Прием на работу документы

Документы при трудоустройстве обязан предоставить каждый претендент на вакантное место независимо от того, на какой срок заключается договор о сотрудничестве и какие обязанности будут основными.

Но в зависимости от того к какой отрасли относится будущее место работы, требуемый перечень документов может быть значительно шире установленного нормами ТК РФ.

Что говорит закон?

В соответствии со ст.65 ТК РФ принимаемый на предприятие работник обязан предоставить определенный пакет документов, который условно можно разделить на обязательный и дополнительный.

В частности, к обязательным относятся те документы, которые оговорены в ст.65 ТК РФ, а вот дополнительными документами могут быть те же справки, подтверждающие некоторые сведения, относящиеся к специфике определенной отрасли.

Трудовой Кодекс Российской Федерации

Нормативная база

Следует отметить, что работодатель на основании той же ст.65 ТК РФ не имеет права требовать от будущего работника предоставления дополнительных документов, если это не предусмотрено законодательством.

Также категорически запрещено требовать данные, на основании которых могут быть нарушены конституционные права работника — например, сведения о вероисповедании либо национальной принадлежности.


Сведения о семейном положении либо о наличии детей возможно предоставить только в том случае, если работник относится ко льготной категории с правом на определенные виды компенсаций — к примеру, при наличии детей-инвалидов либо маленьких детей находящихся под опекой.

В зависимости от обстоятельств, некоторые работники не всегда могут предоставить даже те документы, которые являются обязательными ввиду того, что принимаются на работу впервые.

В подобной ситуации ту же трудовую книжку или страховое свидетельство оформляет уже работодатель, причем за счет средств компании.

Кто имеет доступ к информации?

В настоящее время ввиду действия ФЗ № 152 «О персональных данных» и главы 14 ТК РФ ко всем данным, предоставляемым работниками при приеме, предъявляются особые требования.

На их основании доступ к личной информации о работнике имеет только ограниченное количество лиц, уполномоченных на доступ локальными актами предприятия.

В частности, имеют доступ к персональным данным работники отдела кадров и бухгалтера, которые в силу своей деятельности для оформления документации используют эти данные при оформлении тех же приказов или ведомостей по заработной плате.


Также учитывая, что в настоящий момент каждая организация обязана предоставлять множество отчетов о среднесписочной численности работников, о тех же взносах в Пенсионный фонд и о перечислении налогов, при приеме каждый работник предоставляет письменное разрешение на передачу своих данных третьим лицам, которые уполномочены государством.

Предоставление данных работника другим лицам, даже если они являются сотрудниками предприятия, запрещено.

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ

Сроки хранения

Учитывая, что личное дело сотрудника состоит из его персональных данных, которые являются действительными много лет, к хранению личных дел предъявляется не меньше требований, чем к бухгалтерским документам.

В частности, личные дела сотрудников нужно хранить либо в отдельной комнате либо в сейфе для того чтобы воспрепятствовать несанкционированному доступу к данным третьих лиц.

И после увольнения личные дела работников не уничтожаются, а перемешаются в архивное подразделение предприятия для последующего хранения на основании ст. 656 перечня управленческих документов, утв. Приказом Минкультуры РФ № 558 в течение 75 лет, за исключением ряда документов, относящихся к второстепенным, срок хранения которых составляет всего 3 года.

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558

Обязательный перечень документов при приеме на работу (2016)


Как было сказано выше, перечень необходимых документов, которые в обязательном порядке подаются при трудоустройстве, регламентирован нормами ст.65 ТК РФ.

В частности, именно эти документы и используются при стандартном приеме работников, которые не относятся к льготным категориям тружеников и не обладают какими-либо льготами.

Стандартный прием

При стандартном приеме подаются следующие документы:

  • любой документ, по которому удостоверяется личность, коим в основном является паспорт;
  • страховое свидетельство;
  • военный билет для лиц, которые состоят на учете и имеют военно-учетную специальность;
  • любой документ, подтверждающий квалификацию (диплом, свидетельство);
  • трудовая книжка.

Требовать документы, которые не приведены в оговоренном списке, руководство предприятия может только в том случае, если подобная норма закреплена в других нормативных актах.

Несовершеннолетние

Но с несовершеннолетними работниками не все так просто.

Некоторые из вышеперечисленных документов у них отсутствуют в виду юного возраста, соответственно ряд бумаг оформляется за счет предприятия либо не предоставляется вовсе.

К примеру, за счет предприятия оформляются:

  • страховое свидетельство;
  • трудовая книжка.

Вместо паспорта предоставляется свидетельство о рождении, а документы о воинском учете подаются только в том случае, если несовершеннолетний ребенок достиг возраста 17 лет (ст.9 ФЗ №53).

Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ

Также к вышеперечисленному списку прилагаются:

  • разрешение на труд от родителей либо опекунов;
  • согласие органов опеки, в случае если работник не достиг возраста 16 лет;
  • школьный аттестат;
  • расписание занятий.

Иностранцы

Пакет документов, подаваемых при трудоустройстве иностранцев, тоже имеет свои особенности, оговоренные в ФЗ №115 и в ст.327.3 ТК РФ.

Федеральный закон от 25.07.2002 N 115-ФЗ

В соответствии с ними иностранные граждане делятся на три категории:

  • приравненные к гражданам РФ;
  • прибывшие в безвизовом режиме;
  • прибывшие в визовом порядке.

В зависимости от принадлежности к определенной категории пакет документов при трудоустройстве имеет некоторые отличия:

  • Первая категория к стандартному пакету прилагает миграционную карту и разрешение на временное проживание. А вот с дипломом об образовании могут возникнуть проблемы, так как на основании ст.107 ФЗ «Об образовании» признаются действенными только те документы, которые утверждены международными соглашениями об эквивалентности документов.
  • Вторая и третья категории к стандартному пакету должны приложить еще и патент, получаемый в соответствии с установленными правилами, который действителен всего в течение 12 месяцев, после чего нужно уволиться и въехать на территорию РФ заново, а также медицинский полис страхования.

Совместители

Перечень документов для совместителей мало чем отличается от стандартного, так как работник должен всего лишь подтвердить свою личность и квалификацию, и не более.

Но если вторичное место занятости связано с вредными факторами на рабочем месте, работник обязан на основании ст.283 ТК РФ представить справку с основного места работы об отсутствии аналогичных условий труда, так как на подобный труд введены ограничения.

Также в зависимости от отрасли и должности при работе по совместительству может понадобиться справка о занимаемой должности по основному месту работы, в связи с тем, что некоторые профессии на основании норм закона, совмещать запрещено.

Работники образования и культуры

Имеет свои особенности и пакет документов при приеме педагогов.

В частности, на основании ст.331 ТК РФ запрещено заниматься педагогической деятельностью лицам, имеющим судимость, следовательно, к стандартному пакету документов прилагается еще и справка об отсутствии судимости. Также на основании Приказа Минзравсоцразвития № 302н педагоги обязаны иметь медицинские книжки, порядок оформления которых закреплен Приказом Роспотребнадзора № 402.


И в зависимости от занимаемой должности, что актуально для профессоров и преподавателей ВУЗов, нужны еще и документы, подтверждающие конкурсный отбор для занятия определенной должности на основании ст.332 ТК РФ, а также возраст претендента, ведь предельный ценз составляет от 65 до 70 лет, да и то в виде исключения.

Приказ Роспотребнадзора от 20.05.2005 N 402

Госслужащие

Прием на работу государственных служащих тоже имеет ряд отличий от стандартного приема.

В частности, с государственными служащими заключается не трудовой договор, а служебный контракт, на основании документов, оговоренных в ст.26 ФЗ №79, а именно:

  • анкеты установленной формы;
  • паспорта (другой документ удостоверяющий личность не подойдет, так как быть госслужащими могут только граждане РФ);
  • трудовой книжки;
  • свидетельства о пенсионном страховании;
  • ИНН;
  • документов о постановке на воинский учет;
  • документов об образовании;
  • сведениях о доходах.

ФЗ о государственной гражданской службе

Водители

Имеет свои особенности и пакет документов работников транспортной отрасли, коими являются водители.

К стандартному пакету документов на основании ст.328 ТК РФ претендент на должность водителя обязан приложить водительское удостоверение установленного образца. В случае, если будущий водитель имеет права иностранного государства, оговоренный документ как минимум должен быть переведен на русский язык и заверен нотариально, а также соответствовать нормам Конвенции о дорожном движении 1968 года.


Также в обязательном порядке водитель должен пройти предварительный медицинский осмотр на основании той же ст.328 ТК РФ в порядке, установленном федеральным законодательством.

И для трудоустройства водителю понадобиться практический опыт, который будет определяться исходя из сведений отраженных в трудовой книжке.

Работники здравоохранения и фармацевты

К документам медицинских работников при приеме также предъявляется ряд требований.

К стандартному пакету нужно обязательно приложить документы о прохождении медицинского осмотра на основании ст.213 ТК РФ, а также сертификат специалиста, выдаваемый в порядке, утвержденном Приказом Минздрава РФ № 982н.

Оговоренный сертификат действителен только в течение 5 лет и, следовательно, его нужно периодически обновлять, проходя сертификацию.

Приказ Минздрава России от 29.11.2012 N 982н

Что может дополнительно потребовать работодатель?

Но при приеме на работу используется не только стандартный пакет документов, в ряде случаев необходимы и иные данные не относящиеся к обязательным, но требуемые для соблюдения некоторых норм закона в ходе осуществления деятельности предприятий.

К ним можно отнести следующие:


  • На основании ст.212 ТК РФ работодатель обязан соблюдать технику безопасности и следить за здоровьем работников, соответственно медицинский осмотр при поступлении будет необходим. Потребуется медицинский полис.
  • Для перечисления налогов и предоставления дополнительных финансовых отчетов о расходах потребуется ИНН сотрудников.
  • Также в некоторых случаях могут понадобиться документы, относящиеся и к семейному положению работников. Допустим, при наличии маленького ребенка до 3-х лет нельзя привлекать к работам сверх нормы, а также устанавливать испытательный срок, не говоря уже об увольнении, соответственно понадобится свидетельство о рождении ребенка.
  • Инвалиды должны работать не полную смену, а меньше в соответствии с медицинским заключением,  при этом заработную плату за месяц им должны начислить полностью. Также инвалидов нельзя привлекать к работе в праздничные дни, соответственно для получения положенных льгот в личном деле должно быть удостоверение об инвалидности.
  • То же самое касается и иных лиц, тех же матерей-одиночек, матерей детей-инвалидов, ликвидаторов ЧАЭС, пенсионеров, жен военнослужащих и т.д. То есть тех лиц, которые обладают правом на трудовые льготы, коими могут являться отпуск в удобное время, дополнительные дни административного отпуска, сокращенный рабочий день, выходной сверх нормы и иные льготы.

Какие документы на вновь принятого сотрудника готовит кадровик?

После предоставления основного пакета и написания заявления на прием кадровый работник как правило готовит:

  • приказ на прием сотрудника;
  • личную карточку работника к которой прилагаются все поданные ранее документы, из которых и формируется личное дело.

Заключением трудового договора занимается уже юрист предприятия, а открытием лицевого счета —  бухгалтерия.

С какими внутренними документами должны ознакомить вновь принятого работника?

Но составлением личного дела и изданием приказа прием работника не ограничивается, так как на основании ст.22 ТК РФ каждого вновь принятого сотрудника должны ознакомить с локальными актами компании — теми, которые будут регулировать его трудовую деятельность.

Работник должен быть ознакомлен с:

  • коллективным договором;
  • правилами трудового распорядка;
  • положением о премировании;
  • должностной инструкцией;
  • положением о его структурном подразделении;
  • графиком сменности, при его наличии.

Какие документы нужны при приеме на работу определить совсем не сложно, ведь порядок оформления работников регламентирован не только трудовым законодательством, но и иными нормативными актами, регулирующими деятельность отдельных отраслей.

При наличии такого подробного списка необходимых документов каждый кадровик сможет осуществить прием работника в соответствии с законом.

kadriruem.ru

Основные документы

Оформление приема на работу начинается со сбора основных документов. К таким документам относятся:


  • паспорт РФ;
  • СНИЛС (при первичном трудоустройстве, если соискатель не завел до этого свидетельство, документ оформляет отдел кадров);
  • военный билет (должны представлять только военнообязанные);
  • диплом об образовании или аттестат;
  • трудовая книжка.

нужна ли трудовая книжка

С последним документом могут возникнуть вопросы. Многих соискателей волнует, нужна ли трудовая книжка при сборе и подаче основных документов. Если соискатель пришел устраиваться по совместительству, то трудовая не нужна, так как она должна находиться на основном месте работы. Если соискатель впервые устраивается на работу, и бланка трудовой у него нет, то, соответственно, документ не предъявляется, а заводится в отделе кадров по месту работы. Если трудовая была утеряна или испорчена, новый работодатель обязан по заявлению нового сотрудника выдать ему новый бланк.

Дополнительные документы

Документы для оформления на работу могут носить не только официальный характер. Работодатель, чтобы больше узнать о своем новом сотруднике, может запросить и перечень дополнительных документов. К ним относятся:

  • наличие регистрации (если на работу принимается иностранный гражданин);
  • справка о зарплате с предыдущей работы;
  • характеристика от предыдущего работодателя;
  • ИНН (его требовать не имеют права, поскольку не все граждане его оформляют);
  • медсправка (этот документ могут потребовать не на каждой работе, а исключительно там, где нужно проходить медкомиссию и сдавать соответствующие анализы, это должны делать продавцы, повара, педагоги, воспитатели и т. п.).

Этапы устройства

Какие документы нужны для устройства на работу, мы выяснили. Теперь рассмотрим основные этапы приема на работу:

документы для оформления на работу

  1. Написание заявления. Заявление пишется по установленному образцу и отдается в отдел кадров вместе с остальными документами.
  2. Ознакомление с внутренними документами. К таким документам относятся корпоративные правила, локальные акты о графике работы, охрана труда, соглашение о премировании, предоставлении отпуска и другие подобные документы. Прежде чем соискателя принять на работу, его необходимо познакомить со всеми важными документами, которые касаются его работы. Под каждым бланком работник ставит свою подпись. Это избавит работодателя от возможных спорных вопросов в дальнейшем, если сотрудник вдруг начнет предъявлять претензии.
  3. Составление и подписание трудового договора. Оформление приема на работу сопровождается составлением трудового соглашения, которое составляется в течение трех рабочих дней со дня принятия сотрудника в штат. Если сотрудник приступил к работе без трудового соглашения, то автоматически считается, что он согласился со всеми условиями труда в конкретной организации. Трудовое соглашение должно содержать все сведения о работнике, работодателе и о работе, которую необходимо выполнять. Также прописывается заработная плата, график работы, возможные компенсации, гарантии и дополнительные условия. Документ составляется в двух экземплярах, обязательны подписи сторон и печать организации.

Важные нюансы

Каждое трудовое соглашение должно содержать информацию о наличии в организации испытательного срока.

Чтобы не нарушать законодательные нормы, каждый работодатель должен знать, что есть категории граждан, кто может быть принят на работу без прохождения испытательного срока. К таким относятся:

  • лица, не достигшие 18 лет;
  • беременные женщины и женщины, имеющие детей до 1,5 лет;
  • выпускники высших учебных заведений, которые устраиваются на работу впервые по специальности.

оформление приема на работу

Если женщина ждет ребенка и устраивается на работу, во-первых, ей не имеют права отказать, а во-вторых, она должна представить справку из медучреждения и только в этом случае будет освобождена от прохождения испытательного срока.

Испытательный срок указывается в договоре только в момент его заключения, вносить информацию позже категорически запрещено. Продлевать испытательный срок нельзя, а вот закончить его раньше можно, если руководитель считает, что сотрудник справляется с работой.

Какие документы нужны для устройства на работу, а также что должно быть указано в документах при оформлении на должность, мы выяснили. Теперь рассмотрим заключительный этап приема на работу.

Приказ, заполнение трудовой

После подписания трудового соглашения издается приказ о приеме на работу, где сотрудник ставит свою подпись. Его оформление занимает не более трех дней. На основании приказа вносится запись о приеме на работу в трудовую книжку. Кстати, такая запись должна быть сделана не позднее 5 дней с момента издания приказа.

какие документы нужны для устройства на работу

Итак, прежде чем проходить все этапы оформления, лучше поинтересоваться, какие документы нужны для устройства на работу, в чем заключается суть работы, а также задать другие не менее важные вопросы, касающиеся дальнейшего трудоустройства.

fb.ru

Какие нужны документы для приема на работу

Для того, чтобы принять сотрудника на работу, вам необходимо запросить у него следующие документы:

  1. Паспорт гражданина
  2. Трудовая книжка, в случае, если сотрудник до этого нигде не работал, заводится новая
  3. Снилс – страховое свидетельство – зеленая карточка
  4. ИНН, если его так же не было – необходимо, чтобы сотрудник его получил в ФНС
  5. Документ об образовании – он нужен скорее по желанию работодателя
  6. Документ воинского учета, в случае если гражданин является военнообязанным
  7. В определенных случаях мед.справка

Порядок приема на работу, пошаговая инструкция

Шаг 1. Специальная оценка условий труда (ранее до 2014 года – аттестация рабочих мест)

Если в организации есть наемные сотрудники, выполняющие какой-то труд, даже офисный, необходимо провести специальную оценку условий труда, для выявления вредных и опасных факторов в их работе. Относительно это фикция, но согласно закону это требование обязательно и применяется как к организациям, так и предпринимателям (согласно ст. 212 ТК РФ и ч.1 ст. 8, ФЗ № 426).

Да можно конечно провести оценку и после того, как вы начнете работать, но имейте в виду, что вас могут привлечь к административной ответственности, как ИП, так и ООО. Для начала могут выставить предупреждение, но есть и материальные рычаги влияния, ровно, как и приостановка деятельности предприятия, причем повторное нарушение будет караться более жестоко.

Шаг 2. Мед. справка

Прежде чем, принять сотрудника в некоторых случаях необходимо наличие медицинской справки, для этого он должен пройти медицинское исследование в специальном центре, после чего ему выдадут подтверждающий документ. Возможно и по желанию работодателя запросить такой документ.

Когда необходимо наличие мед справки:

  • В случае принятия на работу не совершеннолетнего
  • В случае работы в сфере общепита и пищевой промышленности, такие осмотры проводятся предварительно и периодически, а лица не достигшие 21 года – ежегодно

Шаг 3. Заявление на работу

Основанием для инициации приема на работу, ровно, как и заключение трудового договора является написание сотрудником заявление о приеме на работу. В случае одобрения этого заявление всеми руководителями, его визирует директор или генеральный директор компании и отдел кадров приступает к приему и оформлению всех необходимых документов.

Однако стоит заметить, что в настоящее время заявление является не обязательным документом при трудоустройстве, можно обойтись и без него. Это следует из того, что основание заключения между сотрудником и работодателем трудовых отношений является именно трудовой договор, на основании него уже будут формировать приказ о приеме на работу и другие кадровые документы.

Шаг 4. Заключение трудового договора с сотрудником

Основанием для установления трудовых отношений между работодателем и работником является заключение с ним гражданского или трудового договора – по факту, описание всех обязательств участников в письменном виде и закрепление печатями и подписями с обеих сторон. Составляется в 2-х экземплярах – один остается у работника, другой у работодателя.

Что отражается в трудовом договоре и срок действия

Все условия договора не должны противоречить трудовому законодательству, обычно содержит следующую информацию:

  • Испытательный срок, по закону установлен длительностью минимум 3 месяца, но по соглашению сторон он может быть сокращен или вообще отсутствовать
  • Должно быть описано место работы с описание структуры подчиненности
  • Обязанности, которые должен выполнять сотрудник
  • Размер оплаты труда
  • Описывается режим работы и отдыха

Трудовой договор может содержать и другие условия, которые нужно отразить на бумаге. В том числе может быть прописан срок действия:

  • На неопределенный срок или бессрочный, чаще всего такой заключают с работниками
  • На определенный срок – срочный, в случае, если после завершения контракта сотрудник все еще работает, то такое контракт переводится в бессрочный

Так же возможно заключение трудового договора о неразглашении коммерческой тайны предприятия и договор полной или частичной материальной ответственности (чаще всего работники склада и прочие ответственные лица).

Шаг 5. Регистрация трудового договора в журнале

После того, как был составлен трудовой договор с сотрудником или же несколько договоров – к примеру, еще дополнительно договор материальной ответственности, номера и даты этих договоров визируются в журнале учета.

После получения своих копий документов, сотрудник расписывается в соответствующей графе, для того, чтобы в последствии, если это понадобится доказать, что такой договор выдавался сотруднику на руки.

Шаг 6. Приказ о приеме на работу

Основанием, по которому сотрудник приступает к своим должностным обязанностям или наделяется какими-то полномочиями, является приказ о приеме на работу . В приказе отображаются условия, на которые приглашен сотрудник и после ознакомления визируется обоими сторонами. В качестве документа применяется унифицированная форма № Т-1 для одного и Т-1а для группы лиц.

Шаг 7. Ознакомления сотрудника с его должностными обязанностями

Прежде чем сотрудник приступит к исполнению своих трудовых обязанностей, необходимо предварительно их составить и описать в соответствующем документе. После ознакомления с этим перечнем ставится печать и дата ознакомления, так же распечатывается в двух экземплярах.

Если обязанности на группу лиц, или они типовые, то можно сделать лист ознакомления, где будут расписываться все сотрудники, принимаемые на эту вакансию с указанием их фамилий и даты подписания.

Шаг 8. Заполнение трудовой книжки

После того, как вы заполнили все необходимые документы, и у вас есть все подписи на них, вы в течение 5 дней должны произвести запись в трудовой книжке сотрудника о приеме на работу. Порой не стоит это делать сразу, т.к. бывает возникают нюансы и сотрудник просто не выходит на работу, так что лучше подождать трудовую неделю.

Шаг 9. Регистрация трудовой в книги учета трудовых книжек

После того, как вы успешно заполнили трудовую книжку, потребуется еще ее регистрация в журнале учета трудовых книжек.

Шаг 10. Личная карточка

Одновременно с приемом сотрудника оформляется личная карточка сотрудника по форме Т2, в которую заносятся его личные данные

Шаг 11. Учет рабочего времени

В ходе жизнедеятельности предприятия и посещения его сотрудниками, необходимо вести учет рабочего времени на каждого сотрудника. Гос. ком. статом, установлены две формы:

  • Т-12, может использоваться если предприятие будет вести учет рабочего времени и расчет с сотрудниками по зарплате. Допускается при этом вести учет без заполнения раздела о расчете заработной платы
  • Т-13, может применяться при использовании автоматизированной электронной техники

Шаг 12. Обязательная регистрация в ПФР и ФСС в качестве работодателя

После появления наемных сотрудников, вам необходимо зарегистрировать (попросту, получить номер в систем) организацию в фондах, как работодатель.

Для этого установлены определенные сроки:

  • Пенсионный фонд – 30 суток.
  • ФСС – 10 суток.
  • ФОМС – 30 суток.

Штрафы за работу без регистрации в фондах в качестве работодателя

В случае, если вы по каким-то причинам не зарегистрировались, то возможно наложение штрафов:

  • При просрочке менее 90 дней до 5 тыс. рублей (На ИП)
  • До 10 тысяч при просрочке более 90 дней (На ИП)
  • На ООО – 30-50 тыс. рублей

Медицинские полисы

В настоящее время у организаций нет обязанностей получать на каждого сотрудника мед. полис, с 1 марта 2011 года это обязанность вменена самому сотруднику. Подробнее о том, как можно получить полис ОМС описано здесь.

infportal.ru

Основной перечень

В Трудовом кодексе (ст. 65) указан пакет основных документов, которые можно требовать у оформляемого гражданина. Копии их будут храниться в личном деле работника.

Паспорт

Прием на работу документыЧаще всего бухгалтеру предоставляется российский паспорт, но бывают и исключения, например:

  • паспорт моряка – удостоверяет личность своего владельца и в России, и за границей;
  • удостоверение личности военнослужащего;
  • для иностранцев – паспорт иностранного гражданина (он выдается только гражданам, проживающим в России постоянно);
  • удостоверение беженца – подтверждает личность лиц, которые официально признаны беженцами;
  • другие в соответствии с законодательством.

Трудовая книжка

Она должна храниться строго в сейфе. Стоит особо отметить несколько нюансов:

  • при первом трудоустройстве трудовую книжку выдает работодатель;
  • если сотрудник принимается на работу по совместительству – он не должен приносить трудовую книжку (она хранится на основном месте работы);
  • если работник потерял свою трудовую книжку – по заявлению работодателю придется оформить ему новую.

СНИЛС

Это документ из Пенсионного фонда.

Военный билет

При устройстве на работу лицо, которое является военнообязанным и подлежит призыву на военную службу, предъявляет работодателю документы воинского учета.

Документ об образовании

Прием на работу документыЕсли новая работа требует каких-то особых знаний и умений – сотрудник должен принести копию документа, подтверждающего наличие этих знаний.

Диплом, удостоверение о пройденных курсах и прочие.

Справка об отсутствии судимости

Некоторыми видами работ не могут заниматься лица, имеющие судимость.

Дополнительно требуемые

Помимо основных документов, бухгалтеру могут понадобиться некоторые другие, список которых не регулируется Трудовым кодексом, например:

  1. Заявление о приеме на работу. По Трудовому кодексу нет обязательного требования этого документа, но многие кадровики и бухгалтеры предпочитать вложить его в личное дело.
  2. Свидетельства о рождении детей. Их копии понадобятся, если сотрудник будет получать вычет по НДФЛ.
  3. Справки с прошлой работы: о заработке (понадобится для расчета больничных); 2-НДФЛ и другие.
  4. На некоторые виды работ необходимо прохождение медосмотра:
  • например, если гражданин устраивается в детские сады, продуктовые магазины, столовые или кафе;
  • если работнику придется управлять автомобилем;
  • если предстоящее рабочее место относится к вредным или опасным;
  • также обязательный медосмотр проходят несовершеннолетние.

Особенности оформления работников у ИП

Прием на работу документыЕсли сотрудника оформляют на работу в ООО – не будет никаких нюансов в отношении фондов.

Предприятие автоматически становится на учет в них по данным, которые сообщает налоговая.

С индивидуальными предпринимателями немного сложнее.

Как только на работу принимается первый сотрудник – нужно будет становиться на учет в фондах самостоятельно. Это означает, что предпринимателю или бухгалтеру нужно будет отвезти туда комплекты документов.

В Пенсионный фонд подаем следующие документы и заверенные копии:

  • заявление с просьбой о регистрации работодателя в ПФР, написанное собственноручно;
  • копию паспорта ИП (первая страница и с пропиской);
  • копии приказа о приеме первого работника на работу и трудового договора с ним.

На это у ИП есть всего 30 дней. ПФР же поставит на учет предпринимателя в течение пяти дней.

В Фонд социального страхования (в течение 10 дней) подаются:

  • заявление на регистрацию в ФСС (образец можно скачать на сайте ФСС или получить в отделении фонда);
  • копии и оригиналы паспорта ИП, его свидетельства о постановке на учет и свидетельства ОГРНИП;
  • копии и оригиналы приказа о приеме первого сотрудника на работу, трудового договора с ним и трудовой книжки с записью о приеме.

Трудоустройство инвалида

Инвалид предоставляет стандартный пакет документов для приема на работу.

Изменения коснутся только дополнительных преимуществ и прав:

    Прием на работу документы

  • инвалидам необходимо предоставить удобное рабочее место, соответствующее его потребностям;
  • инвалиды имеют право на увеличенный оплачиваемый отпуск — 30 дней;
  • также работник-инвалид в любое время может попросить отпуск за свой счет в размере до 60 дней;
  • ни в коем случае нормативные акты компании, касающиеся сотрудников, не могут создавать для инвалидов условия хуже, чем у остальных работников;
  • инвалиды I и II группы имеют право работать не более 35 часов в неделю, но с сохранением обычного оклада;
  • как и рядовых сотрудников, инвалидов можно привлекать к работе в выходные дни и к сверхурочной работе. Естественно, такая работа не должна быть противопоказана инвалиду по состоянию здоровья.

Прием несовершеннолетнего

По Трудовому кодексу работодатель может принять на работу несовершеннолетних со следующими оговорками:

  • до 18 лет работники обязаны проходить медосмотр за счет работодателя каждый год;
  • несовершеннолетние работники в любое время могут получить оплачиваемый отпуск на 31 день;
  • запрещено увольнять несовершеннолетнего без разрешения комиссии по делам несовершеннолетних и трудовой инспекции. Исключение составляет ликвидация фирмы.

Прием на работу документыВ любом случае, запрещается принимать несовершеннолетних:

  • если работы связаны с поднятием тяжестей;
  • если работа может повлиять на нравственное развитие несовершеннолетнего (продажа сигарет, работа в казино, ночных клубах, торговля алкоголем и другие).

Если устраивается иностранный гражданин

Принимать на работу можно только совершеннолетних иностранцев. При оформлении иностранный гражданин предъявляет дополнительно к основным документам:

  • медицинский полис, действующий в России (в отдельных случаях работодатель сам обеспечивает иностранных работников медицинским обслуживанием путем заключения договоров с медицинскими учреждениями);
  • патент или разрешение на работу (некоторые исключения предусмотрены федеральными законами);
  • вид на жительство или разрешение на временное проживание в РФ.

Оформление работника по совместительству

При оформлении совместителя от него потребуется только паспорт, СНИЛС и, если это необходимо по характеру работы, документ об образовании.

Важно, что в трудовой книжке такому работнику запись ставится лишь по его желанию, и делают это на основной работе.

Еще одно отличие совместителя от обычных работников – оплачиваемый отпуск предоставляется ему в то же время, что и на основной работе.

Составляем заявление

Прием на работу документыЗаконом не предусмотрена обязательность такого документа, значит, нет и определенных требований к его составлению.

Вот основные моменты, которые желательно учесть при написании сотрудником заявления о приеме:

  • оно пишется собственноручно;
  • в шапке заявления – кому (должность, наименование фирмы), от кого (фамилия, имя, отчество; зарегистрирован по адресу);
  • в теле заявления пишется обычно такой текст: прошу Вас принять меня на работу в «название предприятия» на должность «кем хочет работать гражданин» с «предполагаемая дата начала работы»;
  • внизу ставится дата и подпись нового сотрудника;
  • в левом верхнем углу руководитель может поставить резолюцию;
  • бухгалтер должен зафиксировать документ в журнале учета заявлений сотрудников.

Бланк заявления о приеме на работу.

101million.com

Документы, необходимые при приеме на работу

Какие документы нужны для приема на работу прописано в ст. 65 ТК РФ и, казалось бы, этот вопрос не должен вызывать сложностей у работодателей. Но практика показывает обратное. Перечень документов при приеме на работу, как правило, прописывается в Правилах внутреннего трудового распорядка. И в каждом втором локальном акте можно встретить ошибки, когда компании в списке обязательных документов при приеме на работу, без которых работник трудоустроиться не может, указывают те, которые не предусмотрены действующим законодательством.

Скачайте документы по теме:

В итоге при проверке трудовая инспекция привлекает компанию к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП за такие формулировки. Как прописать список документов, необходимые при приеме на работу, в ПВТР приведено на рисунке 1.

Рисунок 1. Фрагмент ПВТР

Фрагмент ПВТР

Документы при приеме на работу необходимо запрашивать у работника в оригиналах, чтобы быть уверенным в их подлинности. Брать с сотрудника копию, не сверяя ее с оригиналом, опасно, так как такая копия может оказаться фальшивой. Копии делает сам кадровый работник и формирует папку, в которой данные копии хранятся.

Следовательно, чтобы хранить в отделе кадров копии документов сотрудников, сначала необходимо получить с каждого согласие. В Положении о защите персональных данных (или ином локальном нормативном акте, регулирующем порядок обработки персональных данных) должен быть прописан порядок хранения и использования этих копий и мероприятия, которые предпринимаются работодателем для их защиты.

Копии документов при приеме на работу, предоставляемые в соответствии с ТКРФ или иными нормативными правовыми актами хранятся:

Важно! Часто на практике бывают случаи, что сотрудник теряет диплом, ИНН, СНИЛС и т.д. и приходит в отдел кадров и требует вернуть ему их, так как помнит, что сдавал эти документы при приеме на работу. Чтобы избежать таких случаев, изначально объясняйте работнику, какие из документов, предоставляемых при приеме на работу, вы забираете в оригиналах (трудовая книжка, оригиналы справок о доходах для оплаты больных листов), а с каких снимаете копии и возвращаете работнику обратно.

Обязательные документы при приеме на работу

Какие документы необходимы при приеме на работуз ависит от специфики деятельности компании-работодателя, от специфики должности и статуса самого работника. Так, есть:

В таблице 1 приведён перечень документов при приеме на работу со ссылкой на норму закона и примечание.

Таблица 1. Перечень документов на прием на работу в соответствии с ТКРФ и иными правовыми актами

Документы при приеме на работу

Ссылка на норму закона

Примечание

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность

ст. 65 ТК РФ

В качестве иного документа может быть предъявлено, например, временное удостоверение личности гражданина РФ по форме 2П, которое выдается на время оформления паспорта

Трудовая книжка

Трудовую книжку оформляет работодатель, если для работника это первое место работы.

Важно! Не принимайте у работника чистую трудовую книжку, которую он сам где-то приобрел. Это является нарушением, так как действующее законодательство обязывает работодателя обеспечивать своих сотрудников бланками трудовых книжек и вкладышей в них

СНИЛС

Если у работника нет СНИЛС, то работодатель оформляет его самостоятельно. Для этого компания направляет в территориальной орган ПФР анкету застрахованного и опись

Военный билет или приписное

Обязательны только в отношении военнообязанных и подлежащих призыву

Документ об образовании

Предъявляется в случае, если должность предусматривает наличие определенного уровня образования

Справка о судимости

При приеме на должность, на которую не допускаются кандидаты с судимостью

Справка об отсутствии случаев привлечения к ответственности за потребление наркотических и иных психотропных средств

При приеме на должность, на которую не допускаются такие кандидаты

Справку с основного места работы о характере и условиях труда

ст. 283 ТК РФ

При приеме на работу по внешнему совместительству, связанную с вредными и(или) опасными условиями труда

Мед.заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях

ст. 324 ТК РФ

При приеме на работу сотрудника в указанные регионы, когда сам он там не проживает, а едет из других регионов

Договор (полис) ДМС

ст. 327.3 ТК РФ

Для временно пребывающих в РФ иностранцев и лиц без гражданства

Разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание, вид на жительство

Для иностранцев и лиц без гражданства в зависимости от статуса

Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих и своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей

п. 1 ст. 15 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ;

п. 1 ст. 8  Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ

Обязательны для кандидатов, претендующих на замещение:

  • должностей муниципальной службы;
  • должностей государственной службы;
  • должностей членов Совета директоров ЦБ РФ, должностей в ЦБ РФ;
  • должностей в гос.корпорациях, публично-правовых компаниях, ПФР, ФСС, ФФОМС, иных организациях, создаваемых РФ на основании федеральных законов;
  • должностей в организациях, создаваемых для выполнения задач, поставленных перед федеральными гос.органами;
  • должностей руководителей государственных (муниципальных) учреждений;

Также в этот перечень входят лица, замещающие все вышеуказанные должности.

Предписание, удостоверение и учетная карта, проездные документы на проезд к месту прохождения альтернативной гражданской службы

п. 39 Постановления Правительства РФ от 28.05.2004 № 256

Для граждан, которые направлены в организацию для прохождения альтернативной гражданской службы

В том случае, если сотрудник при трудоустройстве  не предъявит документы, которые являются обязательными, работодатель вправе отказать в заключении трудового договора. Отказ в заключении трудового договора может быть составлен по нашему образцу.

Уведомление соискателю о причине отказа в заключении трудового договора

Уведомление соискателю о причине отказа в заключении трудового договора

Можно ли дополнить список документов при приеме на работу

Как видим из таблицы 1, список документов при приеме на работу, которые кандидат должен предоставить, является закрытым. Возникает вопрос: как получить от работника документы при приеме на работу, которые не предусмотрены ТКРФ и иными правовыми актами?

Пример из практики. Главный бухгалтер Петрова В.С. пожаловалась генеральному директору компании на специалиста по кадрам Глебову Д.Р. Претензия заключалась в том, что Глебова Д.Р. в числе документов при приеме на работу не запрашивала у кандидатов ИНН и справку о доходах за 2 года для оплаты больничных листов, и их отсутствие усложняло работу бухгалтерии. Главный бухгалтер требовала включить их списокобязательных документов при приеме на работу. По приказу директора специалист по кадрам включила в ПВТР ИНН и справку в качестве обязательных. Спустя 4 месяца, по итогам проверки, ГИТ оштрафовала компанию за данное условие в ПВТР.

Но все же у компании есть возможность получить от работника необязательные данные. Для этого в локальном акте (ПВТР) необходимо указать: «Работник имеет право (не обязан) предоставить при приеме на работу следующие документы…», далее перечисляются их наименования. В таком случае у ГИТ не будет претензий.

В данной статье мы рассмотрели документы при приеме на работу. Запрашивая у работника данные, необходимо помнить, что нельзя требовать и просить данные, которые не относятся к обязательным, рекомендательным, а, наоборот, ухудшают положение работника, например, справку от гинеколога, подтверждающую, что будущая работница не беременна.

www.kdelo.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.