Хранение личных дел

Не можем дать исчерпывающего ответа. Все профессиональное сообщество ждет соответствующих разъяснений методического характера, причем от Росархива, с которым, очевидно, согласовывался проект Федерального закона от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в ­Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”».

Но пока разъяснений и рекомендаций нет, считаем необходимым строго соблюдать действующие правила архивной работы.

Со дня создания, как предписывает новая статья 22.1 закона об архивном деле, сроки хранения документов никогда не устанавливались в ­отечественной архивной практике.

См. новость «Сократили срок хранения кадровой документации!», где определение срока хранения упирается в термин «архивный документ»

См. ответ на вопрос «Как определить срок хранения кадровых документов с учетом последних мартовских изменений закона об архивном деле?»


В теории и практике архивного дела давно сложилось и соблюдается проверенное и профессиональное правило исчисления сроков хранения документовс 1 января календарного года, следующего за годом исполнения документа / завершения дела в делопроизводстве / окончания личного дела. Потому что срок собственно архивного хранения документов начинается после того, как они утратили в делопроизводстве свое оперативное управленческое значение, т.е. считаются «исполненными», ­завершенными.

Личные дела работников формируются по принципу досье постепенно, в течение всей трудовой деятельности и трудовых отношений с конкретным работодателем. В кадровой службе они хранятся как документы текущего кадрового делопроизводства, которые доказывают правомерность условий трудового договора, изменений и дополнений к нему, развитие карьеры, повышение квалификации и должностного уровня и т.п.

После увольнения работника его личное дело до конца календарного года остается в кадровой службе. Далее текущее оперативное хранение личных дел может осуществляться кадровой службой в течение 1-3 лет. И не позднее чем через 3 года кадровая служба должна осуществить архивно-техническую обработку и передачу личных дел уволенных сотрудников в архив организации по описи дел по личному составу ­(составляется годовой раздел).

На обложках личных дел уволенных в 2015 году и в соответствующей графе описи дел по личному составу за 2015 год необходимо указать крайние даты документов каждого личного дела, т.е.
>даты начала и окончания дела. Это – дата составления / регистрации / получения самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Крайние даты личного дела – даты приказов о приеме и увольнении работника (п. 4.28 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и ­других ­архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом ­Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

По правилам архивной работы срок хранения исчисляется с 1 января календарного года, следующего за годом исполнения документа. То есть если работник уволился в 2015 году, то срок хранения его личного дела в настоящее время должен исчисляться с 2016 года, и оно может быть выделено к уничтожению после проведения его экспертизы ценности в ­архиве только:

  • в январе 2066 года при 50-летнем сроке хранения и
  • в январе 2091 года при 75-летнем сроке хранения.

Как видите, мы предлагаем отталкиваться не от даты создания дела, а от даты его последнего документа! И аргументация здесь следующая:

  • в ст. 22.1 закона об архивном деле говорится о сроке хранения не всего дела, а именно документа по личному составу;
  • в личном деле их много. Датой его начала обычно является дата приказа о приеме на работу, но датой закрытия – дата приказа об увольнении. И между этими двумя датами обычно проходят годы работы человека у этого работодателя;
  • есть архивное правило, по которому если в дело подшиты документы с разными сроками хранения, то все дело храним по старшему сроку!

Т.е. если приказы о приеме и увольнении в личном деле созданы в 2003 году или позже, то к обоим применяется одинаковый срок хранения. Тогда более старшим он окажется у приказа об увольнении. И срок хранения такого личного дела можно спокойно определять «по старой методике», подставляя в нее 50 лет хранения!

Сложнее обстоит дело, если приказ о приеме на работу создан до 2003 года, а приказ об увольнении в 2003 году или позже (например, в прошлом 2015-м). Первый тогда подпадает под часть 1 статьи 22.1 с 75-летним сроком хранения, а последний приказ – под ч. 2 ст. 22.1 с 50-летним сроком хранения. В этой ситуации срок хранения приказа о приеме на ­работу может оказаться старше, чем у приказа об увольнении.

Личные дела в коммерческих организациях подпадают под пункты 3 частей 1 и 2 статьи 22.1 закона об архивном деле, которые мы здесь ­обстоятельно рассмотрели.

См. новость «Росархив теперь подчиняется не Министерству культуры, а напрямую Президенту России!»

Новые правила определения срока хранения кадровых документов в законе об архивном деле для некоторых ситуаций позволяют нам дать свои рекомендации по их применению. Но мы не вправе претендовать на функцию методического регулирования отрасли, принадлежащую Росархиву, потому тоже с нетерпением ждем его разъяснений «новых ­правил игры».

Полистать демо-версию печатного журнала

www.delo-press.ru


Что такое личное дело

К сожалению, в системе высших учебных заведений отсутствует факультет подготовки сотрудников отдела кадров (ОК). Специалисты этого профиля в лучшем случае обучались по специальности «Делопроизводство». Примечательно, что опыт работы кадровиков передаётся из поколения в поколение. Этим и объясняется косность структуры. К признакам такого консерватизма можно смело отнести ведение в компаниях личных дел работников.

В настоящее время такого документа нет не только в унифицированных формах, но и в рекомендуемых. Действующим законодательством формирование ЛД предусмотрено только для госслужбы, где формируется номенклатура и резерв сотрудников.

В предприятиях иных форм собственности, где такие дела ведутся, имеется шкаф, часто несколько шкафов с пыльными папками, материалы которых просто повторяют сведения из карточки Т-2 по учёту кадров. И всё же, в чём заключаются порядок формирования и состав личного дела работника?


Состав ЛД работника

Материалы ЛД содержат ксерокопии кадровых документов. Таких как приказы, заявления и т. п. Сторонники ведения ЛД сотрудников указывают на то, что копии документов о работнике, сведения об аттестации удобнее хранить по признакам персонализации, а не в алфавитном порядке по фамилиям сотрудников. Сегодня этот вопрос полностью передан на усмотрении руководства компании и должен регламентироваться внутренним положением или уставом организации.

Основы кадрового делопроизводства в 2017 году

В своей деятельности кадровая служба руководствуется, прежде всего, Конституцией, Трудовым кодексом РФ, федеральными и региональными законодательными актами, инструкцией по делопроизводству отдела кадров (если такая имеется) и распоряжениями руководства. В частности, статья 85 ТК РФ (с изменениями в редакции 2017 года) характеризует понятие персональных данных и степень их конфиденциальности. А ст. 87 ТК РФ в общих чертах определяет порядок обработки личных данных. Ведение ЛД этим статьям не противоречит.

Если внутренним уставом предприятия предусмотрено ведение личных дел на работающих сотрудников, то оформить их нужно грамотно, соблюдая правила делопроизводства ГОСТ Р-6.30–2003, созданный для унифицированных форм, но приемлемый и для ведения любой документации отдела кадров.


Формирование ЛД по правилам делопроизводства, принятым в организации

Обязательная комплектация ЛД предусмотрена только для госслужащих. Для этой категории граждан разработаны форма и содержание папки с личным делом. Здесь и дальше используются ссылки на формат ведения ЛД госслужащих, определённый главой 2 ФЗ № 79 от 27.07.2004 (ранняя редакция от 16.10.2003) и Указами Президента РФ № 640 от 01.06.1998 и № 885 от 12.08.2002.

Структура личного дела сотрудника

Комплектация личного дела сотрудника начинается с момента его приёма на работу и продолжается до его увольнения, после чего документ сдаётся в архив. Об этом говорит п. 3.5.3 Правил, предусмотренных для организации работы архивов предприятий (решение Росархива от 06.02.2002).

Сколько должно храниться ЛД

Сроки хранения ЛД зависят от категории сотрудника и сроков хранения содержащихся в деле документов. Как правило, это может быть от 5 до 50 лет.

Инструкция по оформлению

Для оформления личного дела нужны: папка — скоросшиватель, дырокол и документы. Если принято заявления, приказы и прочие материалы делопроизводства хранить отдельно (часто такие документы остаются в бухгалтерии), то в ЛД подшиваются копии.

Перечень материалов приводится в п.5 Указа № 640. После исключения норм, касающихся особенностей госслужбы, список применим и к любой другой компании.

Общие требования можно сформулировать следующим образом:


  • на обложке обязателен номер дела по книге регистрации, Ф. И. О. сотрудника, дата начала и окончания дела, номера трудовой и медицинской книжек (при необходимости), срок хранения. Обложкой является сама папка или лист формата А-4 с указанными данными, наклеенный на неё;
  • обязательна опись документов, содержащихся в ЛД. Опись постоянно пополняется по мере изменения статуса сотрудника либо его карьерного роста;
  • затем следует подшить анкету, собственное резюме работника, копию диплома или аттестата;
  • далее — копии личных документов: паспорт, ИНН и т. п.;
  • заявление о приёме на работу (копия), приказ о назначении на должность;
  • трудовой контракт;
  • документы о перемещениях сотрудника по службе и изменениях его статуса (в хронологическом порядке);
  • можно включать результаты аттестации, служебные записки, сведения о квалификации.

Последними подшиваются материалы о завершении трудовой деятельности на этом предприятии. Это могут быть заявление об увольнении, приказ о расторжении трудового договора, выписка из трудовой книжки и т. п.

По завершении формирования личного дела материалы, содержащиеся в папке, прошиваются крепкой ниткой в нижней части страниц, шагом 1–1,5 см.

С оборота последней страницы концы ниток заклеиваются квадратным куском бумаги с печатью предприятия, и делается запись такого содержания: «В данном деле содержится ____ документов на ____ листах. Материалы прошиты, пронумерованы и скреплены печатью компании ____».

Нумерация листов производится карандашом в правом верхнем углу.

Образец титульного листа

На титульном листе размещают персональные данные работника и сведения о периоде его работы на этом предприятии. Фотография не является обязательным элементом обложки.

На работника компании может быть заведено только одно ЛД. Сбор информации негласными методами преследуется по закону.

Порядок работы с личным делом

Если вы занялись ведением ЛД сотрудников, то помните про закон о конфиденциальности информации. В тех случаях, когда в уставе вашего предприятия прописана необходимость оформления ЛД, следует составить перечень лиц, имеющих доступ к ним.


Сам сотрудник имеет право ознакомиться со своим личным делом. В практике крупных компаний сотрудников знакомят с ЛД в обязательном порядке, под расписку, как правило, один раз в год.

Персональные данные, в соответствии с Указом Президента № 188 от 06.03.1997, относятся к категории конфиденциальных. Категорически запрещено включать в перечень документы, содержащие сведения о личной жизни, политической и религиозной принадлежности сотрудника (ст.8 ФЗ № 119 от 31.07.1995, в редакции 31.05.2003 и 31.01.2005). Уточнения № 58-ФЗ от 27.05.2003.

Личные дела не могут передаваться сторонним организациям, кроме как, по запросу правоохранительных органов. Запрещено хранить ЛД в филиалах, которые не являются юридическим лицом и не могут быть работодателем.

Ответственность инспектора по кадрам

Основные проверки кадровой службы осуществляет служба управления Минтруда. Такие проверки носят плановый характер. Кадровиков также (в пределах компетенции) имеют право проверять: служба занятости, территориальное управление социального страхования и правоохранительные службы по конкретным жалобам.

К инспекторам отдела кадров возможно применение штрафных санкций в размере 500 рублей за каждый неправильно заполненный документ. Но это касается только унифицированных форм, к которым личные дела сотрудников не относятся.


Однако если вы ведёте ЛД в обход устава предприятия (где это не предусмотрено локальными распоряжениями), исполнительная служба российского Комитета по надзору за средствами коммуникации и ИТ имеет право применить к вам штрафные санкции за «сбор и обработку излишних персональных данных». Кроме того, сам сотрудник может обратиться в суд с иском к вам о защите прав личности за нарушение конфиденциальности в соответствии с Законом РФ № 152 «О защите персональных данных».

Простой и эффективный выход из ситуации существует. Электронный формат ведения личных дел сокращает представительские расходы на кадровое обеспечение и избавляет от многих проблем.

Ведение ЛД сотрудников является добровольным и регламентируется внутренними положениями предприятия или компании. По сути, ЛД копирует сведения листка учёта кадров Т-2. Всё больше организаций переходят на электронный вариант учёта информации о своих сотрудниках.

dela.biz

Состав личного дела

Какие документы надо собирать и систематизировать на работников, определяет работодатель. Как правило сюда входят:

  • анкета;
  • заявление о приеме на работу (для простых смертных этот документ не обязателен, но для госов это заявление должно быть написано (см. пункт 2 статьи 26 Федерального закона от 27.04.2004 № 79-ФЗ);
  • копии паспортов, дипломов, военных билетов и т. д.

Для госов такой список содержания дела регламентируется пунктом 16 Положения, утвержденного Указом Президента от 30.05.2005 № 609.

Все документы, которые подшиваются в дела, учитываются по внутренней описи.

Образец описи

Скачать

Порядок ведения дел

Документы учета персональных данных работников ведут сотрудники отдела кадров, это их священная обязанность. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров строго регламентируется внутренней документацией.

Образец приказа

После подписания приказа о приеме на работу начинают формировать дело, т. е. дополнять по мере поступления документами до момента увольнения.

Дополнение к анкете по учету кадров

Скачать

Первым подшивается дополнение к личному листку по учету кадров, затем персональные данные (анкета; копия паспорта, СНИЛС, ИНН и т. д.) и далее прилагают сведения о работе. Все страницы нумеруются, а сведения обо всех документах отражаются во внутренней описи, лежащей сверху.

Так, брошюруется отдельная папка, на титульном листе которой указывают: название организации, номер (если ведется нумерация), Ф.И.О. сотрудника, дата начала ведения (дата издания приказа о приеме), дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении), количество листов самого дела (данную графу заполняют отправляя дела в архив), срок хранения (прописывается при закрытии дела).

Кто имеет доступ к персональным данным

Разрешение на доступ к этим документам регламентируется приказом руководителя организации. Сам сотрудник организации имеет право на любую информацию из своего дела.

Образец листа ознакомления

Скачать

Обязанность кадровика — не реже одного раза в год знакомить с личным делом государственного служащего, для коммерческих организаций такого требования не установлено. Факт знакомства с содержанием фиксируется личной подписью и датой ознакомления в карточке, прилагаемой к делу гражданского служащего.

Хранение и учет личных дел работников

Дела можно хранить как в сейфах, так и в специальных запирающихся шкафах. Единственное требование —эти шкафы и сейфы должны исключать доступ к их содержанию третьих лиц. Документы в сейфах располагают по номерам, а в небольших организациях в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения, определяется законодательно: в коммерческих организациях бумаги с содержанием персональных данных работников хранятся 75 лет (см. пункт 656 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), потом уничтожаются.

Для госов немного не так. Пока человек работает, его бумаги с персональными данными лежат в отделе кадров, после увольнения их переместят в отдельный шкаф (для уволенных) и будут там держать еще 10 лет. И только по истечению десятилетия эти документы будут переданы в архив, где срок хранения личных дел уволенных сотрудников будет определяться понятиями вечности (75 лет — почти что вечность).

Если в какой-либо период человек опять устроится в госорганы, сведения по нему поднимут и отправят вдогонку к новому работодателю по его письменному запросу.

Архивация личных дел уволенных сотрудников производится работниками из отдела кадров, специально уполномоченных на это приказом руководителя организации (даже в кадрах не все могут готовить дела к архивации).

Ответственность за распространение персональных данных

Нарушители законодательства в области персональных данных могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Важно помнить, что работа с персональными данными без письменного согласия работника, если эти действия не содержат уголовно наказуемых деяний, влечет наложение штрафа (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ):

  • на граждан — от 3000 до 5000 руб.;
  • должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб.;
  • юридических лиц — от 15 000 до 75 000 руб.

Важно помнить, что за разглашение персональных данных предусмотрена ответственность в виде увольнения для виновных лиц (см. подпункт «в» пункта 6 статьи 81 ТК РФ).

clubtk.ru

Из чего состоит (структура)

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

  • согласие на обработку персональных данных;
  • копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  • заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  • справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  • трудовой договор (экземпляр работодателя);
  • копию приказа о приеме на работу;
  • договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  • договор о материальной ответственности и т. д.

В период работы досье пополняют:

  • аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  • копии документов о повышении квалификации;
  • копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

Сколько хранить

Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.

Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609). В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч. 2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.

Учет, внесение изменений и хранение

Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована.

Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.). Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок. Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.

Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).

Выдача личных дел работников

Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям.

Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.

Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.

Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями. Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т. д.

Стоит отметить, что согласно ФЗ от 27.07.2006 № 152, персональные данные могут быть переданы третьей стороне только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела.

gosuchetnik.ru

Определение личного дела

Личное досье работника — это своеобразный документ, в котором хранится вся документация относительного конкретного кадра. Состоит оно из обложки и специальных бумаг, имеющих отношение к подчиненному.

Заводится подобного рода документация с момента трудоустройства кадра. И вести ее следует вплоть до увольнения сотрудника. Далее дело передается в архив на хранение. Уничтожать данный документ нельзя на протяжении определенного времени.

Формирование дел — это далеко не самый обязательный процесс. В некоторых случаях можно избежать его. Но тогда собирать информацию о том или ином подчиненном будет весьма проблематично. Обычно данная процедура проводится в крупных организациях. Создается целая база, в которой отображается информация по каждому подчиненному.

Обязательно или необязательно?

Уже было сказано, что дела сотрудников вести совсем не обязательно. Но на любом уважающем себя предприятии есть подобного рода документация. Когда формирование досье обязательно, а когда нет?

Законодательно нигде не прописываются правила по этому вопросу. Но на практике получается так, что крупные компании формируют личные дела на своих подчиненных, а мелкие — нет. Рекомендуется заняться данным вопросом фирмам с большой текучкой кадров.

Зачастую организации ведут личные дела не на всех подчиненных, а только на конкретные категории работников. Чаще всего ими являются:

  • руководители;
  • заместители руководства;
  • ведущие специалисты в компании;
  • сотрудники, работающие с материальными ценностями (например, кассиры);
  • люди, которые имеют возможность карьерного роста.

Рекомендуется не лениться и вести подобного рода документацию на всех подчиненных. Процесс формирования дел сотрудников не так трудно запомнить. Только далеко не все документы, отражающие информацию о кадре, могут храниться здесь. Какие особенности процесса следует запомнить? Даже малейшее нарушение для работодателя может обернуться не лучшим образом. Поэтому приходится тщательно изучать поставленную задачу.что должно быть в личном деле

Хранение

Уже было сказано, что личные дела подчиненных даже после того, как человек уволился, остаются в компании. На руки они не выдаются, а помещаются в специальные архивы. Допускается даже электронное хранение информации о кадрах. Но и в бумажном варианте дела должны иметь место.

Существуют некоторые правила, которые придется соблюдать начальнику. Хранение дел — это практически бесконечный процесс. Нельзя уничтожать данные документы на протяжении 75 лет с момента прекращения кадром труда.

Именно по этой причине многие компании стараются не слишком утруждать себя сбором информации о тех или иных подчиненных. Лишь малое количество корпораций существует более 75 лет. Зачастую фирмы открываются и закрываются, а личные дела остаются в архивах.

Для упрощения хранения досье придумываются разнообразные правила. В основном хранение данных документов происходит после сортировки в алфавитном порядке. Дополнительно рекомендуется создавать архивы по годам. Такой подход упростит поиск информации о сотрудниках, которые трудоустроились в компанию в определенное время.

Есть еще одна особенность в данном вопросе. Проблема вся состоит в том, что некоторые личные дела хранятся постоянно в архивах компании. И они не уничтожаются ни через 10 лет, ни через 100. Под данное правило попадают досье руководителей организации, а также дела государственных служащих. Не стоит забывать о подчиненных, у которых имеются награды, медали и разнообразные звания.личное дело

Доступ

Следующий момент — это вопрос доступа к изучаемой документации. Зачастую в досье сотрудников имеются данные, предназначенные исключительно для работодателя. И их не нужно знать основной массе работников.

Зачастую дела зашифрованы, доступ к ним есть только у начальника предприятия, а также у кадровика, который занимается формированием. Простым подчиненным не разрешается смотреть собранную информацию.

Работодатель гарантирует делам сотрудников конфиденциальность. В общий доступ подобного рода информация не выносится. По требованию копии документации предоставляются кадрам в день увольнения. Компания несет ответственность перед подчиненными за сохранность информации, которая имеется в личных делах.

Также следует запомнить раз и навсегда — досье не выдается подчиненным ни под каким предлогом. Сотрудники не имеют права забирать личные дела, а также требовать их выдачи. Лишь при увольнении можно запросить данные отсюда. Работодатель выдает кадру только копии сведений, хранящихся в личных делах. Другого не надо. Ни один подчиненный не имеет права на изъятие сей документации с переводом в другую корпорацию или при окончательном отстранении от трудоустройства. Уже было сказано — досье на работников хранит каждый работодатель на протяжении 75 лет. Этот срок при определенных обстоятельствах может быть увеличен.

Обязательные составляющие личных дел

Теперь немного о том, как именно составляется подобная документация. В действительности правила формирования дел подчиненных законодательно не установлены. И этот вопрос решается руководством компании. Оно само определяет, какую информацию следует хранить и как систематизировать досье подчиненных. Это основная проблема всего процесса формирования.документы в личном деле

Тем не менее, независимо от выбора правил, некоторые данные при любом раскладе будут храниться в личном деле. Какие именно документы встречаются во всей подобной документации? Это:

  • анкеты соискателя;
  • заявления о приеме на работу;
  • приказы о предоставлении места труда;
  • заявления об увольнении (если есть);
  • приказы об увольнении;
  • акты о выдаче трудовой книжки (по требованию или при увольнении подчиненного).

Вышеперечисленный перечень — это обязательные бумаги. А вот с прочей информацией могут возникнуть определенные проблемы. Ведь далеко не все сведения о подчиненных можно вносить в личное дело. Существуют некоторые ограничения по этому поводу. На какие моменты следует обратить внимание, чтобы избежать жалоб на неправильное формирование личных досье кадров?

Запреты

На самом деле, если действительно углубиться во все вопросы оформления и формирования личной документации сотрудников, можно запутаться. Поэтому перед тем как заводить архив, следует запомнить всего несколько особенностей. А точнее, запретов. Они актуальны для всех предприятий, независимо от установленных правил. Нельзя:

  1. Хранить временные и постоянные документы в одном месте. В досье работников должны быть отдельные места для того, чтобы можно было положить бумаги, которые лишь временно находятся среди личного дела. Также предусматривается место хранения основной информации.
  2. «Размножать» документацию. Не рекомендуется хранить любые документы в делах сотрудников с дубликатами. В одной папке — одна копия.
  3. Вносить слишком личную информацию. Например, о религиозных убеждениях. Такие сведения для работодателя вообще считаются лишними. Поэтому формирование дел допускает хранение только полезной работодателю документации, отражающей качество работы подчиненных.

А какие конкретно документы могут содержаться в рассматриваемых досье? Что, помимо вышеперечисленных бумаг, на практике встречается в личных делах? Чтобы не допустить ошибок, можно следовать советам по сбору информации для досье сотрудников.состав личного дела

Распространенная документация

Состав личного дела разнообразен. Уже было сказано, что компания сама устанавливает правила ведения данной документации. Поэтому точно нельзя сказать о том, что заносится в архивы. Документы, которые встречаются в обязательном порядке, уже перечислены. Но чтобы не допустить никаких ошибок, придуман определенный перечень допускаемых к хранению бумаг. Что должно быть в личном деле? Если исключить ранее перечисленные объекты, останется (в виде копий преимущественно):

  • копия паспорта гражданина;
  • СНИЛС подчиненного (копия);
  • ИНН (не оригинал);
  • военный билет;
  • документ(ы) об образовании;
  • фотографии (не личные, предназначенные для анкет);
  • характеристика с прошлых мест трудоустройства (если есть);
  • должностная инструкция для той или иной вакансии;
  • автобиография.

Не стоит забывать о том, что любой ответственный работодатель в целях соблюдения рабочих процессов, а также для обеспечения собственной безопасности составляет разнообразные акты. Например, об отказе подписи приказа об увольнении. Подобная документация должна тоже храниться в личных делах. Результаты аттестационных работ и прочие приказы, влияющие на работу того или иного кадра — это еще несколько пунктов, дозволенных ко внесению в досье.

Еще один важный момент — это хранение так называемой описи личного дела. Документ, способный принести немало хлопот работодателю. Он должен быть в обязательном порядке в каждом личном деле. Иначе можно обвинить руководство в том, что какие-то бумаги приложены незаконно. Опись личного дела — это специальный документ, в котором перечислена вся прикрепленная к папке документация. Размещается в самом начале досье. Без описи у работодателя могут возникнуть проблемы. Сотрудник способен обвинить в подлоге или краже тех или иных документов.

Формирование личного дела — процесс не такой уж и трудный, если правильно к нему подготовиться. Работодатель должен просто вносить сюда всю важную информацию относительно деятельности сотрудника. А вот личные сведения о кадрах вносить запрещено. Уже был приведен пример с религией. Состав семьи и особенности ведения образа жизни подчиненного — это тоже табу.

А вот какие-то достижения работника должны вноситься в личные дела. Это — не обязательная составляющая, но желательно не пренебрегать ей. Особенно тогда, когда речь идет о действительно талантливом кадре. Разрешается внесение сведений о полученных наградах, званиях, грамотах, медалях, дипломах.ведение личных дел

Не слишком много

Документы в личном деле могут быть разные, это понятно. Точный список устанавливается каждым предприятием на усмотрение руководителя. Но наиболее распространенных список бумаг уже был перечислен. При формировании и ведении досье следует помнить об одном небольшом правиле. Это обязательный пункт, нарушение которого не допускается. Ведение личных дел — занятие ответственное. Оно требует особой внимательности.

Речь идет о размерах личных дел. По установленным правилам можно сказать, что толщина папки, отведенной под досье того или иного кадра, не должна превышать 4 сантиметров. Если объем больше установленного ограничения, лучше завести новое дело. И просто как-то пометить его под видом продолжения уже существующей документации.

На практике очень редко встречаются дела, которые в толщину достигают больше 4 сантиметров. Поэтому следует просто запомнить установленное правило и не беспокоиться о его невыполнении. Если документации на кадра очень много, производится специальная проверка. По ее результатам работодатель принимает решение о разделе досье на несколько частей.

Основные требования

Порядок формирования дел прост. Достаточно определить, какая именно документация может храниться здесь. Далее следует запомнить ранее приведенные ограничения. А дальше уже создается дело. Первым этапом является изготовление обложки. Достаточно приобрести специальные папки с названием «Дело». В них обычно хранятся все документы того или иного кадра.

Далее на титульном листе (в данном случае на обложке папки) пишется личная информация о кадре. А именно — Ф.И.О. Внизу проставляется в обязательном порядке дата начала ведения документации. Что должно быть в личном деле?

В качестве первой страницы прикладывается опись. Можно пренебречь ей, но делать это не рекомендуется. Данная бумага значительно облегчает жизнь и снимает часть ответственности с работодателя за сохранность помещенных в досье носителей информации — то, что не указано в описи, не хранится в личном деле.

После этого в папке размещаются разнообразные документы, которые имеют прямое отношение к подчиненному. Именно так формируется состав личного дела. Желательно размещать копии или оригиналы документации так, как они были получены — сначала анкета соискателя, затем просьба о приеме на работу, приказ работодателя о назначении на ту или иную должность и так далее. Заканчивается дело приказом об увольнении и подписанным актом о получении трудовой книжки.

Это еще не все. Процесс формирования дел — это трудоемкая работа, хоть она и относительно простая. Есть еще одно небольшое ограничение, которое способно принести некие неудобства работодателю. Кадровик, который осуществляет внесение информации в личное досье подчиненных, должен следить за количеством листов в папке. Их не должно быть больше 250 штук. При превышении заводится вторая часть личного дела для того или иного работника.

Журнал

Теперь понятно, как происходит формирование дел сотрудников в компаниях. На этом весь процесс не заканчивается. Если предприятие решило вести подобного рода документацию, у нее должен быть специальный журнал личных дел. Что это такое?правила формирования дел

Данная составляющая собой представляет список всех имеющихся досье на работников. Здесь публикуются номера заведенных дел, анкетные (личные) данные подчиненных, даты формирования тех или иных «личных папок».

Единого образца журнала нет. Работодатель имеет полное право создать подобный архив данных на свое усмотрение. В последнее время крайне распространенной формой является электронный журнал. Хорошая идея для тех, кому не слишком хочется заниматься бумажной волокитой. Главное — своевременно заполнять соответствующие поля журнала. Тогда можно без особых проблем отыскать информацию по каждому работнику.

Заключение

Отныне понятно, как происходит формирование личного дела. Это весьма простой, но запутанный процесс, порядок осуществления которого никак не закреплен законодательством РФ. Работодатели самостоятельно устанавливают документы, которые будут храниться в личных делах. Форму представления информации тоже можно выбрать.

Рекомендуется не прикладывать к личным делам оригиналы документов — только копии в единственном экземпляре. К досье сотрудников придется относиться с особым вниманием — утечка информации, занесенной в подобного рода документацию, может навлечь на руководителя проблемы. Ведь при сборе данных о подчиненных, как уже было сказано, работодатель обязуется обеспечить полную конфиденциальность сведений. Это правило распространяется и на время труда, и на весь период хранения документации после увольнения кадра. Вот и все. Основная информация в отношении формирования дел кадров изучена в полной мере. Особенности и состав данного процесса следует узнавать у каждой компании. Некоторые вообще стараются не заниматься этим. Оформление дел (личных) — не обязательное, но очень полезное для работодателя занятие.

fb.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.