Папка для личного дела

Комплектация досье

Личное дело – это папка, содержащая основную информацию о человеке.

Формирование личных дел обязательно для госслужащих. Такое решение было принято президентом в 2005 году, о чем свидетельствует Указ № 609. Другие организации или предприятия не подчиняются данному указу и могут заниматься формированием личных дел гражданина по своему усмотрению. Такая форма хранения информации о людях очень удобна и практикуется даже индивидуальными предпринимателями.

Обычно ведением досье занимается ОК (отдел кадров) или бухгалтерия. В организации должен быть утвержден порядок формирования дела, который определяет:

  1. На кого заводится дело.
  2. Какие экземпляры важных бумаг должны быть в папке.
  3. Где хранится картотека.
  4. Как долго должны храниться личные дела.

Пакет документов для личного дела

Что же должно быть в личной папке работника? Наполнение папки зависит от того, чем занимается сотрудник и какая информация будет важной руководству или другим лицам.

Перечислим лишь стандартный набор файлов, которые обычно встречаются в досье:


  1. Титульный лист.
  2. Приказ и заявление о приеме сотрудника на рабочее место.
  3. Один экземпляр трудового договора.
  4. Договор о материальной ответственности (при необходимости).
  5. Копии паспорта и свидетельства о заключении или расторжении брака (при наличии).
  6. Копия диплома или другого документа об образовании сотрудника.
  7. Автобиография (на усмотрение работодателя).
  8. Характеристика или рекомендации (если были предоставлены).
  9. Копии приказов или выписок о повышении сотрудника или переводе на другую должность.
  10. Документы о подтверждении квалификации, участии в разработках (если имеют место).
  11. Информация о премии или взыскании (если имеются).
  12. Заявление и приказ об увольнении сотрудника, если наступил такой момент.
  13. Приказ о выходе на пенсию, если человек доработал до этого срока.

Список может быть расширен, если для этого есть основания. Подробную информацию о том, что должно быть в личном деле сотрудника государственной или муниципальной службы, можно посмотреть в Указе президента.

Как оформить личное дело

Важная информация заносится в личное дело во время всего периода работы сотрудника.

Одинаковым для всех должен быть титульный лист. То, как его оформить, зависит от шаблона, выбранного для конкретного предприятия или ИП.

Красную или черную обложку выбрать

За образец можно взять любую форму, например ГОСТ 17914–72. На титульной странице указываем:


  • порядковый номер личного дела работника;
  • название организации или ИП, где ведется личное дело;
  • Ф.И.О. сотрудника в именительном падеже (Иванов Иван Иванович);
  • дату рождения;
  • дату принятия на работу и дату увольнения;
  • срок хранения дела.

Все документы складываются в хронологической последовательности, и каждой странице присваивается номер.

Начинается любое дело с даты оформления сотрудника в организацию или муниципальное учреждение. Этой датой является информация, указанная в заявлении работника. Последней датой считается срок увольнения человека или перевода его в другое место. Тогда личное дело может быть передано на новое рабочее место с соответствующей пометкой о дате передаче и Ф.И.О. сотрудника, который эту папку принял.

Неотъемлемой частью любого личного дела является опись-лист, в которую заносится информация обо всех документах, содержащихся в досье. Вносить изменения в личное дело имеет право только сотрудник отдела кадра, которому доверено формирование и ведение личных дел работников.

Как хранить

Личное дело – это конфиденциальная информация о человеке, которая не должна стать доступной посторонним лицам. Поэтому папки хранятся в отдельном месте. Желательно для этого иметь сейф или металлический шкаф с замком.


Папка не должна передаваться на руки без соответствующей отметки в специальном журнале для регистрации личных дел. Сам работник может лишь ознакомиться со своим делом в кабинете отдела кадров. На руки папка не выдается.

В шкафу или сейфе все личные дела хранятся в алфавитном порядке. Каждое дело может располагаться в своей папке или быть объединено с другими. Например, дела всех сотрудников с фамилией, начинающейся на одну букву, могут быть скомплектованы в одной большой папке или коробке. Только в этом случае требуется на обложке указать основную информацию.

Многие кадровики, занимающиеся формированием и ведением досье, сомневаются, нужно ли сшивать личные дела сотрудников. На этапе ведения дела, пока работник числится в организации, сшивать документы не нужно. Достаточно использовать папку-скоросшиватель с файлами, в которые будут вкладываться различные бланки. При необходимости дополнить или изъять информацию сделать это будет просто. Сшивать личное дело необходимо лишь при отправке его в архив, когда работник уволился, перевелся или вышел на пенсию.

Еще одно слово и я сошью на тебя дело


Ведение личного дела работника прекращается с тех пор, как сотрудник будет исключен из штата. Тогда в листе описи делается последняя отметка о вложенном приказе об увольнении сотрудника. Папка сшивается и передается в архив. У рядовых граждан личные дела находятся в архиве 75 лет с момента поступления. Личные дела руководителей остаются в архиве бессрочно.

Индивидуальный предприниматель может не вести личные дела сотрудников. Но лучше все-таки использовать такой документ. Формирование личных дел ваших работников принесет много пользы – все сведения о человеке будут в одной папке. Это поможет сохранить необходимые документы и обеспечит быстрый доступ к информации.

Источник: zhazhda.biz

Личное дело: что это такое и зачем вести

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

На кого оформлять

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:


  • Руководящий состав и лица, их замещающие;
  • Главные специалисты;
  • Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
  • Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Кто обладает допуском к делам

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

Предоставление дел правоохранительным органам

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Оформление личного дела

Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:


Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его увольнения. Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

  • Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
  • В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
  • Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
  • Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
  • Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.

Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел, во избежание утери важной документации.

Итак, образец оформления личного дела:

  • Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
  • Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
  • Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
  • На каждой папке проставляется учетный номер дела.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

  • Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
  • Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
  • Ксерокопия СНИЛС;
  • Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
  • Ксерокопия ИНН;
  • Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
  • Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
  • Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
  • Автобиография;
  • Экземпляр трудового договора;
  • Ксерокопия трудовой книжки;
  • Материалы об аттестации (если проводилась);
  • Фотографии работника, которые периодически обновляются;
  • Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

Образцы и бланки документов для личного дела

  • Анкета для личного дела
  • Внутренняя опись личного дела
  • Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.

Порядок ведения дел

Этот процесс включает в себя:

  • Внесение записей в соответствующих разделах;
  • Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
  • Проверку личных дел на сохранность документации;
  • Хранение документации в составе личного дела.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.

Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Не рекомендуется использовать для внесения записей гелевые ручки, так как чернила подобного типа подвержены быстрому выцветанию.

Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.

Журнал регистрации: как вести

Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

Электронное личное дело


Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

Как поступать с делами уволенных сотрудников

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.

Заключение

Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.

Источник: kakzarabativat.ru

Для чего ведется Личное дело сотрудника

Большинство организаций не обязаны создавать и вести личные дела сотрудников. Такое требование предъявляется только к муниципальным и государственным учреждениям, работниками которого являются гражданские служащие. Это разного рода чиновники, эксперты, специалисты, консультанты и их руководителей. Личные дела повсеместно распространены в органах внутренних дел, в школах, детских садах, государственных больницах.

Личное дело сотрудника — это набор документов, собранных работодателем о своём подчинённом.

Коммерческие организации могут отказаться от папок с личными делами, но практика показывает, что это поспешное и неправильное решение. Во-первых, личные дела упрощают кадровый учёт. Во-вторых, работодатели всё равно зачастую обязаны хранить копии и оригиналы некоторых документов сотрудника, а самый удобный способ сделать это — завести специальную папку.

Личное дело решает несколько задач:

  • упорядочивает кадровый учёт;
  • позволяет организовать аккуратное хранение всех важных бумаг и документов;
  • даёт возможность в любой момент получить все принципиально важные данные о работнике;
  • может быть предоставлено правоохранительным органам, а также контролирующим учреждениям, как доказательство легальности трудоустройства.

Перечень документов для оформления Личного дела работника

Организация вправе самостоятельно решить, какие документы и бумаги собирать в личном деле. Строгих рекомендаций нет (особенно если речь идёт о негосударственной организации). Однако, как правило, базу дела составляют следующие документы:

  • анкета или биография;
  • копия паспорта (главная страница и разворот с пропиской);
  • копия СНИЛС;
  • копия свидетельства ИНН;
  • копия военного билета;
  • копия документа об образовании;
  • копия трудового договора;
  • копия приказа о приёме на работу;
  • копии всех приказов, касающихся сотрудника (например, о повышении или переводе в другое структурное подразделение);
  • внутренняя опись.

Это примерный образец заполнения папки. Некоторые работодатели добавляют в этот перечень фотографию (если недостаточно изображения в паспорте). В папку можно вложить копии документов о повышении квалификации, переобучении и аналогичные свидетельства. Здесь могут быть копии медицинских справок и комиссий.

Почему в личном деле хранятся преимущественно копии? Все перечисленные документы представляют очень большую ценность, а в случае утраты восстанавливаются максимально сложно. Например, на восстановление диплома о высшем образовании уйдёт несколько месяцев, а за новый паспорт придётся заплатить солидную госпошлину. Чтобы не отягощать себя дополнительной ответственностью, работодатель копирует необходимые бумаги и возвращает оригиналы владельцу.

Заверять эти копии у нотариуса не нужно. Если работодателю нужны дополнительные гарантии подлинности, заверителем может выступить руководитель компании или сотрудник отдела кадров. Они сравнивают оригиналы и копии, а затем ставят на вторых отметку «Проверено» или «Соответствует оригиналу», свою подпись или печать.

В дела уволенных работников добавляют копию приказа об увольнении. На папке ставят дату расторжения трудового договора и хранят в течение 50 лет. Когда срок пройдёт, необходимо уничтожить бумаги.

Так как папки содержат персональные данные сотрудников, необходимо хранить их в ограниченном доступе. Ответственность за их разглашение (недобросовестное хранение относится к этой категории) предусматривается федеральным законом 152-ФЗ.

Порядок формирования папки «Личное дело»

Теперь рассмотрим порядок формирования личных дел. Сначала работодатель утверждает перечень документов для него и передаёт его в отдел кадров. Именно его сотрудники будут заполнять папки нужными копиями. Работа с личным делом начинается параллельно с трудоустройством. Сначала отдел кадров уведомляет кандидата на должность о списке необходимых документов. Он приносит комплект, а кадровики копируют его и сохраняют в одной именной папке.

Внешне личное дело представляет собой тонкую картонную папку с наименованием. Титульный лист не имеет принципиального значения. На нём указывают имя и должность работника. Допускается как писать от руки, так и наклеить на обложку напечатанный на компьютере лист.

Основная информация попадает в папку при приёме человека на работу. Вероятно, в дальнейшем сотрудники отдела кадров добавят в неё 2-3 новых листа. Это могут быть копии документов о повышении квалификации, приказы по личному составу и аналогичные бумаги. По своему усмотрению работодатель может дополнить дело характеристикой или собственными замечаниями.

Все документы, поступившие от сотрудника, подлежат регистрации. Рекомендуется вести журнал учета личных дел, где фиксировать все заведённые папки. Для порядка им присваивают номера и дату (как правило, совпадает с датой приёма на работу). Допускается вести учёт как в бумажном, так и электронном виде. Например, в Excel.

Образец внутренней описи документов в Личном деле

Опись документов в личном деле работника не относится к числу обязательных актов. Работодатель может не делать опись, никакой ответственности за это не предусмотрено. Но с точки зрения делопроизводства она очень полезна — помогает систематизировать хранящиеся документы и не потерять ни один из них. Хотя в папке нет оригиналов (за исключением анкеты или биографии), на их восстановление при потере придётся потратить время. Опись помогает отделу кадров планово проверять целостность дел — определять, все ли необходимые документы на месте.

Внешне представляет собой таблицу или список, где указаны хранящиеся в папке документы — название, статус (оригинал или копия), количество листов.

Скачать образец описи личного дела работника: Опись личного дела

Заключение

Личные дела сотрудников — это папки, в которых работодатель хранит копии (и иногда оригиналы) самых важных для трудоустройства документов. В этот список входят паспорт, СНИЛС, свидетельство ИНН и дипломы об образовании. По своему усмотрению работодатель может включить в перечень для личного дела и другие бумаги. В нашем материале представлены полезные рекомендации об оформлении таких папок, а также образец описи личных дел.

Источник: biztolk.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.