получение) виз,
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Как видите, этот перечень является закрытым. Таким образом, если работодатель возмещает сотруднику расходы, не поименованные в перечне, например, на парковку автомобиля в командировке, то с суммы этих расходов придется удержать НДФЛ и начислить взносы (Письмо Минфина России от 25.04.2013 № 03-04-06/14428, Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19).

Выплаты сотрудникам в возмещение указанных расходов на командировки освобождаются от НДФЛ и страховых взносов только при условии их документального подтверждения. Если подтверждающих документов нет, то расходы на проезд облагаются НДФЛ и взносами в полной сумме. Расходы по найму жилого помещения при отсутствии их документального подтверждения облагаются страховыми взносами целиком, а НДФЛ – в части, превышающей:

  • 700 руб. в день для командировок по РФ;
  • 2500 руб. в день для командировок за границу.

! Обратите внимание: В некоторых случаях расходы на проезд и проживание сотрудника в командировке при более детальном рассмотрении не признаются таковыми, и, соответственно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами:

  • расходы на питание, стоимость которого отдельно выделена в счете гостиницы (п. 1 Письма Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263);
  • расходы на проезд, если даты билетов и даты командировки не совпадают (например, если сотрудник использовал отпуск в месте командировки) (п. 2 Письма Минфина от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456).

 

Налоговый учет оплаты командировок и командировочных расходов

Для того чтобы расходы на служебные командировки сотрудников можно было учесть при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и УСН с объектом «доходы — расходы», такие расходы должны быть документально подтвержденными и экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документальное подтверждение командировочных расходов включает в себя: кадровые документы, которыми оформлена командировка, документы по учету рабочего времени и оплате труда, бухгалтерские справки (по расчету суточных), документы, подтверждающие расходы сотрудника в командировке. Экономически оправданными расходы признаются в том случае, если командировка осуществляется в рамках деятельности, направленной на получение дохода, что подтверждается целями командировки, установленными в приказе.

В целях расчета налога на прибыль, а также при УСН («доходы — расходы») расходы налогоплательщика, связанные со служебными командировками сотрудников, учитываются в следующем порядке:

  • В составе расходов на оплату труда (пп. 6 п. 1 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ) – оплата по среднему заработку за время командировки, а также оплата выходных дней в командировке;
  • В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) – следующие расходы на командировки:
    • суточные (в полной сумме, предусмотренной локальным нормативным актом);
    • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
    • наем жилого помещения, в том числе расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
    • оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
    • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Указанные расходы на командировки принимаются к налоговому учету для расчета налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета сотрудника, а при УСН:

  • на дату утверждения авансового отчета – если расходы оплачены за счет выданного работнику аванса;
  • на дату выплаты возмещения работнику — если расходы оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета.

 

Бухгалтерский учет оплаты командировок и командировочных расходов

Дебет счета

Кредит счета

Содержание операции

26 (08, 20, 25, 23, 44) – в зависимости от цели командировки и характера деятельности организации 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Командировочные расходы приняты к учету на дату утверждения авансового отчета (без НДС на ОСН, с НДС на УСН)
71 «Расчеты с подотчетными лицами» 50 (51) Выплачен аванс (возмещен перерасход по авансовому отчету) работнику на командировочные расходы
26 (08, 20, 25, 23, 44) 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Начислена работнику оплата дней, проведенных в командировке
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 50 (51) Выплачена заработная плата работнику

 

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

 

buh-aktiv.ru

Оплата суточных за один день командировки

Суточные — это возмещение затрат работника на жилье вне места постоянного проживания. Такие расходы несут все, кто отправляются по служебным делам в местность, расположенную вдалеке от основного места работы.

Что касается командировок на один день, то законодательством РФ суточные не предусмотрены.

Понятия суточных во время командировки на 1 день не существует. Это связано с тем, что подразумевает в себе само понятие «суточных». Если человек уезжает в командировку вечером одного дня, и возвращается вечером другого дня, это считается уже двухдневной командировкой, в которые работодатель может назначить работнику суточные в размере, установленном законодательством.

Эта сумма не будет облагаться подоходным налогом, и ее можно выдать своему работнику для возмещения его затрат во время командировки.

Максимальные и минимальные пределы выплат

Что касается суточных, то их размер строго регламентирован законодательством. Максимальный размер суточных, которые не облагается налогом НДФЛ в пределах РФ, составляет 700 рублей, если человек едет за границу, то максимальная сумма, не облагаемая налогом, составляет 2500 рублей.

Если человек возвращается из командировки в тот же день, в который отбыл, но был он за границей, то максимальный размер суточных, не облагаемых налогом составляет 50 % от обычной суммы — 1250 рублей.

Если командируемый был в России и вернулся в тот же день, то суточные ему не выплачиваются. Если человек едет в страны СНГ, и в его паспорте нет отметки о том, что он был в другой стране, то суточные также не предусмотрены.

Минимальный размер суточных выплат не может быть менее 100 рублей. В остальном же, сумма компенсации зависит от множества факторов, таких как политика компании, дальность и длительность поездки, организационно-правовая форма предприятия и так далее.

Существует ряд других компенсаций, которые организация обязана по закону РФ возмещать работнику, направленному в командировку. Это расходы на проезд, обеды и другие служебные расходы, которые связаны с теми или иными делами организации.

Документы для получения денежных средств

Для того чтобы все расходы работника возместили, в т.ч. и на то, что он где-то останавливался, ему необходимо предоставить квитанции, чеки, проездные билеты и другие подтверждающие документы.

Бывает так, что организация заблаговременно рассчитывает расходы работника во время командировки и обеспечивает его финансами. Но эти деньги называть «суточными» будет неправильно.

В процессе командировки у работника могут возникнуть дополнительные затраты, разницу которых организация обязана будет ему вернуть после отчета о командировке. По приезду из командировки работнику необходимо в течение 3 дней составить отчет о командировке, который должен включать в себя несколько частей:

  1. Все чеки, договора, проездные билеты и квитанции необходимо подкрепить к авансовому отчету;
  2. Все дополнительные затраты, на которые деньги не выделялись, также с подкрепленными или приложенными документами;
  3. Окончательный отчет с разницей между выделяемыми финансами, их остаток, или напротив — нехватка.

Работодатель имеет право направить своего работника, с его согласия, в командировку на любое время, которое может длиться от часов до месяцев, при этом работодатель вправе назначать размеры суточных по своему усмотрению на этот период, кроме командировки на 1 день.

В организации должны существовать положения о командировках, где прописываются суммы и условия оплаты командировок, а также возмещения служебных затрат. В подобных положения работодатель сам устанавливает размеры суточных в зависимости от места, в которое отправляют командируемого, и от того, есть ли там условия для размещения человека, арендованное непосредственно организацией, и каковы там условия проживания.

Если условий нет, то в этом случае рассчитывают суточные для компенсации расходов на проживание.

Суточные могут быть любого размера, по усмотрению работодателя, но не нарушающими норму законодательства.

Выплаты при командировках за границу

В локальных актах о командировках указываются суммы, выплачиваемые при поездке за границу. Они могут быть больше или меньше максимально установленных сумм законом.

При отправлении работника в командировку за ним по закону сохраняется его рабочее место, его средняя зарплата, а также условиями внутренних нормативных актов, командируемого могут премировать за работу во время командировки, в вечернее время или выходные.

Работодатель обязан в соответствии со статьей 168 ТК РФ:

  • возместить все необходимые расходы, затраченные на проезд;
  • возместить все расходы, связанные с арендой жилья;
  • возместить те расходы, которые связаны с расходами не по месту жительства;
  • не предусмотренные сторонами, но те, что были сделаны с разрешения работодателя.

Это основные требования законодательства, а суммы, время, длительность и задачи могут устанавливаться внутренним актом работодателя.

Для того, чтобы отправить человека в командировку, необходимо издать соответствующий приказ или распоряжение, ознакомить работника с длительностью командировки, временем отбытия, а также назначением и задачами, где также будут указаны и суммы на будущие затраты, связанные с проездом, служебными покупками, арендой жилья и суточными выплатами.

Когда выплаты невозможны

Иногда организация не выделяет вообще никаких суточных, и работник обеспечивает себя за свой счет, все это зависит от организации, ее правового и финансового статуса, ее внутренних нормативных актов, а также претензий работника на определенную сумму суточных. Все это решается путем согласования на стадии обсуждения командировки до издания распоряжения.

Кроме того, по закону, командировки, если их длительность более одного дня, обязаны оплачивать хотя бы в минимальном размере. Неуплата командировочных может стать веским доводом от командировки отказаться, либо же подать жалобу в вышестоящие органы.

Если человека отправляют в командировку во время нерабочих часов — это могут быть праздники или выходные, то оплачиваются подобные командировки в соответствии с ТК РФ, как любая зарплата в выходные, вечерние, праздничные дни.

Суточные выплачиваются на каждый день пребывания человека в командировке, болеет ли он, или тратит свое время на дорогу, или живет в месте командировки в выходные.

Если у человека есть возможность во время своей командировки возвращаться к месту своего проживания, суточные обычно не выплачиваются.

Подведем итоги — сегодня установлены максимальные размеры сумм суточных:

  1. в России – 700 рублей;
  2. страны СНГ – 700 рублей;
  3. заграница – 2500.

На эти суммы при поездке от 2 дней не налагаются никакие налоги, организация вправе назначать свои суммы суточных, они могут быть больше, и на разницу будет налагаться налог, и могут быть меньше, либо их вообще может не быть, но только в однодневных командировках.

Из этого видео вы узнаете, нужно ли платить суточные за один день командировки.

naimtruda.com


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.