Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей образец

Несмотря на отсутствие в законодательстве унифицированной формы, такая служебная записка часто используется и позволяет не только формализовать правоотношения между работниками, но и официально обратится к ответственному лицу, непосредственному или вышестоящему руководителю, к представителям других структурных подразделений с инициативой о привлечении сотрудника к дисциплинарному взысканию.

Основная цель этого информационно-справочного документа — зафиксировать сложившуюся ситуацию, донести важные сведения, связанные с нарушением, до адресата. Решение, привлекать ли сотрудника к дисциплинарной ответственности в каждом конкретном случае, находится в компетенции руководителя. Служебная записка позволяет ему сформировать мнение по факту произошедшего и вынести решение.

Кто и когда пишет служебную записку о невыполнении обязанностей

Инициатором и автором докладной о дисциплинарном взыскании и невыполнении обязанностей может быть любой сотрудник компании, однако юридическую силу такой документ приобретает только после согласования и утверждения в установленном порядке.


Порядок направления документа руководителю и другим работникам, его форма, регистрация, сроки рассмотрения могут быть установлены локальным нормативно-правовым актом. В большинстве случаев для передачи записки в работу необходима согласующая виза уполномоченного на то ответственного лица компании. Ими могут выступать непосредственные руководители сотрудника, работники отдела кадров, юридического отдела.

Согласно статье 119 ТК РФ, взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка и не может быть применено позднее шести месяцев после него, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее двух лет со дня его совершения. Поэтому соблюдение указанных сроков имеет особое значения для работодателя, так как при их нарушении дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником и отменено решением суда (даже если сам факт нарушения полностью доказан).

Виды и специфические особенности служебной записки

Докладные о дисциплинарных взысканиях можно условно подразделить по содержанию на следующие виды:

  1. Сообщение о факте нарушения работником должностной инструкции, правил.
  2. Уведомление о необходимости установления такого факта.
  3. Инициирующая процесс привлечения к дисциплинарному взысканию.

Самыми распространенными видами служебных записок в деятельности юридического лица являются:

  • о неисполнении должностных обязанностей;
  • об опоздании на работу;
  • о невыходе на работу (прогул);
  • о нарушении трудовой дисциплины.

Важно указать в документе следующие данные:

  1. Точное время и место дисциплинарного нарушения.
  2. Суть нарушения (конкретные действия или бездействие сотрудника).
  3. Правовые основания для привлечения к взысканию (пункты Трудового Кодекса РФ, трудового договора, должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка и др.).
  4. Описание обстоятельств и деталей произошедшего (данные свидетелей, их роль, документы-доказательства, фото и т.п.), их необходимо приложить к служебной записке.

Утверждая корпоративную форму, не забудьте учесть их при создании структуры. Правильная служебная записка (образец) о невыполнении обязанностей находится в конце статьи.

Что указать в служебной записке

Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • название структурного подразделения;
  • адресат (название должности, фамилия и инициалы должностного лица);
  • название вида документа;
  • дата;
  • индекс или исходящий номер;
  • место издания;
  • заголовок (краткое содержание, например, об опоздании, о прогуле, о невыполнении обязанностей по охране труда);
  • текстовая часть;
  • приложения если есть;
  • подпись, визы.

Образец служебной записки о невыполнении должностных обязанностей

Скачать

Можно ли отменить наказание

После того как служебная записка о невыполнении служебных обязанностей оформлена, решение об издании приказа о привлечении работника к дисциплинарной ответственности принято, может возникнуть необходимость его досрочной отмены. В соответствии со статьей 194 ТК РФ, если в течение года со дня объявления работник не будет подвергнут дисциплинарному взысканию, то оно считается снятым. Таким образом, работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников.

Отсутствие непогашенных дисциплинарных взысканий в Положениях об оплате труда бюджетных и некоммерческих организаций и учреждений, как правило, является обязательным условием для начисления различных стимулирующих выплат, премии по результатам работы за год, представлению к наградам, переводу на вышестоящую должность.

Образец служебной записки об отмене наказания

Докладная о снятии дисциплинарного взыскания оформляется в свободной форме, ответственным лицом компании и согласовывается с руководителем. В случае положительного решения руководства, оформляется соответствующий приказ о досрочном снятии взыскания.

Скачать

gosuchetnik.ru

Когда оформляется?


Во время трудового процесса трудящиеся имеют возможность зафиксировать то, что другой человек не исполняет возложенные на него должностные обязанности и инициировать составление служебной записки.

Составляется служебка в отношении одного или нескольких работников. При написании используется определенный образец либо произвольный формат.

В качестве примера можно привести такие ситуации:

  • когда трудящийся опоздал, не имея на то уважительной причины;
  • ушел раньше установленного времени;
  • прогулял;
  • пришел на рабочее место в состоянии опьянения;
  • исполняет обязанности некорректно;
  • нарушает правила общения с коллегами и прочее.

Служебная записка применяется как в организации, так и за ее пределами.

Поэтому выделяют две разновидности:

  • фото-2Внутренняя. Она используется чаще на практике. Имеет своим предназначением донесение до руководства факта нарушения. Как правило, составляют акт на бланке, который разработан сотрудниками организации. Используется для разработки инструкция, действующая в фирме. Заверка реализуется посредством проставления подписей свидетелей нарушения.

  • Внешняя. Адресован акт сотрудникам органов, выполняющих контролирующие функции, также руководителю главного офиса. Составление связано с некорректным поведением начальства, о чем подчиненные сообщают в инстанцию, расположенную выше по иерархии. Заверка осуществляется с помощью подписей сотрудников и печатей фирмы.

Указанные разновидности не отличаются друг от друга формой. Главным условием выступает – достаточная доказательная база.

Работники, составившие акт, должны быть готовы к отстаиванию своей позиции. При написании учитываются требования, предъявляемые к подобным актам.

Записка, посредством которой доносится информацию о факте нарушения, может именоваться служебной, но чаще используется понятие «докладная».

Служебными записками обычно обмениваются работники одинакового уровня. Для подачи информации вышестоящему начальству пишутся докладные.

Образец при неисполнении инструкции к должности

Служебная записка используется в ситуации, когда человек не исполняет указаний, исходящих от руководства предприятия.

Учесть нужно то, что должностные обязанности должна быть возложена на трудящегося посредством трудовой документации.


Составление документа при неисполнении или ненадлежащем исполнении обязанностей начинается с заполнения шапки, где отражаются сведения об адресатах, указывается должность.

Наименование документа отражается как «Служебная записка», при этом добавляется, по какому факту она составлена. В названии отражаются данные лица, которым нарушен распорядок.

В основной части отражаются факты, которые свидетельствуют о совершении человеком нарушения – какие именно обязанностей не исполнены.

Когда текст представлен большим объемом, то рекомендуется использовать разделение на абзацы.

В заключении отражаются предложения относительно применимых мер наказания к сотруднику, которым допущено ненадлежащее исполнение должностных обязанностей.

Составитель в конце ставит свою роспись, а также дату написания служебки.  Следует учесть, что возле росписи отражается расшифровка.

Служебная записка сопровождается актом о неисполнении обязанностей и объяснительной нарушителя.

фото-3

Пример при нарушении трудовой дисциплины

Поводом для оформления служебной записки могут статьи нарушения работником правил трудовой дисциплины, которые на предприятии устанавливаются внутренним распорядком.


Когда составляется служебка, то следует учитывать правила, действующие относительно переписки делового типа. Это говорит  об использовании  официального, строгого стиля при написании.

Отражается информация об адресате, то есть, кому направляется акт. Таковым является директор компании.

На листе указывается наименование подразделения, где произошло нарушение дисциплины. Кроме того, документ в обязательном порядке должен иметь дату составления и автора.

Для описания ситуации используется свободная форма. Автор указывает на обстоятельства, в силу которых им составлен документ.

В частности, отражаются последствия, которые повлекло нарушение дисциплины труда. Итогом выступает предложение о дисциплинарном взыскании к нарушителю.

Помимо данного бланка, направляется также составленный акт о нарушении и объяснительная работника.

фото-5

При отсутствии на рабочем месте и прогулах

фото-6Грубым нарушением трудовой дисциплины, действующей в организации, выступает отсутствие на рабочем месте без уважительных на то причин.

Если такой факт имеет место, то руководитель составляет в отношении провинившегося докладную записку и акт, подтверждающий отсутствие работника на месте во время трудового процесса.


К перечисленным актам прикладывается объяснительная о причинах прогула, написанная сотрудником собственноручно.

Основная часть записки отражает день, в который человек отсутствовал, продолжительность нарушения, а также последствия прогула для производственного процесса.

В конце указывается предложения по наказанию, применяемому к нарушителю.

фото-7

При опозданиях работника

В любой организации встречаются случаи, когда работник опаздывает. Что делать, если работник опоздал?

Подобные ситуации далеко не редкость. Лицо, выполняющее руководящие функции, самостоятельно решает, как поступить с работником.

Это может быть устное предупреждение либо написание служебной записки по причине опоздания.

Автор отражает в документе проблему, которая имеет место быть в организации.

Просит, чтобы к нарушителю дисциплины были применены те или иные меры взыскания.

Когда причина опоздания на работу носит уважительный характер, руководитель отражает данный факт в документе и просит, чтобы это обстоятельство учитывалось при наказании.

Предложения автора могут касаться исключения мер воздействия либо из минимизации.

К записке прикладывается акт об опоздании и объяснительная от работника.


фото-9

azbukaprav.com

Как правильно оформить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей

Докладная записка не регламентируется никакими ГОСТами и оформляется по установленным правилам. Содержание зависит от ее составителя. Если написанный бланк адресован руководству компании, она относится к внутреннему бланку, если же она отправляется за границы фирмы, к примеру, в высшие органы – то относится к внешней. Внешние бланки оформляются на фирменном бланке, внутренние — на обыкновенной странице А4.

Внешнее сообщение должно отображать следующее:

  • Наименование фирмы
  • Вид сообщения (докладная записка);
  • Дату отправления
  • Почтовый индекс
  • Населенный пункт составления
  • Отправитель
  • Заглавие к описанию
  • Основное содержание
  • Подпись представителя руководства
  • Ф.И.О. исполнителя
  • Контактный телефонный номер

Для его оформления, чаще всего, применяется фирменный бланк

Пример составленной внешнего сообщения


Служебная записка о невыполнении служебных обязанностей
Пример составленной внешнего сообщения

Внутреннее сообщение отображает:

  • Наименование структурного отдела
  • Вид сообщения (докладная записка);
  • Дату отправления
  • Отправитель
  • Заглавие к содержанию текста
  • Характер описания
  • Подпись

Внутренний бланк заверяет отправитель, с написанием должности и Ф.И.О.

На бланке должно отображаться заглавие, демонстрирующее содержание сообщения.

Описание проблемы состоит из двух блоков. В начальном – описывают причину, на основании которых был создан документ. Возможно аналитическое описание появившейся проблемы.

В следующем блоке отражаются выводы и рекомендации автора документа, личные предложения, о принятии требуемых мер. Получив докладную жалобу, руководитель накладывает резолюцию.

Пример составленной внутреннего бланка

Пример составленной внутреннего бланка
Пример составленной внутреннего бланка

Виды и специфические особенности

Докладная записка регламентируется кодом по ОКУД – 0286041. Бланки можно разделить на следующие виды:

  1. По автору инициативы:
    • инициативные
    • по требованию
  1. По назначению:
    • отчетные
    • информационные
  1. По адресу получателя:
    • внутренние
    • внешние

Важным моментом является то, что докладные записки отправляются по иерархической «вертикали» занимаемых должностей.

Инициативные. Документы отправляются по авторскому желанию, которые хотят привлечь внимание на ситуацию: «Довожу до Вашего сведения, что…».

По требованию. Документы подаются по требованию начальника, сказанному в устной форме или выполненном в письменном виде. В этом случае докладные, содержат необходимую информацию. Например, записка о срыве сроков строительства или результатов аттестации работников. Записки такого вида могут отправляться регулярно, по установленному графику: «Согласно приказа о предоставлении данных…».

Информационные. Эти сообщения способны содержать различную информацию. Обычно, к таким запискам относят бланки о появившихся неприятностей в завершении каких-либо проектов или нарушениях должностных обязанностей. К примеру, докладная о о недобросовестном исполнении работником служебных обязанностей. Начинается заполнение бланка обычно с фразы: «Довожу до Вашего сведения, что… Рекомендую назначить публичное наказание».

Отчетные. Эти документы оформляются в виде отчетов, где докладывается о принятых мероприятиях, результатах деятельности о том или ином отделении фирмы и т.д. Начало основного текста, так же начинается со слов: «Докладываю до сведения, что при проверке… Прошу…».

Особенности составления внутренних и внешних документов отражены в предыдущем разделе.

О неисполнении должностных обязанностей

Этот бланк информирует начальника или вышестоящий орган о неисполнении членом коллектива или группой коллектива своих обязанностей на рабочем месте. В бланке отражается прошение о наказании работника согласно КЗоТа, которая тут-же предлагается отправителем.

Чтобы документ был принят и было соответствующее реагирование на просьбу нужно составить документ, согласно тех правил, которые были отражены в предыдущих разделах.

Образец заполнения докладной записки

Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей образец
Образец заполнения бланка

Служебная записка об опоздании на работу

Данный бланк относится к информационному виду документов. И заполняется в соответствии тех же правил. Обычно, документ составляется мастером структурного отделения руководству, для принятия мер к опоздавшему работнику. Такая докладная отправляется при неоднократном опоздании сотрудника на рабочее место.

Приводим пример докладной записки

Приводим пример докладной записки
Приводим пример докладной записки

Сообщение о прогуле также относится к информационному бланку, передающему сведения о нарушителе дисциплины труда.

Пример докладной записки о прогуле

Служебная записка о невыполнении служебных обязанностей
Пример сообщения о прогуле

О нарушении трудовой дисциплины

Регулярное нарушение дисциплины труда и внутреннего расписания учреждения может привести к дисциплинарному взысканию нарушителя, к лишению премиальных и как к крайней мере – увольнению. Каждое нарушение дисциплинарных положений должно документально оформляются в соответствии с установленным законодательством. В ст. 21 Российского Трудового Кодекса отражены основные правила дисциплины труда и ответственность за их нарушение.

Ниже приведены основные требования к работнику

Основные требования к работнику
Основные требования к работнику

Процедура фиксирования нарушения требований при работе определена КЗоТом. На начальном этапе фиксируется факт нарушения, подкрепляя его документально с изъятием у нарушителя объяснительной записки. При повторении нарушения отправляется докладная для наказания нарушителя.

Ниже показана выписка из трудового законодательства о дисциплинарных взысканиях

Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей образец
Выписка из трудового законодательства о дисциплинарных взысканиях

Образец служебной записки о нарушении дисциплины труда

Образец сообщения о нарушении дисциплины труда
Образец сообщения о нарушении дисциплины труда

Как правильно оформить

Не малую роль в его заполнении играет правильное размещение элементов записки.

  • Обычно, вверху левого угла размещается название структуры, где трудится отправитель докладной
  • Против предыдущей записи справа записываются данные о начальнике, который обязан прочитать сообщение и среагировать на него
  • Тема бланка, обычно, центрируется
  • Ниже темы отображается дата в формате (00/00/0000)
  • В основном блоке заполняется характер проблемы. Коротко и по-деловому. Не допускаются литературные обороты
  • Обвинение, предъявленное нарушителю, подтверждается должностной инструкцией или другой нормой
  • Предложение дисциплинарного взыскания отображается в рекомендательном стиле
  • В конце документа заполняется должность, Ф.И.О. и подпись инициатора записки. Все это пишется на одной строчке.

Перед отправлением документа, конечно нужно перечитать текст и при наличии ошибок, исправить их.

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.