Приказ на утверждение графика отпусков

Отпуск – обязательная часть рабочего процесса для каждого сотрудника. В связи с тем, что таких кадров на предприятии много, необходимо составить график выхода на временный заслуженный отдых для каждого из них. Поэтому соответствующие специалисты занимаются составлением этого графика, а затем формируют соответствующий приказ.

Образец приказа

Кто составляет

Кто составляет приказПо сути, график отпусков выступает в качестве локального акта предприятия, содержащего всю необходимую информацию. Эти сведения связаны, в первую очередь, с очередностью отпускных для каждого сотрудника и структурного подразделения.

Есть определенная установленная форма, по которой формируется этот документ, а общий образец будет рассмотрен далее.

Стоит оговориться, что в рамках каждого отдела фирмы имеется свой график выхода в отпуск, вне зависимости от масштабов деятельности предприятия. Кто именно занимается составлением данной бумаги?


  1. Первоначально со стороны руководителей отделов составляются персональные графики по отпускам, исходя из потребностей всего отдела, количества персонала.
  2. Далее эти данные передаются в отдел кадров для внесения определенных корректировок согласно существующим льготным условиям.
  3. После этих мероприятий со стороны кадровиков происходит передача исправленных данных на обсуждение работникам, которым передвинули отпуска. Этот пункт не является критичным и включается в общий перечень условий при необходимости.
  4. Впоследствии бумаги передаются в адрес руководителей отделов в целях дальнейшего согласования. Данное мероприятие тоже имеет свой смысл, поскольку исключительно руководитель отдела сможет отметить, какие из сотрудников обязательно должны быть на рабочем месте в определенное время года.
  5. После того как все вопросы согласуются и регулируются, графики снова поступают в кадровый отдел. Там и происходит изготовление сводного порядка для всего предприятия.

Нюансы и правила оформления

Согласно ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель до начала каждого года по календарю имеет обязательство, связанной с утверждением составленного отпускного графика.

Если принимать во внимание ключевые особенности этого документа, то к ним можно отнести несколько моментов:


  • нужно ежегодно утверждать этот документ не позже, чем за 2 недели до начала следующего года;
  • обязательно согласовывать все моменты по составлению с профсоюзной структурой организации, если таковая имеется;
  • каждый работник непременно должен быть заблаговременно ознакомлен с существующим графиком;
  • обязательства по исполнению положений этого документа сохраняются за обеими сторонами – сотрудником и работодателем;
  • создавать бумагу нужно так, чтобы обязательно учитывалась возможность выбора сотрудников периода отпуска.

Утверждению подлежит график, который уже в полной мере готов. Так что работа по его формированию должна быть начата заблаговременно, и данный процесс инициируется в рамках соответствующего приказа руководящего звена.

Приказ о дополнении графика

При составлении документа в нем происходит детальное отражение всех разновидностей оплачиваемых отпускных направлений:

  • ежегодный законный отдых сотрудника;
  • дополнительный период;
  • неиспользованный в прошлый раз отпуск;
  • время отдыха, оформляемого совместителем.

Необходимость документа

Необходимость документаСам план отпусков является строго необходимым, а его отсутствие может повлечь за собой наказание работодателя, выраженное в форме штрафной санкции, ее размеры указываются в КоАП РФ:

  • если речь идет об индивидуальных предпринимателях и должностных лицах, то размеры штрафов, начисляемых за отсутствие документа, составляют от 1000 до 5000 рублей;
  • если же речь идет о юридических лицах, то сумма штрафа для них равняется до 50000 рублей в зависимости от индивидуальных особенностей нарушения законодательства.

Составление данного графика может происходить в соответствии с формой, которая разработана предприятием самостоятельно. Обычно для этих целей удобно и целесообразно использовать типовой образец формы Т-7, который прошел утверждение в Госкомстате России.

В рамках этого образца содержится весь необходимый набор сведений, а его графы и строки позволяют заполнить бумагу максимально детально.

В качестве обязательных реквизитов этой формы документации можно выделить дату составления, время утверждения, а также подпись руководящего звена.

Таким образом, дополнительного утверждения этой документации вам не потребуется. Поэтому можно сказать, что отдельный приказной документ об утверждении расписания не является обязательным, но, тем не менее, он может составляться, если этот аспект оговорен в рамках действующей системы документооборота.

Что же касается приказа, то он может использоваться только как вспомогательный компонент и не является обязательным.

Заполненный образец на 2018 год


Так как приказ, свидетельствующий об утверждении отпускного графика, не относится к числу документов, обязательных на предприятии, для него не имеется строгой формы. В связи с этим он может быть составлен в произвольном порядке. Разумнее всего включить в него основополагающие реквизиты:

  • указание сведений о работодателе-составителе;
  • номерное значение и дата составления документа;
  • суть распоряжения – раскрытие основного смысла документации;
  • подпись со стороны руководителя;
  • подписи лиц, которые указаны в этой бумаге как непосредственные исполнители распоряжения.

А вот и пример заполненного образца этого документа, рассмотрим его более детально.

  1. В «шапке» указывается слово «коллегия», а на следующей строке так и пишется «приказ».
  2. Под последним словом идет дата составления документации, место оформления (например, г. Москва) и суть «об утверждении графика отпусков».
  3. Следующая строчка характеризует законодательные нормы, принятые на этот счет. Например, можно написать «во исполнение обязанности по ст. 123 ТК РФ».

  4. Далее идет перечень приказов уполномоченного лица. Для этого проставляется слово «приказываю», а затем происходит перечисление всех пунктов. Например «утвердить график», «ознакомить работников», «составить учетную политику», «сформировать резервы» и т. д.
  5. Далее указать, что в качестве приложения к данному документу идет непосредственный график отпусков на 2018 год.
  6. На последней строчке еще раз указывается дата составления и подписания, а также инициалы директора.

Как утвердить

Утверждение приказаВ соответствии с действующим законодательством (ст. 123 ТК РФ), каждый работодатель обязуется не позднее, чем спустя две недели до каждого нового календарного периода, заняться подготовкой документа, который регламентирует время отдыха и работы каждого сотрудника.

Он предполагает учет всех разновидностей отпусков. Составление этого режима работы и отдыха происходит в строгом согласовании с профсоюзом, если таковой имеется.

Желательно принимать во внимание пожелания работников, которые владеют преимущественным правом на выбор времени отдыха (жены военнослужащих мужчин, лица, участвовавшие в ликвидации последствий ЧАЭС).

После того как документ будет составлен, необходимо ознакомить с ним каждого сотрудника. Организация осуществляет самостоятельную разработку формы этой бумаги, и она может выглядеть как унифицированный образец, или быть разработана самостоятельно.


Право на пользование таким приказом утверждается в рамках ЛНА организации, при этом должны быть подтверждены основные цели, состав информации, которая включена в приказ, форма бумаги.

Таким образом, приказ о составлении графика отпусков – важный, но не обязательный документ. Тем не менее, его составление должно происходить грамотно с учетом всех нюансов.

Особенности составления графика отпусков представлены в данном видео.

znaybiz.ru

График отпусков на год: нюансы оформления

Ст. 123 ТК РФ обязывает работодателя до начала очередного календарного года утверждать составленный график отпусков работников. К особенностям этого документа относятся:

  • необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
  • обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
  • непременность ознакомления с ним каждого работника;
  • обязательность его как для работника, так и для работодателя;
  • создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.

Поскольку утверждению подлежит уже готовый график, работа по его созданию начинается заблаговременно и может быть инициирована соответствующим приказом руководителя.

При составлении графика в нем отражают такие виды оплачиваемых отпусков:

  • ежегодный;
  • дополнительный;
  • неиспользованный в предшествующем году;
  • оформляемый совместителем.

Вступивший в действие график может в дальнейшем корректироваться (например, в связи с переносом отпуска или отзывом из него) и дополняться (данными по вновь принятым на работу сотрудникам).

О том, что нужно сделать для отзыва работника из отпуска, читайте в материале «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».

Отсутствие утвержденного графика отпусков может привести к наказанию работодателя в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 1 000 до 5 000 руб. для ИП и должностных лиц;
  • от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.

Нужен ли приказ об утверждении графика?

Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно. Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данная форма содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.


Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя. Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется. Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота. При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК РФ.

Целесообразность такого документа может быть оправдана отражением в нем какой-то дополнительной информации, относящейся к утверждаемому графику. Например, назначением ответственных за его соблюдение.

Образец приказа на график отпусков для 2018-2019 годов

Поскольку приказ, утверждающий график отпусков на следующий год, не является обязательным документом, для него отсутствует утвержденная форма, а потому составлять его можно в произвольном виде. Будет разумным включить в него обычные реквизиты приказа, а именно:

  • указание работодателя-составителя;
  • номер и дата;
  • суть распоряжения;
  • подпись руководителя;
  • подписи лиц, перечисленных в документе в качестве исполнителей распоряжения.

Вариант образца приказа об утверждении графика отпусков можно увидеть на нашем сайте.

Приказ на утверждение графика отпусков

Скачать образец приказа об утверждении графика отпусков

Итоги


Утверждение графика отпусков на следующий год является обязательной процедурой для каждого работодателя. А приказ о его утверждении составляется в свободной форме и только в том случае, если это установлено системой документооборота работодателя.

nalog-nalog.ru

Как утвердить план отпусков

Статья 123 ТК РФ обязывает каждого работодателя не позже, чем за две недели до нового года подготовить документ, устанавливающий время отдыха сотрудников в следующем году. В нем учитываются следующие виды отпусков:

  • ежегодные оплачиваемые;
  • неиспользованные в прошлом году;
  • дополнительные, предусмотренные локальными нормативными актами или законодательством.

График составляют, согласовывая с профсоюзом, если он есть. Желательно учитывать пожелания сотрудников, имеющих преимущественное право на выбор времени отдыха, это жены военнослужащих, чернобыльцы и т.д. После подписания с документом можно ознакомить под роспись каждого трудящегося.

Форму документа организация разрабатывает самостоятельно. Он может выглядеть следующим образом:


Приказ на утверждение графика отпусков
Существует и унифицированный шаблон (форма Т-7), введенный Госкомстатом в 2004 году. Сейчас он является рекомендованным, а не обязательным. Тем не менее, многие кадровые работники предпочитают если не пользоваться им в полной мере, то брать за основу.

Унифицированный шаблон (форма Т-7)

Приказ на утверждение графика отпусков

Если внимательно посмотреть, в документе содержатся все реквизиты, которые необходимы для вступления в силу. Поэтому руководитель вправе не издавать никаких дополнительных распоряжений на то, чтобы ввести его в действие. Кроме того, в законе нет упоминания о том, что такая бумага нужна.

То есть приказа на утверждение графика отдыха может не быть и проверяющие не посчитают это нарушением. Нарушение – когда нет самого плана, он выпущен с опозданием (штраф за это до 50 тысяч рублей для компаний и до 5 тысяч рублей для ИП и должностных лиц). Но отсутствие распоряжения на его утверждение несоблюдением требований законодательства считать нельзя.

Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается такой приказ. Его «право на жизнь» прописывают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включенной информации, форму. Некоторые специалисты говорят, что такой документ нужен не столько для введения в действие графика, сколько для назначения ответственных лиц за его исполнение и распределения сопутствующих обязанностей. Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовке необходимых бумаг, предоставлении предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий.

Как выглядит распоряжение на утверждение графика отпусков (образец)

Если на вопрос «Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков» начальство ответило утвердительно, его образец придется разрабатывать самостоятельно. Специальной формы на законодательном уровне нет, поэтому выпускают его в произвольном виде. В то же время это один из кадровых документов по основной деятельности, поэтому он должен содержать все стандартные реквизиты:

  • наименование организации;
  • название;
  • дату составления;
  • суть распоряжения;
  • сведения о лице, его подписавшем;
  • подписи иных лиц, если приказом возложена ответственность на сотрудников следить за соблюдением утвержденных правил.

Вот один из вариантов оформления:

Приказ на утверждение графика отпусков

Важно помнить, что издаваемый дополнительно приказ напрямую относится к плану отпусков, который должен быть принят не позже чем за 2 недели до конца года. Поэтому распоряжение тоже должно быть выпущено в эти сроки.


Форма Т-7

Шаблон приказа об утверждении графика отпусков

ppt.ru

Какие документы нужны для составления графика отпусков

Организации обычно применяют для оформления графика отпусков на 2019 год форму Т-7. Но можно использовать и самостоятельно разработанную форму. Приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год (образец приведен ниже) не является обязательным документом. Ведь в унифицированной форме графика уже есть специальное поле для его утверждения руководителем.

Кстати, график отпусков на 2019 год в excel скачать можно на сайте электронного журнала «Зарплата» в разделе «Формы».

Прежде, чем приступать к составлению графика отпусков, нужно составить приказ на график отпусков на 2019 год. Этот приказ составьте в свободной форме. Образец приведен ниже.

При составлении графика отпусков нужно учитывать специфику деятельности организации. Желательно запросить у сотрудников информацию о планируемых датах их отпусков.

Скачать образец приказа об утверждении графика отпусков на 2019 год>>>

Приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год. Образец

Приказ об утверждении графика отпусков на 2018 год

График отпусков: образец заполнения 2019

После того как издан приказ на график отпусков на 2019 год, начинается подготовка самого графика отпусков.

В форме графика отпусков укажите номер графика и дату его составления, а также год, на который его составляете.

Далее заполните сведения по каждому сотруднику. Укажите планируемые и фактические даты отпуска. Если сотрудник переносит отпуск на другое время, новый график утверждать не нужно. Достаточно заполнить предусмотренные для этого графы в утвержденном графике.

С графиком отпусков ознакомьте сотрудников под подпись. Ведь он является для них обязательным к применению.

График отпусков подписывает руководитель отдела кадров. Если в организации нет отдела кадров, график отпусков составляет сотрудник, на которого возложены обязанности по кадровому учету. 

Когда нужно утвердить график отпусков

График составляйте один раз в год на календарный год. Издать приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год (образец ниже) нужно не позднее 16 декабря текущего года (ст. 123 ТК РФ).

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель организации.

www.zarplata-online.ru

Нужно ли утверждать график отпусков приказом?

Правоприменительная практика в этом вопросе разделилась на две позиции, каждая из которых нашла своих сторонников.

Доводы в пользу точки зрения о том, что приказ издавать не нужно.

Унифицировав саму форму графика Т-7, законодатель установил порядок его ратификации в виде грифа утверждения в верхнем правом углу документа. Гриф состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», должности лица полномочного на действие, его подписи, ФИО и даты совершения действия.

Отсутствие ссылки на номер и иные реквизиты распоряжения свидетельствует об отсутствии необходимости его дополнительного издания.

Кроме того, документ храниться в организации 1 год, в отличии от иных кадровых дел, соответственно его регистрация в журнале по основной деятельности или учета кадров исключает возможность уничтожения в срок.

Доводы в пользу противоположного тезиса.

Нормативным актом, регулирующим порядок оформления бланков и иных документов, относящихся к УСОРД, является ГОСТ Р 6.30-2003.

Акт предусматривает порядок утверждения:

  • путем проставления грифа в верхнем правом углу;
  • издания постановления, решения, приказа, протокола об этом действии.

Поскольку сам не содержит информации о порядке его исполнения, контроля, принятие дополнительного акта о его утверждении может решить этот вопрос.

Как утвердить график отпусков приказом?

Подготовкой такого документа следует заняться еще в середине ноября, поскольку само расписание должно быть готово за две недели до начала года.

Процедура состоит из следующих этапов:

  • Кадровая служба или лицо, в чьи обязанности входит ведение этой работы, направляет в адрес начальников всех структурных подразделений служебные записки о необходимости предоставления сводной информации о рекомендуемом периоде отпуска сотрудников. Важно указать в записке срок ее исполнения. У юридических лиц с небольшой штатной численностью, кадровик самостоятельно с помощью опроса может собирать в произвольной форме сведения. И Собранная информация служит основой для подготовки проекта расписания отдыха и приказа о его утверждении;
  • Если в учреждении существует положение или иной локальный акт регулирующий регламент принятия документов и порядок делопроизводства, руководствуясь ими, составляется проект графика и распоряжение о его утверждении;
  • Процесс согласования включает обязательное получение визы следующих должностных лиц: главного бухгалтера, юриста, всех заместителей руководителя;
  • Истребование мотивированного мнения профсоюза, если он существует на предприятии;
  • Утверждение, когда руководитель подписывает его и дополнительно ставит визу в правом верхнем углу графика в грифе утверждения документа;
  • Регистрация производится в кадровом журнале, типовая форма которого не утверждена. Создавать отдельный документ необходимости нет;
  • В заключение проводится ознакомительная процедура, в ходе которой каждый сотрудник ставит подпись и дату на листе ознакомления. Для этих целей может заводиться отдельный журнал.

Отсутствие распоряжения об утверждении графика отпусков не является нарушением и не может привести к наложению на предприятие административного штрафа.

Пример приказа об утверждении графика отпусков на 2018 год

Документ должен отвечать общим требованиям к форме, утвержденным внутри юридического лица, а при их отсутствии, типовым нормам делопроизводства.

Основные требования к сути документа:

  • составляется он на бланке предприятия с обязательным фиксированием полного наименования учреждения;
  • вид самого документа;
  • дата и номер;
  • основание для его издания, к которому относят статья 123 ТК РФ;
  • содержание;
  • порядок ознакомления;
  • особенности контроля за исполнением;
  • подпись директора.

Само расписание отпусков составляется по форме Т-7, и не указывается в качестве приложения к документу, страницы не подлежат нумерации. Важно знать, в случае утверждения графика дополнительным документом, последующее его изменение производится в той же форме.

Скачать образец приказа

Форма Т6 – приказ о предоставлении отпуска работнику

Если время отпуска по графику приближается, за 14 суток до его начала кадровик уведомляет сотрудника о дате наступления и окончания отдыха. Работник обязан подать соответствующее заявление.

Заявление, согласованное руководителем структурного подразделения, служит основанием для издания приказа по форме Т-6 или в свободной форме с соблюдением требований делопроизводства.

Правильное заполнение формы Т-6 может существенно сократить в дальнейшем срок на анализ информации об отпусках сотрудника, ведь там указывается, кроме даты его начала и окончания:

  • период;
  • он разбит по видам на основной и дополнительный;
  • общее число дней отдыха.

Скачать образец приказа

Если работник болел во время отпуска, его срок продлевается. Однако, сотрудник обязан уведомить работодателя или о продлении или о переносе части дней отдыха. На предприятии издается соответствующее распоряжение и корректируется график.

В какие сроки нужно утвердить график отпусков приказом?

По общему требованию законодателя, акт об очередности отдыха сотрудников должен быть готов уже 17 декабря года, предшествующего отпускному.

В случае нарушения этого срока служба по контролю за соблюдением трудовых прав в ходе проведения соответствующей проверки может привлечь юридическое лицо к административной ответственности.

Виновное должностное лицо может отделаться предупреждением, или заплатить штраф от 1 тысячи до пяти тысяч рублей. Для предпринимателя наказание в виде предупреждения не предусмотрено, здесь закон более суров.

www.samso.ru

Утверждение графика отпусков на следующий год

Очередность оплачиваемого отдыха определяется по графику, утверждаемому работодателем. Такой порядок следует из части 1 статьи 123 Трудового кодекса РФ. Как руководитель организации будет визировать документ, он вправе решить самостоятельно. На практике используют один из двух вариантов.

Приказ о графике отпусков с грифом «Утверждаю»

Если над таблицей с очередностью отдыха стоит гриф «Утверждаю», отпадает необходимость в составлении и утверждении отдельного приказа на график отпусков.

Посмотрите, например, на унифицированный бланк № Т-7 из постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Над табличной частью есть строки «Утверждаю», а ниже — свободные строки, где можно указать следующие сведения:

  • должность руководителя;
  • личную подпись и ее расшифровку;
  • дату утверждения.

Это тоже приказ об утверждении графика отпусков (см. образец ниже).

Гриф «Утверждаю» переносят и в отпускные планы свободной формы. Но даже к такому документу иногда целесообразно составить дополнительный.

Приказ об утверждении графика отпусков

Разберемся, когда на утверждение графика отпусков издают отдельный приказ (второй образец в конце статьи). В этом случае табличка с периодами отдыха идет в качестве приложения.

Первый случай —  требуется отдельный приказ на утверждение, поскольку произвольную форму графика отпусков негде завизировать.

Второй случай — нужно проконтролировать, чтобы все работники ознакомились в документом, а потом уезжали отдыхать именно в те периоды, которые согласовали с нанимателем еще до начала календарного года.

Для этого руководитель назначает ответственных сотрудников.

Форма приказа об утверждении графика отпусков

Чтобы утвердить периоды отдыха, укажите в шапке приказа (произвольной формы):

  • наименование организации;
  • номер, дату и название приказа;
  • населенный пункт, где работает организация (например, «г. Москва»).

В распорядительной части скажите об обязанности нанимателя отпускать на отдых по графику, сошлитесь на норму закона. Например, так: «Во исполнение обязанности, предусмотренной статьей 123 Трудового кодекса РФ». Далее заглавными буквали слово «ПРИКАЗЫВАЮ».

Разбейте указания на пункты. В первом скажите, что утверждаете  отпуска  на будущий год. Во втором назовите работников кадровой службы, которые ознакомят с документом персонал и будут контролировать, чтобы сроки соблюдались (о корректировках — статья «РљР°Рє внести изменения РІ график отпусков»).

В качестве приложения приведите график. Это может быть табличная часть формы № Т-7. Скажите о приложении в самом приказе.

В нижней части распоряжения руководитель компании проставит подпись, фамилию и инициалы. Сотрудники, упомянутые в документе, расписываются в том, что с ним ознакомились.

Скачать документы для оформления отпуска

Образец приказа на график отпусков 2019 (форма Т-7)

Пример приказа об утверждении графика отпусков

www.glavbukh.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.