Что включают в себя командировочные расходы


При этом порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Особенности порядка направления работников в служебные командировки, как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение).

Согласно ст.10-11 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Работникам возмещаются расходы:

  • по проезду и найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Пункт 18 Положения определяет, что при следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.


Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п.16 Положения). При направлении работника в командировку на территории государств — участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории Российской Федерации (п.19 Положения).

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

В целях налогового учета в соответствии с подп.12 п.1 ст.264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией относятся расходы на командировки, в частности на:

  • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

  • наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
  • суточные или полевое довольствие;
  • оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Обращаем внимание, что согласно пп.13 ст.1 Федерального закона от 22.07.2008 N 158-ФЗ из абз.4 пп.12 п.1 ст.264 НК РФ исключены ограничения, касающиеся отнесения на расходы для целей налогообложения сумм суточных в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации. Следовательно, в целях исчисления налога на прибыль нормирование суточных не осуществляется.

С 1 января 2009 года в соответствии с пп.12 п.1 ст 264 НК РФ суточные и полевое довольствие, выплачиваемые командируемым работникам на территории РФ и за границу, организации вправе учитывать в расходах полностью, т.е. в размере фактических затрат.


Командировочные расходы могут учитываться в целях налогообложения только в том случае, если они носят производственный характер (т.е. произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода), являются обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными и, таким образом, соответствующими требованиям п.1 ст.252 НК РФ. В Письмах Минфина России от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764, от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890 приведен перечень документов, оформление которых обязательно для документального подтверждения расходов на командировки.

Суточные не являются вознаграждением за труд, а носят компенсационный характер. Выплата суточных не ставится в какую-либо зависимость от фактического выполнения работником трудовой функции, работнику следует выплачивать суточные за все дни его нахождения в командировке. Если в командировке фактически трудовые обязанности не выполняются по причине простоя по вине командированного работника, то предприятие все же должно выплатить ему суточные за весь период командировки (Письмо Роструда от 30.04.2008 N 1024-6).

Для подтверждения расходов в виде выплаченных суточных представление чеков или иных подобных первичных документов не требуется (Письмо Минфина РФ от 22.03.2006 N 03-03-04/1/271).


Представляется, что за счет суточных работнику возмещаются его расходы на питание при нахождении вне места постоянного пребывания, т.к. во время нахождения в командировке работник не имеет возможности питаться в привычном для него режиме, а расходы на питание вне места постоянного проживания, как правило, превышают стоимость питания в месте проживания.

Что касается расходов на питание в гостинице, то эти расходы не включаются в расходы при исчислении налога на прибыль, т.к. они не указаны в пп.12 п.1 ст 264 НК РФ.

Если же стоимость питания в счете отдельно не указана, то можно направить письменный запрос в гостиницу, и после получения ответа из гостиницы о стоимости питания вычесть сумму из счета гостиницы.

В случае если вы полностью примете в расходы всю сумму по счету гостиницы (с учетом питания), возможны претензии со стороны налоговых органов.

www.kodeks.ru

Что входит в суточные

Состав суточных расходов, в целях покрытия которых работнику полагаются суточные выплаты, не регламентируется законом, хотя они обособляются в нормативном регулировании от издержек на транспорт и проживание (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положения)).


Размер суточных работодатель определяет во внутрикорпоративных актах. Выплаты в размере до 700 рублей при командировках по России и до 2500 рублей при поездках работников за рубеж не облагаются налогом и соцвзносами (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Суточные обычно тратятся на питание. Но командируемый может их потратить на что угодно по своему усмотрению — отчитываться по содержанию таких расходов он не обязан.

Как рассчитать суточные при командировке в России и за границу

Как при поездках по России, так и при командировках за границу сумму суточных определяют по формуле:

РС = СД × Д,

где:

РС — расчетный размер суточных;

СД — сумма суточных в расчете на день, установленная локальным нормативом;

Д — длительность командировки в днях (включая дни в пути).

ВАЖНО! Если суточные командированный потратил не полностью, то неизрасходованный остаток в кассу работодателя возвращать не нужно — в отличие от той части аванса, что направляется на покрытие расходов по жилью и транспорту.

Если суточных работнику не хватило, то он может потратить на текущие расходы свои деньги при условии согласования данных расходов с работодателем (ст. 168 ТК РФ). Впоследствии эти расходы компенсируются.

Выплачиваются ли за один день суточные


Если командируемый решает свои производственные задачи на территории России, то суточные ему не полагаются. При командировке за границу — назначаются в величине 50% от тех, что установлены внутрикорпоративными актами для зарубежных командировок длительностью более 1 дня (п. 20 Положения). То есть «заграничные» суточные при однодневной командировке будут облагаться НДФЛ с суммы более 1250 рублей.

ВАЖНО! Работодатель вправе издать локальный норматив, по которому даже при однодневных командировках по РФ сотруднику гарантируются выплаты на текущие расходы вместо суточных. При условии документального подтверждения данных затрат НДФЛ на них можно не начислять (письмо Минфина РФ от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916).

Когда — до или после командировки — выплачиваются суточные

Суточные, как и прочие денежные средства в составе аванса, выдаются командированному перед поездкой.

Сроки и способ перечисления аванса (наличными, на банковскую карту) могут закрепляться во внутренних актах, например в положении о командировках.

Узнать больше о применении положения о командировках вы можете в статье «Положение о служебных командировках — образец 2017».

Возможен, однако, сценарий, при котором суточные могут доплачиваться и после поездки. Если работник вынужденно потратил часть выданных суточных на транспорт или проживание (которые на 100% должен оплачивать работодатель), то по возвращении на работу бухгалтерия вернет ему потраченную сумму.

Каков порядок оплаты суточных в выходные

Если работник находится в командировке в выходные дни, то суточные ему выплачиваются за каждый выходной день в обычной величине (если иное не установлено локальными актами). В этом одно из отличий схемы начисления суточных от схемы начисления зарплаты командируемого в выходные, которая:


  • выплачивается в двойном размере, если сотрудник работает в выходные (и это отражено в Табеле № Т-13);
  • не выплачивается, если командируемый не работает в выходные.

Стоит отметить, что зарплата и суточные — принципиально разные выплаты и с точки зрения налогообложения, и в плане принципов расчета. И тот факт, что на суточные не распространяется правило удвоения дохода работника, необходимо помнить.

nalog-nalog.ru

Какие расходы следует учитывать?

Как мы уже сказали, существует определенный список, установленный законодательными нормами, но он не является закрытым, поэтому, иные выплаты также могут быть в дальнейшем включены в расчет. К стандартным выплатам относят:

  • Расходы, которые связаны непосредственно на проезд к месту проведения командировки, а также обратно. Отметим, что данный аспект может быть четко оговорен в договоре коллективного типа или же в иных локальных документах предприятия. Например, в таких документах устанавливается, что проезд осуществляется по бюджетному тарифу или же тарифу бизнес-класса. Отталкиваясь от таких данных, выбирается способ проезда к месту назначения;

  • Наем жилого помещения. Вполне очевидно, что в командировке человек может провести достаточно существенное количество времени, поэтому, устанавливается своеобразная необходимость предоставления средств, которые способны обеспечить работника нормальными условиями проживания. Вопрос проживания и класса жилья, который может арендовать работник, также определяется внутренними документами предприятия;
  • Суточные выплат предоставляются работнику до момента наступления командировки. В данные выплаты включаются все остальные расходы, которые могут возникать в процессе командировочного отпуска.

Какие расходы следует учитывать?

Как подтвердить данные поездки?

Безусловно, чтобы специалисты бухгалтерии смогли правильно рассчитать все расходы и внести данные в отчетную документацию, следует предоставить своеобразное доказательство того, какие расходы работник понес в процессе поездки до места назначения:

  • В соответствии с нормами законодательной базы в обязательном порядке производится учет полной стоимости билета, с учетом использования постельных принадлежностей, различные сервисные сборы и пр.;
  • Предоставляются данные квитанции на бумажном носителе, также предоставляется посадочный талон или же контрольный купон, билет.

То есть, по сути, нужно предоставить все документы, которые вы получаете при оплате проезда. Если вы использовали автобус, то обязательно возьмите билет, на котором указывается стоимость проезда. Если вы использовали поезд, также оставьте себе использованный билет с указанной датой и стоимостью. Так, вы сможете предоставить все данные, которые помогут бухгалтеру правильно рассчитать расход на дорогу.

Как подтвердить данные поездки?

Расходы на наем жилого помещения

Как вы поняли, данные расходы также оплачивает руководитель. Сразу же скажем о том, что в настоящий момент многие предприятия позволяют своим работникам в командировках использовать вариант аренды суточных квартир, но с обязательным получением квитанции об оплате.

Фактически, вам также придется собрать документы, на основании которых в дальнейшем вы сможете произвести процесс предоставления данных о стоимости найма, количества дней, общей суммы.

Заметим, что расходы, которые касаются обслуживания в ресторанах и барах, обслуживания номеров, расходы за пользование дополнительными оздоровительными объектами руководством предприятия не оплачиваются. В данной ситуации работник оплачивает получаемые услуги, в случае их необходимости, самостоятельно.

Выплаты суточного характера

Данные выплаты являются дополнительными расходами, которые формируются в связи с тем, что человек вынужден проживать не дома. Законодатель определяет отсутствие ограничений по данной сумме, в тоже время, данные ограничения могут быть установлены внутренними документами. Скажем о том, что данные выплаты должны быть предоставлены за все дни, которые человек находится в командировке, при этом в расчет включаются также выходные дни, а также те дни, в которые работник находился в дороге.

Обратите внимание на то, что НДФЛ с суточных не отчисляется, но в данной ситуации законодатель предусматривает своеобразные ограничения, которые касаются суммы предоставленных выплат не облагающейся налогом. Если предприятие предоставляет четко установленные параметры суточных, то с них налог отчисляться не будет. Если сумма будет выше установленной нормы, то налог отчисляется с полученной разницы.

В расходах суточные будут определяться посредством предоставления определенных подтверждений. Например, это производственного характера действия – работник выполнял задание поставленное предпринимателем, а также продолжительность нахождения работника вне его постоянного места проживания.

Определяется командировка на основании таких факторов:

    Наличия документов проездного типа с указанными датами, а также документов, которые определяют осуществление найма помещения жилого типа, в четко установленном месте (в случае, если работник использовал личный или же коммерческий транспорт и билетов у него просто в наличии нет);

    Также должны быть составлены записки служебного типа, а также иные документы, которые формируют четкое определенное срока прибытия, а также последующего убытия работника;

    Обязательным элементом определения командировочных выплат в расчетах, становится предоставление документов с бухгалтерии, которые формируют отражение факта получения работником средств, выделенных на прохождение командировки. Например, предоставляется ордер кассового типа;

    Также в качестве подтверждения наличия командировки могут выступать данные о получении визы, паспорта, приглашений, аналогичных документов, определяющих приглашение компании на посещение определенного мероприятия и пр.

Хотелось бы отметить, что все расходы командировочного типа, непременно учитываются в документах по налогу на полученную прибыль (доход минус расход). Причем расходы должны учитываться в общем порядке (как оплата средств работнику за выполнение взятых на себя профессиональных обязательств).

Выплаты суточного характера

Дополнительные расходы

В настоящий момент контролирующие инстанции не против того, чтобы компенсация расходов дополнялась определенными расходами, которые определены в нормативных документах предприятия:

  • Это может быть оплата услуг определенных залов в аэропорте, а также стоимость бронирования номера заранее, плата за заказ билетов в предварительном формате;
  • Это может быть оплата аренды автомобиля для сотрудника, который находится в командировке (постановлением суда была определена возможность такой аренды исключительно для руководителей и руководящего состава предприятия);
  • Это могут быть дополнительные расходы, которые касаются вопроса транспортировки до места отправки в командировку, аэропорта и других мест, откуда начинается путь на место назначения. В тоже время, в расход может быть включена стоимость услуг такси, если в данном случае, такие услуги являются оправданными с экономической позиции. Например, ранний отлет или же раннее отправление поезда, когда нет возможности воспользоваться общественным транспортом. Сразу же нужно сказать о том, что услуги такси должны быть четко подтверждены соответствующими документами, и должна быть предоставлена квитанция в форме бланка, исключительно строгой отчетности;
  • В случае, если в процессе командировки есть необходимость систематически осуществлять определенный проезд на общественном транспорте, то данные услуги также должны быть учтены в расходах. При этом, очень важно, чтобы все квитанции и билеты были сохранены и правильно подсчитаны. Все данные о возможности использования общественного транспорта в процессе выполнения установленных профессиональных обязанностей в момент командировки, четко фиксируются во внутренних документах предприятия;
  • Также в расходы могут быть включены средства, которые потрачены на оплату услуг туристического агентства, например, за организацию поездки за рубеж.

Дополнительные расходы

Пример расчета расходов командировочного типа

  • Включаются все виды расходов, связанные с проездом до установленного места, например, работник предоставил два билета (туда и обратно) на сумму в 370 рублей каждый. Получается, что транспортные расходы составили 740 рублей;
  • Работник в командировку отправляется на 4 дня, при этом, устанавливается, что проживать он будет в отеле. После командировки работник предоставляет квитанцию на оплату номера отеля по 1000 рублей за каждый день, получается 4000 рублей;
  • Суточная норма, которая не облагается установленными нормами налога, составляет 700 рублей в день (включает в себя дополнительные расходы в командировке). Общая сумма составляет 2800 рублей;
  • Работник совершал проезд по городу для реализации установленных заданий по командировке, и предоставил билеты на общую сумму в размере 1400 рублей.

Теперь нужно суммировать все полученные значения, и мы получим 740 + 4000 + 2800 + 1400 = 8940 рублей – это расход командировочного типа. При этом, все данные расходы непременно должны подтверждаться документально. К тому же, за время командировки работник получает стандартную оплату труда, которая рассчитывается исходя из параметров среднемесячной оплаты.

Пример расчета расходов командировочного типа

Лимиты суточных норм

По сути, таких лимитов не существует. Законодатель устанавливает только нормы, которые определяют отсутствие отчисления НДФЛ с командировочных средств, так как по своей сути, они не являются выплатами за выполненную работу и являются инструментом для выполнения поставленных задач для работника. Но, в тоже время, суточные нормы имеют своеобразные лимиты. Для командировки по стране устанавливается, что суточные нормы представлены суммой в 700 рублей, именно с данной суммы не отчисляется НДФЛ. Что же касается зарубежной командировки, то определяется сумма в размере 2500 рублей.

В тоже время, законодатель определяет, что внутренними документами предприятия могут быть назначены более высокие параметры таких норм, но с разницы нужно будет оплатить сумму налоговых сборов. К тому же, с данной разницы, начиная с текущего года придется платить еще и страховые взносы.

Лимиты суточных норм

Примеры расчета лимитов и отчисления НДФЛ

Например, работник отправился в командировку на 7 дней. Работодатель установил, что в течение всего времени работы суточная норма будет составлять 700 рублей. Соответственно, работник получает до начала командировки сумму в размере 4900 рублей. В соответствии с законодательством с данной суммы не осуществляется никаких отчислений.

Другой пример, когда документами внутреннего типа устанавливается, что суточная норма при проведении командировки составляет 1500 рублей. Работник отправляется в командировку на 4 дня, значит выплаты, которые он получит, составят 6 000 рублей. По нормам определено, что за 4 дня работник должен получить (4*700) = 2800 рублей. Значит, из 6000-2800 и получаем разницу в сумму 3200. С данной суммы в обязательном порядке проводится отчисление суммы налогов, а так же суммы выплат социального плана.

Порядок выплат командировочного типа

В соответствии с законом все дни, которые работник провел в командировке, должны быть наделены суточными выплатами, причем в обязательном порядке учитываются и выходные дни. Например, человек выехал в командировку в воскресенье, а в субботу приехал домой. В данной ситуации, оба выходных должны быть оплаченными, то есть, работник должен получить суточные нормы.

Все расходы, которые в процессе проведения командировки возникали у работника, оплачиваются работодателем. Например, для реализации поставленных целей работнику пришлось совершить десять поездок на общественном транспорте. Работник должен сохранить все билеты, после чего, предоставить их вместе со своим отчетом работодателю, сумма расходов должна быть рассчитана, а работник должен будет получить компенсацию своих расходов.

Все расходы, которые касаются выдачи средств работнику в командировку, включаются в отчисление расходов из полученных доходов для правильного расчета налогооблагаемой базы при расчете суммы налогов к оплате.

Порядок выплат командировочного типа

Расчет оплаты труда в командировке

Чтобы произвести оплату труда в случае отправки человека в командировку, нужно произвести расчет средних показателей оплаты за месяц:

  • Нужно определить количество дней в отчетном периоде, в течение которых человек работал фактически. Например, период отчетности составляет 12 месяцев до момента отправки в командировку. Теперь нам нужно будет осуществить отчисление тех дней, в которые работник не выполнял свои обязанности. Из данного периода отчисляются командировки, больничные и другие варианты отгулов без оплаты. Работника направляют в отпуск командировочного типа на срок в течение пяти дней. В периоде расчета 247 дней, которые являются рабочими. В периоде человек получил отпуск в размере 14 дней, и в течение 8 дней был на больничном. Данное количество дней высчитывается из 247, и получаем 225 дней, которые фактически были отработаны специалистом;
  • Следующий немаловажный этап – правильное определение заработка, причем с учетом четко определенного расчетного периода. В соответствии с установленными нормами формируется указание на то, что в данные выплаты должны быть включены: оплата труда, премии, а также различные дополнительные выплаты и компенсации, кроме материальной помощи, оплата листа больничного типа, а также оплата отпускных. В случае, если на предприятии в течение периода времени расчетного типа были осуществлены своеобразные изменения в области оплаты труда, то непременно нужно будет произвести процесс индексирования заработка среднего типа. Например, за все месяцы работник получал оклад с учетом дополнительных выплат в размере 40 тыс. рублей. В месяц, когда был отпуск, было получено 26 тыс. рублей, а в другой месяц оплата составила 13 тыс. рублей. Значит, нужно будет произвести такие расчеты: 40 тыс.*10 (месяцев) = 400 тыс. рублей + 26 тыс. = 13 тыс. = 439 тыс. рублей;
  • Определяем средний заработок в течение дня, а также устанавливаем сумму оплаты командировочных выплат. В данной ситуации заработок, который был получен работником в течение четко определенного количества времени, должен быть разделен на то количество дней, которые фактически работник отработал в течение периода. Получаем такие данные расчета: 439 тыс. / 225 = 1951 (заработок, который человек получает в течение дня). Как мы говорили ранее, командировка предполагалась на пять дней, а это значит, что сумму в размере 1951 следует умножить на пять, и получим 9755 рублей. Так, мы рассчитали сумму оплаты труда в течение командировки.

Следует учитывать, что все выплаты, которые касаются оплаты труда в течение командировки, должны облагаться стандартными отчислениями налогов и взносов социального типа. В тоже время, выплаты, которые предоставляются работнику на выполнение условий командировки, не облагаются такими налогами. Но, по суточным нормам определены четкие лимиты. Если лимиты превышены, то с разницы в обязательном порядке должны быть выполнены необходимые отчисления налогов, а также дополнительные отчисления социального характера.

Выдается ли аванс перед командировкой?

Перед тем, как работник отправляется в командировку, он получает специализированный аванс, который формируется из предварительного расчета параметров цены проезда и проживания, других расходов, а также суммы выплат суточного плана. По сути, специалисты бухгалтерии определяют приблизительную стоимость проезда, с учетом выбранного транспорта и класса, определенного внутренними документами предприятия. В данной ситуации учитывается дорога туда и обратно. Сумма суточных выплат также определяется либо трудовым соглашением, либо внутренними документами, поэтому, обязательно предоставляются такие выплаты, из расчета количества дней, которые человек должен провести в командировке. Также рассчитываются другие расходы, которые могут появиться у работника в течение всего времени выполнения поставленных перед ним задач.

Обратим ваше внимание на то, что авансовый платеж непременно предоставляется работнику, есть возможность предоставить данные выплаты на руки в кассе предприятия или же организации. Также можно произвести процесс перечисления соответствующих выплат на карту работника.

Все данные о порядке выдачи аванса (с определением способа предоставления средств) рекомендовано указать в локальных документах предприятия, чтобы в дальнейшем не возникало никаких сложностей или же проблем с данным аспектом. Также нужно учитывать, что организация может сразу же производить прямые выплаты в виде приобретения билетов в удаленном формате, бронирование и оплату номера и пр. После возвращения, работник предоставляет руководству все необходимые документы, которые подтверждают рациональность расхода денежных средств.

Отражение данных в налоговом и бухгалтерском учете

Следует отметить, что при проведении расчета налога на полученную прибыль, непременно предоставляются все документы, которые определяют командировочные расходы. Соответственно, в расчет такие данные могут быть включены только в том случае, если они официально подтверждены соответствующей документацией.

К вычету НДС по расходам, которые касаются командировок принимаются только в случае соблюдения четко определенных условий. Во-первых, по данным расходам есть специализированная счет-фактура, во вторых, все расходы командировочного типа оплачивались организацией или же работником (после организация компенсировала средства, затраченные на командировку).

Если применяется КСН, то все расходы командировочного типа будут учитываться только в случае, если есть документы, которые подтверждают отправку человека в командировку. Также учитывается, что зачисление расходов возможно исключительно в том случае, если они были оплачены работнику в соответствии с установленными нормами законодательства, то есть, в виде предварительного аванса с обязательным составлением последующего отчета и расчетных документов. Или же в том случае, если работник все оплачивал с собственных средств, после чего, предоставил отчет и все необходимые документы, способные подтвердить расходы, и их возмещение от предприятия.

В отчете бухгалтерского типа отражение выплат командировочного характера проводится по проводке Д71-К50(51), выдача аванса на командировочные расходы. А учет таких расходов без НДС (на ОСН), или же с НДС (на УСН) проводится по проводке Д26 (44, 23, 30, 08)-К71.

Вывод

Оформление выплат командировочного характера производится непременно. При этом, такие выплаты отражаются в бухгалтерской документации, и обязательно учитываются в расходах, в случае необходимости расчета чистого дохода на уплату налогов. Кроме всего прочего, в законодательстве определено, что в качестве выплат командировочного характера можно указывать данные расходов на транспортные услуги, как до места командировки, так и по месту (в случае необходимости).

Кроме того, обязательно выплачиваются суточные, а также иные дополнительные выплаты, которые покрывают сформированные расходы. Бухгалтер обязан предварительно произвести расчет предполагаемой суммы расходов, и работнику предоставляется аванс. После окончания всех работ в командировке, работник составляет отчет, а также прилагает документы, подтверждающие расходы. Если выданного аванса недостаточно для покрытия расходов, формируется доплата. Если аванс превышает выплаты, работник сдает остаток средств в кассу предприятия.

www.finanbi.ru

Состав  командировочных расходов

Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан оплатить работнику связанные с этим расходы, а именно:

— выплатить заработную плату за все время командировки (т.е. оплатить все рабочие дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути);

— оплатить проезд к месту прибытия  и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров);

— оплатить расходы работника на жилье (стоимость гостиничного номера или аренды квартиры);

— оплатить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно);

— компенсировать дополнительные расходы, которые командированный сотрудник произвел по согласованию с руководством.

Например, стоимость  участия в деловых мероприятиях (представительские расходы), добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходов на оформление визы при загранкомандировках.

Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН.

По каким нормам возмещаются командировочные расходы

Нормативы и порядок возмещения работнику командировочных расходов как при командировках по РФ, так и за границу организация устанавливает сама в локальном нормативном акте, например в «Положении о служебных командировках».

Законодательством установлен норматив только по размеру суточных, не облагаемых НДФЛ, а именно не облагаются НДФЛ суточные:

— за каждый день командировки по России в размере 700 руб.;

— за каждый день загранкомандировки в размере  2500 руб.

Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН в том размере, в котором они установлены в локальном нормативном акте организации.

Командировочные документы

Оплата командировочных расходов производится на основании полного, надлежащим образом оформленного комплекта документов в соответствии с требованиями действующего законодательства.

До начала командировки и выезда сотрудника в командировку работодатель должен оформить следующие документы:

-служебное задание;

-приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;

-командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.

Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок следующие документы:

-командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращения на работу;

— авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой, причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы (если не израсходован весь аванс);

— документы, подтверждающие расходы (например, билеты на транспорт, квитанции, счета). Документы можно  приклеить на листы формата А4 и приложить к авансовому отчету;

-отчет о выполнении служебного задания в командировке, утвержденный работодателем.

Порядок расчета командировочных расходов и выдачи аванс

Перед отъездом работнику, как правило, выдается аванс на командировочные расходы в сумме суточных, стоимости проезда, проживания, а также других командировочных расходов.

Сумма аванса определяется исходя из:

— приблизительной стоимости проезда в командировку и обратно и расходов на проживание в командировке;

— суммы суточных за все дни командировки;

— других планируемых командировочных расходов работника.

Аванс можно:

— или выдать наличными из кассы организации;

— или перечислить на банковскую карточку работника.

Такой порядок выдачи аванса на командировочные расходы надо отразить в локальном нормативном акте, например в Положении о служебных командировках.

При этом организация может сама оплатить какие-то из командировочных расходов (например, билеты для проезда к месту командировки и обратно, услуги гостиницы) в безналичном порядке со своего расчетного счета. В этом случае аванс на эти цели можно не выдавать.

Бухгалтерский и налоговый учет командировочных расходов

При расчете налога на прибыль подтвержденные документами командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета.

НДС по расходам на командировки принимается к вычету при соблюдении двух условий:

— командировочные расходы оплачены организацией или работником;

— по ним есть счет-фактура.

Всегда облагается НДФЛ и страховыми взносами возмещение стоимости:

— питания, в том числе, когда  стоимость питания отдельно выделена в счете гостиницы;

— проезда, если до начала командировки или после ее окончания работник использовал отпуск в месте командировки (даты билетов и даты командировки не совпадают).

При применении УСН командировочные расходы, подтвержденные документами, учитываются:

— если они оплачены за счет выданного работнику аванса — на дату утверждения авансового отчета;

— если они оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета — на дату выплаты возмещения работнику.

В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются так:

Проводка

Операция

Д 71 — К 50 (51)

Работнику выдан аванс на командировку

Д 26 (08, 20, 23, 44) — К 71

Учтены командировочные расходы (без НДС на ОСН, с НДС на УСН)

www.audit-it.ru


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.