Порядок ведения табеля учета рабочего времени

Порядок ведения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени — это не только форма первичной учетной документации, а и документ, необходимый для практической работы. Табель нужен для учета использования рабочего времени работников, а также для контроля за соблюдением установленного режима работы, расчетов с работниками по заработной плате и получения информации об отработанном времени

Табель учета рабочего времени (далее — Табель) — это поименный список работников отдела, службы или другого структурного подразделения либо учреждения в целом с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода.

Порядок ведения Табеля

Ведение Табеля обязательно, в том числе и для малых предприятий (см. письмо Минтруда от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10). Табель, как правило, ведется в электронном и бумажном виде. Ведение табеля только в электронном виде не допускается.


Форма Табеля (типовая форма № П-5) утверждена Приказом № 489. Она носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. Рекомендательный характер заключается в том, что при необходимости она может быть дополнена прочими показателями, которые нужны для учета рабочего времени на предприятии. Вместе с тем следует помнить, что в Табеле должны отражаться все позиции, которые применяются на предприятии для работников.

При необходимости можно применять и другую форму Табеля, но при этом обязательно наличие первичного учета показателей по использованию рабочего времени, явкам и неявкам работников, которые определены формами государственных статистических наблюдений по труду (см. письмо Государственной службы статистики от 12.01.2012 г. № 9/4-10/9).

Табель открывается первого числа каждого месяца и передается в бухгалтерию два раза в месяц для: корректировки расчетов за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.

При небольшом количестве работников Табель, как правило, ведут специалисты бухгалтерии и составляют его в одном экземпляре за два-три дня до расчетного периода на основании Табеля за прошлый месяц.

На крупных предприятиях Табель ведут кадровики или даже вводится такая должность как табельщик (когда много цехов, структурных подразделений, различные условия рабочего времени и т.п.).
кже данные функции могут возлагаться на руководителей подразделений или их подчиненных. Заполненный Табель подписывает ответственное лицо (бухгалтер, кадровик или табельщик) либо руководитель структурного подразделения. На некоторых предприятиях устанавливается правило визирования составленного Табеля у начальника производства или главного инженера. Но порядок его составления и утверждения предприятие определяет самостоятельно согласно своим локальным нормативным документам. Поэтому целесообразно на предприятии разработать отдельное Положение о ведении табельного учета, поскольку на законодательном уровне не утверждены соответствующие положения либо разъяснения.

Каждому работнику присваивается табельный номер, который затем указывается во всех документах по учету труда и его оплаты. Вносить в Табель заново принятых работников и вычеркивать из него уволенных нужно только на основании распорядительных документов, в частности, приказов, распоряжений руководителя.

Табель ведется на всех работников, в том числе принятых временно или на сезонную работу, а также учащихся, принятых на период производственной практики с оплатой труда. Не следует забывать, что физические лица, работающие на основании гражданско-правовых договоров, ни в коем случае не табелируются.

На предприятия, где работникам заработная плата начисляется с помощью программы «1С», табельные номера не присваивают, ведь программа автоматизировано начисляет заработную плату не по табельному номеру, а по идентификационным кодам работников.

Заполнение Табеля

Типовая форма № П-5 состоит из двух частей. В первой части — приведены условные обозначения элементов рабочего времени с определенными буквенными и цифровыми кодами (см. таблицу). Во второй — каждому работнику отводится отдельная строка, разделенная на две части:


  • в верхнюю часть ежедневно вносят сведения об отработанных часах или неявках на работу;
  • в нижней части условными обозначениями (кодами) отмечают характеристики отработанных часов (сверхурочные, ночные, часы работы в выходные и праздничные дни и т.п.) и причины неявок на работу — виды отпусков, временная нетрудоспособность, прогулы, простои, забастовки, перевод на неполный рабочий день и прочее.

Таблица

Условные обозначения элементов рабочего времени, используемые в Табеле







Условные обозначения

Код

буквенный

цифровой

Часы работы, предусмотренные колдоговором

Р

01

Часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) в соответствии с законодательством

РС

02

Вечерние часы работы

ВЧ

03

Ночные часы работы

РН

04

Сверхурочные часы работы

НУ

05

Часы работы в выходные и праздничные дни

РВ

06

Командировка

ВД

07

Основной ежегодный отпуск (ст. 6 Закона об отпусках)

В

08

Ежегодный дополнительный отпуск (ст.ст. 7, 8 Закона об отпусках)

Д

09

Дополнительный отпуск, предусмотренный ст.ст. 20, 21, 30 Закона № 796

Ч

10

Творческий отпуск (ст.16 Закона об отпусках)

ТВ

11

Дополнительный отпуск в связи с обучением (ст.ст. 13, 14, 15, 151 Закона об отпусках)

Н

12

Отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (п.п. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках)

НБ

13

Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25 кроме п.п. 3, 12, 13, 17 Закона об отпусках)

ДБ

14

Дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона об отпусках)

ДО

15

Отпуск по беременности и родам (ст. 17 Закона об отпусках) и отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста (ст. 18 Закона об отпусках)

ВП

16

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им 6-летнего возраста (ст. 25 п. 3 Закона об отпусках)

ДД

17

Отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон (ст. 26 Закона об отпусках)

НА

18

Прочие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работ)

БЗ

19

Неявки в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю)

НД

20

Неявки в связи с временным переводом на работу на другое предприятие на основании договоров между субъектами хозяйствования

НП

21

Прочее неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывная подготовка, военные сборы, донорские, отгул и т.д.)

ІН

22

Простой

П

23

Прогулы

ПР

24

Массовые невыходы на работу (забастовки)

С

25

Оплачиваемая временная нетрудоспособность

ТН

26

Неоплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой и пр., подтвержденная справками лечебных учреждений)

НН

27

Неявки по невыясненным причинам

НЗ

28

Прочие виды неявок, предусмотренных коллективными договорами, соглашениями

ІВ

29

Прочие причины неявок

І

30

Формулировка некоторых позиций некорректна, в частности:

  • отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (п.п. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках) — «НБ», «13»;
  • дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25 кроме п.п. 3, 12, 13, 17 Закона об отпусках) — «ДБ», «14».

Ведь согласно ст. 25 Закона об отпусках, все эти виды относятся к отпуску, который предоставляется в обязательном порядке.

Также не учтены другие нормы ст. 25 Закона об отпусках, в частности, непонятно, какими отметками обозначить отпуск матери по уходу за ребенком до 14 лет на период объявления карантина на соответствующей территории, или отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый инвалидам или пенсионерам. По мнению автора, пока нет официальных разъяснений, данные отпуска без сохранения заработной платы следует обозначать «БЗ».


Для того чтобы избежать ошибок и неувязок на предприятии, следует разработать Положение о табельном учете, в котором урегулировать вопросы, связанные с процедурой подачи сведений для составления Табеля, присвоением табельных номеров, условными обозначениями и т.д.

Основанием для внесения в Табель того или иного кода причин неявок на работу являются: приказы работодателя о направлении в командировку, об отпуске, листки нетрудоспособности, медицинские справки и т.д.

По окончании месяца по Табелю подсчитывают общее количество сверхурочных и ночных часов, выходных и праздничных дней. Определяют общее количество дней и часов неявок на работу, которые расшифровывают по причинам.

Оформленный должным образом Табель и заверенный подписями лиц, ответственных за его заполнения, в установленный срок передают в отдел кадров. После проверки правильности заполнения (соответствие приказам, распоряжениям и т.д.) работник отдела кадров также подписывает Табель и передает его в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Совет кадровикам, которые ведут Табель: оставляйте в своем отделе копии со всеми подписями, а оригиналы предоставляйте в бухгалтерию под расписку на копии.

Отдельные случаи табелирования

По периодам ежегодных отпусков и дополнительных социальных отпусков для работников, имеющих детей (ст.19 Закона об отпусках), отмечают все дни как отпуск. Это касается и выходных дней, приходящихся на данный период, поскольку отпуск считается в календарных, а не рабочих днях.

Если неизвестны причины, в связи с которыми отсутствует работник, графа табеля «Отметки о явках и неявках по числам месяца» остается незаполненной, пока работник выйдет на работу и предоставит подтверждающие документы.

Если до сдачи Табеля в бухгалтерию работник не явился, в строке проставляется код «НЗ» — неявка по невыясненным причинам. После предъявления нужного документа (листка нетрудоспособности и т.п.) проставляется соответствующий код, например, ТН (оплачиваемая временная нетрудоспособность) или НН (неоплачиваемая временная нетрудоспособность). В данном случае в конце месяца Табель нужно переоформить.

В случае увольнения работника в середине месяца — в Табеле отмечают дни работы до дня увольнения, после чего до конца месяца проставляется условная отметка «Х». В случае увольнения работника либо перевода в другой отдел его бывший табельный номер нельзя присваивать другому работнику в течение трех лет.

Особенности заполнения Табеля для некоторых категорий работников

Женщина в период пребывания в отпуске по уходу за ребенком может работать на условиях неполного рабочего дня. В данном случае в Табеле проставляют код «ВП» — отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста и прочерки по отработанным часам. Кроме того, вводят две дополнительные строки: в одной проставляют буквенный код «РС» — часы работы работников, которым установлена ​​полная занятость, во втором — продолжительность работы. Таким образом, сохранятся данные по статистической отчетности и учтенные часы для начисления заработной платы (см. приложение 1).

Если работник, который работал по режиму полной рабочей недели, переведен по инициативе работодателя на неполную рабочую неделю (скажем, по три рабочих дня в неделю), в Табеле ему проставляют выходные с пометкой «ВХ» (четыре дня в неделю).

Касательно учета времени командировки Госстат в своем письме от 12.01.2012 г. № 9/4-10/9 разъяснил, что рабочие дни пребывания работника в служебных командировках могут определяться следующим образом: в первой строке указывается количество отработанных часов согласно режиму по основному месту работы, например, «8», а во второй строке — условные обозначения нахождения в командировке «ВД». Обозначение в Табеле выходных (праздничных) дней, приходящихся на период служебной командировки, осуществляется в соответствии с Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.1998 г. № 59, Положением о командировках, утвержденном на предприятии в соответствии с действующим законодательством. При этом в составе общего количества отработанных за месяц дней/часов в графе «Отработано за месяц» отображаются только рабочие дни/часы, приходящиеся на период командировки.

В случае вызова работника в суд на основании справки-вызова в суд в Табеле следует сделать отметку «I» — другие причины неявок, поскольку после принятия нового Уголовно-процессуального кодекса Украины, даже в случае вызова работника в суд по уголовному делу, за работником не сохраняется средний заработок за данный период.

В случае направления на курсы повышения квалификации либо краткосрочные семинары, тренинги, на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия в Табеле следует сделать отметку «ІН» — другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (см. письмо Минтруда от 22.06.2010 г. № 6551/0/14-10/13).

При введении суммированного учета рабочего времени разрабатываются графики работы, по которым продолжительность работы в течение недели не может превышать установленную законодательством норму (40 часов в неделю). Продолжительность работы в течение установленного учетного периода должна соответствовать продолжительности работы за этот же период у работников с 5-дневной рабочей неделей.

В Табеле отражают работу в течение календарного дня, а не в течение смены. Поэтому если у работника 12-часовая смена начинается в 20:00, а заканчивается в 8:00 на следующий день, в Табеле проставляется в день начала смены 4 часа (с 20:00 до 24:00), в день окончания — 8 часов (с 0:00 до 8:00).

Пример учета рабочего времени работников подразделения, в котором введен суммированный учет рабочего времени с продолжительностью смены 12 часов, началом работы первой смены в 8:00, второй — в 20:00, приведен в приложении 2.

Табель у водителей транспортных средств заполняется в соответствии с режимом их работы, который определяется Положением о рабочем времени и времени отдыха водителей колесных транспортных средств, утвержденным приказом Минтранспорта и связи Украины от 07.06.2010 г. № 340. Данным приказом установлено, что в случае суммированного учета рабочего времени водителя нормальная продолжительность рабочего дня (смены) не может превышать 10 часов. Если нормальная продолжительность рабочего дня охватывает длительные простои, ожидания в транспортных средствах или на рабочем месте, или если водителю необходимо дать возможность доехать до соответствующего места отдыха, продолжительность рабочего дня (смены) может быть увеличена до 12 часов при условии, что время управления в течение дня (смены) не превышает 9 часов.

Рабочее время водителей, работающих ежедневно в определенные часы, установленные правилами внутреннего трудового распорядка либо графиками сменности, учитывается ежедневно. Рабочее время водителей с ненормированным рабочим днем ​​учитывается в единицах — рабочих днях (в праздничные дни — в часах).

В Табеле учета рабочего времени работников, работающих с ненормированным рабочим днем, ​​отмечается «8» или «Р». То есть указывается не фактически отработанное количество часов, а нормативное. Поскольку ненормированный рабочий день — это особый режим рабочего времени, который устанавливается для определенной категории работников в случае невозможности нормирования времени трудового процесса, перечень должностей устанавливаются коллективным договором. В качестве компенсации за выполненный объем работ, степень напряженности таким работникам предоставляется дополнительный отпуск до 7 календарных дней согласно условиям коллективного договора. Данная категория работников выполняет работу сверх нормальной продолжительности рабочего времени, но работа не считается сверхурочной (см. приказ Минтруда «Об утверждении Рекомендаций относительно порядка предоставления работникам с ненормированным рабочим днем ежегодного дополнительного отпуска за особый характер труда» от 10.10.1997 г. № 7).

В случае если работник согласно приказу привлекается к сверхурочным работам, в такие дни возле данных работника проставляются часы работы, которые работник работал сверхурочно «НУ». Сверхурочные работы оплачиваются согласно ст. 106 КЗоТ.

При переносе рабочих дней на основании приказа о переносе в Табеле перенесенный рабочий день должен отмечаться как выходной «ВХ», а день, на который перенесено работу — рабочий (проставляются часы (дни) работы) (см. письмо Минтруда от 07.04.2011 г. № 77/13/133-11).

Поскольку продолжительность работы работников накануне праздничных и нерабочих дней сокращается на один час, в частности, при пятидневной рабочей неделе, в Табеле отражается количество фактически отработанных часов.

Если на период отпуска приходятся праздничные дни, в Табеле отмечаются все дни отпуска пометкой «В», а праздничный день — пометкой «СВ».

В случае когда работник не работал, но ему сохраняется средний заработок, например, период прохождения обязательных медицинских осмотров, дни сдачи крови донором, выполнение общественных или государственных обязанностей (ст. 119 КЗоТ) и т.д., в Табеле проставляется отметка «ІН» — прочее неотработанное время.

Исправление ошибок

В общем исправления, подчистки в Табеле не допускаются. Зато такая необходимость может возникнуть после заполнения Табеля и передачи его в бухгалтерию. Например, когда работник с опозданием сообщил об открытии больничного или работник, находясь в отпуске, заболел и больничный принес уже после окончания отпуска. Правила внесения исправлений в Табель нормативно не определены, поэтому целесообразно в утвержденном на предприятии Положении о табельном учете прописать и порядок внесения изменений. На практике изменения в Табель вносят только после того, как работник предоставил подтверждающие документы табельщику, а не просто устно об этом сообщил. На основании предоставленных документов кадровик проводит корректировки Табеля. Во избежание ошибок рекомендуется также вести журнал учета приходов работников на работу в произвольной форме, чтобы на его основании заполнять Табель.

www.interbuh.com.ua

 

 

ПРИНЯТО УТВЕРЖДЕНО

Решением Приказом от «___»______20__г.

Общего собрания №________

трудового коллектива Заведующий МКДОУ д/с № 8

МКДОУ д/с № 8 _________ /

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке ведения табеля учета рабочего времени

(код формы 0504421)

 

муниципального казенного дошкольного образовательного учреждения города Новосибирска

«Детский сад № 8

комбинированного вида «Земляничка»

 

г. Новосибирск 2016

 

1. Общие положения

 

1.1. Настоящее Положение вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени сотрудниками ДОУ (на основании Приложения № 5 к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. № 52н).

1.2. Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421) (далее – Табель (ф. 0504421) применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени. Выбор способа заполнения Табеля (ф. 0504421) определяется актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения.

1.3. Для ведения Табеля (ф. 0504421) приказом заведующего ДОУ назначаются ответственные лица из числа сотрудников ДОУ.

1.4. В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания сотрудников ОУ на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет.

1.5. Табель (ф. 0504421) открывается ежемесячно за 2-3 дня до начала расчетного периода на основании Табеля (ф. 0504421) за прошлый месяц.

1.6. Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет:

·   ведет учет штатного состава сотрудников;

·   на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов категорий, предоставлением отпусков и т. д.;

·   осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя ДОУ о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;

·   контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, подписанных руководителем увольнительных и других;

·   готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.

1.7. В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, руководитель ДОУ путем издания Приказа на этот период назначает ответственного исполнителя.

1.8. Все сотрудники, в обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.

 

2. Правила заполнения табеля

 

2.1. Табель учета рабочего времени ведется в электронном и бумажном варианте.

2.2. Далее табель в формате Excel распечатывают на бумаге. Подписанный табель передается в бухгалтерию на хранение.

2.3. Табель содержит визу заведующего детского сада: наименование должности, Ф.И.О., подпись, дату подписания.

2.4. К содержанию табеля предъявляются следующие требования:

· Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с исполнением штатного расписания ДОУ.

· В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с Приказом на увольнение (с докладной запиской – в случае увольнения по инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день включительно, а после дня увольнения проставляется «-».

· Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии).

2.5. В Табеле (ф. 0504421) регистрируются случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, или фактические затраты рабочего времени. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней – условные обозначения отклонений. В нижней части строки записываются также часы работы в ночное время.

2.6. При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период), нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой – условное обозначение вида отклонений, а знаменатель – часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в Табеле (ф. 0504421) повторяется.

2.7. В сроки, установленные порядком документооборота учреждения работником, ответственным за ведение Табеля (ф. 0504421), отражается количество дней (часов) неявок (явок), а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и другие виды) с записью их в соответствующие графы. Заполненный Табель (ф. 0504421) подписывается лицом, на которое возложено ведение Табеля (ф. 0504421).

2.8. Заполненный Табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов. Табель (ф. 0504421) используется для составления Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) (Расчетной ведомости (ф. 0504402).

2.9. При обнаружении лицом, ответственным за составление и представление Табеля (ф. 0504421), факта не отражения отклонений или неполноты представленных сведений об учете рабочего времени (представление работником листка нетрудоспособности, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику и т.д., в том числе в связи с поздним представлением документов), а также выявленных ошибок, лицо, ответственное за составление Табеля (ф. 0504421), обязано учесть необходимые изменения и представить корректирующий Табель (ф. 0504421), составленный с учетом изменений в порядке и сроки, предусмотренные документооборотом учреждения.

2.10. В строке «Вид табеля» указывается значение «первичный», при представлении Табеля (ф. 0504421) с внесенными в него изменениями, указывается значение «корректирующий», при этом при заполнении показателя «Номер корректировки» указывается:

– цифра «0» проставляется в случае представления лицом, ответственным за составление Табеля (ф. 0504421), первичного Табеля (ф. 0504421);

– цифры, начиная с «1», проставляются согласно порядковому номеру корректирующего Табеля (ф. 0504421) (корректировки) за соответствующий расчетный период.

2.11. Данные корректирующего Табеля (ф. 0504421) служат основанием для перерасчета заработной платы за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу начисления заработной платы.

2.12. Табель заполняется за период, за который предусмотрена выплата заработной платы.

2.13. Периоды заполнения и сроки представления в бухгалтерию Табеля (ф. 0504421) определяются актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения в части графика документооборота.

2.14. Данные о затратах рабочего времени, вносимые в электронную базу, должны соответствовать данным табелей.

2.15. В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.

 

3. Порядок формирования и представления табелей

 

3.1. Не реже одного раза в неделю работник, ответственный за табельный учет, собирает данные об использовании рабочего времени.

При выходе работников в течение рабочей смены ответственным за ведение табеля фиксируется время выхода и возвращения. Если работник выходил не по производственной необходимости и работник не относится к категории А, время отсутствия вычитается из баланса отработанного времени.

3.2. Все опоздания и преждевременные уходы с работы фиксируются ответственным за ведение табеля учета рабочего времени и вычитаются из баланса рабочего времени. Исключение составляют работники, приходящие на работу позже или раньше уходящие с согласия администрации ДОУ, а также работники, относящиеся к категории А.

3.3. Данные о случаях опозданий, самовольных уходов с работы направляются руководителю детского сада ответственным лицом за ведение учета табеля рабочего времени в форме аналитической записки о нарушениях работниками режима труда и отдыха.

3.4. Данные об использовании рабочего времени заносятся ответственными за табельный учет в электронную базу до 10 и 25 числа отчетного месяца.

 

При заполнении Табеля (ф. 0504421) применяются следующие условные обозначения:

 

Наименование показателя

Код

 

Наименование показателя

Код

Выходные и нерабочие праздничные дни

 

В

Неявки с разрешения администрации

 

 

А

Работа в ночное время

 

Выполнение государственных обязанностей

 

Н

 

Г

Выходные по учебе

 

Учебный дополнительный отпуск

ВУ

 

ОУ

Очередные и дополнительные отпуска

 

Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам

 

Отпуск по уходу за ребенком

 

Часы сверхурочной работы

 

Прогулы

 

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

О

 

Б

 

ОР

 

С

П

 

НН

 

Замещение

 

Замена

 

Работа в выходные и нерабочие праздничные дни

ЗН

 

З

 

РП

 

Фактически отработанные часы

 

Ф

 

 

Служебные Командировки

К

 

 

Учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.

pandia.ru

Кто ведет Т-13 в организации?

В законодательстве не устанавливается, кто именно должен осуществлять ведение табеля рабочего времени. Но, правила ведения первичной документации определяют следующее:

  • Табель должен вестись обязательно, и ведение осуществляет уполномоченное лицо;
  • Руководитель отдельного подразделения обязан осуществить подписание документа, также он подписывается специалистом кадрового отдела;
  • На основании табеля формируется начисление оплаты труда, соответственно, документ направляется в отдел бухгалтерии.

Уполномоченное лицо, которое осуществляет заполнение и ведение табеля назначается руководством, с описанием в трудовом соглашении всех обязательств по данному направлению. Также создается документ (приказ), в котором значится должность сотрудника, и его индивидуальные данные. На больших предприятиях в каждом отделе выбирается работник, который осуществляет процесс ведения учета реально отработанного времени всеми сотрудниками организации. На протяжении месяца работник заполняет бланк, после чего, предоставляет его начальнику отдела на изучение и подпись. Начальник в свою очередь передает документ кадровому сотруднику. Происходит сверка данных, заполняются другие необходимые документы, а табель передается в бухгалтерию, что позволяет правильно начислить оплату труда. В маленьких организациях, как правило, заполнение табеля осуществляется сотрудником кадрового отдела.

Порядок ведения формы Т-13

Каждый работодатель может самостоятельно курировать и контролировать порядок ведения документа. Лучше всего проработать руководство или же инструкцию, которая предоставит работнику четкие указания по всем вопросам составления документации первичного типа. А также станет основой выбора четко определенной формы учета реально отработанного времени (законом определены две основные формы документа — Т-12 и Т-13, также законодатель позволяет работодателю разработать собственную форму документа) и пр. В инструкции или же руководстве по составлению формы учета времени, которое фактически отработал сотрудник, лучше всего укать такие основные моменты:

  1. Если предприятие крупное, то указать, что табель составляется по подразделениям. То есть, в каждом подразделении назначается отдельный сотрудник, который будет вести учет времени, отработанного работниками отдела;
  2. Прорабатывается описание структуры выбора ответственного сотрудника, который будет осуществлять процесс ведения учета явки всех работников организации;
  3. Составить описание всех дополнительных кодов, которые могут быть использованы для определения невыхода или же выхода сотрудника на трудовую деятельность (чаще всего, коды указывают на причину невыхода);
  4. Определить полный порядок заполнения формы учета: указать, как отражаются факты присутствия/отсутствия, опоздания, причин невыхода и пр.;
  5. Определить порядок, который поможет отражать данные выхода/невыхода в нестандартных ситуациях.

Способы заполнения формы Т-13, основные коды для заполнения табеля

Формируются различные варианты оформления формы по учету реально отработанного времени. Это может быть отражение всех данных за каждый день, причем, обязательно указываются данные, которые касаются присутствия или же отсутствия сотрудников. Есть также второй вариант заполнения документа, который предполагает указание исключительно отклонений от нормы. То есть, фактически, формируется описание неявок и опозданий.

Определяется два варианта кодов, посредством которых отражается информация в табеле. Напомним, что табель представляет собой специализированную таблицу, в которой просто невозможно указывать все данные в письменном варианте. Поэтому, существуют общепринятые коды, использование которых позволяет быстро и просто осуществлять заполнение табеля.

  • Явка работника на рабочее место в четко определенный день будет отражаться буквой «Я», или же цифровым кодом 01;
  • Стандартный вариант отпуска, который определен графиком организации, и считается ежегодным оплачиваемым, отмечается в табеле «ОТ», или же цифровым значением – 09;
  • Если речь идет об отпуске, который предоставляется женщинам в процессе беременности и родов, то используется буквенное обозначение «Р», или же цифровое – 14;
  • Если работник получает отпуск, который связан с уходом за малолетним ребенком, то указывается «ОЖ» или же 15;
  • Отпуск, без предоставления оплаты, то есть, за собственный счет, отмечается «ДО» или же 16;
  • Если работника отправляют в командировку, то указывается буква «К», а в цифровом значении отмечается, как 06;
  • Если формируется неявка на работу, с учетом того, что обстоятельства данного события пока не известны, указывается «НН», в цифровом значении 30;
  • Больничный в документе отражается как «Б» или 19.

Заполнение формы Т-13

В документе обязательно отражаются данные о работодателе. В заголовочной части нужно будет внести наименование организации, сведения о коде ОКПО. Кроме того, указывается наименование подразделения, если речь идет о табеле, который заполняется на четко определенный отдел предприятия. Указывается информация в виде даты и номера документа, то есть, на основании данной информации можно определить точный период составления документа.

Далее следует информация по работнику. Каждому работнику присваивается определенный табельный номер. Данный номер впоследствии используется для составления всех других внутренних документов на предприятии. Обязательно указывается информация о должности, индивидуальные данные работника (ФИО). На определенных предприятиях в данной графе также указывается информация о том, на основании чего работник был принят на предприятие, то есть, указываются данные приказа приема на должность.

В табеле указываются все данные о времени работы всех сотрудников (на каждого в отдельности). То есть, в графе на каждого сотрудника формируется ежедневное описание всех данных о явке, неявке, отпуске, выходном и пр. Все данные указываются в буквенном или же цифирном значении.

В документе также отражается итоговое количество отработанных на предприятии дней и часов, с учетом всех данных о рабочем времени, которые были указаны в табеле. Во второй и четвертой строке, которые расположены под строками с указанием присутствия на работе, определяется необходимость указания фактически отработанного времени в часах. Данные строки могут отсутствовать в документе, соответственно, их заполнение не считается обязательным.

В документе есть графа, в которую можно внести все данные о неявках. То есть, фактически, именно тут отражается информация, которая касается причин, которые стали основой отсутствия работника на своем месте в тот или же иной день. В документ вносится указание часов, которые работник отсутствовал на предприятии. Также указывается, какое количество дней работник отсутствовал по той или же иной причине (например, работник в течение десяти дней не работал, 4 дня в связи с рабочей командировкой, и 6 дней в связи с отпуском за собственный счет).

После составления формы Т-13 ответственным сотрудником, обязательно осуществляется процесс подписания документа, что фактически делает его юридически значимым, и после делает его своеобразным основанием для начисления средств, в виде оплаты труда. Документ подписывается ответственным лицом, руководителем подразделения, а также сотрудником кадровой службы.

Как в табеле отмечается отпуск?

В табеле контроля времени работы непременно указывается отпуск. В данном случае, определяется, какой именно вид отпуска предоставлен, и указываются даты, когда человек находится в данном отпуске. Существуют различные буквенные обозначения, которые вносятся в документ. Стандартный вариант – очередной отпуск, отмечается «ОТ», если же речь идет о дополнительном отпуске, который будет оплачен работодателем, то проставляется «ОД». Если отпуск не оплачивается, то указывается «ДО». Нередко, работники осуществляют параллельное заочное обучение, и на период учебы – сессии, предоставляется оплачиваемый отпуск, который в документах отражается «У». Бывают ситуации, когда работник посещает обучение, но остается выполнять свои прямые обязанности на фирме или же предприятии, в данном случае, предусмотрено использовать сокращенный рабочий день, а в табеле учета такой факт отражается в виде буквенного значения «УВ». Отпуск, который связан с родами, а также беременностью, указывается в виде значения «Р», по уходу за ребенком «ОЖ». Также отпуск в определенных случаях предоставляется без оплаты, и в данном случае, формируется буквенное значение «ОЗ».

Как отмечается отсутствие на рабочем месте?

Для указания временного отсутствия на работе также предусмотрен определенный код. Все данные в табеле указываются в буквенном варианте, что позволяет работникам бухгалтерии четко определить все нюансы расчета заработной платы, и обязательно отпускных выплат и выплат по больничному листу. Если человек не вышел на работу, но предоставил сведения о том, что он болеет, то временная нетрудоспособность при таком условии указывается буквой «Б». Бывают ситуации, когда происходит отстранение от исполнения профессиональных обязанностей. В табеле проставляется «НБ». Если предприятие не выплачивает зарплату, то работник имеет право не осуществлять посещение своей работы, и не исполнять установленные трудовым соглашением обязательства, в соответствии с предусмотренными нормами законодательства. Такой факт в табеле отражается буквами «НЗ», что фактически свидетельствует о приостановке работы, по причине неисполнения работодателем всех своих обязанностей по оплате выполненной работы. Если отстранение от исполнения профессиональных обязанностей осуществляется с начислением оплаты от работодателя, то в данном случае указывается значение «НО», что позволяет бухгалтерам осуществлять начисление суммы оплаты трудовой деятельности, с учетом того, что работник не присутствовал в течение определенных рабочих дней.

Как в табеле отмечается простой?

Непременно нужно отметить, что существует на предприятиях такое понятие, как простой. То есть, фактически, работник присутствует на своем рабочем месте, тем не менее, определенные рабочие процессы не осуществляются. В данном случае, в трудовом соглашении изначально вносятся данные, которые определяют структуру начисления оплаты труда в случае, если простой осуществлен по вине работника, работодателя или же в связи с причинами, которые не зависят от работника или же работодателя. В табеле также проставляются данные, которые касаются простоя. Если он сформирован по вине работника, указывается «ВП», если прослеживается вина работодателя, указывается «ВР», если же простой сформирован другими факторами, то указывается «НП».

Как в табеле отмечаются выходные?

В соответствии с ТК РФ, работники должны получать выходные. Тем не менее, в определенных случаях выходные дни не припадают на выходные сотрудника, иными словами, сотрудникам приходится работать и в выходные дни, но по повышенной ставке. Законом установлено, что сотрудник, работающий в праздничные и выходные дни, получает более высокую оплату. Если формируется невыход на работу по причине выходного, в табеле указывается «В», если выходной неполный, указывается «НВ». Также работодатель может предоставить дополнительный выходной, который будет указан в табеле «ОВ», если он будет оплачен. Если же дополнительный выходной не оплачивается, он отражается в документе буквами «НВ».

Нестандартные ситуации при заполнении табеля

Бывают нестандартные ситуации, когда специалисты не знают, как правильно отметить те или же иные значения в табеле учета. Например, рассмотрим ситуацию, когда работник заболел в момент ежегодного отпуска. В законодательстве установлено, что в случае, когда рабочий заболел в отпуске, то формируется больничный лист, а также осуществляется продление отпуска на четко установленный срок, который определен больничным листом при его наличии. В табеле же проставляется «Б», вместо «ОТ». Если же после отпуска работник не вышел на работу, то ставится «НН», то есть, указывается на то, что осуществлена неявка по неизвестной причине. После того, как будут предоставлены документы, которые определяют наличие уважительной причины неявки, например, предоставят больничный лист, в табеле вместо «НН» проставляется «Б».

Где можно найти коды для заполнения формы Т-13?

При оформлении формы Т-13 используются именно буквенные значения. Так как указывать все словами, просто нереально. Чаще всего используются уже разработанные дополнения, в виде кодов, которые предоставлены в приложении 1 к официальному приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Впрочем, руководитель может разработать собственные значения кодов. В данном случае, составляется специальное дополнение к инструкции по оформлению табеля, в виде достаточно простой таблицы.

В чем отличия формы Т-13 и Т-12?

Как вы уже знаете, существуют две проработанные формы документа, и законодатель не ограничивает работодателя в выборе формы, которую можно заполнять в процессе учета рабочего времени. Указанные формы практически идентичны, но все же имеются определенные различия. Практика показывает, что современные работодатели чаще всего отдают предпочтение форме Т-13, так как она более проста в составлении.

Различия форм:

  1. В форме Т-12 также присутствуют графы по дням месяца, которые относятся к четко определенному сотруднику, но данные строки расположены в горизонтальном направлении. Что касается формы Т-13, то там они разделены на две части и находятся параллельно. То есть, фактически, в форме Т-13, вы указываете все данные о посещении работы в первых строках, во вторых строках указывается количество всего рабочего времени в часах. Это более удобно;
  2. Также нужно сказать о том, что на каждого сотрудника в форме Т-13, по вопросу причин отсутствия на рабочем месте отведены четыре строки, что позволяет контролировать все нюансы прогулов и наличие уважительных причин. В форме Т-12 тоже такие данные отражены, но на них отводится всего лишь две строки;
  3. В форме Т-13 присутствует итоговая часть, которая не отражена в форме Т-12. Фактически, в первом варианте отражается не только информация о явках и неявках каждого сотрудника, но также коды видов оплаты, что позволяет быстро сориентироваться бухгалтерам в вопросе начисления оплаты выполненной работы.

Кодовые значения для определения оплаты труда

В указанной форме есть специальный отдел, который отражает в себе все данные по начислению средств, в качестве оплаты деятельности, с учетом отработанного времени, отпускных, неявок и пр. То есть, фактически, посредством указания всех данных по учету общего рабочего времени, формируется возможность правильного и достаточно быстрого начисления денежных средств в бухгалтерии. В документе обязательно указываются коды денежной выплаты. Данные коды указываются исключительно в цифирном значении:

  • 2000 – начисленная заработная плата, предоставленная в виде оплаты труда;
  • 2012 – сумма отпускных выплат, которая определена графиком очередного отпуска на каждого сотрудника.

В данном разделе также обязательно указывается корреспондирующий счет, то есть, специализированный счет, с которого осуществляется списание всех затрат на оплату деятельности.

Также указывается количество проработанных дней или же часов, с учетом определенного вида оплаты труда. Например, вносятся стандартные рабочие часы (дни явки), вносится информация по командировочным и отпускным. Обязательно указывается код вида оплаты, и номер счета, с которого будет осуществлен процесс зачисления проплаты для тех или же иных рабочих часов сотрудника.

Выводы

Табель – обязательный документ, который должен заполняться на любом предприятии. Ведь именно на основании данного документа осуществляются такие процессы:

  • Контроль работы всех специалистов на предприятии;
  • Контроль своевременного посещения рабочего времени;
  • Контроль отработанных часов, с учетом формирования возможности правильного начисления заработной платы.

Другими словами, табель представляет собой документ, при использовании которого руководитель получает все необходимые данные об ответственности работников и исполнения ими условий трудового соглашения, а также штатного расписания. А бухгалтера на основании данного документа получают возможность правильно осуществить расчет оплаты труда, для следования всем нормам трудового законодательства.

Законодатель не устанавливает жестких требований по составлению формы надлежащего учета рабочего времени, но определяет необходимость данного учета. Есть две разработанные формы, все нюансы которых мы рассмотрели с вами выше, фактически, вам остается только изучить данную информацию, чтобы научиться составлять документ самостоятельно. Следует также отметить наличие специализированных программ, которые позволяют осуществлять процесс учета рабочего времени в упрощенном режиме, для изучения нюансов и особенностей таких программ, мы предлагаем вам просмотреть данный видеоматериал.

www.finanbi.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.