Оптимизация штатного расписания что это

Для сотрудников любой организации слово «оптимизация» звучит как нечто неизведанное и, несомненно, пугающее. Все дело в том, что мало кто в полной мере представляет, каким образом может, а главное – будет происходить эта пресловутая оптимизация персонала или, другими словами, сокращение численности сотрудников.

 

opt

Обсудим  актуальную тему вместе с HR-экспертом Маргаритой Митюшкиной.

Давайте рассмотрим, что же такое оптимизация. Предлагаю несколько определений:

  1. Оптимизация – это поиск наилучшего решения для достижения целей компании в заданных условиях.
  2. Оптимизация численности – это сокращение затрат на содержание персонала (как путем уменьшения количества работников, так и путем снижения уровня дохода персонала). 

Не секрет, что любая организация функционирует с единственной целью – получение прибыли при минимально возможных издержках. Поэтому, когда речь заходит о реструктуризации и последующей оптимизации, многие владельцы бизнеса начинают с сокращения расходов по тем структурным подразделениям, которые являются «потребляющими» — то есть те, которые не приносят видимой (прямой) прибыли компании. Обычно это административно-управленческий блок (управление персоналом, АХО, бухгалтерия).


Как показывает практика, работодатели часто грешат тем, что начинают «резать» персонал, начиная с «ненужного» (по их мнению) обслуживающего персонала.

В итоге общая численность сотрудников компании, переживающей  период кризиса, принципиально не меняется. Но при этом оказывать услуги, сопутствующие любой предпринимательской деятельности, просто-напросто некому. Ведь в первую очередь решили избавиться от support staff, и то – выборочно, «экспертным» методом. Что мы получаем на выходе? Конечно же, негатив со стороны персонала, как выбывшего, так и работающего, потому что все мы люди и в такие моменты испытываем сильнейший стресс. Что касается самой компании, то она как работодатель подрывает свою репутацию и имидж на рынке труда.

Распространены также ситуации, когда руководство компании прибегает к таким мерам:

  • стимулирование сотрудников преклонного возраста досрочно выходить на пенсию,
  • перевод работников на другие (как правило, нижестоящие и нижеоплачиваемые) должности или же перевод в другие структурные подразделения,
  • стимулирование отдельных категорий работников увольняться по собственному желанию или с определенными выплатами (при увольнении по соглашению сторон).

Кроме того, часто практикуется перераспределение работников внутри одного департамента/отдела/сектора при объединении, например, двух отделов в один. И тогда сотрудникам, которые ранее занимали руководящие посты, ничего не остается, как перейти на рядовые должности, предложенные в рамках оптимизации, или же другой вариант – увольняться.

У нас оптимизация. Что  делать?

Когда компания решает оптимизировать персонал, процесс всегда и для всех проходит болезненно: будь то руководитель, которому необходимо выбрать, кто же останется с ним работать дальше, а кому придется покинуть компанию, или же рядовой специалист, который находится в подвешенном состоянии, пока не будет, так сказать, оглашен весь «черный» список.

Психологически задача взять и уволить какое-то количество людей, конечно же, очень сложная. Как правило, самый мучительный шаг – сообщить индивидуально каждому работнику о решении руководства, выпадает на долю HR-менеджеров. Как вести себя в такой ситуации? Прежде всего, оставаться людьми! Поговорив по-человечески, вы априори будете выше всех тех руководителей, которые предпочли промолчать и переложить на вас свою ответственность.

Самое главное правило при проведении оптимизации: компания должна четко понимать, что она получит в результате всех процедур. Очень важно все грамотно просчитать и продумать, чтобы в конечном счете не получился обратный эффект.

Это правило включает в себя несколько крупных блоков:


  • Определение перспективных целей компании, постановка задач;
  • Оптимизация существующих бизнес-процессов;
  • Разработка новой организационной структуры компании;
  • Определение численности персонала;
  • Проработка процедуры вывода персонала;
  • Непосредственное сокращение численности;
  • Утверждение новой организационной структуры и нового штатного расписания.

Кроме того, необходимо учитывать, что при сокращении численности может страдать качество работы. Чтобы минимизировать подобные риски, важно при утверждении новой цепочки обязательных к выполнению бизнес-процессов, провести нормирование труда, что далеко не всегда делается в компаниях.

Для реализации перечисленных выше блоков организации нередко нанимают отдельного специалиста, так называемого антикризисного менеджера, перед которым стоит задача в кратчайшие сроки вывести компанию из коллапса. Зачем это делается? Ведь новый человек — это неизбежное увеличение затрат, что абсолютно нелогично в данной ситуации. Все просто:  стороннему человеку, не имеющему никакого отношения ни к компании, ни к персоналу, гораздо легче по причине здорового цинизма решить все проблемы «без сердца», что не всегда под силу руководителям, проработавшим бок о бок с этими людьми много лет.


Как будем оптимизировать?

После того как определены дальнейшие приоритеты развития бизнеса и есть понимание того, как все должно выглядеть, стартует сама процедура сокращения персонала. Давайте рассмотрим наиболее распространенные варианты развития событий.

1. Увольнение по собственному желанию или соглашению сторон.

2. Предложение занять конкретную позицию в новой структуре компании.

Есть множество нюансов, связанных с проведением оптимизации в «белой» компании. Ведь Трудовой кодекс ни в коем случае нарушать нельзя — иначе проблем, помимо кризиса, станет еще больше. И вот здесь самую важную роль играет HR, чья миссия  — уберечь компанию-работодателя от подобного рода нарушений. Это было небольшое лирическое отступление J

Итак, вам необходимо уволить часть персонала, как говорится, «без шума и пыли». Выше мы выбрали два пути: по соглашению сторон и по сокращению штатов (как правило, работодатель выступает за расторжение Трудового договора по соглашению сторон). Оба пути законны и подробно описаны в Трудовом кодексе. Однако зачастую работодателю проще и быстрее «отделаться» от части сотрудников, договорившись с каждым о конкретной сумме выплаты.

Нюанс этого варианта в том, что если договоренность между работодателем и работником о денежной компенсации не будет достигнута, возможно давление со стороны руководства на сотрудника, который не хочет покидать компанию. Согласитесь, не очень приятный поворот событий. Если же идти по пути наименьшего сопротивления, и сокращать штат в классическом исполнении закона, работодателю придется запастись терпением, поскольку процедура продлится несколько месяцев.


И при одном, и при другом раскладе возникают определенные сложности, разногласия и споры. Однако выстраивать действия организации по букве закона означает защитить права обеих сторон: как работника, так и работодателя. Ведь без соответствующих документов работодателю будет проблематично спросить со своего сотрудника, если тот не исполняет надлежащим образом свои функции.

Таким образом, законодательная база предоставляет право выбора каждой из сторон. Осталось только определить, куда сворачивать: направо или налево.

У нас есть новая структура и другая численность людей. Что дальше?

Итак, большая часть сложного пути пройдена. Но стресс еще не отступил, а работать и достигать вновь поставленных целей надо. Как мотивировать оставшийся персонал? Казалось бы, все просто. Ты остался при работе, так иди и выполняй свою работу хорошо, чтобы не попасть под раздачу в следующий раз. Тут, на мой взгляд, какого-то общего правила, совета или руководства к действию не существует. Как я уже говорила, всегда надо оставаться человеком. В этом и состоит задача HR-службы: подставить плечо, дать поплакать в жилетку, успокоить, помочь, сказать какие-то слова поддержки, ну и, конечно, быть честными, ибо любой человек всегда почувствует, лукавите вы или нет. 


Думаю, коллеги, работающие в сфере управления персоналом, согласятся, что тема оптимизации и сокращения численности никого не оставляет равнодушным. Все мы надеемся, что участь проводить такие процедуры не постигнет нас никогда, ну или, по крайней мере, в ближайшее время.

Поэтому хочу пожелать всем прочитавшим мою статью удачи, и пусть работа приносит вам максимум удовольствия, ведь:

Когда вы что-то делаете без любви и непрофессионально – это халтура,

Когда вы что-то делаете без любви, но профессионально – это ремесло,

Когда вы что-то делаете не профессионально, но с любовью – это хобби,

Когда вы что-то делаете профессионально и с любовью – это искусство.

Так пусть каждый из вас занимается именно искусством!

Митюшкина Маргарита, HR-эксперт. Опыт работы: IT (системная интеграция), фармацевтика, ж/д логистика. 

hrdocs.ru

О чем говорят понятия аутстаффинг, аутсорсинг и лизинг персонала?

Схема работы аутстаффингаДанные методы очень хорошо практикуются на западе, в нашей же стране они только набирают обороты, но еще применяются не везде:


  1. Аутстаффинг — данный метод предусматривает выведение работающего персонала за пределы хозяйствования. Работники могут быть оформлены как работники другой компании, при этом осуществляют свои прежние функции.
  2. Аутсорсинг — В этом случае за пределы хозяйствования выводится не персонал, а рабочий процесс. Часто этот процесс не профильный, но без него не будет правильно функционировать весь бизнес. Предприятия функционируют путем организации его в одном направлении или нескольких сферах. При этом размеры предприятия могут быть сокращены и ресурсная нагрузка снижена.
  3. Лизинг персонала — такой метод длится не один день, он предусматривает наем с последующим правом выкупа. То есть, если предприятие не имеет возможности в данное время взять в штат сотрудника, оно сотрудничает с ним неофициально, с правом в дальнейшем взять его уже как официального работника. Имеются также категории работников, которые постоянно числятся в лизинге, это консультанты, подрядчики, технические специалисты. Данные работники зарегистрированы в другой компании-провайдере.

Отбор кандидатов на вакантную позициюВ каких ситуациях необходима оптимизация численности персонала?

  1. При сокращении товарного производства или сокращения объема услуг. Приходится экономить издержки, чтобы не сокращалась рентабельность предприятия.

  2. Объемы продаж увеличены, но компания не считает нужным увеличивать рабочие места.
  3. Предприятие имеет лишнюю численность, а в резерве имеется запас производительности труда.
  4. Проводится организация структуры и распределение функций между подразделениями.
  5. Предприятие пытается найти внутреннее финансирование и резервы для осуществления своих планов, пытается сократить оборотный капитал.
  6. Появляется потребность в более дорогих специалистах и отказ от дешевой рабочей силы. От чего требования к работникам возрастают.

Оптимизация численности персонала: методы работы в этом направлении

К проведению оптимизации численности персонала нужно подойти со всей ответственностью и разработать целый проект по этому поводу. Первым шагом по оптимизации должна стать диагностика всех дел предприятия, направленная на выявление качественной производительности труда и количества сотрудников.

Схема оценки эффективности работы персоналаПосле этого оптимальная численность специалистов подсчитывается именно в направлении качества их работы во всех сферах деятельности, будь то производственная или административная работа. Следующим шагом будет выбор кандидатов, которых необходимо будет сократить. Кого сократить — выбор не трудный, труднее ответить на вопрос — как это сделать, ведь у каждого сотрудника свои обстоятельства и необходимость работать на предприятии.

При выборе людей, которых следует оставить в штате, прежде всего, учитываются следующие достижения:


  1. Те, которые постоянно принимают участие в основных бизнес процессах компании.
  2. Люди, которые своей работой приносят дополнительный доход предприятию или минимизируют издержки.
  3. Те работники, у которых выше квалификация и рабочие навыки.
  4. Такие сотрудники, которым в силу их квалификации трудно найти замену.
  5. Работники, демонстрирующие большой потенциал и возможность профессионального роста.

Методы сокращения штата

Сокращение персоналаВ настоящее время выделяют два основных метода сокращения штата. Это мягкий метод и жесткий метод. Жесткий подход к сокращению представляет собой классическое увольнение. То есть работников заранее предупреждают о сокращении, делается это за два месяца до увольнения с выплатой соответствующей трудовому кодексу компенсации. Такое увольнение происходить за кроткие сроки и с наименьшими потерями. Но не все так просто, данный метод сокращения имеет несколько существенных недостатков:

  1. Возможны конфликтные ситуации, как с самим персоналом, так и в отношении профсоюзов.
  2. Такие сокращения негативно влияют на социализацию общества.
  3. Внутри трудового коллектива ухудшается моральная обстановка.
  4. Возможно снижение производительности труда.

Мягкий подход предусматривает сокращение персонала более лояльным способом без прямого участия администрации. В организации создаются определенные условия, когда увольнение становится необходимым шагом. Все мягкие виды сокращения условно делятся на три подгруппы:

  1. Исключение «естественным» путем.
  2. «Мягкие» сократительные меры.
  3. Управление численностью работников без увольнения.

При естественном выбытии персонал самостоятельно увольняется, задача предприятия — подготовить условия для подобных мер. Например, на некоторых предприятиях практикуется метод временного запрета брать на работу новых сотрудников. В это время некоторые работники могут уволиться самостоятельно или выйти на пенсию, таким образом, произойдет естественное сокращение персонала.

Также практикуются и другие методы более жесткого характера естественного выбытия — это ужесточение аттестации, лишение премии за любую провинность и т.д.

Если говорить о мягком сокращении, то здесь применяются следующие методы:

  1. Применение досрочных льгот для работников предпенсионного возраста.
  2. Перевод части сотрудников в дочерние предприятия.
  3. Предприятие может обещать уволившимся работникам дальнейшие перспективы в виде хорошей компенсации и последующем трудоустройстве.

http:

В итоге, если проводится правильная оптимизация численности персонала, можно добиться высокой производительности труда, сокращаются расходы не только на работников, но и на производство. При этом совершенствуются производственные процессы, неэффективные операции сводятся к нулю. Появившиеся бизнес-процессы реализуются быстрее за счет наименьших затрат на персонал. Так как снижено количество потерь, то продукция будет более качественной. Внутри трудового коллектива создается благоприятная обстановка и сплоченность, а это способствует росту бизнеса.

1popersonalu.ru

Форма Т-3 для штатного расписания

Обратите внимание, что для негосударственных организаций она не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

Оптимизация штатного расписания что это

Скачать

Утверждение штатного расписания

Оно утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

Оптимизация штатного расписания что это

Скачать

Внесение изменений в штатное расписание

Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции. Как правило в таких случаях издается приказ об утверждении ШР. Если нововведения не масштабны, можно обойтись приказом о внесении изменений. Он утверждает нововведения, при этом их можно указать в тексте документа или оформить приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченным им лицом. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы. Вы можете использовать наш пример приказа об изменении штатного расписания.

Правки вносятся в следующих случаях:

  • при введении новой должности или нового структурного подразделения;
  • при изменении их наименования;
  • при изменении оклада или тарифной ставки;
  • при ликвидации вакантных позиций и отделов;
  • при сокращении штата или численности.

Введение новых штатных единиц

Когда нужно принять на работу специалиста, позиция которого не предусмотрена в штатке, или добавить целое подразделение в состав организации, издается приказ о вводе новых единиц. Он должен содержать информацию о названии структурного подразделения, наименование позиции, количество ставок, оклад или тарифная ставка.

Оптимизация штатного расписания что это

Скачать

Изменение названия должности или подразделения

Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.

Оптимизация штатного расписания что это

Скачать

Коррекция размера окладов или тарифных ставок

Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, требует обязательного согласования с работником даже если размер оклада увеличивается. В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ.

Оптимизация штатного расписания что это

Скачать

Вывод вакантных должностей и подразделений

Эта процедура не требует согласования с работниками. Эти позиции не заняты, следовательно, могут быть ликвидированы по решению работодателя.

Важный момент! Если планируется сокращение штата, то вывести из ШР вакантные должности лучше до начала процедуры сокращения, а не одновременно с ней.

Оптимизация штатного расписания что это

Скачать

Сокращение штата

Это самые трудоёмкие нововведения, их следует готовить заранее. Работодатель должен убедиться, что вакантные позиции исключены из ШР, а новая структура отвечает потребностям организации. О предстоящем увольнении работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также нужно издать не менее чем за 2 месяца до внесения корректив. Используйте, чтобы внести изменение в штатное расписание, образец приказа, который приведен ниже.

Оптимизация штатного расписания что это

Скачать

gosuchetnik.ru

Нормативная база

Штатное расписание является одним из локальных актовых, который издается в компании в качестве документа, определяющего организационную структуру, соподчиненность и наличие структурных подразделений, а также форму оплаты труда по каждой должности с учетом тарификации и надбавок.

Его наличие нужно подтверждать при проверке хозяйственной деятельности учреждения контролирующими органами.

На основании оговоренного документа труженики принимаются в компанию, переводятся и сокращаются, а также получают заработную плату, размер которой должен соответствовать и МРОТ и надбавкам за определенные условия труда. К примеру, ненормированный труд либо расширение зон обслуживания.

Сей документ имеет унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ №1, которая рекомендована к применению во всем компаниях независимо от формы собственности, несмотря на то, что прямого указания об обязательном создании штатного расписания в нормативных документах РФ не содержится.

Однако в той же ст.15 ТК РФ сказано, что трудовые отношения возникают на основании локальных актов, в частности, штатного расписания. В ст.57 ТК РФ указано, что должность работника должна соответствовать наименованию, содержащемуся в оговоренном документе.

Трудовой кодекс РФ

А в Инструкции по ведению книг о труде установлена обязанность по внесению записей в соответствии с тем же расписанием штата.

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

То есть документ должен быть создан в обязательном порядке, учитывая его применение во многих аспектах трудовой деятельности сторон.

Также следует отметить еще один факт.

С введением в действие ст.195.2 ТК РФ при формировании штатных расписаний, а также внесении изменений в документ применение профстандартов стало обязательным условием. Наименование должности должно соответствовать ЕТКС в случае, если условия труда отклоняются от нормальных и труженик будет претендовать на досрочное назначение пенсии.

То есть наименование должности в штатном расписании должно полностью соответствовать профстандартам и ЕТКС, а тарифные ставки и размер надбавок не могут быть менее МРОТ, определенного законом РФ. Причем данное условие должно соблюдаться как при формировании штатного расписания на начальном этапе, так и при внесении изменений.

Причины и основания

Штатное расписание изначально формируется с учетом поставленных задач и имеющегося объема труда, что предопределяет численность штата, не говоря уже о наличии основных средств, из которых и формируется окладная система, в размере не ниже законодательной нормы.

Но ведь компании развиваются, реорганизовываются, сливаются или просто видоизменяются в виду расширения зон обслуживания либо изменения видов деятельности,. Это предопределяет увеличение либо уменьшение объема работ, а следовательно, и нехватку либо излишек определенных специалистов.

Также причиной внесения изменений в штатное расписание могут стать видоизменения тарифных ставок либо надбавок. В федеральное законодательство ежегодно вносятся поправки в МРОТ с учетом индексации, да и руководство компании в силу финансовых возможностей может увеличить размер оплаты труда в процентном соотношении к окладу.

А вот основанием для внесения изменений в расписание штата может служить бухгалтерская документация.

Те же отчеты о снижении прибыльности либо отсутствии поставок могут стать основанием для сокращения некоторых должностей. А докладная записка менеджера об увеличившемся объеме труда в связи с разработкой нового проекта может стать основанием для увеличения штата за счет приема нескольких специалистов.

Изменение должностей

В процессе осуществления хозяйственной деятельности некоторым работникам приходится исполнять не только свои обязанности, но и отсутствующих сотрудников, либо объем работы может увеличиться за счет выполнения некоторых поручений, которые ранее не были предусмотрены должностной инструкцией, но в них возникла необходимость.

К примеру, изначально сотрудница может быть принята секретарем, в обязанности которого входит прием почты, стенография писем и соответственно их написание, но впоследствии может возникнуть необходимость в организации конференций для всего коллектива, подготовка некоторых приказов, а также ряд других обязанностей, которые выходят за рамки обычного секретаря.

В этом случае выше оговоренная должность может быть переименована в помощника руководителя либо менеджера с увеличением оклада.

Внесение (добавление) новой должности

На начальном этапе любая компания имеет достаточно узкий спектр услуг в связи с отсутствием наработок и постоянных клиентов, но после нескольких лет труда учреждение может и расширить зону влияние путем претворения в жизнь новых проектов, что выльется в нехватку кадров, которые могли бы исполнять увеличившийся объем работы.

Именно в подобной ситуации и вносятся изменения в штатное расписание путем создания новых должностей и даже отделов, с определением окладов и надбавок, а также соподчиненности.

В связи с оптимизацией

Могут вноситься изменения в расписание штата и в связи с перераспределением обязанностей либо оптимизацией управленческой работы.

Допустим, в компании изначально может быть предусмотрен всего один заместитель директора, но впоследствии может возникнуть и необходимость во втором заместителе по финансовой либо хозяйственной части и с правом подписи. Но так как необходимого объема для полной ставки может быть не достаточно, начальника одного из отделов могут переименовать в заместителя с расширением зон обслуживания и увеличением оклада.

Также в штатное расписание может быть введена дополнительная штатная единица того же кассира, но только на 0,5 ставки в связи с увеличившимся объемом платежей, с которым счетовод может уже и не справляться. А так в порядке внутреннего совместительства и работа будет выполнена, и работник вознагражден оплатой в размере полутора ставок.

При сокращении штата

Вносятся изменения в штатное расписание и при сокращении должностей, причем как вакантных, так и действующих. Предприятие может поменять оборудование, на обслуживание которого понадобиться меньшее количество персонала, либо компания может изменить направление экономической деятельности, в результате чего менеджеры будут сокращены, а вот штат бухгалтеров увеличен.

Могут сократить должности и в связи с реорганизацией либо слиянием двух компаний. Содержать четырех экономистов при объеме работы рассчитанной на две ставки вряд ли кто-то согласиться.

Переименование должности

В связи с нововведением новых норм в трудовое законодательство РФ, предусматривающих соблюдение профстандартов, а также соответствие наименований должностей Квалификационному справочнику, во многих компаниях возникла необходимость в переименования должностей.

Закон обязывает привести наименование должностей в соответствие с ЕТКС при наличии оснований для назначения досрочных пенсий. Рассчитывать на оговоренную гарантию труженики могут только в том случае, если в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме отработают на определенной должности не менее 10 лет.

Также обязательными к соблюдению профстандарты являются и для государственных учреждений и для компаний, в которых 51% акций принадлежит РФ.

Изменение окладов

Как правило, размер оклада устанавливается в штатном расписании изначально, еще при создании компании, но ведь в процессе трудовой деятельности прибыль, а значит и финансовые возможности предприятия могут увеличиваться, как и объем труда. В связи с этим в окладную систему могут быть внесены изменения.

Также основанием для внесения изменений в оплату труда могут быть нормы федерального законодательства, предусматривающие увеличение минимального размера оплаты, который рассчитывается ежегодно с учетом потребительской корзины и инфляции.

То есть на основании закона, а именно ст.133 ТК РФ, установить оклад менее МРОТ работодатель не может. С следовательно, при внесении изменений в минимальный размер оклад тоже должен быть увеличен, что подразумевает внесение изменений в штатное расписание.

Изменение надбавок

В соответствии с нормами закона, доплаты производятся труженику в связи с выполнением непосредственных обязанностей в условиях, отклоняющихся от нормы автоматически при суммировании отработанных часов. А вот надбавки устанавливаются уже по желанию руководства с целью поощрения за ту же интенсивность труда либо ведения определенной работы.

К примеру, на предприятии может отсутствовать должность инженера по охране труда ввиду небольшой численности штата, но ведь работу по обеспечению безопасных условий вести надо. Поэтому одного из тружеников могут обязать выполнять оговоренные обязанности за дополнительное вознаграждение в процентном соотношении к окладу, с отражением надбавки в штатном расписании.

Особенности внесения изменений в штатное расписание

Штатное расписание является локальным документом, при принятии которого должна соблюдаться установленная законом процедура, подразумевающая издание определенного пакета документов, а в ряде случаев — и согласование с Профсоюзным комитетом.

Так, в порядке ст.135 ТК РФ в случае внесения изменений в систему оплаты труда штатное расписание принимается только с учетом мнения профсоюза. А при внесении изменений в наименование должностей — в сопровождении юриста, который обязан отслеживать соответствие наименования ЕТКС.

Пошаговая инструкция

В соответствии со ст.57 ТК РФ наименование должности является одним из обязательных условий договора о взаимном сотрудничестве, впрочем, как и размер оплаты труда. Поэтому при внесении изменений в оговоренные сведения в то же штатное расписание должны учитываться нормы ст.72 ТК РФ в соответствии с которыми внести изменения в договор возможно только по согласию сторон.

Также внесение изменений по инициативе руководства предприятия допускается и в порядке ст.74 ТК РФ, но только при соблюдении определенной процедуры, а именно, уведомления сотрудников о переименовании должности как минимум за два месяца.

То есть внесению изменений в расписание штата предшествует издание определенного пакета документов, который установлен законом.

Какими документами оформляется?

На начальном этапе оформляется служебная записка, в которой отражаются сведения, выступающие основанием для внесения изменений в штатное расписание.

К примеру, в связи с увеличением объема труда может быть предложено ввести дополнительные вакансии. А вот при снижении объема поставок может быть предложено и сократить некоторые должности.

Кстати, если вакансии заняты, то процедура оформления изменений в штатное расписание будет инициирована как минимум за два месяца, ведь сотрудников в порядке ст.74 ТК РФ нужно будет предупредить об изменениях и предоставить возможность согласиться либо отказаться.

Но если должности вакантны, двухмесячный срок не соблюдается и соответственно оговоренные штатные места можно сократить в любой момент.

Образец служебной записки представлен на нашем сайте: 

служебка.jpg
Приказ (образец)

На основании служебной записки, поданной на рассмотрение руководству предприятия, будет издан приказ, в котором будут отражены данные которые планируется изменить.

И опять же, если предстоит сокращение должностей, в приказе оговаривается несколько дополнительных условий — вручение уведомлений высвобождаемым сотрудникам, а также предложение других вакантных должностей.

С примером приказа можно ознакомиться ниже:

приказ.jpg

Изменения в документах сотрудников

Учитывая, что наименование должности присутствует практически во всех документах, оформляемых при приеме на работу, в оговоренные акты также вносятся изменения, основанием для которых служит приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Допсоглашение (пример)

К примеру, как внести изменения в трудовой договор? Только посредством издания допсоглашения к оговоренному документу, с образцом которого можно ознакомиться ниже.

допсоглашение.jpg
Личная карточка

Также изменения должны быть внесены и в личную карточку сотрудника, ведь при приеме в оговоренном документе указываются не только личные данные, но и занимаемая должность. Соответственно при переименовании вакансии изменения в личную карточку должны быть внесены в обязательном порядке.

Трудовая книжка

Вносятся изменения и в книгу о труде, но только в том случае, если видоизменяется наименование должности, а не размера оплаты труда.

Ведь запись о приеме на определенную должность в книгу о труде вносится, соответственно при изменении названия вносятся корректировки и в оговоренный документ с указанием номера приказа и даты его издания в порядке, определенном Инструкцией по заполнению книжек о труде.

Сколько раз в год и как часто допускаются новшества?

Количество внесения изменений в штатное расписание на законодательном уровне не установлено. Следовательно руководство предприятия может по своему усмотрению вносить изменения в оговоренный документ столько раз, сколько пожелает, но с учетом процедуры, оговоренной на законодательном уровне. При внесении изменений в наименование должности либо размер оклада действующего сотрудника она подразумевает двухмесячный срок уведомления.

Важные нюансы

Штатное расписание является локальным актом, который оформляется не только с учетом производственных процессов, но и федерального законодательства.

На основании ст.8 ТК РФ оговоренный акт не должен противоречить нормам ТК РФ, а также ухудшать положение тружеников.

То есть если дирекция учреждения установит в штатном расписании оклад ниже МРОТ, оговоренный документ в порядке ст.8 ТК РФ будет признан недействительным.

Нужно ли уведомлять и ознакомлять сотрудников?

В соответствии со ст.22 ТК РФ, руководство обязано знакомить сотрудников со всеми локальными актами, принятыми в компании и связанными с выполнением непосредственных обязанностей, причем не только при приеме, но и в процессе трудовой деятельности.

В случае внесении изменений в штатное расписание ознакомление всех сотрудников с оговоренным документом не обязательно, но только при условии, что изменения не отражаются на деятельности работника.

То есть если принято решение о введении нескольких должностей, никого ознакомлять не нужно, если же грядет сокращение, то с приказом о высвобождении должны быть ознакомлены сотрудники, подлежащие увольнению.

И конечно, если изменяется размер оплаты труда либо надбавок, уведомляются только те сотрудники, чей оклад подвергается изменению, причем с соблюдением процедуры, оговоренной в ст.74 ТК РФ.

Ответственность за неверно составленные документы

Учитывая, что не все кадровики знают, как правильно оформить внесение изменений в штатное расписание, возникают ошибки, которые ведут к нарушению прав тружеников, что в свою очередь чревато негативными последствиями.

Ст.5.27 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за несоблюдение норм трудового законодательства — к примеру, в случае нарушения сроков уведомления о сокращении либо установлении оклада ниже МРОТ предусмотрены штрафные санкции до 50 тысяч рублей.

В случае же если были допущены ошибки при составлении приказов либо служебной записки, уровень ответственности будет зависеть от степени вреда.

Внесение изменений в штатное расписание можно считать хорошим инструментом регулирования и организационной структуры, и хозяйственной деятельности. Ведь посредством ведения в штат новых должностей можно и необходимый объем работ выполнить и прибыль повысить, а также приобрести специалистов, работоспособность которых будет повышаться вместе с окладом, отраженном в том же расписании штата.

kadriruem.ru

Одним из действенных механизмов оптимизации штатного расписания и, соответственно, повышения заработной платы сотрудников является передача непрофильной деятельности учреждения на аутсорсинг — так считают в Краевом колледже предпринимательства (Пермский край). Работа в данном направлении началась в учреждении в 2008 г. Какие результаты сегодня достигнуты? В отношении каких функций целесообразно применять аутсорсинг?

 

Как мы уже писали в одном из предыдущих номеров <1>, в Пермском крае в соответствии с программой его социально-экономического развития на 2009 — 2012 гг. и на период до 2017 г. была внедрена функционально-целевая модель управления регионом. Одновременно с этим были определены целевые показатели эффективности деятельности руководителей автономных учреждений:

1) рост средней заработной платы работников краевых учреждений от показателей прошлого года, %;

2) снижение штатной численности работников краевых автономных учреждений в текущем году от показателей прошлого года, %;

3) объем услуг краевых учреждений, закупленный у сторонних организаций (функции, переданные на аутсорсинг), количество сокращенных штатных единиц;

4) рост дохода от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности от показателей прошлого года, %.

———————————

<1> См. статью Н.Н. Карташовой «Практика применения механизма АУ на основе функционально-целевой модели управления», 2012, N 6.

 

Основной целью в перечне показателей, безусловно, является повышение средней заработной платы работников, три других пункта — лишь способы достижения этой цели.

 

Документ функционального назначения

 

В прежней системе взаимоотношений с учредителем, основанной на сметном финансировании, руководитель ОУ был заинтересован в «раздувании» штата, чтобы работники получали более или менее достойную зарплату. Сейчас появилась возможность обеспечить ее на уровне экономики региона (в нашем учреждении этот уровень уже достигнут) и выше именно за счет оптимизации штатного расписания и использования преимуществ автономии.

В бюджетной сфере Пермского края процесс оптимизации начался в 2009 г., когда наш губернатор поставил задачу к концу 2011 г. исключить из штатов государственных краевых учреждений работников, занятых прежде всего в осуществлении непрофильной деятельности учреждений. Однако в самом колледже предпринимательства штатная численность персонала начала сокращаться еще в 2008 г. в период подготовки к переходу в форму АУ. Тогда мы заметили, что негосударственные образовательные учреждения справляются примерно с таким же объемом реализации образовательных программ значительно меньшим составом. Мы пришли к выводу, что штатное расписание — это не документ, предписывающий подбирать кадры на вакантные места, а документ функционального назначения, обеспечивающий эффективную деятельность учреждения.

Основой оптимизации штатного расписания стала формула «человек = должность». В условиях сметного финансирования эта формула не действовала: количество сотрудников оказывалось одним, а единиц в штатном расписании было намного больше. Сегодня в учреждении все позиции закрыты, вакансий нет. Но если потребуется включить новую должность в штатное расписание, мы ее введем ради конкретного специалиста.

В 2008 г. штатное расписание состояло из 169,3 единицы (хотя по факту работало 110 человек), а среднегодовой контингент обучающихся был 781 человек. Динамика сокращения штатной численности персонала за последующий период такова:

 

    Численность персонала, чел.  

 2009 г.

 2010 г.

 2011 г.

 2012 г.

 Всего,                          

 в том числе:                    

    76  

    66  

    53  

    54

 

 Административно-управленческий  

     5  

     5  

     3  

     3

 

 Основной (преподаватели, мастера)

    49  

    47  

    32  

    33

 

 Учебно-вспомогательный          

    21  

    13  

    17  

    17

 

 Младший                         

     1  

     1  

     1  

     1

 

 

Как видно из таблицы, общая численность персонала в 2012 г. увеличилась по сравнению с 2011 г. на одного человека, однако это не означает, что оптимизация остановлена. Рост числа работников связан с увеличением объема госзадания, а также числа коммерческих групп (численность обучающихся на 1 ноября 2012 г. составила 1164 человека).

 

Способы оптимизации штата

 

Оптимизация затронула все категории персонала, но в первую очередь — административно-управленческий состав (сюда входят директор, его заместители, главный бухгалтер). В 2008 г. число замов составляло семь человек (заместители по учебно-методической, учебно-воспитательной, учебно-производственной работе, информационным технологиям, экономике, административно-хозяйственной части и главный бухгалтер). Сегодня численность административно-управленческого персонала сократилась до трех человек (директор, заместители по учебной и методической работе), остальные стали главными специалистами и руководителями структурных подразделений по соответствующим направлениям (службам) и вошли в категорию учебно-вспомогательного персонала. Главного бухгалтера в колледже нет, поскольку функции бухгалтерии в полном объеме переданы на аутсорсинг.

Численность основного персонала (преподаватели, мастера производственного обучения) сократилась, с одной стороны, в связи с привлечением к преподаванию специальных дисциплин профессионалов из соответствующих отраслей, с другой — из-за перевода части преподавателей на работу по гражданско-правовым договорам. Последнее касается прежде всего сотрудников пенсионного возраста с педагогической нагрузкой менее одной ставки. «Перевод», конечно, осуществлялся через процедуру увольнения в строгом соответствии с ТК РФ. При этом преподавателям были сделаны такие предложения, от которых они не смогли отказаться. Таким образом, благодаря «методу морковки» процесс оптимизации оказался абсолютно безболезненным и взаимовыгодным.

Логика перевода основного персонала на договоры гражданско-правового характера заключается в следующем. В штате любого учреждения всегда есть несколько преподавателей, которые по разным причинам не хотят иметь большую нагрузку. Но руководителю это невыгодно, поскольку зарплата таких работников снижает среднюю заработную плату по учреждению. Кроме того, при действующем Порядке аттестации педагогических работников <2> преподавателю пенсионного возраста практически невозможно сохранить ранее полученную высшую категорию, поскольку он снизил темпы и эффективность деятельности. Однако как педагога мы его по-прежнему высоко ценим.

———————————

<2> Порядок аттестации педагогических работников государственных и муниципальных образовательных учреждений, утв. Приказом Минобрнауки России от 24.03.2010 N 209.

 

В связи с этими обстоятельствами учреждение может предложить такому преподавателю перейти на гражданско-правовой договор, определив для работника достаточно высокую стоимость часа, никак не связанную с ученико-часами (после перехода в автономию колледж отказался от применения новой отраслевой системы оплаты труда и разработал свою тарифную сетку, зависящую от квалификации и рейтинга преподавателя, специфики и уровня образовательных программ и др.).

В категорию учебно-вспомогательного персонала входят служащие, специалисты, руководители структурных подразделений (часть из них является педагогическими работниками). Резерв для сокращения здесь ограничивается числом развиваемых направлений и реализуемых проектов в колледже. К примеру, штат библиотеки ранее составлял два человека, включая заведующего. Сегодня библиотека вошла в состав информационно-консультационного центра, который возглавляет один человек.

Однако в отношении этой категории сотрудников применяется другой способ оптимизации. На мой взгляд, надо дать работникам возможность набрать столько функционала, сколько они могут выполнять, поэтому многие совмещают две и более должности. В частности, раньше в штатном расписании колледжа были диспетчер по расписанию и архивариус. Теперь функциональные обязанности, установленные для первой должности, исполняет преподаватель информатики (за что ей полагаются соответствующие доплаты и стимулирующие выплаты), а архивом занимается инженер по обслуживанию здания. Кстати, другому преподавателю информатики переданы функции заместителя директора по информационным технологиям (обеспечение электронного документооборота, ведение сайта учреждения, размещение в Интернете информации о закупках, обучение персонала информационным технологиям и др.).

Что касается младшего обслуживающего персонала, начиная с 2009 г. он представлен лишь водителем служебной машины. Способ оптимизации здесь один — передача обслуживающих функций на аутсорсинг.

 

Инициатива — от учредителя

 

Вывод из направлений деятельности колледжа вспомогательных, обслуживающих функций на аутсорсинг и аутстаффинг первоначально осуществлялся директивным (сверху) путем. Образовательные учреждения подвигал к этому учредитель (на тот момент его полномочия осуществляло агентство по управлению государственными учреждениями Пермского края), который в первую очередь был нацелен на развитие экономической деятельности подведомственных учреждений. Однако передача непрофильных функций сторонним организациям не происходила в приказном порядке. Для руководителей образовательных учреждений учредитель создал экономические стимулы оптимизации: результаты работы руководителей оценивались в том числе по критерию «вывод непрофильных функций на аутсорсинг» и за выполнение этого показателя предусматривалась хорошая премия. В конечном счете выбор времени передачи, способа и объема применения аутсорсинга (аутстаффинга) оставался за учреждением. В свою очередь, директор выбирал, получить ли вознаграждение за передачу каждой функции на аутсорсинг.

В 2008 г. многие из нас не знали значения слов «аутсорсинг» и «аутстаффинг». Внедрение этих инструментов наталкивалось на серьезное сопротивление директоров, которое, например, возникало из-за того, что неправильно просчитывалась будущая выгода от аутсорсинга. Некоторые руководители считали, что выгоднее содержать своих уборщиц. Конечно, услуги клининговой компании стоят дороже, чем оплата труда собственного обслуживающего персонала. Однако кроме зарплаты уборщиц существуют начисления на нее, оплата больничных, отпусков, расходы на спецодежду, инвентарь, моющие средства, содержание подсобных помещений, объявления о поиске работника (по этой позиции всегда большая текучка). Если суммировать все перечисленные расходы, получится, что совокупные затраты на уборку помещений собственными силами значительно выше, чем стоимость услуг клининговой компании.

Надо отдать должное руководителям учредителя — они проводили большую разъяснительную работу с директорским корпусом, запускали пилотные проекты по передаче непрофильных функций учреждений на некоторых территориях, а также подключили к подготовке и реализации механизма аутсорсинга министерство развития предпринимательства и торговли Пермского края.

 

Аутсорсинг и аутстаффинг

 

Аутсорсинг в основном применяется в отношении непрофильной деятельности — уборка учебных и служебных помещений, территорий, охрана, техническое обслуживание зданий, гардероб, юридические услуги. Очевидным преимуществом здесь является то, что значительно вырастает качество услуги, а руководитель учреждения избавляется от проблемы «пьяного сторожа», то есть проблемы неэффективного персонала.

Договор аутсорсинга размещается в соответствии с действующим законодательством о закупках <3> — в зависимости от цены договора применяются конкурсные или внеконкурсные процедуры. Например, с клининговой компанией, охранным предприятием можно заключить договор на месяц или квартал — без применения конкурсных процедур (при снижении качества он может быть расторгнут и заключен с другим аутсорсером), а при передаче функций бухгалтерии, столовой, предполагающей заключение договора на три года, закупка осуществляется через конкурс.

———————————

<3> Федеральный закон от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

 

По каждой функции, переданной на аутсорсинг, в учреждении назначается ответственное лицо, которое взаимодействует со специализированной компанией и осуществляет контроль за исполнением договора (при подготовке договора важно тщательно прорабатывать техническое задание и ответственность аутсорсера). Краевое министерство предпринимательства и торговли даже выпустило рекомендации, где прописано, что руководитель своим приказом должен назначить ответственного за ведение договора аутсорсинга. Например, в нашем колледже начальник хозяйственного отдела (бывший зам по административно-хозяйственной части) ведет все договоры по обслуживанию здания, охране, преподаватель информатики — договор аутстаффинга, а главный специалист по экономике — договоры по бухгалтерскому обслуживанию, услугам столовой, юридическим услугам (ранее юрист был в штате). В обязанности ответственных лиц входят разработка техзадания и проекта договора аутсорсинга, решение текущих вопросов по исполнению условий договора, контроль качества, объемов и подписание актов выполненных работ.

Клининг — это особенно привлекательная услуга, которую директора образовательных учреждений легко закупают у аутсорсеров. У нас картина была следующей. В 2008 г. в штатном расписании колледжа насчитывалось 11,5 ставки уборщиц, но по факту работали три-четыре человека (зачастую по совместительству). Как правило, они были недовольны уровнем зарплаты, а мы — качеством их работы. Договор с клининговой компанией в корне изменил ситуацию. Требования к качеству уборки прописаны в техническом задании, составленном в соответствии с СанПиН, а за подбор кадров отвечает компания-аутсорсер.

Похожая история — в отношении технического обслуживания здания. Раньше в штатном расписании были плотник, электрик, рабочий, которые соглашались выполнять работу, не относящуюся к должностным обязанностям, только за дополнительную оплату. Сегодня по договору аутсорсинга к нам на полдня приходит специалист, который выполняет любые поручения (произвести мелкий ремонт, повесить стенд и т.д.), а в случае возникновения аварийной ситуации в колледж выезжает бригада. Нас это устраивает больше, чем штат из собственных сотрудников.

Особого подхода требует перевод на аутсорсинг столовой. Если в учреждении сохраняется контингент обучающихся по программам начального профессионального образования, предметом договора становится предоставление услуг по приготовлению горячего питания для этой категории учащихся. В других случаях столовая передается в аренду индивидуальному предпринимателю или коммерческой организации, а сам договор оформляется в соответствии с действующим в регионе порядком.

Однако наиболее трудным вопросом является покупка у аутсорсера бухгалтерских услуг. В первую очередь надо решить, какие бухгалтерские функции будут переданы. В Пермском крае большинство образовательных учреждений оставили в штатном расписании главного бухгалтера и кассира, при этом передали на аутсорсинг учет товарно-материальных ценностей и заработной платы, начисление стипендии и др. Наш колледж предпринимательства принял решение о передаче на аутсорсинг бухгалтерии в полном объеме, включая функции главного бухгалтера (кстати, учредитель отнесся к этому хорошо). Мы считаем такой путь правильным. Ведь если в учреждении остается главбух, его роль сводится к тому, чтобы собирать первичные документы, составлять реестр и отдавать аутсорсеру.

Сейчас главным бухгалтером колледжа является руководитель аудиторской фирмы, заключившей с нами договор аутсорсинга. (По результатам конкурсной процедуры была выбрана одна из самых опытных на региональном рынке компаний, специализирующихся на бухгалтерских и аудиторских услугах, — со стажем работы более 15 лет, с сертифицированными бухгалтерами, аудиторами, юристами, программистами.)

Аудиторской фирме передана вся ответственность за ведение бухгалтерского учета и отчетности (в том числе перед учредителем, налоговой и другими организациями). За собой мы оставили функцию финансово-хозяйственного планирования и контроля: главный специалист по экономике разрабатывает план ФХД, ведет сбор, подготовку и обработку первичных документов (в том числе платежных), составляет реестр, контролирует сроки платежей, а также проводит анализ финансово-хозяйственной деятельности.

Выбранный путь полтора года назад позволил получить наибольший эффект от аутсорсинга. Цена договора оказалась значительно ниже, чем затраты на содержание бухгалтерии (пять ставок бухгалтеров, включая главбуха, помещение, компьютеры, оргтехника, канцелярские товары, другие расходные материалы, транспорт и коммунальные платежи, переобучение и пр.).

Аутстаффинг используется в том случае, если выгоднее «купить» работника, а не услугу. Например, в штатном расписании колледжа до 2011 г. значилась должность главного специалиста по вычислительной технике. В его обязанности входили обслуживание всей компьютерной и оргтехники, компьютерной сети, обеспечение образовательного процесса программными средствами обучения и многое другое. Его присутствие на работе требовалось иногда в первую, а иногда во вторую смену.

Передача такой функции на аутсорсинг обойдется очень дорого, зато аутстаффинг позволяет взять работника «в аренду» и пользоваться его услугами по своему усмотрению. При этом в период больничного, отпуска специалиста фирма предоставляет другого работника. А в каникулярный (зимний, летний) период можно отказаться от услуги, что сэкономит учреждению деньги.

Договор аутстаффинга в колледже всего один — в отношении IT-специалиста. Кстати, раньше он работал у нас, но после его перехода в специализированную компанию мы опять получили повышение качества — к решению задач, которые он не может выполнить самостоятельно, подключаются другие специалисты компании-аутсорсера.

 

Аутсорсинг основных услуг

 

Экономический эффект от оптимизации штатного расписания трудно поддается исчислению. Однако, поскольку этот процесс рассматривается как инструмент повышения заработной платы, можно использовать в качестве индикатора эффективности динамику изменений средней зарплаты работников:

 

            Период          

Размер среднемесячной заработной платы, руб.

 2009 г.                    

                   17 288

 

 2010 г.                    

                   24 849

 

 2011 г.                    

                   32 379

 

 Девять месяцев 2012 г.     

                   36 604

 

 

Таким образом, заработная плата за этот период выросла более чем в два раза. Достичь этого позволило сокращение штатной численности персонала при одновременном увеличении фонда оплаты труда, снижении расходов на содержание учреждения и росте внебюджетных доходов.

Весь период оптимизации можно назвать очень трудной, но интересной и творческой работой. Она требует от директора учреждения профессионального руководства, вовлечения в процесс команды заместителей, открытости действий и информирования коллектива (сложности могут начаться тогда, когда директор ничего не объясняет персоналу). Но главное для директора — убрать собственные сомнения. Они всегда препятствуют переменам.

Последние два года штатное расписание учреждения практически не менялось — думаю, сегодня оно оптимально. По результатам основной и финансовой деятельности на 1 апреля 2012 г. колледж занял первое место в рейтинге среди учреждений СПО Пермского края. Что же касается эффективности работы сотрудников, на наш взгляд, она основана не только на достойной заработной плате, но и на преданности учреждению, интересе к работе.

В заключение отмечу, что в связи со сменой в апреле 2012 г. руководства регионом окончательно снято административное давление на руководителей образовательных учреждений при принятии решения о передаче непрофильных функций на аутсорсинг. То есть некоторые учреждения, возможно, захотят свернуть этот процесс. Но те, кто на практике оценил преимущества аутсорсинга, от него не откажутся. В их числе наш колледж предпринимательства — в настоящее время мы работаем и в направлении передачи на аутсорсинг основных услуг.

Так, физподготовку учащихся можно передать спортшколе или другому образовательному учреждению с хорошей спортивной базой, производственную практику (например, по специальности «товаровед») — учебному центру торговой сети, практическое вождение автомобиля — автошколе. В настоящее время колледж уже передал часть обучения парикмахеров, осуществляемого на базе дополнительных программ, крупной сети парикмахерских. В дальнейшем учреждение планирует передать сторонним организациям еще часть функций в рамках образовательного процесса.

отрасли-права.рф


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.