Командировка за границу

Командировочные за границу, цель поездки, выполнение определенной деятельности за пределами страны, их длительность — утверждается в приказном порядке руководителем предприятия. Вне зависимости, на какой территории проводится работа, государство гарантирует защиту гражданина в соответствии с положениями Трудового Кодекса РФ.

Общие понятия о командировках

Командировочные за границу сопровождаются сложной процедурой в определении затрат, документального оформления, правильного и четкого, чтобы отправленный специалист в другую страну разрешал производственные вопросы без проблем.

Задачи, которые предстоит решить сотруднику, возникают разные:

  • оговариваются контрактные условия;
  • подписываются соглашения;
  • посещаются семинары, тренинги;
  • исследуется рынок сбыта;
  • проводится поиск новых партнеров и выгодных контрактов.

Представление о командировочной служебной деятельности вытекает из понятия официальной терминологии во взаимоотношениях контрагентов, где инициатором направления на работу становится руководство компании, исполнителем задания — сотрудник, а выполняется поручение не в стенах организации.

Отправление работника любого статуса за пределы государства по служебным вопросам включены в обязанность производственных служб, они состоят из моментов:


  • определяют общую сумму предстоящих расходов;
  • выплаты проводятся из расчета средней зарплаты, за весь период нахождения в служебной поездке;
  • выясняют размер суточных;
  • подготавливают и оформляют необходимые документы;
  • оплачивают страховые взносы, налоговый сбор;
  • возмещают оплату за жильё и проезд.

В обязательное возмещение затрат входят:

  • проезд и возвращение на рабочее место;
  • найм гостиничных номеров, частных жилых помещений;
  • расходы на проживание;
  • дополнительные издержки — согласуются с работодателем.

Законодатели сохранили положение о выплате суточных в денежном эквиваленте.

Согласно нормативам руководство компании, направившего специалиста в командировку, обязано возместить ему ежедневный расход на проживание в поездке.

Ограничения в количестве денег определяется предприятием. Размеры закреплены локальными нормативными актами в любой приемлемой для компании сумме.

Особенность расчетов заключена в налогообложении. Если сотрудник направлен работать на территории своего государства, то покрытые затраты в пределах 700 руб. не будут подвергаться удержанию налогов.

На заграничные поездки выделяют суммы в пределах 2500 руб. Начисление суточных может быть в любых размерах, следует вести правильный учет обязательных удержаний.

Кого направляют на работу зарубеж


Руководитель самостоятельно определяет, какой из специалистов справится с поставленной перед ним производственной задачей в дальней командировке.

Имеются законодательные ограничения, когда руководство не имеет право направлять зарубеж сотрудников с наличием:

  1. Беременности;
  2. Инвалидности, если имеется запрет на деятельность с разъездами;
  3. Несовершеннолетия, кроме заданий связанных с творчеством и проведением съёмок;
  4. Оформленного отпуска на учебную сессию, разрешено отправлять в командировку связанную с обучением.

Запрещается отправлять на удалённую от официального места работу без персонального согласия:

  1. Женщин с малолетним ребёнком;
  2. Мужчин, воспитывающих без матерей детей;
  3. Сотрудников из неполных семей, на содержании которых находятся ребята младше 5 лет;
  4. Родителей сыновей или дочерей, имеющих инвалидность;
  5. Опекунов и попечителей малышей;
  6. Работников, которые ухаживают за тяжелобольными родственниками, если его действия подтверждены медицинским заключением.

Прежде чем принять решение на отправку служащего работать за границей, главам фирм как крупных, так и не больших предприятий следует изучить убедительные рекомендации ТК РФ.


Порядок оформления документального пакета

Без правильно оформленных необходимых бумаг невозможно предпринять ни одно передвижение граждан в любом направлении. Командировка не исключение, к ней готовятся заранее, начиная со знакомства с приказом, созданного в администрации компании.

При этом вне зависимости от цели поездки:

  1. Поучаствовать в дебатах конференции;
  2. Изучить на выставке новейшее оборудование, его принцип работы;
  3. Выполнить конкретную производственную задачу.

На предприятии издаётся специальное распоряжение для сотрудника:

  1. Исходящее от непосредственного руководителя;
  2. Утверждённое главой фирмы;
  3. В приказе указываются мероприятия, через которые необходимо пройти, чтобы разрешить ключевые вопросы.

Создание распорядительного документа обязательно даже для однодневной командировки.

Отсутствие работника на постоянном рабочем месте отмечают в табеле, в нем фиксируют выход всех сотрудников, их занятость по времени на предприятии, регистрируют в журнале цифровым (06) или буквенным (К) обозначением.

Поэтапные рекомендации

Отправка служащего на работу в другое государство происходит в следующей последовательности:

  1. Руководитель определенного подразделения направляет докладную вышестоящему по рангу должностному лицу, что специалисту нужно выехать за пределы страны;
  2. Издаётся приказ, в нём указана цель поездки, поставлены задачи и срок для их выполнения;
  3. Выдают командировочное удостоверение, если страна находится на территории СНГ;
  4. Знакомят командировочного с приказом;
  5. Рассчитывают предстоящие расходы, учитывают валютный курс, платят аванс.

Требуется полная ясность по отношению иностранного предприятия, существующих фактических и предполагаемых финансовых условий в стране посещения. Понадобится выяснение некоторых пунктов, что способна взять на себя иностранная компания, если она заинтересована в прибытии ведущего специалиста.

Возможно, расходы на питание и проживание включены в договор взаимоотношений с командировочными лицами. Осуществление всех расчетов происходит с учетом курса денежного эквивалента той страны, в которой предстоит работать.

Выполняют следующие поэтапные рабочие моменты:

  • оформляют визу;
  • бронируют гостиничный номер;
  • готовят документальную базу;
  • проводят материальные расчеты и выплаты.

Документальное подтверждение командировки в виде удостоверения не требуется для стран, которые делают отметку в заграничном паспорте обо всех пересечениях границы с указанием необходимых данных.

Эта информация станет фактическим подтверждением о передвижении, фиксации временного промежутка, нахождении работника в командировке.

На какой срок отправляют в командировку


2017 год внес корректировку в законодательные акты, снял никому не нужные командировочные ограничения в сроках пребывания за рубежом.

Длительность работы, при которой возможно выполнить весь обозначенный в приказе объём определяет глава фирмы. Это распоряжение может быть подкреплено местным положением о длительных поездках по служебной надобности и разработанными специальными условиями, созданными для персонала, которые способны повысить эффективность производительности.

Продолжительный период, в котором сотрудники обязаны трудиться вдали от предприятия и постоянного места своего проживания, отдельно документально оформляют, человек находится с этими бумагами на протяжении всей загранкомандировки.

Обосновать своё решение руководитель может:

  • экономической целесообразностью;
  • полученной в результате прибылью, перекрывающей командировочные затраты сотрудника.

Статьи расходов во время пребывания персонала за границей существенные, даже налог увеличивается вместо 13% ставки на 30%, если сотрудник задерживается на срок больше года.

Чем подтверждают деятельность

Прибытие в родные пенаты после длительного отсутствия в зарубежной командировке сотрудник завершает сдачей авансового отчета.

За время пребывания за границей он должен собрать подтверждение своих расходов чеками, квитанциями, билетами. Голословные утверждения в необходимости затрат финансист не примет.

Возможна подача дополнительной докладной о непредвиденных расходах, которую должен утвердить глава фирмы, тогда их спишут из бюджета компании и возместят потраченные деньги.

Бланк определенной формы предоставят в финансовом отделе, помогут правильно заполнить все графы.


В каких пределах возмещаются заграничные командировочные расходы

Существуют определенные нормы, на которые должен опираться работник, находясь в зарубежной командировке.

Если есть предварительная договоренность с руководством, специалист может рассчитывать на возмещение:

  • оплаты медицинского страхования — некоторые государства не разрешают въезд в страну без этого документа;
  • затрат на телефон, интернет, без которых невозможно проводить переговоры, получать дополнительную информацию, связываться с партнерами;
  • обмена наличной валюты в банках;
  • расходов, связанных с перевозкой вещей;
  • средств потраченных на визовое оформление, получение загранпаспорта.

Расчет суточных основан на паспортных отметках, при этом в расчет берется предварительное до события число.

Дата, свидетельствующая о пересечении границы нашего государства, позволяет устанавливать оплату в размере суточных, положенных для оплаты за границей. Как только работник вернулся на территорию РФ, его передвижение по государству оплачивается как командированному в нашей стране.

Свидетельством о нахождении человека в странах СНГ станут его проездные документы.

Порядок выплат и размер их руководство фирм вправе регулировать, они же определяют выдачу денежного эквивалента в иностранной или отечественной валюте.


Каким бы способом не происходило списание затрат, бухгалтеру важно правильно указать параметры в отчете перед фискальными органами, они контролируют, организую проверки, чтобы не была занижена налоговая база из-за умышленной неточности расчетов.

Из этого видео вы узнаете как отправить работника в командировку заграницу.

naimtruda.com

Средства под отчет

Начнем с темы выдачи средств под отчет в связи с тем, что в этом вопросе произошли изменения в 2017 году. Теперь для выдачи средств под отчет можно оформить распорядительный документ, а требовать с сотрудника заявление о выдаче денег уже не обязательно. Также теперь можно выдавать под отчет средства, даже если работник еще не отчитался за ранее полученные деньги (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У). Важно, что распорядительный документ оформляется на каждую выдачу средств. Оформить его можно, например, в виде приказа. Если же в компании принято писать заявления на выдачу средств под отчет, то необходимо учесть, что руководитель помимо своей подписи и даты составления документа должен указать выдаваемую сумму и срок ее возврата (письмо Банка России от 6 сентября 2017 г. № 29-1-1-ОЭ/20642).


Отмечу, что большинство компаний выдают средства в рублях, а сотрудники уже сами конвертируют их в валюту, так как это упрощает учет, нет необходимости заводить дополнительные субсчета для учета сумм в валюте.

Остановимся подробнее на ситуации, когда сотрудникам на командировочные расходы все же выдаются под отчет суммы в валюте, такой вариант допускается законодательством РФ (п. 16 Положения, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»). Выдавая аванс в валюте, компания руководствуется ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденным Приказом Минфина от 27 ноября 2006 года № 154н, в силу пункта 1 статьи 30 Закона № 402-ФЗ. Переоценка валюты проходит в общем порядке.

Рассмотрим получение денег под отчет на примере: 30 октября 2017 года компания получила из банка валютные средства в размере 1000 долларов на командировочные расходы. 1 ноября 2017 года валюта была выдана сотруднику по распоряжению руководителя для служебной поездки в США. Сотрудник предоставил утвержденный авансовый отчет в бухгалтерию 20 ноября 2017 года. У работника по отчету возник перерасход средств в размере 100 долларов. Как отразить эти операции в учете?


30 октября 2017 года:

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США»)   Кредит 52
В банке получены валютные средства на командировочные расходы на сумму 1000 долл. США (57 500 руб. по курсу 57,5 руб./долл. США);

31 октября 2017 года:

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США»)   Кредит 91.1
Отражена курсовая разница от переоценки валютных средств на отчетную дату на сумму 500 руб. (100 долл. США × 58 руб. = 58 000 руб. – 57 500 руб. = 500 руб.);

1 ноября 2017 года:

Дебет 71 (субсчет «Расчеты в валюте»)   Кредит 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США»)
Валюта выдана сотруднику компании под отчет на командировочные расходы на сумму 1000 долл. США (58 200 руб. по курсу 58,2 руб./долл. США);

Дебет 50 (субсчет «Расчеты в валюте, доллары США»)   Кредит 91.1
Отражена курсовая разница на сумму 200 руб. (58 000 руб. (на 31.10.2017) – 58 200 руб. (на 01.11.2017) = 200 руб.);

20 ноября 2017 года:

Дебет 10, 20, 26, 44 и прочие счета для учета ТМЦ и расходов, принятые для учета в компании   Кредит 71 (субсчет «Расчеты в валюте»)
Отражены расходы на сумму 1000 долл. США (58 200 руб., курс взят на дату выдачи валюты сотруднику);


Дебет 10, 20, 26, 44 и прочие счета для учета ТМЦ и расходов, принятые для учета в компании   Кредит 71 (субсчет «Расчеты в валюте»)
Отражены расходы на сумму 100 долл. США (5950 руб. по курсу 59,5 руб./долл. США). Перерасход отражен по курсу на дату утверждения авансового отчета, так как документа о конвертации не предоставлено.

Отмечу, что на практике для бухгалтерии гораздо проще выдавать средства под отчет в рублях, если предполагается, что в командировке расчет будет наличными, но еще удобнее – перечислить аванс или возместить расходы на карту работника.

Читайте также «Командировку избавили от страховых доптарифов»

Суточные

Одной из особенностей в учете при направлении сотрудников в загранкомандировки могут стать начисление и выплата суточных. Каждая компания вправе установить свой размер суточных. Суточные, установленные в локально-нормативном акте организации («Положение о командировках»), могут быть в полном объеме приняты в расходы по налогу на прибыль, но для целей НДФЛ установлены лимиты – 700 рублей в сутки для командировок по РФ и 2500 рублей в сутки для командировок за рубеж (ст. 217 НК РФ). Если в компании суточные приняты в размерах, превышающих эти нормы, то с разницы придется удержать у сотрудника НДФЛ, а также заплатить страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Обычно размер суточных для России и для поездок за рубеж различается. Суточные платятся по стране въезда (п. 17, 18 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 в ред. от 29 июля 2015 г.). Для командировок по странам, входящим в СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения о том, что отметки о пересечении границы не делаются, даты выезда и въезда в РФ определяются по проездным документам, а для командировок за границу – по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте. При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50 процентов от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

Примечательно, что если в компании принято выплачивать суточные за однодневные командировки по России, то такие выплаты облагаются страховыми взносами. Минфин, ссылаясь на пункт 11 Положения о командировках, разъясняет, что при однодневной командировке по России суточные не выплачиваются, следовательно, не применяется пункт 2 статьи 422 НК РФ, согласно которому не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, суточные, предусмотренные пунктом 3 статьи 217 НК РФ. Поэтому суточные, выплаченные при однодневной командировке по РФ, облагаются взносами. При этом если работодатель возмещает расходы, связанные со служебной командировкой, то такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами, поскольку не являются доходом работника.

Что касается НДФЛ, то в письмах Минфина от 1 октября 2015 года № 03-04-06/56259, от 1 марта 2013 года № 03-04-07/6189 (направлено письмом ФНС России от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5200@) обозначена следующая позиция: «При направлении работника в однодневную командировку суммы денежных средств, выплачиваемых работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах, предусмотренных пунктом 3 статьи 217 Кодекса».

Читайте также «Учет суточных в валюте»


ПРИМЕР. РАСЧЕТ СУТОЧНЫХ

Сотрудник направлен в командировку в США, затем, не заезжая в Россию, он едет в Германию по тому же приказу руководителя. Суточные в компании установлены в размере 900 руб. для поездок по России, 60 долл. для поездок в США и 50 евро для поездок в Европу, в том числе в Германию. Рассчитаем суточные, если 5 октября сотрудник вылетел в США, в Германию он вылетел 8 октября, в Россию прилетел 11 октября. Курс доллара на момент утверждения авансового отчета составил 57 рублей, курс евро – 68 рублей.

Итак, суточные составят:

— с 5 по 7 октября – 10 260 руб. (3 дня × 60 USD=180 USD);

— с 8 по 10 октября – 10 200 руб. (3 дня × 50 EUR=150 EUR);

— 11 октября – 900 руб.

Итого: 21 360 руб.

Как мы знаем, в части НДФЛ законодательством установлены лимиты. Рассчитаем предельный размер суточных, не облагаемый НДФЛ.

С 5 по 10 декабря – 15 000 руб. (6 дн. × 2500 руб.)

11 декабря – 700 рублей.

Итого: 15 700 руб.

С разницы, составляющей 5660 рублей (21 360 – 15 700), необходимо удержать НДФЛ у сотрудника, а также заплатить взносы. А вот в целях налога на прибыль всю сумму суточных можно принять к учету, если данные размеры прописаны в локально-нормативном акте компании («Положение о командировках»).

Корпоративные карты

Сейчас все больше компаний отказываются от наличных средств и переходят на использование корпоративных карт, которые удобны в обращении и экономят время, а также облегчают учет. Корпоративные карты используют в том числе и для командировочных расходов. По функционалу карты ничем не отличаются от обычных, ими можно расплачиваться, в том числе за рубежом, а также пользоваться привилегиями, например, скидками или бонусами. Порядок использования карт должен быть закреплен в локально-нормативном акте организации. В данном документе устанавливаются должности сотрудников, имеющих право использовать корпоративные карты, лимиты, порядок получения и возврата и прочие нюансы (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Корпоративные карты могут быть как именными, так и обезличенными. В любом случае карту сотруднику компании следует выдавать под расписку. Если сотрудники пользуются обезличенной корпоративной картой, то необходимо организовать учет таким образом, чтобы было всегда известно, у кого карта находится в данный момент. Такие карты обычно выдаются сотрудникам на определенный срок и конкретные цели, затем они должны быть возвращены в компанию. Хранить их рекомендуется в сейфе.

Передавать именную карту от одного сотрудника другому противозаконно, что следует из ряда норм Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 года № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт». На практике встречаются такие случаи, когда руководитель компании передает именную корпоративную карту, например, своему помощнику. Рекомендую в таких случаях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.

Важно помнить, что, оплачивая услуги или товары корпоративной картой, чеки и прочие оправдательные документы собирать все же нужно, так как выписка со счета карты будет подтверждать факт оплаты, но расходы компании должны быть подтверждены первичными учетными документами.

Основные различия

В таблице мы собрали основные различия между командировками по России и за рубежом.

по России за границу
При направлении в командировку необходимо издать приказ или распоряжение, где будут обозначены сроки, место назначения, цель командировки; отмечать в табеле учета рабочего времени дни командировки
оформить заграничный паспорт, при необходимости – визу
Аванс сотруднику выдается в рублях может быть выдан как в рублях, так и в валюте
Размер суточных, который не облагается НДФЛ 700 рублей 2500 рублей
Подтверждающие документы документы на иностранном языке должны иметь построчный перевод, который может быть выполнен самим сотрудником
Возмещаемые расходы работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации
а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
б) обязательные консульские и аэродромные сборы;
в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
д) иные обязательные платежи и сборы
Статус сотрудника не изменяется при нахождении за границей РФ более 183 дней статус изменяется на нерезидента, НДФЛ с этого момента нужно платить в размере 30%

Журнал «Расчет»

Правдивый журнал о работе бухгалтера сегодня. В издании не публикуются теории или нормы законов, все тексты – реальный опыт бухгалтеров, директоров, юристов и кадровых работников. Интересную статью «для себя» в каждом номере найдет любой сотрудник компании.

Заказать журнал

Командировка за границу

www.buhgalteria.ru

Что на это говорит закон?

Статья 166 Трудового кодекса такие рабочие поездки определяет как служебные командировки.

Трудовой кодекс РФ

Их сроки и цели устанавливаются приказами с подписью директора.

И хотя выполнение производственного задания происходит за пределами территории организации, а порой и за пределами страны, законодательство гарантирует, что:

  • за работником будет сохранено его место работы и среднемесячная зарплата, а также оплата периода болезни (ст.167 ТК РФ);
  • если деятельность работника согласно трудовому договору имеет разъездной характер, то поездки за пределы расположения офиса не считаются командировками (Постановление №749).

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Какие нормативные документы используются?

  • Условия и процедура отправки сотрудников в заграничные командировки регламентируются Трудовым и Налоговым кодексами страны, Федеральным законом «О валютном регулировании…» от 10.12.13 №173-ФЗ.
  • Положение, раскрывающее порядок командирования, утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08 №749.
  • Принцип возмещения расходов и их размеры определяются местными локальными документами (коллективным договором, трудовым соглашением, сметами и др.).

В мире довольно часто происходят изменения во взаимоотношениях между странами. Поэтому немаловажно будет отслеживать изменения и поправки в действующие нормативные документы с тем, чтобы правильно оформлять документы.

Так, в результате достигнутых соглашений с некоторыми государствами — участниками СНГ о безвизовом пересечении границ, постановлением Правительства РФ от 29.12.14 №1595 внесены некоторые изменения в действующий документ №749 (о нюансах при оформлении поездок в страны СНГ будет рассмотрено ниже).

Кого можно направить?

До принятия решения об отправке в командировку того или иного сотрудника следует учесть некоторые положения Трудового кодекса.

Надо знать, что не разрешается направлять в служебные поездки следующие категории:

  • женщин, имеющих беременность;
  • инвалидов с ограничением или запретом на деятельность разъездного характера;
  • несовершеннолетних (кроме лиц творческих специальностей на время проведения съемок);
  • сотрудников во время ученического отпуска (за исключением случая, когда поездка связана с учебой).

Некоторые категории работников возможно отправить в командировку с их письменного на то согласия:

  • женщины с детьми 3-летнего и младше возраста;
  • одинокие отцы;
  • одинокие родители, воспитывающие детей пятилетнего и младше возраста;
  • сотрудники, имеющие на иждивении детей-инвалидов;
  • опекуны либо попечители несовершеннолетних;
  • работники, обязанные согласно медицинскому заключению ухаживать за членом семьи во время его болезни.

Особенности оформления

Документальное оформление командировок, как по российской территории, так и по зарубежной, приблизительно одинаковое.

В обоих случаях обязательно издается приказ. Командируемого работника необходимо с ним ознакомить, о чем в соответствующей строке приказа (распоряжения) проставляется личная подпись.

Изданию распоряжения может предшествовать производственное задание или приглашение к участию в конференции, выставке и т.п.

Здесь не лишне указать, что оформление однодневных командировок аналогично многодневным.

То есть также издается распорядительный документ, поездка фиксируется в табеле учета рабочего времени и в журнале  соответствующей отметкой (06 или «К»).

Пошаговая инструкция

Последовательность направления командированного сотрудника в рабочую поездку следующая:

  • доклад руководителю о необходимости направления конкретного работника в загранкомандировку;
  • издание приказа с указанием цели, задач и сроков командировки;
  • выдача командировочного удостоверения (для поездки в страну СНГ);
  • ознакомление сотрудника с распоряжением руководства;
  •  расчет предстоящих расходов с учетом курса валют и авансовые выплаты.

Важно: информация о возможных командировках должна содержаться в условиях заключаемого трудового соглашения. При отсутствии таковых работник может на законных основаниях отказаться от поездок.

С чего начать?

Для начала стоит внимательно изучить приглашение иностранной компании и финансовые условия. Иногда принимающая сторона берет на себя некоторые расходы, например, по проживанию.

Также необходимо выяснить, имеется ли у командируемого сотрудника загранпаспорт. В случае отсутствия такового нужно учесть расходы по его оформлению.

Этапы

По курсу страны, в которую предстоит отправиться сотруднику, производится расчет всех предстоящих расходов и подготовки документов.

Поэтапно весь процесс можно выстроить следующим образом:

  • оформление визы (при необходимости);
  • бронирование гостиничного номера;
  • подготовка необходимых документов;
  • определение суммы аванса в зависимости от будущих затрат и суточных;
  • расчет средней зарплаты за дни командировки;
  • оплата НДФЛ и взносов в соответствующие внебюджетные фонды.

Длительность поездки

С 2018 года сняты ограничения по продолжительности командировок. Продолжительность служебной поездки обозначается в приказе. Во многих организациях разрабатываются местные положения о командировках.

Продолжительные по времени служебные поездки должны сопровождаться документами.

Их обоснованием может служить:

  • экономическая целесообразность;
  • документальное подтверждение превышения полученного дохода над произведенными расходами.

Не забывайте, что в случае превышения сотрудником общего срока загранкомандировок в количестве 183 дня в течение 12 месяцев следующих подряд ставка НДФЛ составит 30% вместо 13%.

Документы

Вся первичка, связанная с пребыванием сотрудника за границей, после возвращения должна быть приложена к авансовому отчету, срок сдачи которого составляет три рабочих дня по прибытию.

Для документов на иностранном языке требуется построчный перевод.

Переводчиком может выступить специализированное агентство или любое лицо, имеющее соответствующую квалификацию (прилагается копия диплома, аттестата и т.п.).

Процедуры при отъезде

Выезд и въезд на территорию страны сопровождается отметками таможенной службы о пересечении границы.

Поэтому для обоснования суточных необходимо сделать копии страниц загранпаспорта со штампами таможни.

Отчет по служебной поездке в страну СНГ требует приложения проездных билетов.

Подтверждение

О фактически осуществленных затратах могут свидетельствовать различные документы — это чеки, багажные квитанции, билеты и т.п.

Иногда работники отправляются в служебные поездки на собственном автотранспорте, что не запрещено законом. В таких случаях документами, подтверждающими проездные расходы, могут служить квитанции с АЗС, чеки и т.п.

Оплачиваем и возмещаем расходы

Бухгалтерия предприятия принимает оформленный соответствующим образом авансовый отчет и возмещает произведенные затраты за вычетом полученного ранее аванса.

Кроме транспортных, оплачиваются также и расходы по проживанию. Порядок оформления брони и найма жилья обычно оговаривается в локальном документе.

Порой бывает дорого бронировать номер в отеле. В таких случаях выгоднее арендовать жилье. Тогда при отчете нужно приложить договор аренды жилья.

Какой курс учитывать при расчете?

Минфин РФ своим письмом от 17.07.15 дает разъяснение о целесообразности оплаты проживания и суточных путем использования банковских карт. Постановлением Правительства РФ за №749 определено, что порядок возмещения определяется колдоговором.

Поэтому возможна выдача иностранной валюты под отчет при соблюдении требований законодательства о валютном регулировании.

Курс обмена валюты, официально установленный банком, определяется на день списания денежных средств.

Размер суточных  в 2018

Расчет суточных при осуществлении загранкомандировки производят учитывая количество дней проезда по российской территории и с момента пересечения границы согласно отметкам таможни.

Нормативы суточных, не облагаемых налогом, установлены ст.217 НК РФ и составляют для российской территории 700 рублей/сутки и для зарубежной — 2500 рублей.

Локальными документами могут быть утверждены повышенные нормы суточных, но тогда с разницы удерживается НДФЛ.

Пример бухгалтерских операций с суточными отражен в нижеследующей таблице:

Показатели Суммы денежных средств (в рублях) Проводки
Условие: время, проведенное за границей, с учетом перелета Москва — Прага = 3 дня
Выдано под отчет работнику из расчета 3500 р/сут. согласно колл.договору 10500 Дт 71 — Кт 50-1
Отражено в авансовом отчете 10500 Дт 20 — Кт 71
Удержан НДФЛ с сверхнормативной суммы ((3500-2500) * 13% * 3 сут.) 390 Дт 70 — Кт 68

Страховые взносы не уплачиваются, так как размер суточных оговорен внутренним актом организации.

Порой для осуществления загранпоездки бывает достаточно одного дня. Тогда суточные принимаются в половинном размере.

Соответственно, и норматив будет составлять 1250 р./сут. (2500 р. * 50%).

Расходы по изготовлению заграничного паспорта и оформлению визы

В ходе подготовки документов для командировки может выясниться то обстоятельство, что у работника нет заграничного паспорта.

В органы ОВиР для его изготовления обращается сам сотрудник. Оплату госпошлины возмещает бухгалтерия после предъявления квитанции и копии готового паспорта.

Оформить визу можно самостоятельно либо с помощью специализированной компании.

Затраты по изготовлению заграничного паспорта, оформлению визы и возможных курьерских услуг можно отнести на командировку, если такие пункты внесены в локальный документ о командировках.

Нормы проживания

Законодательные документы, определяющие нормы пребывания (проживания) за границей, утратили свою силу.

С 2018 года действуют лишь нормативы суточных для налогообложения.

Длительность нахождения в поездке, условия размещения и возмещение командировочных затрат оговариваются внутренними документами компании.

Порядок выдачи аванса

Перед отъездом командируемого сотрудника для определения предстоящих расходов составляется смета.

Ее статьи, как правило, следующие:

  • проезд к месту командирования и обратно;
  • проживание;
  • суточные;
  • оформление медицинской страховки;
  • перевозка багажа весом до 30 кг;
  • телефонные переговоры;
  • получение визы и загранпаспорта;
  • расходы при обмене валюты.

Смета прикладывается к расходному ордеру. Во избежание трудностей с обменом, аванс командируемому лучше выдавать в валюте страны следования.

Компенсация проезда

По окончанию служебной поездки работником составляется отчет с предоставлением всей первички — билеты, посадочные талоны, багажные квитанции, платежные документы за консульские и аэродромные сборы.

Если приобретался электронный билет, то для получения компенсационных выплат предоставляется его распечатка и талон при посадке.

Поездка на служебном автомобиле

Использование в поездке личного или служебного транспорта возможно, если на есть письменное разрешение руководства.

Для получения выплат компенсирующего характера сотрудник предоставляет путевой лист, оплаченные счета, кассовые чеки, квитанции.

Необходимо также представить копию техпаспорта автомобиля и доверенности в случае управления не личным, а служебным автомобилем.

Аренда (прокат) автомобиля

Сейчас стало популярным использование в служебных разъездах такой услуги, как прокат автотранспорта.

Это, порой, экономичнее поездок на такси и позволяет более оперативно решать поставленные задачи. Для оформления нужно обратиться в компанию арендодателя с предъявлением загранпаспорта и водительских прав.

К отчету о транспортных затратах в таком случае прикладываются следующие документы:

  • договор аренды (проката) автомобиля;
  • акт о возврате автотранспорта;
  • чеки и счета об оплате услуг компании.

Использование платежных карт

Очень удобно и для командируемых и для бухгалтерии использование во время служебной поездки корпоративных и личных банковских карт. Ведь тогда командированный может произвести оплату проездных и затрат по проживанию безналичным путем, а также при необходимости снятия наличных воспользоваться банкоматом.

Бухгалтер принимает к учету следующие фактические затраты:

  • оплата затрат по курсу ЦБ на день утверждения авансового отчета;
  • расход на конвертацию, подтвержденный банковской выпиской.

Пример:

Командировка сотрудника в Берлин на три дня с 1 февраля 2018 года. Локальным документом организации предусмотрен норматив суточных для поездок в Германию в размере 60 Евро за сутки. 1.02.16 было произведено снятие наличными суточных расходов в размере 180 Евро (по банковской выписке списано 15620 рублей). 3.02.16 оплачен гостиничный номер в сумме 520 Евро (списано 46790 рублей). Авансовый отчет сотрудника утвержден 05.02.16 г. с учетом оплаты стоимости проездных работодателем.

Расходы по результатам поездки отражены в нижеследующей таблице:

Расходы Курс ЕВРО на дату утверждения отчета Сумма в ЕВРО Сумма в РУБЛЯХ
Суточные за 3 дня 84,8104 180 15265,78
Расход на конвертацию 354,22 (15620 – 15265,78)
Проживание в гостинице 84,8104 520 44101,41
Расход на конвертацию 2688,59 (46790 – 44101,41)

Рассчитываясь банковской картой не забывайте о необходимости сохранять квитанции!

Бухучет и проводки

Расходы по командировке учитываются по основному виду деятельности.

Проводка выглядит так: Дт 20 (26, 44 …) Кт 71 («подотчетные лица»).

Перевод в российские рубли осуществляется на момент выдачи валюты.

Если продолжить пример с командировкой в Берлин (Германия) и предположить, что сотруднику 29.01.16 г. было выдано наличными 100 Евро для непредвиденных расходов, полученные из банка 27.01.16 г., то проводки будут следующими:

  • 27.01.16: Дт 50 субсчет «Валютная касса»  Кт 52 «Валютные счета» (получена валюта из банка в кассу)  8888,58 руб. (по курсу 88,8858 руб./Евро);
  • 29.01.16: Дт 71 — Кт 50 (выданы сотруднику из кассы на командировочные расходы)  8413,70 руб. (по курсу 84,1370 руб./Евро);
  • 29.01.16: Дт 50 — Кт 91-1 (начислена курсовая разница)  474,88 руб. (8888,58 – 8413,58).

Если бы по итогам поездки образовался перерасход, то его следовало бы отразить в проводке Дт 71 — Кт 50 (работнику выдан перерасход).

Если же валютные средства были недоиспользованы и возвращены сотрудником, то проводка такая: Дт 50 — Кт 71 (в кассу возвращен остаток неиспользованных денежных средств).

Налогообложение

О расходах на загранкомандировки, облагаемых налогами и взносами, можно узнать из нижеследующей таблицы:

Расходы Налог на прибыль НДФЛ Страховые взносы
Суточные Учитываются в расходах в размере согласно локальному документу Не облагаются не превышающие 2500 руб. за каждый день загранкомандировки Не начисляются
Проживание (включая бронирование) Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой в счете Не облагается в размере согласно локальному акту при документальном подтверждении. Не облагается в пределах 2500 руб. в сутки, если нет документального подтверждения) Не начисляются
Доп.услуги, оказываемые гостиницами Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой Не облагаются в части размеров, установленных локальным актом и в пределах 2500 р. если нет документов. Не начисляются
Проезд Учитываются фактические затраты при наличии документов Не облагаются в случае документального подтверждения Не начисляются
Доп.услуги (сервисные сборы, пользование постельным бельем Учитываются в полном объеме в прочих расходах Не облагаются Не начисляются
Плата за пользование VIP-залом аэропорта Учитывается в составе прочих расходов, если предусмотрено локальным документом Облагается Начисляются
Оплата такси Учитывается в прочих расходах при наличии экономического обоснования и подтверждения документами Не облагается Начисляются
Мед.страховка Учитываются в прочих расходах, когда наличие страхового полиса является условием въезда Не облагается Начисляются
Консульские и аэродромные сборы Учитываются в размере фактических расходов Не облагаются Не начисляются
Сборы за право въезда или транзита автотранспорта Учитываются в размере фактических расходов Не облагаются Начисляются

Нюансы для бюджетников

Отправляя работников бюджетной сферы в загранкомандировку, следует изучить постановление Правительства РФ от 26.12.05 №812, где отмечено, что нормы суточных и проживания определяются Минфином РФ по согласованию с Министерством иностранных дел.

Учитываются также расходы принимающей стороны.

Так, если принимающая сторона обязуется обеспечить командированного валютой для использования в личных целях, то командирующая сторона суточные не выдает. Если же иностранное государство не выплачивает инвалюту, но зато оплачивает питание, то суточные выдаются в размере 30% от нормативов.

Проживание принимается в расчет по цене одноместного номера в отеле среднего разряда.

Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812

Порядок оформления для госслужащих

Указом Президента РФ от 18.07.05 за №813 утверждены порядок и условия пребывания в заграничной командировке государственных служащих.

Принципиальных различий в оформлении поездки бюджетников от обычных командировок нет. Но по возвращении госслужащий кроме авансового составляет также и отчет о выполнении служебного поручения.

Отличие состоит лишь в возмещении проездных затрат по нормам, утвержденным в соответствии с занимаемой должностью (транспортом 1 категории комфортности, бизнес или эконом-класса).

Указ Президента РФ от 18 июля 2005 г. N 813

Как оплатить командировку директора бюджетного учреждения?

При компенсации командировочных затрат руководителя бюджетного учреждения применяются нормы для проезда транспортом повышенной комфортности, а для проживания — стоимость двухместного номера гостиницы.

Порядок возмещения и размеры компенсации командировочных расходов работников и руководителей госорганов изложены в постановлении Правительства РФ от 02.10.02 за №729.

В конце можно отметить, что хотя законодательством немного упростился процесс оформления служебных поездок в части необязательности наличия командировочного удостоверения, некоторые формальности для исключения замечаний проверяющих надо соблюсти.

То есть не нужно забывать о письменных согласиях на командировку, уведомлениях об отказе, а также о соблюдении сроков хранения документов.

kadriruem.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.