Документы в личных делах располагаются по

Цитата ("Кадровик.ру", 2013, N 4, Правила и рекомендации ведения личных дел):Законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует. Исключение составляют федеральные органы исполнительной власти, которым закон предписал обязательное ведение личных дел, определил состав документов и порядок их расположения в личном деле государственных гражданских служащих, о чем будет сказано ниже.
Специалистов кадровых служб интересуют пять вопросов, касающихся личных дел:
— обязательно ли вести личные дела?
— на какие категории работников их заводить?
— какие документы помещать в личное дело?
— в какой последовательности располагать документы в личном деле?
— как передавать личное дело на архивное хранение?

Это надо знать. Личное дело — это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.


Отсутствие правовой базы по ведению личных дел привело к тому, что руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также на работников каких категорий их заводить. Необходимость ведения дел может быть зафиксирована или в правилах внутреннего трудового распорядка, или в инструкции по кадровому делопроизводству, или в приказе руководителя организации.
Есть компании, в которых личные дела не ведут. Поскольку личное дело необходимо руководству и специалистам кадровых служб как справочник о трудовой деятельности конкретного работника, копии всех документов помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого сотрудника.
Руководство организации может принять решение о ведении личных дел на всех работников, должности которых включены в штатное расписание, — от уборщика служебных помещений до генерального директора. Наиболее оптимальным представляется ведение личных дел на работников трех категорий: руководящий состав, специалисты, материально ответственные лица.
Состав документов, помещаемых в личное дело, также носит рекомендательный характер. Есть правило о порядке расположения документов в личном деле: "документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления" (Пункт 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций. М., 2002).

Практикой выработаны некоторые требования к личным делам работников.
Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу и ведется по каждому принятому сотруднику до его увольнения.
о ведется в одном экземпляре и представляет собой папку-скоросшиватель, куда в хронологической последовательности помещаются документы.
Документы в деле следует располагать в следующей последовательности:
— внутренняя опись документов дела;
— дополнение к личному листку по учету кадров;
— личный листок по учету кадров;
— автобиография;
— копии документов об образовании;
— копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);
— характеристика;
— трудовой договор;
— копия приказа о приеме на работу;
— копии приказов о переводах, поощрениях.
Если личное дело заводится на определенную категорию работников, в него помещают документы, фиксирующие особенности их трудовой деятельности. Например:
— выписка из собрания трудового коллектива (если руководитель избирается трудовым коллективом) или решение совета директоров, решение общего собрания акционеров;
— списки научных трудов и изобретений, выписки из протоколов заседаний ученого совета учебного заведения при избрании на должность, присвоении званий и т.д. (для научных и научно-педагогических работников, замещающих должности на конкурсной основе).
Далее в хронологической последовательности помещают копии документов:
— подтверждающих изменение биографических данных работника (документы органов ЗАГС, дипломов и др.);
— отражающих профессиональные качества работника (характеристики, аттестационные листы, отзывы и др.).
Специалист кадровой службы, ответственный за ведение личных дел, обязан своевременно вносить копии документов об изменении в служебном положении или биографических данных работника.
нованием внесения изменений и дополнений в личное дело служат:
— приказы руководителя организации — о служебном положении;
— документы учебных заведений (дипломы, удостоверения, свидетельства, аттестаты) — об образовании;
— документы органов ЗАГС — об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения.
Корректировать со слов работника записи в документах, помещенных в личное дело, нельзя.
Последний документ, помещаемый в личное дело, — копия приказа о прекращении трудового договора (увольнении).
На копиях приказов по личному составу (о приеме, переводе, поощрении, увольнении) ставят заверительную надпись, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Заверительная надпись придает копии документа юридическую силу. Заверенные копии документов могут удостоверяться печатью кадровой службы или печатью организации. В личное дело не рекомендуется помещать документы, хранящиеся до 10 лет (справки о состоянии здоровья, с места жительства, о предоставлении учебного отпуска и др.).


Личное дело на каждого работника формируется в отдельной папке-скоросшивателе. Оформление ее обложки включает:
— наименование организации;
— номер дела;
— фамилию, имя, отчество сотрудника;
— дату приема на работу (дата, проставленная в приказе о приеме на работу);
— дату окончания личного дела (дата увольнения);
— количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив);
— срок хранения дела.

Важно знать сроки хранения личных дел. Постоянно хранятся личные дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени. Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, — 75 лет (Пункты "а", "б" ст. 656 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. М., 2010). Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников.

В кадровой службе ведется журнал учета личных дел. Он включает шесть граф, куда записывают порядковый номер личного дела, фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, должность и структурное подразделение.
Порядковый номер личного дела в журнале учета указывается на лицевой стороне обложки личного дела и на личной карточке формы Т-2.
Ежегодно в кадровой службе проводят проверку наличия и состояния личных дел.
кт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. Внизу оборотной стороны листа предусмотрен реквизит "отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел", где пишут "личное дело проверено", указывают дату проверки, должность и подпись работника, ее проводившего. В случае выявления недостатков в оформлении и ведении личных дел составляют акт. Результаты проверки доводятся до руководителя организации.
Личные дела хранятся в сейфах или в специальных запирающихся шкафах. Располагают их в алфавитном порядке (в небольших организациях) или по порядку номеров. При переходе работника в другую организацию личное дело остается на прежнем месте, за работником оно не передается.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают: когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело. Если из личного дела изымают отдельный документ (документы), на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства. В справке указывают, с какой целью, на каком документальном основании изъят документ из личного дела и кому передан. В документы дела, выданные во временное пользование, запрещено вносить исправления, новые записи, также запрещено заменять документы, разглашать содержащиеся в них сведения.


Личные дела относятся к делам строгой отчетности, их нельзя выдавать работникам, на которых они заведены. Обычно перечень лиц, имеющих право просматривать личные дела, дается в положении о защите персональных данных работника.
Хранят личные дела в кадровой службе. Ответственность за их хранение возлагается на руководителя организации и руководителя кадровой службы. В кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников. При увольнении в личное дело помещают заявление работника об увольнении и приказ о прекращении трудового договора (увольнении).
Личные дела работающих хранятся в кадровой службе. Дела уволенных сотрудников передаются из кадровой службы в архив организации. Если архива нет, личные дела уволенных работников оформляют в соответствии с установленными правилами и переставляют на полку, отведенную для хранения личных дел уволенных.
Оформляется личное дело уволенного работника при передаче в архив организации следующим образом. Первый документ, помещаемый в личное дело, — внутренняя опись документов, помещенных в личное дело.
а содержит сведения о наименовании, количестве и нумерации листов, порядковых номерах документов дела, их индексах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, включенных в дело.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Подпись включает наименование должности составителя в соответствии со штатным расписанием, личную подпись, ее расшифровку с инициалами имени и отчества, которые проставляются перед фамилией. Обязательно указывается дата составления описи.
В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации.
Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистую оборотную сторону последнего листа документа. Если забыли подшить в дело лист-заверитель, его разрешается приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.
Количество листов указывается цифрами и прописью, причем сначала пишут количество листов дела, затем ставят знак "+" и количество листов внутренней описи.
Если есть особенности в нумерации листов, они обязательно описываются в заверительной надписи. Это могут быть:
— литерные и пропущенные номера;
— наклеенные листы (если их нет, ставится прочерк);
— номера конвертов с вложенными документами и количество вложенных в них листов.
Заверительная надпись подписывается сотрудником, который ее составлял.
В тех случаях, когда в оформленное дело вносят какие-либо изменения (в состав или состояние дела, в случае повреждения, замены подлинных документов копиями и т.д.), составляется акт, изменения вносят в лист-заверитель со ссылкой на акт.


Практика кадрового делопроизводства использует объединение небольших по объему личных дел уволенных сотрудников в одно дело. Главное условие — дело не должно превышать 250 листов. Отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения, располагаются в алфавитном порядке и разделяются чистым листом бумаги, на котором указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника. На документы объединенного личного дела составляется внутренняя опись, где перечисляются в алфавитном порядке фамилии, имена и отчества с указанием соответствующих страниц в объединенном деле.

Порядок ведения личных дел государственных служащих более четко определен федеральным законодательством.
Личное дело государственного служащего — это основной документ учета государственных служащих, содержащий информацию обо всей его трудовой деятельности. Порядок ведения личных дел и состав документов в них определен в Указе Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 (Пункты 6 — 10 Указа Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (в ред.
азов Президента РФ от 31.05.1999 N 680, от 23.10.2008 N 1517).
Государственным служащим предписано не реже одного раза в год знакомиться с документами их личных дел. Если после ознакомления с документами своего личного дела государственный служащий хочет дать пояснение, он дает его в письменном виде, которое помещается в личное дело.
Личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей федеральной государственной службы в связи с прекращением ими федеральной государственной службы, хранятся кадровыми службами соответствующих федеральных государственных органов в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.

Подводя итоги рассмотрения правил и рекомендаций по ведению личных дел, можно сделать ряд выводов:
1. Ведение личных дел в негосударственных организациях основано на нормах обычного права, т.е. на традициях и обычаях. Правовая база закрепляет лишь порядок передачи личных дел в архив организации.
2. Личные дела государственных гражданских служащих ведутся по правилам, закрепленным законодательством РФ.
3. Основные различия между ними состоят в том, что личные дела ведутся в обязательном порядке на всех государственных гражданских служащих; личные дела государственных гражданских служащих передаются вслед за ними в случае их перевода или перехода в другую организацию.

Л.Вялова
К. и. н., доцент РГГУ
Москва
17.04.2013

www.buhonline.ru


«Кадровик. ру», 2013, N 4

ПРАВИЛА И РЕКОМЕНДАЦИИ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

Законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует. Исключение составляют федеральные органы исполнительной власти, которым закон предписал обязательное ведение личных дел, определил состав документов и порядок их расположения в личном деле государственных гражданских служащих, о чем будет сказано ниже.

Специалистов кадровых служб интересуют пять вопросов, касающихся личных дел:

— обязательно ли вести личные дела?

— на какие категории работников их заводить?

— какие документы помещать в личное дело?

— в какой последовательности располагать документы в личном деле?

— как передавать личное дело на архивное хранение?

Это надо знать. Личное дело — это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Отсутствие правовой базы по ведению личных дел привело к тому, что руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также на работников каких категорий их заводить. Необходимость ведения дел может быть зафиксирована или в правилах внутреннего трудового распорядка, или в инструкции по кадровому делопроизводству, или в приказе руководителя организации.

Есть компании, в которых личные дела не ведут. Поскольку личное дело необходимо руководству и специалистам кадровых служб как справочник о трудовой деятельности конкретного работника, копии всех документов помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого сотрудника.

Руководство организации может принять решение о ведении личных дел на всех работников, должности которых включены в штатное расписание, — от уборщика служебных помещений до генерального директора. Наиболее оптимальным представляется ведение личных дел на работников трех категорий: руководящий состав, специалисты, материально ответственные лица.

Состав документов, помещаемых в личное дело, также носит рекомендательный характер. Есть правило о порядке расположения документов в личном деле: «документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления» <1>.

———————————

<1> Пункт 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций. М., 2002.

Практикой выработаны некоторые требования к личным делам работников.

Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу и ведется по каждому принятому сотруднику до его увольнения. Оно ведется в одном экземпляре и представляет собой папку-скоросшиватель, куда в хронологической последовательности помещаются документы.

Документы в деле следует располагать в следующей последовательности:

— внутренняя опись документов дела;

— дополнение к личному листку по учету кадров;

— личный листок по учету кадров;

— автобиография;

— копии документов об образовании;

— копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

— характеристика;

— трудовой договор;

— копия приказа о приеме на работу;

— копии приказов о переводах, поощрениях.

Если личное дело заводится на определенную категорию работников, в него помещают документы, фиксирующие особенности их трудовой деятельности. Например:

— выписка из собрания трудового коллектива (если руководитель избирается трудовым коллективом) или решение совета директоров, решение общего собрания акционеров;

— списки научных трудов и изобретений, выписки из протоколов заседаний ученого совета учебного заведения при избрании на должность, присвоении званий и т. д. (для научных и научно-педагогических работников, замещающих должности на конкурсной основе).

Далее в хронологической последовательности помещают копии документов:

— подтверждающих изменение биографических данных работника (документы органов ЗАГС, дипломов и др.);

— отражающих профессиональные качества работника (характеристики, аттестационные листы, отзывы и др.).

Специалист кадровой службы, ответственный за ведение личных дел, обязан своевременно вносить копии документов об изменении в служебном положении или биографических данных работника. Основанием внесения изменений и дополнений в личное дело служат:

— приказы руководителя организации — о служебном положении;

— документы учебных заведений (дипломы, удостоверения, свидетельства, аттестаты) — об образовании;

— документы органов ЗАГС — об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения.

Корректировать со слов работника записи в документах, помещенных в личное дело, нельзя.

Последний документ, помещаемый в личное дело, — копия приказа о прекращении трудового договора (увольнении).

На копиях приказов по личному составу (о приеме, переводе, поощрении, увольнении) ставят заверительную надпись, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 <2> (см. пример 1).

———————————

<2> Пункт 3.26 ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Пример 1.

Верно

Менеджер по кадрам Соломина О. К. Соломина

11.02.2013

Заверительная надпись придает копии документа юридическую силу. Заверенные копии документов могут удостоверяться печатью кадровой службы или печатью организации. В личное дело не рекомендуется помещать документы, хранящиеся до 10 лет (справки о состоянии здоровья, с места жительства, о предоставлении учебного отпуска и др.).

Личное дело на каждого работника формируется в отдельной папке-скоросшивателе. Оформление ее обложки включает:

— наименование организации;

— номер дела;

— фамилию, имя, отчество сотрудника;

— дату приема на работу (дата, проставленная в приказе о приеме на работу);

— дату окончания личного дела (дата увольнения);

— количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив);

— срок хранения дела.

Важно знать сроки хранения личных дел. Постоянно хранятся личные дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени. Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, — 75 лет <3>. Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников.

———————————

<3> Пункты «а», «б» ст. 656 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. М., 2010.

В кадровой службе ведется журнал учета личных дел. Он включает шесть граф, куда записывают порядковый номер личного дела, фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, должность и структурное подразделение (см. пример 2).

Пример 2.

Журнал учета личных дел

N

п/п

Фамилия, имя,

отчество

Табельный

номер

Дата поступления

на работу

Структурное

подразделение

Должность

(профессия)

1

2

3

4

5

6

Порядковый номер личного дела в журнале учета указывается на лицевой стороне обложки личного дела и на личной карточке формы Т-2.

Ежегодно в кадровой службе проводят проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. Внизу оборотной стороны листа предусмотрен реквизит «отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел», где пишут «личное дело проверено», указывают дату проверки, должность и подпись работника, ее проводившего. В случае выявления недостатков в оформлении и ведении личных дел составляют акт. Результаты проверки доводятся до руководителя организации.

Личные дела хранятся в сейфах или в специальных запирающихся шкафах. Располагают их в алфавитном порядке (в небольших организациях) или по порядку номеров. При переходе работника в другую организацию личное дело остается на прежнем месте, за работником оно не передается.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают: когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело. Если из личного дела изымают отдельный документ (документы), на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства. В справке указывают, с какой целью, на каком документальном основании изъят документ из личного дела и кому передан. В документы дела, выданные во временное пользование, запрещено вносить исправления, новые записи, также запрещено заменять документы, разглашать содержащиеся в них сведения.

Личные дела относятся к делам строгой отчетности, их нельзя выдавать работникам, на которых они заведены. Обычно перечень лиц, имеющих право просматривать личные дела, дается в положении о защите персональных данных работника.

Хранят личные дела в кадровой службе. Ответственность за их хранение возлагается на руководителя организации и руководителя кадровой службы. В кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников. При увольнении в личное дело помещают заявление работника об увольнении и приказ о прекращении трудового договора (увольнении).

Личные дела работающих хранятся в кадровой службе. Дела уволенных сотрудников передаются из кадровой службы в архив организации. Если архива нет, личные дела уволенных работников оформляют в соответствии с установленными правилами и переставляют на полку, отведенную для хранения личных дел уволенных.

Оформляется личное дело уволенного работника при передаче в архив организации следующим образом. Первый документ, помещаемый в личное дело, — внутренняя опись документов, помещенных в личное дело. Она содержит сведения о наименовании, количестве и нумерации листов, порядковых номерах документов дела, их индексах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, включенных в дело.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Подпись включает наименование должности составителя в соответствии со штатным расписанием, личную подпись, ее расшифровку с инициалами имени и отчества, которые проставляются перед фамилией. Обязательно указывается дата составления описи (см. пример 3).

Пример 3.

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов ед. хр. N ______________

N

п/п

Индекс

документа

Дата

документа

Заголовок документа

Номера листов

дела

При-

меча-

ние

1

2

3

4

5

6

Итого ___________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________.

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель имеет форму, установленную «Основными правилами работы архивов организаций» (см. пример 4).

Пример 4.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____

В деле подшито и пронумеровано ___________________________ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов __________________________________________;

пропущенные номера листов ________________________________________

+ листов внутренней описи ________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера

листов

1

2

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистую оборотную сторону последнего листа документа. Если забыли подшить в дело лист-заверитель, его разрешается приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.

Количество листов указывается цифрами и прописью, причем сначала пишут количество листов дела, затем ставят знак «+» и количество листов внутренней описи.

Если есть особенности в нумерации листов, они обязательно описываются в заверительной надписи. Это могут быть:

— литерные и пропущенные номера;

— наклеенные листы (если их нет, ставится прочерк);

— номера конвертов с вложенными документами и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается сотрудником, который ее составлял.

В тех случаях, когда в оформленное дело вносят какие-либо изменения (в состав или состояние дела, в случае повреждения, замены подлинных документов копиями и т. д.), составляется акт, изменения вносят в лист-заверитель со ссылкой на акт.

Практика кадрового делопроизводства использует объединение небольших по объему личных дел уволенных сотрудников в одно дело. Главное условие — дело не должно превышать 250 листов. Отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения, располагаются в алфавитном порядке и разделяются чистым листом бумаги, на котором указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника. На документы объединенного личного дела составляется внутренняя опись, где перечисляются в алфавитном порядке фамилии, имена и отчества с указанием соответствующих страниц в объединенном деле.

Порядок ведения личных дел государственных служащих более четко определен федеральным законодательством.

Личное дело государственного служащего — это основной документ учета государственных служащих, содержащий информацию обо всей его трудовой деятельности. Порядок ведения личных дел и состав документов в них определен в Указе Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 <4>.

———————————

<4> Пункты 6 — 10 Указа Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» (в ред. Указов Президента РФ от 31.05.1999 N 680, от 23.10.2008 N 1517).

Законом установлены правила ведения личных дел для этой категории работников:

1. Личные дела ведутся на всех государственных гражданских служащих.

2. На государственного служащего заводится одно личное дело, которое передается в другую организацию в случае перевода служащего.

3. Установлены состав документов и порядок их размещения в личном деле:

а) заявление о согласии на замещение государственной должности Российской Федерации или о поступлении на федеральную государственную службу;

б) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности федеральной государственной службы (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось;

в) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

г) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;

д) копии решений о присвоении государственных наград Российской Федерации, награждении Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;

е) медицинское заключение установленной формы;

ж) сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, по форме, установленной Президентом Российской Федерации;

з) копии решений о назначении лица на государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;

и) сведения о доходах лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;

к) справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы;

л) информация о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также проверки сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений, сообщенная ему под расписку;

м) первичные документы и справка подразделения федерального государственного органа, организующего проверку, о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений;

н) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы связано с использованием таких сведений;

о) информация о предоставлении сведений о доходах лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, общероссийским средствам массовой информации по их обращениям;

п) данные об ознакомлении лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, с документами его личного дела;

р) аттестационный лист федерального государственного служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв на него;

с) копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда (классного чина, дипломатического ранга), воинского или специального звания;

т) копии решений о поощрении федерального государственного служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.

Ведение нескольких личных дел на одного государственного служащего не допускается.

Государственным служащим предписано не реже одного раза в год знакомиться с документами их личных дел. Если после ознакомления с документами своего личного дела государственный служащий хочет дать пояснение, он дает его в письменном виде, которое помещается в личное дело.

Личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей федеральной государственной службы в связи с прекращением ими федеральной государственной службы, хранятся кадровыми службами соответствующих федеральных государственных органов в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.

Подводя итоги рассмотрения правил и рекомендаций по ведению личных дел, можно сделать ряд выводов:

1. Ведение личных дел в негосударственных организациях основано на нормах обычного права, т. е. на традициях и обычаях. Правовая база закрепляет лишь порядок передачи личных дел в архив организации.

2. Личные дела государственных гражданских служащих ведутся по правилам, закрепленным законодательством РФ.

3. Основные различия между ними состоят в том, что личные дела ведутся в обязательном порядке на всех государственных гражданских служащих; личные дела государственных гражданских служащих передаются вслед за ними в случае их перевода или перехода в другую организацию.

Л. Вялова

К. и. н.,

доцент

РГГУ

Москва

Подписано в печать 17.04.2013

hr-portal.ru

Общие правила систематизации документов и формирования дел

Словарь кадрового делопроизводства. Дело — это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98).

Переходящее дело — это дело, документы которого отражают решение вопроса, длящегося более одного года (устав фирмы, личное дело, уголовное дело и т.д.).

В целях быстрого поиска документов, а также для обеспечения их сохранности необходимы систематизация и формирование (группировка) документов в дела.

Правила группировки различных видов документов и дальнейшего формирования их в дела изложены в Основных правилах работы архивов организаций [1]. В основе принципа формирования дел лежит срок хранения документов. Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности. Сроки хранения документов указаны в:

  • Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182);
  • Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Следует обратить внимание, что по поводу последнего документа имеются серьезные сомнения. Решение ВАС РФ от 06.09.2011 N 7889/11 "Об отказе в удовлетворении заявления о признании частично недействующим Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558" говорит, что данный Приказ Минкультуры России, утвердивший Перечень и сроки хранения архивных документов государственных и частных организаций, признан не вступившим в силу, так как он не был официально опубликован полностью. На этом основании ВАС РФ отказал в признании его не соответствующим законодательству и недействующим. Заявитель (ОАО "ГМК "Норильский никель") требовал признать этот Приказ незаконным по существу, так как, по его мнению, он не соответствует Федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации", принят с нарушением полномочий Министерства культуры РФ и нарушает права и законные интересы заявителя в сфере осуществления им предпринимательской деятельности, незаконно возлагая на него обязанность по хранению и предоставлению акционерам по их требованию неоправданно широкого перечня документов.

Это Решение ВАС РФ может быть пересмотрено в порядке надзора в срок, не превышающий 3 месяцев со дня его вступления в законную силу.

Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

  • временного хранения (до 10 лет включительно);
  • долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
  • постоянного срока хранения.

В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации (архив организации).

Основное требование к формированию дел — это группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения.

Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Документы формируются в дело за 1 календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела.

Переходящее дело вносится в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. В тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома. Документы включаются в дело только в одном экземпляре, поэтому черновики и размноженные копии в дело не подшиваются.

Толщина каждого дела не должна превышать 30 — 40 мм, это около 250 — 300 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

Особенности формирования личного дела сотрудника

Словарь кадрового делопроизводства. Личное дело — это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность сотрудника.

Внутренняя опись дела — это документ, содержащий перечень документов, входящих в состав дела, и предназначенный для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Особенно тщательно необходимо относиться к формированию личного дела сотрудника, так как срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника.

Статья 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (ред. от 11.07.2011) обязывает службу кадров отражать весь период госслужбы чиновника в его личном деле, но в других организациях ведение личного дела не обязательно. Однако в соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ред. от 27.07.2010) документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Состав документов личного дела законодательно не закреплен.

Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочих (в т.ч. работающих временно) и технический персонал организаций личные дела обычно не заводятся. Все необходимые сведения о них отражаются в личной учетной карточке формы N Т-2 или N Т-2ГС.

Состав документов личного дела сотрудника

Личное дело заводится после издания приказа о приеме работника на работу.

Личное дело формируется в два этапа:

  • в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу;
  • в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника.

На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности:

  • внутренняя опись документов дела;
  • копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;
  • трудовой договор;
  • копия приказа о приеме на работу.

Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации.

При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.

На втором этапе документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе "Примечание").

Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Следует обратить внимание также на то, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Копии документов об образовании должны быть заверены сотрудником службы кадров. Отметка о заверении копии проставляется специальным штампом или делается от руки. Отметка о заверении копии включает в себя следующие элементы.

Копия приказа о приеме на работу также должна иметь отметку о заверении копии, оформленную по образцу, указанному выше. В противном случае это будет ксерокопия или копия, не имеющая юридической силы.

Не следует писать "Копия верна", поскольку и так понятно, что это копия, а не оригинал. При выдаче копии за пределы организации (а документы личного дела будут передаваться в архив) на ней проставляется печать.

Примерный образец

 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов личного дела
Соколовой Ирины Николаевны
----------------------------------
(фамилия, имя, отчество работника)
N 
п/п
 Наименование 
документа
Количество
листов
 Дата 
выдачи
документа
 Кому 
выдан
документ
 Дата 
возврата
документа
 Подпись 
работника
службы
кадров
 1 
 2 
 3 
 4 
 5 
 6 
 7 
 1 
Резюме/ 
автобиография/
заявление
 1 
 2 
Копия диплома об 
образовании
 2 - 4 
 3 
Трудовой договор 
...
 5 
 4 
Приказ о приеме на 
работу. Копия
 6 
 5 
Приказ о переводе 
на другую работу.
Копия
 7 
 И т.д. 
Наименование должности лица, составившего опись ______________________________
(Подпись. Расшифровка подписи)
Дата _____________________________

Отметка о заверении

Верно (без двоеточия)
Специалист отдела кадров ________________ И.И. Миронов
подпись
01.10.2011
Печать

На втором этапе в процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке:

  • документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.п.);
  • материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т.п.).

Включаются в личное дело также:

  • копии приказов о перемещении по должности;
  • копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов.

Данные документы могут относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается копия приказа об увольнении. Все приказы должны иметь отметку о заверении копии.

Таким образом, личное дело составляют документы, которые в дальнейшем могут быть востребованы в случае утери сотрудником трудовой книжки.

Существуют документы, которые не следует включать в личное дело работника, к таким документам относятся:

  • учетная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС;
  • справки с места жительства;
  • справки о состоянии здоровья и иные документы временного срока хранения;
  • черновые и дублетные экземпляры документов (исключение составляют те документы, на которых содержатся ценные пометы);
  • личные карточки уволенных сотрудников (они формируются в отдельные дела по году увольнения);
  • жалобы (в том числе анонимные) граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению;
  • материалы, поступившие от органов дознания и судебно-следственных органов, редакций средств массовой информации;
  • трудовые книжки.

Все указанные документы формируются в отдельные дела.

Оформление личного дела сотрудника

В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой "Личные дела сотрудников". Документы, являющиеся основаниями к приказам по личному составу, формируются в отдельное дело "Документы-основания к приказам по личному составу".

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве — по алфавиту фамилий работавших. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита.

Дело не только должно быть правильно сформировано, но и оформлено. Оформление обложки личного дела производится в соответствии с ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия". Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел.

Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.

При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации.

При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной — дата увольнения. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.

На обложке дела указываются:

  • наименование организации;
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • дата дела (тома, части);
  • количество листов в деле;
  • срок хранения дела;
  • архивный шифр дела.

Наименование организации указывается на верхнем поле каждого заводимого дела.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию сформированных в деле документов.

Наименование структурного подразделения указывается с новой строки под наименованием организации. Если в организации нет структурного деления, то данная запись будет отсутствовать.

Индекс дела указывается под названием структурного подразделения в середине обложки и должен совпадать с индексом дела по номенклатуре.

Начальной датой личного дела является дата трудового договора, конечной — дата увольнения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Количество листов в деле записывается на обложке под графой "Дата". Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью, оформленной на листе-заверителе дела, который заполняется при передаче дела в архив. В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (ред. от 23.10.2008): предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, то есть в текущем делопроизводстве.

Примерный образец

 Общество с ограниченной ответственностью "Карусель"
---------------------------------------------------
(наименование предприятия, организации, учреждения)
-------------¬
¦ Ф. N _____ ¦
¦Оп. N _____ ¦
¦ Д. N _____ ¦
¦ ¦
L-------------

Отдел кадров

 ЛИЧНОЕ ДЕЛО N 12-15
Попова Игоря Александровича
---------------------------
(фамилия, имя, отчество)

Дата начала: 12 января 2005 г.

Дата окончания: 23 декабря 2010 г.

На 15 листах

Хранить 75 л.

 -------------¬
¦ Ф. N _____ ¦
¦Оп. N _____ ¦
¦ Д. N _____ ¦
¦ ¦
L-------------

Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов.

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом). То есть при оформлении дел в структурном подразделении не нужно указывать архивный шифр. Архивный шифр проставляется в правом верхнем углу и дублируется в левом нижнем углу, чтобы при поиске дела в коробках не нужно было переворачивать дело.

При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель (заверительный лист) дела (формат А4).

Регистрация и хранение личных дел сотрудников

Личные дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного учета личных дел.

Личные дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах, имеющих надежные запоры.

В конце рабочего дня работник кадровой службы, ответственный за личные дела, должен проводить проверку наличия личных дел, а также закрывать и опечатывать шкафы с личными делами.

Проверка и ознакомление с личным делом сотрудника

Ежегодно специально назначаемая комиссия организации проводит проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле, в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование. Форма акта представлена в Основных правилах работы архивов организаций.

Также проверка личных дел сотрудников предприятия может проводиться государственными организациями, выполняющими контролирующую, надзорную, правоохранительную деятельность, в установленном законом порядке. Беспрепятственное проникновение на территорию любого предприятия и доступ ко всей документации по личному составу имеют сотрудники следующих государственных учреждений:

  • сотрудники прокуратуры РФ;
  • сотрудники МВД России;
  • государственные инспекторы Рострудинспекции;
  • представители Мосархива и др. государственных учреждений.

Сотрудники ГИБДД имеют право знакомиться с документами и производить в установленном законом процессуальном порядке выемку документов, имеющих отношение либо к расследованию уголовного дела (например, ДТП), либо к факту установления личности работника организации. В любом случае любое процессуальное действие сотрудников МВД производится в рамках соответствующего распоряжения, постановления, обязательно протоколируется. Как правило, таким действиям предшествует официальный запрос на имя начальника соответствующего отдела, руководителя предприятия.

Примерный образец

Журнал инвентарного учета личных дел

 Номер дела
 Фамилия и 
инициалы
работника
Дата постановки
дела на учет
 Дата снятия 
дела с учета
 Роспись 
работника,
ответственного
за ведение
личных дел
 12-01 
 Иванов И.А. 
 12.01.2000 
 Сидорова 

Так как личное дело касается непосредственно работника, то каждый сотрудник организации имеет право в любое время ознакомиться со своим личным делом и потребовать внесения изменений или дополнений в анкетно-биографические и другие данные на основании подтверждающих документов.

wiseeconomist.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.