Образец личного дела работника

lichnoe_delo_rabotnika_obrazec.jpeg (11.66 Kb)Как правило, личные дела работников заводятся в первую очередь на:

1. Работников, которые являются членами руководства предприятия, то есть на самого руководителя, его зама или помощника, руководителя структурного подразделения и так далее.
2. Служащих предприятия, на которых возложена материальная ответственность – это бухгалтер, главбух, заместитель главбуха и так далее.

Но многие частные компании занимаются ведением личных дел всех работников предприятия независимо от их ранга, выполняемой ими работы и статуса. Поскольку личное дело работника считается очень удобным источником информации о каждом сотруднике, ведь в одной папке собраны все документы касательно каждого работника. Это и копии личных документов сотрудников, приказы, которые относятся к этому работнику и многие другие документы.


Формирование личного дела работника.

Формирование личного дела работника нужно для того чтобы упорядочить группировку документированной информации о данном сотруднике, которая передается им работодателю вовремя приема или же перевода на соответствующую должность. Ведением личных дел работников должен заниматься сотрудник кадровых органов или же специально уполномоченное лицо. Формирование личного дела работника начинается непосредственно с момента принятия его на предприятие.

Документы для личного дела работника.

В личном деле работника группируются следующие виды документов:

1. Анкета или личный листок по учету кадров.
2. Дополнеия к анкете или личному листку.
3. Автобиография.
4. Второй экземпляр трудового договора.
5. Копии документов об образовании.
6. Для материально ответственных лиц предусмотрен договор о материальной ответственности.
7. Рекомендационное письмо.
8. И так далее.

В момент формирования личного дела работника так же производится и оформление личного дела работника. Для этого личному делу работника присваивается порядковый номер, заполняются соответствующие позиции на корешке личного дела и на лицевой обложки, а также в личное дело должна быть обязательно вложена внутренняя опись.

Ведение личных дел работников происходит до тех пор, пока работник работает в компании. В ведение личных дел работников входит:


1. Ведение записей, которые относятся к соответствующим разделам личного дела.
2. Помещение документов, которые должны храниться в личном деле.
3. Изъятие ненужных документов.
4. Переодическая проверка состояния данного вида документа на предмет сохранности включенных находящихся в нем документов.

Хранение личных дел работников.

Хранение личных дел работников нужно для того чтобы быстро и безошибочно найти личные дела всех сотрудников предприятия, обеспечивая тем самым их сохранность и обеспечение конфиденциальности сведений касательно каждого работника. Личные дела сотрудников должны храниться кадровыми службами отдельно от остальных дел.

Оформление личных дел работников при передачи их в архив производят кадровые службы. В данную процедуру входит:

1. Подшивка.
2. Уточнение порядка нумерации листов дела.
3. Составление листа – заверителя.
4. И так далее.

Личное дело работника:

Образец титульного листа (36579)
Образец внутненняя опись личного дела работника (25380)
Образец обложки личного дела работника (26792)

bbcont.ru

Формирование личного дела работника, образец 2018 года

Скачать

Как формировать

Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О. сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.

Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:


  • анкета (если ведется);
  • заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
  • копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
  • второй экземпляр трудового договора;
  • заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).

В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.

Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Порядок формирования личного дела работника после увольнения


Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается. Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов.

По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам). Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется. На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения.

Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения.

Сколько и как хранить

В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д.


Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы.

При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.

gosuchetnik.ru

Основные требования закона

Для государственного предприятия личные дела работника оформляются в обязательном порядке, что указано в ч. 3 ст. 42 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» от 27.07.2004 года. Поэтому на каждого государственного служащего в день приема на работу заводится личное дело и заносится в базу данных.

При смене места работы новый работодатель с легкостью получит всю необходимую информацию о сотруднике.

Таким образом, единая база данных облегчает доступ к полной информации о платежных данных и формировании налоговых выплат, трудовом и общем стаже, возрасте и другой необходимой информации сотрудников.


Пакет документов для личного делаНесколько по-другому обстоит дело с учетом работников на частном предприятии. Ни один закон или акт трудового законодательства не обязывает руководителя заводить личные дела своих сотрудников.

Постоянная текучка кадров или нехватка времени и средств усложняет этот процесс, в результате многие признают это непродуктивным занятием. С другой стороны, никто не запрещает оформить в организации такую систему учета.

Для этого нужно выдать определенный акт, приказ или распоряжение, в котором будут полно и доступно раскрыты все правила оформления, ведения и хранения документов. Обязательно надо указать должностное лицо, которое будет нести ответственность за ведение и оформление, а также хранение личного дела сотрудников.

Комплект документов

Оформление личного дела должно соответствовать определенным правилам. Личное дело состоит из целого списка необходимых документов, которые собираются в одну папку.

Там должно находиться заявление работника с просьбой принять его на работу, заполненная анкета с указанием всех важных событий в жизни работника (автобиография) и характеристики с предыдущего места работы, при наличии такового.

Также в папке сотрудника должны быть:


  1. Ксерокопии документов об образовании (дипломы, сертификаты).
  2. Копия паспорта.
  3. Копия свидетельства о заключении брака (при наличии).
  4. Трудовое соглашение.
  5. Фотография.
  6. Документ, утверждающий работника в должности, разные выписки из протоколов или результаты тестирования.
  7. Заявление или приказ о переводе на определенную должность (при переходе на другое место работы).

Обязательно в общий комплект включаются должностные инструкции или регламент работы, при повышении квалификации аттестационные листы и отзывы, личный лист учета кадров с дополнениями, документы о награждении или о наложении взыскания.

Кроме того, в личном деле должны находиться справки о доходах и имуществе.

Последовательность наполнения папки

Заполняют папку документами в порядке хронологии. При появлении необходимых документов их следует внести в общий список или же снять копию и вложить в папку.

Если работник был уволен, его личное дело прекращает функционировать и через 3 года переходит в архив.

Для работников государственной службы дело должно пролежать в кадровом отделе 10 лет и только после этого перейти в архив.

Все бумаги, которые лежат в папке личного дела, должны быть описаны и пронумерованы. Образец внутренней описи можно увидеть на фото 1.

Отдельно должен быть заполнен лист-заверитель, в котором отмечают общее количество пронумерованных страниц (фото 2).


Иногда несколько личных дел группируют между собой в наряд за год. В таком случае общая папка группы должна состоять еще из одного листа с перечнем всех прошитых личных папок. Это делается для упрощения поисков необходимого документа конкретного сотрудника.

На каждого работника формируется только одно личное дело. Это требование государства.

Оформление дела начинается с обложки (фото 3), в которой записывается следующая информация:

  • ФИО в именительном порядке;
  • первая буква фамилии;
  • дата поступления на работу;
  • срок хранения;
  • общее количество листов.

Итак, титульный лист (обложка) в верхней части (первая строчка) заполняется только государственным или муниципальным органом при переходе папки в архив (код архива или организации). Все требования подробно расписаны в ГОСТ 17914-72 от 17.07.1972 г. Поэтому на обложке нужно предусмотреть место для этой записи или штампа.

Журнал регистрации

Лучше всего, если на предприятии будет заведен отдельный журнал для регистрации всех личных дел работников.

Строгих условий для его оформления нет, поэтому журнал делают самостоятельно или приобретают готовый. Ведение журнала заключается в записи информации обо всех оформленных делах сотрудников в хронологическом порядке. Расчертить страницу можно по таким параметрам:

Образец личной карточки работника

  • порядковый номер;
  • номер личного дела;
  • ФИО сотрудника;
  • дата оформления папки;
  • другая информация.

Если же дело передается в архив или сотрудник увольняется, в журнале необходимо сделать определенную пометку с указанием даты закрытия дела и причины.

Заполнение журнала, формирование и оформление личных дел должны проводиться специальным сотрудником службы кадров. Самостоятельно собирать документы личного дела работник не имеет права, также никто не может читать или разглашать персональные данные служащих. За разглашение важных данных человек несет ответственность. Причем каждый сотрудник обязан знать обо всех документах, которые находятся у него в личном деле и ежегодно ставить подпись об ознакомлении с ними.

Если у работника изменились данные (например, при замужестве сменилась фамилия), необходимо отразить это в личном деле. Допускается перечеркивание одной горизонтальной линией старой фамилии с последующим указанием над ней новой.

Такое действие кадровая служба вправе сделать только при наличии подтверждающего документа (в данном случае свидетельства о браке и паспорта).

Хранение и выдача

Все, что находится в личном деле, является строго конфиденциальным, хранение таких документов должно быть безопасным и продуманным. Следует исключить возможность проникновения посторонних лиц с целью ознакомления с важными документами любого сотрудника.

Поэтому чаще всего папки хранятся в сейфе. Будет правильно расположить дела корешками наружу, на которые для удобства можно наклеить порядковый номер или фамилию.

Личное дело работников предприятия на руки не выдается никогда. Лишь правоохранительные или контролирующие органы вправе затребовать эти документы.


vseobip.ru

Документы в составе

Основные документы, которые должны входить в состав личного дела сотрудника:

  • заявление о приеме на работу;
  • документ, подтверждающий трудовые взаимоотношения между работником и предприятием (контракт, договор);
  • листок учета кадров с дополнением;
  • автобиографические сведения о сотруднике;
  • дипломы, аттестаты, свидетельства и другие документы, подтверждающие образовательный уровень, а также различные сведения о повышении квалификации;
  • приказы, протоколы, заключения конкурсных комиссий и результаты тестирований, либо другие документы, подтверждающие занимаемую должность;
  • письма-рекомендации, характеристики, ходатайства;
  • должностная инструкция;
  • данные паспорта, свидетельство о браке (копии);
  • копии приказов или выписок, представления, свидетельствующие о переводе на другие должности;
  • документы, подтверждающие поощрения, награждения, благодарности, взыскания;
  • документы, подтверждающие сведения о доходах, имуществе сотрудника (касается муниципальных и государственных служащих);
  • прочие невостребованные документы (дипломы, свидетельства, трудовые и медкнижки и пр.);
  • заявления об увольнении, переводе, в виде копий или выписок;
  • иные документы, предусмотренные законодательством.

Ведение

В основе составления перечня личного дела лежит принцип хронологии, и в соответствии с ним все бумаги должны подшиваться в дело по мере их появления или поступления. После увольнения сотрудников все их личные дела закрываются в соответствии с требованиями правил делопроизводства и переносятся в архив. Дела сотрудников, пребывавших на государственной службе, в течение 10-ти лет находятся на хранении в отделе кадров. Связано это с тем, что при переводе такого работника на новое место службы дело перемещается вместе с ним. Личные дела остальных сотрудников передаются в архив по истечении 3-летнего срока после даты их завершения.

Документы, находящиеся в составе дела, считаются важными, на них необходимо составлять внутренний перечень (опись) по установленной форме, а их нумерация производится отдельно. Перед отправкой дела в архив на хранение, количество его листов отражается в приложенном заверительном листе.

На каждого работника личное дело ведется как самостоятельный пакет документов. Только в условиях хранения позволяется несколько отдельных папок с личными делами сшивать в сгруппированный наряд под одним титульным листом. При этом внутренняя опись документов должна содержать перечень всех личных дел, находящихся в наряде, с указанием ФИО и номерами листов каждого пакета документов.

В большинстве случаев сформированные дела имеют существенные размеры, и гораздо удобнее каждое из них хранить как отдельную единицу, а не сшивать в толстые и неудобные пачки. При этом на каждого работника ведется самостоятельное личное дело, что определено нормативными актами.

Порядок оформления

Обложка папки со сформированным личным делом сотрудника должна содержать следующую информацию:

  • указание ФИО работника в именительном падеже (это считается заголовком личного дела);
  • возможные варианты написания имени, фамилии или отчества работника, зафиксированные в документах (изменение фамилии после брака или его расторжения и тому подобные случаи). Например, Сафарова Махребан Каниз кызы (Мария Константиновна), Назарова (Кравченко) Анастасия Валентиновна и т.п.;
  • при архивировании личных дел сшитые папки, в которых находится по нескольку пакетов документов, кроме наименования заголовка имеют буквенные индексы, указывающие на то, что здесь находятся личные дела работников, фамилии которых начинаются на определенные буквы: например, «А»-«К» 2010 г.;
  • даты принятия на работу и увольнения должны совпадать с указанными числами в приказах или выписках;
  • личные дела могут содержать документы, даты на которых являются быть более ранними, чем сотрудники официально приняты на работу. В данном случае это не имеет значения при определении крайних сроков личных дел;
  • согласно статье № 656 Типового перечня, личные дела руководителей не имеют крайнего срока хранения, а документы работников хранятся 75 лет от даты их увольнения, вне зависимости от возраста.

Важно не забывать вносить документы в хронологическом порядке и нумеровать все листы личных дел, что значительно упростит процесс их ведения и поиска нужной информации.

Образец личного дела работника  Образец оболожки личного дела скачать (Размер: 37,0 KiB | Скачиваний: 17 109)

Образец личного дела работника  Бланк внутренней описи документов личного дела работника скачать (Размер: 16,0 KiB | Скачиваний: 13 204)

mirblankov.ru

Понятие личного дела

личное делоОно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.

Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.

Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.

Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.

Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах. Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности.

Оформление и ведение личного дела

Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.

В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.

Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.

При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала. Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц. Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.

При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.

В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.

Документы, включаемые в личное делопроизводство

заявление о приеме на работуличная карточка по форме Т-2

В личном деле должен присутствовать трудовой контракт с сотрудником, а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.

По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его заявления о предоставлении отпусков, служебные записки, докладные, объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку. После увольнения сюда прикладываются также заявление об увольнении и приказ руководителя об увольнении.

Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в журнале регистрации трудовых книжек.

Образец заполнения титульного листа и описи личного дела

На лицевой стороне титульного листа проставляется название компании, и ее структурного подразделения. В правом углу записывается номер дела, а также количество листов описи.

В центральной части документа заполняется Ф.И.О. сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения. При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.

Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.

Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках. Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц.

В конце списка нужно цифрами и прописью записать общее количество приложений, а также листов описи. Список подписывается ответственным лицом, с указанием его должности, личных данных, а также проставляется дата составления.

blankionline.ru

Что такое личное дело

К сожалению, в системе высших учебных заведений отсутствует факультет подготовки сотрудников отдела кадров (ОК). Специалисты этого профиля в лучшем случае обучались по специальности «Делопроизводство». Примечательно, что опыт работы кадровиков передаётся из поколения в поколение. Этим и объясняется косность структуры. К признакам такого консерватизма можно смело отнести ведение в компаниях личных дел работников.

В настоящее время такого документа нет не только в унифицированных формах, но и в рекомендуемых. Действующим законодательством формирование ЛД предусмотрено только для госслужбы, где формируется номенклатура и резерв сотрудников.

В предприятиях иных форм собственности, где такие дела ведутся, имеется шкаф, часто несколько шкафов с пыльными папками, материалы которых просто повторяют сведения из карточки Т-2 по учёту кадров. И всё же, в чём заключаются порядок формирования и состав личного дела работника?

Состав ЛД работника

Материалы ЛД содержат ксерокопии кадровых документов. Таких как приказы, заявления и т. п. Сторонники ведения ЛД сотрудников указывают на то, что копии документов о работнике, сведения об аттестации удобнее хранить по признакам персонализации, а не в алфавитном порядке по фамилиям сотрудников. Сегодня этот вопрос полностью передан на усмотрении руководства компании и должен регламентироваться внутренним положением или уставом организации.

Основы кадрового делопроизводства в 2017 году

В своей деятельности кадровая служба руководствуется, прежде всего, Конституцией, Трудовым кодексом РФ, федеральными и региональными законодательными актами, инструкцией по делопроизводству отдела кадров (если такая имеется) и распоряжениями руководства. В частности, статья 85 ТК РФ (с изменениями в редакции 2017 года) характеризует понятие персональных данных и степень их конфиденциальности. А ст. 87 ТК РФ в общих чертах определяет порядок обработки личных данных. Ведение ЛД этим статьям не противоречит.

Если внутренним уставом предприятия предусмотрено ведение личных дел на работающих сотрудников, то оформить их нужно грамотно, соблюдая правила делопроизводства ГОСТ Р-6.30–2003, созданный для унифицированных форм, но приемлемый и для ведения любой документации отдела кадров.

Формирование ЛД по правилам делопроизводства, принятым в организации

Обязательная комплектация ЛД предусмотрена только для госслужащих. Для этой категории граждан разработаны форма и содержание папки с личным делом. Здесь и дальше используются ссылки на формат ведения ЛД госслужащих, определённый главой 2 ФЗ № 79 от 27.07.2004 (ранняя редакция от 16.10.2003) и Указами Президента РФ № 640 от 01.06.1998 и № 885 от 12.08.2002.

Структура личного дела сотрудника

Комплектация личного дела сотрудника начинается с момента его приёма на работу и продолжается до его увольнения, после чего документ сдаётся в архив. Об этом говорит п. 3.5.3 Правил, предусмотренных для организации работы архивов предприятий (решение Росархива от 06.02.2002).

Сколько должно храниться ЛД

Сроки хранения ЛД зависят от категории сотрудника и сроков хранения содержащихся в деле документов. Как правило, это может быть от 5 до 50 лет.

Инструкция по оформлению

Для оформления личного дела нужны: папка — скоросшиватель, дырокол и документы. Если принято заявления, приказы и прочие материалы делопроизводства хранить отдельно (часто такие документы остаются в бухгалтерии), то в ЛД подшиваются копии.

Перечень материалов приводится в п.5 Указа № 640. После исключения норм, касающихся особенностей госслужбы, список применим и к любой другой компании.

Общие требования можно сформулировать следующим образом:

  • на обложке обязателен номер дела по книге регистрации, Ф. И. О. сотрудника, дата начала и окончания дела, номера трудовой и медицинской книжек (при необходимости), срок хранения. Обложкой является сама папка или лист формата А-4 с указанными данными, наклеенный на неё;
  • обязательна опись документов, содержащихся в ЛД. Опись постоянно пополняется по мере изменения статуса сотрудника либо его карьерного роста;
  • затем следует подшить анкету, собственное резюме работника, копию диплома или аттестата;
  • далее — копии личных документов: паспорт, ИНН и т. п.;
  • заявление о приёме на работу (копия), приказ о назначении на должность;
  • трудовой контракт;
  • документы о перемещениях сотрудника по службе и изменениях его статуса (в хронологическом порядке);
  • можно включать результаты аттестации, служебные записки, сведения о квалификации.

Последними подшиваются материалы о завершении трудовой деятельности на этом предприятии. Это могут быть заявление об увольнении, приказ о расторжении трудового договора, выписка из трудовой книжки и т. п.

По завершении формирования личного дела материалы, содержащиеся в папке, прошиваются крепкой ниткой в нижней части страниц, шагом 1–1,5 см.

С оборота последней страницы концы ниток заклеиваются квадратным куском бумаги с печатью предприятия, и делается запись такого содержания: «В данном деле содержится ____ документов на ____ листах. Материалы прошиты, пронумерованы и скреплены печатью компании ____».

Нумерация листов производится карандашом в правом верхнем углу.

Образец титульного листа

На титульном листе размещают персональные данные работника и сведения о периоде его работы на этом предприятии. Фотография не является обязательным элементом обложки.

На работника компании может быть заведено только одно ЛД. Сбор информации негласными методами преследуется по закону.

Порядок работы с личным делом

Если вы занялись ведением ЛД сотрудников, то помните про закон о конфиденциальности информации. В тех случаях, когда в уставе вашего предприятия прописана необходимость оформления ЛД, следует составить перечень лиц, имеющих доступ к ним.

Сам сотрудник имеет право ознакомиться со своим личным делом. В практике крупных компаний сотрудников знакомят с ЛД в обязательном порядке, под расписку, как правило, один раз в год.

Персональные данные, в соответствии с Указом Президента № 188 от 06.03.1997, относятся к категории конфиденциальных. Категорически запрещено включать в перечень документы, содержащие сведения о личной жизни, политической и религиозной принадлежности сотрудника (ст.8 ФЗ № 119 от 31.07.1995, в редакции 31.05.2003 и 31.01.2005). Уточнения № 58-ФЗ от 27.05.2003.

Личные дела не могут передаваться сторонним организациям, кроме как, по запросу правоохранительных органов. Запрещено хранить ЛД в филиалах, которые не являются юридическим лицом и не могут быть работодателем.

Ответственность инспектора по кадрам

Основные проверки кадровой службы осуществляет служба управления Минтруда. Такие проверки носят плановый характер. Кадровиков также (в пределах компетенции) имеют право проверять: служба занятости, территориальное управление социального страхования и правоохранительные службы по конкретным жалобам.

К инспекторам отдела кадров возможно применение штрафных санкций в размере 500 рублей за каждый неправильно заполненный документ. Но это касается только унифицированных форм, к которым личные дела сотрудников не относятся.

Однако если вы ведёте ЛД в обход устава предприятия (где это не предусмотрено локальными распоряжениями), исполнительная служба российского Комитета по надзору за средствами коммуникации и ИТ имеет право применить к вам штрафные санкции за «сбор и обработку излишних персональных данных». Кроме того, сам сотрудник может обратиться в суд с иском к вам о защите прав личности за нарушение конфиденциальности в соответствии с Законом РФ № 152 «О защите персональных данных».

Простой и эффективный выход из ситуации существует. Электронный формат ведения личных дел сокращает представительские расходы на кадровое обеспечение и избавляет от многих проблем.

Ведение ЛД сотрудников является добровольным и регламентируется внутренними положениями предприятия или компании. По сути, ЛД копирует сведения листка учёта кадров Т-2. Всё больше организаций переходят на электронный вариант учёта информации о своих сотрудниках.

dela.biz


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.