Расчет командировочных


Очень важно правильно и грамотно оформить все документы командировочного типа, а еще более важным аспектом считается учет всех расходов, которые выделяются на реализацию командировки. Командировочные расходы четко определены законодательством в статье 264 НК РФ. Причем, данный список не является закрытым, так что, определенные варианты расходов, которые в него не учтены, все же могут быть использованы в соответствующих расчетах.

Работник, которого отправляют в определенную командировку, получает от предприятия определенные выплаты, которые напрямую связаны с выполнением поставленных целей и задач. К таким выплатам относят оплату средств, затраченных на дорогу до места назначения, проживание, а также суточные средства, которые выплачиваются до наступления командировки.

Заметим, что кроме предоставления таких выплат, работник получает средства в виде оплаты труда. В данном случае, используются показатели оплаты труда сотрудника (средние показатели за месяц), с расчетом на количество дней, которые он провел в командировке.


В трудовом законодательстве устанавливается также такое понятие, как суточные, которые выплачиваются работнику на определенные нужды, возникающие в командировке. Такие выплаты осуществляются до наступления командировки на предприятии.

Какие расходы следует учитывать?

Как мы уже сказали, существует определенный список, установленный законодательными нормами, но он не является закрытым, поэтому, иные выплаты также могут быть в дальнейшем включены в расчет. К стандартным выплатам относят:

  • Расходы, которые связаны непосредственно на проезд к месту проведения командировки, а также обратно. Отметим, что данный аспект может быть четко оговорен в договоре коллективного типа или же в иных локальных документах предприятия. Например, в таких документах устанавливается, что проезд осуществляется по бюджетному тарифу или же тарифу бизнес-класса. Отталкиваясь от таких данных, выбирается способ проезда к месту назначения;
  • Наем жилого помещения. Вполне очевидно, что в командировке человек может провести достаточно существенное количество времени, поэтому, устанавливается своеобразная необходимость предоставления средств, которые способны обеспечить работника нормальными условиями проживания. Вопрос проживания и класса жилья, который может арендовать работник, также определяется внутренними документами предприятия;

  • Суточные выплат предоставляются работнику до момента наступления командировки. В данные выплаты включаются все остальные расходы, которые могут возникать в процессе командировочного отпуска.

Какие расходы следует учитывать?

Как подтвердить данные поездки?

Безусловно, чтобы специалисты бухгалтерии смогли правильно рассчитать все расходы и внести данные в отчетную документацию, следует предоставить своеобразное доказательство того, какие расходы работник понес в процессе поездки до места назначения:

  • В соответствии с нормами законодательной базы в обязательном порядке производится учет полной стоимости билета, с учетом использования постельных принадлежностей, различные сервисные сборы и пр.;
  • Предоставляются данные квитанции на бумажном носителе, также предоставляется посадочный талон или же контрольный купон, билет.

То есть, по сути, нужно предоставить все документы, которые вы получаете при оплате проезда. Если вы использовали автобус, то обязательно возьмите билет, на котором указывается стоимость проезда. Если вы использовали поезд, также оставьте себе использованный билет с указанной датой и стоимостью. Так, вы сможете предоставить все данные, которые помогут бухгалтеру правильно рассчитать расход на дорогу.

Как подтвердить данные поездки?


Расходы на наем жилого помещения

Как вы поняли, данные расходы также оплачивает руководитель. Сразу же скажем о том, что в настоящий момент многие предприятия позволяют своим работникам в командировках использовать вариант аренды суточных квартир, но с обязательным получением квитанции об оплате.

Фактически, вам также придется собрать документы, на основании которых в дальнейшем вы сможете произвести процесс предоставления данных о стоимости найма, количества дней, общей суммы.

Заметим, что расходы, которые касаются обслуживания в ресторанах и барах, обслуживания номеров, расходы за пользование дополнительными оздоровительными объектами руководством предприятия не оплачиваются. В данной ситуации работник оплачивает получаемые услуги, в случае их необходимости, самостоятельно.

Выплаты суточного характера

Данные выплаты являются дополнительными расходами, которые формируются в связи с тем, что человек вынужден проживать не дома. Законодатель определяет отсутствие ограничений по данной сумме, в тоже время, данные ограничения могут быть установлены внутренними документами. Скажем о том, что данные выплаты должны быть предоставлены за все дни, которые человек находится в командировке, при этом в расчет включаются также выходные дни, а также те дни, в которые работник находился в дороге.


Обратите внимание на то, что НДФЛ с суточных не отчисляется, но в данной ситуации законодатель предусматривает своеобразные ограничения, которые касаются суммы предоставленных выплат не облагающейся налогом. Если предприятие предоставляет четко установленные параметры суточных, то с них налог отчисляться не будет. Если сумма будет выше установленной нормы, то налог отчисляется с полученной разницы.

В расходах суточные будут определяться посредством предоставления определенных подтверждений. Например, это производственного характера действия – работник выполнял задание поставленное предпринимателем, а также продолжительность нахождения работника вне его постоянного места проживания.

Определяется командировка на основании таких факторов:

    Наличия документов проездного типа с указанными датами, а также документов, которые определяют осуществление найма помещения жилого типа, в четко установленном месте (в случае, если работник использовал личный или же коммерческий транспорт и билетов у него просто в наличии нет);

    Также должны быть составлены записки служебного типа, а также иные документы, которые формируют четкое определенное срока прибытия, а также последующего убытия работника;


    Обязательным элементом определения командировочных выплат в расчетах, становится предоставление документов с бухгалтерии, которые формируют отражение факта получения работником средств, выделенных на прохождение командировки. Например, предоставляется ордер кассового типа;

    Также в качестве подтверждения наличия командировки могут выступать данные о получении визы, паспорта, приглашений, аналогичных документов, определяющих приглашение компании на посещение определенного мероприятия и пр.

Хотелось бы отметить, что все расходы командировочного типа, непременно учитываются в документах по налогу на полученную прибыль (доход минус расход). Причем расходы должны учитываться в общем порядке (как оплата средств работнику за выполнение взятых на себя профессиональных обязательств).

Выплаты суточного характера

Дополнительные расходы

В настоящий момент контролирующие инстанции не против того, чтобы компенсация расходов дополнялась определенными расходами, которые определены в нормативных документах предприятия:


  • Это может быть оплата услуг определенных залов в аэропорте, а также стоимость бронирования номера заранее, плата за заказ билетов в предварительном формате;
  • Это может быть оплата аренды автомобиля для сотрудника, который находится в командировке (постановлением суда была определена возможность такой аренды исключительно для руководителей и руководящего состава предприятия);
  • Это могут быть дополнительные расходы, которые касаются вопроса транспортировки до места отправки в командировку, аэропорта и других мест, откуда начинается путь на место назначения. В тоже время, в расход может быть включена стоимость услуг такси, если в данном случае, такие услуги являются оправданными с экономической позиции. Например, ранний отлет или же раннее отправление поезда, когда нет возможности воспользоваться общественным транспортом. Сразу же нужно сказать о том, что услуги такси должны быть четко подтверждены соответствующими документами, и должна быть предоставлена квитанция в форме бланка, исключительно строгой отчетности;
  • В случае, если в процессе командировки есть необходимость систематически осуществлять определенный проезд на общественном транспорте, то данные услуги также должны быть учтены в расходах. При этом, очень важно, чтобы все квитанции и билеты были сохранены и правильно подсчитаны. Все данные о возможности использования общественного транспорта в процессе выполнения установленных профессиональных обязанностей в момент командировки, четко фиксируются во внутренних документах предприятия;

  • Также в расходы могут быть включены средства, которые потрачены на оплату услуг туристического агентства, например, за организацию поездки за рубеж.

Дополнительные расходы

Пример расчета расходов командировочного типа

  • Включаются все виды расходов, связанные с проездом до установленного места, например, работник предоставил два билета (туда и обратно) на сумму в 370 рублей каждый. Получается, что транспортные расходы составили 740 рублей;
  • Работник в командировку отправляется на 4 дня, при этом, устанавливается, что проживать он будет в отеле. После командировки работник предоставляет квитанцию на оплату номера отеля по 1000 рублей за каждый день, получается 4000 рублей;
  • Суточная норма, которая не облагается установленными нормами налога, составляет 700 рублей в день (включает в себя дополнительные расходы в командировке). Общая сумма составляет 2800 рублей;
  • Работник совершал проезд по городу для реализации установленных заданий по командировке, и предоставил билеты на общую сумму в размере 1400 рублей.

Теперь нужно суммировать все полученные значения, и мы получим 740 + 4000 + 2800 + 1400 = 8940 рублей – это расход командировочного типа. При этом, все данные расходы непременно должны подтверждаться документально. К тому же, за время командировки работник получает стандартную оплату труда, которая рассчитывается исходя из параметров среднемесячной оплаты.

Пример расчета расходов командировочного типа

Лимиты суточных норм

По сути, таких лимитов не существует. Законодатель устанавливает только нормы, которые определяют отсутствие отчисления НДФЛ с командировочных средств, так как по своей сути, они не являются выплатами за выполненную работу и являются инструментом для выполнения поставленных задач для работника. Но, в тоже время, суточные нормы имеют своеобразные лимиты. Для командировки по стране устанавливается, что суточные нормы представлены суммой в 700 рублей, именно с данной суммы не отчисляется НДФЛ. Что же касается зарубежной командировки, то определяется сумма в размере 2500 рублей.

В тоже время, законодатель определяет, что внутренними документами предприятия могут быть назначены более высокие параметры таких норм, но с разницы нужно будет оплатить сумму налоговых сборов. К тому же, с данной разницы, начиная с текущего года придется платить еще и страховые взносы.

Лимиты суточных норм

Примеры расчета лимитов и отчисления НДФЛ


Например, работник отправился в командировку на 7 дней. Работодатель установил, что в течение всего времени работы суточная норма будет составлять 700 рублей. Соответственно, работник получает до начала командировки сумму в размере 4900 рублей. В соответствии с законодательством с данной суммы не осуществляется никаких отчислений.

Другой пример, когда документами внутреннего типа устанавливается, что суточная норма при проведении командировки составляет 1500 рублей. Работник отправляется в командировку на 4 дня, значит выплаты, которые он получит, составят 6 000 рублей. По нормам определено, что за 4 дня работник должен получить (4*700) = 2800 рублей. Значит, из 6000-2800 и получаем разницу в сумму 3200. С данной суммы в обязательном порядке проводится отчисление суммы налогов, а так же суммы выплат социального плана.

Порядок выплат командировочного типа

В соответствии с законом все дни, которые работник провел в командировке, должны быть наделены суточными выплатами, причем в обязательном порядке учитываются и выходные дни. Например, человек выехал в командировку в воскресенье, а в субботу приехал домой. В данной ситуации, оба выходных должны быть оплаченными, то есть, работник должен получить суточные нормы.

Все расходы, которые в процессе проведения командировки возникали у работника, оплачиваются работодателем. Например, для реализации поставленных целей работнику пришлось совершить десять поездок на общественном транспорте. Работник должен сохранить все билеты, после чего, предоставить их вместе со своим отчетом работодателю, сумма расходов должна быть рассчитана, а работник должен будет получить компенсацию своих расходов.


Все расходы, которые касаются выдачи средств работнику в командировку, включаются в отчисление расходов из полученных доходов для правильного расчета налогооблагаемой базы при расчете суммы налогов к оплате.

Порядок выплат командировочного типа

Расчет оплаты труда в командировке

Чтобы произвести оплату труда в случае отправки человека в командировку, нужно произвести расчет средних показателей оплаты за месяц:

  • Нужно определить количество дней в отчетном периоде, в течение которых человек работал фактически. Например, период отчетности составляет 12 месяцев до момента отправки в командировку. Теперь нам нужно будет осуществить отчисление тех дней, в которые работник не выполнял свои обязанности. Из данного периода отчисляются командировки, больничные и другие варианты отгулов без оплаты. Работника направляют в отпуск командировочного типа на срок в течение пяти дней. В периоде расчета 247 дней, которые являются рабочими. В периоде человек получил отпуск в размере 14 дней, и в течение 8 дней был на больничном. Данное количество дней высчитывается из 247, и получаем 225 дней, которые фактически были отработаны специалистом;
  • Следующий немаловажный этап – правильное определение заработка, причем с учетом четко определенного расчетного периода. В соответствии с установленными нормами формируется указание на то, что в данные выплаты должны быть включены: оплата труда, премии, а также различные дополнительные выплаты и компенсации, кроме материальной помощи, оплата листа больничного типа, а также оплата отпускных. В случае, если на предприятии в течение периода времени расчетного типа были осуществлены своеобразные изменения в области оплаты труда, то непременно нужно будет произвести процесс индексирования заработка среднего типа. Например, за все месяцы работник получал оклад с учетом дополнительных выплат в размере 40 тыс. рублей. В месяц, когда был отпуск, было получено 26 тыс. рублей, а в другой месяц оплата составила 13 тыс. рублей. Значит, нужно будет произвести такие расчеты: 40 тыс.*10 (месяцев) = 400 тыс. рублей + 26 тыс. = 13 тыс. = 439 тыс. рублей;
  • Определяем средний заработок в течение дня, а также устанавливаем сумму оплаты командировочных выплат. В данной ситуации заработок, который был получен работником в течение четко определенного количества времени, должен быть разделен на то количество дней, которые фактически работник отработал в течение периода. Получаем такие данные расчета: 439 тыс. / 225 = 1951 (заработок, который человек получает в течение дня). Как мы говорили ранее, командировка предполагалась на пять дней, а это значит, что сумму в размере 1951 следует умножить на пять, и получим 9755 рублей. Так, мы рассчитали сумму оплаты труда в течение командировки.

Следует учитывать, что все выплаты, которые касаются оплаты труда в течение командировки, должны облагаться стандартными отчислениями налогов и взносов социального типа. В тоже время, выплаты, которые предоставляются работнику на выполнение условий командировки, не облагаются такими налогами. Но, по суточным нормам определены четкие лимиты. Если лимиты превышены, то с разницы в обязательном порядке должны быть выполнены необходимые отчисления налогов, а также дополнительные отчисления социального характера.

Выдается ли аванс перед командировкой?

Перед тем, как работник отправляется в командировку, он получает специализированный аванс, который формируется из предварительного расчета параметров цены проезда и проживания, других расходов, а также суммы выплат суточного плана. По сути, специалисты бухгалтерии определяют приблизительную стоимость проезда, с учетом выбранного транспорта и класса, определенного внутренними документами предприятия. В данной ситуации учитывается дорога туда и обратно. Сумма суточных выплат также определяется либо трудовым соглашением, либо внутренними документами, поэтому, обязательно предоставляются такие выплаты, из расчета количества дней, которые человек должен провести в командировке. Также рассчитываются другие расходы, которые могут появиться у работника в течение всего времени выполнения поставленных перед ним задач.

Обратим ваше внимание на то, что авансовый платеж непременно предоставляется работнику, есть возможность предоставить данные выплаты на руки в кассе предприятия или же организации. Также можно произвести процесс перечисления соответствующих выплат на карту работника.

Все данные о порядке выдачи аванса (с определением способа предоставления средств) рекомендовано указать в локальных документах предприятия, чтобы в дальнейшем не возникало никаких сложностей или же проблем с данным аспектом. Также нужно учитывать, что организация может сразу же производить прямые выплаты в виде приобретения билетов в удаленном формате, бронирование и оплату номера и пр. После возвращения, работник предоставляет руководству все необходимые документы, которые подтверждают рациональность расхода денежных средств.

Отражение данных в налоговом и бухгалтерском учете

Следует отметить, что при проведении расчета налога на полученную прибыль, непременно предоставляются все документы, которые определяют командировочные расходы. Соответственно, в расчет такие данные могут быть включены только в том случае, если они официально подтверждены соответствующей документацией.

К вычету НДС по расходам, которые касаются командировок принимаются только в случае соблюдения четко определенных условий. Во-первых, по данным расходам есть специализированная счет-фактура, во вторых, все расходы командировочного типа оплачивались организацией или же работником (после организация компенсировала средства, затраченные на командировку).

Если применяется КСН, то все расходы командировочного типа будут учитываться только в случае, если есть документы, которые подтверждают отправку человека в командировку. Также учитывается, что зачисление расходов возможно исключительно в том случае, если они были оплачены работнику в соответствии с установленными нормами законодательства, то есть, в виде предварительного аванса с обязательным составлением последующего отчета и расчетных документов. Или же в том случае, если работник все оплачивал с собственных средств, после чего, предоставил отчет и все необходимые документы, способные подтвердить расходы, и их возмещение от предприятия.

В отчете бухгалтерского типа отражение выплат командировочного характера проводится по проводке Д71-К50(51), выдача аванса на командировочные расходы. А учет таких расходов без НДС (на ОСН), или же с НДС (на УСН) проводится по проводке Д26 (44, 23, 30, 08)-К71.

Вывод

Оформление выплат командировочного характера производится непременно. При этом, такие выплаты отражаются в бухгалтерской документации, и обязательно учитываются в расходах, в случае необходимости расчета чистого дохода на уплату налогов. Кроме всего прочего, в законодательстве определено, что в качестве выплат командировочного характера можно указывать данные расходов на транспортные услуги, как до места командировки, так и по месту (в случае необходимости).

Кроме того, обязательно выплачиваются суточные, а также иные дополнительные выплаты, которые покрывают сформированные расходы. Бухгалтер обязан предварительно произвести расчет предполагаемой суммы расходов, и работнику предоставляется аванс. После окончания всех работ в командировке, работник составляет отчет, а также прилагает документы, подтверждающие расходы. Если выданного аванса недостаточно для покрытия расходов, формируется доплата. Если аванс превышает выплаты, работник сдает остаток средств в кассу предприятия.

www.finanbi.ru

Основные моменты ↑

Что понимают под выражением «служебная командировка», кто и когда в нее направляется? Обратимся к букве закона.

Определения

Служебная командировка – поездка сотрудника фирмы по поручению руководства на определенное время с целью выполнения служебных заданий за пределы постоянного места работы (ст. 166 Трудового кодекса России).

Признаками командировки являются:

  • распоряжения начальства предприятия;
  • субъекты командировки (командируемые работники);
  • сроки командировки;
  • место (куда отправляется сотрудник фирмы);
  • служебные поручения.

Если человек постоянно находится в разъездах по работе или его деятельность требует постоянного нахождения в пути, она не будет считаться служебной командировкой.

Это касается таких профессий, как бортпроводники, экспедиторы, водители и т. д.

Порядок оформления

Оформление командировки не будет занимать много времени, если внимательно отнестись к документации.

При этом предусматривается возмещение командируемому лицу затрат на транспортные услуги, питание и проживание. Прописаны такие правила в ст. 168 ТК Российской Федерации.

В командировку можно направлять не только за границу или в другой регион России, но и в пределах одного территориального округа.

В ст. 166 говорится о месте работы, что предусматривается трудовыми договорами (прописывается адрес и название фирмы).

А значит, вы имеете право поручить исполнение служебных задач в вашем же городе, но в другой компании. Но такого мнения придерживаются не все.

Если работник исполняет поручение руководства в том же территориальном округе, где располагается рабочее место человека, многими компаниями служебная командировка не оформляется.

Это, по их мнению, просто выполнение служебных заданий в других фирмах. При оформлении командировки гарантировано:

  • сохранение за сотрудником организации рабочего места и средней зарплаты;
  • возмещение командировочных затрат.

Сроки нахождения в командировке могут быть установлены руководством предприятия. При этом учитывается объем и сложность служебных поручений.

Дата начала командировки День, когда транспорт отправляется от места работы.
Окончание такой поездки День прибытия транспортного средства обратно

Иностранному работающему лицу сроки командировки определяют по другим правилам:

Если лицо считается временно пребывающим в пределах России Длительность командировки не должна превысить 10 дней
Если лицо является временно проживающим 40 дней на протяжении года

Предприятия, что финансируются местными и региональными структурами, должны возмещать командировочные затраты согласно правилам, что устанавливаются нормативной документацией.

Те фирмы, что не финансируются из территориального бюджета, возмещают затраты по своему усмотрению.

Тогда нужно будет опираться на порядок оформления командировок, что прописан в коллективном договоре или другом внутреннем документе организации.

В командировку нельзя отправлять:

  • беременную женщину, и работницу, у которой есть малолетний ребенок;
  • несовершеннолетнего работника;
  • сотрудника, что ухаживает за больным родственником;
  • работника, что имеет ребенка-инвалида.

Таким специалистам может даваться поручение вне места работы, если они дали на это письменное согласие, а также нет медицинских противопоказаний.

Чтобы оформить командировку, стоит подготовить такие документы:

Приказ по форме Т-9, Т-9а
Авансовые отчеты по форме АО-1
Служебные задания с отчетами об исполнении по форме Т-10а
Командировочные удостоверения по форме Т-10

Основной документ – служебное задание, на основании которого издается приказ, и после этого выдается командировочное удостоверение.

Законные основания

Нормативные документы которые касаются оформления командировок – статьи главы 24 Трудового кодекса:

166 Определение
167 Предоставляемые гарантии
168 Особенности возмещения затрат

Как рассчитать командировочные расходы ↑

Если перед вами возникла задача – как провести расчеты командировочных затрат, стоит обратиться к нормативным актам за ответами. Разберем основные нюансы, которые могут вам пригодиться на практике.

По среднему заработку

За работником на период нахождения в командировке должен сохраняться средний заработок. При определении такой суммы необходимо учитывать некоторые правила.

Сам расчет проводится по единым правилам, которые прописаны в ст. 139 ТК и в Положении о нюансах исчисления среднего заработка, что утверждалось 24 декабря 2007 № 922.

При расчетах стоит учитывать все выплаты, которые производятся при определенной системе оплаты труда. Источник перечисления значения не имеет (ч. 2 ст. 139 ТК России, п. 2 Положения № 922).

Расчетным считается период в 12 месяцев, что предшествуют периоду, когда за сотрудником сохранялся средний заработок. Календарный месяц – период с 1 по 30 число месяца.

Согласно п. 9 Положения № 922, при определении размера оплаты командировки всем сотрудникам (кроме тех случае, когда установлено суммированный учет времени работы), используют средние показатели зарплаты.

Согласно законодательству, работодателем могут устанавливаться иные расчетные периоды (не 12 месяцев), если это не будет нарушать права сотрудников. Такие изменения стоит отражать в локальной документации.

Если компанией будут установлены другие периоды, рассчитанную на их основе среднюю зарплату нужно отнести в затраты при расчете базы налогообложения при определении налога на прибыль.

Среднюю дневную заработную плату во всех случаях, кроме оплаты отпуска и перечисления компенсации за неиспользованный отпуск, рассчитывают так:

Заработная плата / отработанное время

Так же определяют среднюю величину и для оплаты командировочного периода.

Оплачиваться должны все дни, которые отработаны в соответствии с графиком, что установлен в компании на период пребывания в командировке, на время нахождения в пути и период вынужденной остановки (Постановление России от 13 октября 2008 № 749).

А значит, среднюю зарплату определяют, поделив все средства, что были начислены в расчетном периоде, на отработанные в такой период дни.

Включают в заработок такие суммы, что облагаются налогом на доход физического лица:

  • премиальные перечисления;
  • поощрительные;
  • вознаграждение работника.

Социальные пособия, единовременные выплаты не будут учтены при расчете. Все виды выплат, которые не должны включаться в расчет, перечислены в п. 5 вышеуказанного положения.

К примеру, за время нахождения работника на больничном командировочные не будут начисляться. За такое время будет выдано пособие по временной нетрудоспособности.

Остальные затраты (на проживание и т. д.) должны оплачиваться. Кстати, определяться может не только среднедневной заработок, но и среднечасовой (в зависимости от используемой системы оплаты).

Если используется суммированный учет времени работы, или учет по скользящим графикам, стоит использовать при расчете командировочных среднечасовой показатель.

Часы будут оплачены на основании оклада, тарифных дневных или часовых ставок. Если в расчетных периодах было увеличено размер должностного оклада, или ежемесячной доплаты, надбавки, показатель среднего заработка должен индексироваться.

Такие правила распространяются и на командированного сотрудника. Рассмотрим методику начисления за субботу и воскресенье, а также за праздничные дни.

Если сотрудник должен работать в выходной или праздничный день, он должен получить двойную оплату. При желании, он может вместо зарплаты потребовать дополнительные дни отдыха (ст. 153 ТК Российской Федерации).

Работа в выходные дни должна выполняться только в том случае, если работодатель давал такое поручение. В противном случае командированное лицо получит сумму, определенную из одинарного среднего заработка.

Допустим, сотрудник имеет пятидневную рабочую неделю, а в командировочный период он работал 6 дней.

В п. 8 Инструкции о командировках сказано, что на физлицо распространяется рабочий график той компании, в которую его командировано.

А значит, если в месте командировки установлено шестидневную рабочую неделю, то сотрудник должен работать 6 дней. По его возвращению не нужно будет предоставлять дополнительный день отдыха.

Кроме средней дневной зарплаты, компания должна выдавать работнику деньги на оплату транспортных услуг, питание и наем жилья.

Через 3 дня после возвращения работник должен представить отчет о понесенных затратах. Поддаются такие отчетные документы:

  • билеты;
  • чеки из ресторана;
  • счета из гостиницы и т. д.

Если у работника остались средства, он должен вернуть их в кассу.

Как произвести расчет командировочных расходов? Установлены лимиты такого плана:

Если командировка не предполагает выезда за границу Платится 700 рублей в сутки
Если лицо выезжает за границу 2,5 тыс.

Если средняя зарплата на период командировок оказалась меньше текущего заработка, работодателем может выдаваться компенсация в размере разницы.

То есть, у работника есть право получить сумму, которая не будет меньше средней зарплаты. Предельной максимальной планки не установлено.

Трудовым законодательством нее регламентировано, какой вид транспорта должен использоваться работником, чтобы добраться до места работы или командировки.

А значит, если руководство организации и работник договорятся, может использоваться личный транспорт сотрудника.

Работодатель в таком случае возмещает затраты на бензин и другие затраты, что связаны с проездом к месту назначения.

Величина такой суммы будет определяться в рамках трудовых договоров (ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации).

Период пребывания в командировке не должен оплачиваться исходя из текущей зарплаты с целью уменьшения количества расчетов.

Ведь показатель среднего заработка нужно буде пересчитать в обязательном порядке. Иначе можно допустить ошибку и выплатить командировочные в меньшем размере, чем это полагается по закону.

Если работник только устроился

В расчетные периоды включается время, что отработано в месяце до момента направления командировки.

Если лицо отправляется в командировку в первые дни после заключения трудового договора, среднюю зарплату стоит определить на основании установленного оклад.

Как считать командировочные дни?

Как осуществляется расчет суточных при командировках в 2019 году? проанализируем законодательные положения.

После того, как работник предприятия вернется из командировочной поездки, он должен будет подать в бухгалтерию билеты, что подтвердят его расходы на проезд.

Дата, что отражена в таких документах, будет определена как полные сутки. Даже в тех ситуациях, когда лицо отправляется в 23.56 в понедельник, и приезжает в 00.04 в пятницу, оба такие дня будут учтены в расчете, и лицо получит за них суточные.

Суточные, что не облагаются налогом на доход физического лица – 100 рублей. Но многие работодатели увеличивают их размер.

Если день отъезда и приезда – выходной, то в соответствии с составленными трудовыми договорами человек вправе взять отгул.

Иначе такие дни будут тарифицированы в качестве сверхурочной работы. При определении дней командировки стоит учитывать обычный рабочий график сотрудника компании.

Если он должен работать три дня в неделю, за остальные дни суточные не должны выплачиваться, если другие правила не устанавливались трудовым договором или другими локальными документами.

Примеры расчета

Рассмотрим на примерах особенности расчета командировочных.

Ситуация 1

Инженера Калюжного И. Р., который работает неполную неделю (4 дня – со вторника по пятницу), командировано на период с 23 по 30.11.2015 года. Командировочные будут рассчитываться за 5 дней (с 23 по 26 число).

Ситуация 2

Коркин Г. А (менеджер предприятия) выполняет свои обязательства по скользящему графику (2 дня через 2). Рабочий день составляет 12 часов.

Для такого работника компания ведет суммированный учет времени работы. Лицо получает почасовую оплату в размере 150 рублей в час. Командировка составила 10 дней (с 21 июля 2019).

Видео: командировочные расходы — какие и сколько можно учесть в бухучёте, сумма суточных

В периоде, что учитывается при расчетах, Коркин отработал 1985 часов 115 часов сверх установленной нормы. Премиальная выплата в 2019 году произведена в размере 8,5 тыс. рублей.

За сверхурочно отработанное время компания должна заплатить двойную сумму. 2 дня командировки пришлись на выходные.

Расчетным периодом будет июль 2019 – июнь 2019. Среднечасовая зарплата – 167,02 рубля:
Расчет1Размер командировочных:
Расчет2Ситуация 3

Герасимова Л. Л. (логист предприятия) имеет 5-дневную рабочую неделю и 2 выходных. Заработок составляет 15 тыс. рублей с доплатой за особенные условия работы в размере 2 тыс. с 1 по 12.02.2015 года она находилась на больничном, а с 17 по 30.05. – в отпуске.

С 21.07. работница направлена в командировку длительностью 10 дней. Расчетным периодом будет июль 2019 – июнь 2019.

Средняя дневная зарплата:
Расчет3Сумма выплаты за командировку:
Расчет4

Возникающие нюансы ↑

Не так просто бухгалтерам, которые занимаются ведением кадрового учета, еще и оформлять командировки.

Многие считаю, что если процедура осуществляется по отработанной схеме, то проблем не должно возникать. Но на практике могут возникнуть ситуации, когда специалист просто не знает, как поступить.

Например, как быть в том случае, если возникает необходимость направлять сотрудника в командировку ежемесячно. Возникают трудности и при расчете командировочный в смете. Разберемся, каких правил вам стоит придерживаться.

Если командировка каждый месяц

В законодательных документах старого образца говорится, что длительность командировки не может составлять больше 40 дней без учета периода пребывания в дороге.

Рабочие, руководители и специалисты могут отправиться в командировку для монтажа, наладки, строительства на период до 1 года. Но в Положении о командировках такие ограничения не устанавливаются.

Прописано только то, что работодатель при определении срока должен учесть сложность и объем работы. А как же быть в том случае, если сотрудник направляется в командировку ежемесячно?

Здесь стоит учитывать само определение служебной командировки. Если работа предусматривается постоянные поездки, это не будет командировка.

Как рассчитываются командировочные в смете (сводной)

При подготовке сметных расчетов (чтобы определить окончательную сумму перечислений командированному работнику) стоит внести в них сведения по всем затратам, которые понесены таким сотрудником за период исполнения поручений вне рабочего места.

Такая информация должна отражаться документально. Работник представляет авансовый отчет, прилагая все необходимые документы.

Расчет будет произведен после приезда физического лица. В нем должны суммироваться такие данные:

  • часы, которые были затрачены на командировку;
  • цена билетов, которые подтвердят факт оплаты проезда;
  • затраты на оплату помещения, где лицо проживало;
  • затраты на питание и другие услуги, которые оговариваются с работодателем;
  • количество командированных работников при одновременном направлении несколько физлиц;
  • незапланированные затраты (при возникновении непредвиденной ситуации)

Такая смета станет основанием для формирования окончательной суммы денег, которые полагаются работнику.

Входят ли они в расчет отпускных?

Учитываются ли командировочные при расчете отпускных? При проведении расчетов выплаты отпускной суммы, командировочные не будут учтены.

То есть, то вознаграждение, что получено сотрудников в период пребывания в командировке, должна в полной мере исключаться из окончательных расчетов отпускных.

Учитывайте такие правила при расчете размера командировочных, тогда вероятность допущения ошибки будет сведена к минимуму.

buhonline24.ru


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.