Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Как мы знаем, при приеме сотрудника на работу между фирмой и нанимаемым человеком заключается трудовой договор. При необходимости вносить какие-либо изменения заключается также дополнительное соглашение. Трудовой договор является обязательной и очень важной формой сотрудничества сторон. Для упорядочивания и учёта сотрудников фирма нуждается в журнале, где регистрируются и упорядочиваются документы, связанные со всеми действиями фирмы в сфере взаимодействия с ратниками.

Данный журнал называется журналом для регистрации трудовых договоров. Выясним же, для чего он нужен и как с ним работать.

Обязательность ведения журнала регистрации трудовых договоров на предприятии

Если обратиться к руководителям крупных и успешных организаций, то выяснится, что их кадровики и менеджеры такой журнал ведут. Поэтому поверим тем, кто видит залог успеха в единой структуре и организованности.

Узнать, как правильно вести на предприятии журнал регистрации входящих документов и скачать его образец, вы можете тут.

Назначение журнала

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений нужен, нетрудно догадаться, для того, чтоб вести учёт данных обо всех трудовых договорах предприятия/организации и дополнительных соглашениях к ним.

Журнала регистрации трудовых договоров: образец и порядок заполнения


Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров
Титульный лист журнала регистрации трудовых договоров.

Регистрационной формой журнала может служить обычная тетрадь с разлинованными графами. Поэтому для заполнения подойдёт покупная тетрадь со всеми необходимыми графами (продаваемые тетради часто уже бывают разлинованы нужным образом), в которые останется лишь внести нужные сведения.

Журнал заполняется в соответствии со стандартными правилами делопроизводства. Но если необходимо внести корректировки, то можно спокойно вносить столбцы и убирать их.

Так как же именно принято заполнять журнал?

На титульнике журнала указываются:

  • полное наименование предприятия/организации или ИП;
  • название журнала;
  • дата начала отчета;
  • дата окончания отчета.

Далее пронумеровывают все страницы журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений (и заполняемое и незаполненные).

На первой странице не принято что-то писать. На ней можно указать основные правила заполнения и ведения журнала.

В таблице укажите:

  • порядковый номер;
  • временной период;
  • ФИО ответственного лица; его должность;
  • основание, для поручения веления журнала;
  • подпись лица.

После начинаем уже непосредственно заполнение журнала (таблицы из обычно 11 столбцов)

Журнал регистрации трудовых договоров — образец бланка для заполнения:

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров
Бланк журнала регистрации трудовых договоров.

Иной вариант заполнения журнала:

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров
Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Столбец 1

Указывается регистрационный номер договора/соглашения (не путать с номерок трудового договора).

Столбец 2


Дата, когда договор был заключён.

Столбец 3

Непосредственно номер трудового договора/соглашения.

Столбец 4

Фамилия работника и его инициалы.

Столбец 5

Профессия работника/ должность.

Столбец 6

Структурное подразделение, в которым осуществляет свою деятельность работник.

Столбец 7 и 8

Они объединены в одну графу и называются сроком действия. В графе указывают дату заключения договора и дату его расторжения.

Что такое журнал регистрации приказов по основной деятельности и как его правильно заполнить — читайте в этой статье.

Столбец 9

Характер работы (эта работа для сотрудника является работой по совместительству/основной работой).

Столбец 10

Здесь нужно указывать дополнительные соглашения, законченные с сотрудником.

Столбец 11

Примечания и дополнения.

Пояснения к заполнению журнала

Проясним некоторые моменты в заполнении:

  1. Так столбец 3 для удобства можно разбить на 2 подграфы (одну договоров, вторую для соглашений).
  2. При регистрации соглашений выписывайте только номер соглашения, а основные сведения указывайте в столбце 10.
  3. Номер соглашения к определенному договору вписывают в столбец 3 или 11. Тогда отыскать все дополнительные соглашения к одному договору будет гораздо проще.

  4. На последней странице указывайте, что журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Также обязательно указывайте дату.
  5. Напишите количество заполненных страниц и информацию о договорах (номера из столбца 1). После укажите должность и фамилию ответственного лица, а также основание (приказ/решение/распоряжение с датой и номером).

Журнал регистрации трудовых договоров — образец скачать бесплатно вы можете по этой ссылке.

Если договоров и соглашений много, то можно начинать нумерацию с начала каждый год. Если же их немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Узнать, как правильно заполнять журнал регистрации исходящих документов и скачать его образец, вы можете здесь.

Журнал регистрации трудовых договоров в электронном виде

В случае, если привычная многим бумажная форма журнала кажется неудобной и устаревшей, есть возможность ведения журнала в электронном формате. В случае чего его всегда можно распечатать.

Электронную версию журнала удобнее всего вести в MS Excel.

Преимущества электронной формы

  • возможность быстрого поиска в документе;
  • оптимизация работы;
  • фиксированный контроль за верным оформлением;
  • лучшая конфиденциальность журнала;
  • более простой формат исправления ошибок;
  • меньше затрат па ведение;
  • простота выдачи выписок и справок.

Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров.
Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров.

Ошибки при ведении бумажного журнала

При обнаружении существенной ошибки в уже частично заполненном журнале его необходимо досрочно закрыть. Для этого на последней странице делают запись о досрочном закрытии журнала по причине ошибки. После заводится новый документ.

Затем можно завести новый документ с сопутствующим распоряжением об этом. Изменения в журнале могут быть различными: от перевода на другую работу и отстранения до изменения работодателя или условий работы.

Обязательно ли проводить на предприятии инструктаж по пожарной безопасности и как правильно заполнить соответствующий журнал об инструктаже — читайте в нашей новой публикации.

Надеемся, статья послужит ориентиром и поможет верно вести журнал. А подробная информация позволит лишь усовершенствовать уже существующий журнал.

fbm.ru

Назначение журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений 


Нужно ли вообще вести журнал регистрации трудовых договоров?

Наличие на предприятии такого журнала позволит подтвердить заключение трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним как для внутренних целей, так и в случае судебного спора.

Так, благодаря этому журналу будет соблюдаться определенный порядок учета документации, хранящейся в архиве предприятия.

Его очень удобно использовать при составлении различного рода справок, так как в данный журнал вносятся все реквизиты договоров. Кроме того, на его основании возможно составление различных статистических отчетов.

Несмотря на всю пользу указанного документа, его наличие на предприятии необязательно.

Допускается вести журнал в свободной форме. Обычно этим занимается сотрудник кадровой службы. Возможно оформление как в бумажном, так и в электронном виде.

На практике производится ежегодная замена указанного журнала, но, если договоров немного, можно вести 1 журнал на протяжении нескольких лет.

Срок хранения такой документации составляет 75 лет (приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 04.02.2015). 

Правила ведения журнала 

Допускается оформление журнала в обычной тетради (с жесткой обложкой), разлинованной на столбцы.

На титульном листе проставляется название документа, дата, когда он начат. На следующем листе указывается информация о лицах, ответственных за его ведение, в том числе:

  • номер по порядку;
  • Ф. И. О. ответственного лица;
  • должность;
  • период времени;
  • документ-основание;
  • подпись ответственного лица. 

Кроме того, необходима нумерация всех страниц журнала. 

Где бесплатно скачать образец журнала 

Ориентировочно столбцов, в которые вносится информация, около 11. Примерный образец журнала регистрации трудовых договоров должен содержать в себе такую информацию, как:

  • номер по порядку;
  • дата заключения трудового договора;
  • номер договора;
  • персональные данные лица;
  • профессия (должность);
  • структурное подразделение предприятия;
  • дата заключения договора;
  • дата расторжения;
  • характер деятельности работника;
  • дополнительные соглашения;
  • примечания. 

Скачать образец журнала регистрации можно по ссылке: Образец журнала регистрации трудовых договоров. 

Ведение журнала регистрации трудовых договоров поможет значительно улучшить функционирование кадровой системы предприятия. Он будет служить юридическим подтверждением наличия трудовых договоров и соглашений к ним. Составляется он в свободной форме и хранится на протяжении длительного времени.

rusjurist.ru

Обязательно ли его наличие?


Сотрудники кадровой службы часто интересуются, обязателен ли журнал регистрации трудовых договоров? В ст. 358 Постановления Федеральной архивной службы от 06.09.2000 г. указан перечень внутренних документов организации, учет которых необходим, но правила ведения учета четко не оговорены. В этот перечень также входят контракты и соглашения. Это говорит о том, что их регистрацию можно вести произвольно. Журнал помогает упорядочить документы и быстро найти нужную информацию. Сколько хранится журнал регистрации трудовых договоров? Как и трудовая книжка, —  в течение 75 лет.  

Каковы правила заполнения?

Его можно вести:

  • в бумажном виде;

  • в виде электронного документа.

Подготовить и распечатать форму можно самостоятельно. Или приобрести бланк в магазине канцелярских товаров. Его нужно оформить в соответствии с правилами документооборота. На титульном листе следует указать:

  • наименование компании;

  • период, за который вносятся сведения;

  • ФИО сотрудника, ответственного за его ведение.


Внесение записей происходит следующим образом:

  1. Номер записи по порядку

  2. Дата заключения контракта

  3. Номер контракта или доп.соглашения

  4. ФИО работника полностью

  5. Должность, на которую принят гражданин

  6. Дата

Далее могут быть указаны различные данные, в зависимости от потребностей организации:

  1. название структурного подразделения

  2. указание о том, является ли эта работа основной, или по совместительству

  3. дата получения работником экземпляра документа;

  4. реквизиты приказа о приеме на работу;

  5. реквизиты доп.соглашения и т.д.

Затем следует свободное место для примечаний.

Последняя графа нужна для подписи работника.

Журнал регистрации трудовых договоров образец  

скачать

Зачем нужно регистрировать информацию о новых договорах?

Регистрировать договора желательно, так как:  

  • наличие журнала может помочь в конфликтных ситуациях и в судебных разбирательствах. С его помощью можно подтвердить надлежащее оформление трудовых отношений с работником;


  • с его помощью можно быстро найти нужную информацию о рабочей деятельности человека. Это удобно, если необходимо выдать справку о занятости работника;

  • он удобен для внутреннего пользования, заменяет архив документов. В графе “примечания”  можно записать информацию о работе, которую выполняет нанятый работник, а также результаты его труда.

Как исправить допущенную ошибку?

Частый вопрос: можно ли делать исправления в журнале регистрации трудовых договоров? Самая частая ошибка: в графу «№ п/п» вносятся номера контрактов, а не учетных номеров документов в хронологическом порядке. Что делать кадровику, если такая ошибка обнаружена? Следует досрочно закрыть документ и начать новый. На последней странице сделать пометку: «Закрыт досрочно в связи с ошибочным ведением».

clubtk.ru

Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?

На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.

О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.

Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.

ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.

Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.

На журнале должно быть отражено следующее:

  • наименование работодателя;
  • даты начала и окончания ведения журнала;
  • Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.

В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.

Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?

Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.

Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:

  • 1 — номер регистрации трудового договора;
  • 2 — дата заключения;
  • 3 — номер договора;
  • 4 — Ф.И.О. работника, с которым заключен данный договор;
  • 5 — должность работника;
  • 6 — название отдела (подразделения), где трудится работник;
  • 7 — срок действия договора;
  • 8 — характер работы (совместительство, основная работа, пр.);
  • 9 — допсоглашения к договору;
  • 10 — примечания.

Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.

Образец того, как можно оформить журнал регистрации трудовых договоров, скачайте по ссылке:

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Скачать образец

Как определяются сроки хранения журнала?

Как и все документы, связанные с персоналом, журнал регистрации трудовых договоров нужно хранить 75 лет после внесения в него последней записи. Регламентирует этот срок подп. «б» п. 695 ст. 8 Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив. Сделать это можно как по окончании ведения самого журнала, так и при ликвидации работодателя.

О том, каким образом организуется архив на предприятии, наши читатели могут узнать из этой статьи.

Итоги

В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним. Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 75 лет.

nalog-nalog.ru

Общие правила оформления журнала

Задачи, которые призван решать журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений:

  • удовлетворение информационных запросов пользователей системы документооборота;
  • создание полноценного юридически действительного документа, подтверждающего факт получения работником его экземпляра соглашения.

Если спектр задач ограничивается первым пунктом, то можно организовать ведение бланка только в электронном виде. Во втором случае журнал регистрации трудовых договоров должен иметь бумажный формат. Такая фиксация факта получения работником его экземпляра соглашения о сотрудничестве с предприятием предусмотрена наравне с другими способами ч. 1 ст. 67 ТК РФ. Альтернативный вариант – проставление физическим лицом собственноручной подписи на:

  • экземпляре договора работодателя;
  • заверение подписью фразы в самом договоре, уточняющей, что работник получил документ на руки с указанием даты этого действия.

Документ может состоять из большого табличного блока. В нем рекомендуется предусмотреть ячейки для указания порядкового номера каждой записи, прописания ФИО должностного лица, с которым оформлено соглашение. Рядом с идентифицирующими личность сотрудника данными заполняется графа с наименованием занимаемой штатной должности. Завершающими элементами книги являются обоснование необходимости документа и подпись ответственных лиц за его ведение.

В структуре бланка можно предусмотреть графы для описания характера работы, обозначения структурного подразделения и срока актуальности трудового соглашения. Для особых пометок можно оставить пустым последний столбец. Его переименовывают в «Примечания».

Особенности бумажного формата документа

Если ведется журнал учета трудовых договоров (образец скачать можно ниже) на бумажных носителях, то должен соблюдаться такой механизм действий:

  1. Создание макета обложки с указанием сведений о наименовании книги учета, названии предприятия и его структурного отдела. На титульном листе надо указать дату, которой была сделана первая запись в книге. После закрытия документа проставляется дата завершающей записи. Журнал учета трудовых договоров должен содержать информацию о назначенном ответственном за его оформление лице.
  2. Заполнение внутренних страниц и граф. Внесение данных должно осуществляться в строгом соответствии наименованию должностей по штату. ФИО показываются без сокращений.

В строки заносятся сведения и реквизиты каждого нового заключенного трудового соглашения. В конце оставляется ячейка для подписей лиц, получающих второй экземпляр договора на руки. Страницы книги рекомендуется пронумеровать, чтобы предотвратить случаи умышленной порчи документа или информационного воровства. Все листы книги регистрации должны быть прошиты одной нитью, конец которой зафиксирован самодельной защитной пломбы (нити в конце журнала связываются и проклеиваются листом бумаги, который заверяется печатью компании).

Электронный формат заполнения

Если руководство предприятия решило, что журнал регистрации трудовых договоров (бланк которого утвержден учетной политикой) будет вестись в электронном виде, то графа для проставления сотрудниками подписей не вводится. Документ будет выполнять исключительно информационную роль. Нюансы возникают при определении минимального срока хранения форм, касающихся учета личного состава.

В Приказе Минкультуры от 31.03.2015 г. под № 526 значится, что формат ведения документа не является основанием для изменения периода сохранности бланков. Журнал учета трудовых договоров и нормативные акты обязывают работодателя хранить бланк до 75 лет в архиве. Этот срок распространяется на всю кадровую документацию, включая книги учета, заполняемые в электронном виде.

Скачать бланк журнала учета трудовых договоров

Скачать заполненный образец журнала учета трудовых договоров

blogkadrovika.ru

Преимущества ведения журнала регистрации трудовых договоров

Хотя ведение такого журнала не является обязательным, а сам он не включен в перечень постановления Росархива от 06.09.2000 года, документ в первую очередь удобен для самого предприятия.

Он позволяет в случае любой спорной ситуации быстро и просто найти нужные сведения о сотруднике.

Нередко уволенные сотрудники обращаются в отдел кадров за справкой, подтверждающей их предыдущее место работы. Благодаря журналу регистрации трудовых договоров найти эту информацию также можно будет быстро.

Журнал регистрации позволяет установить точное количество заключенных с сотрудниками договоров, проводить мониторинг их выполнения, исключает возможность вписывания договора с более поздним сроком.

Ведение такого журнала позволяет защитить интересы обеих сторон — сотрудника и работодателя.

Форма журнала

В отличие от журнала учета трудовых книжек, ведение которого является обязательным, законом не установлена единая форма ведения журнала регистрации трудовых договоров.

образец журнала регистрации трудовых договоров

Каждый кадровый работник, ответственный за это, может вести журнал так, как удобно ему, опираясь на стандартную форму. Можно добавлять нужные колонки или объединять их.

Для учета можно завести книгу или журнал в твердой обложке. Его оформление и ведение регламентируется общими правилами делопроизводства: все страницы нужно пронумеровать, прошить, а на титульном листе должно быть название журнала.

На титульном листе помимо названия предприятия необходимо указать дату начала ведения и окончания журнала, а также выделить отдельный лист в книге для указания ответственных за его ведение сотрудников.

Для них же можно прикрепить образец заполнения журнала. На этот лист вносят также информацию о номере и дате приказа, которым назначен ответственный сотрудник.

Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров

Здесь вы можете скачать образец журнала в формате xls.

Какие сведения вносят в журнал?

Информация в журнал вносится на усмотрение руководства организации. Все же есть общепринятая форма заполнения, которая включает 11 колонок на правом и левом разворотах листа.

Эти колонки содержат сведения:

  • под каким порядковым номером записан договор;
  • дата заключения иномер трудового договора;
  • ФИО работника;
  • должность сотрудника;
  • дата ознакомления с приказом или выдачи экземпляра договора на руки сотруднику;
  • внесенные изменения в договор;
  • сведения о расторжении договора;
  • причина, по которой работодатель прекратил производственные отношения с сотрудником;
  • примечания.

При необходимости колонки можно объединять или разбивать. Номер самого трудового договора будет состоять из двух чисел, которые указываются через дробь. Первая часть дробного числа – это порядковый номер, а вторая часть – это год, в который договор был заключен, к примеру, 35/15.

В колонке №1 всегда указывается порядковый номер документа так, как он идет по журналу, а номер договора необходимо указывать в колонке №3.

Если предусмотрено дополнительное соглашение, то информацию о нем можно вписывать в колонку №3, разделив ее на две графы соответственно, или в колонку №10.

Одновременно с бумажным вариантом журнала на многих предприятиях ведут и электронный вариант. Принцип заполнения в нем такой же, а создавать таблицу лучше всего в книге MS Excel.

Как вносить изменения в журнал правильно

Иногда сотрудник отдела кадров при ведении журнала допускает существенные ошибки. В этом случае необходимо прекратить внесение сведений о трудовых договорах и закрыть журнал раньше срока.

журнал регистрации трудовых договоров

Об этом необходимо поставить отметку на последней странице, указав причину закрытия журнала.

В процессе трудовых отношений сотрудника и работодателя могут происходить разные изменения: могут измениться условия работы или сотрудника переведут на другую должность.

В таком случае к основному трудовому договору добавляют дополнительное соглашение, а в нем указывают всю новую информацию. Номер и дату соглашения также вносят в журнал регистрации трудовых договоров.

blog.ksio.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.