Что должно быть в личном деле сотрудника

kичное дело

Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным. Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.

 

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации.

 

Не лишнее личное


 

Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

 

К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

 

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл. 14 ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных.

Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Как правило, личные дела заводятся:

— на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

— на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).


Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы:

— представляемые при приеме на работу;

— фиксирующие прием на работу;

— возникающие в процессе трудовой деятельности работника в организации.

Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

 

Состав личного дела

 

Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Так, в состав личного дела рекомендуем включить:

1) документы, предъявляемые работником при приеме на работу:


— копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;

— копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

— копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— копию свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе;

— справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);

— справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

2) документы, фиксирующие прием на работу:

— собственноручно написанное заявление о приеме на работу;

— автобиографию;

— личный листок по учету кадров;

— копию приказа о приеме на работу;

— экземпляр трудового договора;

— копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу;


3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации:

— справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);

— копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (например, свидетельство о рождении ребенка), при подаче работником заявления о предоставлении ему указанных вычетов;

— копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);

— экземпляр дополнительных соглашений к трудовому договору об изменении условий трудовых отношений;

— копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;

— должностную инструкцию;

— экземпляр договора о полной материальной ответственности;

— соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);

— материалы аттестации;

— докладные и объяснительные записки, заявления работника;

— документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене фамилии и т.п.);

— копию трудовой книжки с внесенной записью о расторжении трудовых отношений.

Обычно в личное дело помещают фотографию работника (4 x 6 или 3 x 4 см), причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

 

Ведение личных дел работников


 

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника организации. Ведение личного дела предусматривает:

— ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

— помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

— изъятие документов, надобность в которых миновала;

— периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.

О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов). Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).


Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

 

Образец оформления внутренней описи личного дела

 

              Внутренняя опись документов личного дела

 

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

                 (фамилия, имя, отчество работника)

 



N п/п Наименование документа Кол-во листов Дата выдачи документа Кому выдан документ Дата возврата документа Подпись работника кадровой службы
1 2 3 4 5 6 7
1 Дополнение к личному листку по учету кадров          
2 Личный листок по учету кадров          
3 Автобиография          
4 Копия диплома об образовании          
5 Трудовой договор          
           
  И т.д.          

 

Наименование должности лица,

составившего опись___________________

____________ ________________________

  (подпись)   (расшифровка подписи)

 

Дата

 

Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки.

Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается. При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.

 


Образец оформления листа-заверителя личного дела

 

Лист-заверитель дела N

 

В деле подшито и пронумеровано _____ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов_____;

пропущенные номера листов________

+ листов внутренней описи__________

 

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
1 2
   
   

 

Наименование должности лица,

составившего опись___________________

____________ ________________________

  (подпись)   (расшифровка подписи)


 

Дата

 

Лист-заверитель показывает количество страниц в деле и изменения в составе и состоянии дела (повреждения документов, присоединение новых документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

Лист-заверитель запрещается выносить на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, этот бланк наклеивается верхней частью поверхности на внутреннюю сторону обложки дела.

 

Ответственность за ведение личных дел

 

Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона о персональных данных и гл. 14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать отдел кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел. Помните, что в силу ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, предусмотренном федеральными законами.

Согласно пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ.

Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст. 238 ТК РФ). Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями. В соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

Так, административным законодательством предусмотрено наложение административных штрафов за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных).

Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 500 до 1 000 руб. для должностного лица, от 5 000 до 10 000 руб. — для организации.

В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ лицо, разгласившее информацию, доступ к которой ограничен федеральным законом, при условии получения доступа к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей должно быть подвергнуто административному штрафу. Размер штрафа для гражданских лиц составляет от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.

Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотребляя своими служебными полномочиями, распространяет сведения, хранящиеся в личном деле, о частной жизни других работников без их согласия, он может быть привлечен к уголовной ответственности. Так, за незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации ст. 137 УК РФ предусматривает такие меры наказания, как штрафы, исправительные, принудительные работы с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, лишение свободы.

 

Хранение и учет личных дел работников

 

Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве.

Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.

Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов. Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников). Классификация личных дел работников может осуществляться в номерном либо алфавитном порядке, а также по разделам, которые соответствуют названиям отделов компании. Классификации внутри разделов личных дел работников осуществляется в номерном либо алфавитном порядке.

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Сроки хранения различных документов с персональными данными работников определены в ряде законодательных и нормативных правовых актов. Так, приказы, распоряжения и иные первичные учетные документы, включая документы по учету кадров, рабочего времени и заработной платы, хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени, хранятся в архиве постоянно, а дела иных работников — 75 лет. Отметка «ЭПК» на личном деле означает, что часть документов может быть отнесена к постоянному сроку хранения.

info-personal.ru

Определение личного дела

Личное досье работника — это своеобразный документ, в котором хранится вся документация относительного конкретного кадра. Состоит оно из обложки и специальных бумаг, имеющих отношение к подчиненному.

Заводится подобного рода документация с момента трудоустройства кадра. И вести ее следует вплоть до увольнения сотрудника. Далее дело передается в архив на хранение. Уничтожать данный документ нельзя на протяжении определенного времени.

Формирование дел — это далеко не самый обязательный процесс. В некоторых случаях можно избежать его. Но тогда собирать информацию о том или ином подчиненном будет весьма проблематично. Обычно данная процедура проводится в крупных организациях. Создается целая база, в которой отображается информация по каждому подчиненному.

Обязательно или необязательно?

Уже было сказано, что дела сотрудников вести совсем не обязательно. Но на любом уважающем себя предприятии есть подобного рода документация. Когда формирование досье обязательно, а когда нет?

Законодательно нигде не прописываются правила по этому вопросу. Но на практике получается так, что крупные компании формируют личные дела на своих подчиненных, а мелкие — нет. Рекомендуется заняться данным вопросом фирмам с большой текучкой кадров.

Зачастую организации ведут личные дела не на всех подчиненных, а только на конкретные категории работников. Чаще всего ими являются:

  • руководители;
  • заместители руководства;
  • ведущие специалисты в компании;
  • сотрудники, работающие с материальными ценностями (например, кассиры);
  • люди, которые имеют возможность карьерного роста.

Рекомендуется не лениться и вести подобного рода документацию на всех подчиненных. Процесс формирования дел сотрудников не так трудно запомнить. Только далеко не все документы, отражающие информацию о кадре, могут храниться здесь. Какие особенности процесса следует запомнить? Даже малейшее нарушение для работодателя может обернуться не лучшим образом. Поэтому приходится тщательно изучать поставленную задачу.что должно быть в личном деле

Хранение

Уже было сказано, что личные дела подчиненных даже после того, как человек уволился, остаются в компании. На руки они не выдаются, а помещаются в специальные архивы. Допускается даже электронное хранение информации о кадрах. Но и в бумажном варианте дела должны иметь место.

Существуют некоторые правила, которые придется соблюдать начальнику. Хранение дел — это практически бесконечный процесс. Нельзя уничтожать данные документы на протяжении 75 лет с момента прекращения кадром труда.

Именно по этой причине многие компании стараются не слишком утруждать себя сбором информации о тех или иных подчиненных. Лишь малое количество корпораций существует более 75 лет. Зачастую фирмы открываются и закрываются, а личные дела остаются в архивах.

Для упрощения хранения досье придумываются разнообразные правила. В основном хранение данных документов происходит после сортировки в алфавитном порядке. Дополнительно рекомендуется создавать архивы по годам. Такой подход упростит поиск информации о сотрудниках, которые трудоустроились в компанию в определенное время.

Есть еще одна особенность в данном вопросе. Проблема вся состоит в том, что некоторые личные дела хранятся постоянно в архивах компании. И они не уничтожаются ни через 10 лет, ни через 100. Под данное правило попадают досье руководителей организации, а также дела государственных служащих. Не стоит забывать о подчиненных, у которых имеются награды, медали и разнообразные звания.личное дело

Доступ

Следующий момент — это вопрос доступа к изучаемой документации. Зачастую в досье сотрудников имеются данные, предназначенные исключительно для работодателя. И их не нужно знать основной массе работников.

Зачастую дела зашифрованы, доступ к ним есть только у начальника предприятия, а также у кадровика, который занимается формированием. Простым подчиненным не разрешается смотреть собранную информацию.

Работодатель гарантирует делам сотрудников конфиденциальность. В общий доступ подобного рода информация не выносится. По требованию копии документации предоставляются кадрам в день увольнения. Компания несет ответственность перед подчиненными за сохранность информации, которая имеется в личных делах.

Также следует запомнить раз и навсегда — досье не выдается подчиненным ни под каким предлогом. Сотрудники не имеют права забирать личные дела, а также требовать их выдачи. Лишь при увольнении можно запросить данные отсюда. Работодатель выдает кадру только копии сведений, хранящихся в личных делах. Другого не надо. Ни один подчиненный не имеет права на изъятие сей документации с переводом в другую корпорацию или при окончательном отстранении от трудоустройства. Уже было сказано — досье на работников хранит каждый работодатель на протяжении 75 лет. Этот срок при определенных обстоятельствах может быть увеличен.

Обязательные составляющие личных дел

Теперь немного о том, как именно составляется подобная документация. В действительности правила формирования дел подчиненных законодательно не установлены. И этот вопрос решается руководством компании. Оно само определяет, какую информацию следует хранить и как систематизировать досье подчиненных. Это основная проблема всего процесса формирования.документы в личном деле

Тем не менее, независимо от выбора правил, некоторые данные при любом раскладе будут храниться в личном деле. Какие именно документы встречаются во всей подобной документации? Это:

  • анкеты соискателя;
  • заявления о приеме на работу;
  • приказы о предоставлении места труда;
  • заявления об увольнении (если есть);
  • приказы об увольнении;
  • акты о выдаче трудовой книжки (по требованию или при увольнении подчиненного).

Вышеперечисленный перечень — это обязательные бумаги. А вот с прочей информацией могут возникнуть определенные проблемы. Ведь далеко не все сведения о подчиненных можно вносить в личное дело. Существуют некоторые ограничения по этому поводу. На какие моменты следует обратить внимание, чтобы избежать жалоб на неправильное формирование личных досье кадров?

Запреты

На самом деле, если действительно углубиться во все вопросы оформления и формирования личной документации сотрудников, можно запутаться. Поэтому перед тем как заводить архив, следует запомнить всего несколько особенностей. А точнее, запретов. Они актуальны для всех предприятий, независимо от установленных правил. Нельзя:

  1. Хранить временные и постоянные документы в одном месте. В досье работников должны быть отдельные места для того, чтобы можно было положить бумаги, которые лишь временно находятся среди личного дела. Также предусматривается место хранения основной информации.
  2. «Размножать» документацию. Не рекомендуется хранить любые документы в делах сотрудников с дубликатами. В одной папке — одна копия.
  3. Вносить слишком личную информацию. Например, о религиозных убеждениях. Такие сведения для работодателя вообще считаются лишними. Поэтому формирование дел допускает хранение только полезной работодателю документации, отражающей качество работы подчиненных.

А какие конкретно документы могут содержаться в рассматриваемых досье? Что, помимо вышеперечисленных бумаг, на практике встречается в личных делах? Чтобы не допустить ошибок, можно следовать советам по сбору информации для досье сотрудников.состав личного дела

Распространенная документация

Состав личного дела разнообразен. Уже было сказано, что компания сама устанавливает правила ведения данной документации. Поэтому точно нельзя сказать о том, что заносится в архивы. Документы, которые встречаются в обязательном порядке, уже перечислены. Но чтобы не допустить никаких ошибок, придуман определенный перечень допускаемых к хранению бумаг. Что должно быть в личном деле? Если исключить ранее перечисленные объекты, останется (в виде копий преимущественно):

  • копия паспорта гражданина;
  • СНИЛС подчиненного (копия);
  • ИНН (не оригинал);
  • военный билет;
  • документ(ы) об образовании;
  • фотографии (не личные, предназначенные для анкет);
  • характеристика с прошлых мест трудоустройства (если есть);
  • должностная инструкция для той или иной вакансии;
  • автобиография.

Не стоит забывать о том, что любой ответственный работодатель в целях соблюдения рабочих процессов, а также для обеспечения собственной безопасности составляет разнообразные акты. Например, об отказе подписи приказа об увольнении. Подобная документация должна тоже храниться в личных делах. Результаты аттестационных работ и прочие приказы, влияющие на работу того или иного кадра — это еще несколько пунктов, дозволенных ко внесению в досье.

Еще один важный момент — это хранение так называемой описи личного дела. Документ, способный принести немало хлопот работодателю. Он должен быть в обязательном порядке в каждом личном деле. Иначе можно обвинить руководство в том, что какие-то бумаги приложены незаконно. Опись личного дела — это специальный документ, в котором перечислена вся прикрепленная к папке документация. Размещается в самом начале досье. Без описи у работодателя могут возникнуть проблемы. Сотрудник способен обвинить в подлоге или краже тех или иных документов.

Формирование личного дела — процесс не такой уж и трудный, если правильно к нему подготовиться. Работодатель должен просто вносить сюда всю важную информацию относительно деятельности сотрудника. А вот личные сведения о кадрах вносить запрещено. Уже был приведен пример с религией. Состав семьи и особенности ведения образа жизни подчиненного — это тоже табу.

А вот какие-то достижения работника должны вноситься в личные дела. Это — не обязательная составляющая, но желательно не пренебрегать ей. Особенно тогда, когда речь идет о действительно талантливом кадре. Разрешается внесение сведений о полученных наградах, званиях, грамотах, медалях, дипломах.ведение личных дел

Не слишком много

Документы в личном деле могут быть разные, это понятно. Точный список устанавливается каждым предприятием на усмотрение руководителя. Но наиболее распространенных список бумаг уже был перечислен. При формировании и ведении досье следует помнить об одном небольшом правиле. Это обязательный пункт, нарушение которого не допускается. Ведение личных дел — занятие ответственное. Оно требует особой внимательности.

Речь идет о размерах личных дел. По установленным правилам можно сказать, что толщина папки, отведенной под досье того или иного кадра, не должна превышать 4 сантиметров. Если объем больше установленного ограничения, лучше завести новое дело. И просто как-то пометить его под видом продолжения уже существующей документации.

На практике очень редко встречаются дела, которые в толщину достигают больше 4 сантиметров. Поэтому следует просто запомнить установленное правило и не беспокоиться о его невыполнении. Если документации на кадра очень много, производится специальная проверка. По ее результатам работодатель принимает решение о разделе досье на несколько частей.

Основные требования

Порядок формирования дел прост. Достаточно определить, какая именно документация может храниться здесь. Далее следует запомнить ранее приведенные ограничения. А дальше уже создается дело. Первым этапом является изготовление обложки. Достаточно приобрести специальные папки с названием «Дело». В них обычно хранятся все документы того или иного кадра.

Далее на титульном листе (в данном случае на обложке папки) пишется личная информация о кадре. А именно — Ф.И.О. Внизу проставляется в обязательном порядке дата начала ведения документации. Что должно быть в личном деле?

В качестве первой страницы прикладывается опись. Можно пренебречь ей, но делать это не рекомендуется. Данная бумага значительно облегчает жизнь и снимает часть ответственности с работодателя за сохранность помещенных в досье носителей информации — то, что не указано в описи, не хранится в личном деле.

После этого в папке размещаются разнообразные документы, которые имеют прямое отношение к подчиненному. Именно так формируется состав личного дела. Желательно размещать копии или оригиналы документации так, как они были получены — сначала анкета соискателя, затем просьба о приеме на работу, приказ работодателя о назначении на ту или иную должность и так далее. Заканчивается дело приказом об увольнении и подписанным актом о получении трудовой книжки.

Это еще не все. Процесс формирования дел — это трудоемкая работа, хоть она и относительно простая. Есть еще одно небольшое ограничение, которое способно принести некие неудобства работодателю. Кадровик, который осуществляет внесение информации в личное досье подчиненных, должен следить за количеством листов в папке. Их не должно быть больше 250 штук. При превышении заводится вторая часть личного дела для того или иного работника.

Журнал

Теперь понятно, как происходит формирование дел сотрудников в компаниях. На этом весь процесс не заканчивается. Если предприятие решило вести подобного рода документацию, у нее должен быть специальный журнал личных дел. Что это такое?правила формирования дел

Данная составляющая собой представляет список всех имеющихся досье на работников. Здесь публикуются номера заведенных дел, анкетные (личные) данные подчиненных, даты формирования тех или иных «личных папок».

Единого образца журнала нет. Работодатель имеет полное право создать подобный архив данных на свое усмотрение. В последнее время крайне распространенной формой является электронный журнал. Хорошая идея для тех, кому не слишком хочется заниматься бумажной волокитой. Главное — своевременно заполнять соответствующие поля журнала. Тогда можно без особых проблем отыскать информацию по каждому работнику.

Заключение

Отныне понятно, как происходит формирование личного дела. Это весьма простой, но запутанный процесс, порядок осуществления которого никак не закреплен законодательством РФ. Работодатели самостоятельно устанавливают документы, которые будут храниться в личных делах. Форму представления информации тоже можно выбрать.

Рекомендуется не прикладывать к личным делам оригиналы документов — только копии в единственном экземпляре. К досье сотрудников придется относиться с особым вниманием — утечка информации, занесенной в подобного рода документацию, может навлечь на руководителя проблемы. Ведь при сборе данных о подчиненных, как уже было сказано, работодатель обязуется обеспечить полную конфиденциальность сведений. Это правило распространяется и на время труда, и на весь период хранения документации после увольнения кадра. Вот и все. Основная информация в отношении формирования дел кадров изучена в полной мере. Особенности и состав данного процесса следует узнавать у каждой компании. Некоторые вообще стараются не заниматься этим. Оформление дел (личных) — не обязательное, но очень полезное для работодателя занятие.

fb.ru

Законодательные требования

Согласно документу, дело сотрудника — это подборка исчерпывающих сведений о работнике и этапах его карьеры. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность.

Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы. Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу. После ознакомления дела должны вернуться обратно.

Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является. Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.

Какие меры необходимо принять

  1. Составить внутренний регламент ведения личных дел.
  2. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
  3. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Формирование документации

Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.

Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

В личном деле сотрудника хранятся:

  • заявление о приеме на вакантную должность;
  • резюме;
  • ксерокопии индивидуального номера налогоплательщика, паспорта, пенсионного;
  • ксерокопии дипломов о высшем или среднеспециальном образовании;
  • рекомендации предыдущих работодателей;
  • все внутренние документы компании, относящиеся к данному сотруднику;
  • трудовой договор и приложения к нему;
  • данные аттестации;
  • должностные инструкции.

Не стоит вкладывать в папку бумаги с небольшим сроком хранения. Так как личные дела могут храниться в архивах до 75 лет, многие документы просто устареют.

Каждый листок в деле должен быть в хронологическом порядке прошит, а также пронумерован и описан. Сама опись размещается на обложке или на последней странице и содержит:

  • перечень документов в личное дело сотрудника;
  • данные конкретного сотрудника;
  • нумерацию папок;
  • номенклатурные индексы;
  • время составления;
  • полный перечень бумаг;
  • подпись кадрового работника;
  • печать.

Образец внутренней описи документов

Скачать

Порядок ведения

Любые данные в документы вносит только официально уполномоченный кадровик. В его распоряжении должна быть специальная книга по учету документов. Без отдельно оформленного приказа руководства никто не имеет права заменять кадрового работника и знакомиться с содержанием дел. Все дополнения и изменения подкрепляются соответствующими бумагами.

Журнал учета личных дел, образец

Скачать

Чтобы обезопасить содержимое личных дел от утечки конфиденциальной информации, папки с документами хранятся в специальных металлических сейфах с надежной системой безопасности.

Как только сотрудника увольняют, его личное дело отправляется в архив. Срок хранения данных бывших работников зависит от статуса предприятия и составляет от года до 10 лет.

Выдача папок с личными данными

Важно знать, что в отличие от трудовой книжки, личное дело никогда не выдается на руки. Примерно раз-два в год сотрудник может ознакомиться с содержимым своего дела в присутствии кадровика, но не больше. После ознакомления работник подписывает лист ознакомления, который затем также подшивается в папку.

clubtk.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.