Ведомость на выдачу зарплаты

 Платежная ведомость должна заполняться работодателем при любой выплате средств сотрудникам. Документ является особенно актуальным при использовании на крупных предприятиях, где другой вид учета будет неудобным и затруднительным. Когда нужно заполнять ведомость? И как правильно ее оформить?

Что это за документ

Ведомость на выдачу заработной платы утверждена и разработана Госкомстатом в Постановлении №1.

Ведомость является унифицированным документом и имеет три формы:

 Т-49  Расчетно-платежная форма
 Т-51  Расчетная форма
 Т-53  Платежная форма

При выборе первого варианта заполнение других форм не требуется, так как он включает в себя обе составляющие. Однако Т-49 подходит только для предприятий, выдающих заработную плату и аванс наличными из кассы.

Ведомость заполняется бухгалтерским отделом или лично ИП, если он выполняет функции бухгалтера. После заполнения документ передается в кассу для выдачи наличных либо в банк для перевода средств на банковские карты сотрудников.

Когда она нужна


Расчетная ведомость используется для исчисления заработной платы, в том числе аванса, сотруднику. Форма заполняется в отношении всех работников, получающих зарплату.

Документ принадлежит к числу основных, подтверждающих фактический денежный оборот компании. Заполнение ведомости обязательно даже в случаях, когда на предприятии работает только один наемный сотрудник.

Форма отчетности выбирается руководством предприятия, исходя из варианта начисления заработной платы. Если вариантов несколько, то придется использовать разные формы.

Бланки ведомостей могут быть запрошены налоговыми органами независимо от времени. Поэтому документ должен заполняться максимально точно и корректно и храниться в организации не менее пяти лет. Исходя из расчетных документов на физических лиц начисляется сумма подоходных налоговых взносов.

Помимо фактического наличия платежно-расчетных документов, каждый бланк должен иметь подпись лица, получившего начисления. При отсутствии подписи должна быть пометка о депонировании. За несоблюдение условий предприятие также будет привлечено к ответственности.

Как писать 

Ведомость на выдачу заработной платы заполняется от руки черной или синей ручной, либо в электронном формате с последующей распечаткой. Основная часть документа состоит из таблицы и двух страниц.

Поэтапное заполнение первого (титульного) листа расчетно-платежной ведомости:


  1. Указать название организации или ИП и код подразделения (если есть).
  2. Вписать код «70» в блоке «Корреспондирующий счет». Код определяется по общему классификатору предприятий.
  3. Указать срок действия расчетного листа. Срок не может быть меньше 5 календарных дней с момента подписания.
  4. Указать общую сумму, начисленную всем работникам за расчетный период. Сумма должна быть указана в числовом и письменном формате.
  5. Поставить дату заполнения документа и порядковый номер, определяющийся внутренней документацией.
  6. Указать конкретную дату произведения расчетов и выплаты.

Пример заполненного титульного листа платежной ведомости: 

Второй лист ведомости включает таблицу и необходим для указания сумм выплат каждому из сотрудников.

Поэтапное заполнение второго и последующих листов расчетно-платежной ведомости по столбикам таблицы:

  1. Порядковый номер наемного работника.
  2. Табельный номер сотрудника, указанный в личном деле.
  3. Фамилия и инициалы получателя зарплаты. В крупных организациях желательно указывать имя и отчество полностью, чтобы избежать инцидентов.
  4. Сумма выплаты, вносимая отдельно по каждому получателю.
  5. Личная подпись сотрудника о получении зарплаты напротив ФИО.
  6. Раздел с примечаниями, куда могут быть внесены ссылки на сторонние документы и т.д. При отсутствии примечаний столбик можно перечеркнуть.

Пример заполненного второго листа платежной ведомости:

Количество листов расчетного документа зависит от количества сотрудников в штате. Чем больше наемных работников, тем длиннее ведомость. Главное – указать количество листов в соответствующей графе.

После заполнения таблицы необходимо заново указать общую сумму выплат. Документ должен быть заверен бухгалтером, составляющим его, главным бухгалтером или лично ИП, если предприниматель самостоятельно ведет бухгалтерскую отчетность.

В случае обнаружения ошибки при заполнении бланка документ желательно заменить на новый. Если такая возможность отсутствует, то ошибка может быть исправлена путем аккуратного зачеркивания и внесения в бланк новой информации.

Любые исправления должны быть засвидетельствованы руководителем, главным бухгалтером и кассиром. Сотруднику, допустившему ошибку, необходимо приложить к ведомости справку, поясняющую причины исправления.

Заполнение ведомости на выдачу аванса или зарплаты – необходимое условие для ИП или организации, имеющей в штате наемных работников. Использование установленного бланка не только установлено законодательно, но и упрощает и ускоряет процедуру обработки информации.

Источник: juristampro.ru

Общие понятия


Наниматель обязан строго соблюдать порядок и сроки выдачи заработной платы работникам, как говорится в статье ТК под номером 136. Кроме того, данная процедура должна быть грамотно оформлена, для чего составляется бухгалтерская документация.

Заработная плата — это определенная сумма, перечисляемая работодателем сотрудникам за выполнение ими определенного спектра обязанностей.

При этом ее величина напрямую зависит от действующих нормативно-правовых актов, в частности — установленного на данный момент в определенной местности МРОТа, и указывается в трудовом договоре.

Ведомости для выдачи заработной платы могут быть разных типов, они могут составляться в единственном экземпляре на всех трудящихся в организации или же напротив, быть самостоятельными документами, оформленными отдельно для всех подразделений.

Для составления данной бухгалтерской документации берутся различные показатели, в числе которых индивидуальные или общие расчетные ведомости трудящихся в штате, количество выпущенной продукции, отработанное фактически время и иные показатели.

Во избежание возникновения сложностей при заполнении расчетно-кассовой отчетности и прочих бухгалтерских документов, следует изучить применяемую в каждом конкретном случае терминологию:

Расчетно-кассовый орден (РКО) — документация строгой отчетности, оформляется при выдаче выплаты через кассу компании.


Ведомость на выдачу зарплаты

Ведомость формы Т-53 — в ней отражается сумма, которую сотрудник фактически получает.

Платежная ведомость, оформляемая по форме Т-51, включает в себя полный механизм расчета выплат, в ней отражается вся сумма, включая налоговые и прочие необходимые отчисления.

Расчетно-платежная документация формы Т-49 включает все суммы, которые начислены и удерживаются на законных основаниях, а также графу, где отмечена сумма к фактической выдаче.

Данный бланк является сводным и может использоваться одновременно для начисления и выдачи выплат, соответственно, при использовании этого бланка необходимость в применении бланков форм Т-51 и Т-53 отпадает.

Грамотное и своевременное заполнение вышеперечисленных бланков позволит работодателю избежать проблем при проведении проверок.

Формы зарплатных ведомостей

В документообороте компаний, в штате которых оформлены наемные сотрудники, применяются ведомости различных форм. Для их правильного заполнения и применения следует изучить особенности каждой формы.


Расчетно-платежная Т-49

Данная бухгалтерская документация является и платежной, и расчетной одновременно. Основное назначение документа первичной отчетности заключается в упрощении ведения отчетности на предприятии, поскольку позволяет заполнить только данную ведомость, а не две, по формам Т-53 и Т-51.

Расчеты в документ вносятся на основе табеля учета продолжительности времени работы, составляемого по установленной форме Т-13.

Образец табеля Т-13 скачивайте тут.

Оформлять данный бланк допустимо только в случае выдачи наличных, при этом следует оформить кассовый ордер по форме КО-2.

Документация составляется в день выдачи трудящимся зарплаты в единственном экземпляре, ежемесячно.

Т-49

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Бланк заполняется и подписывается бухгалтером, после чего отдается кассиру. Непосредственно перед выплатой финансовых средств на бланке ставится роспись руководителя, а после выдачи наличных документ возвращают в бухгалтерию. После бухгалтерской проверки в журнал вносится порядковая запись.

На выдачу заработной платы Т-53

Т-53 Платежная ведомость Т-53 упрощает выплату денежных средств большому количеству сотрудников, позволяет сократить количество оформляемой документации. В данный бланк не вносится количество фактически отработанных сотрудником часов.

В документе обязательно отражаются следующие реквизиты:

  • Номер документа — порядковый номер данной ведомости.
  • Дата — указывается на день формирования.

Во второй части присутствует таблица, которую необходимо заполнить полностью.

Она включает такие графы:

  1. порядковый номер;
  2. указанный в табеле номер, присвоенный сотруднику;
  3. ФИО получающего зарплату;
  4. сумма выплаты в рублях;
  5. роспись трудящегося;
  6. имеющиеся примечания.

Поскольку в документе могут быть сразу несколько листов, все странички в обязательном порядке последовательно пронумеровываются. В нижней части ведомости должна стоять подпись главного бухгалтера, иначе она не будет иметь силы.

Бланк ведомости Т-53 можете скачать здесь бесплатно.

Расчетная ведомость по зарплате Т-51

Бланк заполняется на сотрудников, которые получают выплаты на расчетный счет (банковскую карту). При составлении этой отчетности заполнение прочих бланков, помимо расходно-кассового ордера, не требуется. Данный документ состоит из основной и табличной части.

Т-51

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

В основной указываются:


  • Официальное наименование предприятия — как полное, так и в сокращении.
  • Код ОКПО — прописывается цифровая комбинация, присвоенная компании общественным классификатором.
  • Начисления — указываются суммы, соответствующие различным видам оплаты.
  • Отчетный период — ставятся даты начала и окончания конкретного временного отрезка, в течение которого документ действителен.

Таблица заполняется в таком порядке:

Графа 1 — присвоенный сотруднику порядковый номер.

Графы 2, 3, 4 — сведения, содержащиеся в личной карточке трудящегося.

Графы 5, 6, 7 — данные из табеля учета рабочего времени.

В графах «Начислено за месяц» прописываются все положенные работнику выплаты.

Графа 12 — суммарная итоговая выплата.

В графах «Удержано за месяц» прописываются суммы, которые удерживаются из зарплаты, например, алименты.

Графа 17 — здесь следует указать размер задолженности сотрудника перед работодателем, если таковая имеется.

В графе 18 выводится итоговая сумма, которую трудящийся и получит.

В ведомости Т-51 на каждого трудящегося отводится по одной строчке. Утверждается документация главным бухгалтером — ставится его подпись с обязательной расшифровкой.

Ведомости по форме 21

Бланки 21-ФСС и 21-ПФР необходимы для проведения сверки уплаченных взносов, налогов, пеней и иных отчислений в соответствующие инстанции.

Образец формы 21-ФСС найдете здесь бесплатно.

В документах указываются:

  • период;
  • сведения о внесенных взносах.

Если плательщик согласен с данными сверки, то он подписывает акт. Если же возникают разногласия, то начинается проверка соответствующих органов с целью выяснения возникновения такой ситуации.

Общие правила заполнения и хранения документов

Основаниями для заполнения бланка являются:

  1. штатное расписание;
  2. личная карточка, оформленная на работника;
  3. отгулы;
  4. табель учета рабочего времени;
  5. отпуска и прочие.

Каждый документ заполняется с двух сторон — на титульном листке указывается информация об организации, данные об отчетном периоде и совокупной сумме, подлежащей выплате, а на оборотной находится таблица, где составляется список работников и указывается заработная плата.

Если ведомость состоит из нескольких страниц, то каждый лист нумеруется и они соединяются в один документ. После того, как ведомость составлена, она заверяется руководителем и только после этого может быть передана кассиру, который начнет выдачу денежных средств.

Право на подпись есть у главного бухгалтера, составившего ведомость и у руководителя (его заместителя или уполномоченного на совершение данного действия лица).


общие правилаПосле выдачи заработной платы сотрудникам кассир по истечении пяти дней платежную ведомость должен закрыть. Это нужно сделать даже в том случае, если не все работники получили положенные им по ведомости денежные средства.

Это делается в таком порядке:

  1. если кто-либо не забрал свою зарплату по какой-либо причине, напротив его имени пишется слово «депонировано»;
  2. производится подсчет суммы выплаченных и не выплаченных средств, которые выставляются на последнем листе;
  3. ставится подпись кассира;
  4. выписывается расходно-кассовый ордер (РКО), где указывается сумма выданных денег;
  5. номер РКО проставляется в ведомости.

Затем ведомость возвращается в бухгалтерию, где ее сшивают с кассовыми документами.

Данная документация — первичная, поэтому срок ее хранения составляет 5 лет.

Получение сотрудником зарплаты: по кассовому ордеру (ведомости) и на карточку – смотрите в ролике:

Источник: bizakon.ru

Лицевой счет, бланк

При исчислении зарплаты в учреждениях применяют также унифицированную форму Т-54, она обязательна к применению и закреплена Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Он отражает начисленный заработок по каждому отдельно взятому сотруднику за расчетный период (год либо период работы). Лицевая карточка сотрудника — бланк по зарплате каждого работника доступна к скачиванию.

Порядок заполнения

Можно составить как в бумажном, так и в электронном виде. Электронный расчетный документ в обязательном порядке подписывается ЭЦП. Порядок заполнения регулируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014.

Далее расскажем, как формируется ведомость зарплата, бланк скачать вы смогли ранее.

В первую очередь заполняется титульный лист: указываются все организационные реквизиты учреждения (наименование, ИНН/КПП, ОКПО). Также необходимо прописать общую выплачиваемую сумму, указать расчетный период, номер и дату ЗВ. В титульной части ставят свои подписи руководитель и главный бухгалтер.

Табличная часть формируется из следующих информационных данных:

  • порядковый номер;
  • должность сотрудников;
  • табельный номер;
  • Ф.И.О.;
  • оклад (ставка) по тарифу;
  • количество отработанного времени согласно табелю учета рабочего времени;
  • удержания и начисления, проводимые по каждому сотруднику;
  • колонка для подписи.

В нижних строках указываются итоговые суммы по всем сотрудникам: сколько средств уплачено, а сколько депонировано. Отмечается также, кто произвел выплату зарплаты, фамилия и инициалы ответственного сотрудника — бухгалтера, а также дата проверки платежного документа.

Сроки выдачи денежных средств ограничены — не более пяти рабочих дней. В том случае, если сотрудник не получил заработную плату в указанный срок, сумма депонируется, а в ЗВ ставится соответствующая отметка.

Особенности для бюджетного учреждения

Бюджетные, автономные и казенные учреждения при начислении и выплате (наличными) заработной платы используют специальные формы ЗВ, утвержденные Приказом Минфина № 52н от 30.03.2015:

  • 0504401 — расчетно-платежная;
  • 0504403 — платежная.

Зарплатные ведомости, применяемые бюджетными учреждениями, формируются на основе табеля учета рабочего времени и составляются аналогично платежно-расчетному документу для ООО, НКО и ИП.

В титульной части приводятся все реквизиты бюджетной организации: наименование, подразделение, ИНН/КПП, коды в соответствии с общероссийскими классификаторами, подписи руководителя и главного бухгалтера, а также единица измерения (валюта).

В табличной части заполняются следующие графы:

  • табельный номер;
  • должность;
  • Ф.И.О.;
  • начисления;
  • удержания;
  • фактический итог;
  • подпись.

По факту выдачи ежемесячного вознаграждения прописываются выданная и депонированная суммы. ЗВ бюджетного учреждения подписывают составитель, проверяющий и кассир с указанием должностей и даты подписи. Скачать ведомость по зарплате бесплатно (для БУ) можно на нашем сайте.

Источник: gosuchetnik.ru

В каком случае оформляется

Зарплатная ведомость, которая составляется по форме Т-53, а также зарегистрирована в ОКУД с номером 03010111, рекомендуется налоговиками для оформления ее выплаты.

Ведомость, которая передается кассиру для выдачи наличных средств, составляется сотрудником бухгалтерии, а для подтверждения информации проверяется и подписывается директором, причем без его визирования документ будет недействителен.

Бланк этой бумаги может состоять из нескольких страниц, по количеству работников, поскольку все они могут не уместиться на одном листе.

Оформляется он на срок не более трех дней, и в течение этого срока касса должна произвести все выплаты, отметить их в специальных полях, а затем передать снова в бухгалтерию для проведения проверки.

Выплатная ведомость имеет отличия от расчетной только в том нюансе, что в ней отражается сумма к выдаче, из которой вычтены все дополнительные сборы и налоги.

Получая деньги, сотрудник ставит автограф в особой графе и при отсутствии возможности у работника забрать средства, проставляется отметка “депонировано”, что отправить деньги обратно в фонд. К тому же, все ведомости такого характера нужно регистрировать по определенной схеме.

Делается это в особом журнале, который ведется в течение всего календарного года, а в компании хранится на протяжении пяти лет, поскольку этот срок оговорен в требованиях законодательства.

Каждая бумага обзаводится своим номером, записываемым в журнале внутреннего учета. Применение данного документа во всех учреждениях, кроме государственного, не является обязательным, но их использование упростит внутренний документооборот предприятия.

Не запрещается вносить в бланк изменения, которые отразят особенности конкретной компании или ее деятельности, но любые формы документов, которые приняты для использования внутри фирмы, должны быть утверждены руководителем.

Данный шаг предпринимается им в начале каждого года, когда издается приказ об утверждении учетной политики, причем формы применяемых документов должны прилагаться к нему.

Кто должен вписывать нужные сведения в документ

Всю необходимую информацию в ведомость вносит главный бухгалтер, как лицо, имеющее такие полномочия, но если в трудовом договоре прописана такая обязанность иного сотрудника, это должен выполнять он.

После того, как данные внесены, ведомость проверяется и подписывается главным бухгалтером, чем подтверждается правильность заполнения. Руководитель же просто подтверждает выплату денег, ставя свою подпись.

При отсутствии начальника на рабочем месте, к примеру его отбытии в командировку или законный отпуск, платежку должен подписать его заместитель.

Также данное право возможно перепоручить доверенному лицу, составив соответствующий документ и отдельно оговорив переход права подписи.

Конечно, после того, как средства будут выданы работникам, кассир должен подписать бумагу вместе с представителем бухгалтерии.

Образец заполнения бланка (пример)

Документ, в котором отражается конкретный размер заработной платы, может оформляться как вручную, с использованием бланка установленной формы, так и на компьютере.

Для каждого бухгалтерского действия, в бланке должны быть отражены все необходимые данные, в большинстве случаев это требуется для того, чтобы документ не могли счесть поддельным, а при необходимости, проверить его наличие в базе предприятия.

В тексте следует обязательно вписать название организации, где выплачиваются средств или ФИО для ИП, в зависимости от формы организации.

Также важными реквизитами будут дата и внутренний номер документа, а еще платежный период, за который деньги предоставляются.

Отдельно важна сумма уплачиваемых средств, а также подписи руководителя и главбуха, которые ведомость утверждается для дальнейшего использования.

В утвержденной форме бланка основные реквизиты первичной документации обычно уже указаны, к примеру название документа.

Но есть два листа, которые необходимо правильно заполнить — титульный и табличный, информация в которых различается по принципу разных данных.

Лицевая сторона

В начале формы оговаривается наименование компании, а также ее структурное подразделение, которое занимается составлением.

В таблице справа отражается код самого бланка по ОКУД и ОКПО, и вписывается корреспондирующий счет.

Далее пишется, что данная платежка поступает в кассу, и обязательно оговаривается срок, в который должны быть выданы все средства, он никак не может превышать пяти дней.

Сумма, которая будет предоставляться сотрудникам в кассе, отмечается в полном размере как прописью, то есть словами, так и цифрами, вплоть до копеек.

Именно эти деньги будет выдавать кассир всем работникам, отмеченным в списках. На этом листе есть места для двух подписей — руководителя и главного бухгалтера.

Причем должность руководителя должна указываться так, как она фигурирует во внутренней документации, а кроме этого автограф сопровождается расшифровкой в виде указания фамилии и инициалов.

От главного бухгалтера требуется то же самое, а чуть ниже подается дата, когда документ составлялся.

Наименование документа начинается только после всей этой информации, следует внести внутренний номер бумаги, а также дату его составления.

Расчетный период также отражается в этой небольшой таблице, следует вписать, с какого и по какой сроки подразумевается произведение зарплатных расчетов.

Обратная часть листа

На втором листе, который может быть и оборотным, в форме Т-53 предусмотрены данные о сотрудниках, которые работают на предприятии, их табельных номерах, а также ФИО.

Это сделано для того, чтобы персонифицировать получателей заработной платы и соотнести их с конкретными данными.

Далее в столбце оговаривается точная сумма, необходимая для начисления, но писать ее нужно только цифрами, стараясь делать это четко и разборчиво.

Предпоследний пункт говорит о том, что человек получил деньги или не смог этого сделать, в первом случае ставится подпись, а вот во втором сам кассир ставит отметку депонирования суммы.

Это может возникать, если сотрудник заболел, был направлен в командировку или на задание, и никак не может отправиться в бухгалтерию для получения средств и простановки подписи.

В разделе примечаний, который является последним столбцом, обычно ничего не указывается, поэтому использовать его нужно по своему усмотрению.

После таблицы снова пишется сумма, но теперь уже та, которая была фактически выплачена, сделать это нужно словами и цифрами.

Также отдельно утверждается депонированная сумма, которая уходит обратно в кассу и будет дожидаться своего получателя.

Отметки о выплате также делаются, нужно отметить должность сотрудника, выполнявшего эту задачу, а также поставить его подпись и расшифровку.

Дальнейшее обозначение расходного кассового ордера отражает его номер и дату составления, а проверка от бухгалтера заканчивает бумагу, при этом ставится подпись, ФИО и дата, когда ведомость закрыта.

Видео: почему не заполняется ведомость в 1с

Что делать, если в ней обнаружены ошибки

Платежные ведомости, как и прочие их виды, могут получать корректировки, но только с тем условием, что это позволяют установленные правила не только внутри предприятия, но и на уровне закона.

Все изменения, которые делаются в подобных бумагах, снабжаются датой корректировки, а также ФИО того человека, который внес все нужные правки.

Подтверждается информация подписью, но изменений в расходном и приходном кассовых ордерах быть не может.

Поэтому, при происхождении ошибки в этих бумагах, сделать корректировку будет нельзя и решение будет только в виде составления новых ордеров.

Конечно, лучше заменить бланк на новый, чтобы не привлекать внимания проверок, но ведь может произойти так, что многие уже получили деньги и подписались.

Найденную помарку зачеркивают, а выше делают новую, причем подпись этого действия требуется от директора, главбуха и кассира.

Как закрыть платежную ведомость

Конечное оформление платежки происходит в последний день, который оговорен в бумаге, но когда средства были выплачены всем людям быстро, то документ можно закрыть.

Кассир делает итог выданных денег, и он должен совпадать с суммой к выдаче, но могут быть и различия, связанные с депонированием.

Когда человек не успел или не смог получить зарплату, она отправляется обратно в банк, а кассир ставит отметку и отмечает факт в реестре депонентов и книге учета таких денег.

Кассир заполняет расходник на всю сумму полученного довольствия, и когда выдача завершена, заполняется расходный лист.

Далее ведомости подписывается и сдается в бухгалтерию, где ее подписывают и хранят в соответствии с нормами закона.

Если на предприятии нет выдачи заработных плат на банковские карты, что наблюдается в провинциальных местностях или малых фирмах, то следует делать это в наличной форме.

Дабы сделать все правильно, заполняется ведомость на зарплату, которая отражает, сколько и кому было выдано денег, чтобы подтвердить передачу денежных средств людям.

Источник: juristhere.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.