Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Корректный документооборот предприятия не только упрощает существование, но и избавит от прений с контролирующими органами.

Такие важные изменение, как оплата труда или реорганизация предприятия, непременно вызывают ротацию кадров или изменение фонда ЗП, поэтому наличие документа, подтверждающего факт мероприятия, обязательно должен быть издан работодателем.

Необходимость издания приказа

необходимость издания приказа об изменении штатного расписания

У любой компании может возникнуть потребность изменения штатного расписания. По сути, серьезное преобразование в фирме начинается только тогда, когда нововведения будут включены в этот локальный документ.

Работодателю очень важно правильно оформить всю сопутствующую данному процессу документацию, дабы избежать в будущем разного рода проблемных вопросов.

Приказ об изменении штатного расписания оформляется в установленных случаях:

  • Исключение/введение должностей или целых отделов, когда преобразования связанны с организационными модификациями в компании.
  • Сокращение штата фирмы или ИП.
  • Изменение величины размера оплаты труда (увеличение/понижение);
  • Реорганизация компании.
  • Изменение названия должностей.

Это неполный перечень оснований для издания данного акта, но данные причины чаще всего встречаются на практике, их мы рассмотрим более подробно.

Повышение оклада

повышение оклада в штатном расписании

Приказ об изменении штатного расписания из-за увеличения размера оплаты труда должен содержать следующие данные:

  1. Список должностей.
  2. Величину нового оклада;
  3. Календарный момент введения в силу изменений.

Работодателям следует не забывать о том, что согласно законодательству оплата труда – это одно из существенных условий всякого трудового договора.

В связи с этим, после внесения преобразований в штатное расписание потребуется оформить дополнительные соглашения с работниками, отражающие измененную величину оплаты их труда.Все специалисты, которых касаются преобразования, в обязательном порядке должны ознакомиться с ними под роспись.


Почему мы рассматриваем только пример, в котором происходит увеличение окладов? Потому что эта ситуация исключающая какие-либо споры между работодателем и работником. Напротив, уменьшение окладов вызывает их.

На практике компании, чтобы обойти данное ограничение стараются заключить с работником дополнительное соглашение об уменьшение оклада в принудительном порядке, угрожая увольнением или ухудшением условий труда. Это незаконно и может послужить причиной развития спора между сторонами трудового договора.

Реорганизация предприятия

реорганизация предприятия в штатном расписании

Реорганизация предприятия в любой форме может сопровождаться изменениями штатного расписания, когда одни должности появляются, а другие исключаются. Интерес представляют последние.

В случае ликвидации должностей, занятых работниками компании их необходимо уведомить не позже, чем за 2 месяца до предполагаемого момента увольнения. Кроме того, они получают право на выходное пособие и выплаты среднего месячного заработка в течение 2х месяцев с момента расторжения трудовых отношений.

На практике довольно часто при реорганизации модифицируются названия должностей. В данной ситуации в действие вступает ст. 74 ТК РФ, гласящая о том, что работодатель обязан уведомить работника об изменениях в письменном виде за два месяца до ожидающихся преобразований.

Сокращение штата


сокращение штата в штатном расписании

Сокращение численности работников становится самой распространенной причиной издания локального акта о внесении изменения в штатное расписание.

В данном приказе обязательно указывается следующая информация:

  • должности, которые сокращают и (или) количество их единиц;
  • календарный момент вступления в силу изменений.

Сотрудники, подпадающие под сокращение, и лицо, на котором лежит ответственность за его оформление, должны ознакомиться с приказом под роспись. Кроме того, фирма обязана соблюсти и иные условия увольнения по данному основанию, предусмотренные в ТК РФ. В частности, оформить письменные уведомления для сотрудников, предложить им перевод на иные должности (если это возможно), произвести выплаты и оформить расторжение трудовых отношений.

Работодателю необходимо помнить, что отдельные категории лиц не могут быть уволены по этому основанию, а другие имеют преимущественное право на оставление на работе.

Возможна также иная ситуация, когда сокращать будут не сотрудников, а только должность, остающуюся на момент внесения преобразований вакантной. В данном случае следует только издать акт и внести в локальный документ соответствующие изменения.


Введение новых должностей или подразделений

Приказ об изменении штатного расписания также оформляется в связи с введением новых должностей или подразделений.

В таком акте указываться следующие данные:

  1. Название новой должности или отдела с указанием количества штатных единиц.
  2. Календарный момент вступления в силу изменений.

Особенность данного основания введения преобразований в штатное расписание заключается в том, что приказ вступает в силу сразу же после его издания. Поскольку изменение не влечет каких-либо последствий для трудящихся специалистов компании. С актом организация обязана ознакомить работников, которые отвечают за создание должностных инструкций.

Изменение должности

Если изменению подлежит вакантная должность, не создаются какие-либо проблемы, а процедура проводится в упрощенном порядке.

В том случае, когда подвергшаяся изменениям должность занята, модификации названия допустимо провести исключительно с согласия работника, так как это существенное условие трудового договора. После подписания работником и работодателем дополнительного соглашения об изменении наименования должности, издается соответствующий приказ, и вносятся модификации в штатное расписание.


Если сотрудник не дает свое согласие на изменение должности, работодатель руководствуется ст. 74 ТК РФ. Следует оговориться, что он обладает соответствующим правом исключительно в случае преобразования организационных или технологических условий труда. После внесения модификации в штатное расписание работодатель должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке сотрудника и его личной карточке (если таковая имеется).

Изменение МРОТ

Изменение МРОТ влечет за собой необходимость вносить изменения в штатное расписание только в том случае, если должностной оклад работников устанавливается в зависимости от данной величины.

Когда такого рода преобразования касаются большинства или даже всех работников организации целесообразно издать новый документ.

Если под его действие попадает лишь небольшое количество сотрудников – внести изменения в действующий.

Смотрите также, о штатном расписании в программе 1С ЗУП

Методика внесения изменений в штатное расписание

Изменение штатного расписания – это первый этап на пути более серьезных преобразований, которые происходят в компании. От того, насколько юридически правильно будет оформлен приказ и выполнены сопутствующие процедуры, зависят дальнейшие действия и судьба компании.

Основания

Мы уже рассмотрели основные причины, которые вызывают необходимость внесения преобразования в штатное расписание. При оформлении приказа обычно их указывают в названии.

Образец текста выглядит примерно следующим образом: приказ «О внесении изменений в штатное расписание в связи с реорганизацией предприятия».


Зачастую перед изданием данного акта подписываются дополнительные соглашения к трудовому договору (например, если изменяется наименование должности, оклад). В такой ситуации следует удостовериться в правильности оформления документов и соблюдения всех необходимых норм, и только после этого руководитель организации готовит приказ, который выступает непосредственным основанием для внесения преобразований в штатное расписание.

Обязательные реквизиты приказа

реквизиты приказа об изменении штатного расписания

Следует отметить, что законодатель не предъявляет каких-либо строгих требований к форме данного акта, как написать приказ решает сам руководитель. Но у этого документа есть свои реквизиты.

Реквизиты приказа – это те пункты, та информация, которая должна быть в обязательном порядке указаны в данном акте. В противном случае он считается недействительным.
К обязательным реквизитам приказа об изменении штатного расписания относятся следующие сведения:

  1. Название акта — «Приказ».
  2. Указание даты его подписания и даты введения в силу новой редакции штатного расписания.
  3. Сами изменения: должности, которые необходимо исключить/ввести, новый размер оплаты труда и т.д.

Если создаётся новое штатное расписание, то оно в обязательном порядке должно соответствовать форме т-3. Данный бланк разработан законодателем и является единственной допустимой формой существования этого локального акта. В случае ее несоблюдения штатное расписание признается недействительным.

Тем, кто все-таки сомневается, как сделать приказ правильно, рекомендуем воспользоваться готовым шаблоном, приложенным ниже:

Бланк приказа об изменении штатного расписания

Ознакомление с документом под роспись

Согласно ныне действующему законодательству с приказом должны быть ознакомлены сотрудники, которых касаются нововведения, а также лица ответственные за его исполнение. В отдельных случаях законодатель установил минимальный срок для уведомления в письменном виде работников о грядущих преобразованиях.

Штатное расписание – это локальный акт, в который могут быть внесены изменения по мере необходимости. Их правильное оформление – залог того, что преобразования в компании будет осуществлены без каких-либо проблем.

Напротив, если работодатель допустит какую-либо ошибку при составлении приказа или в процессе ознакомления с ним работников, ответственных лиц, оформления сопутствующей документации его будут ждать серьезные последствия, например, необходимость восстанавливать работников незаконно сокращенных и оплачивать им время вынужденного прогула.

ipopen.ru


В каких случаях необходим приказ о внесении изменений в штатное расписание

Изменения в штатное расписание (ШР) работодатель имеет право внести в любой момент своей деятельности. В частности, можно:

  • исключить вакантные должности или целые подразделения компании, в связи с организационными изменениями;
  • ввести новые единицы, если необходимо расширение производства, реализации или увеличение объема оказываемых услуг;
  • сократить занятые штатные единицы, в связи с сокращением численности или штата организации (индивидуального предпринимателя);
  • изменить оклады;
  • переименовать подразделения или должности.

В любом случае решение об этом принимает руководитель, и оно обязательно оформляется специальным приказом. При этом поправки в ШР можно сделать двумя способами:

  • изменить старый документ;
  • утвердить новое ШР.

Важно только учитывать, что сроки от издания приказа до его вступления в силу могут варьироваться в зависимости от вносимых поправок. Эти сроки определены Трудовым кодексом РФ. О том, как утвердить новое ШР, мы уже рассказывали в отдельном материале. В конце статьи можно скачать образец приказа об утверждении штатного расписания (2018).

Порядок подготовки и издания приказа


Работодатель самостоятельно принимает решение о том, каким способом изменить ШР. Например, при сокращении численности работников не обязательно утверждать и вводить этот новый локальный кадровый акт, достаточно внести изменения в уже действующий. При желании руководства организации одно ШР, утвержденное первоначально, может действовать все время. Документ только будет иметь разные версии, каждая из которых будет утверждена отдельным распоряжением.

После того как руководитель решил внести поправки, он должен дать распоряжение уполномоченному лицу, обычно это специалист по кадрам, подготовить необходимый документ. Локальные акты, связанные со ШР, являются общими по организации. Правда, чтобы выделить их из числа других, допустимо назначение им специального индекса, к примеру «ШР». Хранить такие документы желательно в отдельной подшивке, для ограничения доступа к персональной информации работников, ведь в них содержится информация о размере окладов.

Важно помнить, что если в организации есть вакантные должности, в силу статьи 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» работодатель обязан информировать об их наличии органы службы занятости. Делать это нужно каждый месяц. Поэтому держать в ШР «резервные места» нежелательно. Если человек уволился, а кандидата на его место пока нет или руководитель считает нецелесообразным брать на работу такого специалиста, должность лучше временно исключить из ШР. Тем более что вернуть ее никакого труда не составит.


Унифицированной формы такого распоряжения не существует, поэтому этот локальный акт всегда составляется работодателем в произвольной форме. Однако требования к его содержанию все же есть. В подробной статье нашего портала «Все, что нужно знать про штатное расписание в 2018 году» вы можете найти образец — Приказ о введении штатного расписания.

Все, что нужно знать про штатное расписание в 2018 году
Источник: http://ppt.ru/news/126751

Все, что нужно знать про штатное расписание в 2018 году
Источник: http://ppt.ru/news/126751

Какие сведения должны содержаться в приказе

Приказ о внесении изменений в ШР всегда печатается на фирменном бланке организации. В нем должно быть указано полное название фирмы, а также наименование самого распорядительного акта — «Приказ». Кроме того, к оформлению этого документа предъявляются следующие требования:

  1. В названии акта обязательно должно быть указание на его краткое содержание, например: «О внесении изменений в штатное расписание».
  2. У документа должны быть номер и дата составления.
  3. Текст должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой необходимо указать причины внесения поправок, а во второй — конкретизировать их. В качестве причин могут быть указаны, например, реорганизация фирмы, оптимизация структуры организации либо введение профессиональных стандартов.
  4. Если необходимо, в документе можно дать распоряжения уполномоченным лицам и отделам на подготовку сопутствующих процедур и документов (например, увольнение сотрудников при сокращении штатных единиц).

Подписать данный локальный акт должен директор предприятия либо уполномоченное на это лицо.

Следует обратить внимание, что в некоторых случаях (сокращение штата, изменение окладов для действующих занятых должностей) дата введения поправок может не совпадать с датой самого документа, т.е. изменения могут вводиться позже. Это случается тогда, когда нормы ТК РФ требуют известить работников заранее о новых условиях, например, об увольнении в связи с сокращением их должностей или изменении условий трудового договора (увеличение или уменьшение окладов). О таких поправках следует сообщить за два месяца, поэтому и распоряжение будет издано заранее. В других случаях (если должности вакантны) новые правила могут вступить в силу сразу.

При дополнении или удалении свободных позиций работодатель не обязан знакомить работников с вносимыми поправками. Если речь идет о нововведениях для действующих сотрудников (например, о сокращении их должностей), то с ними необходимо ознакомить под роспись. Для этого не обязательно предоставлять сам документ, достаточно направить уведомления о внесенных изменениях. В случае отказа от ознакомления придется составить соответствующий акт.

Каким приказом утвердить ШР

Рассмотрим образец приказа об утверждении нового штатного расписания в связи с сокращением целого структурного подразделения предприятия — отдела по работе с дебиторской задолженностью. Все должности в отделе не заняты, поэтому изменения вступают в силу через два дня — в первый рабочий день после подписания локального акта. Знакомить с документом никого не нужно.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание


Скачать образец приказа о штатном расписании

Образец приказа о внесении изменений

ppt.ru

В каких случаях требуется?

Некоторые позиции, имеющиеся в штатном расписании, могут быть подвергнуты изменениям. Все они требуют тщательного рассмотрения.

Изменение оклада

Вышеуказанная позиция содержит два момента, каждый из которых предполагает неукоснительное соблюдение норм Трудового Кодекса нашей страны.

Наименование изменения Основание Информационное содержание приказа Примечания
Увеличение оклада Служебная записка, составленная руководителем работника и адресованная работодателю
  1. Перечисление должностей.
  2. Размер повышения оклада.
  3. Дата вступления внесенных изменений в силу (с учетом сроков для разработки допсоглашений).
Приказ доводится до сведения сотрудников, работающих на указанных должностях, и сотрудников, ответственных за документальное оформление повышения.
Уменьшение оклада Смена условий труда (организационных или технологических)
  1. Перечень должностей.
  2. Размер снижения.
  3. Дата вступления в силу внесенных изменений.
  1. требует предварительного (за 2 мес.) уведомления работников о снижении оклада с ознакомлением под роспись;
  2. предоставление (в письменной форме) вакантной должности сотруднику, отказывающемуся работать при снижении оклада;
  3. следствие отказа сотрудника занять предложенную должность — расторжение контракта.

Документы, регламентирующие вносимые изменения, составляются работниками службы кадров после ознакомления персонала предприятия с вносимыми поправками и подписания ими допсоглашений.

Реорганизация

Любой вид реорганизации учреждения влечет за собой модификацию штатного расписания путем исключения некоторых должностей, а также появления новых структурных подразделений, и, как следствие, издание необходимого локального акта:

  • при упразднении должностей в приказе указывают их перечень, ФИО работников, дату ожидаемых изменений (при этом сотрудников предприятия уведомляют за 60 дней до предполагаемой даты увольнения);
  • приказ об изменениях в имеющемся штатном расписании при исключении должностей вступает в силу спустя 2 месяца с момента издания;
  • укрупнение организации за счет введения дополнительных подразделений обычно не касается деятельности уже трудящихся в фирме специалистов, поэтому приказ о преобразованиях начинает работать сразу после подписания.

Добавление новых должностей

Унифицированной модели для издания приказа о внесении изменений в случае введения новых должностей законодательством не разработано.

Главное, чтобы в содержании документа было отражено наименование новой должности, размер оклада и количество единиц штата, а также дата начала работы.

Обоснованием перемен может стать увеличение имеющегося объема работ, открытие дополнительного объекта или планы по увеличению экономической эффективности.

Сокращение (удаление должности)

Причиной создания локального акта все чаще становится изъятие единиц из штатного расписания (сокращение численности учреждения) или исключение должностей (сокращение штата).

Форма приказа по указанным основаниям разрабатывается организацией самостоятельно. Основные критерии правильности документа — наличие в нем информации о календарной дате проведения изменений, указания подразделения, должности (и/или число сокращаемых единиц) и ФИО сотрудников предприятия, трудовой договор с которыми планируется расторгнуть, а также прав, гарантируемых законодательством при увольнении.

Работодатель обязан соблюсти все пункты ТК РФ (письменное уведомление, предложение о переводе на вакантную должность (при наличии таковой).

Изменение МРОТ

Разработка приказа о внесении изменений в штатное расписание вследствие изменения МРОТ требуется только в случае прямой зависимости должностного оклада сотрудников предприятия от этой величины.

Если проводимая корректировка коснется большей части работников, то предпочтение лучше отдать созданию нового штатного расписания.

В приказе следует указать:

  • перечень должностей;
  • величину измененной тарифной ставки;
  • дату вступления предполагаемых изменений в силу.

Изменение наименования должности

При преобразовании названия должности работник должен быть предупрежден об изменениях в письменном виде за 2 месяца до внесения поправок.

Если учреждение состоит из нескольких подразделений, то в приказе о корректировке, наряду с перечнем наименований, нужно указать и структурное подразделение; помимо этого, следует прописывать дату предполагаемого вступления поправок в законную силу.

Как правильно составить приказ о внесении изменений в штатное расписание?

Решение работодателя является основанием, служащим для начала работы по внесению изменений.

После получения его устного распоряжения и определения моментов, которые нуждаются в корректировке, специалисты готовят необходимый локальный акт.

Кто готовит?

Круг лиц, работающих над решением поставленной задачи, законодательными актами не обозначен. Если организация небольшая, то таким должностным лицом является бухгалтер предприятия, секретарь или юрист.

В крупных учреждениях эту работу выполняют специалисты отдела по труду или планово-экономического отдела.

В ИП подготовкой локальных актов предприниматель занимается самостоятельно или перенаправляет кадровику (при наличии его в штате).

Форма и реквизиты

Заголовок документа в обязательном порядке содержит формулировку «Приказ о/об…».

Приказ об изменении штатного расписания формируется из:

  • констатирующей части, где приводятся причины вносимых поправок;
  • распорядительной части (перечня решений руководителя).

Описываемый документ имеет свои реквизиты (пункты, обязательные для указания): наименование предприятия, город (село), номер приказа, название («Приказ»), даты (составления, введения преобразованного штатного расписания в силу и дату подписания), устанавливаемый размер оплаты.

Последний пункт — определение лиц и сроков исполнения.

Примерный образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в 2018 году будет выглядеть следующим образом:

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Кто визирует?

После завершения работы над документом специалист передает его на рассмотрение руководителю предприятия.

Ознакомившись с локальным актом, работодатель подписывает приказ, после чего подпись заверяется печатью организации.

Ознакомление сотрудников под роспись

Ознакомление под роспись с приказом о внесении изменений в штатное расписание должно касаться:

  • сотрудников, чьи должности затронуты преобразованиями;
  • работников структурных подразделений, занятых оформлением документации и ответственных за внедрение поправок;
  • специалистов, несущих ответственность за процедуру сокращения работников фирмы.

Сколько и где хранится?

Приказы об изменениях в штатном расписании являются локальными актами по основной деятельности и хранятся в течение всего времени существования предприятия, а после его ликвидации передаются на хранение в архив.

Копии приказов подшиваются в личные дела сотрудников.

Требуется ли подготовка сопутствующих документов (допсоглашений и др.)?

После внесения большей части изменений потребуется подготовить некоторые дополнительные документы:

  • дополнительные соглашения к трудовому договору с сотрудниками;
  • уведомления о предстоящем увольнении;
  • письменные предложения о занятии вакансии;
  • оформление отметки в трудовой книжке;
  • регистрация изменений в личной карточке.

Нельзя забывать о соблюдении всех тонкостей законодательства даже в таком внутриорганизационном вопросе, как составление приказа об изменениях в имеющемся штатном расписании.

При отсутствии на предприятии высококвалифицированных кадровиков можно представить документ на проверку юристу.

kadriruem.ru

Форма Т-3 для штатного расписания

Обратите внимание, что для негосударственных организаций она не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Скачать

Утверждение штатного расписания

Оно утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Скачать

Внесение изменений в штатное расписание

Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции. Как правило в таких случаях издается приказ об утверждении ШР. Если нововведения не масштабны, можно обойтись приказом о внесении изменений. Он утверждает нововведения, при этом их можно указать в тексте документа или оформить приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченным им лицом. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы. Вы можете использовать наш пример приказа об изменении штатного расписания.

Правки вносятся в следующих случаях:

  • при введении новой должности или нового структурного подразделения;
  • при изменении их наименования;
  • при изменении оклада или тарифной ставки;
  • при ликвидации вакантных позиций и отделов;
  • при сокращении штата или численности.

Введение новых штатных единиц

Когда нужно принять на работу специалиста, позиция которого не предусмотрена в штатке, или добавить целое подразделение в состав организации, издается приказ о вводе новых единиц. Он должен содержать информацию о названии структурного подразделения, наименование позиции, количество ставок, оклад или тарифная ставка.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Скачать

Изменение названия должности или подразделения

Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Скачать

Коррекция размера окладов или тарифных ставок

Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, требует обязательного согласования с работником даже если размер оклада увеличивается. В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Скачать

Вывод вакантных должностей и подразделений

Эта процедура не требует согласования с работниками. Эти позиции не заняты, следовательно, могут быть ликвидированы по решению работодателя.

Важный момент! Если планируется сокращение штата, то вывести из ШР вакантные должности лучше до начала процедуры сокращения, а не одновременно с ней.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Скачать

Сокращение штата

Это самые трудоёмкие нововведения, их следует готовить заранее. Работодатель должен убедиться, что вакантные позиции исключены из ШР, а новая структура отвечает потребностям организации. О предстоящем увольнении работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также нужно издать не менее чем за 2 месяца до внесения корректив. Используйте, чтобы внести изменение в штатное расписание, образец приказа, который приведен ниже.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Скачать

gosuchetnik.ru

Причины внесения изменений

Отмечают ряд причин, на основании которых можно корректировать штатное расписание:

  • Изменение структуры предприятия.
  • Реорганизация.
  • Изменение объемов деятельности.
  • Проведение работ для улучшения деятельности предприятия.
  • Изменение законодательной базы.
  • Экономические расчеты, связанные с производственной и трудовой сферами работы организации.
  • Сокращение штата.
  • Оптимизация работы предприятия.
  • Исключение или введение новых вакантных мест и должностей.
  • Изменение заработной платы.
  • Переименование должностей.

Способы и особенности внесения изменений

Выделяют два варианта, которые позволяют внести изменения в документ с расписанием штата организации:

  1. Издание приказа о внесении изменений с перечислением изменений в тексте приказа. Применяется для мелких поправок.
  2. Составление нового расписания и его утверждение. Применяется в случае существенных изменений.

При внесении изменений стоит также учитывать некоторые особенности:

  1. Убрать из штатного расписания можно лишь вакантные должности, то есть те, которые не заняты человеком.
  2. Если удаление вакансии из штатного расписания предполагает увольнение, необходимо уведомить об этом работника за два месяца до вступления в силу приказа.
  3. Если изменение штатного расписания связано с изменениями условий труда, то работники, которых это касается, должны быть извещены за два месяца.
  4. Если внесение изменений касается изменения названия должности или отдела, то работники, которых это изменение касается, должны быть предупреждены. Кроме того, в трудовую должна быть внесена соответствующая запись.
  5. Если изменения касаются оплаты труда, то все изменения также дублируются в трудовом договоре и личной карточке Т-2.

В течение года можно вносить неограниченное количество изменений в штатное расписание. Главное – придерживаться законодательства и своевременно доносить сведения об изменениях трудовому коллективу.

Кто и как составляет приказ?

Приказ, на основании которого вносятся все необходимые изменения в штатное расписание, составляется в произвольной форме. Основные реквизиты документа:

  1. Название организации или филиала. Указывается полное название.
  2. Дата составления.
  3. Номер бумаги. Проставляется согласно принятой на предприятии системы приказов.
  4. Основания для изменений.
  5. Дата вступления изменений в силу.
  6. Перечисления изменений. При этом указывается:
  • должность;
  • оклад для конкретной должности;
  • количество единиц штата, которые надлежит убрать или добавить.
  1. Подпись ответственного лица.

Составлением бумаги и последующей реализацией приказа занимается:

  • Отдел кадров.
  • Бухгалтерия.
  • Планово-экономический отдел.
  • Отдел труда и заработной платы.

Все зависит от размера предприятия и функций каждого из отделов.

Образцы приказа в зависимости от вида изменений

Предлагаем вам образцы типичных приказов о внесении изменений в расписание штата предприятия.

Появление новой должности

Отмечается дата введения новой должности в штат:

Пример приказа о внесении изменений в штатное расписание с вводом новой должности

Сокращение штата

В документе отмечаются лица, для которых действует сокращение, и дата его вступления в силу:

Пример приказа о проведении сокращения работников

Переименование должности

В этом случае отмечается наименование нового названия:

Пример приказа о внесении изменений в штатное расписание из-за переименовании должности

Важно уведомить работников об изменениях следующим документом:

Пример уведомления об изменении трудового договора

Изменение оклада или тарифной ставки

В приказе отмечается, насколько и когда изменится тариф:

Пример приказа об изменении размера окладов

Ликвидация вакантных должностей

Перечисляются исключаемые штатные единицы:

Пример приказа о внесении изменений в штатное расписание с исключением штатных единиц

Существенные изменения документа

Как уже говорилось, внесение существенных изменений желательно проводить в виде составления и утверждения нового документа. При этом номер расписания будет следующий за ранее принятым. Утверждение расписания происходит согласно принятому порядку на основании общего приказа.

Видео: Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0

С помощью видеоурока вы сможете узнать, как правильно вносить изменения в штатное расписание в программе ЗУП 3.0:

Внесение изменений в штатное расписание проводится на основании соответствующего приказа, составленного в произвольной форме и содержащего информацию о причине изменений.

moyaidea.ru

Форма Т-3 для оформления штатного расписания: образец и реквизиты

Для оформления штатного расписания существует специальная форма, утвержденная в 2004 году.

При небольшом количестве работников возможно перечисление состава на одном бланке, в иных случаях состав каждого структурного подразделения оформляется на отдельном листе.

Начинается заполнение расписания с заполнения «шапки» . Вписывается:

  • код предприятия, соответствующий классификатору предприятий и организаций, сокращенно ОКПО.
  • название организации, как оно записано в учредительных документах.
  • дата составления штатного расписания и присваивается номер, на начало года обычно это номер один, но возможна нумерация и по годам. Даты составления и утверждения могут не совпадать.

Скачать образец формы Т-3 для изменения штатного расписания можно по этой ссылке.

Образец формы Т3.
Образец формы Т3.

Период действия штатного расписания

Обычно штатное расписание утверждают на год.

Под словом «УТВЕРЖДАЮ» пишутся номер приказа, которым проводится штатное расписание, его дата, и проставляется число штатных единиц, получившиеся суммированием итогов по графе 4.

  • В самой таблице в первой графе пишется название структурно подразделения и его код, если их много на предприятии
  • В третьей графе перечисляются все должности для каждого структурного подразделения, начиная с управляющего звена и заканчивая работниками с указанием квалификации, степени, разряда
  • Во четвертой графе указывается количество штатных единиц на данную специальность с данным уровнем квалификации , минимально от четверти ставки и больше, их может быть несколько
  • В пятой графе указывается соответствующий должности размер оклада на одного человека
  • В следующих графах указываются всевозможные ежемесячные надбавки,за дополнительные навыки и нестандартные ситуации, такие как ученая степень, тяжелые условия труда, за знание иностранных языков и другие.

По каждой строчке суммируется величина оклада и надбавок и умножаются на количество ставок.

Например есть две ставки водителя дальнобойщика с окладом 15000 руб. Часть маршрута в их работе приходится на заграницу, поэтому предусмотрена надбавка 1500 руб. за знание языка, за тяжелые условия труда 1000 руб.

Складываем 15000+1500+1000=17500 руб х 2 чел. Получаем месячный фонд оплаты водителей.

Полученные по всем должностям итоги суммируются, и полученная сумма будет месячным фондом зарплаты предприятия.

Возможно ли заключение договора между ИП и ООО? О правилах сотрудничества с ИП читайте в данной публикации.

Штатное расписание визируется начальником по кадрам и главным бухгалтером, или просто главным бухгалтером на небольшом предприятии.

Когда необходимо внести изменения в штатное расписание?

Изменения штатного расписания отражают перемены на предприятии.

Будь то открытие новых перспективных филиалов, закрытие не приносящих прибыли цехов, смена названий отделов или должностей, замена одних другими, появление новых, исключение должностей и структурных подразделений, перемены в оплате, за всеми действиями стоят конкретные работники, выполняющие конкретную работу.

И когда происходят изменения в структуре предприятия, они отражаются и в штатном расписании.

Пример приказа об изменении штатного расписания.
Пример приказа об изменении штатного расписания.

Что представляет собой приказ о внесении изменений в штатное расписание?

1. Руководитель распоряжается подготовить приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указывается:

  • название организации, город, дата приказа, его номер.

2. Затем идет формулировка: О внесении изменений в штатное расписание.

3. Указывается причина, по которой происходит изменение. Звучит это так:

  • В связи с улучшением структуризации,
  • В связи с совершенствованием предприятия,
  • В связи с увеличением количества указанных услуг и т.д.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести 11 августа 2016г . в штатное расписание от 31 декабря 2015г. следующие изменения.

4. Далее по пунктам перечисляются изменения.

Некоммерческие организации обязаны сдавать отчетность, также как и другие компании. Как это происходит — смотрите в данном материале.

5. В последнем пункте указывается, кто будет заниматься внесением изменения и в какие сроки.
Подписывается руководителем, исполнителем. Лица, которых касается этот приказ, оставляют свои подписи под титулом с приказом ознакомлен.

Это традиционная форма составления приказа, так как четкого утвержденного шаблона не существует.

Приказы, касающиеся изменения должности, должны быть даны работнику для ознакомления, а от него получено письменное согласие, в трудовую книжку делается запись, соответствующая изменению.

Особый случай: сокращение численности работников определенных уровней должностей или самих должностей. Если оно повлечет за собой увольнение сотрудников по сокращению, ст.81 ТК, администрация обязана предупредить их за два месяца, ст.180 ТК .

Утвержденное приказом, например, 1 января, измененное штатное расписание начинает действовать через два месяца, 1 марта.

Чем важны изменения в приказе?

Все приказы по личному составу, где есть упоминание о занимаемой должности, перемещениях, оплате, регистрируются в книге приказов и хранятся постоянно, копия подшивается в личное дело того, кого он касается.

При любых спорных вопросах приказ обязательно принимается во внимание судом.

Споры о незаконном увольнении, неправильной выплате компенсации, вопросах, возникающих при начислении пенсии, делают приказы об изменениях в штатном расписании объективным свидетельством и неопровержимым доказательством, в котором четко указано соответствие оклада и надбавок занимаемой должности.

Получить материальную помощь от организации не так уж и сложно. Образец заявления и правила его составления есть здесь.

Изменение и составление расписания происходит в отделе кадров.
Изменение и составление расписания происходит в отделе кадров.

Кто занимается составлением приказов?

Составление приказов по кадровой работе, если нет отдела по кадрам, выполняется по распоряжению руководителя лицом, на которого приказом возложена такая обязанность. Если предприятие небольшое, обычно возлагают кадровую работу на секретаря или бухгалтера и оформляют специальным приказом.

Книга жалоб и предложений должна быть в каждой организации, она позволяет исправлять ошибки в работе и быть на связи с клиентами. О правилах ведения этой книги читайте по ссылке.

Производство приказов о внесении изменений помогает отслеживать состояние штатного расписания, уведомлять сотрудников о переменах, копия приказа отдается в бухгалтерию для своевременных начислений, и подшиваются в личный дела тех сотрудников, которых они касаются, по ним проводятся записи в трудовых книжках, и они хранятся в личных делах, помогая разрешать вопросы о начислениях, в случае их возникновения.

О том, как изменить штатное расписание в ЗУП 3.0 смотрите в этом видео:

fbm.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.