Виды докладных записок


Пишем докладную руководителю: правильно и корректно (фото © Gajus - Fotolia.com).

Оглавление:

  1. Виды докладных записок
  2. Структура документа
  3. Докладные записки на сотрудников
  4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

  • информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
  • отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
  • инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Структура документа

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.

В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:


  1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
  2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
  3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Составляя докладную записку, стоит помнить, что это юридически значимый документ, имеющий силу в суде, поэтому эмоциональная составляющая в тексте неуместна.

В конце документа инициатор записки проставляет свою подпись, после чего документ лично или посредством связи передается адресату.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.


«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

  • причину отлучки;
  • наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
  • общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
  • тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.


Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

О чем нужно докладывать руководству (фото: freedigitalphotos.net).

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:


  1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
  2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
  3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
  4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
  5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
  6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

dezhur.com

Виды докладных записок

Докладные записки имеют несколько подразделений.

  1. По содержанию докладные делятся на информативные, отчетные и инициативные. Информативная докладная — документ, включающий в себя информацию о деталях и способах проведения работы. Записки данного вида составляются периодически. Отчетная докладная информирует начальника о результатах проделанной работы, выполнении указаний. Инициативная докладная записка побуждает вышестоящее лицо принять решение. В ней автор может изложить свои рекомендации и предложения.
  2. Также докладные записки делятся в зависимости от их адресата:
  • внутренняя записка — документ, адресованный директору организации;
  • внешняя записка адресуется лицу, находящемуся за пределами предприятия.

Составление докладной записки

Итак, рассмотрим структуру докладной записки вне зависимости от ее вида. Любая докладная записка состоит из 3 частей.

1 часть — включает в себя причины написания докладной, факты и события.

2 часть — анализ произошедшей ситуации, варианты решения проблемы.

3 часть — предлагаются наиболее подходящие по мнению автора действия, делаются выводы.

Какой ОКВЭД выбратьПеред тем, как начинать свое дело, необходимо определиться, какой выбрать ОКВЭД.

Если вы хотите заработать на маскарадных костюмах напрокат, читайте о том, как это сделать легко и эффективно.

Оформление внутренней докладной записки

Важно не допустить ошибок при составлении докладной запискиДля правильного оформления внутренней докладной проделайте следующие шаги.


  1. Вверху, в левом углу, напишите название рабочего отдела, из которого поступает информация.
  2. В верхнем правом углу укажите адресата, его должность, фамилию, инициалы.
  3. В центре или около левой границы листа заглавными буквами напишите название документа.
  4. На следующей строке проставьте дату и индекс докладной. Дату пишите арабскими цифрами, например 31.07.13 г., тот день, когда документ был составлен и подписан.
  5. Кратко напишите суть докладной записки.
  6. Дальше идет, непосредственно, сама информация, которую необходимо донести руководителю.
  7. В заключение, проставьте свою должность, фамилию и инициалы, подпись (все на одной строке).

Бланк внешней докладной записки

  • название организации
  • наименование документа
  • номер документа и дата составления
  • город составления
  • адресат (должность, инициалы, фамилия)
  • заголовок к тексту (начинается словами «Касательно…», «О…»)
  • сам текст докладной записки
  • должность, фамилия, инициалы, подпись составителя

Пример докладной записки

Рассмотрим образец написания докладной записки на сотрудника на примере внутренней докладной.


Коммерческий отдел

Директору ООО «Импульс»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Иванову А.Л.

9.07.13. № 5

о командировании сотрудника отдела на фабрику косметики «Прекрасная»

В связи с расширением ассортимента товаров нашей фирмы и формированием плана рекламной компании на 2013 год прошу командировать специалиста коммерческого отдела Петрову Л.М. на фабрику косметики «Прекрасная» для ознакомления с новыми технологиями создания косметической продукции, а также согласования вопросов развития договорных отношений с данной организацией на срок с 10.07.13 по 13.07.13.

Начальник отдела (подпись) Комаров И. А.

Докладная записка о прогуле (образец)

Чаще всего пишут докладные записки о прогулеДокладная записка о прогуле служит для информирования руководителя об отсутствии работника на рабочем месте. Содержит побуждение привлечь отсутствующего к дисциплинарной ответственности.

В тексте докладной о прогуле сначала указывают сам факт отсутствия сотрудника, затем выдвигают просьбу решить эту проблему. Структура докладной остается прежней.


Главный отдел

Директору ООО «Сладкоежка»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Краснову И. Ф.

Довожу до вашего сведения, что 11 сентября 2012 г сотрудник Белов З.Ю. отсутствовал на рабочем месте по неопределенной причине. Ставлю Вас в известность, что сотрудник не является на работу уже 4 раз за последние два месяца.

Прошу Вас применить к Белову В.В. меры дисциплинарного воздействия, так как его прогулы способны существенно снизить производительность нашего предприятия.

Заместитель директора (подпись) Горшков Ю.Г.

bsnss.net

По содержанию докладные записки подразделяются на:

§ инициативные;

§ информационные;

§ отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Содержание и оформление докладной записки

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать:

§ наименование организации;

§ название вида документа (докладная записка);

§ дату;

§ индекс;

§ место составления;

§ адресат;

§ заголовок к тексту;

§ текст;

§ подпись руководителя организации;

§ фамилию исполнителя;

§ номер его телефона.

Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.

Внутренняя докладная записка включает:

§ наименование структурного подразделения;

§ наименование вида документа (докладная записка);

§ дату;

§ адресат;

§ заголовок к тексту;

§ текст;

§ подпись.

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.

Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.

Объяснительная записка — это документ, содержащий должностное сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка составляется на отдельном листе бумаги и должна быть адресована конкретному должностому лицу (как правило это начальник отдела или руководитель предприятия

Объяснительная записка, как правило, состоит из двух разделов:

  • первый называет факты, послужившие поводом к ее написанию;
  • второй излагает причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений. Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

studopedia.org

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Данное решение оформляется в виде резолюции руководителя. Докладные записки могут носить и чисто информационный характер.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и

внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

В начале докладной записки сообщают причины или факты по интересующему вопросу. Далее может последовать анализ (допускается пропустить эту часть). Завершают текст докладной записки изложением выводов и предложений.

Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Текст информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman.

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 21.12.2012, или буквенно-цифровым способом, например 21 декабря 2012 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги,  с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов.

Реквизиты докладной записки:

наименование структурного подразделения;

вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

дата;

регистрационный номер;

заголовок к тексту;

текст;

адресат;

подпись составителя (с указанием должности).

 Образец внутренней докладной записки:

Образец внутренней докладной запискиОбразец внешней докладной записки:

Образец внешней докладной записки

 

sekretar-eps.ru

Что это за записка?

Докладная записка является стандартной канцелярской формой передачи информации «снизу-вверх» – от нижестоящих сотрудников к руководству. В докладных записках описываются критические события, происходящие мероприятия и общее состояние фирмы. Опираясь на докладные, менеджер может сделать более точный анализ положения дел в организации и отдавать адекватные команды.

Создание докладной может быть задумкой и самого подчиненного, и его непосредственного руководства. Если инициатива исходит от менеджмента, то часто указание выполнить эту работу доводится до подчиненного в устной форме.

Существуют и другие виды записок для делового общения. Нельзя путать их с докладной, поэтому рассмотрим их популярные виды:

  • Служебная записка – используется для передачи информации между отделами или сотрудниками, не состоящими в прямом подчинении друг другу. Так могут выражаться некие просьбы о сотрудничестве или уведомления о происходящих событиях внутри организации, поэтому такую форму нельзя считать докладной запиской.
  • Объяснительная записка, в которой обычно сотрудник объясняет руководству свои действия, чаще всего такие, которые привели к нарушению нормальной работы организации. Это тоже не является докладной.

Ниже вы сможете просмотреть ролик, в котором объясняется, в чем разница между докладными и служебными записками:

Следует учитывать, что докладная записка является серьезным юридическим документом. Возможно, что в будущем вам придется ссылаться на нее при судебных разбирательствах, поэтому относитесь к ее содержимому внимательно.

Виды докладной записки

Существует условное разделение докладных по тематике, примерное направление которых понятно из названия:

  • Отчетные. Чаще всего применяются именно такие докладные. Их составление заранее регламентируется вышестоящей структурой для контроля над параметрами, которые регулярно нуждаются в несложном, но непрерывном контроле.
  • Инициативные. Подаются руководству нерегулярно в случаях, когда у подчиненных есть предложение по рационализации или оптимизации процессов на предприятии.
  • Информативные. Пишутся для уведомления вышестоящих сотрудников о неких резких изменениях (часто негативных) в налаженной работе отдела или фирмы. В таких случаях обычно требуется быстрая реакция руководства, чтобы не понести потери либо не упустить возможную прибыль.

Вне зависимости от тематики, документ может быть:

  • Внутренним. Для решения вопросов, возникающих внутри учреждения, применяются внутренние докладные. Решения после их рассмотрения принимают собственные сотрудники организации.
  • Внешним. Внешняя докладная составляется для посторонней организации, которую стремятся вовлечь в процессы, происходящие в собственном учреждении.

Как составляются такие докладные записки, рассмотрим далее.

Как написать внутреннюю докладную?

Внутренние докладные обычно пишут на простых листах бумаги. Перечислим обязательные составляющие и укажем их традиционное расположение:

  1. Кому предназначена докладная (кто должен будет принимать решение) – справа вверху, в дательном падеже.
  2. Информация о лице, составившем документ с непременным указанием отдела (подразделения). Указывается также справа, ниже предыдущей части, в дательном падеже.
  3. Название документа – «Докладная записка» – в центре листа (после названия точка, двоеточие и другие знаки препинания не ставятся). Если тема докладной стандартная (о прогуле, о предложении, о премировании) – можно сразу ее добавить под заглавием.
  4. Регистрационный номер и дата (если этого требует внутреннее делопроизводство).
  5. Возможно упоминание побуждений, вызвавших составление записки.
  6. С абзаца – констатация, то есть изложение сложившейся в каком-либо процессе ситуации с точки зрения респондента (факты, события, обстоятельства, хронология, причинно-следственные связи).
  7. С нового абзаца – аналитика, то есть точное описание проблем, уже существующих или возможных в будущем, как это представляется докладчику (иногда приводятся потенциальные возможности, которые пока не используются, однако могут послужить на благо организации).
  8. С новой строки – рекомендации, то есть пути устранения проблем или предложения по минимизации потерь, если избежать негативного воздействия неких факторов невозможно (либо оптимальный путь по освоению незадействованных ресурсов).
  9. Дата, число, персональные данные докладчика – подпись, должность, инициалы (ФИО).

Пустой бланк документа можно загрузить здесь.

Докладная записка

Наиболее популярные формы такой докладной записки рассмотрим ниже.

О нарушении трудовой дисциплины

Такой документ является очень серьезным, ведь на его основании может быть:

  • вынесено дисциплинарное взыскание (выговор);
  • понижение сотрудника в должности;
  • запущена процедура увольнения сотрудника по соответствующей статье Трудового Кодекса РФ;
  • открыто судебное разбирательство.

Само собой, такая информация является внутренней, так что нежелательно ее проникновение за пределы учреждения.

В основном тексте должно быть совершенно четко и конкретно указано, в чем провинился работник. Еще лучше, если прямо приводятся статьи Трудового Кодекса РФ и правила внутреннего распорядка, нарушенные сотрудником.

В тексте обычно присутствует упоминание о том, что сотрудник дал объяснения своему поведению в объяснительной записке, с указанием номера, даты и других идентификаторов этого документа. Если же такой объяснительной нет, это тоже указывается.

Образец внутренней докладной записки о том, что работник нарушил трудовую дисциплину, поскольку не был на рабочем месте, можно скачать тут.

О невыполнении должностных обязанностей

Как правило, за невыполнение должностных обязанностей следует наказание работника в виде привлечения к дисциплинарной ответственности. Его формами могут быть:

  • невыплата премии;
  • штраф;
  • выговор;
  • понижение в занимаемой должности.

Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей предлагается загрузить здесь.

Сотрудник вправе подать в суд на работодателя, если посчитает наказание несправедливым или чрезмерным, поэтому при составлении докладной необходима точность формулировок и выверенность предъявляемых требований, например, со ссылкой на внутренний распорядок работ.

О премировании

Такая форма докладной применяется в случаях, когда сотруднику назначается премия. В основном тексте расписывается, за какую работу назначается премия и в каком размере. Скачать образец такого документа можно тут.

Как составить внешнюю докладную?

Такие документы оформляются на фирменном бланке с обязательным указанием реквизитов и контактных данных компании. Эмблема на бланке поможет получателю быстрее понять, с кем он имеет дело. Для подтверждения достоверности документа должна быть поставлена синяя печать предприятия.

Так как деловая бумага будет отправляться во внешний мир, то требования к ее наполнению такие:

  1. Название организации-получателя. Сокращения и пропуски не допускаются (справа вверху).
  2. Должностное лицо, которому направляется документ (обычно «Генеральному директору» или нечто подобное) – под предыдущей частью.
  3. Название организации-отправителя, также без сокращений и пропусков (слева вверху).
  4. Полное официальное название документа (докладная записка о командировании сотрудника, например) – в центре документа.
  5. Суть дела, что излагается в деловой форме кратко и ясно.
  6. Должность, сигнатура и инициалы руководителя организации-отправителя (в центре нижней части).
  7. Данные об исполнителе – должность, инициалы, номер контактного (служебного) телефона (ниже предыдущей части).

Вот образец такой записки:

Образец внешней докладной записки

5 требований к форме докладной

Докладная записка не имеет строго обязательной формы, однако она является канцелярским сообщением, поэтому пишется в негласном формате, который имеет следующие обязательные элементы:

  1. Необходимая информация должна быть обязательно четко прописана.
  2. Грубые ошибки и пропуск важных данных недопустимы, иначе в дальнейшем докладная может быть признана недействительной.
  3. Эмоциональные оценки и личное отношение к описываемой ситуации обычно не приветствуется, так как не способствует принятию административного решения.
  4. При описании обстоятельств необходимо указывать все существенные детали ситуации. Несущественные мелочи можно не упоминать.
  5. В конце документа обязательно прописывается должность составителя и его ФИО.

Выше вы ознакомились с различными видами докладных, так что теперь намного лучше понимаете, как их составлять и что в них должно быть написано. Особенно это полезно знать служащим государственных учреждений, начальники которых обязываются писать докладные записки.

moyaidea.ru

Кстати

Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

 

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:

  • запрос информации;
  • выдачу инструкций;
  • сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
  • объявления (извещения).

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

 

Пример 5

Перечислить виды докладных записок, охарактеризовать их, определить порядок оформления внутренних и внешних докладных записок, выделить типичные особенности.

Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями заявителя.

Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по личному составу, по административно- хозяйственным вопросам. В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы) и отчетные ( о ходе, состоянии, завершении каких-то работ, проверки).

Докладные записки делятся на внешние и внутренние.

Внешняя – адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации – автора документа.

Внутренняя – адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, приводятся факты, послужившие причиной составления документа, дается их анализ «По вашему поручению…», « В соответствии с планом…». Во второй (основной) части излагаются выводы, предложения, просьбы. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение или сделать выводы «Считаю необходимым…», «Предлагаю…» Датой докладной записки является дата её подписания. Внешние докладные записки регистрируются так же, как и другие исходящие документы. Внутренние – регистрируются в журнале регистрации внутренних документов. Зарегистрированная докладная записка дается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения – резолюция, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом на любом свободном месте, но не на полях.

Реквизиты внутренней дз:

· Наименование структурного подразделения

· Название вида документа

· Дата, регистрационный индекс

· Адресат

· Место издания

· Заголовок

· Текст

· Подпись

Реквизиты внешней дз

· Наименование вышестоящей орг.

· Наименование орг.

· Название вида док

· Дата, регистр. Индекс

· Место издания

· Адресат

· Заголовок к тексту

· Текст

· Подпись

· Отметка об исполнителе

· Отметка о наличии приложения

· Резолюция

 

54.Перечислить виды актов, дать характеристики актам, определить порядок оформления актов, выделить особенности оформления различных видов актов.

Акт — это документ, составляемый группой лиц подтверждающий установленные ими факты или события.

Разновидности актов:

· Акт проверки

· Акт ликвидации

· Акт приема-передачи дел

· Акт инвентаризации

· Акт проведения испытаний

· Акт уничтожения документов

· Акт прима законченных работ

 

Реквизиты акта: наименование организации, название вида документа, место составления, дату и регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подписи, при необходимости – гриф утверждения и согласующие визы.

 

Акты составляют по единой схеме . прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте. А также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся черновые записи, фиксируются количественные данные . заголовкам к тексту акта является содержание события. Дата акта должна соответствовать дате события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Во вводной указываются основания для составления акта и перечисляются лица составившие акт и присутствующие при этом. Основаем для создания акта можт являться нормативно-правовой акт РБ, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей орг. В констатирующей части излагаются цели и задачи, дается краткое описание описание проделанной работы. Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ явился основанием для составления акта.

Акты проверок финансово-хозяйственной деятельности подписываются проводившим проверку работником контролирующего органа и уполномоченными лицами проверяемой организации в соответствии с актами законодательства РБ.

 

55.Дать определение понятия протокол, охарактеризовать особенности и способы записи, составления и оформления.

Протоколдокумент, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях

Ведет протокол специально назначенное лицо или секретарь. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа – ПРОТОКОЛ, дата заседания, регистрационный номер, место составления протокола, заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно дата события, которое протоколируется. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире дата окончания, например: 12–14.01.2000. В заголовке к тексту отражается вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже (собрания трудового коллектива).

Текст протокола состоит из вводной части, где указываются председатель, секретарь, присутствующие и повестка дня и основной, где фиксируется ход заседания. Также оформляется слово «Секретарь». С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют инициалы, фамилии присутствующих в алфавитном порядке. Если заседание расширенное, то указывается цифрой количество участников, а пофамильный список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня, где перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об») или перечисляются фамилии докладчиков.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). После этих слов ставится двоеточие и, таким образом, текст зрительно разбивается на части. Слова начинаются с новой строки, с абзаца.

Протоколы делятся на полные и краткие. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также он допустим при наличии стенограмм. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения.

Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.

ТЕКСТ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня.

В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»).

Текст основной части краткого протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня.

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами от границы левого поля и могут выделяться полужирным шрифтом. После слова СЛУШАЛИ в именительном падеже указывается фамилия докладчика и вопрос повестки дня, после чего в форме 3-го лица единственного числа кратко излагается содержание выступления.

В части «РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ записывается принятое решение. Формулируются решения в предписывающей форме: «Подготовить…», «Предусмотреть…», «Проинформировать…». По одному вопросу может быть принято несколько решений. В этом случае они нумеруются арабскими цифрами с привязкой к порядковому номеру вопроса на повестке дня.

 

megalektsii.ru


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.