Запись о вкладыше в трудовую книжку образец

Запись о вкладыше в трудовую книжку образец

Нередко карьера служащего стремительно развивается и он постоянно получает повышение, в результате чего трудовой документ полностью заполнен и невозможно последующее внесение данных. С целью продления трудовой в него вшивается вкладыш, который заполняется, также как и сама книжка, но при этом неплохо знать определенные нюансы.

Что представляет собой вкладыш в трудовую книжку

Главная необходимость этих листов заключена в возможности продолжать вносить информацию в основной трудовой документ, так как такие действия как:

  • Вклеивание чистых простых листиков;
  • Открытие новой книжки;
  • Вшивание пустых бланков из трудовых книг;
  • Перестановка местами разделов недопустимы.

Данный документ недопустимо распечатывать на принтере, нельзя находить его образец в интернете и использовать.


Важно: бланк обладает защитой и специальным номером, который регистрируется в соответствующем журнале. Тут вы узнаете, как выглядит голограмма в трудовой книжке и куда она клеится.

При этом необходимо выполнить всю процедуру таким образом, чтобы работник имел возможность подтвердить этот факт при необходимости.

Как заполнить трудовую книжку и вкладыш к ней вы узнаете в этом видео:

Как выглядит и что содержит

  1. Вкладыш в трудовую книжку обладает 36-ю страницами и выполнен стандартном формате – 88 на 125 мм.
  2. Обложка у него картонная.
  3. Титул идентичен титулу трудовой.
  4. Графы являются точным продолжением граф основного документа.
  5. Кроме этого на титульной странице указывается:
  • Номер документа;
  • Он имеет наименование и указание, что без трудовой он недействителен;
  • Также документ обладает гербом;
  • Далее идет ФИО работника;
  • Дата его рождения;
  • Сведения об образовании и профессии;
  • Дата заполнения;
  • Подпись работника, который его заполнил;
  • Подпись владельца.

Пошаговое заполнение документа

Важно: вкладыш обычно заводиться работодателем, у которого закончились странички для заполнения основного документа.

Порядок оформления совершается следующим образом:

  • Приобретение бланка – документ приобретается в специализированной типографии, с которой у работодателя заключен контракт;
  • Регистрация – после приобретения необходимо выполнить регистрацию бланка в приходно-расходной книге (например, журнал учета трудовых книжек);

Запись о вкладыше в трудовую книжку образец
Запись о выдаче вкладыша к трудовой.

Важно: приобретение вкладышей сотрудниками недопустимо, но возмещение расходов на покупку выполняется.

  • Заполнение документа – после регистрации необходимо заполнить титульный лист, вписать во все графы необходимые сведения. При этом не обязательно, чтобы информация на титульном листе трудовой книжки и вкладыша совпадала, так как за период трудовой деятельности работник мог сменить фамилию, получить еще несколько образований, освоить дополнительную профессию в стенах предприятия;
  • Внесение записей о деятельности – здесь все следует выполнять идентично трудовой;
  • Сквозная нумерация – продолжение основного документа;
  • Далее указывается число записи;
  • В 3-м столбце следует указать данные об увольнении/приеме на работу, при этом без сокращений. Как осуществляется заполнение трудовой книжки при увольнении – читайте в публикации по ссылке;
  • В конце делается ссылка на основание для действий – его номер и дата издания.

Важно: в штамп вносится серия и номер вкладыша. Обычно такой штамп формируют как шапку в правом верхнем углу, но это не обязательно.

Если в процессе заполнения вкладыша допущена ошибка необходимо изъять его и сжечь, вот почему штамп на трудовой следует ставить в последнюю очередь, так как там не совсем много места для новых штампов, а их может быть за трудовую деятельность владельца несколько.

По каким правилам проводится выдача трудовой книжки при увольнении сотрудника вы можете узнать здесь.

Вшивание вкладыша

После выполнения всех предшествующих мероприятий – регистрации документа, заполнения титульной страницы и проставления штампа необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку правильным образом.

Важно: лучше выполнить данную процедуру уже после полного заполнения вкладыша, чтобы быть уверенным в правильности действий, иначе придется составлять акт порчи.

Законодатель не предусмотрел место вшивания вкладыша, оптимальный для этого способ средина книжки, так как не надо соблюдать соответствие протоколов и проделывать отверстия, но обычно это выполняют в конце, чтобы вшитый документ не прерывал старые записи, а логически продолжал последние.

При этом сама процедура вшивания складывается из нескольких этапов:


  • При помощи острого шила делают несколько отверстий по линии сгиба вкладыша на одинаковом расстоянии;
  • Аналогичным образом прокалывают обложку трудовой, так чтобы отверстия совпадали;
  • Далее все отверстия по очереди скрепляются нитью №10 хлопок, необходимо, чтобы ее концы вышли в одном месте;
  • Завязываются концы узлом для обеспечения сохранности.
Запись о вкладыше в трудовую книжку образец
Образец вкладыша к трудовой книжке. Фото: groupmedia-s.ru

Какие можно допустить ошибки

Заполнение документа выполняется аналогично трудовой книжке и об этом знают кадровые работники, но на деле они не редко допускают ошибки:

  1. В процессе оформления – случается из-за неверно внесенных личных данных сотрудника, так как кадровик записывает все со слов владельца документа, а необходимо иметь перед собой соответствующую документацию и вносить данные из нее.

Важно: в случае неверно заполненного титульного листа вкладыша необходимо сжечь и завести новый.

  1. В процессе ведения – здесь чаще допускаются ошибки в следующих случаях:
  • Неверная дата приема/увольнения;
  • Неверно внесенная информация об организации;
  • Нет указания на должность работника, структурного подразделения, в котором он трудиться;
  • Сокращение слов;
  • Заверение подписью и штампом перевод работника;
  • В графы о награждениях вносятся сведения о работе.

Данные записи допускаются к исправлению:

  • Той организацией, кадровый работник которой допустил ошибку;
  • Новой организацией при предоставлении верных данных со старого места работы.

Все это очень существенно, так как неверные данные приведут:

  • К проблемам с трудоустройством владельца документа;
  • С подсчетом трудового стажа при оформлении пенсии.

Источник: FBM.ru

Когда требуется запись о вкладыше в трудовую книжку?

Обязанность работодателя заполнять трудовые книжки работников, которые трудятся у него дольше 5 дней, установлена ст. 66 ТК РФ. В книжке указываются следующие основные данные работника:

  • его место работы и должность;
  • дата приема на работу;
  • дата перевода на другое место;
  • дата и причина увольнения;
  • сведения о поощрениях, которые получал работник, и таком виде взыскания, как увольнение.

Таким образом, в книжке накапливается значительный объем информации. Поскольку сведения, согласно п.
1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее для простоты — Инструкция), записываются только полностью, без каких-либо сокращений (даже общеупотребительных), за исключением сокращенных наименований юридических лиц, указанных при регистрации, может наступить момент, когда места в соответствующем разделе книжки больше не останется. Именно для этого и существует такой документ, как вкладыш к книжке.

Форма вкладыша и порядок, в котором он должен вестись, установлены Правилами ведения и хранения трудовых книжек (далее — Правила), утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В п. 39 этих Правил сказано, что в ситуациях, когда к книжке выдается вкладыш, полагается делать соответствующую отметку об этом в самой трудовой.

Где ставится отметка о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Согласно п. 40 Правил, ведение книжек подразумевает и их обязательный учет. Работодатель обязан вести приходно-расходную книгу (ведется бухгалтерией), а также книгу учета движения самих книжек и вкладышей к ним (ведется кадровым подразделением предприятия).

Таким образом, можно сделать следующий вывод: о том, что к трудовой выдан дополнительный документ — вкладыш, должны свидетельствовать минимум 3 записи:

  1. В трудовой книжке (ставится штамп с надписью, говорящей о выдаче, и пустыми полями, в которые затем вписываются реквизиты). При этом ни Правилами, ни Инструкцией не установлено, где конкретно он проставляется. На практике он ставится либо на титульном листе (так, чтобы не закрывал собой сведения, касающиеся работника), либо на внутренней стороне обложки (этот вариант используется реже).
  2. В приходно-расходной книге.
  3. В книге учета движения.

Штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку» — установлен ли законом его образец. где можно получить штамп?

Согласно п. 39 Правил, при выдаче вкладыша ставится штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку». Образец штампа при этом нормативными актами не установлен, поэтому он может быть изготовлен по произвольному шаблону. Необходимо лишь, чтобы сам штамп имел для заполнения пустые строки, в которых затем указываются реквизиты вкладыша (его серия и номер). Как и сама трудовая книжка, вкладыш является номерным документом, изготавливается централизованно на Гознаке и имеет защиту от подделки.

В Правилах указано, что вкладыш должен вшиваться в трудовую, при этом без нее, т. е. как самостоятельный документ, рассматриваться не может. Именно из-за требований п. 38 Правил не допускается ни вклеивание, ни скрепление степлером, т. к. оба способа соединения вкладыша с книжкой не обеспечивают достаточной надежности.

Получить штамп организация может одним из следующих способов:


  1. Заказать его изготовление. Такие услуги могут предоставляться, к примеру, фирмами, занимающимися оперативной полиграфией, или рекламными агентствами. Сейчас даже в райцентрах можно найти компанию, изготавливающую штампы и печати, а в крупных городах их и вовсе десятки. Плюс этого способа состоит в том, что можно самостоятельно разработать эскиз для штампа (поскольку он официально не утверждался, допускается некоторый творческий подход) и выбрать любую оснастку (от старомодной ручной до современной автоматической). Минус — это достаточно дорогое удовольствие.
  2. Купить готовый. В отличие от печати организации или ИП штамп о выдаче не содержит индивидуальных данных работодателя, поэтому некоторые крупные магазины канцтоваров предлагают своим покупателям готовые штампы. Обычно это обходится дешевле, чем заказывать изготовление. Минусом данного способа является то, что штампы продаются не в каждом магазине.
  3. Использовать самонаборный штамп, где можно выложить буквами необходимый текст и сделать графы для заполнения.

Для того чтобы штамп был действительным, он должен быть заполнен. Заполнение его производится посредством указания реквизитов вкладыша, которые включают индивидуальный номер и серию выпуска. Номер имеет 7 цифр, серии же различаются в зависимости от времени, когда был изготовлен бланк. Так, все вкладыши, изготовленные после 2010 года, имеют серию «ВТ-I», ранее была серия «ВТ», до 2003 года — серии «АТ» с римскими цифрами от I до IV. Самая старая из них, серия «АТ-I», была начата еще при СССР в 1974 году. Таким образом, штамп с заполненными графами будет выглядеть примерно следующим образом: «ВЫДАН ВКЛАДЫШ. Серия ВТ-I № 8124855».

Штамп или запись — что правильно?


Можно ли штамп, свидетельствующий о выдаче вкладыша, заменить записью об этом? Например, если организация создана недавно, до сих пор никому из работников еще не выдавались вкладыши, поэтому руководство упустило это обстоятельство из виду и до сих пор не заказало штамп. Что делать в таком случае?

Ответ на вопрос о том, допустимо ли вместо штампа делать в трудовой книжке запись о выдаче вкладыша, содержится в п. 39 Правил, который четко определяет, что в книжке ставится именно штамп. Это означает, что ситуация, когда работники кадровой службы делают запись о выдаче и заверяют ее печатью предприятия, нормам законодательства не соответствует (говоря проще, такая запись ничего не значит). При обнаружении этого (например, при увольнении), работнику следует немедленно потребовать от кадровиков поставить именно штамп — в противном случае при устройстве на новое место могут возникнуть проблемы.

Как сделать запись о выдаче вкладыша к трудовой книжке

Вкладыш в трудовую книжку необходимо вшивать исключительно по завершении свободных страниц в основном документе. Это происходит в случае частой смены мест работы владельцем книжки. Как правило, ответственным лицом за правильное оформление и ведение вкладыша является сотрудник кадровой службы отдельно взятого предприятия. Кадровику важно знать, как сделать запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку правильно.

О вкладыше в трудовую книжку и его правильном заполнении


Сам по себе вкладыш является документом с собственным серийным номером. Но без трудовой книжки он не является действительным и не ведется отдельно от нее. Состоит из титульного листа, девяти и восьми разворотов соответственно для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Является дополнением и продолжением трудовой книжки, поэтому продолжает нумерацию записей, начатых в ней.

Ведение вкладыша не отличается от ведения книжки, особое внимание следует уделить лишь вшиванию и сопутствующим записям о нем. В правилах не оговаривается допустимое количество вшиваемых вкладышей, поэтому вшивание производится по необходимости.

Как сделать запись в трудовую книжку о выдаче вкладыша?

При выдаче вкладыша необходимо соблюсти следующую последовательность:

  • заполнение вкладыша>
  • выполнение регистрационных записей>
  • вшивание вкладыша.

Приемлем только такой порядок, так как в Правилах ведения учетных записей в трудовых книжках и вкладышах недопустимы исправления. Если ошибка была допущена, вкладыш подлежит уничтожению, выдается новый бланк за счет предприятия.

Итак, выдаваемый вкладыш необходимо заполнить. Сведения, вносимые в него, должны содержать следующую информацию:

  • ФИО работника, сведения об образовании и специальности (на основании документального подтверждения)>
  • дата рождения>
  • текущая дата, являющаяся датой выдачи вкладыша>
  • подпись работника>
  • подпись заполнившего вкладыш сотрудника отдела кадров.

После завершения процедуры выдачи вкладыша он заверяется печатью работодателя. Далее на первой странице трудовой книжки ставится штамп, применяющийся специально для таких случаев, с обязательной надписью «Выдан вкладыш», также указывается серия вкладыша и его номер. В законодательстве нет четких указаний о том, где именно в трудовой должен стоять штамп. Традиционно его ставят справа в верхнем углу, хотя иное его расположение не считается ошибкой.

После внесения записи в трудовую книжку необходимо дублировать ее в книгу учета движения трудовых книжек. Невнесение подобной регистрационной записи считается грубым нарушением и халатностью.

Только после указанных процедур вкладыш вшивают. Запрещается вклеивать вкладыш. По причине отсутствия рекомендаций законодательством относительно четко определенного места в трудовой книжке, предназначенного для вшивания вкладыша, допускается вшивание по собственному усмотрению сотрудника кадрового отдела. Но чаще всего опытные специалисты производят его между обложкой и завершающей трудовую книжку страницей.

Как должен выглядеть штамп о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Штамп о выдаче вкладыша должен иметь три графы. Первая содержит надпись «Выдан вкладыш», четкую и достаточно крупную. Вторая графа с надписью «серия», должна содержать серию вкладыша, номер же его вносится в графу с соответствующей надписью.

Несмотря на то, что нормы вшивания вкладышей в трудовые книжки четко обозначены законодательством и требуют наличия в трудовой книжке данного штампа, его отсутствие не является грубым нарушением и допускается запись от руки.

Если запись о выдаче вкладыша осуществлена неверно

В трудовых книжках недопустимы исправления и зачеркивания. Некорректную запись нельзя исправить, допускается лишь замена неверной записи. Для этого сотрудник отдела кадров предприятия, на котором была осуществлена ошибочная запись, после выписывания ее номера должен написать рядом «Запись неверна» и ниже произвести верную. Наряду с тем эти записи – как верная, так и ошибочная – вносятся в книгу учета движения трудовых книжек. То же касается вкладышей.

Если же ошибка была допущена непосредственно на титульном листе новой трудовой книжки или вкладыша, непозволительными считаются как исправление, так и замена. В этом случае книжка или вкладыш подлежат уничтожению с последующей выдачей нового бланка без возмещения стоимости со стороны владельца книжки. Из утилизируемой книжки или вкладыша в этом случае вырезается серийный номер для документального подтверждения утилизации. Также необходимо произвести соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек.

Что еще необходимо знать о ведении трудовых книжек

  • Трудовые книжки должны закупаться и храниться предприятием для своевременной выдачи устраиваемым на рабочие места сотрудникам (не позже пяти суток с момента трудоустройства).
  • Материальные расходы за приобретение предприятием трудовых книжек взимаются с принятых на рабочие места сотрудников, кроме следующих случаев:
  1. в случае повреждения или уничтожения трудовых книжек по причинам, не связанным с владельцем книжки (к примеру, ЧП на предприятии)>
  2. неправильно заполненная первая страница в трудовой книжке.
  • Кроме ответственного за ведение трудовых книжек сотрудника предприятия, производить записи в трудовых книжках имеет право только работодатель.
  • Обо всех изменениях в записях в трудовой книжке сотрудник оповещается письменно и под подпись.
  • Записи в трудовой книжке производятся исключительно ручкой с черной, фиолетовой или синей пастой. Исключаются исправления.
  • В трудовую книжку не вносятся записи дисциплинарного характера и штрафов.
  • Запрещено вносить сокращенные записи и инициалы.
  • Записи о вознаграждениях носят общий характер (без уточнения сумм и качеств вознаграждений) и всегда пронумерованы. Нумерация не зависит от работодателя и носит порядковый характер.

Оценить и поделиться

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Как заверить трудовую книжку

Процедура заверения дубликата трудовой книжки проходит довольно быстро. Главное – проставить на каждой странице копии соответствующие отметки. 1 Для заверки копии трудовой книжки вам потребуется обратиться в отдел кадров своего предприятия. Если в малочисленной организации данное подразделение отсутствует, то правильно удостоверить копию должен работник, осуществляющий контроль за соблюдением порядка ведения, учета, хранения и выдачи книжек. […]

Как сделать трудовую книжку

Если вы впервые устраиваетесь на работу, то трудовую книжку вам должны сделать на предприятии или фирме. Имеется в виду, что именно первый работодатель обязан выписать этот необходимый документ. 1 Раньше бланки трудовых книжек всегда были в наличии в отделах кадров (ОК) во всех организациях и предприятиях. Сегодня в моду вошла практика, когда при устройстве на […]

Как заверить трудовую книжку — образец

Очень часто возникают ситуации, когда необходимо предоставление трудовой книжки. Это может быть оформление кредита в банке или различных субсидий в соответствующих органах. Но согласно положений Трудового кодекса РФ, работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки сотруднику до момента увольнения последнего. Поэтому для предоставления по месту требования оформляется копия или выписка трудовой книжки. 1 Для […]

Как восстановить утерянную трудовую книжку

Многие люди сталкиваются с проблемой утери тех или иных документов. И если восстановить, например, паспорт, не очень сложно, то с трудовой книжкой придется помучиться. 1 Первым делом необходимо устроиться на куда-либо работу по трудовому договору. Затем написать заявление работодателю, что вы утеряли трудовую книжку и попросить его выдать вам дубликат. 2 По закону, работодатель обязан […]

Как исправить запись в трудовой книжке

Даже достаточно опытные сотрудники организации, работающие в отделе кадров, не застрахованы от возможных ошибок. Некорректно внесенные записи в трудовую книжку кадровиками нынешней или предыдущей работы необходимо исправить. Случаются ситуации, когда изменения выполняются как дополнения к предыдущим правильным записям. Неточности надо исправить до того, как пенсионный фонд откажется признать ваш стаж. 1 Вы обнаружили ошибку или […]

Как исправить ошибку в трудовой книжке

При легальном устройстве на любую фирму или предприятие требуется трудовая книжка. Управляющий организацией должен внести в трудовую запись, куда вас приняли на работу, когда и кем. Существует регламент, как правильно заполнять книжку. Исправлений там быть не должно, ведь по этому документу в будущем ПФ оформит человеку пенсию. Но корректировать ошибки можно, только делать это рекомендуется […]

Как оформить прогул

Ведение кадров на предприятии — очень ответственная работа, особенно в большом коллективе. Каждому работнику нужно уделить должное внимание, корректно оформить отпуск, отгул, больничный и другие рабочие моменты. В этой статье мы уделим особое внимание оформлению прогула установленного рабочего времени. 1 Никому не стоит объяснять, что бывают самые разные жизненные ситуации, которые могут послужить причиной отсутствия […]

Как оформить повышение оклада

Увеличение заработной платы – одна из самых эффективных мер мотивации персонала. В этом случае требуется грамотно оформить повышение оклада. Читайте в этом материале о необходимых документах, особенностях и нюансах изменения размера оплаты труда. 1 В первую очередь необходимо определиться с основанием для повышения заработной платы: Часть компаний проводит мероприятия по повышению оклада раз в год. […]

Для чего он нужен?

Неправильное заполнение книжек может повлечь за собой проблемы при выходе на пенсию. Именно поэтому нельзя совершать следующие действия:

  • изменять название раздела «Сведения о награждении» на «Сведения о работе»;
  • вклеивать, вшивать чистые листы;
  • вшивать пустые бланки трудовых для последующего заполнения;
  • оформлять работнику новую трудовую и вести её после окончания предыдущей.

Чтобы продолжать вносить записи в книжку, следует оформить специальный документ — вкладыш.

Это особый бланк строгой отчётности. который выдается в случае, если один или несколько разделов трудовой полностью заполнен, то есть отсутствуют свободные поля для внесения новых записей.

Он имеет законодательно установленную форму и состоит из нескольких разворотов:

  • 9 для сведений о работе;
  • 8 для информации о награждениях.

Порядок оформления и заполнения

Оформление вкладыша состоит из нескольких этапов:

  • Выдача бланка. Документ приобретает работодатель, в штате которого человек вёл трудовую деятельность на момент окончания свободных полей в книжке. Каждый вкладыш имеет особую защиту от подделки, серийный номер. Работодатель должен купить бланк у специализированной типографии. Предприятие заключает контракт с учреждением, после чего приобретённые документы регистрируются в приходно-расходной книге. Не допускается самостоятельная покупка сотрудниками, однако возмещение средств, потраченных на приобретение, разрешается.
  • Первичное оформление. На первой странице бланка указываются сведения о работнике:
    • полные ФИО согласно паспорту;
    • дата рождения;
    • образование — информация заполняется на основании диплома, аттестата или других документов;
    • профессия, при этом вносятся данные из документа об образовании;
    • дата заполнения, ей считается момент внесения первой записи;
    • фамилия кадрового работника.

    Как и в трудовой, подлинность сведений титульного листа заверяется собственноручной подписью сотрудника и ответственного лица. Данные титульного листа могут отличаться от информации в книжке. Такое случается, если работник сменил фамилию, получил ещё одно образование и т. д.

  • Внесение записей. Информация вносится так же, как и в трудовую:
    • нумерация записей сквозная, то есть продолжает сделанную в книжке;
    • во втором столбце пишется дата записи;
    • третий столбец отражает сведения о приёме на работу, увольнении, при этом нельзя делать сокращения в словах;
    • в четвертый столбец вносится название, дата и номер документа, служащего основанием для записи.

Информация о выдаче фиксируется в трудовой. При этом на титульном листе книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш». Он должен быть легко читаемым, чётким, при этом не перекрывать другие записи. Также указывается серия и номер документа. Законодательно не установлено точное положение информации о выдаче бланка, однако его ставят, как правило, в верхнем правом углу.

Рекомендуется ставить штамп только после окончательного оформления документа. В случае ошибок или неправильного заполнения его нельзя продолжать заполнять. Бланк уничтожается по соответствующему акту. При этом, если его серия и номер уже внесены в трудовую, придётся ставить другой штамп на титульную страницу, на которой не слишком много места.

Количество вкладышей законодательством не ограничено. У человека может быть вшито и два, и три бланка. Все их номера должны быть зарегистрированы в книжке.

Сам документ без трудовой не предоставляется и недействителен.

Нужно ли вшивать?

После заполнения титульной страницы вкладыша и регистрации его выдачи кадровый работник должен вшить оформленный надлежащим образом бланк в трудовую. Рекомендуется проводить эту процедуру с уже полностью готовым документом, так как в случае ошибок придётся извлекать форму, составлять акт порчи.

Законодательством не установлено конкретное место, где именно должен быть вшит вкладыш. То есть прикреплять его можно в начале, в середине или в конце. Это не принципиально для проверяющих органов, однако чаще всего форму вшивают именно как продолжение книжки — между последней страницей и задней обложкой.

Удобнее всего было бы закрепить документ в середине. Для этого не нужно делать дополнительных отверстий, соблюдать соответствие проколов. Но данный способ затруднит последующее чтение, так как вкладыш будет прерывать старые записи.

Документ должен исключительно вшиваться. Не допускается приклеивание скотчем, скрепление скобами, также его нельзя просто вложить в трудовую. Эти способы не обеспечивают достаточную сохранность.

Процедура вшивания несложная, она состоит из нескольких действий:

  1. Острым шилом делают четыре или более отверстия по линии сгиба. Расстояние между ними должно быть одинаковым.
  2. Аналогичные проколы делают и на задней обложке трудовой. При этом количество отверстий и расстояние должны быть одинаковыми.
  3. Нить вводится в проколы. Лучше всего использовать хлопковую №10. Концы нити должны выходить из одного отверстия.
  4. Завязывается узел.

Такой способ обеспечит надёжную сохранность от потери.

Наглядно данный процесс можно посмотреть на следующем видео:

Если вас интересует, где в трудовой книжке клеится голограмма. прочтите этот материал.

Как составить заявление на выдачу трудовой книжки на руки — смотрите здесь .

Распространённые ошибки

Требования к оформлению и ведению вкладыша не отличаются от правил заполнения трудовых. Однако кадровые сотрудники на практике иногда допускают ошибки при работе с такими документами.

Эти недочёты можно отнести к двум видам:

  • Допущенные при оформлении. Наиболее распространённой ошибкой при первичном заполнении является внесение неправильных сведений об образовании, фамилии сотрудника. Ситуация возникает, если кадровый работник оформляет соответствующие строки со слов лица, а не на основании правильным образом составленных документов. В случае такой ошибки следует уничтожить бланк и воспользоваться другим.
  • Сделанные в процессе ведения. Большое количество ошибок совершается именно в процессе внесения сведений о работе. К ним относятся:
    • неправильная дата приёма на работу;
    • не указано наименование организации;
    • отсутствует наименование должности, структурного подразделения;
    • сокращение слов в любых полях;
    • заверение подписью руководителя и печатью записи о переводе работника, исправить такой недочёт нельзя;
    • внесение информации о работе в графы сведений о поощрениях.

Эти ошибки можно откорректировать только в том месте работы, где была внесена неправильная запись. Допускается исправление новым работодателем на основании официального документа от организации, кадровый работник которой допустил неточность. При этом нельзя зачёркивать запись.

Внесение дополнений и исправлений осуществляется только другой строкой, в которой указывается недействительность сведений, а также записывается правильная информация.

Данные ошибки могут повлечь за собой проблемы у человека, связанные:

  • с дальнейшим трудоустройством, например, если он не может подтвердить свою должность, причину увольнения;
  • с невозможностью доказать свой реальный трудовой стаж — это происходит в случае, если сведения не соответствуют паспортным данным.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Трудовая книжка: вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка — это крайне важный документ, в котором отображается весь объем сведений о трудовом опыте работника. В случае, если на протяжении карьеры ему пришлось сменить большое количество организаций, место в основной трудовой может закончиться. В этом случае не оформляется новая трудовая книжка: вкладыш в трудовую книжку станет ее продолжением, в котором будут отражены все дальнейшие взаимоотношения с работодателями. В этой статье мы расскажем обо всех нюансах его правильного оформления.

Из этой статьи вы узнаете:

  • зачем нужен вкладыш в трудовую книжку;
  • как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец оформления вкладыша);
  • как сделать запись о вкладыше в трудовую книжку (образец записи о вкладыше);
  • как заполнить вкладыш в трудовую книжку (образец заполнения вкладыша);
  • как выбрать дату заполнения вкладыша в трудовую книжку.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку

В настоящее время в Российской Федерации применяется стандартная форма трудовой книжки, которая оформляется всем без исключения работникам, впервые получающим этот документ. Бланк трудовой утвержден постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках». В частности, установленная форма имеет следующие блоки:

  • титульная страница, куда вносятся личные данные сотрудника;
  • раздел, посвященный сведениям о работе;
  • раздел, куда вносятся сведения о награждениях за достижения в трудовой деятельности.

В общей сложности для внесения информации о местах работы гражданина в действующем бланке отведено 20 разворотов. Однако стоит иметь в виду, что в этом разделе фиксируются и данные о переводах, изменении названия предприятия и прочие организационные моменты. В результате может случиться так, что место, отведенное для внесения этой информации, в трудовой книжке работника закончилось.

Порядок заполнения трудовой книжки запрещает вносить сведения о работе в раздел, предназначенный для данных о награждении, в том числе с зачеркиванием названия этого раздела и заменой его на заголовок «Сведения о работе». Не допускается также заведение новой трудовой, поскольку в этом случае один из документов может стать недействительным. Правильным выходом из этой ситуации будет оформление вкладыша в трудовую книжку.

Обратите внимание! Трудовая книжка и вкладыш в трудовую книжку в 2017 году являются взаимодополняющими документами. При этом вкладыш в трудовую представляет собой ее неотъемлемую часть и недействителен без предъявления основной трудовой.

О том, как восстановить трудовую книжку, читайте далее

Читайте по теме в электронном журнале

Как оформить вкладыш в трудовую книжку: образец

Требования к формированию и заполнению вкладыша в трудовую приведены в Постановлении Министерства труда и занятости РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В частности, вкладыш в трудовую книжку (образец этого документа вы можете найти на нашем сайте) имеет те же основные разделы, что и основной бланк, однако в меньшем количестве. Так, например, для внесения сведений о работе на бланке вкладыша в трудовую книжку в 2017 году отведено только 9 разворотов.

Обратите внимание! Действующее законодательство не регламентирует допустимое количество вкладышей для трудовой книжки одного работника. Это означает, что в случае, если у него закончилось место в уже оформленном вкладыше, необходимо дополнить трудовую еще одним таким же документом.

О том, как заполнить трудовую книжку, читайте далее

Обязанность по заведению вкладыша, как и в случае с основной трудовой книжкой, возлагается на работодателя. При этом ответственность за реализацию всех необходимых процедур возлагается на то предприятие, в котором сотрудник работал в тот момент, когда у него закончилось место в трудовой. Согласно действующим правилам, работодатель обязан самостоятельно организовать приобретение вкладышей в трудовую книжку и их оформление. При этом, однако, он вправе потребовать от работника компенсировать сумму, израсходованную на приобретение этих документов.

Например, это можно сделать посредством удержания требуемой денежной суммы из заработной платы. Однако в такой ситуации стоит помнить, что для правильного оформления такой процедуры потребуется, чтобы работник в письменной форме написал соответствующее заявление. Без него осуществлять какие-либо удержания из зарплаты неправомерно.

Запись о вкладыше в трудовую книжку: образец

Заполнение образца вкладыша в трудовую, как и образца заполнения трудовой книжки, начинается с внесения информации на титульный лист. Это не представляет особенной сложности, поскольку он содержит те же графы:

  • сведения о фамилии, имени и отчестве специалиста
  • дату его рождения,
  • данные о его образовании и специальности,
  • дату заполнения и подписи самого владельца и лица, заполнившего соответствующие разделы.

Важно, чтобы внесение соответствующих данных специалистом по кадрам производилось не на основании записей в закончившейся трудовой, а на основании предъявления соответствующих документов — например, диплома о получении образования или паспорта. Это требуется для того, чтобы не допустить ошибок при фиксации информации и избежать ситуации, когда в документ вносятся устаревшие сведения.

На практике сотрудники кадровых служб, конечно, не застрахованы от ошибок при заполнении вкладыша в трудовую книжку. Поэтому опытные специалисты рекомендуют сначала внести в соответствующие графы все требуемые данные, а уже потом приступать к соединению частей. Как правило, это делается посредством вшивания вкладыша, что обеспечивает его надежную фиксацию.

В правилах оформления вкладыша в трудовую книжку не содержится конкретных указаний на то, в какое именно место трудовой необходимо вшивать вкладыш. С технической точки зрения, разумеется, удобнее размещать его в середине документа, поскольку там уже сделан проколы для скрепления.

Однако в этом случае нарушается хронологический порядок записей о карьере специалиста, что может повлечь за собой ошибки и путаницу при использовании трудовой в качестве источника такой информации. Поэтому в большинстве случаев образец вкладыша в трудовую книжку в 2017 году вшивается между последней страницей и обложкой документа. Этот вариант особенно удобен в том случае, если последняя запись в основном документе не поместилась полностью: в этом случае ее можно просто продолжить на бланке вкладыша.

Штамп о выдаче вкладыша

Пункт 39 постановления № 225 содержит указание о том, что выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения которого приведен выше, должна в обязательном порядке сопровождаться простановкой соответствующего штампа в основном документе. Таким образом, это позволит сотрудникам кадровых служб предприятий, где в дальнейшем будет работать этот сотрудник, сразу понимать, что новые данные о его трудоустройстве следует вносить во вкладыш. Место штампа определяется специалистом по кадрам самостоятельно, поскольку действующие инструкции не содержат конкретных указаний на этот счет.

Однако необходимо следить за тем, чтобы поставленный штамп не перекрывал других сведений, зафиксированных на той же странице. На практике такой штамп обычно ставится на титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу.

Содержание такого оттиска достаточно лаконично: это собственно формулировка «Выдан вкладыш» вверху штампа, а также его серия и номер. В случае, если в организации по тем или иным причинам отсутствует штамп «Выдан вкладыш в трудовую книжку», образец которого был только что приведен, необходимую запись специалист по кадрам может сделать от руки. Текст записи будет соответствующим — «Выдан вкладыш в трудовую книжку» (как и в образце штампа).

Скачайте дкументы по теме:

Регистрация вкладыша

В соответствии с принятой практикой в российских организациях осуществляется ведение специального журнала, предназначенного для регистрации трудовых. Речь идет о так называемой книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется специалистами отдела кадров. Здесь фиксируются данные о документах всех действующих сотрудников предприятия. Соответствующие сведения вносятся в книгу учета при приеме сотрудника на работу. При его увольнении он должен расписаться в книге, подтвердив тот факт, что ему на руки выдана трудовая книжка.

В случае если трудовая работника имеет вкладыш, в журнале должны найти отображение оба документа. При этом в каждой записи проставляются собственные реквизиты каждого из них:

В момент увольнения в журнале учета проставляются две подписи работника: за получение трудовой и получение вкладыша.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку: образец внесения записей

Порядок фиксации информации во вкладыше полностью совпадает с порядком, установленным инструкцией по заполнению основного документа. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку, образец которого действует в нашей стране в настоящее время, предписывают в отношении каждой записи прописывать ее порядковый номер, дату внесения, содержание конкретного действия в отношении работника и основание для его совершения — например, дату и номер соответствующего приказа.

Задумываясь о том, как оформить вкладыш в трудовую книжку в 2017 году, специалист по кадрам должен помнить, что нумерация записей во вкладыше должна продолжать нумерацию, принятую в основном документе. Так, например, если последняя запись в трудовой имеет номер 25, то первая запись во вкладыше будет иметь номер 26.

В случае, если во вкладыш внесена ошибочная запись, ее исправление производится точно так же, как и в трудовой книжке. Зачеркивать, заштриховывать или исправлять неправильную запись не стоит: необходимо прямо под ней внести пометку о том, что на является недействительной, зафиксировав порядковый номер ошибочно внесенной информации. После этого нужно внести правильную запись под аналогичным порядковым номером.

Дата заполнения вкладыша в трудовую книжку

Одним из обязательных пунктов титульного листа является дата выдачи вкладыша в трудовую книжку. Выданный вкладыш заполняется специалистом кадровой службы, который в этом разделе должен проставить фактическую дату внесения соответствующей информации. Кстати, распространенное мнение о том, что она должна совпадать с датой выдачи трудовой, является ошибочным.

Если такая или другая ошибка была сделана при заполнении вкладыша или внесении записи в трудовую книжку о вкладыше, образец которой мы приводили выше, нужно непременно исправить допущенный промах. Так, если ошибка сделана при заполнении титульного листа вкладыша, нужно будет оформить новый документ.

Вкладыш с ошибкой в этом случае подлежит списанию. Если ошибка допущена в информации о вкладыше в основной трудовой книжке, необходимо сделать отметку о том, какие именно данные являются ошибочными, и внести правильные сведения.

Вкладыш в трудовую книжку является таким же важным документом, как и сама трудовая. При этом правила их оформления во многом совпадают, однако в процессе внесения информации во вкладыш имеются собственные нюансы, которые должен учитывать специалист по кадрам. Например, необходимо верно вносить сведения о вкладыше в основной документ и обеспечивать хронологическую последовательность вносимых данных.

Ведь правильное оформление трудовых отношений важно как для работника, так и для работодателя, которые в данном случае выступают сторонами взаимной договоренности о трудоустройстве. А трудовая книжка и вкладыш в нее служат документами, подтверждающими наличие таких договоренностей между ними.

Источник: pravostoriya.ru

Зачем нужна запись о вкладыше

Работодатели должны вносить в трудовые книжки сведения о трудоустройстве нанятого человека в 5-тидневный срок после приема на должность.

C:UsersВОВАDesktopБУХГУРУавгуст 2018Если выдан вкладыш в трудовую книжку ВЕБвыдан вкладыш в трудовую книжку.jpg

В этой записи должны быть отражены такие данные:

  • наименование работодателя;
  • должность;
  • дата, приходящаяся на первый рабочий день.

При увольнении указывают причины ухода и дату. Также отражать надо все случаи переводов и выдачи поощрительных наград.

По закону ведение вкладыша в трудовую книжку, который вшивают в неё, происходит по единым правилам с оформлением самих трудовых формуляров. Вообще зачем вкладыш в трудовую книжку?

Дело в том, что все данные должны быть внесены без сокращений, что приводит к быстрому исчерпанию лимита листов в книге. Ключевые требования к заполнению трудовых книжек содержит в Инструкция от 10.10.2003 г. № 69.

Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году».

Если чистые строки и страницы в одном из разделов книжки закончились, нельзя захватывать пространство других содержательных блоков. В этой ситуации необходима выдача вкладыша в трудовую книжку. Образец его заполнения должен соотноситься с шаблоном, приведенным в постановлении от 16.04.2003 г. № 225 (документ Правительства РФ).

Вкладыш должен быть пришит к трудовой, его нельзя приклеивать или крепить степлером. В нем недопустимы помарки и исправления.

Законодательно закреплен порядок приобретения дополнительными листами юридической силы: момент действительности бланка наступает при условии его совместного использования с трудовой книжкой. Отсюда понятно, действителен ли вкладыш без трудовой книжки. Конечно, нет.

Подробнее об этом см. «Пришить вкладыш в трудовую книжку: как это правильно сделать?»

Запись о том, что трудовая книжка содержит один или несколько вкладышей необходима для обеспечения полноценного контроля движения этих бланков. Каждому вкладышу присвоен уникальный номер и серия. Эти реквизиты помогают идентифицировать конкретный бланк из всех имеющихся форм.

Вот как выглядит вкладыш в трудовую книжку: он имеет титульную страницу, отражающую персональные данные работника, и содержательную часть. Второй блок идентичен табличной части раздела о работе или поощрениях.

Как проставлять отметки о вкладышах

Учет вкладышей ведут в расходно-приходной книге и книге учета движения этого типа бланков. Первый вид журнала находится в бухгалтерии и обеспечивает отражение перемещения каждого вкладыша в бухгалтерском учете. Вторую учетную книгу заполняют представителями кадровой службы.

После прошивки вкладыша с основным документом ставят в трудовую книжку штамп «Выдан вкладыш». Образец обязательно отражает также серию и номер вкладыша на этом штампе. Поэтому он должен содержать пустые поля для внесения реквизитов бланка.

Запись о вкладыше в трудовую книжку образец

Методическими правилами не оговорено место, где необходимо проставлять штамп. Оптимальным считается его размещение на титульной странице или на обложке с внутренней стороны.

Унифицированных формулировок и шаблона для штампа не предусмотрено. Предприятия сами подбирают шрифт и его размер, цвет чернил.

Всегда актуальный вопрос, кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку. Это – работодатель. Он несет ответственность и за приобретение штампа.

Где взять штамп

Получить штамп можно несколькими способами:

  • заказать услугу изготовления штампа по собственному эскизу;
  • приобрести в магазине канцтоваров готовый штамп типового шаблона;
  • сделать самонаборную модель.

Оттиск штампа становится действительным после внесения в него данных о серии и номере вкладыша. Номер состоит из комбинации 7 цифр. Серия может быть обозначена так:

  • если согласно поданному образцу заявления на вкладыш в трудовую книжку был выдан бланк, отпечатанный Гознаком после 2010 года, бланка будет обозначен серией ВТ-I;
  • если дата выпуска вкладыша зафиксирована ранее 2010 года, то серия будет состоять из символов ВТ.

Также см. «Вкладыш в трудовую книжку».

 

Источник: buhguru.com

Оформляем правильно

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, далее – ­Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225. Объем вкладыша «Сведения о ­работе» – 9 ­разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов.

В соответствии с п. 38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т.е. получается, что запись от руки не корректна.

Также в Правилах не указано конкретное место трудовой книжке, где следует поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». При этом обычно его проставляют в правом верхнем углу титульного ­листа ­трудовой книжки (см. Пример 1).

Кроме того, в Правилах не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, и качество используемых при этом ниток. Обычно вкладыш вшивают между последней ­страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Отметим, что нумерация во вкладыше к трудовой книжке сквозная по каждому разделу и продолжает нумерацию, сделанную в ­трудовой книжке.

Если запись о работе попала не в тот раздел

При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» оформляется нужная запись (см. Пример 2).

Если у работника изменилась фамилия

Зачастую кадровики теряются, как поступить в следующей ситуации: у сотрудницы в связи с замужеством изменилась фамилия, при этом в трудовой книжке уже вшит вкладыш. Возникает вопрос: указанные изменения можно сделать только в трудовой книжке либо их следует внести и во вкладыш? Послушаем мнение Роструда.

На вкладыше отсутствует печать

Интересен и следующий вопрос: как поступить, если на предыдущем месте работы сотруднику забыли поставить печать на титульном листе во вкладыш к трудовой книжке?


Источник: www.Delo-Press.ru

Как выглядит вкладыш

Чтобы карьера работника продолжалась, а записи в его трудовой оставались целостными и шли в правильном порядке, были разработаны специальные вкладыши. Этот бланк строгой отчетности был введен в 1940 году. Сама же трудовая книжка появилась еще в 1919 году.

Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет серию и номер. Для избегания подделок существует специальная степень защиты. Вот так выглядят вкладыши, использовавшиеся раньше и применяемые сейчас:

Когда был выпущен

Серия

Внешний вид

1974 год

AT-I

 Образец вкладыша в трудовую книжку 1974 года

1981 год

AT-II

 Образец вкладыша в трудовую книжку 1981 года

1988 год

AT-III

 Образец вкладыша в трудовую книжку 1988 года

1995 год

AT-IV

 Образец вкладыша в трудовую книжку 1995 года

2004 год (используются и сейчас)

BT

 Образец вкладыша в трудовую книжку 2004 года

2010 год (последняя форма вкладышей, является действующей)

BT-I

 Образец вкладыша в трудовую книжку 2010 года

Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 года четко регламентирует, как именно заполняются вкладыши. Одним из обязательных условий является запись «Выдан вкладыш» в трудовую книжку, образец которой выглядит следующим образом:

Образец записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку

Без этой записи даже вшитый в трудовую книжку вкладыш является недействительным. Ответственное лицо должно следить и за наличием бланков строгой отчетности, ведь в течение 5 дней должны вноситься записи о награждениях, поощрениях, кадровых перестановках.

Если не проставлен штамп «Выдан вкладыш» в трудовую книжку, образец которого представлен выше, вкладыш не является действительным. Если в организации такого штампа нет, то его следует заказать, а такую запись сделать от руки.

Нельзя недооценивать значимость вкладышей. Они являются таким же серьезным документом, как и сама трудовая книжка. Отказать человеку в приеме на работу из-за отсутствия этого бланка строгой отчетности нельзя. Это может повлечь за собой серьезные последствия, вплоть до разбора ситуации через трудовую инспекцию, суд или прокуратуру.

Особенности вкладыша

Любой бланк строгой отчетности имеет свои элементы защиты. Как выглядит вкладыш в трудовую книжку теперь понятно, а его основные характеристики таковы:

  • 36 страниц для внесения информации;
  • обложка выполнена из картона;
  • формат 88 на 125 миллиметров;
  • имеет серию и номер;
  • титульный лист почти такой же, как и у трудовой;
  • графы во вкладыше совпадают с графами в самой трудовой книжке.

Приобретать эти бланки строгой отчетности могут только сами работодатели. Требовать или принимать их от работников строго запрещается. Все они выпускаются Гознаком Минфина РФ. Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения – все это регламентируется тем же Постановлением Минтруда РФ.

Условия выдачи вкладышей

Руководитель организации может осуществлять выдачу вкладышей одним из следующих способов:

  • Безвозмездно. Расходы в этом случае несет сам работодатель (пункты 44 и 48 Правил, утвержденных Правительством РФ, №225 от 16.04.2003).
  • Взимая с работника компенсацию, равную стоимости бланка в момент его приобретения (пункт 47 тех же Правил).
  • Компенсация части стоимости вкладыша работодателем, а оставшейся части – работником. Для этого потребуется особый приказ.

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателей, а не сотрудников. Гражданину не стоит беспокоиться об этом, искать бланки строгой отчетности самостоятельно – их все равно не примут. Наиболее частый вопрос кадровых специалистов: «Как оформить вкладыш в трудовую книжку?». Образец заполнения данных упростит эту задачу:

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш является продолжением трудовой книжки. Титульные листы документов должны быть идентичными. Требования к обоим бланкам отчетности одинаковы. Работодатель обязан им следовать.

Нумерация

Внутренне вкладыш выглядит как трудовая книжка. В обоих документах одинаковые разделы и графы. Образец оформления вкладыша в трудовую книжку подтверждает, что нумерация во вкладыше начинается не с начала. Первая запись в конкретном разделе должна иметь номер на единицу больше, чем номер последней записи в трудовой книжке.

Это позволяет сохранить очередность и фактическое и смысловое единство вносимых данных. Вполне нормальна ситуация, когда трудовая заканчивается записью об увольнении, а вкладыш начинается с записи о приеме на работу. Ответ на вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку (образец внесения ничем не отличается от обычного образца), в этом случае будет таким же, как и для внесения остальных записей.

Проставление штампа

Вкладыш является недействительным без его оформления, произвести которое можно одним из следующих способов:

  • поставить штамп и указать номер и серию вкладыша;
  • сделать запись о выдаче вкладыша вручную, указав его номер и серию.

Оба варианта сделают бланк строгой отчетности действительным. Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку выглядит так:

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку

Номер вкладыша является идентификатором, поэтому к переносу его нужно отнестись очень внимательно. Все цифры должны совпадать.

При необходимости работодатель может оформлять несколько вкладышей. Новая запись о выдаче очередного вкладыша делается на обложке, чуть ниже предыдущей записи.

Как правильно исправить ошибку

Никто не застрахован от ошибок. И если кадровый специалист понимает, как оформить вкладыш в трудовую книжку, то знать, как исправить ошибки, он может не всегда.

Любой вкладыш является действительным только после его вшивания, заполнения титульного листа, внесения записи в нужный раздел и проставления печати в самой трудовой.

Специалист кадровой службы может допустить ошибку при внесении записи на титульный лист. В этом случае его необходимо списать, составив соответствующий акт. Если же ошибка сделана при внесении номера или серии вкладыша в трудовую, то тут ответом на вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, будет следующее: сделать пометку о том, что запись была ошибочной, и внести данные заново.

Если ошибка была допущена в одном из разделов вкладыша, то исправляется она точно так, как и в трудовой книжке. Ее нельзя зачеркивать или исправлять. Просто под записью пишется, что она является недействительной (указывается порядковый номер записи). Чтобы делать все правильно, следует изучить Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку, образец внесения записей и исправлений.

Внесение измененных данных

Как оформить вкладыш в трудовую книжкуТрудовая книжка выдается человеку единожды. С течением времени некоторая информация о нем может измениться (смена фамилии, получение образования, повышение квалификации). Существуют определенные правила оформления вкладыша в трудовую книжку, согласно которым информация в нем должна быть актуальной.

Чтобы убедиться, что все изменения учтены, стоит перед выдачей и заполнением вкладыша дать работнику заполнить анкету. Исходя из указанных данных, можно будет определить произошедшие изменения, понять, как их отобразить при заполнении вкладыша. Правила заполнения вкладыша в трудовую книжку устанавливают, что титульные листы этих двух документов должны быть идентичными.

Если у работника изменилась фамилия, образование или что-то еще, то необходимо потребовать подтверждающие документы, вшить их копии в личное дело, а потом внести изменения в трудовую книжку, во вкладыш записать обновленные данные.

Есть ли альтернатива вкладышу

Вкладыш является единственно возможным способом продолжить ведение трудовой книжки. Кадровый специалист не должен:

  • использовать новую трудовую книжку для продолжения ведения старого бланка;
  • вклеивать в трудовую книжку дополнительные листы;
  • заменять название раздела «Сведения о награждениях» на «Сведения о работе» зачеркиванием и дописыванием слов.

Только использование вкладыша является верным выходом из ситуации.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Когда записывать информацию о работе или награждениях работника уже некуда, у работодателя или специалиста кадровой службы возникает вопрос, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Для проведения такой операции потребуются следующие инструменты:

  • трудовая книжка, в которую требуется вшить вкладыш;
  • вкладыш;
  • иголка (лучше брать не тонкую иглу);
  • нитки (брать тонкие нитки не рекомендуется, они не гарантируют прочного вшивания вкладыша, лучше воспользоваться суровыми нитками);
  • ножницы;
  • шило (оно потребуется для проделывания отверстий);
  • специальный штамп «Выдан вкладыш».

Законодательство не регламентирует, как вшивается вкладыш в трудовую книжку, образец правильного вшивания отсутствует. Но есть определенные правила, которых следует придерживаться:

  • вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке;
  • простое хранение трудовой книжки и вложенного в него вкладыша не допускается;
  • вкладыш нельзя вклеивать или присоединять к трудовой книжке скрепками.

Такая строгость не случайна. Именно вшивание обеспечивает надежное скрепление. Это является гарантией, что вкладыш не выпадет, не потеряется. Фото «как пришить вкладыш в трудовую книжку» позволит сориентироваться, куда лучше всего его прикреплять.

Фото «как пришить вкладыш в трудовую книжку»

Если вкладыш просто вложен в трудовую книжку, то он является недействительным. Трудовая книжка и вкладыш должны быть единым целым.

Куда вшивать вкладыш

Законодательство не регламентирует и то, куда именно вшивается новый бланк. Это позволяет располагать его в начале, конце или середине трудовой книжки. Наиболее удобным с технической точки зрения вариантом является середина. Но если подшить вкладыш в трудовую книжку именно туда, то это разделит записи на две части.

Кадровые специалисты обычно вшивают вкладыш в конец трудовой книжки. Это сохраняет единство всех записей. Но и вшивание в начало не является нарушением. Поэтому ответственное лицо или руководитель может принимать решение относительно документов своих работников, куда вшивается вкладыш в трудовую книжку.

Инструкция по вшиванию вкладыша

Вооружившись всеми необходимыми инструментами, кадровый специалист или другое ответственное лицо может переходить непосредственно к процедуре вшивания вкладыша. Действовать необходимо в следующем порядке:

  • Нужно сделать проколы в самом вкладыше. Делать это следует шилом, чтобы не повредить книжку и сохранить ее внешний вид. Законодательство не регламентирует количество проколов. Для надежного скрепления лучше делать 4 или 5. Первый прокол делается посередине вкладыша, а уже потом проделываются остальные отверстия.
  • После этого вкладыш в развернутом виде прикладывается в ту часть трудовой книжки, куда он будет вшиваться. Делать проколы нужно аккуратно, чтобы не повредить бланки строгой отчетности и не сделать дырки в записях. Проколы должны располагаться у самого переплета.
  • Нитки вставляются в иголку. Лучше использовать толстые нитки, они не разорвутся, не сотрутся. После вкладыш пришивается к трудовой книжке. Количество стежков не ограничено. Пришивать следует так, как сшиваются внутренние приказы в отдельные книги. В конце нитка обрезается, а ее концы прочно привязываются. Это обеспечит прочное прилегание вкладыша к трудовой книжке. Кончики ниток необходимо обрезать.

В некоторых организациях есть специальные швейные машинки, предназначенные для скрепления документов. Они имеют широкий шаг стежка. Их можно использовать для вшивания вкладыша, закрепив нитки в самом конце.

Проставление штампа

Как вшить вкладыш в трудовую книжкуНа этом процедура вшивания будет закончена. Но вкладыш еще не будет являться действительным. На титульном листе или обложке трудовой книжки (вначале, а не в конце) проставляется специальный штамп «Выдан вкладыш». Его обязан иметь каждый работодатель. Изготовить его самостоятельно не получится, придется заказывать.

Если штампа в организации нет, а вшить вкладыш нужно срочно, то запись «Выдан вкладыш» можно написать от руки. Это не сделает документ недействительным. Кроме надписи указывается номер и серия прикрепленного вкладыша.

Процедура стандартна для любого кадрового специалиста. А такое детальное рассмотрение поможет надолго запомнить, как подшить вкладыш в трудовую книжку, фото или видео сделает процесс еще более наглядным и понятным.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки

ТК РФ четко устанавливает порядок использования трудовых книжек и вкладышей. И если первый бланк строгой отчетности сам по себе является действительным, то как дела обстоят с вкладышем? Можно ли предъявлять его отдельно?

Работодатели, кадровые специалисты или сами работники могут задаться вопросом, а действителен ли вкладыш без трудовой книжки? Правила и Инструкции по заполнению этих документов констатируют, что использование вкладыша без трудовой книжки невозможно. Сам по себе он не имеет никакой силы и не может быть принят к рассмотрению.

В ТК РФ прописано, что руководитель, кадровый специалист или иное ответственное лицо не может только при наличии вкладыша совершать следующие действия:

  • принимать человека на работу;
  • увольнять;
  • делать записи во вкладыше;
  • совершать иные действия с вкладышем.

Документ может быть принят и использован, если он вшит в трудовую книжку, на титульном листе или обложке которой сделана запись, свидетельствующая о регистрации вкладыша.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку образец

Иногда на предприятиях требуют написать заявление на вкладыш в трудовую книжку, образец которого позволяет заполнить документ правильно. Установленной законом формы такого заявления нет, но в организации она имеет место быть.

Не всегда при выдаче вкладыша требуется писать заявление. Если сам работодатель об этом сотрудника не просит, то проявлять свою инициативу не нужно. Требование написать заявление на вкладыш в трудовую книжку может быть связано со следующими ситуациями:

  • Работодатель вычтет из заработной платы своего работника стоимость трудовой книжки. Письменное заявление станет основанием для совершения таких действий. Без него вычесть средства нельзя, это будет незаконно.
  • Заявление необходимо для подтверждения выдачи и использования бланка. Документ в этом случае станет еще одной формой учета и контроля вкладышей и трудовых книжек. Они являются бланками строгой отчетности, их использование должно быть обоснованным. Даже при порче вкладыша составляется акт списания.

Бывают ситуации, когда работник настаивает на написании заявления сам. Отказывать ему в этом случае не нужно. После принятия заявления его следует вшить в личное дело, выдать вкладыш.

Написание заявления

Заявление на вкладыш в трудовую книжкуЕсли на предприятии есть установленная форма такого заявления, то лучше воспользоваться ею. В противном случае оно пишется в произвольном порядке.

Сначала указывается, на чье имя пишется заявление. Получателем должен быть руководитель организации. Передавать документ ему в руки необязательно. Оставить заявление можно и другим уполномоченным лицам (главному бухгалтеру, кадровому специалисту).

После прописывается, кто является составителем заявления. Здесь указываются следующие данные:

  • ФИО;
  • должность;
  • название структурного подразделения.

Далее идет название документа – «ЗАЯВЛЕНИЕ», а ниже его текст. Тут прописывается просьба об оформлении вкладыша, основание для его использования (закончились графы в разделе о работе или награждении).

Заявитель изъявляет готовность заплатить за вкладыш. Тут можно указать конкретную стоимость, уточнить которую лучше у самого бухгалтера.

В конце документа проставляется дата его составления и личная подпись. Они должны быть написаны от руки, остальные данные можно напечатать на компьютере.

В дальнейшем именно это заявление будет являться основанием для составления приказа и занесения записи в книгу учета трудовых книжек и вкладышей.

Заключение

При окончании граф в трудовой книжке оформление и вшивание вкладыша является единственно верным решением. Другие варианты в этом случае являются недействительными. Юридическая сила вкладыша определяется трудовой книжкой, к которой он прикрепляется. Без регистрации на титульном листе он не является действительным и не может быть использован работодателем или работником.

Источник: okbuh.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.