Командировочные за границу


  • Важное в статье:
  • Какие предусмотрены лимиты для суточных
  • В каком размере оплачивать командировки
  • Какие лимиты суточных для командировок по России
  • Какие лимиты суточных для командировок зарубеж
  • Надо ли выплачивать суточные при однодневных командировках

Новые размеры суточных в 2019 году

Лимит суточных при командировках в 2019 году

В законодательстве нет норм для суточных в командировке — каждый работодатель решает, сколько будет платить сотрудникам для служебных поездок. Сумму и порядок выплаты предусматривают во внутренних документах. Например, в положении о командировках (Положение, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). 

Узнайте, в каких документах безопаснее всего закрепить размер и правила выплаты суточных >>

Несмотря на это, необходимо учитывать, что а Налоговом кодексе есть максимальный размер суточных в 2019 для расчета НДФЛ и страховых взносов. Компания не должна удерживать налог и взносы с суммы выплаты, которая не превышает лимитов — 700 рублей за один день для поездок по России и 2500 рублей в день для заграничных поездок.


Командировочные расходы в 2019 году

Помимо суточных, командировочные расходы в 2019 году включают выплаты (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749):

  • затраты на проезд к месту командировки и обратно. В том числе оплата поездки на такси или другом автомобиле;
  • расходы на проживание – в гостинице или в арендованной квартире в месте командировки;
  • другие затраты, который командированный работник осуществил с разрешения работодателя.

В России суточные учитывают в 2019 году при расчете налога на прибыль в полном размере (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Как мы уже отметили выше, нормы связывают только с расчетом НДФЛ и взносов. 

Чтобы учесть суточные в расходах, работодатель должен выполнить обязательное условие — подтвердить производственный характер поездки и продолжительность нахождения сотрудника в командировке. Требовать от работника документы для подтверждения расходов не надо. Подробнее о том, как учесть суточные при расчете налогов, рассказали эксперты системы "Главбух".


Для остальных командировочных расходов в кодексе также нет норм. Порядок оплаты командировочных расходов в 2019 году компании утверждают в своих нормативных актах  (п. 11 постановления Правительства от 13.10.2008 № 749). Если у компании есть подтверждающие документы, то затраты можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН. 

Образец приказа на установление норм суточных в 2019 году

Образец приказа на командировочные в 2019 году

Суточные при командировках по России

Размер суточных расходов для поездок по России в 2019 году закрепите в коллективном договоре или локальном акте. Чтобы не было путаницы с налогами и взносами можно придерживаться необлагаемого лимита – 700 руб. на один день. С суточных сверх этой нормы бухгалтер будет удерживать НДФЛ и считать страховые взносы. 

Подробнее о том, как применять нормы при расчете налогов и взносов, рассказали эксперты системы "Главбух". 

Командировочные расходы на суточные в 2019 году по России выплачивайте сотрудникам:

  • за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
  • за все дни нахождения в пути (включая дни отъезда и возвращения), в том числе за время вынужденной задержки.

Днем отъезда считают дату отправления транспорта из населенного пункта, где обычно трудится сотрудник, к месту, куда его направили. День возвращения – это дата прибытия транспорта в населенный пункт, где он работает постоянно. Причем если транспорт отправляется или прибывает до 24 часов включительно, считают текущие сутки. Если же это происходит в 0 часов – следующие.

Суточные при командировках за границу

Размер суточных при командировках за границу в 2019 году работодатель устанавливает самостоятельно в коллективном договоре или локальном акте. Причем чтобы не было путаницы в налоговом учете, чаще всего применяют нормы суточных при загранкомандировках как для НДФЛ и взносов – 2 500 руб. на день. Тогда с суточных бухгалтер не будет рассчитывать НДФЛ и взносы в 2019 году.

Узнайте особенности расчета суточных, налогов и взносов с выплат >>

Для бюджетников есть свои нормы для суточных за границу (Постановление Правительства от 26.12.2005 № 812). Например, для Китая суточные при служебной командировке с территории России на территории иностранных государств составляют 67 долларов США. Для Казахстана размер меньше — всего 55 долларов. 

Дата выезда из России и въезда в страну обратно для загранкомандировки определяют (п. 18, 19 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749):

  • для командировок в страны СНГ, для въезда в которые не делают отметки в паспорте, – по проездным документам;
  • для командировок в иностранные государства – по отметкам в загранпаспорте о том, что работник пересек границы.

Предположим, что сотрудник перед выездом за границу перемещается по территории России. В таком случае суточные выплачивайте по норме для внутренних командировок. Со дня пересечения границы России применяйте лимиты суточных для поездок за границу. А со дня пересечения границы России вновь применяйте норму для внутренних командировок. 

Источник: www.glavbukh.ru

Валютные пересчеты

Расходы сотрудника, направленного в зарубежную командировку, оплачиваются в иностранной валюте. Поэтому оплата или возмещение расходов, связанных с командировкой за пределы территории России, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, производятся в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее — Закон № 173-ФЗ).

После возвращения работника из зарубежной командировки все затраты в иностранной валюте нужно перевести в рубли. При этом для целей налогообложения прибыли используемый для перевода курс напрямую зависит от способа расчетов.


Наличные средства

Компания может выдать работнику, направляемому в заграничную командировку, аванс наличными денежными средствами из кассы. Обычно выдается рублевая сумма, на которую он самостоятельно покупает валюту.

В 2011 г. специалисты Минфина России в письме от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193 высказали следующую точку зрения.

В соответствии с ч. 2 ст. 14 Закона № 173-ФЗ расчеты при осуществлении валютных операций производятся юридическими лицами — резидентами через банковские счета в уполномоченных банках, порядок открытия и ведения которых устанавливается Банком России.

Все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты, должны рассматриваться только как операции физических лиц. При покупке валюты командированный сотрудник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства командированный сотрудник истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов. При этом покупка наличной валюты должна быть документально подтверждена.

Организация должна компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты (ст. 168 ТК РФ).


Расходы компании на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом датой признания командировочных расходов считается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если же сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанных с командировкой, должна определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам, подтверждающим расходы. В этом случае сумма расходов в рублях, признаваемая в налоговых расходах компании, определяется путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета. Такая же позиция содержится в письме ФНС России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408.

Спустя четыре года, финансисты выпустили новые разъяснения по данному вопросу. В письме от 03.09.2015 № 03-03-07/50836 специалисты Минфина России пришли к следующему выводу.

В случае если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной авансом, по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи.
итывая, что в соответствии с п. 10 ст. 272 НК РФ в случае перечисления аванса на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу, установленному Банком России на дату перечисления аванса, то в ситуации, когда сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в валюту, пересчет суммы в иностранной валюте должен производиться по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм. Аналогичная позиция содержится в письме от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059.

Деньги на карточке

Оплата расходов в месте командировки (например, за гостиницу) может производиться с банковской карты, номинированной в рублях. При этом платеж проводится в иностранной валюте.

В этом случае затраты компании на командировочные расходы нужно определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа. Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком. Такую позицию высказали специалисты Минфина России в письме от 10.07.2015 № 03-03-06/39749.

Обратите внимание: курс берется не на дату утверждения авансового отчета, а на дату проведения платежа.

Суточные

Порядок выплаты суточных при направлении работников в заграничные командировки регулируется п. 11, 18, 19 и 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее — Положение о командировках).


Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

— при проезде по территории РФ — в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;

— при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок на территории иностранных государств.

При следовании работника из России дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории России и на территорию России определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

Если же работник направлен в командировку в две страны или больше, то суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.


При направлении работника в командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам — билетам.

В случае вынужденной задержки в пути суточные выплачиваются по решению руководителя компании при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте тоже выплачиваются, но в размере 50% от нормы для командировок на территории иностранных государств, предусмотренной коллективным договором или локальным нормативным актом.

А теперь рассмотрим вопросы, связанные с налогообложением суточных.

НДФЛ

По общему правилу при оплате работодателем сотруднику расходов на зарубежные командировки в облагаемый НДФЛ доход не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, суммы суточных, превышающие эти размеры, подлежат обложению НДФЛ.

В соответствии с подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ дата фактического получения дохода при направлении сотрудников в служебные командировки определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки. О том, как следует пересчитывать в рубли суточные, выданные в иностранный валюте, специалисты Минфина России рассказали в письмах от 01.11.2016 № 03-04-06/64006 и от 05.06.2017 № 03-04-06/35510.


Финансисты напомнили, что согласно п. 5 ст. 210 НК РФ доходы налогоплательщика, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка России, установленному на дату фактического получения указанных доходов. Таким образом, определение дохода, подлежащего налогообложению с учетом положений п. 3 ст. 217 НК РФ и подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ, производится компанией в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет работника. Следовательно, при определении налоговым агентом налоговой базы по выплаченным в иностранной валюте суточным, суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Банка России, действующему в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.

Страховые взносы

В соответствии с п. 2 ст. 422 НК РФ при оплате работодателем расходов на командировки работников как по России, так и за ее пределами не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ. То есть для целей страховых взносов суточные так же нормируются. Поэтому при направлении работников в зарубежную командировку не облагаются взносами только суточные в пределах 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке. С суммы превышения страховые взносы начисляются в общем порядке.

В письме от 16.03.2017 № 03-15-06/15230 специалисты Минфина России указали, что исходя из п. 1 ст. 424 НК РФ дата осуществления выплат и иных вознаграждений для организаций определяется как день начисления выплат и иных вознаграждений в пользу работника. При этом главой 34 «Страховые взносы» НК РФ не установлено особенностей для пересчета в рубли сумм суточных, выплачиваемых работнику в иностранной валюте.

Таким образом, в целях исчисления страховых взносов с сумм суточных, выплачиваемых работникам сверх 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке за пределами территории РФ, пересчет в рубли суммы суточных, выплаченной работнику в иностранной валюте, осуществляется по официальному курсу ЦБ РФ, установленному на дату начисления указанной суммы суточных в пользу работника.

Обратите внимание: датой начисления суточных является день утверждения руководителем организации авансового отчета командированного работника. Соответственно, именно на эту дату нужно производить пересчет суточных в рубли для целей обложения их страховыми взносами. Ведь именно авансовый отчет является первичным документом, на основании которого командировочные расходы отражаются в бухгалтерском учете.

Налог на прибыль

Расходы на командировки (в том числе и суточные) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Согласно п. 10 ст. 272 НК РФ расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату признания соответствующего расхода. При этом датой признания командировочных расходов для целей налогообложения прибыли признается день утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

О том, как следует пересчитывать «заграничные» расходы в рубли, мы уже рассказали выше.

Расходы на получение визы

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются, в том числе расходы на оформление визы (п. 23 Положения о командировках).

В письме от 03.06.2014 № 03-03-06/1/26511 финансисты указали, что затраты на получение визы можно учесть при расчете налога на прибыль. На основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки, в частности на оформление и выдачу виз, отражаются в составе прочих расходов, связанных с производством или реализацией. При этом в подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ предусмотрено, что датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета. Поэтому расходы, связанные с оформлением виз при направлении сотрудников в командировки, для целей налогообложения прибыли включаются в состав прочих расходов на дату утверждения авансового отчета.

А как быть в ситуации, когда работник получил визу, но по каким-то причинам командировка не состоялась? Можно ли в этом случае учесть при расчете налога на прибыль расходы на получение визы?

По мнению Минфина России, расходы на оформление и выдачу виз, если командировка не состоялась, не учитываются при налогообложении прибыли, так как это противоречит требованиям ст. 252 НК РФ (п. 1 письма Минфина России от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134). Точно так же считают и налоговики (письмо ФНС России от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756@).

А вот НДФЛ в этом случае удерживать не нужно. В пункте 2 письма от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134 специалисты финансового ведомства отметили, что стоимость виз, предназначенных для выезда в зарубежные страны с целью служебных командировок, оплаченных организацией сотрудникам, не подлежит обложению НДФЛ. Ведь отмена командировок не изменяет квалификацию данного вида выплат.

Страховые взносы также не начисляются. Минтруд России в период действия Федерального закона от 24.04.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон № 212-ФЗ) давал следующие разъяснения. В случае отмены служебной командировки (при наличии приказа руководителя организации), то есть когда поездка не состоялась, суммы оплаты работодателем визы не облагаются страховыми взносами, так как квалификация данного вида выплат не меняется (письмо от Минтруда России от 27.11.2014 № 17-3/В-572).

На наш взгляд, данными разъяснениями можно руководствоваться и сейчас. Ведь положения Закона № 212-ФЗ и главы 34 НК РФ практически идентичны.

Расходы на перелет

Затраты на проезд работника к месту командировки и обратно относятся к командировочным расходам и включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для того, чтобы учесть расходы при расчете налога на прибыль, они должны быть документально подтверждены.

Согласно п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции является документом строгой отчетности и применяется для расчетов без ККТ. На основании п. 84 приказа Минтранса России от 28.06.2007 № 82 при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна.

Минфин России считает, что если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), для целей налогообложения прибыли документальным подтверждением указанных расходов являются маршрут/квитанция электрон-ного документа (авиабилета) и посадочный талон. При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре. При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне организации необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом. Такая точка зрения была высказана финансистами в письме от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214.

Однако, как показывает практика, во многих аэропортах за границей штамп о досмотре на посадочном талоне не проставляется. Это связано с использованием электронной системы, которая автоматически пропускает пассажира на досмотр при приложении кода на электронном посадочном талоне к сканирующему турникету. Как можно подтвердить командировочные расходы на авиаперелет для целей налогообложения прибыли, если штамп о досмотре не ставится на посадочном талоне ввиду технических особенностей оснащения аэропорта вылета за границей?

Ответ на этот вопрос специалисты финансового ведомства дали в письме от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743. По их мнению, в случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может представить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.

Проблемы длительных командировок

Согласно п. 4 Положения о командировках срок служебной поездки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Поэтому никто не запрещает направлять работников в многомесячные командировки за рубеж. Но такое долгое отсутствие сотрудников на родине приводит к ряду проблем и во-просов.

Командировка или нет?

Как мы уже сказали, действующее законодательство не ограничивает срок нахождения работника в командировке. Поэтому, если работник направлен в служебную поездку в другую страну на длительный срок, такая поездка все равно должна считаться командировкой.

Однако у Минфина России другое мнение на этот счет. В письме от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 финансисты пришли к следующему выводу. В случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке.

Специалисты ведомства указали, что одним из квалифицирующих признаков командировки, предусмотренных ст. 166 ТК РФ, является выполнение работником отдельного или отдельных служебных поручений работодателя. Согласно п. 6 Положения о командировках цель (содержание задания) командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. Таким образом, работники направляются в командировку для выполнения отдельного поручения вне места постоянной работы, в котором работник исполняет основные трудовые обязанности.

НДФЛ

Вопрос о том, является длительная служебная поездка за границу командировкой или нет, — принципиальный. Ведь от ответа на него зависит порядок обложения НДФЛ выплачиваемых работнику сумм. Если признать, что в командировке работник выполняет все свои трудовые обязанности, то выплаты будут являться вознаграждением за труд. Так как выполнение трудовых обязанностей осуществляется за пределами РФ, то полученные суммы признаются доходом от источников за пределами РФ. При этом если командированный работник во время зарубежной работы успел потерять статус налогового резидента РФ, то полученные им суммы НДФЛ не облагаются.

В том случае когда компания признает поездку работника за рубеж на длительный срок командировкой, то произведенные ему выплаты квалифицируются не как вознаграждение за труд, а как средний заработок, сохранение которого на время командировки гарантировано Трудовым кодексом. Соответственно, такие выплаты признаются доходом от источников в РФ и подлежат налогообложению вне зависимости от налогового статуса работника. Расскажем подробнее.

В соответствии с п. 1 ст. 207 НК РФ плательщиками НДФЛ признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ, а также физические лица, получающие доходы от источников в РФ, не являющиеся налоговыми резидентами РФ. Налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Если это условие не соблюдается, то физическое лицо не признается налоговым резидентом РФ (п. 2 ст. 207 НК РФ).

Вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия за пределами РФ для целей налогообложения относится к доходам, полученным от источников за пределами РФ (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ).

Исходя из указанных норм, специалисты Минфина России в письме от 23.01.2014 № 03-08-05/2271 указали, что при направлении работников в командировку за границу на длительный период, когда они выполняют трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором, по месту работы в иностранном государстве, получаемое ими вознаграждение является вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей на территории иностранного государства и подлежит обложению налогом на территории этого государства и в соответствии с его законодательством.

Также финансисты отметили, что согласно п. 2 ст. 232 НК РФ для освобождения от уплаты налога налогоплательщик должен представить налоговикам официальное подтверждение того, что он является резидентом государства, с которым РФ заключила действующий в течение соответствующего налогового периода (или его части) договор об избежании двойного налогообложения, а также документ о полученном доходе и об уплате им налога за пределами РФ, подтвержденный налоговиками соответствующего иностранного государства.

При рассмотрении вопросов, связанных с обложением НДФЛ доходов работников, направленных в длительные командировки, интерес представляет письмо Минфина России от 26.03.2018 № 03-04-05/18898. В нем финансисты разъяснили порядок обложения НДФЛ среднего заработка в связи с направлением работника в командировку за пределы РФ.

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется, в частности, сохранение среднего заработка. Чиновники подчеркнули, что в период нахождения работника за пределами РФ компания должна выплачивать сотруднику сумму среднего заработка. Эти выплаты не являются вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ, и относятся к доходам от источников в РФ. И если сотрудник, находящийся в командировке, потерял статус налогового резидента России, работодатель должен удерживать из указанных сумм среднего заработка НДФЛ по ставке 30%.

Загранкомандировка без отчета

Предположим, работник вернулся из загранкомандировки, но авансовый отчет так и не представил. Подотчетные суммы он не вернул, а компания пропустила месячный срок, установленный в ст. 248 ТК РФ для удержания ущерба с виновного работника. Возникает ли в этом случае облагаемый НДФЛ и страховыми взносами доход?

НДФЛ

В письме от 01.02.2018 № 03-04-06/5808 специалисты Минфина России отметили, что в рассматриваемой ситуации денежные средства, выданные работнику организации под отчет, не могут рассматриваться как выплаты, произведенные в возмещение командировочных расходов. Поэтому они облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.

Согласно п. 5 ст. 210 НК РФ доходы налогоплательщика, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ РФ, установленному на дату фактического получения указанных доходов. Получается, что после того как истечет срок, отведенный работнику на составление авансового отчета, компании нужно произвести перерасчет и удержать НДФЛ.

Финансисты также указали, что в случае возврата работником полученных под отчет денежных средств доходов, подлежащих налогообложению, у работника возникать не будет.

Следует сказать, что в 2009 г. финансовое ведомство высказывало по данному вопросу несколько иную позицию. Так, в письме от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610 Минфин России указал, что если работник не отчитался по командировке, то облагаемый НДФЛ доход у него возникнет по истечении срока исковой давности, то есть через три года.

Свою точку зрения по данному вопросу высказал и Президиум ВАС РФ в постановлениях от 05.03.2013 № 14376/12 и № 13510/12. По мнению высших арбитров, денежные средства, выданные под отчет, по которым работники не отчитались перед организацией и которые не возвращены в кассу, включаются в облагаемый НДФЛ доход работников.

Стоит отметить, что в арбитражной практике есть судебные решения с противоположной позицией, но они были приняты до выхода вышеназванных постановлений Президиума ВАС РФ. Пример — постановление ФАС Московского округа от 16.06.2010 по делу № А40-125078/09-126-900. В нем арбитры поддержали компанию и пришли к выводу, что денежные средства, выданные под отчет, в любом случае остаются собственностью организации. Это правило работает и в том случае, когда работники не представили авансовый отчет и не вернули полученные суммы. Ведь и в такой ситуации не происходит смены собственника выданных в под отчет денежных средств. А раз так, то облагаемого НДФЛ дохода у работника не возникает.

Страховые взносы

Все в том же письме от 01.02.2018 № 03-04-06/5808 финансисты указали, что в рассматриваемой ситуации организация должна начислить и страховые взносы. Аргументация следующая.

По общему правилу объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисленные организацией физическим лицам в рамках трудовых отношений (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ). Не облагаются страховыми взносами только выплаты, поименованные в ст. 422 НК РФ. Согласно п. 2 данной нормы Кодекса не подпадают под обложение страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на командировки.

Специалисты Минфина России отметили, что подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, не имеют никакого отношения к командировочным расходам. Поэтому они облагаются страховыми взносами. При этом с подотчетных сумм на командировочные расходы, выплаченных работнику в иностранной валюте, авансовый отчет о расходовании которых не был представлен и которые после окончания командировки не были возвращены, пересчет в рубли осуществляется по официальному курсу ЦБ РФ, установленному на дату начисления указанных сумм в пользу работника.

Аналогичной позиции придерживался и Минтруд России в период действия Закона № 212-ФЗ (см., например, письмо от 12.12.2014 № 17-3/В-609).

Мы считаем, что страховые взносы начислять не надо. Во-первых, выданные под отчет и невозвращенные суммы образуют задолженность работника перед работодателем. У последнего есть возможность взывать с работника долг через суд. А тот факт, что у организации отсутствуют авансовый отчет и документ о возврате подотчетных сумм в кассу, не является доказательством того, что спорные суммы — это бесспорно доход работника. Следовательно, объекта обложения по страховым взносам не возникает. Именно к таким выводам приходят суды (см., например, постановления АС Поволжского округа от 25.12.2015 № Ф06-4463/2015, Уральского округа от 11.11.2015 № Ф09-7999/15, Определение ВАС РФ от 12.09.2013 № ВАС-12172/13).

Во-вторых, специалисты Минфина России в рассматриваемой ситуации требуют произвести перерасчет по официальному курсу ЦБ РФ, установленному на дату начисления указанных сумм в пользу работника. Но, как мы уже сказали ранее, датой начисления командировочных расходов является день утверждения руководителем организации авансового отчета работника. В нашей ситуации работник не сдал отчет. Поэтому отсутствует факт начисления и, как следствие, возможность начислить страховые взносы.

Источник: www.eg-online.ru

Средства под отчет 

Начнем с темы выдачи средств под отчет в связи с тем, что в этом вопросе произошли изменения в 2017 году. Теперь для выдачи средств под отчет можно оформить распорядительный документ, а требовать с сотрудника заявление о выдаче денег уже не обязательно. Также теперь можно выдавать под отчет средства, даже если работник еще не отчитался за ранее полученные деньги (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У). Важно, что распорядительный документ оформляется на каждую выдачу средств. Оформить его можно, например, в виде приказа. Если же в компании принято писать заявления на выдачу средств под отчет, то необходимо учесть, что руководитель помимо своей подписи и даты составления документа должен указать выдаваемую сумму и срок ее возврата (письмо Банка России от 6 сентября 2017 г. № 29-1-1-ОЭ/20642). 

Отмечу, что большинство компаний выдают средства в рублях, а сотрудники уже сами конвертируют их в валюту, так как это упрощает учет, нет необходимости заводить дополнительные субсчета для учета сумм в валюте. 

Остановимся подробнее на ситуации, когда сотрудникам на командировочные расходы все же выдаются под отчет суммы в валюте, такой вариант допускается законодательством РФ (п. 16 Положения, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»). Выдавая аванс в валюте, компания руководствуется ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденным Приказом Минфина от 27 ноября 2006 года № 154н, в силу пункта 1 статьи 30 Закона № 402-ФЗ. Переоценка валюты проходит в общем порядке. 

Отмечу, что на практике для бухгалтерии гораздо проще выдавать средства под отчет в рублях, если предполагается, что в командировке расчет будет наличными, но еще удобнее — перечислить аванс или возместить расходы на карту работника.

Суточные 

Одной из особенностей в учете при направлении сотрудников в загранкомандировки могут стать начисление и выплата суточных. Каждая компания вправе установить свой размер суточных. Суточные, установленные в локально-нормативном акте организации («Положение о командировках»), могут быть в полном объеме приняты в расходы по налогу на прибыль, но для целей НДФЛ установлены лимиты — 700 рублей в сутки для командировок по РФ и 2500 рублей в сутки для командировок за рубеж (ст. 217 НК РФ). Если в компании суточные приняты в размерах, превышающих эти нормы, то с разницы придется удержать у сотрудника НДФЛ, а также заплатить страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ). 

Обычно размер суточных для России и для поездок за рубеж различается. Суточные платятся по стране въезда (п. 17, 18 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 в ред. от 29 июля 2015 г.). Для командировок по странам, входящим в СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения о том, что отметки о пересечении границы не делаются, даты выезда и въезда в РФ определяются по проездным документам, а для командировок за границу — по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте. При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50 процентов от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках). 

Примечательно, что если в компании принято выплачивать суточные за однодневные командировки по России, то такие выплаты облагаются страховыми взносами. Минфин, ссылаясь на пункт 11 Положения о командировках, разъясняет, что при однодневной командировке по России суточные не выплачиваются, следовательно, не применяется пункт 2 статьи 422 НК РФ, согласно которому не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, суточные, предусмотренные пунктом 3 статьи 217 НК РФ. Поэтому суточные, выплаченные при однодневной командировке по РФ, облагаются взносами. При этом если работодатель возмещает расходы, связанные со служебной командировкой, то такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами, поскольку не являются доходом работника. 

Что касается НДФЛ, то в письмах Минфина от 1 октября 2015 года № 03-04-06/56259, от 1 марта 2013 года № 03-04-07/6189 (направлено письмом ФНС России от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5200@) обозначена следующая позиция: «При направлении работника в однодневную командировку суммы денежных средств, выплачиваемых работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах, предусмотренных пунктом 3 статьи 217 Кодекса». 

Корпоративные карты 

Сейчас все больше компаний отказываются от наличных средств и переходят на использование корпоративных карт, которые удобны в обращении и экономят время, а также облегчают учет. Корпоративные карты используют в том числе и для командировочных расходов. По функционалу карты ничем не отличаются от обычных, ими можно расплачиваться, в том числе за рубежом, а также пользоваться привилегиями, например, скидками или бонусами. Порядок использования карт должен быть закреплен в локально-нормативном акте организации. В данном документе устанавливаются должности сотрудников, имеющих право использовать корпоративные карты, лимиты, порядок получения и возврата и прочие нюансы (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). 

Корпоративные карты могут быть как именными, так и обезличенными. В любом случае карту сотруднику компании следует выдавать под расписку. Если сотрудники пользуются обезличенной корпоративной картой, то необходимо организовать учет таким образом, чтобы было всегда известно, у кого карта находится в данный момент. Такие карты обычно выдаются сотрудникам на определенный срок и конкретные цели, затем они должны быть возвращены в компанию. Хранить их рекомендуется в сейфе. 

Передавать именную карту от одного сотрудника другому противозаконно, что следует из ряда норм Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 года № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт». На практике встречаются такие случаи, когда руководитель компании передает именную корпоративную карту, например, своему помощнику. Рекомендую в таких случаях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя. 

Важно помнить, что, оплачивая услуги или товары корпоративной картой, чеки и прочие оправдательные документы собирать все же нужно, так как выписка со счета карты будет подтверждать факт оплаты, но расходы компании должны быть подтверждены первичными учетными документами.

Основные различия 

В таблице мы собрали основные различия между командировками по России и за рубежом.

  по России за границу

При направлении в командировку необходимо  издать приказ или распоряжение, где будут обозначены сроки, место назначения, цель командировки; отмечать в табеле учета рабочего времени дни командировки   
 
    оформить заграничный паспорт, при необходимости – визу

Аванс сотруднику выдается

в рублях

может быть выдан как в рублях, так и в валюте

Размер суточных, который не облагается НДФЛ

700 рублей

2500 рублей

Подтверждающие документы

      документы на иностранном языке должны иметь построчный перевод, который может быть выполнен самим сотрудником

Возмещаемые расходы

 

работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации

  а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
б) обязательные консульские и аэродромные сборы;
в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
д) иные обязательные платежи и сборы
Статус сотрудника

не изменяется

при нахождении за границей РФ более 183 дней статус изменяется на нерезидента, НДФЛ с этого момента нужно платить в размере 30%

Источник: sber-solutions.ru

Основные изменения в 2017-2018 годах

Суточные при загранкомандировках: нормы расходов и порядок учетаОсновные изменения, произошедшие в сфере регулирования заграничных командировок, связаны с передачей административного контроля над исчисляемыми взносами от внебюджетных фондов к налоговым органам.

В связи с этим на командировочные расходы и порядок нормирования суточных распространились правила, которые использовались при налогообложении НДФЛ.

Поэтому при исчислении базы по страховым взносам необходимо помнить, что отчисления начисляются на суммы превышения установленных нормативов по суточным в загранкомандировках.

Напомним, что предприятие имеет право самостоятельно определять размер суточных по служебным поездкам за рубеж, и они могут быть больше норматива, определенного НК РФ.

Его оно должно утвердить в существующем локальном актах, например, в Положении о командировках, Коллективном договоре и т.д. Такой порядок исчисления взносов распространяется и на компенсацию расходов по однодневным командировкам.

Размер суточных при загранкомандировках в 2019 году

Законодательство определяет, что размер суточных предприятие устанавливает самостоятельно, ориентируясь на свои финансовые возможности и цели, которые должны быть достигнуты в результате поездки. Определяя размер можно исходить из действующих норм, установленных соответствующим Постановлением о загранпоездках, обязательных к исполнению бюджетными организациями.

Также можно учитывать имеющий опыт по произведенным расходам в командировках в определенные страны, который есть либо у самого предприятия, либо у его партнеров.

Для утверждения размера суточных хозяйствующий субъект закрепляет определенный размер в своем внутреннем положении, например, в Положении о командировках.

Кроме этого, суточные в загранкомандировке в 2018 году, имеют определенные нормы, которые необходимо учитывать при определении налоговой базы по налогу на доходы и при отчислен налога в ПФР и ФСС.

Какие существуют нормы для заграничной командировки

Правительством России утверждено Постановление № 812, которое определяет нормы суточных по поездкам в иностранные государства. Оно обязательно к исполнению всеми организациями и учреждениями, источником финансирования расходов, в которых выступает бюджет страны или муниципалитетов.

Здесь определяются нормы суточных, выраженные в долларах США для каждого принимающего иностранного государства за один день.

Рассмотрим основные направления командировок за рубеж:

Иностранное государство — место командировки Размер суточных, выраженный в долларах США
Великобритания 69
Германия 65
Китай 67
Турция 64
США 72

Суточные при загранкомандировках: нормы расходов и порядок учетаСкачать нормы суточных при заграничных командировках (Приложение №1) в формате Word.

Суточные при загранкомандировках: нормы расходов и порядок учетаСкачать размеры надбавок к зарубежной поездке (Приложение №2) в формате Wod.

Особенности заграничной командировки

Оформление загранпоездки похоже на оформление обычной служебной командировки, но имеет ряд особенностей. Рассмотрим их подробнее.

В какой валюте выдавать командировочные

Суточные при загранкомандировках: нормы расходов и порядок учетаОтвечая на этот вопрос бухгалтерия компании должна прежде всего определить количество дней командировки, когда работник будет находиться на территории России, а когда в иностранном государстве.

Нормы права определяют, что суточные, когда работник еще находится на территории России следует выплачивать в рублях. Например, время пока он добирается до аэропорта и т. д.

Дни же, приходящиеся на территорию иностранного государства надо оплачивать работнику в иностранной валюте. При этом возникает ситуация, когда в один день сотрудник фирмы был и в России и за рубежом.

Здесь действует правило, согласно которому дни отправления из страны подлежат оплате в иностранной валюте, а дни прибытия в Россию – в российской валюте (рублях).

Что если сотруднику необходимо докупить валюту за рубежом

Организация имеет право не выдавать работнику подотчетные средства в валюте, а передать рублевый эквивалент. При этом он должен будет по прибытии в страну назначения приобрести самостоятельно валюту на эту сумму.

Подтверждающим документов в этом случае будет справка из банка, в которой будет указываться курс и дата приобретения.

При расходовании данной валюты работник должен получать оправдательные документы. Они принимаются к учету по курсу на дату, в которую был составлен бланк.

Часть поездки по России, а часть за границей

Оформление такого рода командировки не должно представлять сложностей.

Поездку необходимо разделить на три отрезка — время поездки по России, время поездки по другому государству, день возвращения в Россию и поездка на свое предприятие.

На всю командировку выписывается единый пакет документов. Если для поездки оформляется служебное задание, то в нем подробно указываются задачи на каждый отрезок поездки.

После этого будет еще один отрезок, как минимум состоящий из одного дня — это возвращение из страны и, возможно, путь по России в свою организацию. Суточные за эти дни опять выплачиваются по нормам внутренних поездок.

Сотрудник вернулся из поездки и снова уехал в тот же день

Суточные при загранкомандировках: нормы расходов и порядок учетаВ процессе производственной деятельности может возникать ситуация, что работник утром приезжает из одной командировки, а вечером уже должен отбыть в другую.

По закону такое не запрещается. Правда, в нормативных документов нет указаний, как именно нужно оформлять такую ситуацию. В результате, есть два способа.

При первом способе оформление командировки по каждой поездке производится в полной мере — выписываются два приказа, два командировочных удостоверения, два задания и т. д.

Суточные работодатель также обязан выплатить в полной мере по всем дням поездок, включая дни нахождения в дороге. В таком случае день, в который обе поездки будут пересекаться, должен быть оплачен в двойной мере, поскольку он является и днем завершения первой поездки, и днем начала второй.

Второй способ — объединить поездки. Если сразу известно, что предстоит ехать в новую поездку, необходимо сразу оформить документы на продление поездки. Нужно помнить, что по закону длительность служебной командировки не ограничивается, и этот момент полностью отдан на усмотрение организации.

Все время поездки нужно разбить на отрезки исходя из нахождения в разных странах, и для каждого из них рассчитать суточные на основании принятой для этой страны нормы.

Дата прибытия считается по билету или по таможенному контролю

В постановлении №749 прямо указан ответ на этот вопрос — даты пересечения границ государств устанавливаются по штампу на постах таможенного контроля.

Это правило используется при определении размера суточных, поскольку день выезда из России считается как день нахождения за границей, а день въезда — как день на территории России.

День прилета может отличаться от дня, проставленного в паспорте. К примеру, самолет сел в аэропорту иностранного государства до 24-00, но таможенный контроль работник прошел уже в новых сутках, т. е. после 24-00. В связи с этим день фактического прилета ему будет считаться как день в России, а день прохождения таможни — уже как день заграничной командировки.

Однако из данного правила существует исключение. При передвижениях между странами Таможенного союза штампы в паспортах не ставятся. В этой ситуации дни пересечения границы будут определяться по отметкам в командировочном удостоверении, а при его отсутствии — по проездным документам.

Учет суточных

В отличие от российских поездок, при командировках за границу учет операций необходимо вести как в рублях, так и в валюте принимающей стороны, с учетом возникающих колебаний курса.

Д71 — К50/2 — выданы суточные из валютной кассы

Д71 — К50/1 — выданы суточные в рублях (для периода нахождения в России либо для самостоятельного приобретения валюты)

Д 20, 23, 25, 26, 44 — К71 — принят к учету авансовый отчет. Суточные в рублях списываются напрямую, в валюте — с пересчетом по курсу принятия отчета.

Д91 — К71 — списывается на расходы отрицательная курсовая разница по валюте

Д50 — К71 — возвращен в кассу остаток аванса

Д71 — К50 — выдан перерасход по командировочным суммам

Д70 — К68 — начислен НДФЛ на превышение норм суточных

Для целей налогообложения установлен лимит суточные при загранпоездках — 2500 рублей. При выдаче средств в пределах этой суммы, они не подлежат обложению налогами и не включаются в декларации и отчеты.

Однако, если размер суточных был больше, то на сумму превышения начисляется налог. Это происходит в завершающий день месяца, в котором был принят отчет к учету. Полученный размер налога удерживается из зарплаты. Кроме этого, данную сумму нужно будет показать в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Источник: buhproffi.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.