Документы при увольнении

Учитывая, что претензии по правильности и соблюдению процедуры увольнения работодателями сотрудники предъявляют работодателям довольно часто, передача кадровых документов при увольнении должна осуществляться с особой тщательностью.

 

О том, какие документы забрать при увольнении, а также о том, какие документы, выдаваемые при увольнении, может дополнительно затребовать сотрудник, часто задают вопросы и работодатели, и работники. Ответим на наиболее часто встречающиеся из них.

 

Какие документы выдаются при увольнении? Подробный перечень изложен в отдельных статьях Трудового и Налогового кодексов, а также законодательных актах, регулирующих вопросы исчисления и уплаты страховых взносов в ПФР и ФСС. О том, какие документы отдают при увольнении кадровые службы, описано в статье 84.1 ТК РФ. Среди них – трудовая книжка, справка о сумме начисленной за текущий и два предыдущих года заработной платы (требуется при начислении больничных и пособий по уходу за ребенком).
гласно Законам № 255-ФЗ и № 27-ФЗ, Инструкции Минздравсоцразвития № 987н, работнику выдается информация о дополнительных страховых взносах, уплаченных работодателем на накопительную часть пенсии (при их уплате). Также работнику передаются копии индивидуальных сведений, не представленных в ПФР страхователем, и сведения о страховых взносах, перечисленных в счет застрахованного лица. Документы от работодателя при увольнении выдаются в день увольнения.

 

Какие документы подписывают при увольнении? Работник в обязательном порядке должен быть ознакомлен с приказом об увольнении. Также он должен расписаться в получении трудовой книжки и сведений, предоставляемых в Пенсионный фонд. Если по какой-либо причине работник в день увольнения отсутствует на рабочем месте, указанные документы направляются ему по почте ценным письмом. Таким образом работодатель обезопасит себя от возможных претензий в будущем, поскольку законодательством предусмотрена ответственность за несвоевременную выдачу документов при увольнении. Помимо административного штрафа, с работодателя в пользу бывшего работника может быть взыскана сумма заработной платы, начисленная за дни задержки выдачи документов.

 

Помимо вышеперечисленных, какие документы требовать при увольнении от бывшего работодателя может работник? К таким документам относятся копии приказов об увольнении, о премировании и других видах поощрений, а также копии других документов, изданных работодателем и касающихся его работы. Указанные документы выдаются работнику по его письменному заявлению. О том, какие документы запросить при увольнении, работник решает исходя из необходимости предоставления им в дальнейшем этих документов для конкретных целей. Кадровым и бухгалтерским службам следует иметь в виду, что копии вышеперечисленных документов работник имеет право запросить не только в день увольнения, но и более поздние сроки.


buh.consultant.ru

Порядок действий

Расторжение трудового договора может быть осуществлено по многим причинам.

Каждая из них включается в одну из нескольких групп:

  • по собственному желанию;
  • в результате ликвидации компании;
  • нарушение одной из сторон условий, оговоренных в трудовом договоре;
  • соглашение сторон;
  • сокращение штата;
  • перевод сотрудника на новое место работы или на новую должность;
  • ликвидация компании;
  • инициатива работодателя.

Также основанием для увольнения может послужить окончание действия трудового договора, но данный документ можно и продлить.

Однако, есть ситуации, при которых начало процесса увольнения не зависит ни от сотрудника, ни от руководителя компании:

  • призыв работника в армию или на альтернативную службу;
  • восстановление сотрудника на старой должности, по причине решения гос. инспекции или суда;
  • судебный запрет на работу в конкретном учреждении;
  • признание нетрудоспособности лица на основании медицинских заключений.

К независимым основаниям также можно отнести и форс-мажорные ситуации, при которых одна из сторон трудового договора погибла или признана пропавшей.

Правила оформления

Все виды увольнения проводятся по схожей схеме. Ее можно рассмотреть на примере увольнения по собственному желанию:

  1. Сотрудник подает заявление, в котором указывает причины, по которым он решил разорвать договор с работодателем.
  2. Заполненное заявление передается руководителю компании или в отдел по работе с персоналом.
  3. На основании полученного документа начальство издает приказ об увольнении работника.
  4. Сотруднику предоставляют приказ об его увольнении, в случае соглашения с его условиями он должен поставить свою подпись в документе.
  5. Приказ передается в отдел кадров и в бухгалтерию для начала сбора документов.
  6. Далее следует отработка, занимающая 14 календарных дней.
  7. В последний день отработки происходит увольнение.

До конца последнего дня работник должен получить все необходимые выплаты, а также пакет документов. Их наличие обязательно.

Неправильно заполненные документы при увольнении могут помешать гражданину устроиться на новую работу.

Закон

Как и другие виды процессов, совершаемых во время трудовых отношений, увольнение регулируется Трудовым кодексом и Федеральными законами РФ.

При этом фигурирующий в нем пакет документов нуждается в дополнительном надзоре со стороны Налогового кодекса.

В итоге, перечень бумаг должен соответствовать:


  • пункту третьему части 2 статьи 4.1 ФЗ № 255;
  • пункту четвертому статьи 11 ФЗ № 27;
  • пункту третьему статьи 230 НК РФ;
  • статье 84.1 ТК РФ.

Документы при увольнении

Для того чтобы увольнение прошло без задержек, необходимо соблюдать правила использования и заполнения документации. В процессе участвует приказ об увольнении сотрудника, составленный на основании того или иного документа. Здесь все зависит от конкретной ситуации.

В качестве основания может выступать заявление работника, соглашение сторон и другие документы.

В случаях, когда сотрудника увольняют по причине того, что он нарушил условия договора, в качестве оснований предоставляются, так называемые, материалы расследования.

В них обычно вносят такие нарушения, как:

  • прогулы;
  • злоупотребление рабочим положением;
  • употребление алкоголя на работе и т. д.

При этом, в процессе могут участвовать и объяснительные от сотрудников, которые могут предотвратить увольнение.


При увольнении другими способами в качестве основания привлекаются иные документы. К примеру, можно рассмотреть несколько ситуаций расторжения трудового договора.

По собственному желанию

В 2018 документы при увольнении по собственному желанию оформляются на основании заявления от сотрудника. Законодательство позволяет оформлять бумагу в свободной форме.

Основными требованиями являются обращение к руководителю компании и краткое изложение причин для увольнения.

Также стоит отметить, что документ заполняется как в печатном, так и в письменном виде на листе бумаги формата А4.

После заполнения необходимо указать дату составления, а также личную подпись сотрудника. Далее документ передается в отдел кадров или руководителю, который обязан принять заявление, и начать процесс увольнения.

Образец заявления на увольнение по собственному желанию здесь.

По соглашению сторон

В случае, если увольнение должно быть осуществлено на основании соглашения сторон, инициатором может выступать как работодатель, так и сотрудник. Последний может оповестить начальство о своем решении в письменном виде. В ходе беседы работник с начальником составляют соглашение.

Во время решения вопросов о проведении и итогах увольнения стороны могут составить документ о соглашении.

В него необходимо внести все оговоренные моменты, а также указать на наличие соглашения между сторонами. Обычно документ подтверждается подписями сторон, и одна из копий остается у работника на случай непредвиденных ситуаций.

Образец соглашения о расторжении трудового договора здесь.


После составления соглашения, работодатель на основании данного документа составляет приказ об увольнении, и начинает процесс по расторжению трудового договора.

По сокращению штата

При сокращении штата в качестве основания для увольнения служит приказ о сокращении. В него вносится список лиц, которые подлежат увольнению.

Основное условие при таком способе расторжения трудового договора обязывает руководителя предупредить работников о готовящемся сокращении минимум за полгода до начала процесса увольнения с должностей.

Кроме того, работодатель должен по возможности представить сокращенным сотрудникам рабочие места в своей компании в качестве альтернативы.

Полное увольнение происходит в случае отсутствия таковых или отказа работника от предлагаемой должности.

Под сокращение чаще всего не попадают сотрудники, у которых есть разнообразные льготы. К примеру, никто не может увольнять беременных женщин или работников с многодетными семьями. Также мало кто станет расторгать договор с ценными сотрудниками, выполняющими поставленные трудовые задачи.

Какие должны выдать работнику?

В день увольнения работодатель обязан передать сотруднику пакет документов, которые в дальнейшем могут помочь гражданину в трудоустройстве.


Среди них обязательно должна находиться трудовая книжка, а также справка 2-НДФЛ. Помимо них, могут быть вручены и другие документы, которые так или иначе связаны с работой.

Трудовая книжка

При выдаче трудовой книжки увольняющемуся работнику, в нее должна быть внесена определенная запись.

Она должна содержать статью (с точным упоминанием части и пункта), по которой было прекращено действие трудового договора с точной формулировкой из Трудового кодекса.

Запись должна быть заверена печатью компании, а также подписью сотрудника, вносившего ее в трудовую книжку работника.

Образец записи в трудовой книжке при увольнении здесь.

Сотрудник должен внимательно прочитать запись, и в случае согласия с ней поставить свою подпись.

Если в записи найдена ошибка, независимо от того, фактическая она или орфографическая — работник вправе потребовать ее исправления. Для этого вносится корректировочная запись, после чего снова прописываются причины увольнения, но уже в исправленном варианте.

Ни в коем случае нельзя корректировать запись путем перечеркивания или замазывания совершенных ошибок штрихом, так как в такой ситуации гражданину будет достаточно трудно найти новое место работы.

При получении трудовой книжки работник должен также расписаться в личной карточке, которая имеет унифицированную форму «Т-2».


2-НДФЛ

Помимо трудовой книжки, основным документом при увольнении является справка, оформляемая по форме 2-НДФЛ.

В ней содержатся данные о сумме заработка сотрудника за 2 года, предшествующие увольнению, а также все уплаченные за последний год страховые взносы.

Если при увольнении данная справка не была выдана — то работник может составить письменное заявление на ее получение.

Справка должна быть вручена в день увольнения, однако, в некоторых случаях она может быть выписана позже и отправлена через почту. Но для этого потребуется согласие от самого работника.

Если сотрудник обратился с заявлением о получении справки 2-НДФЛ после своего увольнения — то ему обязаны предоставить документ в течение трех рабочих дней.

Помимо упомянутых записей, справка должна содержать данные как самого работника, так и компании, которая ее предоставляет.

Документ заверяется подписями руководителя организации, главного бухгалтера, а также круглой печатью.

Другие справки

Также обязательные документы при увольнении, согласно Трудовому кодексу, включают в себя следующие пункты:

  • трудовой договор;
  • приказ, оформленный в связи с переводом в другой отдел, если таковой совершался;
  • приказ об увольнении;
  • справки, подтверждающие наличие разнообразных начислений в пользу тех или иных фондов;
  • справка, которая указывает на период работы сотрудника в компании.

Образец приказа об увольнении здесь.

Если для работы сотруднику было необходимо проходить медицинские осмотры — то в перечень включается его медицинская книжка.

nam-pokursu.ru

Документы при увольнении, которые обязан выдать работодатель в 2018 году

Рассчитаться с уволенным надо в последний рабочий день. Причем это касается не только денежных выплат, но и документов, которые работодатель должен передать сотруднику (ст. 84.1 ТК, п. 3 ст. 230 НК, п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

При увольнении сотрудника в 2018 году компания или предприниматель должны выдать следующий список документов:

  • трудовая книжка;  
  • справка о сумме зарплаты за текущий и два предшествующих года для расчета пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам и по уходу за ребенком;
  • форма СЗВ-М за месяц, в котором увольняется работник;
  • форма СЗВ-СТАЖ;
  • раздел 3 "Персонифицированные сведения о застрахованных лицах" расчета по страховым взносам.

Помимо этих обязательных документов, по письменному заявлению работника выдайте ему и иные бумаги по его работе. Например, 2-НДФЛ за текущий год, копии приказов о выплате премий или приказа об увольнении.

Образцы документов при увольнении, которые получает сотрудник от работодателя в 2018 году


Все документы заполняют по утвержденным формам.

Трудовая книжка

В книжку надо внести запись об увольнении. Формулировка для расторжения договора со собственному желанию такая:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Рядом в графе 4 приведите реквизиты приказа об увольнении. Ниже вписывают должность и Ф.И.О. сотрудника, который ответственный за ведение книжки.  А еще ниже подпись и расшифровку увольняющегося.

 О получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке (Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Образец трудовой при увольнении

Образец трудовой книжки от работодателя при увольнении в 2018

Все образцы заполнения трудовых книжек вы найдете в Системе Главбух. Просто кликните по книпке ниже.

посмотреть образцы трудовых книжек

Справка о зарплате

Бланк справки о заработной плате и других выплатах берите из приказа Минтруда от 30.04.2013 № 182н. В нее В справку внесите сведения о сотруднике за текущий и два предыдущих года.

в разделе 3 отразите данные о выплатах, с которых начислены взносы на временную нетрудоспособность и материнство.   В разделе 4 – количество календарных дней, в которых работник был на больничном, отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком.

Образец справки о доходах при увольнении

Справка 2-НДФЛ

Форму 2-НДФЛ заполняют по доходам, которые выплачивали работнику с 1 января года по дату увольнения включительно. Если платили выходное пособие, с которого не надо перечислять НДФЛ, то в справке это пособие не отражайте (письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118). Часть пособия, с которой работодатель платит налог, показывают с кодом дохода – 2014, а компенсацию за неиспользованный отпуск – с кодом 2013.

Образец 2-НДФЛ при увольнении в 2018 году

Сведения из персонифицированного учета

В персучет входят СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и расчет по страховым взносам. Первые две формы сводные по всем сотрудникам, поэтому выдать их в виде полных копий нельзя. Дело в том, что разглашение информации третьим лицам – нарушение (ст. 7 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). За него компанию могут оштрафовать на 10 000 руб. А с 1 июля — на 75 000 руб. (Федеральный закон от 7 февраля 2017 г. № 13-ФЗ).  Поэтому сделайте выписки из документов, в которые включите только данные по уволенному. СЗВ-СТАЖ же можно составить только на одного работника.

Образец выписки из СЗВ-М

Образец выписки из СЗВ-М при увольнении

Образец СЗВ-СТАЖ по уволенному сотруднику

Образец СЗВ-СТАЖ при увольнении от работодателя в 2018

Из расчета по взносам предоставьте сотруднику только раздел 3 (абз. 2 п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, расчет утв. приказом ФНС России от 10 октября 2016 г. № ММВ-7-11/551).

Образец раздела 3 из расчета по взносам

Образец раздела 3 расчета по взносам при увольнении 2018

www.glavbukh.ru

Какие документы требуется при увольнении

При расторжении трудового договора работодатель, помимо трудовой книжки, обязан выдать работнику согласно ст.140 ТК РФ полный пакет документов.

Если есть необходимость, при увольнении на руки может быть выданы заверенные их копии. Это облегчит дальнейшее трудоустройство.

Список документов включает в себя:

  1. Справку о зарплате за два истекших года.
  2. Трудовую книжку.
  3. Медицинскую книжку (выдается при ее наличии).
  4. Справку СЗВ-СТАЖ (допускается предоставление копии).
  5. Справку СЗВ-М (допускается предоставление копии).
  6. Справку по страховым взносам (допускается предоставление копии).
  7. ДСВ-3 (данные из страховой компании; предоставляются в том случае, если работник делал отчисления на накопительную часть будущей пенсии).

Кроме того, увольняющийся работник может подать заявление на предоставление следующих справок, которые понадобятся ему в поисках дальнейшей работы.

К ним относятся:

  • приказ о приеме на работу (допускается предоставление копии);
  • 2-НДФЛ;
  • приказ по предприятию о переводе на другую должность (если таковой имел место);
  • приказ по предприятию об увольнении;
  • справку о зарплате (требуется для предоставления в региональный центр занятости).

Правила заполнения трудовой книжки при увольнении

Для каждого работающего человека трудовая книжка является основным документом. Она не только фиксирует количество отработанных лет, но и все внутрикорпоративные назначения. Данный документ содержит также записи о поощрениях или порицаниях.

Он же является основным документом при увольнении от работодателя. Информация о причинах разрыва трудовых соглашений вносится в соответствии с формулировками Трудового кодекса. При этом в отделе кадров обязаны сделать ссылку на нужную статью или часть статьи.

Кроме того, увольняющийся сотрудник должен проследить за тем, чтобы в трудовой книжке были грамотно заполнены все столбцы:

  1. Номер текущей записи (порядковый). Определяется числом предшествующих записей.
  2. Дата увольнения с настоящего места работы. Отдел кадров должен записать не только год увольнения, но также число и месяц.
  3. Основание для увольнения, согласно Трудовому кодексу. В отделе кадров должно быть внесено разъяснение, на основании чего сотрудник увольняется. При этом предписывается приведение ссылки на соответствующую статью Трудового кодекса (сокращения не допускаются).
  4. Реквизиты приказа. В отделе кадров обязаны указать номер и дату приказа по предприятию об увольнении данного сотрудника.

Вышеперечисленные записи должны быть удостоверены подписью работодателя либо же его заместителя. Допускается удостоверение записи об увольнении начальником отдела кадров. Ниже проставляется подпись увольняемого сотрудника.

Как правило, трудовая книжка выдается на руки непосредственно в день увольнения. Этот факт удостоверяется в журнале отдела кадров, где фиксируется перемещение по предприятию трудовых книжек.

Иногда вслед за увольнением следует плановый отпуск. Это обязывает представителя отдела кадров выдать трудовую книжку не в день увольнения, а в последний день работы. Факт предоставления планового отпуска не влияет на дату выдачи книжки.

Справки, предоставляемые сотруднику в момент увольнения в текущем году

Основной справкой, выдаваемой при увольнении, является справка о заработке за два истекших календарных года. Форма данной справки оговаривается в министерском приказе №182 от 30 апреля 2013 года. Данный документ включает в себя 4 раздела.

В них должны отражаться сведения, касающиеся:

  1. Документы при увольненииСамого сотрудника.
  2. Организации, ИП или учреждения.
  3. Выплат (в том числе страховых отчислений; важно каждую выплату сопровождать указанием даты; сведения о дате выплат фиксируются в отдельной строке — по годам).
  4. Общего числа дней, пропущенных по болезни или ввиду полученной травмы, при сохранении заработной платы (страховые отчисления не учитываются в данном пункте; информация вносится за каждый год и фиксируется в отдельных строках).

Все вышеперечисленные сведения заполняются на основе данных бухгалтерского учета. Учитывается также периодическая отчетность, предоставляемая в различные фонды.

При этом сотрудники бухгалтерии должны ориентироваться на ограничения, согласно которым начисляются страховые взносы. Имеется в виду ежегодный лимит для начислений.

Например, в Пенсионный фонд отчисляются взносы:

  • согласно лимиту: 22% по тарифу;
  • помимо лимита: 10% по тарифу.

Все вышеперечисленные сведения относятся к исключаемым периодам. К ним также относятся сведения, касающиеся числа дней нетрудоспособности.

В этом случае действует правило, актуальное для исключаемых периодов, каждый из которых:

  • должен заноситься отдельной строкой;
  • имеет временные рамки (то есть, сопровождается датой начала и датой конца).

Важно, что общее количество дней нетрудоспособности вносится как цифрами, так и прописными буквами.

При этом исключаемый период по нетрудоспособности должен соответствовать общепринятым формулировкам:

  • «отпуск по беременности и родам»;
  • «временная нетрудоспособность»;
  • «отпуск по уходу за ребенком».

Форма заполняется вручную. Разрешается использование синей или черной шариковой ручки. Более современным является вариант со скачанным бланком 182н. Он сдается в электронном формате.

Справка №182н должна удостоверяться подписью руководителя и главным бухгалтером. При этом подписи ответственных лиц должны четко просматриваться за круглой печатью компании или учреждения.

Правила предоставления основных документов при увольнении

Для получения 2-НДФЛ подается специальное заявление. Если по какой-то причине данная справка утрачена, работник имеет право подать повторное заявление.

Кроме того, увольняющийся сотрудник имеет право попросить предоставить ему копию важных документов.

В частности, по требованию предоставляется:

  • приказ о приеме на работу;
  • приказ об увольнении;
  • справка о заработной плате;
  • приказ о переводе на другую должность.

Все вышеперечисленные документы по требованию предоставляются в форме ксерокопий, каждое из которых заверяется подписью ответственного лица.

Эти же правила актуальны для выдачи заверенных копий СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Заполнение форм возможно как чернилами, так и шариковой ручкой. Исключается заполнение формы красным и зеленым цветами.

Для заполнения данных справок существуют определенные правила:

  • СЗВ-СТАЖ оформляется, согласно постановлению Пенсионного фонда №3п от 2017 года;
  • СЗВ-М заполняется по форме, которая утверждена постановлением Пенсионного фонда №83п от 2016 года.

Расчет по страховым взносам при увольнении заполняется по скачанному образцу. В форме обязательно указываются персональные данные увольняемого сотрудника.

К ним относятся:

  • фамилия, имя, отчество и дата рождения;
  • гражданство (если имеется 2 гражданства, то это должно быть отражено в документе);
  • ИНН и СНИЛС;
  • серия паспорта;
  • номер паспорта;
  • пол;
  • признак, на основании которого лицо считается застрахованным.

Форма заполняется вручную (но допускается также заполнение в электронном формате). Если документ заполняется вручную, то при внесении данных запрещается выходить за края клеток или соприкасаться с их границами.

Наконец, увольняемому сотруднику выдается на руки ДСВ-3. Форма заполнения оговаривается в постановлении Пенсионного фонда №482п от 2016 года.

Штрафные санкции, налагаемые на работодателя в случае нарушения правил выдачи документов во время увольнения работника

Документы при увольненииЧеткое соблюдение буквы закона при выдаче обязательных документов при увольнении от работодателя в 2018 структурирует и систематизирует сложный процесс учета данных на каждого сотрудника. Процедура увольнения осуществляется «по шаблону» благодаря стандартизации требований.

Обязательства работодателя регламентируются службой Трудовой инспекции. В случае нарушения предписанных нормативов инспектора надзорных органов имеют право наложить штраф как на самого руководителя, так и на организацию в целом.

Согласно статье №5.27 КоАП РФ в части 1-й, налагаемые штрафы составляют:

  • для индивидуального предпринимателя: от 1000 до 5000руб;
  • для должностного лица (руководителя предприятия или для руководителя отдела кадров): от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для организации или учреждения от 30 000 до 50 000 руб.

Более высокие штрафы налагаются при установленном факте повторного нарушения в этой области.

В этом случае размеры штрафов доходят до:

  • для индивидуального предпринимателя: от 10 000 до 20 000 руб.;
  • для должностного лица (руководителя предприятия или руководителя отдела кадров): от 10 000 до 20 000 руб.; в отдельных случаях предписывается профессиональная дисквалификация до 3-х лет, согласно статье №5.27 КоАП РФ;
  • для организации или учреждения: от 50 000 до 70 000 руб.

Строгость в вопросах выдачи документов при увольнении от работодателя объясняется тем, что от скрупулезности выполнения правительственных нормативов зависит четкость последующих начислений пенсий и страховых выплат. Несоблюдение буквы закона в этом отношении чревато длительными разбирательствами, когда сотрудник выходит на пенсию.

При начислении любых компенсаций и субсидий от государства учитываются и рассматриваются все имеющие место факторы стажа и периоды исключения из него, а также суммированные данные по страховым взносам в разные периоды.

delatdelo.com

Какие документы нужны сотруднику, чтобы уволиться

Если работник покидает компанию по собственному желанию, единственным документом, который от него для этого потребуется, будет заявление об уходе, поданное за две недели до планируемой даты увольнения. В отдельных случаях, предусмотренных ТК РФ, например, увольнение по собственному желанию в связи с уходом на пенсию, по состоянию здоровья, в связи с переездом в другой город и др., выдерживать двухнедельный срок не требуется, можно увольняться хоть прямо в день подачи заявления.

А после издания работодателем приказа об увольнении от уходящего сотрудника потребуется расписаться под ним в подтверждение, что с документом ознакомился.

Если работник выступает инициатором своего увольнения по соглашению сторон, он может адресовать работодателю либо заявление об уходе с изложением всех условий, на которых хочет уволиться, либо приложить свой проект такого соглашения в качестве отдельного документа. После урегулирования всех вопросов, связанных с содержанием соглашения, ему предстоит подписать этот документ, а затем — приказ о своём увольнении.

При увольнении по соглашению сторон заявление работника необязательно. А вот если оно написано, то равнозначно его подписи на соглашении. Известен случай, когда работник после предложения расстаться по соглашению сторон написал заявление об увольнении по этому основанию. А позже отказался подписывать соглашения, потому что изложенные в нём условия его не устроили. Но когда дело дошло до суда, тот принял сторону работодателя. Судья решил, что работник выразил своё согласие с условиями увольнения, написав заявление и своих предложений в нём не изложив.

При увольнении по другим основаниям подготовка всех необходимых документов ложится на плечи работодателя. К числу таких документов относятся:

  1. Предупреждение о предстоящем увольнении по сокращению штатов, в связи с ликвидацией организации или истечением срока трудового договора.
  2. Соглашение об увольнении, если инициатором выступает работодатель. При этом закон не запрещает работнику предложить свой вариант такого соглашения или изложить приемлемые для себя условия в заявлении на руководителя компании-работодателя.
  3. Приказ об увольнении, с которым работник должен ознакомиться и подтвердить это личной подписью.

Какие документы выдаются работнику при увольнении

При увольнении независимо от его основания работодатель должен выдать увольняемому такие документы:

  • трудовую книжку;
  • справку формы 2НДФЛ;
  • справку о среднем заработке за последние три месяца;
  • справку формы 182Н о зарплате за последние два года перед увольнением или весь фактически отработанный период, если тот составляет меньше двух лет;
  • выписки из отчётности по страховым взносам:
    • формы СЗВ-СТАЖ;
    • формы СЗВ-М;
  • медицинскую книжку, если она есть;
  • дополнительные документы по требованию увольняемого.

Выдача трудовой книжки

Трудовая книжка с записью об увольнении выдаётся работнику в последний рабочий день.

В подтверждение факта её выдачи увольняемый должен расписаться в своей личной карточке и журнале учёта трудовых книжек.

Если работник в последний рабочий день отсутствовал на рабочем месте, например, заболел и из-за этого выдать ему трудовую книжку вовремя оказалось невозможным, работодатель должен направить ему на домашний адрес письменное уведомление о необходимости забрать трудовую книжку с предложением в качестве альтернативы дать согласие на её пересылку по почте.

Когда трудовая книжка высылается почтой, подтверждением её выдачи служит опись вложений в почтовое отправление.

Выдача справки 2НДФЛ

Справка 2НДФЛ выдаётся налоговым агентом, в том числе и работодателем, и подтверждает доход налогоплательщика (в случае трудовых отношений — работника) и сумму уплаченного с этого дохода налога.

Этот документ пригодится в таких ситуациях:

  • для налоговой инспекции, в частности, при оформлении налоговых вычетов, которые предоставляются через ИФНС;
  • для подтверждения доходов при подаче заявки на кредит в банк;
  • для подтверждения доходов и удержаний с них у нового работодателя.

На новой работе справка 2НДФЛ пригодится, когда работнику потребуется:

  • рассчитать оплату больничного;
  • оформить стандартный налоговый вычет, в том числе на детей;
  • начислить другие компенсации или предоставить льготы.

Возможны и другие ситуации, когда эта справка может пригодиться. Поэтому для увольняемого будет оптимальным сразу её получить. А если он знает, что она пригодится ему неоднократно, например, и у нового работодателя, и в налоговой инспекции, то вправе сразу затребовать нужное количество экземпляров или взять несколько справок, охватывающих разные расчётные периоды. Надо учитывать, что нового работодателя интересуют доходы и налоги за текущий год, банку достаточно предыдущих трёх месяцев или полугодия, налоговой, если справка входит в комплект документов для предоставления вычета, важен календарный год, за который предоставляется вычет. Если на такой год пришлась смена работы или были параллельные источники дохода, облагаемого НДФЛ, справки предоставляются ото всех налоговых агентов.

Составить справку 2НДФЛ поможет образец.

Особый случай представляет собой ситуация, когда налогоплательщик получил право на налоговый вычет за приобретение жилья и реализует его через работодателя, получая на руки весь начисленный доход без удержания из него налога. После увольнения документ из налоговой, подтверждающий право на вычет и передаваемый в бухгалтерию по месту работы, нужно оформить уже на нового работодателя. Для этого в ИФНС подаётся полный комплект документов, включая справки 2НДФЛ ото всех налоговых агентов.

Справки 2НДФЛ сотрудникам и в налоговый орган (видео)

Выдача справки о среднем заработке за последние три месяца

Справка о среднем заработке за последние три месяца пригодится увольняемому, если он планирует встать на учёт в центре занятости населения. В конкретном регионе для такой справки может быть предусмотрена своя форма. Уточнить этот момент лучше в своём центре занятости до увольнения. Для этого надо туда обратиться, сообщить, что вам предстоит увольнение, и попросить бланк справки, который затем передать работодателю.

Особенно это актуально, если увольнение связано с ликвидацией организации: после полного завершения этого процесса запросить справку будет не у кого.

Даже если работник не планирует становиться официальным безработным, справку взять не помешает. Нельзя исключить, что она пригодится впоследствии при назначении пенсии в качестве дополнительного подтверждения стажа и заработка.

Выдача справки формы 182Н о зарплате за два последних года

Справка 182Н с 2013 года заменяет справку формы 4Н и служит для подтверждения доходов работника, на которые были начислены страховые взносы на социальное страхование. Отражаются в ней и периоды, за которые взносы не начислялись: когда работник болел, находился в отпуске по беременности и родам или уходу за ребёнком.

Эта справка понадобится при расчёте больничных и выплат в период отпуска по беременности и родам или ухода за ребёнком, для назначения пенсии и различных социальных выплат по линии соцзащиты населения.

Во время кризиса 2008 года автор этих строк попал под сокращение, работая в московском филиале компании, головной офис которой располагался в Санкт-Петербурге. Справка о зарплате, выданная мне при увольнении, была оформлена петербургскими специалистами из головного офиса по стандартам, принятым в Северной столице, и для московского центра занятости не годилась. Пришлось взять в центре занятости их бланк и отнести в офис, а потом ждать, пока из Петербурга передадут справку, которая нужна. А вот с ней проблем уже не было.

Фотогалерея: образец заполнения справки по форме 182Н

Выдача выписки из сведений персонифицированного учёта

Выписка из форм СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М отражают страховой стаж, полученный у конкретного работодателя, и сумму отчислений в Пенсионный фонд, сделанных тем за него.

Поскольку эти документы представляют собой групповую форму отчётности, для работника делаются выписки, в которых содержится персональная информация о нём.

Форма СЗВ-М охватывает последний месяц работы, но по желанию работника может распространяться и на любой другой период вплоть до всего фактически отработанного у работодателя времени. Но с оговоркой: поскольку эта форма появилась в 2016 году, охватывать более ранние периоды она не может.

Форма СЗВ-СТАЖ оформляется за период с начала текущего года по день увольнения, а если работник был принят в штат в текущем году — со дня его трудоустройства. Можно запросить её и за более ранние сроки, но не раньше 2017 года, в котором она была введена. По периодам работы до 2017 увольняемому предоставляются справки по форме РСВ-1.

Выписки из сведений персонифицированного учёта получают и те, кто сотрудничает с организациями по гражданско-правовым договорам. В этом случае документы выдаются в день окончания такого договора.

Возврат медицинской книжки

Если работник при поступлении в штат предъявил или оформил медицинскую книжку, в день увольнения работодатель обязан ему вернуть и этот документ.

Выдача документов об образовании

Аналогично обстоит дело с документами об образовании, если те хранились у работодателя. Дипломы о профессиональном образовании остаются у сотрудника на руках, работодатель только знакомится с ними и делает копии. А вот в отношении сертификатов о прохождении различных программ дополнительного образования, курсов, тренингов и т. п., особенно оплаченных работодателем, такая практика допускается.

Известны случаи, когда работодатель при увольнении не отдавал работнику документы о квалификации, полученной за счёт компании: окончании курсов водителей погрузчика в супермаркете, инструкторов по туризму на турбазе и т. п. Такая практика незаконна, и работник вправе обратиться за защитой своих интересов в суд, прокуратуру и трудовую инспекцию.

Выдача прочих документов по требованию работника

Как при увольнении, так и в любое другое время, включая несколько лет после ухода из организации, работник вправе потребовать копии или выписки из любых внутренних документов, где фигурируют его персональные данные. Если в таком документе идёт речь только о конкретном работнике, делается копия. Когда в интересующем документе упоминаются его коллеги, оформляется выписка, где содержатся данные только о запросившем её работнике.

Чаще всего востребованными оказываются такие документы:

  • копии приказов о приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность или в другое структурное подразделение;
  • справки о зарплате за разные периоды;
  • копии приказов об изменении зарплаты;
  • выписки из отчётности в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.

При увольнении лучше по максимуму взять у работодателя все документы, подтверждающие работу, карьерный рост, если он был, размер зарплаты, уплаченные налоги и отчисления во внебюджетные фонды. Они могут пригодиться при оформлении будущей пенсии, если сведения персонифицированного учёта вдруг окажутся неполны.

В 2018 году третьими по значимости документами, подтверждающими трудовой и страховой стаж для пенсии, считаются архивные справки о работе и зарплате. Однако нет гарантий, что данные по конкретному работодателю, давно прекратившему существование, имеются в нужном архиве. Недавно с такой проблемой столкнулся автор этих строк. За дополнительными подтверждениями сведений о своей работе в 2001 году я обратился в архив города Москвы. И в положенный срок получил оттуда отписку, что данных о такой организации у них нет, а где они могут быть, там не знают.

Выдача рекомендаций при увольнении

Обязанность работодателя выдать увольняемому работнику рекомендацию законом в 2018 году не предусмотрена. Взять такое обязательство и отразить его в трудовом договоре при желании может сам работодатель, но делать это он не обязан.

Но даже если такого пункта в трудовом договоре нет, ситуация небезвыходная. Договориться об этом можно в любой ситуации. И если рекомендацию не хочет давать сам руководитель организации (например, обижен, что работник от него уходит), это может сделать любой другой руководящий работник: ваш непосредственный начальник или заместитель руководителя, курирующий ваше подразделение. Главное — только попросить его оставить личные, а не корпоративные координаты под документом. Ведь рекомендатель тоже в любой момент может сменить работу, а те, кому вы предъявите впоследствии рекомендацию, скорее всего, захотят связаться с ним лично для её подтверждения.

Из всех моих мест работы только на одном в трудовом договоре было прописано обязательство работодателя в любой момент выдать мне рекомендации на русском, а по желанию и английском языках. Это был проект, в котором участвовали иностранные инвесторы. В остальных случаях я брал рекомендации по возможности у первого лица организации, а если до того было проблематично достучаться — у его замов или своих непосредственных руководителей. Так, при увольнении с очередного места работы главный редактор, обидевшись на меня из-за желания уволиться, о рекомендации и слышать не хотел, а вот его заместитель, с которым я был и остаюсь в приятельских отношениях, дал её без проблем и уже не раз подтверждал.

Сроки выдачи документов при увольнении

Требование законодательства о выдаче в последний рабочий день распространяется не только на трудовую книжку, но и на все остальные документы, которые работник должен получить при увольнении.

Если работник берёт отпуск с последующим увольнением или в последний рабочий день не выходит на работу по другим причинам, например, дата увольнения выпадает на выходной или отгул, документы выдаются в последний день, когда он фактически выходит на работу.

В ситуации, когда сделать это оказалось невозможным по независящим от работодателя причинам, например, работник неожиданно заболел или решил последний рабочий день прогулять, все полагающиеся документы должны быть выданы в течение трёх дней после подачи работником соответствующего заявления.

Если работник неуверен, что получит документы в положенный срок, ему есть смысл подстраховаться: попросить представителя работодателя сделать отметку о принятии на втором экземпляре заявления или отправить его по почте с уведомлением о вручении и описью вложений.

Как подтвердить факт выдачи документов увольняемому работнику

Вовремя позаботившись о подтверждении того, что выдал работнику положенные документы в полном объёме и в положенный срок, работодатель страхует себя от возможных проблем в будущем. Если уволенный затем обвинит его в невыдаче тех или иных бумаг, доказать несостоятельность этих претензий не составит труда.

Поскольку закон не содержит жёстких требований к процедуре подтверждения, допускаются несколько вариантов:

  1. Все документы, кроме трудовой книжки, для которой предусмотрена уже рассмотренная процедура подтверждения выдачи, оформляются в двух экземплярах, на втором, остающемся у работодателя, увольняемый делает отметку о получении, проставляет дату и подпись.
  2. Если на предприятии ведётся журнал выдачи документации, все документы вносятся в него, работник расписывается за каждый.
  3. Составляется акт приёма-передачи документов (скачать образец), где перечисляются все справки, полученные работником. Акт скрепляется подписями работника и работодателя. Акт составляется и подписывается в двух экземплярах, один остаётся у работодателя.
  4. Работник пишет расписку о получении документов, где все они перечисляются (скачать типовой образец). В некоторых компаниях принято составлять и акт, и расписку.
  5. Составляется опись выданных документов, работник проставляет на ней отметку о получении, дату и расписывается.

Ответственность работодателя за задержку выдачи документов увольняемому работнику

Несвоевременная выдача документов о работе при увольнении считается нарушением трудового законодательства и карается штрафом:

  • от одной до пяти тысяч рублей для должностного лица (обычно это генеральный директор, главный бухгалтер или начальник отдела кадров);
  • от 30 тыс. до 50 тыс. рублей для организаций.

Кроме того, деятельность организации может быть приостановлена на срок до трёх месяцев, а при повторном нарушении — от одного до трёх лет.

Несвоевременная выдача трудовой книжки чревата также оплатой вынужденного прогула: днём увольнения в таком случае будет считаться дата, когда работник фактически получит свою трудовую на руки, а работодателю придётся выплатить ему средний заработок за всё время между этим днём и датой увольнения.

Работнику за защитой своих прав надо обращаться в трудовую инспекцию или прокуратуру, а денежных компенсаций добиваться через суд.

Чтобы избежать дополнительного удара по бюджету, работодатель должен не позже следующего дня после увольнения работника, не забравшего трудовую книжку, послать ему почтой уведомление о необходимости получить документы. С этого момента ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки он уже не несёт. Но дату отправки уведомления надо будет документально подтвердить. Поэтому нужно отправлять его заказным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении.

При всей внушительности списка документов, которые полагаются работнику при увольнении, ситуация не так страшна для работодателя, как кажется на первый взгляд. Ведь все они типовые и легко делаются на основе шаблонов.

kadrovik.guru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.