Командировочные расходы за границу

Оформление загранкомандировки

При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).

В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника. Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках.

Перед отъездом работнику надо выдать аванс на командировочные расходы либо корпоративную карту (п. 10 Положения о командировках).

Аванс для командировки может быть не выдан наличными, а перечислен на зарплатную банковскую карту. Законодательство этого не запрещает.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья и других расходов (если их должен оплатить сам работник), величины суточных, установленных в организации.


Часто расчет суммы аванса оформляется бухгалтерией в виде сметы, составленной в произвольной форме. После ее утверждения руководителем деньги выдаются командированному работнику или перечисляются ему безналично.

В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код «РВ» или цифровой код «03» (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить авансовый отчет (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).

Все расходы по заграничной командировке признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в «прибыльном» налоговом учете.

Оформление авансового отчета по командировке за границу

Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.

Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):

  • в графах 6 и 8 — в той валюте, в которой оплачены расходы;

  • в графах 5 и 7 — в рублях по курсу пересчета.


Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):

  • в строке 1а — в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;

  • в строке 1 — в рублях по курсу пересчета.

Других особенностей при оформлении авансового отчета при загранкомандировке нет.

Документы, подтверждают командировочные расходы работника

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

  • если на поезде — железнодорожным билетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);

  • если на самолете — авиабилетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талоном (Письма Минфина от 01.09.2016 N 03-03-07/50992, от 19.06.2015 N 03-03-07/35548).


Расходы на проживание подтверждаются счетом гостиницы.

При этом документ, подтверждающий расходы на проживание, выданный зарубежным отелем, необходимо построчно перевести на русский язык.

Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.

Нормы возмещения командировочных расходов и суточных при загранкомандировке

Нормы и порядок возмещения расходов по загранкомандировке устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте (п. п. 11, 16, 21, 22 Положения о командировках).

Суточные выплачиваются (п. п. 17, 18 Положения о командировках):

  • за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;

  • за день въезда в РФ, а также за время в пути по территории РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда из РФ и въезда в РФ определяется (п. п. 18, 19 Положения о командировках):

  • для командировок в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются, — по проездным документам;

  • для командировок за границу — по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы.


При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

Суточные и НДФЛ

При командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ.

Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:

— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);

— не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ).

С 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки.

Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.

www.audit-it.ru

Особенности зарубежных командировок

Загранкомандировки (в отличие от командировок по территории РФ) имеют ряд особенностей. Во-первых, работникам, направленным в командировку за рубеж, помимо расходов на проезд, проживание и суточные, возмещаются дополнительные затраты, к которым относятся (п. 23 Положения):

  • расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные обязательные платежи и сборы.

Во-вторых, суточные выплачиваются не в рублях, а в валюте той страны, куда направляется сотрудник, и в размерах, предусмотренных коллективным договором.

В-третьих, командировочное удостоверение при загранкомандировке не выписывается (за исключением случаев командирования в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Положения)).

В-четвертых, за однодневные загранкомандировки (в отличие от командировок по России) выплачиваются суточные в размере 50% от нормы, установленной коллективным договором для выплаты суточных при командировке в соответствующую страну (п. 20 Положения).

Кого можно и кого нельзя отправить в загранкомандировку

Как и раньше, направлять в служебную командировку можно только тех работников, с которыми заключен трудовой договор (п. 2 Положения).

Нельзя направить в загранкомандировку:


  • работника сторонней организации или исполнителя, с которым заключен гражданско-правовой договор. Если же возникает потребность отправить его в служебную поездку, необходимую для надлежащего исполнения обязательств по договору, то условие об этом должно быть прописано в договоре. В нем же следует предусмотреть и порядок возмещения расходов на проезд и проживание. Условие о служебных поездках можно внести в договор, оформив дополнительное соглашение (ст. 450 ГК РФ);
  • сотрудников, с которыми заключен ученический договор, если командировка не связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ);
  • беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
  • работников в возрасте до 18 лет, за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т.п., а также профессиональных спортсменов (ст. 268 ТК РФ).

С письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями, можно отправить в командировку за рубеж:

  • женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (ч. 2 ст. 259 ТК РФ);
  • работников, имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);
  • работников, осуществляющих уход за больными членами своих семей в соответствии с медицинским заключением;
  • одиноких матерей (отцов), опекунов и попечителей, имеющих детей в возрасте до 5 лет (ч. 3 ст. 259 ТК РФ).

Этих работников необходимо письменно ознакомить с правом отказаться от направления в служебную командировку (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Для этого сотрудник от руки должен написать соответствующее заявление либо подписать уже готовое уведомление (образец уведомления приведен ниже).

Открытое акционерное общество "Кимберлит"


--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Уведомление N 17 ¦
¦ о возможности отказа от направления в служебную командировку ¦
¦ ¦
¦г. Мирный 14 января 2010 г.¦
¦ ¦
¦ Уважаемая Елена Юрьевна, доводим до вашего сведения, что требуется¦
¦Ваше согласие на поездку в служебную командировку с 8 по 17 февраля¦
¦2010 г. в г. Браззавиль (Демократическая Республика Конго) в связи с¦
¦производственной необходимостью. Однако на основании ст. 259 Трудового¦
¦кодекса РФ Вы можете отказаться от направления в командировку. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Горный Е.П. Горный¦
¦ ¦
¦ Ознакомлена Верховцева Е.Ю. Верховцева ¦
¦ 15 января 2010 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------

Режим въезда в страну

Зарубежные командировки можно подразделить на две категории в зависимости от режима въезда в страну:

  • страны с визовым режимом;
  • страны с безвизовым режимом. К ним, в частности, относятся государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах .
    раждан и др.). Список стран — участниц СНГ с упрощенным порядком въезда приведен на сайте МИД России www.mid.ru.

От того, в какую страну отправляется работник, будет зависеть документальное оформление и оплата зарубежной командировки.

Документы, обосновывающие необходимость командировки

Решение о том, направить или нет сотрудника в служебную командировку, принимает руководитель организации. Основанием для принятия решения являются документы, обосновывающие ее необходимость. Это могут быть план командировок, письменный вызов сторонней организации, служебная записка начальника структурного подразделения, непосредственного руководителя работника, направляемого в командировку, и т.д. Служебные записки должны содержать сведения о цели командировки, сроках выезда, составе командируемых, условиях финансирования, а также о служебном задании.

План служебных командировок

Некоторые компании, регулярно отправляющие своих сотрудников в командировки, а также учреждения силовых министерств и ведомств организуют поездки на основании ежегодного плана командировок (за исключением срочных). Данные о среднегодовом количестве служебных поездок и их продолжительности позволяют организации рассчитать, сколько денег она потратит на выплату командировочных. Образец плана приведен на с. 96.

Образец составления плана служебных командировок


--------------------------------------------------------------------------¬
¦Утверждаю ¦
¦Генеральный директор ¦
¦Сибирцев (А.К. Сибирцев) ¦
¦21 декабря 2009 г. ¦
¦ ¦
¦ План служебных ¦
¦ командировок ¦
¦ ОАО "Кимберлит" ¦
¦ на 1-е полугодие 2010 г. ¦
¦----T--------------T--------------------T------------------T------------¬¦
¦¦ ¦ Основание ¦ ¦ Наименование ¦ ¦¦
¦¦ ¦ выезда (план ¦ Цель командировки, ¦ структурного ¦Дата выезда,¦¦
¦¦ N ¦ работы ¦ страна ¦ подразделения, ¦ срок ¦¦
¦¦п/п¦подразделения,¦ командирования ¦ должность, Ф.И.О.¦командировк覦
¦¦ ¦ приказ ¦ ¦ командируемых ¦ (в днях) ¦¦
¦¦ ¦ руководителя)¦ ¦ сотрудников ¦ ¦¦
¦+---+--------------+--------------------+------------------+------------+¦
¦¦ 1 ¦ План работы ¦ Изучение механизма ¦ Экономическо- ¦ 18.01 - ¦¦
¦¦ ¦ подразделения¦ управления рисками ¦ финансовое ¦ 27.01.2010 ¦¦
¦¦ ¦ ¦ на предприятиях ¦ управление, ¦ (10 дней) ¦¦
¦¦ ¦ ¦ алмазодобычи, ¦ руководитель, ¦ ¦¦
¦¦ ¦ ¦ Сьерра-Леоне ¦ Архипов С.Ю. ¦ ¦¦
¦+---+--------------+--------------------+------------------+------------+¦
¦¦ 2 ¦ План работы ¦Исследование свойств¦ Отдел МПД, ¦ 22.03 - ¦¦
¦¦ ¦ подразделения¦ алмазов, Ботсвана ¦ специалист, ¦ 30.03.2010 ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ Шахнович С.В.
(9 дней) ¦¦
¦+---+--------------+--------------------+------------------+------------+¦
¦¦ 3 ¦ План работы ¦ Изучение наладки ¦ Отдел наладки ¦ 01.06 - ¦¦
¦¦ ¦ подразделения¦ и обслуживания РЛС ¦ и обслуживания, ¦ 17.06.2010 ¦¦
¦¦ ¦ ¦ для обогащения ¦ заместитель ¦ (17 дней) ¦¦
¦¦ ¦ ¦ алмазосодержащего ¦начальника отдела,¦ ¦¦
¦¦ ¦ ¦ сырья, Намибия ¦ Рудницкий И.Н. ¦ ¦¦
¦L---+--------------+--------------------+------------------+-------------¦
L--------------------------------------------------------------------------

Всегда ли нужно ли оформлять служебную записку

Нередко возникает вопрос о том, нужно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку. Сразу скажем, что законодательством это не предусмотрено. Однако в некоторых случаях именно служебная записка будет являться основанием для отправки сотрудника в командировку (см., например, Приказ ФТС России от 27.07.2009 N 1338).

Кроме того, служебная записка обязательно потребуется, если работник по уважительной причине (болезнь, производственная необходимость и т.д.) задержался в командировке. Чтобы ее продлить, руководитель организации должен издать соответствующий приказ. А несовпадение количества календарных дней, прописанных в приказе о направлении работника в командировку и его командировочном удостоверении, обоснует служебная записка.

Как правило, служебную записку составляет начальник структурного подразделения командированного сотрудника, а изданный на ее основании приказ подписывает руководитель организации.

Документальное оформление загранкомандировки

Если руководитель компании принял решение направить сотрудника в командировку, работники кадровой службы должны оформить:

  • служебное задание (форма N Т-10а) <1>, в котором нужно указать цель, время и место командировки. Этот документ должен подписать руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник, а утвердить — руководитель организации;
  • приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (форма N Т-9 или Т-9а) <1>. Его готовят сотрудники кадровой службы организации на основании служебного задания;
  • командировочное удостоверение (форма N Т-10) <1>. Документ подтверждает срок пребывания работника в командировке.

<1> Данные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Такой порядок документального оформления командировки предусмотрен п. п. 6 и 7 Положения. Естественно, что для работающих по гражданско-правовому договору приказ не составляется и командировочное удостоверение не оформляется.

Если же работник направляется за рубеж, то конкретный перечень документов будет зависеть от того, в какую страну едет работник (см. схему).

Перечень командировочных документов, оформляемых в зависимости от режима въезда в страну

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Зарубежные страны, в которые командируют работника ¦
L--------------------------------------------------------------------------
-----------------¬ -----------------------¬ -----------------------------¬
¦Страны с визовым¦ ¦Страны - участницы СНГ¦ ¦Страны с безвизовым режимом,¦
¦ режимом ¦ ¦ с безвизовым режимом ¦ ¦ не относящиеся к СНГ ¦
+----------------- +----------------------- +-----------------------------
¦ ---------------¬ ¦ ----------------¬ ¦ ---------------¬
+>¦ Служебное ¦ +----->¦ Служебное ¦ +------------>¦ Служебное ¦
¦ ¦ задание ¦ ¦ ¦ задание ¦ ¦ ¦ задание ¦
¦ L--------------- ¦ L---------------- ¦ L---------------
¦ ---------------¬ ¦ ----------------¬ ¦ ---------------¬
L>¦ Приказ о ¦ +----->¦ Приказ о ¦ L------------>¦ Приказ о ¦
¦командировании¦ ¦ ¦ командировании¦ ¦командировании¦
L--------------- ¦ L---------------- L---------------
¦ ----------------¬
L----->¦Командировочное¦
¦ удостоверение ¦
L----------------

Схема

Как видим, порядок документального оформления командировок зависит от того, реквизиты каких документов позволяют определить дату пересечения государственной границы (время пребывания сотрудника в зарубежной командировке). Ведь именно она будет в дальнейшем определять момент, с которого суточные должны выплачиваться в иностранной валюте.

Дата пересечения границы. При поездках по России и в безвизовые страны СНГ даты пересечения границы будут определяться по отметкам в командировочном удостоверении. Об этом говорится в п. 19 Положения.

При командировке в страны с визовым режимом для определения срока пребывания за рубежом используются отметки о пересечении границы в загранпаспорте командированного работника.

А вот о том, как определить дату въезда и выезда из страны с безвизовым режимом, не относящуюся к СНГ, в Положении не сказано. Ведь визы в паспорте и отметки пограничников при этом отсутствуют. Однако в этом случае можно обратиться к Письму Минфина России от 14.12.2004 N 03-05-01-04/105. В нем сказано, что дата пересечения границы будет определяться на основании проездных документов (авиа- и железнодорожных билетов). Днем пересечения границы при выезде из РФ считается день отъезда работника из пункта отправления, а днем выезда — день отъезда из места командировки. Кроме того, срок командировки можно подтвердить приказом руководителя.

Если за одну командировку работник планирует посетить две или более страны, являющиеся участниками Шенгенского соглашения от 14.06.1985, то определить день пересечения границы между этими государствами по отметкам в паспорте невозможно, поскольку таможенный контроль на границах между ними отменен. Какими документами в этом случае работник может подтвердить свое время пребывания на территории того или иного государства? По мнению финансистов, такими документами могут быть билеты, счета за проживание в гостинице и т.п. (Письмо Минфина России от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660).

Учет командированных работников. После того как оформлены все командировочные документы, факт отъезда сотрудника нужно зафиксировать в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки. С 13 ноября 2009 г. применяется новая форма журнала и Порядок учета работников, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.

Журнал содержит следующую информацию:

  • Ф.И.О. командированного работника;
  • дату и номер командировочного удостоверения;
  • наименование организации, в которую командируется работник;
  • пункт назначения.

Образец заполнения документа приведен на с. 99.

Таблица. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

 N 
п/п
 Фамилия, имя 
и отчество
командированного
работника
 Дата и номер 
командировочного
удостоверения
 Место командирования 
 наименование 
организации
пункт назначения
 1 
 Жилин С.Ю. 
 14.01.2009 N 1 
National Diamond
Mining Co
 г. Фритаун 
(Сьерра-Леоне)

Журнал выбытия работодатель должен хранить в течение пяти лет со дня его оформления (п. 6 Порядка, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н).

Работник готовится к отъезду

Командировка не сводится только к заполнению документов. Есть еще много вопросов, которые предстоит решить самому работнику, если в организации нет специальной службы (персонала), отвечающей за служебные поездки сотрудников.

Обратите внимание: обязанности работника по организации командировок (оформление документов, приобретение авиа- и железнодорожных билетов и т.д.) должны быть прописаны в Положении о командировках <2>.

<2> Подробно о том, как составить Положение о командировках, читайте в статье "Составляем Положение о командировках" // Зарплата, 2008, N 7.

До отъезда за рубеж работник должен:

1) оформить общегражданский загранпаспорт (если его нет) <3>. По законодательству ряда стран срок действия паспорта должен заканчиваться не ранее чем через шесть месяцев после въезда в страну;

2) получить визу в страну командирования (при условии установления ею визового порядка въезда). Если работнику нужна, например, Шенгенская виза, то он должен обратиться за ней в посольство или консульство той страны, в которую он направляется. Если же сотрудник за одну командировку планирует посетить несколько стран, то за визой нужно обращаться в посольство (консульство) той страны, в которую осуществляется первый въезд. Кроме того, там же следует выяснить, нужно ли оформлять транзитные визы, а также уточнить сроки действия таких виз с учетом даты возвращения.

<3> В статье не рассматриваются особенности командирования работников, имеющих служебные и дипломатические паспорта, а также паспорт моряка.

В некоторых государствах (например, в Турции) визы для владельцев общегражданских заграничных паспортов оформляются непосредственно в аэропортах.

За оформление визы уплачивается консульский сбор. Оплата производится только наличными рублями при подаче документов. Поскольку основой для расчета величины визовых сборов является валюта соответствующей страны, то в зависимости от динамики курса рубля к валюте величина рублевых сборов может колебаться.

Учитывая, что посольства и консульства иностранных государств не выдают каких-либо документов, подтверждающих оплату консульского сбора, в качестве подтверждающих документов можно использовать квитанцию о приеме документов на оформление визы, ксерокопию загранпаспорта работника, где проставлена виза, а также документы с расценками посольства (консульства) иностранного государства на оформление виз.

Обратите внимание: если документы для получения загранпаспорта и въездной визы оформляет организация, то работник обязан представить в кадровую службу анкеты, заявления, фотографии и иные необходимые для оформления документы по требованию иностранного консульского учреждения;

3) приобрести полис медицинского страхования на весь срок пребывания за границей. Наличие медицинской страховки является обязательным условием для въезда на территорию Австрии, Греции, Испании, Италии, Португалии, Франции, ФРГ, Финляндии, Швеции, Израиля и ряда других государств. При этом в посольстве (консульстве) нужно выяснить, полис каких российских страховых компаний принимается к рассмотрению. При въезде в другие государства медицинское страхование осуществляется на добровольной основе;

4) приобрести проездные документы. При этом билеты на все виды транспорта должны быть выписаны на ту же фамилию, которая указана в паспорте и командировочном удостоверении.

Если работник приобрел электронный билет (маршрут-квитанция и багажная квитанция), то он должен быть оформлен на бланке строгой отчетности с указанием реквизитов, установленных:

  • пп. 2 п. 1 Приложения к Приказу Минтранса России от 08.11.2006 N 134 — для электронного авиабилета;
  • пп. 2 п. 1 Приложения к Приказу Минтранса России от 23.07.2007 N 102 — для электронного билета на железнодорожном транспорте.

Если же электронный билет оформлен не на бланке строгой отчетности, то работник должен дополнительно взять чек ККТ или иной БСО, подтверждающий оплату. Об этом говорится в Письмах Минфина России от 04.02.2009 N 03-03-07/3, УФНС России по г. Москве от 15.12.2008 N 19-12/116256;

5) заказать гостиницу. Нужно иметь в виду, что дешевле забронировать номер самостоятельно, не обращаясь в бюро по иностранному туризму. Проще всего это сделать через систему онлайн-бронирования. Однако если работник направляется в популярную туристическую страну, например в Турцию, то самостоятельное бронирование может увеличить стоимость гостиницы. Учитывая, что информация о стоимости проживания на сайте отеля может устареть, порекомендуйте работнику уточнить ее перед тем, как он будет заказывать номер. Документом, подтверждающим бронирование, является ваучер. Его на электронную почту или факс высылает отель, в котором зарезервирован номер;

6) сделать профилактические прививки, если сотрудник едет в страну или регион с неблагоприятной санитарно-эпидемиологической обстановкой. При въезде на территорию таких стран необходимо предъявить сертификат о сделанных прививках. Какие именно прививки потребуются, нужно выяснить в посольстве или консульстве страны, в которую едет работник. Поэтому график командировок работодатель должен составлять с учетом времени, необходимого для восстановления организма после прививок, а также возможности возникновения поствакцинальных осложнений.

Сведения о том, какими документами работник должен будет подтвердить расходы на организацию зарубежной командировки, вы найдете на с. 109.

Составляем смету на загранкомандировку

Перед поездкой в служебную загранкомандировку работнику нужно выплатить аванс на командировку. Сумма аванса рассчитывается с учетом установленных в коллективном договоре (локальном нормативном акте) сумм возмещения расходов на оплату проезда, наем жилого помещения и суточных (ч. 1 ст. 168 ТК РФ и абз. 2 п. 11 Положения). При составлении сметы расходов на загранкомандировку учитываются также затраты на оформление визы, загранпаспорта и медицинской страховки (п. 23 Положения).

Суточные

Согласно абз. 3 п. 11 Положения суточные выплачиваются:

  • за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни;
  • дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда), в том числе за время вынужденной остановки.

Размер суточных. Размер суточных организация устанавливает самостоятельно в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте (п. 16 Положения). При этом размеры суточных нужно установить по тем иностранным государствам, в которые возможны загранкомандировки.

При расчете размера суточных работнику, направленному в загранкомандировку, нужно учесть особенности, установленные п. п. 17 и 18 Положения:

  • за время следования по территории РФ суточные выплачиваются по норме, установленной локальным актом для командировок по России;
  • со дня пересечения границы при выезде из Российской Федерации (включая день пересечения границы) — по норме, установленной для страны, в которую направляется командированный сотрудник;
  • со дня пересечения границы при въезде в Россию (включая день пересечения границы) — по норме, установленной для внутренних командировок;
  • если за время командировки работник посещает несколько стран — суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются по нормам той страны, в которую направлен сотрудник (абз. 3 п. 18 Положения).

Пример 1. Специалист по очистке алмазного концентрата ОАО "Кимберлит", находящегося в г. Мирный Архангельской области, И.Е. Жилин 2 февраля 2009 г. направляется в командировку в г. Кейптаун (ЮАР) и г. Масеру (Лесото) сроком на 10 дней.

Из г. Мирный работник вылетит в Москву 2 февраля 2010 г., а 3 февраля — в Кейптаун. 8 февраля сотрудник из ЮАР должен прибыть в Масеру. 10 февраля он вернется из Лесото в Москву, а 11-го — в г. Мирный. В каком размере нужно выплатить работнику суточные, если в соответствии с коллективным договором за каждый день нахождения в ЮАР суточные выплачиваются в размере 110 долл. США, в Лесото — 120 долл. США, а по командировкам внутри страны — из расчета 700 руб. в день?

Решение. Исходя из условий коллективного договора, работнику нужно выплатить суточные:

  • за 2 февраля — 700 руб.;
  • 3 — 7 февраля — по 110 долл. США;
  • 8 — 9 февраля — по 120 долл. США;
  • 10 — 11 февраля — по 700 руб. в сутки.

Иные командировочные расходы

В коллективном договоре или ином локальном акте компания может установить, что командированному работнику дополнительно возмещаются расходы, не предусмотренные пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса, — за пользование услугами такси до места выбытия в командировку, в месте командировки, VIP-зала в аэропортах, на телефонные переговоры в гостинице, услуги химчистки и т.д. Размеры компенсации также предусматриваются Положением о командировках или коллективным договором. Однако эти затраты работнику возместят только после того, как он представит соответствующие оправдательные документы.

Приобретаем валюту для выдачи аванса

Аванс на загранкомандировку можно выдать как в валюте, так и в рублях с тем, чтобы работник купил наличную валюту в обменном пункте.

Для выдачи наличных валютных средств организация может:

  • снять их со своего текущего валютного счета;
  • купить валюту в банке;
  • выдать работнику наличные рубли для покупки валюты в обменном пункте.

Снимаем деньги с валютного счета

О том, как это сделать, говорится в Указании ЦБ РФ от 14.08.2008 N 2054-У "О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации".

Если компания решила снять со своего счета деньги в иностранной валюте, она должна подать в банк письмо на ее получение, составленное в произвольной форме или по форме, разработанной банком. В нем должны быть указаны реквизиты, перечисленные в п. 2.1 Указания:

  • наименование организации;
  • дата составления письма и получения наличной иностранной валюты;
  • номер банковского счета;
  • Ф.И.О. лица, получающего наличную валюту;
  • реквизиты документа, удостоверяющего личность;
  • наименование наличной иностранной валюты и сумма, подлежащая выдаче.

Письмо должны подписать сотрудники, наделенные правом первой и второй подписи, с проставлением печати организации.

Если за снятие денег с валютного счета придется заплатить комиссию, то в бухучете эту сумму нужно включить в состав прочих расходов (абз. 7 п. 11 ПБУ 10/99).

Напомним, что если организация осуществляет операции с иностранной валютой, к счету 50 "Касса" нужно открыть субсчета для обособленного учета каждой наличной валюты (Инструкция к Плану счетов, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Например, можно использовать субсчета "Касса в долларах США", "Касса в евро" и т.д.

Снятие денег с валютного счета компании оформляется так:

Дебет 50, субсчет "Валютная касса", Кредит 52

  • поступила наличная валюта с валютного счета в банке.

Покупаем валюту у банка

Еще один способ приобрести валюту для оплаты командировочных расходов — купить ее в безналичном порядке в банке. Для этого компания должна дать банку поручение на покупку валюты и перечислить ему определенную сумму в рублях. При этом нужно учесть несколько нюансов, связанных с приобретением валюты.

Первый. Сумму приобретенной валюты нужно отразить в учете как в рублях по курсу Банка России, действующему на дату поступления денежных средств, так и в валюте (п. п. 4 — 6 ПБУ 3/2006).

Второй. Компания может приобрести у банка валюту по курсу меньшему или большему, чем курс Банка России, действующий на дату покупки. Если валюта куплена дороже, чем официальный курс, то по данной операции у компании возникнет расход, который включается в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99). Если же валюта куплена дешевле, то возникнет прочий доход (п. 7 ПБУ 9/99).

Третий. Комиссию, уплаченную банку за приобретение валюты, следует включить в состав прочих расходов.

Четвертый. Если официальный курс валюты на дату ее приобретения и оприходования изменился, в учете возникнет курсовая разница.

Пример 2. Инженер-механик отдела эксплуатации алмазодобывающих драг ОАО "Кимберлит" И.Ф. Буровой 7 декабря 2009 г. отбыл в служебную загранкомандировку. Сумма полагающихся работнику командировочных составляет 1200 долл. США. Для выплаты аванса подотчетных сумм приобретена валюта в обслуживающем банке. На эти цели с расчетного счета 27 ноября перечислено 36 000 руб. В тот же день банк купил валюту по курсу 28,9 руб. за 1 долл. США и зачислил ее на валютный счет организации. При этом сумма комиссионного вознаграждения банка составила 300 руб. 30 ноября валюта была оприходована в кассу организации.

Как отразить в учете операцию по приобретению валюты, если официальный курс доллара США на 27 ноября 2009 г. составил 28,8751 руб. за 1 долл. США, а 30 ноября — 28,8179 руб.?

Решение. Бухгалтер сделал следующие проводки:

27 ноября

Дебет 57 Кредит 51

  • 36 000 руб. — перечислены денежные средства на покупку валюты;

Дебет 52 Кредит 57

  • 34 650,12 руб. (1200 долл. США x 28,8751 руб/долл. США) — зачислена валюта на валютный счет предприятия;

Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 57

  • 300 руб. — удержано банком комиссионное вознаграждение;

Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 57

  • 29,88 руб. [1200 долл. США x (28,9 руб/долл. США — 28,8751 руб/долл. США)] — отражена разница между курсом покупки валюты и курсом Банка России;

Дебет 51 Кредит 57

  • 1020 руб. (36 000 руб. — 34 650,12 руб. — 300 руб. — 29,88 руб.) — на расчетный счет зачислен остаток не израсходованных на покупку валюты денежных средств;

30 ноября

Дебет 50, субсчет "Касса в долларах США", Кредит 52

  • 35 781,48 руб. (1200 долл. США x 29,8179 руб/долл. США) — оприходована наличная валюта в кассу организации;

Дебет 52 Кредит 91

  • 1131,36 руб. (35 781,48 руб. — 34 650,12 руб.) — отражена курсовая разница.

Документальное оформление оприходования наличной валюты

Напомним, что, получив из банка наличную валюту, кассир должен:

  1. оформить приходный кассовый ордер по форме N КО-1;
  2. зарегистрировать ПКО в журнале по форме N КО-3;
  3. отразить операцию в кассовой книге по форме N КО-4 <4>.

<4> Данные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Каждый из документов нужно заполнить и в рублях, и в валюте. Это можно сделать, указав в соответствующей строке сумму, например, через дробь (рубли/валюта).

Покупка валюты через обменный пункт

Валюту для командировки можно приобрести и в обменном пункте. Однако сделать это может только сам работник — организация должна проводить все операции с валютой только через банк (п. 2 ст. 14 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ, далее — Закон N 173-ФЗ). На эти цели работнику нужно выдать аванс в рублях:

Дебет 71 Кредит 50

  • выдан аванс на приобретение валюты для командировки.

Покупка наличной валюты в обменном пункте для загранкомандировки должна быть документально подтверждена. Законодательно установленной формы подтверждающего документа нет — ее каждый банк устанавливает самостоятельно. Оправдательный документ должен быть подписан кассиром обменного пункта. Такой порядок установлен п. 4.19 Инструкции Банка России от 28.04.2004 N 113-И. Если же такой документ отсутствует, то расходы по обмену валюты не учитываются и работнику не возмещаются.

Примечание. Особенности использования неконвертируемой валюты

Если работник за рубежом обменивает свободно конвертируемую валюту (доллары, евро и т.д.) на неконвертируемую, то при возмещении ему расходов по обмену применяется обменный курс банка, осуществлявшего обмен валюты в стране командирования.

При выдаче сотруднику на командировочные расходы национальной валюты, которая не котируется Банком России, пересчет сумм производится по справочному курсу иностранных валют, не котируемых Банком России (кросс-курсу) (ч. 7 ст. 14 Закона N 173-ФЗ).

Документальное оформление выдачи командировочного аванса

Командировочные работнику можно выдать двумя способами: наличными из кассы или же в безналичном порядке.

Аванс из кассы

Вопрос о том, можно ли выдать валютный аванс по подотчетным суммам из кассы, законодательством не урегулирован — в Законе N 173-ФЗ нет прямого указания, что расчеты в валюте можно осуществлять через кассу. На этом основании Президиум ВАС РФ в Постановлении от 18.03.2008 N 10840/07 сделал вывод, что выдачу сотруднику наличной валюты в качестве аванса на загранкомандировку нельзя квалифицировать как нарушение валютного законодательства. Поскольку порядок осуществления валютных операций по выдаче наличной валюты для оплаты командировочных расходов законодательством не установлен, такие операции можно проводить без ограничений (абз. 2 ч. 2 ст. 5 Закона N 173-ФЗ).

Выдачу аванса на загранкомандировку из кассы можно оформить:

  • расходным кассовым ордером по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88;
  • другим надлежаще оформленным документом (платежной или расчетно-платежной ведомостью, заявлением на выдачу денег, счетом и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Об этом говорится в абз. 1 п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

При этом выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с зарубежными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным работникам на эти цели в соответствии с нормами коллективного договора, положения о премировании (абз. 2 п. 11 указанного выше Порядка). Выданная сумма отражается в рублях по официальному курсу на дату выдачи аванса. Об этом говорится в п. п. 4 и 6 ПБУ 3/2006.

Аванс по безналу

Аванс подотчетных сумм на командировку не обязательно выдавать наличными из кассы. Допускается безналичный вариант. Денежные средства в валюте перечисляются на банковскую пластиковую карточку, с помощью которой работник может оплачивать командировочные расходы за рубежом, в том числе снимая наличные через банкомат.

Порядок использования банковских карт определен Положением Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт".

Согласно п. 1.5 указанного Положения банковские карты могут быть двух типов:

  • расчетная карта — позволяет совершать операции в пределах установленной банком-эмитентом суммы денег (расходного лимита). Расчеты осуществляются за счет денег клиента, которые находятся на его банковском счете, или кредита, предоставляемого в соответствии с договором банковского счета, если денег на счете недостаточно или они отсутствуют (овердрафт);
  • кредитная (корпоративная) карта — позволяет совершать операции за счет денежных средств, предоставленных банком-эмитентом клиенту в пределах установленного лимита в соответствии с условиями кредитного договора.

Обратите внимание: банковская карта в данном случае должна быть оформлена на юридическое лицо, а не на работника. Дело в том, что компании не могут выдавать под отчет денежные средства своим работникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. Об этом говорится в Письме Банка России от 18.12.2006 N 36-3/2408.

Кроме того, возможность компенсации командировочных расходов с использованием корпоративной пластиковой карты должна быть предусмотрена в коллективном договоре или положении о командировках.

Какие оправдательные документы должен собрать работник в загранкомандировке

Перед поездкой рекомендуется ознакомить работника с перечнем документов, которые позволят подтвердить правомерность затрат, произведенных им в командировке.

На оформление загранпаспорта: квитанция об оплате государственной пошлины за оформление загранпаспорта.

На медицинскую страховку: полис медицинского страхования; документ от посольства соответствующей страны, из которого бы следовало, что страховка является обязательным условием получения визы; квитанция приходного кассового ордера, подтверждающего сумму расходов на оплату полиса.

На оформление визы, консульские сборы: квитанция о приеме документов на оформление визы, ксерокопия паспорта работника, где проставлена виза, а также документы с расценками посольства или консульства иностранного государства на оформление виз.

На приобретение проездных документов: авиа- и (или) железнодорожные билеты, билеты на автобус, маршрутное такси, речное или морское судно.

На приобретение электронного билета: распечатка электронного документа на бумаге; посадочный талон с указанием фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты полета; чек ККТ или БСО, подтверждающий оплату (если билет оформлен не на бланке строгой отчетности) (Письмо Минфина России от 11.10.2007 N 03-03-06/1/ 717).

Если оригинал проездного документа (посадочного талона) у работника не сохранился, он может представить иные документы, подтверждающие проезд, — накладную, счет или счет-фактуру, выданные транспортным агентством, со сведениями о номере проездного документа, Ф.И.О. пассажира, маршруте и стоимости билета (Письмо УФНС России по г. Москве от 15.07.2008 N 20-12/066864).

На проживание: ваучер, подтверждающий расходы на онлайн-бронирование; инвойс (счет-фактура), выданный зарубежным отелем.

На такси на территории РФ: чек ККТ или квитанция на оплату пользования легковым такси, содержащие реквизиты, перечисленные в Приложении N 5 к Правилам перевозки пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112: наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси, наименование транспортной компании, дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси, стоимость пользования легковым такси, фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

На такси за рубежом: квитанции (чеки такси, такси-счета), действующие в соответствующих государствах, с указанием маршрута поездки, даты поездки и ее стоимости, а также времени оказания услуг.

О.В.Негребецкая

Научный редактор

журнала "Зарплата"

wiseeconomist.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.