Принимаем на работу

Введение

Все особенности приема на работу максимально корректно и точно описаны в ТКРФ. Мы рекомендуем вам изучить 10 и 11 главу кодекса, чтобы понимать все нюансы составления трудового договора. Также ознакомьтесь со статьей 66 ТК и постановлением Правительства РФ №225 “О Трудовых книжках”.

Это позволит вам разобраться в процессе оформления сотрудников и оформлении первичной документации при приеме на работу.

Обратите внимание: правила и нормы трудового кодекса РФ действуют во всех федеральных образованиях. Все сотрудники оформляются одинаково: сезонные, временные, совместители, постоянные.

Прием на работу осуществляется по следующей схеме:

  1. Соискатель проходит собеседование, вы определяете его компетенцию и изучаете резюме.
  2. Если соискатель вам подходит, то он приносит все нужные документы для рассмотрения.
  3. Соискатель пишет заявление о приеме на работу, указывая в нем соответствующую должность.

  4. Проводится ознакомление сотрудника с нормативными документами, распорядком работы, внутренним уставом, рабочим местом, коллективом. В некоторых случаях ознакомление делается под роспись.
  5. Составляется трудовой договор, он подписывается двумя сторонами. Трудовой договор может быть типовым или измененным под реалии предприятия.
  6. Издается приказ о приеме нового работника. Приказ делается обязательно, поскольку его номер записывается в трудовую книжку.
  7. Работник отдела кадров или сам предприниматель заполняет карточку на сотрудника. Она составляется по классической форме №2.
  8. После заполнения карточки ОК составляет личное дело на сотрудника и делают запись в его трудовую. Все документы сотрудника хранятся в отделе кадров — они должны быть надежно защищены от потери.

Какие документы входят в личное дело

Теперь, когда вы знаете порядок оформления приема на работу, разберем как создается личное дело сотрудника. Сформировать его работник отдела кадров обязан сразу после приема соискателя на работу. В него входит:

  1. Копии всех заполненных страниц паспорта соискателя.
  2. Копия свидетельства о государственном пенсионном страховании.
  3. Трудовая книжка.
  4. Приписное свидетельство из военкомата или военный билет.
  5. Диплом или другое свидетельство о полученном образовании (копии).

Обратите внимание: если вы оформляете сотрудника на первое место работы, то заполнять трудовую и свидетельство о страховании нужно будет именно вам.

При устройстве на некоторые предприятия или специфические должности с сотрудника могут потребовать дополнительные документы. К примеру, для шоферов обязательной считается медицинская справка. При найме на госслужбу соискатель дополнительно должен заполнить анкету, в которой указываются данные о родственниках и прочие специфические моменты. Собирать личное дело сотрудник отдела кадров начинает сразу после написания заявления о приеме на работу — в него сразу же входят копии паспорта, диплома, трудовая и пр.

Знакомство работника с нормативными актами

После того как заявление от работника принято, а его кандидатура утверждена, необходимо ознакомить его с имеющимися нормативными актами и трудовыми обязанностями. Согласно ТКРФ, делать это необходимо до подписания обеими сторонами трудового договора. Мы рекомендуем делать это под роспись, а документ об ознакомлении приложить к личному делу. Почему именно так? Если в будущем у вас возникнут какие-то проблемы с сотрудником, то он уже не заявит, что “не знал” об определенных правилах, действующих на предприятии.

С чем должен быть ознакомлен новый сотрудник? В обязательном порядке с:

  1. Расписанием режима работы, внутренним распорядком.
  2. Всеми пунктами коллективного договора.
  3. Должностными обязанностями и инструкциями.
  4. Инструкциями по охране труда.

Если у вас на предприятии действуют другие акты и распорядки, то обязательно ознакомьте с ними рабочего. Его подпись может ставиться либо в журнале (который оформлен соответствующим образом) либо на отдельных листах.

Обратите внимание: в некоторых случаях акты могут являться приложениями к действующему трудовому договору. Когда работник подписывает его, он соглашается со всеми нормативами.

Составление договора

Официально прием работника на работу оформляется посредством подписания договора. Он может быть:

  1. Гражданско-правовым.
  2. Трудовым.

Человек, который отвечает за найм сотрудников и их оформление, должен понимать отличия между этими понятиями. Гражданско-правовой договор позволяет нанять человека для решения определенных задач за конкретную заработную плату, никак не соотносящуюся с зарплатами и способом их выплаты в компании. Трудовой договор оформляется с работниками, которые оформляются на постоянную занятость.


Чтобы понять отличие этих двух договоров, разберем простой пример. У вас есть компания, в которой работает 10 человек. Вы решили расшириться и взять на производство еще двоих сотрудников, которые будут работать точно также, как и остальной коллектив. В этом случае оформляется трудовой договор. Но для того чтобы расшириться, вам нужно построить новый цех. Вы не хотите нанимать для этого стороннюю бригаду, а трудоустраиваете еще четверых сотрудников, которые будут работать именно над постройкой нового помещения. Вы платите им по сдельно-премиальной схеме в зависимости от проделанной работы.

Примечательно, что при приеме подобных сотрудников нет нужды составлять приказ и проводить их по всем документам. Также на сотрудников, подписавших гражданско-правовой договор, не распространяются многие социальные гарантии. Подобное оформление возможно только в некоторых случаях — набирать по нему основной персонал не рекомендуется.

Оформление трудового договора

Теперь давайте более детально разберем основные правила приема на работу и документальное оформление сотрудника. Итак, он уже написал заявление и ознакомился с действующими на предприятии нормативами. Теперь пришло время подписать трудовой договор. Он распечатывается в двух экземплярах — один остается у сотрудника, второй находится в отделе кадров. После этого работник может приступать к исполнению своих обязанностей. Если же необходимо, чтобы он вышел на работу прямо сегодня, то подписание соглашения можно отложить на срок до 3 дней.

В данном документе в обязательном порядке указываются следующие данные:


  1. Полное название предприятия.
  2. Название документа, дата его подписания, печать предприятия.
  3. Дата вступления сотрудника в должность, дата начала действия документа.
  4. Если сотрудник принимается на испытательный срок или по совместительству, то данные пункты должны быть прописаны в договоре.
  5. Права сотрудника.
  6. Обязанности сотрудника.
  7. Права работодателя.
  8. Обязанности работодателя.
  9. Порядок оплаты труда, ключевая ставка.
  10. Гарантии, которые обеспечиваются предприятием.
  11. Распорядок работы, длительность отпуска.
  12. Ответственность обеих сторон.
  13. Условия, при которых договор может быть расторгнут.
  14. Условия по страхованию сотрудника.
  15. Решение спорных вопросов.

Обратите внимание: именно трудовой договор является ключевым документом, регулирующий отношения сотрудника и работодателя. Вы должны максимально подробно и четко прописывать в нем все требования и различные нюансы, касающиеся рабочих моментов.


Оформление приказа и личной карточки

После подписания ТД происходит официальное оформление на работу сотрудника путем издания соответствующего приказа. Форма приказа свободная. Этот документ печатается в трех экземплярах — один передается соискателю, второй подшивается в папку с приказами по предприятию, третий отправляется в отдел кадров. Помните, что приказ издается в день заключения трудового договора — разницы в датах быть не должно.

После приказа необходимо заполнить личную карточку на сотрудника. Для этого имеется установленная государственная форма №2. Она заполняется сотрудником отдела кадров на основании уже сформированного пакета документов. После этого работник обязан расписаться на ней, подтвердив, таким образом, правильность ее составления.

Последним оформляется личное дело работника. В него вносится вся необходимая информация: ФИО, место жительства, место рождения, должность, контактные данные, образование, семейное положение. Впоследствии в личном деле указываются все необходимые дополнительные данные: повышение, выдача поощрений, выдача взысканий и пр.

После оформления сотрудник отдела кадров вносит изменения в трудовую книжку. В ней ставят дату приема на работу, должность и название компании. Книга хранится в отделе кадров и не выдается работнику на руки (при необходимости с нее делаются выписки). Ее выдают сотруднику только при увольнении, сделав соответствующую запись.

Частные случаи

Давайте разберем частные случаи трудоустройства, чтобы у вас не возникало с ними никаких проблем.


  1. Трудоустройство на полставки. При этом трудовая книжка сотрудника остается на постоянном месте работы, а в трудовом договоре вы указываете количество часов, которое должен отработать соискатель и режим его работы. Все остальное делается точно так же, как и при оформлении обычного исполнителя.
  2. Трудоустройство для студента или несовершеннолетнего. В этом случае оформление делается классическим способом, единственное, что при устройстве несовершеннолетних рекомендуется обзавестись разрешением от родителей. Обычно эти люди устраиваются на неполный рабочий день, к примеру, для студентов очной формы обучения нормой является 18-часовая занятость в неделю. Также студентам предоставляется 15 дней для сдачи сессии и 120 дней для сдачи госэкзаменов и написания диплома. В это время заработная плата сотрудникам не платится.
  3. Трудоустройство людей с ограниченными возможностями делается на общих основаниях. В обязанности работодателя входит предоставление таким людям дополнительных отпусков: 60 календарных дней для 1 и 2 группы, 30 дней для всех остальных. Инвалид может работать не более 35 часов в неделю, причем его нельзя привлекать к физически сложной и ответственной работе.

Теперь вы знаете как принять на работу сотрудника и как его правильно оформить. Строго соблюдайте требования законодательства, обеспечьте безопасность хранения документов работника (особенно трудовых книжек) и следите за соблюдением всех пунктов трудового договора.

101biznesplan.ru

Шаг 1. Трудовой договор

Сотрудники, выполняющие дистанционную работу и взаимодействующие с работодателем с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе, сети «Интернет», признаются дистанционными работниками. Дистанционной работой является выполнение оговоренной договором трудовой функции (ч. 1. 2 ст. 312.1 ТК РФ):

  • вне места нахождения работодателя (головного офиса, филиала, представительства, иного обособленного подразделения);
  • вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Дистанционные сотрудники обладают всеми правами, что и другие категории работников. Дело в том, что на них распространяются все общие нормы трудового законодательства. Особенности труда дистанционных работников регулирует глава 49.1 ТК РФ.

Так как удаленный сотрудник относится к штатному персоналу предприятия, то прием на работу дистанционного работника осуществляется путем заключения с ним трудового договора (образец договора см. в «Трудовой договор о дистанционной работе (образец 2017)»).

Шаг 2. Приказ о приеме


Следующим этапом приема на работу дистанционного сотрудника является издание приказа (образец приказа см. в «Приказ о приеме на дистанционную работу (образец)» . Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Добавим, что в большинстве случаев организации продолжают использовать унифицированные формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1. В том числе, форму №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу».

Напомним, что прием на работу дистанционного сотрудника не обойдется без оформления личной карточки сотрудника по форме №Т-2 («Заполняем личную карточку работника: заполненный образец»).

Шаг 3. Запись в трудовую

Ведение или неведение трудовой книжки удаленного сотрудника зависит от условий трудового договора, заключенного между работником и работодателем. Дело в том, что ведение трудовой книжки дистанционного работника по ТК РФ необязательно, даже в том случае, когда сотрудник устраивается на работу впервые (подробнее об этом см. «Запись в трудовую книжку дистанционного работника»).

blogkadrovika.ru

Оформление приема на работу — пошаговая инструкция

Операции по приему сотрудников следует выполнять в определенной последовательности, так как некоторые документы являются основанием для составления следующих. Основные этапы оформления работника представлены в виде пошаговой инструкции ниже, в таблице расписаны основные шаги, которые предстоит пройти сторон в процессе трудоустройства.


Шаг 1 Запрос документов от работника, принимаемого на работу.

Какие документы нужны, чтобы принять на работу, можно посмотреть ниже.

Шаг 2 Заключение трудового договора.

В некоторых случаях необходимо дополнительно заключить договор о неразглашении коммерческой тайны, договор о полной материальной ответственности.

Шаг 3 Составление заявления на прием.

Многие работодатели просят при приеме на работу составить заявление. Это не является обязательным требованием по законодательству, но часто применяется на практике. Допускается использование шаблонов документа, заранее подготовленных в отделе кадров. На заявлении руководитель ставит свою резолюцию с согласием или отказом в приеме.

Шаг 4 Оформление приказа о приеме на работу.

Возможно использование типового бланка Т-1 или составление в свободной виде.

Шаг 5 Ознакомление с внутренними нормативными документами предприятия.

К ним относятся:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • должностная инструкция;
  • инструкция по пожарной безопасности;
  • инструкция по охране труда и технике безопасности.

В качестве подтверждения ознакомления с документами работник должен поставить свою подпись в листе ознакомления либо в специально заведенном журнале.

Шаг 6 Внесение информации в трудовую книжку сотрудника.

Если трудовой нет, то она заводится.

Шаг 7 Оформление личной карточки сотрудника.

Для заполнения берется типовая форма Т-2.

Шаг 8 Проведение инструктажа.

После приема на работу проводят вводный инструктаж по охране труда, чуть позже — первичный инструктаж на рабочем месте.

Какие документы нужны от работника

На новое место работы сотрудник должен принести следующие документы:

  • паспорт или другой документ удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку;
  • ИНН;
  • СНИЛС;
  • военный билет для военнообязанных;
  • диплом, аттестат, свидетельство или иной документ об образовании.

При приеме на некоторые должности в отделе кадров могут потребовать и другие справки. Так для педагогов необходима справка об отсутствии судимости.

Полный перечень документов для приема на работу.

Работникам, связанным, с вредными и опасными условиями труда, следует пройти медицинскую комиссию и подтвердить отсутствие противопоказаний по состоянию здоровья. Прохождение медкомиссии обязательно при приеме несовершеннолетних сотрудников.

Ксерокопии документов, предъявляемых сотрудником, заверяются и хранятся в личном деле.

Иногда возникают ситуации, что у новых работников отсутствуют какие-либо документы. В налоговой инспекции может быть не получено свидетельство об ИНН, или не оформлено пенсионное свидетельство (если на работу принимается пенсионер). По закону отказать в приеме на работу по такой причине нельзя. Поэтому следует индивидуально подойти к каждому случаю, и рассмотреть возможность их оформления уже после приема на работу.

В законодательстве не предусмотрено обязательное предоставление ИНН работодателю. СНИСЛ при приеме на работу впервые оформляется работодателем. Если документ был получен, но позже утерян, работник может написать заявление на восстановление, и новое свидетельство будет оформлено через отдел кадров.

Какие документы должен оформить работодатель

Трудовой договор

Унифицированной формы договора не существует. Каждое предприятие может разрабатывать её с учетом особенностей своей деятельности.

Трудовой договор заключается письменно в двух экземплярах, один из которых остается у работника. Он обязательно содержит информацию о месте работы, должности, режиме работы. Если сотрудник будет трудиться в условиях вредных или опасных для здоровья, об этом должно быть записано в договоре. Может быть указан конкретный размер заработной платы или записано, что оплата труда будет производиться на основании штатного расписания.

Приказ о приеме на работу

Документ оформляют на основании трудового договора на унифицированном бланке Т-1, Т-1а или по форме, утвержденной на предприятии. В приказе указывают:

  • срок договора;
  • подразделение, в которое принимают работника;
  • его табельный номер;
  • оклад.

Если работника принимают на неопределенный срок графу «Принять на работу по…» заполнять не нужно.

В специально отведенной графе делают отметку об особых условиях работы. Если таковых нет, можно оставить её пустой или написать фразу «основная работа»

С приказом о приеме на работу нужно письменно ознакомить сотрудника в течение трех дней.

Принимаем на работу

Скачать образец приказа.

Личная карточка

Вся информация, заносимая в трудовую книжку, должна дублироваться в личной карточке. Её составляют по форме Т-2. При первоначальном оформлении карточку заполняют вручную или с применением печатающей техники. В последующем данные добавляют только вручную, так как с каждой записью должен ознакомиться работник, и своей подписью подтвердить правильность внесенной информации. Если при заполнении личной карточки допущена ошибка, её нужно исправлять в соответствии с правилами снесения исправлений в первичные документы. Для этого неверную запись нужно зачеркнуть одной чертой, рядом внести правильные данные, написать слово «исправлено» и заверить подписями специалиста отдела кадров и сотрудника.

Договор о полной материальной ответственности

При приеме на должности, связанные с получением, хранением и отпуском материальных ценностей или денежных средств, составляют договор о материальной ответственности. Его подписывают только с сотрудниками, достигшими возраста 18 лет. Одновременно с подписанием договора следует письменно ознакомить работника с нормативными документами, определяющими порядок использования имущества и денежных средств.

Договор о неразглашении коммерческой тайны

Если сотрудник в процессе работы имеет дело с конфиденциальной информацией, целесообразно заключить договор о неразглашении коммерческой тайны. В этом случае на предприятии должно быть принято положение о коммерческой тайне, определяющий порядок защиты информации от разглашения. С ним также нужно ознакомить работника.

9trud.ru

Как принять на работу сотрудника: классическая инструкция

Процедура, которую должен соблюсти работодатель, принимая нового сотрудника, в первую очередь зависит от организационной формы предприятия – ИП или ООО. В этой статье мы подробно рассмотрим каждую ситуацию, а пока приведем общую инструкцию, которая поможет принять на работу сотрудника.

  1. Медицинское освидетельствование сотрудника.

  2. Заключение гражданско-правового договора.

  3. Знакомство нового работника с должностными инструкциями и другими нормативными документами предприятия.

  4. Подписание трудового контракта в соответствии со штатным расписанием фирмы.

  5. Подписание соглашения о материальной ответственности.

  6. Написание специалистом заявления о приеме на службу.

  7. Регистрация трудового контракта и договора о материальной ответственности.

  8. Выпуск приказа о приеме на службу.

  9. Внесение записи о приеме в трудовую книжку.

  10. Внесение соответствующей записи в книгу, учитывающую движение трудовых книжек.

  11. Формирование личного дела сотрудника (необязательно).

  12. Постановка на учет в соответствующих органах (после оформления).

Что нужно учесть, если ИП принимает на работу сотрудника

Отвечая на вопрос: «Может ли ИП принимать на работу сотрудников?», отметим, что последовательность действий в этой ситуации должна быть следующей:

  1. Заключение трудового или гражданско-правового договора;

  2. Оформление соответствующих кадровых документов о приеме на работу;

  3. Регистрация работодателя в фонде социального страхования (ФСС) (при найме по трудовому договору).

Принимая на работу сотрудников в дальнейшем, работодателю уже не придется регистрироваться в фонде – достаточно будет лишь подписать трудовой контракт и кадровые документы.

Опишем вышеприведенные шаги более детально.

Какой заключать договор?

В зависимости от того, какие задачи работодатель хочет поручить принимаемому на работу сотруднику, он может заключить с ним трудовой или гражданско-правовой договор. Сделать правильный выбор поможет следующая таблица.

Что сравнивается

Трудовой договор

Гражданско-правовой договор

В каких ситуациях заключается?

Сотрудник постоянно выполняет деятельность, соответствующую определенной должности, например, реализует товар (продавец), охраняет помещение (сторож), водит автомобиль (шофер), следит за финансами (бухгалтер). На эти виды деятельности оформляется трудовой договор

Специалист нанимается для выполнения конкретной разовой задачи в ограниченные сроки, например, для организации рекламной кампании, ремонта помещения, разработки интернет-сайта и пр.

Организация деятельности

Работник руководствуется поступающими распоряжениями начальства, соблюдает внутренний трудовой распорядок и график службы в компании. Он лично решает задачи в соответствии с должностью

Важны итоги, а не процесс их получения. Заказчик непосредственно не руководит работой исполнителя, но может проверять промежуточные и окончательные итоги. Сотрудник может работать в любое удобное ему время, если это не влияет на конечный результат. Исполнитель может привлекать к своей деятельности третьих лиц

Какими законодательными нормами регулируется?

Трудовой кодекс

Гражданский кодекс

Запись в трудовой книжке

Вносится

Не вносится

Какие взносы уплачиваются?

1. В налоговую службу на:

  • пенсионное страхование;
  • медицинское страхование;
  • нетрудоспособность.

2. В фонд соцстрахования на травматизм

1. В налоговую службу на:

  • пенсионное страхование;
  • медицинское страхование.

2. В фонд соцстрахования на травматизм, если это предусмотрено договором

Какие соцгарантии предоставляются сотруднику?

  • Регулярная выдача зарплаты;
  • размер оклада не ниже МРОТ;
  • оплачиваемые отпуска;
  • больничные и социальные пособия;
  • компенсации при увольнении

Только те, о которых заказчик и исполнитель договорились при подписании договора

Документы, регулирующие трудовые взаимоотношения

Личное заявление работника;

приказ о приеме на работу

Договор

Естественно, у любого начинающего бизнесмена может возникнуть соблазн нанять всех работников по гражданско-правовым договорам, чтобы сэкономить средства взносов и сократить обязательства перед специалистом. Однако этого делать не стоит. Если по всем признакам ваши взаимоотношения с сотрудником соответствуют трудовым, такая замена контрактов чревата серьезными последствиями. Так, органы контроля или сам служащий могут обратиться в суд, чтобы признать гражданско-правовой договор трудовым. В итоге вам придется выплатить положенные взносы за весь период службы работника вкупе со штрафами за их просрочку, а также выполнить все требования трудового законодательства, касающиеся размера зарплаты, пособий, отпуска и пр. Поэтому, выбирая тип договора, руководствуйтесь тем, какие функции рабочий выполняет на вашем предприятии, каковы его обязанности, необходимо ли ему постоянно присутствовать в офисе и соблюдать трудовой режим, можете ли вы увидеть конечный итог его деятельности и пр. Определив все эти факторы, вы сможете сделать правильный выбор того, какой же договор следует заключить, принимая на работу сотрудника.

Как оформить кадровые документы?

Принимая сотрудника на работу по трудовому договору, вы должны правильно оформить кадровые документы на него.

1. Истребуйте у специалиста следующие документы:

  • Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

  • Трудовую книжку (не требуется, если трудоустройство по совместительству);

  • Свидетельство о пенсионном страховании (СНИЛС);

  • Документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

  • Диплом о высшем образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую соответствующих знаний и уровня подготовки).

Если работник трудоустраивается впервые, вы должны оформить на него трудовую книжку и СНИЛС. Медицинский полис он должен оформить сам (в соответствии с законом № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в РФ»).

2. Попросите сотрудника написать заявление о приеме на работу.

Это не обязательное требование, но на практике применяется очень часто.

3. Заключите трудовой договор.

Он составляется в соответствии с требованиями статьи 57 ТК РФ. Трудовой договор оформляется в двух экземплярах: один находится у работника, второй – у работодателя. В конце трудового контракта сделайте запись: «Экземпляр трудового договора получил» /подпись, расшифровка/».

4. Позвольте сотруднику ознакомиться с локальными актами.

Речь идет о должностных инструкциях, правилах внутреннего трудового распорядка, положениях об охране труда, коммерческой тайны и других документах, которыми руководствуется компания. Ознакомьте с ними работника под подпись.

5. Выпустите приказ о приеме на службу.

Дата приказа не может предшествовать дате подписания трудового договора. Специалист должен быть ознакомлен с приказом под подпись.

6. Заведите на сотрудника личную карточку.

Лучше всего напечатать ее на тонком картоне или плотном листе бумаги.

7. Внесите в трудовую книжку работнику соответствующую запись.

Это необходимо сделать в течение недели с момента подписания трудового договора. Если служащий трудоустраивается впервые, заведите для него трудовую книжку.

8. Уведомите ФСС, что наняли сотрудника.

Начиная с 2017 года, индивидуальные предприниматели должны уведомлять о найме первого служащего только ФСС. Это необходимо сделать в двух ситуациях:

  • Специалист принят по трудовому договору.

  • Работник принят по гражданско-правовому договору, который предусматривает внесение взносов на травматизм.

Подать заявку в ФСС необходимо в течение месяца после заключения договора с сотрудником. Срыв сроков грозит штрафом в пять тысяч рублей за три месяца просрочки и десять тысяч в дальнейшем. Процедура регистрации в фонде регулируется соответствующим регламентом. Для этого потребуются:

  • Заявление;

  • Свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговой службе;

  • Свидетельство о регистрации в качестве ИП;

  • Трудовые книжки работников;

  • Гражданско-правовые договоры с сотрудниками, если они предусматривают выплату взносов на травматизм.

Не забывайте вовремя уплачивать налоги и взносы за сотрудников, принятых на работу, и сдавать соответствующую отчетность.

Как зарегистрировать вновь принятого сотрудника в 1С

Зарегистрировать сотрудника в программе 1С Бухгалтерия 8.3 (3.0) достаточно легко. Ниже мы приведем подробную инструкцию, как это сделать.

Открываем меню «Зарплата и кадры» программы 1С, заходим в раздел «Кадровый учет» и нажимаем кнопку «Приемы на работу».

В выпадающем окне создаем новый документ.

Вносим информацию в поля:

  • Организация (если в программе ведется учет деятельности нескольких компаний);

  • Структурное подразделение;

  • Должность – «Администратор»;

  • Сотрудник.

Один и тот же работник может занимать в компании сразу несколько должностей – к примеру, основную и по совместительству. Начисления происходят по-разному, а НДФЛ удерживается с одного физлица. Поэтому программа 1С 8.3 содержит два справочника: «Физические лица» и «Сотрудники».

Вносим в 1С нового работника. После заведения карточки на специалиста физлицо создастся автоматически. Сделаем это тут же, в поле «Сотрудник»:

  • Нажимаем «Создать»;

  • Указываем фамилию, имя и отчество.

1С Бухгалтерия 8.3 предусматривает обязательную «привязку» работника к компании, даже если она в программе одна.

Реквизиты:

  • Структурное подразделение;

  • Должность;

  • Тип занятости;

  • Должностной оклад.

Заполнятся автоматически после создания документа «Прием на работу».

Нажимаем «Записать и закрыть». Поле в документе заполнится автоматически.

Даты документа и приема на работу необходимо указать на месяц раньше, чтобы в данном месяце можно было сделать начисление.

В табличной части указывается оклад – к примеру, 40 000 рублей. Остальные реквизиты остаются без изменений. Проводится итоговый документ.

На этом все. Сотрудник принят на работу, можно начислять ему зарплату и выплачивать налоги и взносы.

Как быть, если сотрудник принят на работу в середине месяца

Само оформление в этом случае проходит по стандартной процедуре. Однако могут возникнуть некоторые трудности с расчетом и выплатой заработной платы.

В этой ситуации работодателю следует прописать в правилах внутреннего распорядка компании специальный пункт о выплате зарплаты сотрудникам, принятым на работу в первой или второй половине месяца. Допустим, в день, когда все работники получают зарплату за вторую часть истекшего месяца, новому сотруднику, принятому на работу в первой части этого месяца, следует выплатить какую-то часть зарплаты за отработанное в первой части месяца время (часть аванса). А оставшуюся часть зарплаты за первую половину месяца можно выплатить в день, когда все служащие получают зарплату за этот же период. Например, зарплату в компании выдают 28 числа расчетного месяца и 13 числа месяца, следующего за расчетным. Сотрудник, принятый на работу 1 числа текущего месяца, должен получить часть аванса за труд с 1 по 12 число включительно уже 13 числа этого месяца. А зарплата за работу с 13 и далее будет выплачена ему уже в общеустановленный день (когда выплату за первую половину месяца получают все работники), то есть 28 числа текущего месяца. В дальнейшем сроки выплаты зарплаты этому человеку придут в соответствие с общеустановленными. Аналогичный порядок должен быть установлен и в отношении сотрудников, принятых на работу в конце месяца.

Как ООО принять на работу сотрудника

1. Взять у работника документы.

После успешного прохождения собеседования с HR-службой работодатель и будущий сотрудник договариваются обо всех условиях и приступают к оформлению документов. Работник предоставляет нанимателю паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство, ИНН, аттестат или диплом об образовании, военный билет (для военнообязанных) и другие документы из перечня, прописанного в ТК РФ.

2. Принять заявление.

Сотрудник пишет заявление о приеме на службу на имя директора компании. Работодатель или его доверенное лицо знакомят работника с локальными нормативными актами фирмы: должностными инструкциями, положениями и пр.

3. Заключить трудовой договор.

В трудовом договоре указываются права и обязанности обеих сторон по отношению друг к другу. В контракте обязательно прописываются сведения о работнике, реквизиты компании, размер оклада, название должности, условия труда. Документ подписывается в двух экземплярах, один из них работодатель оставляет у себя, а второй передает сотруднику.

4. Издать приказ.

На основании всех этих документов выпускается приказ о найме специалиста, в котором указывается его должность, оклад и номер табеля. Приказ подписывают обе стороны.

5. Внести запись в трудовую книжку.

Запись о приеме на службу вносится в трудовую книжку работника. Чаще всего она хранится у работодателя до момента увольнения сотрудника. Документы держат в сейфе или под замком. Директор своим приказом назначает ответственного за сохранность трудовых книжек.

6. Снять копии с документов.

Со всех документов снимаются копии, которые вкладываются в личное дело служащего. Сначала оформляется личная карточка по форме № Т-2. Этот документ оформляется на каждого специалиста в отдельности.

7. Завести личное дело.

Все документы, поданные сотрудником, нумеруются и подшиваются в сформированное личное дело. На его титульном листе указываются Ф. И. О. и должность работника, а также подразделение, в котором он трудится (если есть).

8. Уточнить нюансы.

Если работник воспитывает несовершеннолетних детей, он должен представить работодателю их свидетельства о рождении и написать заявление на стандартные вычеты. Если диплом о высшем образовании женщины выдан на ее девичью фамилию, она должна предоставить свидетельство о браке.

9. Истребовать медицинские документы.

В некоторых ситуациях (к примеру, при приеме на работу в организации общественного питания) работнику потребуется санитарная книжка. Также медицинское заключение необходимо несовершеннолетним, желающим трудоустроиться, и сотрудникам, принимаемым на работу с вредными и опасными условиями.

Что учесть, если сотрудник принят на работу по совместительству

Сотрудник, принимаемый на работу по совместительству, должен предоставить работодателю тот же пакет документов, что и при найме на основную службу. Исключение составляет трудовая книжка. Иногда у совместителя просят дополнительные документы, а именно:

  • При приеме на тяжелую работу или работу с вредными (опасными) условиями труда – справку о том, что трудовая деятельность на основном месте не является тяжелой (вредной или опасной);

  • При найме водителей – справку о том, что он не трудится на этой же должности по основному месту работы;

  • При найме руководителя другой компании – разрешение на совместительство, полученное им от общего собрания участников той компании или ее совета директоров. Этот документ оформляется в виде выписки из протокола общего собрания участников или заседания совета директоров.

Если потенциальный работник не представляет эти документы, получите от него письменное заявление о том, что его основная деятельность не является ограничением для работы по совместительству. При соблюдении этого условия вас не оштрафуют за нарушение Трудового кодекса.

Внимание! Несовершеннолетних принимать на работу по совместительству нельзя.

Трудовой договор с совместителем заключается в те же сроки, что и с сотрудником, для которого работа является основной. В трудовом договоре с совместителем надо указать:

  • Что деятельность является для него работой по совместительству;

  • Продолжительность его рабочего времени. Она не должна превышать 20 часов в неделю и четырех часов в день. Исключение – дни, когда работник не занят на основном месте службы. В такие дни он может трудиться по совместительству полный день.

Затем необходимо оформить те же кадровые документы, что и в случае с работниками на полной занятости. Однако запись о приеме в трудовую книжку не вносится, ее по просьбе сотрудника может сделать «основной» работодатель.

Как принять сотрудника на временную работу

Если наниматель хочет принять на работу сотрудника для временной службы, он может воспользоваться двумя вариантами: заключением гражданско-правового договора или подписанием срочного трудового контракта.

Первый вариант более приемлем в ситуациях, когда работнику предстоит выполнять строго определенные функции. При подписании такого договора существует определенный риск: специалисты ФСС будут тщательно его проверять. Если его сочтут трудовым, работодателю грозит штраф.

Поэтому заключение трудового договора можно назвать более безопасным. Его следует заключить, к примеру, если объем и сроки деятельности сложно прогнозировать. Также такой договор применим в случае сезонных работ или единовременных промоакций.

Нюансы заключения договора с сотрудником, принятым на временную работу.

  • Срок работы. Его следует зафиксировать достаточно четко, но без указания точной даты прекращения службы. Если специалиста нанимают для временного замещения другого работника, то можно сформулировать это так: «Договор действует в период пребывания сотрудника Н. на больничном». Такой договор будет аннулирован, как только Н. выйдет с больничного.

  • Работник, принятый временно, должен быть поставлен в известность о своем увольнении, причем в письменном виде и не позднее чем за три календарных дня до этой даты. Речь идет о ситуациях, когда конкретный срок окончания договора четко прописан. Если же предварительно установить эту дату невозможно, предупреждения не потребуется.

  • Если срок договора окончен, но расторжения не требуют обе стороны, а временный сотрудник продолжает свою деятельность, договор может стать бессрочным.

  • Уточнение информации об испытательном сроке. Если договор подписан меньше чем на два месяца, испытательный срок не предусматривается вовсе, а если больше чем на два месяца, то испытание не должно длиться дольше двух недель.

Как и в других случаях, при принятии на работу сотрудника на совмещение выпускается приказ начальника, а работник подписывает документ об ознакомлении с ним. Если договор становится бессрочным, то делается соответствующая запись о переводе на «постоянку».

При этом если сотрудник принимался на работу не больше чем на пять дней, вносить запись об этом необязательно.

Для оформления временного замещения необходимо сделать следующее:

  • Получить согласие замещающего специалиста;

  • Подписать допсоглашение о временном замещении;

  • Составить приказ на основании этих документов.

В приказе должны быть отражены следующие пункты:

  • Сведения о сотруднике, принимаемом на работу для замещения отсутствующего;

  • Причина, по которой оформляется замещение;

  • Дата, с которой начинается замещение;

  • Конкретная дата конца замещения или иным образом указанный срок замещения;

  • Размер оклада;

  • Основание для издания приказа.

В целом приказ выпускается в свободной форме. Если замещаемый работник был материально ответственным, то с замещающим служащим также необходимо оформить соответствующий договор.

Можно ли принять на работу сотрудника, не достигшего совершеннолетия

Несовершеннолетние лица могут трудоустраиваться с 14 лет при согласии хотя бы одного из родителей и после медицинского осмотра. При этом им можно поручать лишь легкую работу. Подростки, совмещающие трудовую деятельность и учебу, не должны работать больше четырех часов в день, максимальная продолжительность рабочего дня для лиц 16-18 лет – семь часов. Для заключения трудового договора несовершеннолетний должен принести в отдел кадров компании паспорт, свидетельство о рождении, копию паспорта одного из родителей и его разрешение, составленное в произвольной форме, а также аттестат или справку из школы или колледжа с расписанием занятий. При наличии у подростка ИНН, СНИЛС и приписного свидетельства они тоже должны быть представлены нанимателю.

Как принять на работу сотрудника-иностранца

Право на трудоустройство иностранных граждан имеют только компании, получившие специальное разрешение. Впрочем, иностранцы, прибывшие в Россию в условиях визового режима, могут получить такое разрешение самостоятельно. И тогда их сможет принять на службу практически любое предприятие. При этом существует несколько категорий иностранных граждан, которые не нуждаются в разрешении на работу. Речь идет об иностранцах, временно или постоянно проживающих на территории РФ, переселенцах, аккредитованных иностранных журналистах, учащихся, студентах и аспирантах, а также работниках иностранных юрлиц, которые трудятся в России. А высококвалифицированные специалисты с зарплатами не меньше двух миллионов рублей в год могут трудоустраиваться по ходатайству потенциального работодателя.

Как оформить сотрудника, если он уволился и снова принят на работу

При приеме на работу служащего, который раньше трудился в вашей организации, но затем уволился, практически все документы придется оформлять заново.

Ранее заключенный трудовой договор был расторгнут. Теперь необходимо подписать новый документ, и его условия могут значительно отличаться от тех, которые были прописаны до увольнения.

Личная карточка Т-2 на работника также была закрыта, в нее были внесены записи об увольнении. Следовательно, при приеме уволенного сотрудника на работу карточку придется оформлять заново.

А вот табельный номер специалиста можно сохранить.

Согласие на обработку персональных данных необходимо получить вновь, так как в прошлый раз человек давал его до увольнения, а теперь он может считать себя свободным от любых согласий и обязательств – ведь трудовой договор был расторгнут.

Если личное дело специалиста после увольнения еще не успели сдать в архив, то копии документов можно взять оттуда, и тогда не придется собирать их повторно.

Личное дело тоже нужно начать вести заново. По правилам архивирования кадровых документов, личные дела персонала хранятся в кадровой службе до момента увольнения, а затем сдаются в архив – сначала компании, затем – государства.

При расчете НДФЛ доходы сотрудников, облагаемые по ставке 13 %, можно уменьшить на сумму положенных налоговых вычетов.

Если повторно принятый на работу специалист является иностранцем, то необходимо проверить его налоговый статус. Не забывайте, что такой статус может измениться и у работника, являющегося гражданином России.

Порядок налогообложения доходов физлиц зависит от того, являются ли они налоговыми резидентами Российской Федерации.

Может ли филиал принимать на работу сотрудников

Это зависит от того, каким образом осуществляется кадровое делопроизводство в компании.

Если предприятие выбрало централизованную форму производства, любые документы, в том числе и трудовые книжки, оформляются и хранятся в головном офисе. Если же выбрана децентрализованная форма ведения документов, то они могут храниться в структурных подразделениях (филиалах, представительствах). Такая система кадрового делопроизводства возможна только в том случае, если начальник структурного подразделения имеет право действовать от имени работодателя (к примеру, по доверенности).

Выбранная форма делопроизводства указывается в локальном акте, подписанном руководителем компании. Это может быть положение о кадровом делопроизводстве или иной документ. В нем же прописывается процедура и место ведения кадровых документов, правила их хранения.

Вне зависимости от того, какая форма ведения кадрового делопроизводства выбрана, работодателем для работников филиала всегда будет головная организация. Именно она указывается в трудовом договоре, приказе о приеме на работу и трудовой книжке. Филиал не может самостоятельно выступать в качестве работодателя. Это связано с тем, что структурное подразделение компании не является самостоятельным юрлицом (часть 3 статьи 55 ГК РФ, статья 20 ТК РФ). При этом филиал компании обязательно указывается в трудовом договоре как место работы принятого сотрудника (часть 2 статьи 57 ТК РФ). Это же условие указывается в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личном деле работника.

Если фирма использует децентрализованную форму документооборота, любой филиал должен иметь собственную печать компании, на которой указан порядковый номер филиала или нанесена дополнительная надпись «Для кадровых документов». Печати имеют строго ограниченную сферу применения, они передаются приказом руководителя головного офиса в распоряжение ответственных лиц. Таким образом можно решить вопрос с оформлением трудовых книжек для сотрудников филиалов. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала можно в том случае, если на печати указывается название компании как юрлица.

Если у вас остались вопросы по теме, то предлагаем обратиться к бесплатной консультации специалистов. В Санкт-Петербурге таковые есть в компании «Бизнес Ресурс», которая оказывает квалифицированную бухгалтерскую поддержку малых и средних предприятий.

 

 

biznes-resurs.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.