Как оплачивается время командировки сотрудников


Деятельность многих сотрудников, занятых в разнообразных трудовых отраслях, связана с командировками. Существуют нормативные правовые акты, определяющие порядок и правила направления работников в служебные поездки.

Один из немаловажных вопросов, возникающих при оформлении командировки, связан с учетом рабочего времени.

Вести подобный учет обязан каждый наниматель. Для этого предусмотрены специальные табели. Подобные документы должны составляться каждый месяц по всем подразделениям предприятия.

Рабочим временем называется временной интервал, когда служащий на основании условий договора с работодателем исполняет возложенные на него полномочия.

Каждый день работодатель должен отмечать в табеле учета использования рабочего времени число часов, по факту отработанных каждым служащим на протяжении его смены или рабочего дня. Также в этом документе наниматель обязан указывать дни отдыха работников, прогулы, время нахождения в отпуске и прочее.

Заполнение табеля в отдельных случаях контролируется кадровой службой предприятия.

Законодательство

91 статья ТК РФ дает понятие рабочего времени и устанавливает, что вести его обязан работодатель.

Для отображения времени, которое фактически отработал сотрудник, в 2018 году используются утвержденные Постановлением № 1 формы табелей учета использования рабочего времени. Они имеют обозначения Т-12 и Т-13.


Минтруд в своем письме № 14-2-291 установил, что дни командировки сотрудника должны обозначаться в соответствующем документе кодом «К» или «06».

Число часов, отработанных по факту, при этом не проставляется. Это связано с тем, что наниматель физически не может учитывать рабочие часы во время командировки сотрудников.

Если же работник во время служебной поездки был привлечен к работе в свой выходной, то этот день необходимо обозначать в табеле как «РВ» или «03».

Рабочее время в командировке

Многих работодателей интересует, есть ли рабочее время в командировке. Согласно определению, в это время сотрудник на основании условий договора с работодателем должен исполнять собственные трудовые обязанности.

Поскольку в командировке служащий не занимается исполнением трудовых обязанностей, а работает над служебным заданием, этот период не относится к рабочему времени.

Однако наниматель все же должен отображать его в табеле учета рабочего времени.


В выходные и праздничные дни

На сотрудника, находящегося в служебной поездке, действует распорядок времени работы и отдыха, предусмотренный по месту командирования.

Однако средний заработок при этом сохраняется за все трудовые дни служащего по графику основного места работы.

Это означает, что сотрудник отдыхает в командировке в те дни, которые установлены в качестве выходных у нового работодателя.

Если работник был направлен в служебную поездку в свой законный выходной день, то ему после возвращения из нее предоставляется лишний день отдыха или денежная компенсация.

Выходные и праздники, выпадающие на время нахождения сотрудника в командировке, отмечаются нанимателем в табеле как выходные в соответствии с принятым в фирме локальным нормативным актом.

Например, выходные дни, выпадающие в период служебной поездки, принято обозначать буквой «В». Если сотрудник работал в свой законный выходной, то ставится код «РВ».

Продолжительность

Наниматель не устанавливает для командированного сотрудника нормативную продолжительность его трудового дня. Она должна определяться работником самостоятельно, исходя из сложности и характера служебного поручения.

При определении продолжительности рабочего дня сотрудник должен руководствоваться целью выполнить поставленную задачу в период командировки.

Однако в том случае, если сотрудник не справляется с выполнением служебного задания в период командировки, работодатель может увеличить продолжительность поездки или привлечь к сверхурочной работе.


Сверхурочная работа

Сверхурочная работа в служебной поездке ‒ это превышение дневной длительности труда над числом трудовых часов, установленных на рабочем месте служащего.

Сверхурочная работа в период командировки не регулируется положениями трудового законодательства, применяемыми в отношении обычной работы сверх нормы.

Какие привилегии могут быть применены для сотрудника в случае привлечения его к подобной работе в служебной поездке:

  • увеличенная оплата за дополнительные часы;
  • предоставление дополнительного отдыха;
  • увеличение отпуска сотрудника путем прибавки дополнительных дней;
  • выплата специальной надбавки за сверхурочную работу.

В любой организации могут быть введены дополнительные поощрения работы сверх нормы во время служебной поездки.

Если рабочие дни командировки обозначаются в табеле учета рабочего времени буквенным кодом «К», то дни сверхурочной работы могут указываться как «СК».

Учет

Учет рабочего времени в командировке по ТК РФ должен производится с момента выезда служащего до дня его возвращения включительно. Учет ведется в днях.

Дни служебной поездки должны быть отображены работодателем в табеле учета рабочего времени в соответствии с условными обозначениями, применяемыми для подобных документов. Они содержатся в Положении о табельном учете рабочего времени.

Отражение в табеле

В табеле обязательно должен быть отображен каждый день командировки сотрудника. Этот документ впоследствии будет использован главным бухгалтером для расчета зарплаты и премий работникам.

Чаще всего дни командировки сотрудника обозначаются буквенными кодами:


  • «К» ‒ командировка;
  • «РВ» ‒ работа в выходной;
  • «В» ‒ выходной;
  • «СК» ‒ сверхурочная работа во время командировки.

Иногда при заполнении табеля на командированного сотрудника используется обозначение «Б». Так могут помечаться дни болезни работника. От того, какая буква стоит в табеле учета рабочего времени ‒ «К» или «Б», будет зависеть то, какие выплаты необходимо будет выдать сотруднику.

В первом случае выплачиваются командировочные, а во втором ‒ больничные. Работник не может одновременно быть в командировке и на больничном.

Можно привести в пример 2 ситуации:

  1. Работник заболел перед началом служебной поездки, а приказ о направлении в командировку уже был издан. Сотрудника на больничном нельзя принудить к командировке, но он может отправиться в нее по собственному желанию. Однако если работник закроет свой больничный перед командировкой, то ее дни будут помечаться в табеле буквенным кодом «К».
  2. Сотрудник заболел, находясь в командировке. В этом случае дни его больничного помечаются кодом «Б». При этом считается, что работник прервал выполнение служебного задания по причине заболевания.
    Оформление

Работодатель может использовать как форму табеля учета использования рабочего времени Т-13, так и Т-12. В первом случае документ заполняется от руки, а во втором ‒ автоматизированным способом. На практике же большинство организаций продолжают пользоваться формой Т-12.

Образец табеля учета рабочего времени формы Т-12 здесь,

образец табеля учета рабочего времени формы Т-13 здесь.

Вне зависимости от того, какая форма табеля используется, этот документ должен содержать следующую информацию:

  • наименование документа;
  • дату составления;
  • название предприятия;
  • графы, где отображается явка или неявка сотрудников;
  • рабочее время в днях или часах;
  • ФИО и должности сотрудников;
  • ФИО и должность человека, ответственного за ведение табеля;
  • подписи уполномоченных лиц.

Документ считается действительным только при наличии всех соответствующих реквизитов в его форме.

Оплата

Во время служебной поездки сотрудник получает не заработную плату, а средний заработок. В него включаются разнообразные премии и надбавки, поэтому ставка для сотрудника в командировке может быть даже выше, чем его обычный оклад.

Кроме среднего заработка, во время служебной поездки наниматель обязан выплачивать работнику суточные.


Предусмотрены минимальные величины этих выплат ‒ 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей в день для заграничных служебных поездок.

Такие суммы не облагаются НДФЛ, поэтому работодателям не рекомендуется принимать суточные для сотрудников в большем размере.

Однако по своему желанию наниматель вправе изменять величину суточных в большую сторону, но в этом случае суммы будут облагаться НДФЛ в полном объеме.

Возмещение расходов

На основании трудового законодательства, наниматель обязан возместить сотруднику расходы, связанные с наймом жилья во время командировки, проездом до места назначения и обратно, а также прочие виды трат.

За задержки в пути сотрудник также вправе потребовать оплату ‒ в двойном размере, если она пришлась на выходной день, и по обычной ставке ‒ за задержку в будни.

Для того чтобы подтвердить факт наличия затрат, служащий должен предоставить нанимателю чеки, квитанции и прочие документы из поездки.

nam-pokursu.ru

Что такое средний заработок

Средний заработок (СЗ) — это средняя сумма выплаченных работодателем в пользу работника в расчетном периоде заработной платы, иных выплат и вознаграждений.

Порядок расчета СЗ обозначен ст. 139 ТК РФ и Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922. При любом режиме труда расчет такой заработной платы сотруднику производится исходя из фактически начисленной ему зарплаты и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за трудящимся сохраняется средняя зарплата.


Средняя зарплата для командировки рассчитывается с помощью простой формулы: средняя дневная заработная плата умножается на количество дней работы вне основного места.

Пример расчета

Приведем пример: инженер Петров Семен Николаевич ежемесячно получает заработную плату в размере 30 000 рублей. Его годовой доход составляет 360 000. Среднее количество рабочих дней составляет 191 день в год. Командировка длилась 4 рабочих дней. Среднедневной доход работника в этом случае: 360 000 / 191 = 1884 руб. За поездку Семен Николаевич получит 1884 × 4 = 7536 руб.

Так как все дни были трудовыми, он ничего не потеряет в доходе.

Также, помимо рабочего времени, руководитель предприятия должен оплатить расходы трудящегося во время деловой поездки (например, затраты на проездные билеты, аренду гостиничного номера, питание). Оплата командировочных производится только в том случае, если у работника есть на руках оправдательные документы, подтверждающие расходы.

Период работы для расчета

Какой период работы следует учесть для расчета СЗ при командировке?


Расчет выполняется исходя из 12 предшествующих месяцев и зарплаты, выплаченной в этот период. Важно помнить, что учитываются исключительно рабочие дни, а не календарные.

Если трудящийся направляется на задание в первый месяц работы на предприятии, то для него СЗ рассчитается за период с первого рабочего дня в фирме до первого дня поездки (п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

В подсчет включаются выплаты, предусмотренные действующей системой оплаты труда.

Исключенные дни

В период расчета рабочих дней для определения СЗ не входят:

  • дни отпуска;
  • дни болезни, подтвержденные листком нетрудоспособности;
  • выходные и праздничные дни;
  • время отпуска по уходу за ребенком;
  • время простоя по вине нанимателя;
  • отпуск «за свой счет»;
  • время прошлых командировок;
  • дополнительные оплачиваемые дни по уходу за детьми с инвалидностью.

Расчет СЗ без учета вышеперечисленных периодов называется с исключенными днями.

Пример расчета для исключенных дней

В данном примере рассмотрен расчет командировочных с исключенными днями, которыми послужили дни ежегодного очередного отпуска.

Командировка длится с 1 по 3 июля 2018 года, рабочих дней — 3. Для расчета надо взять сумму выплат с 01.07.2017 по 30.06.2018. Ежемесячная заработная плата составляет 15 000 рублей:

  • за период с 01.07.2017 по 31.03.2018 сотруднику начислено 135 000 рублей;
  • с 1 по 30 апреля сотрудник был в отпуске, отпускные составили 15 358 руб. 36 коп.;
  • с 1 мая по 30 июня он получил 30 000 рублей;
  • итого сумма выплат за 12 месяцев составит 180 358 руб. 36 коп.

Фактически полученная заработная плата:

  • 180 358 руб. 36 коп. – 15 358 руб. 36 коп. = 165 000 рублей.

Так как время отпуска в расчет не входит, то СЗ будет исчислен следующим образом:

  • 165 000 / 225 рабочих дней = 733,33;
  • 733,33 × 3 рабочих дня командировки = 2199,99 рублей.

clubtk.ru

«Главная книга», 2008, N 22

Оплата командировки в нестандартных ситуациях

(Сложные случаи расчета среднего заработка

и определения размера выплат за время командировки)

Практически все бухгалтеры сталкиваются с расчетом выплат за командировки, включая расчет среднего заработка. А ведь в определенных случаях он вызывает затруднения. В предлагаемом материале мы с учетом требований Положения об особенностях направления работников в служебные командировки <1> (далее — Положение N 749), действующего с 25 октября этого года, разберем наиболее сложные ситуации на примерах.


———————————

<1> Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Оплачиваемые за время командировки дни

Первый вопрос, возникающий у бухгалтеров: за какие дни командировки сохранять средний заработок работнику — за рабочие дни по графику на постоянном месте работы либо за все дни или часы работы в командировке?

Средний заработок должен выплачиваться сотрудникам за дни командировки, которые являются для них рабочими по графику, установленному по месту постоянной работы. Это относится и к работникам, которым установлен суммированный учет рабочего времени <2>. Такой подход нам подтвердили и в Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

Ковязина Нина Заурбековна — начальник отдела трудовых отношений и оплаты труда Департамента трудовых отношений Минздравсоцразвития России

«Суммированный учет рабочего времени для работника, направленного в командировку, не применяется, табель учета его рабочего времени во время командировки не ведется. Поэтому и график работы, и выходные дни у него считаются такими же, как в той организации, где он работает (см. Положение N 749). Оплата труда такого сотрудника в командировке должна быть не меньше, чем средний заработок по основному месту работы. При этом, если рабочий день в организации, куда он командирован, совпадает с выходным днем такого работника по основному месту работы, никакой доплаты за работу в выходной день он не получает».

———————————

<2> Пункт 9 Положения N 749.

Суммированный учет рабочего времени

При расчете среднего заработка для оплаты командировки работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени, используется средний часовой заработок, рассчитываемый по формуле <3>:

┌───────────────┐ ┌─────────────────────────┐ ┌───────────────────┐

│ │ │ Сумма заработной платы,│ │ Количество часов, │

│Средний часовой│ = │ начисленная за часы, │ / │ отработанных │ (1)

│ заработок │ │ отработанные в расчетном│ │за расчетный период│

│ │ │ периоде │ │ │

└───────────────┘ └─────────────────────────┘ └───────────────────┘

Средний заработок за время командировки рассчитывается по формуле <4>:

┌────────────────────┐ ┌───────────────┐ ┌────────────────────────┐

│Средний заработок за│ │Средний часовой│ │ Количество часов работы│

│ время командировки │ = │ заработок │ x │по графику, приходящихся│ (2)

│ │ │ │ │ на время командировки │

└────────────────────┘ └───────────────┘ └────────────────────────┘

Пример. Расчет среднего заработка при суммированном учете рабочего времени

Условие

Работник, которому установлен суммированный учет рабочего времени, с 17 по 21 ноября 2008 г. находился в командировке.

По графику работы по месту постоянной работы за период командировки он бы отработал 48 часов.

Оклад работника составляет 15 000 руб. в месяц.

Расчетный период — ноябрь 2007 г. — октябрь 2008 г.

Время, отработанное в расчетном периоде, и заработная плата за расчетный период приведены в таблице.

Месяц расчетного периода

Количество отработанных
часов

Заработная плата, руб.

Ноябрь 2007 г.

192

15 000

Декабрь 2007 г.

144

15 000

Январь 2008 г.

144

15 000

Февраль 2008 г.

192

15 000

Март 2008 г.

120

15 000

Апрель 2008 г.

144

15 000

Май 2008 г.

192

15 000

Июнь 2008 г.

192

15 000

Июль 2008 г.

120

15 000

Август 2008 г.

144

15 000

Сентябрь 2008 г.

120

15 000

Октябрь 2008 г.

192

15 000

Итого:

1896

180 000

Решение

1. Рассчитываем средний часовой заработок работника по формуле (1):

180 000 руб. / 1896 ч = 94,94 руб/ч.

2. Рассчитываем средний заработок работника за время командировки по формуле (2):

94,94 руб/ч x 48 ч = 4557,12 руб.

———————————

<3> Пункт 13 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение N 922).

<4> Пункт 13 Положения N 922.

Выходные дни во время командировки

Работодатель, направляя работника в командировку, может дать ему письменное распоряжение о работе в выходной или нерабочий праздничный день. В этом случае необходимо соблюсти общий порядок привлечения к работе в такие дни. В большинстве случаев нужно получить письменное согласие работника на это <5>.

Тогда возникает вопрос: как оплачивать работу в командировке в эти дни — в размере не менее двойного среднего заработка или как работу в выходные и праздничные дни, то есть не менее чем в двойном размере часовой или дневной тарифной ставки (части оклада)?

В Положении N 749 теперь прямо указано, что оплата должна производиться по тем же правилам, что и оплата работы в эти дни по постоянному месту работы <6>. Очевидно, что средний заработок за работу в выходной или нерабочий праздничный день в командировке за сотрудником не сохраняется. Такой позиции придерживается и Минздравсоцразвития России.

К сведению

Подробнее о порядке привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, а также о расчете оплаты работы в такие дни при сдельной и повременной системе оплаты труда читайте в журнале «Главная книга», 2008, N 10, с. 21 — 26.

Из авторитетных источников

Ковязина Н.З. — Минздравсоцразвития России

«Работа во время командировки в выходные дни оплачивается не менее чем в двойном размере. При этом в данном случае о двойном среднем заработке речь не идет. Минимальная двойная оплата — это двойной тариф. Но организация вправе оплачивать такую работу в двойном размере с учетом надбавок и премий».

Рассмотрим эту ситуацию на конкретном примере применительно к наиболее распространенной категории командированных — работникам, которым установлен месячный оклад.

Пример. Расчет оплаты за время командировки в выходной день

Условие

Работник был направлен в командировку с 19 по 27 ноября 2008 г. С его согласия по распоряжению работодателя он был привлечен во время командировки к работе на полный рабочий день в выходные дни 22 и 23 ноября. Работа в выходные дни производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

По возвращении из командировки работнику по его просьбе был предоставлен отгул 28 ноября 2008 г.

Организация работает по режиму пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье.

Расчетный период (ноябрь 2007 г. — октябрь 2008 г.) работник отработал полностью.

Должностной оклад работника составляет 15 000 руб.

Решение

1. Рассчитываем средний дневной заработок за расчетный период <7>:

(15 000 руб. x 12 мес.) / 250 дн. = 720 руб/д.

2. Определяем размер среднего заработка, сохраняемого за работником, за рабочие дни по графику по постоянному месту работы <8>, то есть за 7 рабочих дней (19 — 21 ноября и 24 — 27 ноября 2008 г.), приходящихся на время командировки:

7 дн. x 720 руб/д. = 5040 руб.

3. Определяем размер дневной части оклада работника в ноябре 2008 г. для расчета оплаты работы в выходные дни во время командировки <9>. Для этого оклад работника делим на количество рабочих дней по производственному календарю в ноябре 2008 г.:

15 000 руб. / 19 дн. = 789,47 руб/д.

4. Определяем размер оплаты работы в выходной день 22 ноября 2008 г. Поскольку сотрудник работал в выходной день за пределами месячной нормы рабочего времени за месяц и не взял за этот день отгул, то за работу 22 ноября 2008 г. ему нужно выплатить двойную дневную ставку:

789,47 руб. x 1 д. x 2 = 1578,94 руб.

5. Определяем размер оплаты работы в выходной день 23 ноября 2008 г. Поскольку сотрудник работал в выходной день за пределами месячной нормы рабочего времени за месяц и взял за этот день отгул, то за работу 23 ноября 2008 г. ему нужно выплатить одинарную дневную ставку:

789,47 руб. x 1 д. x 1 = 789,47 руб.

6. Размер оплаты за время командировки без учета суточных и компенсации за проезд и проживание составит:

5040 руб. + 1578,94 руб. + 789,47 руб. = 7408,41 руб.

———————————

<5> Статья 113 ТК РФ.

<6> Пункт 5 Положения N 749.

<7> Пункт 9 Положения N 922.

<8> Пункт 9 Положения N 922; п. 5 Положения N 749.

<9> Статья 153 ТК РФ.

Оплата дня выезда в командировку

За работником на время командировки сохраняется средний заработок, в том числе и за дни нахождения в пути. Однако, как мы уже сказали, средний заработок выплачивается только за рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы <10>.

При этом день выезда в командировку (день возвращения из командировки) является днем командировки <11>. А выезд работника в командировку в выходной день, по мнению Верховного Суда РФ, следует рассматривать как работу в выходной день <12>, поэтому такой день должен также оплачиваться как работа в выходной день <13>.

Следовательно, если работник выезжает в командировку (возвращается из командировки) в рабочий день, то за день выезда (возвращения) ему выплачивается средний заработок. Если день выезда в командировку (возвращения из командировки) приходится на выходной день, то за этот день средний заработок работнику не выплачивается, поскольку он оплачивается как работа в выходной день.

———————————

<10> Статья 167 ТК РФ; п. 9 Положения N 749.

<11> Пункт 4 Положения N 749.

<12> Решение Верховного Суда РФ от 20.06.2002 N ГКПИ2002-663.

<13> Статья 153 ТК РФ; п. 5 Положения N 749.

Выплаты работнику за дни командировки

Выплаты, которые полагаются работнику за тот или иной день командировки, для удобства приведем в виде таблицы.

День командировки

Виды выплат <14>

Средний
заработок

Оплата
каждого
часа
работы не
менее чем
в двойном
размере
<*>

Заработная
плата по
постоянному
месту
работы

Рабочий день по графику работы
по постоянному месту работы

+

Выходной день (нерабочий праздничный
день)

Отработанный выходной день (нерабочий
праздничный день)

+

День отъезда в командировку в рабочий
день, если работник отработал этот день
полностью

+

День отъезда в командировку в рабочий
день, если работник в этот день не
работал или работал неполный рабочий день

+

День отъезда в командировку в выходной
день (нерабочий праздничный день)

+

День возвращения из командировки
в рабочий день, если работник
по договоренности с работодателем выходит
на работу на полный рабочий день

+

День возвращения из командировки
в рабочий день, если работник по
договоренности с работодателем не выходит
на работу или выходит на работу
не на полный рабочий день

+

День возвращения из командировки
в выходной день (нерабочий праздничный
день)

+

———————————

<*> Если работник не взял отгул. Если работник взял отгул, то оплата работы производится в одинарном размере.

Помимо указанных выплат, работнику за каждый день командировки полагаются суточные, а также компенсация за проезд и проживание <15>.

———————————

<14> Статья 168 ТК; п. п. 5, 9 Положения N 749.

<15> Статья 168 ТК РФ; п. 11 Положения N 749.

Средний заработок или оклад?

В некоторых организациях работникам за время командировки вместо среднего заработка выплачивается оклад. Правомерно ли это? ТК РФ устанавливает, что работнику при направлении в командировку гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой <16>. При этом ТК РФ не допускает снижения уровня гарантий по сравнению с предусмотренным трудовым законодательством <17>.

Поэтому, по нашему мнению, если средний заработок работника за время командировки ниже, чем его оклад, то оплачивать дни командировки исходя из оклада, а не из среднего заработка, возможно. Такой порядок оплаты времени командировки должен быть закреплен в коллективном и (или) трудовом договоре или локальном нормативном акте (например, в положении об оплате труда). Но средний заработок, как правило, выше оклада. И если командировка попадет на месяцы, когда оплата по окладу будет ниже, чем по среднему заработку, то дни командировки придется оплачивать все равно исходя из среднего заработка. В противном случае при проверке не избежать претензий со стороны трудинспекции. Поэтому, чтобы в каждом случае не сравнивать, что больше — оклад или средний заработок, лучше оплачивать работнику командировку по среднему заработку. Разъяснения, полученные редакцией в Минздравсоцразвития России, подтвердили правильность нашей позиции.

Из авторитетных источников

Ковязина Н.З. — Минздравсоцразвития России

«Командировка — это такая же работа, работник не может от нее отказаться. Поэтому он не должен нести в связи с этим каких-либо материальных потерь. Во время командировки работнику гарантируется сохранение среднего заработка. Вместе с тем в положении об оплате труда можно, например, предусмотреть, что при направлении сотрудника в командировку в случае, когда средний заработок оказывается меньше, чем выплаты в соответствии с окладом, ему производится доплата до уровня заработной платы как за фактически отработанное время. Это планируется закрепить в новой формулировке ст. 168 ТК РФ».

Но не забудьте, что если средний заработок меньше оклада, а командировка оплачивается по окладу, то доплата до размера оклада облагается всеми «зарплатными налогами» точно так же, как зарплата, и учитывается в расходах для целей налогообложения прибыли <18>.

Оплата времени командировки по окладу влияет впоследствии и на расчет среднего заработка. Время такой командировки, если оно попадает на расчетный период, и выплаченная за это время сумма не исключаются при расчете среднего заработка <19>. Так нам объяснили в Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

Ковязина Н.З. — Минздравсоцразвития России

«Дни работы сотрудника в командировке включаются в расчетный период только в том случае, если работнику выплачивается не средний заработок, а обычная зарплата как за фактически отработанное время. Ведь все периоды, когда работнику выплачивается средний заработок, из расчетного периода для расчета среднего заработка исключаются. Если сотрудник работает в командировке в выходные дни и получает за эту работу двойную оплату, ни время работы в такие дни, ни сумма оплаты для расчета среднего заработка не учитываются».

———————————

<16> Статья 167 ТК РФ.

<17> Статьи 8, 9 ТК РФ.

<18> Пункт 1 ст. 210, п. 25 ст. 255, п. 1 ст. 236 НК РФ; п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»; п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184; Письмо Минфина России от 26.09.2008 N 03-03-06/1/548.

<19> Пункт 2 Положения N 922.

Нестандартный расчетный период

Может случиться, что у работника не было зарплаты и отработанных дней ни в самом расчетном периоде, ни до него. Например, при направлении в командировку женщины, которая до этого находилась в отпуске по беременности и родам, затем в отпуске по уходу за ребенком.

В этом случае средний заработок должен рассчитываться за предшествующий период, равный расчетному <20>.

Для справки

Расчетный период (если иное не предусмотрено коллективным договором или локальным нормативным актом) составляет 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, за который выплачивается средний заработок <21>.

Поскольку бухгалтерские программы, как правило, не рассчитывают средний заработок для такого случая, это придется делать вручную. Некоторые бухгалтеры поступают следующим образом: от начала расчетного периода продолжительностью 12 месяцев отсчитывают 12 месяцев назад, потом, при необходимости, еще 12 месяцев назад и так до тех пор, пока не выходят на период, в котором у работника были отработанные дни и зарплата. Однако это неверный расчет. Нужно взять 12 месяцев, предшествующих отпуску работницы по беременности и родам.

Из авторитетных источников

Ковязина Н.З. — Минздравсоцразвития России

«Если работник не получал зарплату больше 12 месяцев, расчеты надо производить за 12 календарных месяцев, предшествующих такому периоду».

Пример. Расчет среднего заработка после отпуска по уходу за ребенком

Условие

Женщина работает в организации с 17 июня 2002 г. С 23 августа 2005 г. на основании листка временной нетрудоспособности ей был предоставлен отпуск по беременности и родам продолжительностью 140 календарных дней. 1 ноября 2005 г. у нее родился ребенок. С 10 января 2006 г., по окончании отпуска по беременности и родам, она оформила отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет. По окончании этого отпуска она вышла на работу — 5 ноября 2008 г. С 24 по 28 ноября 2008 г. она была направлена в командировку на 5 дней. Расчетный период в организации — 12 календарных месяцев. Должностной оклад работницы составляет 15 000 руб. и не изменялся с 1 января 2004 г. Организация работает по режиму пятидневной рабочей недели.

Решение

1. Определяем расчетный период для оплаты командировки.

Он включает ноябрь 2007 г. — октябрь 2008 г. В этот период у работницы отсутствовали отработанные дни и начисленный заработок, который учитывается при расчете. Для расчета нужно взять 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска по беременности и родам, в которых у работницы были отработанные дни и начисленный заработок. Это август 2004 г. — июль 2005 г. Этот период она отработала полностью.

дата начала дата начала

работы командировки

───────────┐ ┌────────────

17.06.2002│ 01.08.2004 31.07.2005 22.08.2005 23.08.2005 09.01.2006 10.01.2006 01.11.2008 │24.11.2008

о─────────┼───────────┼──────────────┴────────────────────────┼──────────────────┼─────о—>

└─────────┼───── ────┼─────────────┘ └────────── ──────────┘ └──────── ───────┘

│ / │ / /

│ работа │ отпуск по беременности отпуск по уходу

└───── ────┘ и родам за ребенком

/

расчетный период

2. Рассчитываем средний дневной заработок работницы за период с 1 августа 2004 г. по 31 июля 2005 г. <22>.

Для этого нужно сумму заработной платы работницы, начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, разделить на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели в соответствии с производственным календарем (247 дн.):

(15 000 руб. x 12 мес.) / 247 дн. = 728,74 руб/д.

3. Определяем размер среднего заработка, сохраняемого за работницей на время командировки <22>. Для этого количество рабочих дней, приходящихся на время командировки, умножаем на средний дневной заработок:

5 дн. x 728,74 руб/д. = 3643,70 руб.

* * *

Мы рассмотрели сложные случаи расчета среднего заработка для оплаты дней командировки. Надеемся, что это поможет вам избежать распространенных ошибок и облегчит расчет.

———————————

<20> Пункт 6 Положения N 922.

<21> Части 3, 6 ст. 139 ТК РФ.

<22> Пункт 9 Положения N 922.

Е.А.Шаповал

К. э. н.,

юрист

Подписано в печать

14.11.2008

если командировка выпадает на выходной день

hr-portal.ru

Оплата командировок и командировочные расходыИз статьи Вы узнаете:

1. Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные.

2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки.

3. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д. Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье. Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки. Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования. Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке. В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении.

 

Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

  • оплата дней, проведенных в командировке;
  • суточные;
  • возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов. Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника. По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.

Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.

Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку. Однако все выплаты имеют свои особенности, связанные с порядком расчета, а также начисления НДФЛ и взносов. Поэтому подробнее остановимся на каждом виде выплат.

 

Оплата дней командировки

За рабочие дни, проведенные в служебной командировке, работнику начисляется средний заработок (п. 9  Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле:

СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком

где:

  • СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
  • ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);
  • Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
  • Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.

В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки. Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.

! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно. Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п. 5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Подробнее об этом читайте в статье «Работа в выходные и праздники: как оформить и оплатить».

***

Пример расчета оплаты служебной командировки

ООО «Альфа» направила своего работника Иванова А. В. в служебную командировку с 8 по 14 февраля 2015, при этом 8 февраля (день выезда в командировку) и 14 февраля (день возвращения из командировки) приходятся на воскресенье и субботу, соответственно. В ООО «Альфа» установлена 5-тидневная рабочая неделя. В течение расчетного периода (с 1 февраля 2014 по 31 января 2015) Иванов А.В. был в отпуске с 4 по 17 августа 2014, а также на больничном с 8 по 12 декабря 2014, остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью. Иванову А.В. установлен оклад в размере 30 тыс. руб., дополнительных выплат в расчетном периоде не было.

  • Заработная плата за неполностью отработанные месяцы составила:
    • За август 2014 года: 15 714,29 руб. ( 30 000 руб. / 21 дн. х 11 дн. )
    • За декабрь 2014 года: 23 478,26 руб. ( 30 000 руб. / 23 дн. х 18 дн. )
  • Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка, за расчетный период составила:
    • 339 192,55 руб. (30 000 руб. х 10 мес. + 15 714,29 руб. + 23 478,26 руб.)
  • Количество дней, отработанных в расчетном периоде:
    • 230 дн. (245 – 10 – 5)
  • Средний заработок за рабочие дни командировки:
    • 7 373,75 руб. (339 192,55 руб. / 230 дн. х 5 дн.)
  • Оплата выходных дней, приходящихся на дни командировки (в двойном размере без предоставления отгула):
    • 6 315,79 руб. (30 000 руб. / 19 дн. х 2 х 2 дн.)
  • Итого оплата дней командировки:
    • 15 164,29 руб. (7 37,75 руб. + 6 315,79 руб.)

***

С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.

 

Суточные

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ). Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».

Конкретный размер (норму) суточных, выплачиваемых командированным работникам, каждый работодатель устанавливает самостоятельно в соответствующем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Целесообразно отдельно прописать размер суточных для командировок по РФ и отдельно – для командировок за границу. При этом для загранкомандировок суточные выплачиваются:

  • за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;
  • за день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда за пределы РФ и въезда подтверждается отметками о пересечении границы в загранпаспорте или по проездным документам (для стан СНГ).

! Обратите внимание: При направлении работника в однодневную командировку (когда день выезда в командировку и день возвращения совпадают) суточные:

  • не выплачиваются, если командировка осуществляется в пределах РФ (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
  • выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

 

Возмещение расходов, связанных с командировкой

Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом). Таким образом, у работников не возникнет соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных расходов.

Для обоснования понесенных расходов работник по возвращении из командировки представляет авансовый отчет с подтверждающими документами. Такими документами могут служить, например:

  • для расходов на проезд: проездные билеты, распечатка электронного билета или посадочного талона (в случае покупки электронного билета); чеки ККТ (если использовались услуги такси); документы, подтверждающие использование личного транспорта сотрудника (если проезд в командировке осуществлялся на личном транспорте сотрудника) и т.д.;
  • для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.
  • для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя. Кроме того, работодатель может предусмотреть порядок возмещения расходов, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы. Однако далеко не все  командировочные расходы, которые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие расходы на служебные командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ):

  • на проезд до места назначения и обратно,
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
  • на провоз багажа,
  • расходы по найму жилого помещения,
  • расходы на оплату услуг связи,
  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
  • сборы за выдачу (получение) виз,
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Как видите, этот перечень является закрытым. Таким образом, если работодатель возмещает сотруднику расходы, не поименованные в перечне, например, на парковку автомобиля в командировке, то с суммы этих расходов придется удержать НДФЛ и начислить взносы (Письмо Минфина России от 25.04.2013 № 03-04-06/14428, Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19).

Выплаты сотрудникам в возмещение указанных расходов на командировки освобождаются от НДФЛ и страховых взносов только при условии их документального подтверждения. Если подтверждающих документов нет, то расходы на проезд облагаются НДФЛ и взносами в полной сумме. Расходы по найму жилого помещения при отсутствии их документального подтверждения облагаются страховыми взносами целиком, а НДФЛ – в части, превышающей:

  • 700 руб. в день для командировок по РФ;
  • 2500 руб. в день для командировок за границу.

! Обратите внимание: В некоторых случаях расходы на проезд и проживание сотрудника в командировке при более детальном рассмотрении не признаются таковыми, и, соответственно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами:

  • расходы на питание, стоимость которого отдельно выделена в счете гостиницы (п. 1 Письма Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263);
  • расходы на проезд, если даты билетов и даты командировки не совпадают (например, если сотрудник использовал отпуск в месте командировки) (п. 2 Письма Минфина от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456).

 

Налоговый учет оплаты командировок и командировочных расходов

Для того чтобы расходы на служебные командировки сотрудников можно было учесть при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и УСН с объектом «доходы — расходы», такие расходы должны быть документально подтвержденными и экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документальное подтверждение командировочных расходов включает в себя: кадровые документы, которыми оформлена командировка, документы по учету рабочего времени и оплате труда, бухгалтерские справки (по расчету суточных), документы, подтверждающие расходы сотрудника в командировке. Экономически оправданными расходы признаются в том случае, если командировка осуществляется в рамках деятельности, направленной на получение дохода, что подтверждается целями командировки, установленными в приказе.

В целях расчета налога на прибыль, а также при УСН («доходы — расходы») расходы налогоплательщика, связанные со служебными командировками сотрудников, учитываются в следующем порядке:

  • В составе расходов на оплату труда (пп. 6 п. 1 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ) – оплата по среднему заработку за время командировки, а также оплата выходных дней в командировке;
  • В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) – следующие расходы на командировки:
    • суточные (в полной сумме, предусмотренной локальным нормативным актом);
    • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
    • наем жилого помещения, в том числе расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
    • оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
    • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Указанные расходы на командировки принимаются к налоговому учету для расчета налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета сотрудника, а при УСН:

  • на дату утверждения авансового отчета – если расходы оплачены за счет выданного работнику аванса;
  • на дату выплаты возмещения работнику — если расходы оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета.

 

Бухгалтерский учет оплаты командировок и командировочных расходов

Дебет счета

Кредит счета

Содержание операции

26 (08, 20, 25, 23, 44) – в зависимости от цели командировки и характера деятельности организации 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Командировочные расходы приняты к учету на дату утверждения авансового отчета (без НДС на ОСН, с НДС на УСН)
71 «Расчеты с подотчетными лицами» 50 (51) Выплачен аванс (возмещен перерасход по авансовому отчету) работнику на командировочные расходы
26 (08, 20, 25, 23, 44) 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Начислена работнику оплата дней, проведенных в командировке
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 50 (51) Выплачена заработная плата работнику

 

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

 

buh-aktiv.ru


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.