Титульный лист личного дела

lichnoe_delo_rabotnika_obrazec.jpeg (11.66 Kb)Как правило, личные дела работников заводятся в первую очередь на:

1. Работников, которые являются членами руководства предприятия, то есть на самого руководителя, его зама или помощника, руководителя структурного подразделения и так далее.
2. Служащих предприятия, на которых возложена материальная ответственность – это бухгалтер, главбух, заместитель главбуха и так далее.

Но многие частные компании занимаются ведением личных дел всех работников предприятия независимо от их ранга, выполняемой ими работы и статуса. Поскольку личное дело работника считается очень удобным источником информации о каждом сотруднике, ведь в одной папке собраны все документы касательно каждого работника. Это и копии личных документов сотрудников, приказы, которые относятся к этому работнику и многие другие документы.


Формирование личного дела работника.

Формирование личного дела работника нужно для того чтобы упорядочить группировку документированной информации о данном сотруднике, которая передается им работодателю вовремя приема или же перевода на соответствующую должность. Ведением личных дел работников должен заниматься сотрудник кадровых органов или же специально уполномоченное лицо. Формирование личного дела работника начинается непосредственно с момента принятия его на предприятие.

Документы для личного дела работника.

В личном деле работника группируются следующие виды документов:

1. Анкета или личный листок по учету кадров.
2. Дополнеия к анкете или личному листку.
3. Автобиография.
4. Второй экземпляр трудового договора.
5. Копии документов об образовании.
6. Для материально ответственных лиц предусмотрен договор о материальной ответственности.
7. Рекомендационное письмо.
8. И так далее.

В момент формирования личного дела работника так же производится и оформление личного дела работника. Для этого личному делу работника присваивается порядковый номер, заполняются соответствующие позиции на корешке личного дела и на лицевой обложки, а также в личное дело должна быть обязательно вложена внутренняя опись.

Ведение личных дел работников происходит до тех пор, пока работник работает в компании. В ведение личных дел работников входит:


1. Ведение записей, которые относятся к соответствующим разделам личного дела.
2. Помещение документов, которые должны храниться в личном деле.
3. Изъятие ненужных документов.
4. Переодическая проверка состояния данного вида документа на предмет сохранности включенных находящихся в нем документов.

Хранение личных дел работников.

Хранение личных дел работников нужно для того чтобы быстро и безошибочно найти личные дела всех сотрудников предприятия, обеспечивая тем самым их сохранность и обеспечение конфиденциальности сведений касательно каждого работника. Личные дела сотрудников должны храниться кадровыми службами отдельно от остальных дел.

Оформление личных дел работников при передачи их в архив производят кадровые службы. В данную процедуру входит:

1. Подшивка.
2. Уточнение порядка нумерации листов дела.
3. Составление листа – заверителя.
4. И так далее.

Личное дело работника:

Образец титульного листа (36719)
Образец внутненняя опись личного дела работника (25459)
Образец обложки личного дела работника (26902)

bbcont.ru

Какие документы входят в состав

В состав документов, которые составляют личное дело работника, входят следующие бумаги:

  1. Состав личного делаЗаполненная лицом анкета, которая предоставлялась ему при приеме на работу.

  2. Копии всех страниц паспорта. На ксерокопии должны быть отчетливо видны номер паспорта, а также вся содержащаяся в нем информация.
  3. Копия ИНН работника.
  4. Копия карточки страхового свидетельства (СНИЛС).
  5. Для мужчин прилагают копию военного билета или приписного свидетельства.
  6. Копию документов об имеющемся образовании сотрудника. Это может быть диплом ВУЗа, свидетельства о повышении квалификации, документы о прохождении стажировки и т.д.
  7. Фотография сотрудника (цветная или черно-белая).
  8. Копия приказа, на основании которого работник был зачислен в штат организации.
  9. Копия договора, который заключался при приеме лица в штат. Иногда прилагают копию его должностной инструкции. В отдельных случаях должностные инструкции хранятся в специально предназначенном для них месте.
  10. Копии приказов о переводе работника в другое подразделение, на другую должность и т.д.
  11. Если сотрудник уже не числится в организации, тогда копия его приказа об увольнении.
  12. Опись личного дела (перечень документов, который содержится в нем).

Требования законодательства на 2018 год

На 2018 год относительно порядка формирования и ведения дел сотрудников существуют следующие положения:

  1. Если лицо является работником органа государственной службы, то составление такого пакета документов является необходимым. Такое положение отражено в соответствующем Федеральном законе №42.
  2. Относительно других организаций и фирм, относящихся к частным, законодательными актами и нормами не вменяется в обязанность ведение личных дел. Такой процесс лишь рекомендуется как желательный, поскольку значительно облегчает доступ к информации для налоговых перечислений, получения данных о стаже и т.д.

Кто и когда формирует

Кто формирует делоЗа формирование личного дела несет ответственность начальник отдела кадров. Он, в свою очередь, может поручить такую обязанность рядовому работнику ОК, который может отвечать за личные дела отдельного подразделения или же всех работников фирмы или предприятия.

Личное дело открывается непосредственно в день приема гражданина на работу – сразу же после формирования туда вносят все предоставленные копии основных документов работника (паспорта, диплома, ИНН и т.д.), резюме, которое было предъявлено на собеседовании.

В последствии, при необходимости и по мере поступления дополнительных бумаг, копий приказов, кадровая служба осуществляет дополнение папки, обязательно занося все их наименования в отдельную опись каждого личного дела.

Порядок ведения и оформления

Порядок оформления личных дел и их последующего ведения выглядит таким образом:

  • поступление сотрудника на работу;
  • предоставление всей документации (ксерокопий);
  • формирование дела сотрудником ОК;
  • последовательное дополнение папки в случае появления новых сведений и бумаг.

Стоит отметить, что несмотря на очевидное удобство ведения подобной документации, многие организации, особенно с большой текучестью кадров, постепенно отказываются от их оформления.

Инструкция по заполнению

Инструкция по заполнению журнала содержит такие пункты, обязательные к выполнению кадровыми работниками:

  1. Инструкция по заполнениюЛичное дело заводится в виде отдельной папки (бумажная, скоросшиватель, с завязками) и все документы или их копии помещаются непосредственно в нее.
  2. Вся основная информация должна содержаться на титульном листе личного дела работника для того, чтобы при необходимости воспользоваться ей без просматривания каждой отдельной папки. На нее обычно клеят лист, на котором отражаются сведения о ФИО работника, дате заведения (она совпадает с датой поступления на работу), возможно также указывать должность.
  3. Также для облегчения поиска рекомендовано все дела располагать в алфавитном порядке.
  4. Существует определенное правило касательно максимально возможного количества страниц личного дела – оно не должно превышать 250 листов.

Хранение и выдача

Порядок хранения документов и личных дел предполагает соблюдение таких правил:

  1. Для расположения личных дел обычно выделяют отдельное помещение (если штат сотрудников достаточно большой), шкаф или ящик.
  2. Располагают папки вертикально, корешками наружу (чтобы они были видны).
  3. Доступ к месту хранения имеют исключительно сотрудники кадровой службы.
  4. Все имеющиеся личные дела заносят в специальный журнал – таким образом производится обобщение информации обо всех имеющихся документах.
  5. Дела сотрудников хранят в порядке систематизации – по отдельным подразделениям, отделам, а также в алфавитном порядке – такой способ значительно облегчает поиск необходимых документов при возникновении такой потребности.
  6. Срок хранения личных дел может определяться внутренними правилами организации, но обычно он не превышает 75 лет, хотя для отдельных должностей может быть и больше.
  7. При необходимости копии содержащихся бумаг личного дела могут быть выданы работнику в последний день пребывания его в организации – непосредственно перед увольнением.

Преимущества составления и нюансы

Преимущества составленияИмеется одно основное преимущество составления и ведения личного дела сотрудника – это обобщение и систематизация информации обо всех работниках, которые трудоустроены на конкретном предприятии.


Такие документы могут понадобиться во многих случаях – при определении возможности перевода на другую должность, повышении оклада, представлении к премии, предоставлению контролирующим органам любой необходимой информации, получению сведений об уже уволенных сотрудниках, систематизация любых прочих данных.

При составлении личного дела необходимо обращать внимание на такие нюансы:

  1. Не стоит размещать в личном деле документы для временного хранения – туда обычно подкалывают (приклеивают) те бумаги, которые будут находиться постоянно.
  2. Лучше не прибегать к хранению каких-либо оригиналов – гораздо приемлемее содержать в деле копии.
  3. Каждый из входящих в состав документов хранится в единственном экземпляре.
  4. Если к основным документам имеются приложения, располагать их также стоит в одной папке.

Необходимость для совместителя

При определении порядка ведения и заполнения дел сотрудников по имеющимся совместителям не существует каких-либо ограничений или особенностей.

В том случае, если фирма или предприятие ведут учет подобных документов, то и по совместителю аналогичная папка со всеми ксерокопиями должна иметься в наличии.

Особенности оформления можно узнать из данного видео.

znaybiz.ru

Преимущества ведения личного дела


  • Наличие личного дела упрощает доступ к необходимой информации о работниках
  • помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности.

Дело представляет собой сформированную папку, совокупность документов, относящихся к одному сотруднику и всех его личных данных. Поскольку порядок формирования дела никак не регламентирован Законом, то кадровой службе необходимо разработать внутренне положение организации о ведении личных дел. В нем можно отразить ряд вопросов:

  • Состав.
  • Порядок их формирования и ведения.
  • Перечень сотрудников, для которых необходимо вести такой учет.
  • Режим хранения.
  • Оговорить круг лиц, имеющих к ним доступ.
  • Сроки передачи в архив.

Состав личного дела

В личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии. Все копии необходимо заверить датой, подписью и должностью сотрудника. В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения. Однако из практического опыта следует, что  в делах хранятся практически все документы, относящиеся к сотруднику, так как это удобно. Читайте также статью: → «Ведение личных дел в организации».

Документы, находящиеся в папке сотрудника можно разделить на три группы:


  • В первую отнесем документы, которые сотрудник предоставил при приеме  на работу и кадровые по которым его приняли. К ним отнесем: анкету; резюме; характеристики с предыдущих мест работы (при наличии); копии паспорта, СНИЛС, ИНН (если имеется), документов об высшем или среднем образовании, документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); по требованию справку о несудимости, заявление о приеме на работу; медицинские справки, если деятельность предполагает работу с детьми например, трудовой договор; личная карточка, копия приказа о приеме на работу и т. д.
  • Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников: к таковым относятся свидетельства о браке, о рождении детей, о разводе, договора о материальной ответственности, если деятельность предполагает таковую, приказы о переводах, премировании, документы о пройденных крсах по время работы, различные сертификаты и т.д.
  • В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например: заявление работника об увольнении; копия приказа об увольнении. Читайте также статью: → «Образец заявления на увольнение по собственному желанию с компенсацией отпуска».

Формирование и ведение дела

Стоит обратить внимание, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку. Оригиналы трудовых книжек должны  храниться как документы строгой отчетности в специальных металлических шкафах либо сейфах, несгораемых. Выдаются лицу, которое несет за них ответственность только по заявке.


Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение.

Требования к оформлению документов

В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.

Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации.

  • Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке.
  • На титульном листе  указываются: наименование организации; структурное подразделение, в котором сотрудник работает; номер личного дела; заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника; дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу); дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении); количество листов самого дела срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).
  • После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом: личная карточка; анкета; резюме; заявление о приеме на работу; копия приказа о приеме на работу; трудовой договор; копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.

Хранение папки с документами

Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела.

В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями.). Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Читайте также статью: → «Перечень документов для проверки контрагента при заключении договора».

Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Законодательная база для оформления

Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу. Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных.

Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной  ответственности, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной. Так, руководитель организации обязан назначить соответствующим приказом лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел.

Сохранность персональных данных

Для достижения сохранность необходимо применить ряд мер:

  • Лица, получившие официальный доступ к персональным данным сотрудников должны следить за их сохранностью и не допускать к ним третьих лиц. Чтобы систематизировать дела, можно выстроить их по алфавиту, либо по номерам, или по структурным подразделениям
  • Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право: на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных; свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи,

При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Закрытие личного дела

Для закрытия личного дела, его необходимо полностью оформить, проверить и привести в должный вид.

  • Так же сверить наличие всех документов, чтобы они располагались в хронологическом порядке, пронумеровать все листы карандашом в правом верхнем углу.
  • В деле должна быть внутренняя опись, с полным перечнем документов. При закрытии дела составляется итоговая опись, в которой указывается окончательное число документов и листов.
  • Составляется лист-заверитель дела, подписывается его составителем. Если в будущем в закрытое дело будут вносится какие либо изменения, они фиксируются в этом листе.
  • .Далее личное дело подшивается. В конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале внутренняя опись.
  • Далее на титульном листе личного дела указывается дата его закрытия, с указанием приказа об увольнении и сроком хранения
  • Личные дела передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Рубрика “Вопросы и ответы”

Вопрос №1. Я кадровик, если документы в одном личном деле нужно хранить пять лет, а другие семь, каким сроком руководствоваться?

Руководствоваться тем сроком, который длиннее, соответственно хранить семь лет

online-buhuchet.ru

Для чего ведется личное дело?

Личное дело работника - как его правильно оформитьВедение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела.

Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков.

Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска приказа на увольнение.

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию.

Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

Необходимость ведения личных дел

В государственных организациях

Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

В частных компаниях

Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя.

В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего  сотрудника.

Документы для формирования личного дела

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.

Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:

  • Резюме кандидата, анкета, характеристика или же автобиография;
  • Заявление о приеме;
  • Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей.
  • Копия военного билета (при наличии)
  • Справки о прошедшем медосмотре, медицинские книжки;
  • Справки об отсутствии судимости.
  • Справки с прежних мест работы и т. д.

Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:

  • Личная карточка сотрудника;
  • Трудовой контракт с работника (экземпляр компании);
  • Договор о материальной ответственности;
  • Копия распоряжения о приеме на работу.

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:

  • Должностная инструкция;
  • Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
  • Согласие на обработку ПД;
  • Заявление о предоставлении вычетов;
  • Заявления на отпуска;
  • Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
  • Справки о последующих медосмотрах;
  • Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
  • Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.

Скачать бланки для оформления личного дела

Личное дело работника - как его правильно оформитьТитульный лист в формате Word.

Личное дело работника - как его правильно оформитьОбразец обложки в формате Word.

Личное дело работника - как его правильно оформитьПример внутренней опись документов, в формате Word.

Порядок оформления личного дела

Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию.

Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:

  • Заполнение титульного листа (обложки);
  • Оформление листа-заверителя дела;
  • Заполнение внутренней описи;
  • Подшивка или переплет документов дела.

Титульный лист

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Личное дело работника - как его правильно оформитьПосередине листа проставляются полные Ф.И.О. работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).

личное дело работникаВнизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.

Личное дело работника - как его правильно оформитьПри передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.

Лист-заверитель

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.

Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д.

В частности, здесь отмечаются:

  • Литерные номера листов;
  • Пропущенная нумерация страниц;
  • Листы с фотографиями;
  • Вшитые крупноформатные листы;
  • Конверты с подшитыми вложениями в них;
  • Поврежденные листы

Внутренняя опись

На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. работника).

Личное дело работника - как его правильно оформитьВ табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.

Личное дело работника - как его правильно оформитьВ конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

Личное дело работника - как его правильно оформитьВ завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О. и проставлением даты оформления.

Порядок ведения личных дел (учет, внесение изменений)

В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.

Также в папку рекомендуется вставлять (но не подшивать) фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет.

Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.

Хранение документов

Личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу, запираемом на ключ. При этом непосредственно в кадровой службе должны находиться документы только работающих сотрудников, а все остальные передаются на хранение в помещение архива.

Личные дела работников могут храниться следующими способами:

  • По алфавиту;
  • По структурным подразделениям;
  • По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.

На полках папки располагаются корешком наружу, в порядке присвоения им номеров.

Личные дела должны располагаться отдельно от бланков личных карточек и трудовых.

Выдают ли сотрудникам на руки личные дела?

Личные дела на руки работникам не выдаются. Однако, он может ознакомиться со всеми документами, которые подшиты в его папку, в помещении кадровой службы и в присутствии специалиста. Последний должен зафиксировать факт обращения к личному делу со стороны.

Во время работы с личным делом запрещено вносить в него какие-либо исправления, делать пометки, забирать документы и т. д. Любые изменения имеет право делать только уполномоченный на это кадровый работник. После возвращения необходимо проверить, все ли документы дела на месте и в исходном виде.

kadrypro.ru

Понятие ЛД

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку). Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос. и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия. Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить:

  • какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью;
  • порядок ведения;
  • перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
  • порядок доступа к информации;
  • сроки и режим хранения;
  • особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс.

Какие документы входят в состав ЛД

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. Поэтому в ЛД попадают и те и другие. Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:

  • формируемые в момент устройства человека на работу;
  • возникающие в процессе работы в фирме;
  • документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу могут войти:

  • резюме, составленное для вакансии соискателем;
  • анкета работника для личного дела (используется произвольная форма бланка по желанию);
  • заявление о приеме на работу;
  • характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
  • копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
  • трудовой договор (оригинал работодателя);
  • приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:

  • копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
  • объяснительные записки,
  • служебные записки,
  • различные акты и уведомления.

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

На что очень важно обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему в целом.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Если спросить кадровиков, зачем они хранят копии паспортов в личных делах, многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в личном деле обязательно должна быть копия паспорта, а скорее всего, вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение может быть признано законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций – уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.

Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в личных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически можно в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.

Правила ведения и сроки хранения

В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. При этом кадровики должны ориентироваться на Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, которым и установлены все сроки хранения документов. Следует помнить, что многие кадровые документы нужно хранить длительное время (свыше 10 лет), и если они включены в ЛД, то срок хранения личных дел работников не может быть меньше этого срока. Обычно такие документы в составе ЛД приходится хранить не менее 50 лет (статья 22.1. Федерального закона от 22.10.2004 № 125 (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Порядок ведения ЛД, как уже было сказано, определяется на уровне фирмы. Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, пока ЛД находится в работе. Бланк описи можно разработать самостоятельно, а можно использовать образец для государственных учреждений.

Скачать

Титульный лист личного дела работника: образец

Первым в ЛД всегда заполняют титульный лист. Бланк титульного листа содержится в Приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Он является рекомендованным, поэтому при желании его можно разработать самостоятельно.

Скачать

На титульном листе нужно написать название компании, а также Ф.И.О. сотрудника. После заполнения титульного листа в папку вкладывают все остальные документы.

Все заведенные личные дела необходимо регистрировать в специальном учетном журнале (это не дань графоманству, это удобно для поиска). Форма этого учетного документа никакими НПА не утверждена, поэтому работодатель должен разработать ее самостоятельно. Журнал должен быть прошит и пронумерован, а в его графы нужно занести все номера ЛД, даты их заведения, заголовки, а также даты закрытия.

clubtk.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.