Приказ о графике отпусков

Нужен ли приказ об утверждении графика отпусков

Ст. 123 Трудового кодекса указывает на обязательное утверждение графика отпусков на предприятии. Руководство обязано принять меры для разработки и утверждения графика не позднее, чем за 2 недели до наступления года, для которого он составляется. Исходя из положений трудового права, график отпусков необходимо утвердить до 17 декабря года, предшествующего году отпусков. Так, график отпусков на 2020 год подлежит утверждению не позднее 17 декабря 2019 года. График отпусков в дальнейшем может корректироваться и дополняться новыми сведениями.

График отпусков требуется обязательно согласовать с профсоюзной организацией (если такая функционирует на предприятии), а также ознакомить с ним каждого сотрудника под подпись. Он составляется в свободном формате, но обычно работодатели используют типовую форму Т-7.

В дальнейшем утвержденному графику должны следовать как руководство компании (которое не имеет права самовольно не отпустить сотрудника в отпуск в утвержденные в графике сроки), так и сотрудники (которые не вправе нарушать сроки ухода в отпуск).


В процессе составления графика оплачиваемых отпусков здесь учитываются как ежегодные оплачиваемые отпуска, так и неиспользованные сотрудниками в прошлые годы, дополнительные отпуска и отпуска для совместителей.

Обычно утверждение графика отпусков руководством оформляется через приказ. Приказ не является обязательным документом: для того, чтобы график приобрел юридическую силу, он должен содержать дату и подпись руководства. Но обычно именно приказной порядок утверждения документов используется в практике работы российских компаний. Иногда в указанном приказе не только отображается сам факт его утверждения, но и прописывается другая важная информация. Например, указываются ответственные за соблюдение графика должностные лица.

Таким образом, разработка приказа об утверждении графика отпусков не является обязательной. Этот документ составляется по желанию работодателя, если это принято действующей в компании системой документооборота.

Как составить

Так как приказ об утверждении графика не является обязательным, то какие-либо требования к его подготовке в Трудовом кодексе не содержатся.

Приказ составляется в произвольной форме и не имеет утвержденного формата, обязательного для исполнения. Компания-работодатель может утвердить свою форму приказа, которой будет ежегодно пользоваться.

Для придания приказу юридической силы целесообразно включить в него следующие моменты:


  1. Официальное наименование работодателя.
  2. Номер документа, согласно принятой системе нумерации.
  3. Сущность документа: «Утвердить график отпусков на ___ год».
  4. Перечень лиц, которые ответственны за подготовку приказа и соблюдение графика отпусков (необязательно).
  5. Подпись руководителя.
  6. Подписи лиц, которые указаны в качестве исполнителей.
  7. Дата подготовки приказа.
  8. Место подготовки приказа (город).

В качестве приложения к данному документу выступает непосредственно утвержденный график. Вносить сам график в текст приказа нецелесообразно, так как обычно это весьма весомый документ.

Источник: pravo.team

График отпусков на год: нюансы оформления

Ст. 123 ТК РФ обязывает работодателя до начала очередного календарного года утверждать составленный график отпусков работников. К особенностям этого документа относятся:

  • необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
  • обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
  • непременность ознакомления с ним каждого работника;
  • обязательность его как для работника, так и для работодателя;
  • создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.

Поскольку утверждению подлежит уже готовый график, работа по его созданию начинается заблаговременно и может быть инициирована соответствующим приказом руководителя.

При составлении графика в нем отражают такие виды оплачиваемых отпусков:

  • ежегодный;
  • дополнительный;
  • неиспользованный в предшествующем году;
  • оформляемый совместителем.

Вступивший в действие график может в дальнейшем корректироваться (например, в связи с переносом отпуска или отзывом из него) и дополняться (данными по вновь принятым на работу сотрудникам).

О том, что нужно сделать для отзыва работника из отпуска, читайте в материале «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».

Отсутствие утвержденного графика отпусков может привести к наказанию работодателя в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 1000 до 5000 руб. для ИП и должностных лиц;
  • от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.

Нужен ли приказ об утверждении графика?

Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данная форма содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.


Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя. Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется. Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота. При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК РФ.

Целесообразность такого документа может быть оправдана отражением в нем какой-то дополнительной информации, относящейся к утверждаемому графику. Например, назначением ответственных за его соблюдение.

Образец приказа на график отпусков для 2020 года

Поскольку приказ, утверждающий график отпусков на следующий год, не является обязательным документом, для него отсутствует утвержденная форма, а потому составлять его можно в произвольном виде. Будет разумным включить в него обычные реквизиты приказа, а именно:

  • указание работодателя-составителя;
  • номер и дата;
  • суть распоряжения;
  • подпись руководителя;
  • подписи лиц, перечисленных в документе в качестве исполнителей распоряжения.

Вариант образца приказа об утверждении графика отпусков можно увидеть на нашем сайте.

Приказ о графике отпусковСкачать образец приказа об утверждении графика отпусков

Дополнительную информацию о составлении приказа об утверждении графика отпусков, в том числе при наличии в вашей организации профсоюза, смотрите в Готовом решении от КонсультантаПлюс.

Итоги

Утверждение графика отпусков на следующий год является обязательной процедурой для каждого работодателя. А приказ о его утверждении составляется в свободной форме и только в том случае, если это установлено системой документооборота работодателя.

Источник: nalog-nalog.ru

Нужно ли утверждать?

Прежде всего, разберёмся, должен ли порядок предоставления отпусков обязательно утверждаться руководством фирмы. Да, это так: ч. 1 ст. 123 ТК РФ указывает, что составление (и, как следствие, утверждение) – обязанность работодателя. Если этого не происходит, возможна ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Однако как на практике утверждается эта документация?

Как документ приобретает законную силу?

Приказ о графике отпусковВарианты, с помощью которых документ приобретёт законную силу:


  1. Отдел кадров или иное уполномоченное подразделение, на которое локальными актами организации возложены такие обязанности, готовит его в виде отдельного документа, оставив место под резолюцию руководителя юридического лица. Затем уже руководитель, ознакомившись с результатами работы, ставит отметку «Утверждаю», свою подпись и печать организации, а также дату, когда произошло утверждение. С этого момента документ приобретает законную силу.
  2. Порядок предоставления отпускного времени так же готовится кадровой службой или иным уполномоченным сотрудником или подразделением, однако затем руководитель издаёт отдельный приказ либо распоряжение, которым уже и утверждается разработанный документ.

Обязательно ли утверждать?

Приведённые выше способы утверждения графика одинаково пригодны для использования. При этом использование отдельного приказа не обязательно – достаточно визы от руководителя о том, что документ утверждён.

Использование распоряжения удобнее в организациях с большим количеством сотрудников и внутренних подразделений. В этом случае график отпусков, утверждаемый согласно ст. 123 ТК РФ, может представлять собой многостраничный документ, который целесообразнее не визировать, а утверждать отдельным документом. Но и использование визы в этом варианте не будет ошибкой.

Трудовое законодательство требует лишь того, чтобы утверждённый график был в наличии, не устанавливая особых требований к тому, как конкретно он был введён в действие.

Когда должен быть введен в действие график?


Приказ о графике отпусковВ отличие от формы, к моменту, когда должен быть утвержден график, закон требования предъявляет. То есть период, когда утверждается документация, касающаяся времени ежегодного отдыха работников, строго регламентируется: согласно ст. 123 ТК РФ, график должен быть готов за 2 недели до того, как начнётся очередной календарный год.

Утверждённый график может в дальнейшем корректироваться, однако хотя бы первоначальный вариант его в указанные выше сроки должен быть введён в действие.

Кроме того, ст. 123 устанавливает ещё один вид сроков, касающийся доведения графика до каждого из сотрудников.

Ознакомление с графиком может быть оформлено следующим образом:

  1. На оборотной стороне документа или на отдельном подписном листе, прилагающемся к графику, работники ставят свою подпись и её расшифровку.
  2. Работники расписываются в отдельном журнале, где ведётся учёт ознакомления с локальными нормативными документами в организации.

Если нарушено время уведомления о времени отпуска, работник вправе потребовать выделить ему отпуск в любой момент, даже если работодатель возражает (ст. 124 ТК РФ).

Правила составления приказа на следующий год

Законодательство не устанавливает обязательных правил по оформлению внутренних приказов об утверждении графиков или иных документов, действующих на предприятии. Тем не менее обычно во всех организациях соблюдается сложившийся порядок документооборота. Согласно порядку документооборота приказ содержит в себе:

  1. Приказ о графике отпусковуказание на организацию или ИП, для работников которого составлен график;
  2. номер и дату документа согласно принятой в организации системе документооборота;
  3. суть приказа, а именно воля руководителя на то, чтобы график был утверждён и стал обязательным документом как для работников, так и работодателя;
  4. лица, ответственные за соблюдение порядка выхода в отпуск сотрудников организаций (обычно в качестве таких лиц указываются руководители отделов, служб и других внутренних подразделений предприятия согласно штатному расписанию);
  5. подпись руководителя, утвердившего документ, а также ответственных исполнителей приказа.

Приказ должен быть подготовлен в виде отдельного письменного документа, но если на предприятии действует система электронного делопроизводства, он может быть дополнительно выполнен и в виде электронного документа.

  • Скачать бланк приказа об утверждении графика отпусков
  • Скачать образец приказа об утверждении графика отпусков

Примеры формулировок

Обычно при составлении приказа используются следующие формулировки:

  • «Утвердить график отпусков… согласно приложению к настоящему приказу».
  • «Руководителю отдела кадров – довести график до сведения сотрудников и обеспечить выполнение его в течение … календарного года».
  • «Главному бухгалтеру – предусмотреть при планировании графика расходов организации необходимость выделения средств на равномерную выплату отпускных платежей».

Возложение ответственности на кого-то из подчинённых необязательно, это пределеяется решением администрации.

В приказе может быть использована формулировка: «Ответственность за исполнение оставляю за соииавыбой».

Особенности составления

Подготовка и ввод в действие приказа об утверждении графика отпусков имеет свои особенности в зависимости от структуры и типа организации.

В муниципальных администрациях

Приказ о графике отпусковКак и в коммерческих или некоммерческих организациях, в органах местной власти и приказ, и график тоже должны быть подготовлены: ст. 123 ТК РФ распространяется на всех работодателей.


Однако, готовя такой документ в муниципалитете, необходимо иметь в виду не только нормы трудового права, но и местное законодательство. Оно будет касаться того, в какой форме готовится график, как формулируется, составляется и готовится приказ об его утверждении, а также кто уполномочен его подписывать и утверждать.

В частности, такой документ может издаваться не только в форме приказа, но и в виде распоряжения за подписью главы местной администрации. Кроме того, во многих муниципалитетах дополнительно действуют положения о порядке предоставления отпусков – и приказ вместе с графиком должны готовиться в соответствии с ним.

Скачать образец распоряжения об утверждении графика отпусков в администрации

В ДОУ

В том же случае, если речь идёт о дошкольном образовательном учреждении (ДОУ), руководителям следует дополнительно учитывать следующее:

  1. Работники ДОУ относятся к числу персонала с удлинённым оплачиваемым отпуском (постановление Правительства РФ № 466 2015 г.).
  2. График готовится согласно режиму работы ДОУ.

Скачать образец приказа об утверждении графика отпусков в ДОУ

Кто подписывает?

Приказ об утверждении должен быть подписан:

  • Руководителем, утверждающим его.
  • Лицами, ответственными за соблюдение графика.

Срок хранения документа

Приказ о графике отпусковПорядок хранения документации, используемой в организациях, утверждён в 2010 году приказом Министерства культуры РФ №558 (обычно в делопроизводстве на этот нормативный акт ссылаются, называя его «Перечень №558»).

В отношении графика отпусков Перечень в п. 693 прямо указывает срок хранения – 1 год. Что же касается приказов о предоставлении времени отдыха конкретным работникам и об утверждении графиков – то тут сложнее. В зависимости от действующих архивных правил эти приказы могут относиться как к категории «По личному составу» (а в некоторых организациях этот срок может составлять до 50 лет), так и «По АХВ» (если речь идёт не об отправке в отпуск конкретного работника, а об утверждении графика).

Распространенные ошибки при составлении документа, как их избежать?

Рассмотрим распространённые ошибки в этой области и как их избежать:

  1. Само по себе отсутствие графика. Это прямо запрещено ст. 123 ТК РФ. Способ защититься от такой ошибки прост – документ составлять надо.
  2. Нарушение сроков, установленных законом. Избежать ошибки можно с помощью надлежащего контроля.
  3. Несоблюдение требований о разбиении отпуска.

    Меры защиты от ошибки – контроль отдела кадров за составлением отпускного графика.

  4. Не учитываются пожелания работников, имеющих право на отпуск в любое время. Как следствие, график ломается. Методом защиты может быть только предварительный опрос работников.

Легко заметить, что по сути избежать всех ошибок можно одним способом – соблюдать закон.

График отпусков – необходимый документ, который должен быть на каждом предприятии. Его отсутствие чревато административной ответственностью. Но и при составлении графика должны учитываться нормы действующего законодательства.

Источник: urexpert.online


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.