Оплата командировочных


Статья опубликована в журнале «Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии» № 6 декабрь 2013 г.

 

О.Н. ГРАФКИН, Е.В. МЕЛЬНИКОВА,
эксперты службы правового консалтинга ГАРАНТ

Аннотация. Работодатель, направляющий своего работника в командировку, в соответствии с трудовым законодательством обязан компенсировать ему расходы, связанные со служебной поездкой. Выплата таких компенсационных сумм имеет свои особенности, которые изложены в статье и которые следует учесть бухгалтеру, в противном случае это может привести к конфликту с проверяющими органами и к финансовым потерям организации.

Ключевые слова: служебные командировки, командировочные расходы, компенсация расходов, средний заработок.

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в служебные командировки определены положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее – Положение № 749).


Для оформления командировки применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Так, согласно п. 6 Положения № 749 руководитель утверждает служебное задание (форма Т-10а), в котором должна быть определена цель командировки работника.

Работодатель также оформляет приказ (распоряжение) о направлении в командировку (формы Т-9 и Т-9а). В приказе указывается срок командировки. Согласно п. 4 Положения № 749 срок командировки определяется работодателем самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. При этом время командировки складывается из фактического времени пребывания в месте командировки и времени в пути. Это следует из п. 9 Положения № 749.

Кроме того, на работника оформляется командировочное удостоверение (форма Т-10), подтверждающее срок его пребывания в командировке на территории РФ (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)) (п. 7 Положения № 749). По отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи, определяется фактический срок пребывания в месте командирования.


Отметим, что согласно разъяснениям Федеральной службы по труду и занятости (см. письма от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1; от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1; от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1), а также Министерства труда и социальной защиты РФ (письмо от 14.05.2013 № 14-1/3030785-2617) с 1 января 2013 г. формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением № 1, на основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) не являются обязательными для использования в коммерческих организациях. В то же время полагаем, что организация может продолжать их использовать (или утвердить свои формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно с учетом требований Закона № 402-ФЗ).

В соответствии с п. 4 Положения № 749 днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 ч включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки. Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.


Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ, пп. 12 и 26 Положения № 749 в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы на основании авансового отчета с приложением документов, подтверждающих эти расходы.

Таким образом, для возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно работник обязан представить проездные документы, которые должны быть связаны со служебной командировкой.

Как уже было отмечено, в соответствии с п. 4 Положения № 749 срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Однако, если в течение данного срока предполагается осуществление работником трудовой деятельности в выходные и нерабочие праздничные дни, а также если день отъезда или приезда сотрудника из командировки приходится на такие дни, работодатель обязан соблюдать порядок привлечения сотрудника к работе в выходные и праздничные дни, установленный ст. 113 ТК РФ. Это связано с тем, что выходные и праздники относятся ко времени, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 и 107 ТК РФ).


Поскольку работнику гарантируется сохранение за ним среднего заработка только за дни нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки, которые приходятся на дни работы по графику, установленному в организации (ст. 167 ТК РФ, п. 9 Положения № 749), то возвращение сотрудника из командировки, приходящееся на выходные и нерабочие праздничные дни, оплачивается в соответствии с трудовым законодательством (п. 5 Положения № 749). Это означает, что во время командировки на сотрудников распространяются гарантии повышенной оплаты работы в выходные и праздничные дни, установленные ст. 153 ТК РФ.

Согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день работникам, получающим оклад (должностной оклад), оплачивается в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

Часть третья данной статьи также предусматривает, что, по желанию работника, ему может быть предоставлен другой день отдыха взамен выходного дня или праздника, в который он привлекался к работе. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а сам день отдыха оплате не подлежит.


Таким образом, если работник возвратился из командировки в выходной день по инициативе работодателя или когда работник возвратился из командировки в выходной день по причине задержки в пути, дни отдыха сотруднику, работавшему в командировке в свои выходные дни, предоставляются только в том случае, если от него поступит соответствующее заявление. В противном случае работодатель обязан оплатить его работу в эти дни в двойном размере, если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени, или в одинарном размере, если работа производилась в пределах этой нормы.

Рассмотрим ситуацию, когда работник возвратился из командировки в выходной день по своей инициативе.

Полагаем, что работодатель имеет право отказать работнику в компенсации только в том случае, если есть веские основания полагать, что произведенные расходы не связаны с командировкой.

Если работодатель знал о том, что работник вернется из командировки позже даты, изначально указанной в приказе, и не возражал против этого, он в любом случае обязан произвести компенсацию расходов работника на обратный проезд. Ведь в такой ситуации у работодателя нет оснований говорить о том, что проездной документ не связан с командировкой. Расходы на возвращение из места командировки к месту постоянной работы производятся в любом случае, в какой бы день работник ни возвращался.


Если же работник изменил срок возвращения из командировки самовольно, не обосновал уважительность причин задержки и невозможность предупреждения работодателя об этом, проездные документы, датированные числом, не совпадающим с периодом командировки, работодатель вправе признать не связанными с командировкой и не возмещать расходы по ним работнику.

Допустим, что работник не согласовал с работодателем изменение даты возвращения из командировки, представил проездные документы, датированные следующим календарным днем после даты возвращения из командировки, указанной в приказе. На наш взгляд, в этом случае работодателю следует выяснить, имелись ли у работника причины для задержки в месте командировки и для несообщения работодателю об этом, оценить их обоснованность и уважительность и после этого принять решение, возмещать или не возмещать расходы по обратному проезду на основании представленного билета.

Следует отметить, что аналогичные случаи также анализировались с позиций налогового законодательства. Обращаем внимание, что выводы Минфина России и судебных инстанций, сделанные в рамках исследования налоговых правоотношений, напрямую к трудовым отношениям не применяются. Возможно, эти сведения будут полезны при общении с контролирующими органами.

Как следует из письма Минфина России от 05.08.2008 № 03-04-06-01/246, в случае если работник остается в месте командировки на один или несколько дней за свой счет, возвращается из командировки после использования выходных и (или) праздничных дней, отгулов или отпуска или выезжает на место командировки ранее установленного срока (в том числе в счет использования выходных и (или) праздничных дней, отгулов или отпуска), расходы по проезду к месту командировки подлежат возмещению работнику в рамках гарантий, предусмотренных ТК РФ.


Однако в более поздних письмах Минфина России от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74 и от 22.09.2009 № 03-04-06-01/244 представлена противоположная точка зрения: если работник возвращается из командировки позднее даты, указанной в приказе о командировании, используя выходные дни, оплата его проезда от места нахождения в эти дни до места работы не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. При этом Минфин России посчитал, что оплата билета с датой прибытия, наступающей после окончания срока командировки, обозначенного в соответствующем приказе, является доходом работника в натуральной форме. Его стоимость облагается НДФЛ на основании ст. 211 НК РФ.

Вместе с тем позднее была представлена следующая позиция Минфина России: если сотрудник останется в месте командировки на один или несколько дней за свой счет либо возвратится из командировки после использования выходных и (или) праздничных дней, отгулов, стоимость проезда будет считаться компенсацией и не будет облагаться НДФЛ (письма Минфина России от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456, от 10.08.2012 № 03-04-06/6-234, от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545 и от 10.06.2010 № 03-04-06/6-111).


Отметим, что ФАС Уральского округа в постановлениях от 04.05.2007 № Ф09-3119/07-С2 и от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2 пришел к выводу, что действующее законодательство не предусматривает обязательного совпадения дат выбытия из командировки и выезда из места командировки в качестве условия для возмещения понесенных работником расходов, связанных с его проездом к месту командировки и обратно. Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 22.03.2006 № А56-14268/2005, Арбитражного суда Пермской области от 25.10.2005 № А50-19770/2005-А16 (в деле фигурировало заявление подотчетного лица на имя руководителя организации с просьбой о возвращении за пределами указанных в командировочном удостоверении сроков).

С другой стороны, обращает на себя внимание постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.11.2005 № Ф04-7920/2005(16655-А27-19), предметом рассмотрения которого стала аналогичная ситуация: работник в качестве оправдательных документов приложил к авансовому отчету проездные документы, датированные более поздним числом, чем дата командировки. Арбитражный суд пришел к выводу, что представленный работником проездной документ не относится к соответствующей командировке и не признал оплату работодателем проездного документа компенсацией командировочных расходов.

Статьей 167 ТК РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку ему, помимо сохранения места работы (должности) и возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, гарантируется сохранение среднего заработка.


Пунктом 9 Положения № 749 определено, что средний заработок сохраняется за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Причем сохраняется он за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, т.е. по месту постоянной работы.

Если учитывать то обстоятельство, что работник принял решение самостоятельно возвратиться из командировки в выходной день, то нет оснований и для оплаты ему в двойном размере времени работы за этот день по правилам ст. 153 ТК РФ.

 

 

Список литературы

  1. Об особенностях направления работников в служебные командировки: постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
  2. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
  3. Об использовании негосударственными организациями первичных учетных документов, разработанных ими самостоятельно: письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1.
  4. О заполнении личной карточки работника: письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1.
  5. О требованиях к оформлению первичных документов: письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1.
  6. О применении форм первичных учетных документов в связи с вступлением в силу Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 14.05.2013 № 14-1/3030785-2617.

  7. О налогообложении налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов работника по проезду до места командировки и обратно в случае если дата, указанная в проездном документе, не совпадает с датой начала (окончания) командировки: письмо Минфина России от 22.09.2009 № 03-04-06-01/244.
  8. Письмо Минфина России от 05.08.2008 № 03-04-06-01/246.
  9. Письмо Минфина России от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74.
  10. Письмо Минфина России от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456.
  11. ТК РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

Источник: www.garant.ru

Как оплачивается командировка в 2020 году

Оплата командировочных

Проживание и проезд оплачиваются работодателем в обязательном порядке

Оплата командировочных регулируется Трудовым кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, постановлениями Правительства (ключевое из них — постановление №749 от 13.10.2008), а также локальными нормативными актами. В локальных актах необходимо прописать вопросы оплаты, которые не регулируются законодательно. Например, какую гостиницу оплатить начальнику и рядовому сотруднику, какой выбирать класс в самолёте (эконом, бизнес), оплачивать ли питание, багаж, максимальный размер суточных и пр. И также вопросы оплаты командировочных можно прописать в коллективном трудовом договоре или индивидуальных трудовых соглашениях.

Оплата командировки по среднему заработку работника: порядок расчёта

В командировке сотруднику выплачивается зарплата — за те дни, когда он фактически работает. Однако размер зарплаты определяется не по окладу, а по среднему заработку за год. Чтобы рассчитать средний заработок, нужно общую сумму выплаты зарплаты за последний календарный год разделить на количество фактически отработанных дней. Отпускные, больничные и различные социальные выплаты не учитываются, как и не учитываются дни, когда работник отсутствовал, в том числе дни простоя. Если сотрудник ещё не проработал год, его средняя зарплата рассчитывается исходя из количества фактически отработанных дней и полученной за них зарплаты.

Пример расчёта среднего заработка при неполном годе работы

Лётчик-испытатель Л.А. Гаврюшин работает на предприятии «Скорость света» в Петропавловске-Камчатском с сентября по ноябрь, а 1 декабря ему предстоит поехать в командировку в Эдинбург. За время работы он один раз болел в течение пяти дней (в сентябре). В сентябре и октябре его зарплата составила 150 тыс. рублей, а в ноябре — 200 тыс. рублей. График работы 5/2. В сентябре был 21 рабочий день, из них фактически отработано 16 (меньше из-за болезни), поэтому за сентябрь Л.А. Гаврюшину начислена зарплата в размере 114,3 тыс. рублей (150*16/21). В октябре и ноябре было по 22 рабочих дня. В октябре лётчик-испытатель получил материальную помощь 20 тыс. рублей.

Средний заработок Л.А. Гаврюшина для расчёта командировочных составит (114300+150000+200000)/(16+22+22)=464300/60=7738 рублей. Именно такую зарплату лётчик-испытатель будет получать за каждый рабочий день в командировке. Обратите внимание, что материальная помощь 20 тыс. рублей в расчётах не учтена.

Видео: оплата труда в командировке

Когда возможна доплата к командировочным

В некоторых ситуациях сотрудник может получить доплату в командировке — обычно при существенной разнице между среднегодовым заработком и окладом.

Например, А.Н. Сидоров месяц назад был назначен заместителем начальника отдела, а до этого был рядовым специалистом. Получится, что при расчёте командировочных будет учитываться зарплата рядового сотрудника за 11 месяцев и зарплата замначальника за один месяц. При этом в командировке А.Н. Сидоров будет выполнять обязанности заместителя, а если руководствоваться нормативами, то зарплата его должна быть ниже — чуть больше, чем у рядового сотрудника. Это противоречит здравому смыслу, поэтому на предприятиях часто предусмотрены доплаты до текущего оклада.

Как оплачиваются ночные и сверхурочные часы работы в командировке

С согласия работника он может привлекаться к работе в ночное время и сверхурочно. За это ему положена компенсация: за первые 2 часа — в полуторном размере от оклада, за последующие часы — в двойном. Но также вместо компенсации сотрудник может получить дополнительный отдых.

Оплата командировочных

Нельзя привлекать сотрудника к сверхурочной работе слишком часто: не более четырёх часов в течение двух дней подряд

Как оплачивается командировка в выходные и праздничные дни

Если в выходные и праздничные дни сотрудник работал, то, во-первых, на это необходимо его разрешение. Во-вторых, есть два вида компенсации работы в выходной:

  • двойная оплата труда (можно и больше);
  • стандартная оплата труда и отгул после возвращения из командировки.

Сотрудник вправе самостоятельно выбрать, что ему важнее — двойная зарплата или дополнительный выходной.

Пример расчёта зарплаты с учётом работы в выходные дни

Специалист по обслуживанию котельного оборудования П.С. Комиссаров, работающий на предприятии «Котёл Мастерс» в Санкт-Петербурге, отправлен в Москву в командировку на девять дней, из которых семь — рабочих. Так как задание в командировке было срочным, П.С. Комиссаров работал в выходные дни — 13 и 14 января. П.С. Комиссаров выбрал в качестве компенсации повышенную оплату труда. При среднем заработке 3 тыс. рублей в день ему выплачено по 3 тыс. рублей за 5 дней (15 тыс. рублей) и по 6 тыс. рублей за два выходных (ещё 12 тыс. рублей). Итого его зарплата в командировке составила 27 тыс. рублей (транспортные расходы и проживание оплачены дополнительно).

Видео: оплата командировки в выходной день

https://youtube.com/watch?v=czbTsEskspY

Оплата работы сдельщиков в командировке

При сдельной оплате труда зарплата рассчитывается исходя из средней оплаты на своём предприятии в час.

Пример оплаты сдельщикам

Токарь шестого разряда И.К. Комиссаржевский на основном месте работы вытачивает в среднем 4320 деталей в месяц. За каждую деталь он получает 10 рублей. За смену И.К. Комиссаржевский вытачивает 240 деталей. Смена длится шесть часов. Считаем производительность токаря в час: 240/6=40 деталей. За 40 деталей И.К. Комиссаржевский получает 400 рублей (40*10), это его заработок в час. Токарь направлен с симферопольского на феодосийский на неделю, в которой пять рабочих дней. В командировке И.К. Комиссаржевский трудится по такому же графику — по шесть часов. Его зарплата за смену составит 400*6=2400 рублей. За пять рабочих смен токарь получит 2400*5=12 тыс. рублей.

Оплата при посменной работе

При работе по сменам на предприятии есть график для всех сотрудников. На него нужно опираться и при работе в командировке. Если сотрудник работает и в те дни, которые не прописаны в его графике, он получает за них оплату, как за выходной день — как минимум по двойному тарифу.

Пример расчёта оплаты

Повар горячего цеха В.В. Александров работает в пекарне «Вкусные булочки» по графику 2/2. В.В. Александров отправлен в командировку из Севастополя в Краснодар на 10 дней — с 1 по 10 августа. Его средний заработок — 1,5 тыс. рублей за смену.

Таблица: пример графика работы повара

График работы Даты Количество дней Тип оплаты
Рабочие дни 1–2, 5–6, 9–10 августа 6 Обычная
Выходные дни 3–4, 7–8 августа 4 Повышенная

Таким образом, за 1, 2, 5, 6, 9, 10 августа В.В. Александров получит зарплату по среднему заработку — 1,5 тыс. рублей, а за 3, 4, 7, 8 августа — в двойном размере (в соответствии с его письменным заявлением о готовности работать в выходной).

Зарплата В.В. Александрова в командировке составит = 6*1500+4*3000=9000+12000=21 тыс. рублей.

Оплата по совместительству

Если работник трудится на двух должностях, где одна основная, вторая — по совместительству, то ему сохраняется средний заработок на той работе, с которой его отправляют в командировку. На другом месте работы в таком случае оформляется отпуск без содержания. Если же в командировку отправляют обе организации, зарплата сохраняется в обеих организациях.

Расчет средней зарплаты при командировке

Определение расчетного периода Подсчет отработанных дней в расчетном периоде Определение суммы заработка за расчетный период Как учитывать премии Если в расчетном периоде повышали зарплату Определение среднего дневного заработка Умножение среднего дневного заработка на дни командировки

Если работодатель направляет сотрудника в командировку, дни отсутствия оплачиваются по особым правилам. Работодатель должен выплачивать за эти дни среднюю заработную плату. Об этом говорит статья 167 Трудового кодекса РФ.

Ошибки в расчете средней зарплаты при оплате командировок сотрудников входят в ТОП-5 ошибок, которые мы выявляем по итогам аудита расчета зарплаты. А все потому, что в этом вопросе есть много нюансов, которые нельзя упускать.

О том, как рассчитать среднюю зарплату для командировочных и не допустить ошибок, пойдет речь в этой статье.

Считать нужно по правилам, которые прописаны в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением от 24.12.2007 г. № 922.

Формула расчета выглядит так:

Начисления за расчетный период/Отработанные дни за этот период

Приведем пошаговый алгоритм расчета средней зарплаты при командировке.

Шаг 1. Определите расчетный период

Это 12 месяцев до начала месяца, в котором сотрудник поехал в командировку. Например, если командировка началась 5 марта 2019 года, то расчетный период – это промежуток с 1 марта 2020 года по 28 февраля 2020 года.

Если сотрудник устроился меньше, чем год назад, нужно взять отработанные месяцы. А если человека отправляют в командировку сразу после того, как приняли, то есть в том же месяце, то расчетный период – это промежуток с первого дня работы до первого дня командировки (п. 7 Положения). Ну а если сотрудника командируют в первый же день работы, то оплатить нужно исходя из оклада (п. 8 Положения).

Какие расходы, связанные с командировкой, подлежат возмещению

К основным расходам командированного относятся:

  • проживание;
  • проезд до места командировки и обратно;
  • питание.

При этом обязательно возмещаются расходы на проезд и проживание, а питание обычно оплачивается из суточных и основной зарплаты.

Оплата проживания в командировке в 2020 году

Оплата командировочных

Заказывая гостиницу, следует заранее ознакомиться с условиями проживания, почитать отзывы, сопоставить цену и предлагаемый комфорт

Чаще всего командированные выбирают для проживания гостиницу — так удобнее и проще подтвердить расходы. Так как разброс цен в гостиницах очень существенный, обычно во внутреннем положении о командировках прописывается, гостиницу какого класса могут позволить себе руководитель, другие управленцы, рядовые сотрудники.

Можно в командировке проживать и на съёмной квартире, но чтобы подтвердить расходы, владелец квартиры должен вести бизнес легально, например, быть индивидуальным предпринимателем. В таком случае он сможет выдать подтверждающий документ.

Если у принимающей стороны есть собственное общежитие, обычно рядовых сотрудников размещают в нём.

В случае если у командированного возникла задержка в пути (например, отменены самолёты из-за плохой погоды, в связи с чем сотрудник не может выполнить пересадку и улететь), работодатель оплачивает ему проживание во время ожидания.

Оплата командировочных

Расходы в связи с вынужденной задержкой в пути оплачиваются работодателем

При размещении в гостинице оплачивается только проживание (выпить в баре или сходить в SPA за счёт работодателя не получится).

Когда сотрудник в командировке проживает у родственников или друзей, компенсация ему не положена.

Оплата проезда в командировку

Работодатель обязан компенсировать стоимость проезда до места командировки и обратно. Если место командировки находится далеко от основного, чаще всего это билеты на самолёт. Возможны и другие варианты поездки — на поезде, автобусе, такси, личном автомобиле.

Судебная практика показывает, что расходы на такси также включаются в оплату проезда. Но при этом учитывается их целесообразность (например, ночное отправление самолёта).

Оплата командировочных

Контролирующие органы не будут возражать, если для руководителя в командировке будет арендован автомобиль

Как возмещаются расходы при поездке в командировку на личном транспорте

При поездке на личном автомобиле к месту командировки возмещаются расходы на бензин, ремонт, парковку. И также работодатель может заплатить компенсацию, размер которой определяет самостоятельно. Есть и другой вариант — оформить поездку на личном авто в командировку как аренду машины сотрудника для производственных нужд.

Оплата командировочных

Пример служебной записки при командировке на личном автомобиле

Оплата питания

Законодательно оплата питания сотрудников не предусмотрена, но работодатель может оплатить питание по собственной инициативе.

Часто в гостиницах завтрак входит в стоимость проживания. В таком случае можно скорректировать размер суточных на стоимость завтрака. Можно этого и не делать — в таком случае стоимость завтрака не учитывается при расчёте налога на прибыль и учитывается в страховых взносах и НДФЛ.

Суточные

Оплата командировочных

Потратить суточные можно на что угодно

Суточные выдаются командированным на сопутствующие нужды — чаще всего это питание. При этом отчитываться по суточным работник не обязан. Суточные платятся даже за дни в пути (а также вынужденной остановки в пути) и за праздничные и выходные дни, когда командированный не работает.

Размер суточных может быть любым, но есть суммы, которые не облагаются НДФЛ:

  • 700 рублей — по России;
  • 2500 рублей — за границей.

Суточные могут быть и больше, но тогда с суммы, превышающей указанные, нужно взыскать подоходный налог.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за её пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ

https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/625f7f7ad302ab285fe87457521eb265c7dbee3c/

За дни отправления и прибытия суточные тоже выплачиваются в полном объёме — даже если сотрудник выехал в 23.59.

Оплата командировочных

Расчёт суточных подтверждается бухгалтерской справкой

Пример расчёта суточных при заграничной поездке

Менеджер П.Л. Буханкин направлен в командировку из Москвы в минский филиал (Беларусь) для улучшения показателей по продажам обогревателей. Размер суточных на предприятии стандартный. П. Л. Буханкин вылетает из Москвы 25 марта в 23.00 и прибывает 26 марта в 01.30. 26–27 марта П. Л. Буханкин выполняет поставленные задачи в Минске, затем 27 марта в 16.00 улетает обратно в Москву. За 25 и 27 марта менеджеру будут выплачены суточные в размере 700 рублей, за 26 марта — по заграничному тарифу (2500 рублей). Размер суточных составит 700*2+2500=3900 рублей.

При однодневных поездках суточные не положены, хотя работодатель может выдать компенсацию по своему усмотрению.

Иные расходы

Все дополнительные расходы в командировке возмещаются исходя из их производственной необходимости. Например, если сотрудник решил в командировке потратить деньги на развлечения, то он оплачивает их из собственного кармана, а если ему в связи с характером работы нужно взять с собой внушительный багаж, его оплатит работодатель. В целом же компенсации подлежат любые дополнительные расходы, одобренные работодателем.

Так как страховка входит в стоимость проездных билетов, обычно работодатель её оплачивает. Если в связи со служебной необходимостью сотрудник вынужден пользоваться городским транспортом (метро, троллейбусы, маршрутки), обычно работодатель их возмещает. То же самое касается мобильной связи и интернета — оплачиваются при производственной необходимости.

Загранпаспорт и виза

В иностранной командировке работодатель обязан взять на себя расходы по оформлению визы, заграничного паспорта. Суточные за границей пересчитываются в валюту на дату начисления. Другие расходы в командировке возмещаются по курсу приобретения иностранной валюты. Если справки об обмене валют нет, то по курсу Банка России.

Если организация привлекает иностранца, который не является работником компании, это не считается командировкой, соответственно, сопутствующие расходы не возмещаются.

Оплата больничного

Когда командированный заболел, работодатель обязан оплатить ему пособие по временной нетрудоспособности, дополнительные расходы на проживание (если пришлось задержаться из-за болезни и лечение не проходит амбулаторно) и суточные.

Как учесть расходы суточных при оплате налогов?

Работодатель с суточных, не превышающих лимит, не удерживает НДФЛ, а также не отражает их в налоговых декларациях.

С превышающих пределы денежных средств необходимо исчислить налог и взносы в ПФР и ФСС (за исключением взносов на травматизм). Они подлежат отражению в формах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Таблица 2. Налогообложение суточных сверх нормы в 2020 году:

Расчеты должны быть произведены в конце месяца представления работником авансового отчета по итогам командировки. К нему прилагаются все подтверждающие понесенные расходы в связи с исполнением служебного задания. Это:

  • любой из подтверждающих наем жилого помещения документ (гостиничный счет, квитанции об оплате жилья, договор с частным лицом), где должно быть указано количество дней пребывания в этом помещении и стоимость одного дня проживания;
  • проездные документы, выданные командированному по пути следования до места назначения и обратно (билеты, талоны и т.д.);
  • иные документы в подтверждение понесенных расходов в связи с поездкой.

Согласно письма ФНС от 03.12.2009 № 3-2-09/362, расходование суточных не требуется подтверждать документально.

Суммы суточных, выплаченные сверх установленного лимита, облагаются НДФЛ и взносами. Работодатель обязан их исчислить и уплатить в бюджет. При неисполнении этого требования, налоговый орган применяет штрафные санкции в размере 20 % от недополученного размера налога и взносов (ст. 122, 123 НК РФ).

Влияние командировочных на размер отпускных

Командировки не учитываются при расчёте размера отпускных — как по зарплате, так и по количеству дней.

Пример расчёта отпускных с учётом командировки

Старший инспектор П.Е. Криворучко за расчётный период (12 календарных месяцев) дважды был в командировке — с 10 по 24 мая и с 15 по 18 июня. Он хочет взять отпуск с 1 сентября, а значит, обе командировки попадут в расчётный период. Отпуск стандартной продолжительности — 28 дней. Зарплата П.Е. Криворучко за год без учёта командировочных составила 620 тыс. рублей. За прошедший год старший инспектор ни разу не болел. А также сотрудник получил командировочные по среднему заработку в размере 33,5 тыс. рублей.

Вычисляем расчётное количество дней в мае и августе, так как дни командировки выпали на эти месяцы (пятнадцать в мае и четыре в августе). Среднемесячное количество календарных дней составляет 29,3.

Расчётное количество дней в мае составит (29,3/31)*(31–15)=(29,3/31)*16=15,1 дня.

Вычисляем расчётное количество дней в августе (29,3/30)*(30–4)= (29,3/30)*26=25,4 дня.

Количество дней в расчётном периоде составит 10*29,3+15,1+25,1=334,5 дня.

И, наконец, считаем отпускные (620000/334,5)*28=1853,5*28=51898,4 рубля.

Пример расчета

Путешественников Эдуард Антипович командирован на 20 календарных дней в апреле 2020 г.

Его расчетные данные за период февраль 2020 – март 2020 г.:

Показатели Периоды, дней Начисления, рублей
Общее число дней 254 900 000,00
Больничный лист 41 150 000,00
Ежегодный отпуск 28 90 000,00
Итого 185 660 000,00

Среднедневной заработок: 660 000 / 185 = 3567,57 рублей.

Оплата командировки по среднему заработку: 3567,57 × 20 дн. = 71 351,40 рублей.

О том, какими бухгалтерскими записями отразить данные операции в учете, читайте в статье «Как вести учет командировочных расходов в бюджетной организации».

Когда выплачивают командировочные

Деньги на проездные билеты, проживание, запланированные дополнительные траты и суточные выдаются перед командировкой (как минимум за день), а заработок в командировке — уже после, в соответствии с графиком выплат на предприятии. Для выдачи аванса составляется смета с примерными расходами. Выдаётся аванс наличностью или перечисляется за пластиковую карту (счёт) работника. Но бывает если командировка срочная, то аванс работнику не успевают выдать. В таком случае он вправе не ехать в командировку.

Оплата командировочных

Пример расчёта расходов в заграничной командировке

Нормы суточных

Следует разбираться не только в том, что это такое — суточные, но и каков их максимальный размер, установленный на законодательном уровне. А именно:

  • при поездках по России лимит составляет 700 руб. в день;
  • если требуется заграничная командировка, то увеличивается данная сумма до 2,5 тыс. руб.

Работодатель может увеличивать данные выплаты по собственному усмотрению. Но с суммы превышения взимается налог. Поэтому если сотрудник в день в России тратит 1100 руб., то с 400 руб. работодатель уплачивает налог. За счет этого во многих компаниях пользуются вышеуказанными лимитами, поэтому суточные не увеличиваются по инициативе руководства.

Подтверждение расходов в командировке

Все расходы в командировке, по которым предполагается возмещение, должны быть задокументированы. Это билеты на все виды транспорта, чеки с АЗС и т. п. Проживание в гостинице подтверждается счётом и чеком, в арендованной квартире — договором аренды и распиской в получении денег.

Оплата командировочных

Гостиничная форма 3Г заменяет кассовый чек

Электронные проездные документы подтверждаются:

  • для самолёта — бумажной квитанцией билета и посадочным талоном (или контрольным купоном);
  • для поезда — контрольным купоном.

Проезд в такси подтверждается кассовым чеком или квитанцией в форме бланка строгой отчётности.

Командированный получает деньги на расходы до командировки, а после возвращения он в течение трёх рабочих дней подать авансовый отчёт, где описано, на что был израсходован аванс, и окончательный отчёт. Если есть неизрасходованные суммы, их нужно вернуть предприятию, а если был обоснованный перерасход, то его оплатит работодатель. Суточные при этом не включаются в отчёты.

Если документы утеряны

Некоторые документы можно восстановить. Например, можно запросить справку из аэропорта или гостиницы о стоимости билетов или проживания. Если восстановить документы нет возможности, руководитель организации сам принимает решение, оплачивать расходы или нет.

Какую оплату гарантирует закон

Если работник отправляется в служебную командировку, то работодатель, то есть руководитель бюджетного учреждения, должен обеспечить такому специалисту возмещение его затрат. Такие расходы связаны не только с покупкой билетов или арендой гостиничного номера. Дополнительно в оплату за командировку включаются расходы, которые направлены на компенсацию неудобств, связанных с проживанием вне места основного жилья, то есть суточные.
Это не окончательный перечень гарантий. По статье 168 ТК РФ наниматель должен гарантировать сохранение рабочего места и оплату по среднему заработку командировки.

Состав командировочных расходов:

  1. Средняя зарплата за дни пребывания в служебной поездке. Рассчитывается по среднему за 12 месяцев, предшествующих месяцу командирования.
  2. Суточные. В организации должен быть установлен лимит для оплаты. Законодательных ограничений нет, размер зависит от финансовых возможностей предприятия. Сумма зависит от количества суток командировки.
  3. Транспортные расходы. Включают в себя оплату билетов, комиссии, страховки, а также иные виды затрат. Например, компенсация ГСМ работнику, использующему личный автомобиль в командировке.
  4. Траты на проживание. Допустимо включить оплату гостиничного номера, оплату койко-места или комнаты в общежитии либо плату за съем квартиры посуточно.
  5. Иные расходы, согласованные с работодателем. Например, работник использует личный транспорт для служебной поездки. Траты на содержание автомобиля в пути может оплатить работодатель.

ВАЖНО!
Не все выезды и поездки специалистов можно отнести к служебному командированию. Разобраться в ситуации поможет статья «Какие поездки считаются командировкой».

Налоговый и бухгалтерский учёт командировочных

Командировочные расходы в пределах установленных норм относятся к прочим и учитываются при расчёте налога на прибыль. При этом они не учитываются при исчислении страховых сборов и подоходного налога. Исключение для взимания НДФЛ — суточные с суммы более чем 700 рублей в пределах России (2500 рублей за границей) и расходы, не подтверждённые документально. Доплаты до оклада в командировке тоже можно учесть при расчёте налога на прибыль.

Страховые взносы с суточных взимаются с суммы свыше 700 и 2500 рублей (для России и заграницы соответственно).

Таблица: бухгалтерские проводки командировочных расходов

Вид расходов Дебет Кредит
Выдача аванса командированному 71 50
Списание затрат в командировке 20, 26, 44 71

Видео: оформление командировки в программе 1С: «Зарплата и управление персоналом»

Командировка за собственный счёт

Оплата проживания, проезда и суточных — это установленное законом требование, поэтому командировка за свой счёт — нарушение, которое грозит работодателю штрафом от 30 до 50 тыс. рублей. Иногда работодатели требуют от работника написать заявление о командировке за свой счёт, а расходы компенсируют постфактум. Однако в этом случае работодатель может не дать командировочные, поэтому сотрудник может на законных основаниях отказаться. Если же работодатель настаивает или уволил за отказ, необходимо обращаться в Инспекцию по труду и прокуратуру.

Доказательство деловой цели поездки

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней

В 2020 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

  • Командировочное удостоверение;
  • Служебное задание;
  • Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Судебная практика

По некоторым вопросам позиция ведомств и судебных органов различается.

НДФЛ с выплат в однодневной командировке

В министерстве финансов РФ считают, что с подтверждённых расходов в однодневной командировке не нужно взимать НДФЛ, но если расходы не подтверждены, НДФЛ берётся с разницы между выплатой и минимальным размером суточных (700 и 2500 рублей для России и заграницы соответственно). Эта позиция закреплена в письме минфина от 01.03.2013 № 03–04–07/6189. Высший арбитражный суд РФ занял другую позицию — суточные не облагаются НДФЛ, так как не являются экономической выгодой работника (постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Проживание в арендованной квартире, не подтверждённое документами

Если нет договора аренды и расписки арендодателя, работодателю разрешено учесть проживание в командировке в расходах при определении налоговой базы по налогу на прибыль в суммах, предусмотренных для суточных (700 рублей по стране и 2500 рублей за её пределами). Это зафиксировано в Постановлении арбитражного апелляционного суда №5 от 11.12.2009 № 05АП-5540/2009 по делу № А59–2701/2009, арбитражного апелляционного суда №14 от 02.06.2008 по делу № А05–4612/2007.

Оплата выходного в день отъезда в командировку

Верховный суд РФ отказал гражданину В.А. Марченко, который посчитал, что абзацы 1 и 3 пункта 8 Инструкции от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» ограничивают права сотрудников и противоречат Трудовому кодексу РФ. В суде выступали министерство финансов и министерство труда РФ, а также прокурор Генеральной прокуратуры. Суд признал претензии истца необоснованными (решение от 20.06.2002 № ГКПИ 2002–663). Согласно разъяснениям министерства труда, если день отправления в командировку выпадает на выходной, он оплачивается в двойном размере.

Командировка для сотрудника влечёт для него дополнительные расходы, которые работодатель обязан компенсировать. Обязательной компенсации подлежат проезд, проживание и суточные, в заграничных поездках — оформление загранпаспорта и визы. Другие расходы компенсируются по согласованию с работодателем и закрепляются в нормативных актах предприятия.

Источник: bogunskaia.ru

1. Определяем количество фактически отработанных в расчетном периоде дней

Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года.

Для расчета  командировочных учитываются только рабочие дни, а не календарные, как для расчета отпускных.

Из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, в том числе без содержания, командировки, время простоя и т д. (см. ст. 139 ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ  от 24.12.2007 № 922).

Пример:

Петрова А. А. работает с 10.02.2006, 25.02.2014 направлена в командировку на 5 дней.
Всего в расчетном периоде (с февраля 2013 — по январь 2014) 247 рабочих дней. Были исключаемые периоды: в августе на период больничного пришлось 8 рабочих дней, а в сентябре на период ежегодного оплачиваемого отпуска — 14 рабочих дней.
Тогда 247 – 8 – 14 = 225 фактически отработанных дней.

Здесь и далее расчеты в примерах даны с округлением до двух знаков после запятой.

2. Определяем заработок за расчетный период

В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ  от 24.12.2007 № 922). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п. 15.

Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов (тарифных ставок) в целом по организации (подразделению) необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ  от 24.12.2007 № 922).

Пример:

Начисление Поповой А. А.  за все месяцы, кроме августа и сентября, — 40 000, в августе — 26 086,96 рубля, в сентябре — 12 000 рублей. Итого за расчетный период: (40 000 рублей × 10 месяцев) + 26 086,96 рубля + 12 000 рублей = 438 086,96 рубля.

3. Вычисляем среднедневной заработок и сумму командировочных

Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.

Пример:

(438 086,96 / 225) × 5 = 9 735,27 рубля командировочных нужно выплатить Поповой А. А. На эту сумму работнику будет начислен НДФЛ.

Доплата до оклада

Если оплата командировочных по среднему заработку существенно меньше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, можно осуществить доплату до фактического заработка.

Если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, на нее можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (см. п. 25 ст. 255 НК РФ и письма Минфина от 03.12.2010 № 03-03-06/1/756 и от 14.09.2010 № 03-03-06/2/164).

Однако рассчитывать командировочные нужно всегда исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с окладом, чтобы не ухудшить положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.

Командировка в выходные

Если дни командировки совпали с днями, когда у работника по графику выходные, и он в эти дни не работал, оплата осуществляется не по среднему заработку, а по правилам оплаты в выходной день. Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются. А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется. Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (см. ст. 153 и 106 ТК РФ).

При расчете оплаты в двойном размере нужно ориентироваться на применяемую систему оплаты труда работника (см. письма Минфина от 25.12.2013 г. № 14-2-337 и от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).

Расчет суточных

За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные (п. 1. Пол. об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По суточным работник отчитываться не должен (см. письма Минфина от 24.11.09 № 03-03-06/1/770, от 01.04.10 № 03-03-06/1/206).

Размер суточных устанавливает организация и закрепляет в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ). Расходы на выплату суточных учитываются при налогообложении прибыли без ограничений.

Выплата суточных освобождена от обложения НДФЛ в рамках следующих нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2 500 рублей — за пределами страны.

Источник: kontur.ru


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.