Личное дело сотрудника

Личная карточка и личное дело

Личная карточка работника –  учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял. Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей никаких вопросов у проверяющих формой № Т-2 с незначительными усовершенствованиями под свою специфику.

См. статью «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2018


См. статью «Доступ к персональным данным при передаче на аутсорсинг бухгалтерского и кадрового учета» журнала № 4′ 2018

См. новость «Сбор персональных данных из социальных сетей – мнение суда» журнала № 4′ 2018

Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Работодатель не обязан вести личные дела на своих работников, их обязаны вести только на госслужащих (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»). Правда обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение еще и отраслевым нормативным актом.

В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация – конечно, при ее наличии.

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).


Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т.е. в номенклатуре дел это будут разные дела!

Срок их хранения определяется по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Напомним: теперь срок хранения документов по личному составу – 50 лет, если документы были закрыты делопроизводством начиная с 01.01.2003. А личные карточки и личные дела увольняемых сейчас (и всех уволенных с 01.01.2003) работников как раз попадают в эту категорию.

В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.

В Примере 6 номенклатуры дел кадровой службы статьи «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2018 видно, как личные дела и личные карточки могут быть отображены в ней


Образец согласия работника на обработку его персональных данных, размеры штрафов за нарушения в этой сфере и др. см. в статье «Осторожно, персональные данные работников!» журнала № 4′ 2018

Оперативное хранение и учет

Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.

Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.

Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.


Следует отметить, что при увольнении работников номера их личных дел не присваивают новым сотрудникам. Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим до 10 000.

На обложке личного дела по центру и на корешке указывают его номер: «Личное дело № 1» (отмечено цифрой «5» в Примере 3).

Затем открывают Алфавитную книжку и в нее вносят сведения о поступивших работниках, но уже по алфавиту фамилий:

  • на букву П – о руководителе организации Прохорове Иване Сергеевиче;
  • на букву Ф – о его заместителе Федорове Кирилле Петровиче;
  • т.к. Петров Никита Викторович поступил на работу позже Прохорова, в Алфавитную книжку он будет вписан на букву П после Прохорова и это будет нарушением алфавитного порядка внутри буквы П. Если Алфавитная книжка рукописная, то нарушение алфавитного порядка после первой буквы фамилии естественно – здесь фамилии располагаются в порядке поступления людей в организацию (точнее, даты приказа о приеме на работу).

Если Журнал регистрации личных дел считается обязательным для их учета, то Алфавитная книжка факультативна и заводится для удобства поиска личных дел. Раньше при полностью бумажном делопроизводстве в ней был смысл: в Журнале личные дела фиксировались в порядке трудоустройства людей, а в Алфавитную книжку сведения помещали по алфавиту их фамилии. Но сейчас удобнее вести Журнал регистрации в электронном виде (в СЭД либо в таблице Excel), и тогда возможностей поиска по этому учетному документу становится достаточно.


Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.

Источник: www.Delo-Press.ru

Ведение личных дел работников

Личное дело сотрудника — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и о его трудовой деятельности. В первую очередь отметим, что ведение личных дел сотрудников не обязательно в отношении всех категорий работников. Личное дело работника ведется с целью систематизации имеющихся документов на сотрудников, обобщении информации о них в одном месте.

Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Для остальных работников обязательность и порядок ведения личных дел может определяться ЛНА работодателя.

Так, личные дела могут вестись как на всех работников, так и на определенную их категорию. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников:

  • руководители (глава предприятия, его заместители, помощники);
  • руководители структурных подразделений и их заместители;
  • главные (ведущие) специалисты;
  • работники, на которых возложена полная материальная ответственность;
  • работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;
  • работники, обеспечивающие функционирование аппарата управления деятельностью предприятия.

Однако во многих организациях личные дела сотрудников ведутся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело — чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике.

Как оформить личное дело работника

Личное дело формируется, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника. Это самая удобная форма систематизации персональных данных работников.

Документы личного дела работника помещаются в скоросшиватель, на обложке которого проставляется присвоенный делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале) учета личных дел. После увольнения личное дело сотрудника изымается из скоросшивателя, оформляется для передачи в архив организации и сдается на хранение.

Оформление обложки личного дела

Обложка дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т. ч. по личному составу, оформляется по установленной форме (приложение 3) и содержит обязательные реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части), заголовок дела.


В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

В заголовке дела, содержащего копии документов, должно быть указание на их копийность, например: «Приказы общества по основной деятельности. Копии». На обложке арабскими цифрами указываются крайние даты дела — обычно это даты подписания приказа о приеме и приказа об увольнении лица, на которое это дело заведено.

Если в дело включены документы (приложения и т. п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой дела с новой строки делается запись об этом: «В деле имеются документы за … год (ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дела, содержащего годовые планы и отчеты, так как они отражаются в его заголовке.

Обязательными реквизитами обложки дела являются также указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя (заверительной надписи), и срок хранения дела (на обложках дел постоянного срока хранения указывается: «Хранить постоянно»)

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника


Перечень документов, которые должны содержаться в личном деле работника, законодательством РФ не определен.

Для государственных гражданских служащих предусмотрено, что в их личное дело вносятся их персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и сокращением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе).

► Можно ли вместо личных карточек вести личные дела

В личные дела работников включаются следующие документы:

  • внутренняя опись документов дела;
  • личный листок по учету кадров или анкета; копия документа, удостоверяющего личность;
  • автобиография;
  • копии документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, если предоставление данных документов обязательно для занятия соответствующей должности;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (если оно было представлено работником);
  • копии документов воинского учета работника для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • результаты предварительного медицинского осмотра (обследования), проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законом);

  • копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ;
  • копии документов об установлении инвалидности и о степени ограничения способности к трудовой деятельности (в случае представления работником);
  • документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну (если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений);
  • экземпляр трудового договора (или его копия в случае, если оригиналы договоров хранятся в отдельном деле);
  • копия приказа (распоряжения) о приеме на работу; копия должностной инструкции работника;
  • копия договора о полной материальной ответственности (если работник является материально ответственным лицом и с ним заключен договор).

Как вести личные дела работников

В течение трудовой деятельности личное дело работника может дополняться следующими документами:


  • экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору (или их копиями); уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;
  • копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
  • копиями документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических сведений о работнике;
  • копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам;
  • материалами аттестаций (если они проводятся в отношении работника);
  • результатами обязательных периодических медицинских осмотров (обследований);
  • документами, послужившими основанием к изданию приказа о прекращении (расторжении) трудового договора; копией приказа о прекращении трудового договора;
  • дубликатом трудовой книжки; другими документами, связанными с работой.

Помимо перечисленных, в личное дело работника могут входить и некоторые другие документы (например, документы о прохождении работником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий, награждении грамотой и т. д.) и т. п.).

► Как составить и оформить опись личного дела

Кроме того, в личное дело сотрудника помещается (но при этом не подшивается в него) фотография работника установленного в организации формата (обычно 4 х 6 см). На обороте фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника. Рекомендуется обновлять фотографии не реже одного раза в пять лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

► Как вести личную карточку: готовые ответы на вопросы, которые ставят кадровиков в тупик

Работники кадровой службы, ответственные за ведение личных дел работников, обязаны постоянно следить за их состоянием и своевременно вносить изменения в учетные сведения.

При этом не требуется вносить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров или анкету, тем более не нужно требовать от работника заново заполнять эти документы.

Если на бланке не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогичный бланк. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел работников. На оборотной стороне личного листка после всех других сведений делают отметку: «личное дело проверено», ставят дату и подпись.

Главная новость Сезон отпусков-2019: от чего по новым правилам придется отказаться

Тема номера Шесть поправок в ТК. Как их планирует Минтруд и что делать кадровикам

Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.

Положение о ведении личных дел работников

Так как в тех случаях, когда речь не идет об оформлении кадровых документов на государственной гражданской службе, вопросы с ведением личных дел работников решаются на усмотрение работодателя, то разработка и утверждение локального нормативного акта лишними совершенно точно не будут.

При наличии в вашей организации Инструкции по кадровому делопроизводству, логично, если отдельный ее раздел будет посвящен именно ведению личных дел сотрудников. Такой раздел может быть включен и в состав других локальных актов, регламентирующих порядок оформления и хранения кадровых документов.

Некоторые работодатели предпочитают разработать отдельный документ — Положение о ведении личных дел, учитывающий все нюансы ведения личных дел. Независимо от выбранной вами формы при регламентации работы с личными делами сотрудников необходимо уточнить:

  • категории работников, на которых ведутся личные дела (будут это все сотрудники организации или, например, только менеджеры всех звеньев управления);
  • способ формирования личных дел; состав документов личных дел (в том числе с указанием на то, какие документы подшиваются в оригиналах, а какие в копиях);
  • перечень лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел;
  • порядок ведения личных дел; порядок ознакомления работников с документами, хранящимися в личных делах;
  • порядок хранения личного дела после увольнения работника;
  • другую информацию.

Источник: www.pro-personal.ru

Личное дело: что это такое и зачем вести

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

На кого оформлять

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

  • Руководящий состав и лица, их замещающие;
  • Главные специалисты;
  • Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
  • Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Кто обладает допуском к делам

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

Предоставление дел правоохранительным органам

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Оформление личного дела

Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:

Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его увольнения. Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

  • Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
  • В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
  • Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
  • Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
  • Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.

Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел, во избежание утери важной документации.

Итак, образец оформления личного дела:

  • Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
  • Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
  • Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
  • На каждой папке проставляется учетный номер дела.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

  • Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
  • Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
  • Ксерокопия СНИЛС;
  • Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
  • Ксерокопия ИНН;
  • Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
  • Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
  • Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
  • Автобиография;
  • Экземпляр трудового договора;
  • Ксерокопия трудовой книжки;
  • Материалы об аттестации (если проводилась);
  • Фотографии работника, которые периодически обновляются;
  • Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

Образцы и бланки документов для личного дела

  • Анкета для личного дела
  • Внутренняя опись личного дела
  • Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.

Порядок ведения дел

Этот процесс включает в себя:

  • Внесение записей в соответствующих разделах;
  • Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
  • Проверку личных дел на сохранность документации;
  • Хранение документации в составе личного дела.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.

Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Не рекомендуется использовать для внесения записей гелевые ручки, так как чернила подобного типа подвержены быстрому выцветанию.

Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.

Журнал регистрации: как вести

Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

Электронное личное дело

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

Как поступать с делами уволенных сотрудников

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.

Заключение

Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.

Источник: kakzarabativat.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.