Книга регистрации листков нетрудоспособности

Формирование журнала учета листков нетрудоспособности обычно происходит в организациях с большим количеством наемного персонала. Несмотря на то, что этот документ не является обязательным, многие предприятия его все-таки заводят, т.к. в конечном итоге его наличие всегда оправдано.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета листков нетрудоспособности .docСкачать образец заполнения журнала учета листков нетрудоспособности .doc

Зачем нужен документ

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, сначала следует разобраться в том, зачем нужны собственно больничные листы.

На основе листка работнику в дальнейшем выплачивается пособие по нетрудоспособности и одновременно этот же документ служит основанием для возмещения работодателю части выплаченного пособия из средств ФСС (организация оплачивает работнику только три дня – все остальное идет за счет государственного внебюджетного фонда).

Журнал учета листков нетрудоспособности выполняет сразу несколько функций:

  • систематизирует хранение данных документов;
  • помогает оперативно отыскать тот или иной листок нетрудоспособности при выездных налоговых проверках или по требованию работниками ФСС;
  • позволяет отследить срок предъявления работником больничного листа;
  • дает возможность контролировать лимит оплачиваемых больничных дней.

Большую помощь журнал учета оказывает и специалистам кадровых отделов: информацией из него они пользуются при необходимости подсчета отпускных дней, которые следует продлить, если срок болезни работника приходится на отпускной период.

Особенности документа

Если вам нужно создать журнал учета листков нетрудоспособности, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа. Для начала дадим некоторые общие данные.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации имеют право писать его в произвольной форме или по шаблону, разработанному внутри компании (если таковой, конечно, имеется)

Журнал допустимо вести в электронном и «живом» виде. Если журнал распечатан, то все листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи толстой «суровой» нити, затем указать на последней странице количество листов, поставить здесь же печать (при условии, что она применяется в деятельности предприятия) и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.

Удостоверять автографом ответственного лица нужно каждую страницу документа после ее заполнения.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Образец журнала учета листков нетрудоспособности


Как и оформление журнала, его структура и текст отдается на откуп работникам предприятия. При этом при составлении бланка следует учесть несколько немаловажных моментов.

На титульный лист надо написать:

  • наименование компании;
  • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается, конечно, после того, как документ будет закрыт);
  • ответственное за ведение журнала лицо;
  • если в организации принята номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы. Сюда надо включить следующую информацию:

  • номер листка нетрудоспособности (он состоит из двенадцати цифр);
  • название организации (читай — поликлиники, больницы, медицинского центра), его выдавшей;
  • должность и ФИО работника;
  • подразделение, в котором он трудится;
  • период нахождения на больничном;
  • код причины нетрудоспособности (вписан в больничный лист);
  • дату предъявления листка представителю работодателя.

При желании можно дополнить таблицу и другими столбцами (например, для подписи предъявителя листка нетрудоспособности и бухгалтера, которому передаются листки для проведения по ним бухгалтерских операций).

Журнал учета листков нетрудоспособности

Сколько времени и как хранить документ


Если предприятие ведет журнал учета листков нетрудоспособности, после его окончания оно обязано озаботиться его хранением. Срок хранения определяется законодательством или внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы (но не меньше пяти лет). Держать журнал нужно в месте, куда нет доступа посторонних лиц, а после утраты актуальности, его можно уничтожить.

Источник: assistentus.ru

Артикул 00-00004662

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

ПРИКАЗ
от 4 октября 1980 г. N 1030

Журнал регистрации листков нетрудоспособности (ф.036/у)

Больничный лист – документ, подтверждающий временную нетрудоспособность работника. Выдать его может врач после личного осмотра пациента при предъявлении им документа, удостоверяющего личность. Временное освобождение от выполнения рабочих обязанностей подтверждается записью в медицинской документации. Больничный лист подтверждает правомерное отсутствие сотрудника на рабочем месте и дает право получить пособие в связи с временной потерей трудоспособности. Он выдается не только при болезни, но и при беременности, необходимости ухаживать за больным ребенком и в ряде других случаев, предусмотренных законодательством. В особах случаях этот документ сможет послужить весомым аргументом при разрешении конфликтных ситуаций с работодателем.


Выдача больничных листов сопровождается их строгим учетом в первичной медицинской документации. Факт выдачи больничного листа фиксируют в Журнале учета больничных. Порядок выдачи, учета и хранения устанавливает Министерство здравоохранения России при согласовании с Фондом социального страхования РФ.

Журнал учета больничных листов – регистрационно-учетный документ книжного формата. Он заводится на определенный срок и может считаться законченным после заполнения его последней страницы. В целом определенной учетной формы Журнала нет. Более того, решение о его ведении или неведении принимает предприятие-работодатель, так как российское законодательство не предусматривает обязательного ведения учета больничных листов в журнальной форме. Однако, поскольку данный учет важен именно для работодателей, большинство из них, все же, отдает предпочтение журналам.

Форму Журнала учета больничных листов утверждает приказ руководства или инструкция по кадровому делопроизводству. Как правило, страницы Журнала обязательно нумеруются, а весь журнал прошнуровывают и на последней странице указывают наименование учреждения, количество страниц, дату окончания ведения, ставят подпись руководителя и печать организации. На обложке Журнала учета больничных отмечают полную дату начала его ведения и наименование организации. За хранение журнала отвечает работник отдела кадров. Руководитель обязан в форме приказа в письменном виде выдать полномочия по ведению и хранению Журнала.


Каждая запись в Журнале учета больничных имеет свой порядковый номер, содержит номер и срок действия больничного листа и сведения о сотруднике, его получившего. Также указывается лечебное учреждение, выдавшее больничный. Подчистки и правки в Журнале не допускаются. Текст должен быть легко читаемым, а потому исправления вносятся так, чтобы можно было прочесть и новую запись, и старую. Для этого достаточно перечеркнуть предыдущую запись тонкой горизонтальной линией и записать правильную информацию рядом в той же строке.

Основные графы для заполнения в Журнале учета больничных листов – № пп, Ф.И.О. сотрудника, номер больничного листа, срок больничного листа, медицинское заведение, выдавшее больничный лист. Кроме того, в нем могут содержать такие графы, как возраст и должность сотрудника, диагноз, вид нетрудоспособности (заболевание, травма, беременность, уход за ребенком), период нетрудоспособности, общее количество дней нетрудоспособности.

Графы для заполнения
1. № п/п
2. № листка нетрудоспособности, выданного  данным лечучереждением / первый
3. № листка нетрудоспособности, выданного  данным лечучереждением / продолжение
4.
листка нетрудоспособности, выданного другим лечучереждением /первый
5.  № листка нетрудоспособности, выданного другим лечучереждением / продолжение
6. ФИО больного
7. Возвраст
8. Адрес больного
9. Место работи и выполняемая работа
10. Диагноз /первичный
11.Диагноз/ Заключительный
12. Фамилия врача /выдавшего листок нетрудоспособности
13. Фамилия врача / закончившего листок нетрудоспособности
14. Освобождение от работы / с какого числа
15. Освобождение от работы / по какое число
16. Всего календарных дней освобождения от работы
17. Отметка о направлении больного в другие лечебные учереждения

ВАЖНО: Журнал  НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.  Все страницы журнала пронумерованы

Источник: www.genlayn.ru

Инструкция для заполнения учетного журнала

В ныне действующем законодательстве ведение регистрационной книги не является обязательным. Журнал учета листков временной нетрудоспособности оформляется исключительно по желанию работодателя и позволяет:

  • выявить, сколько дней по болезни отсутствовал на рабочем месте сотрудник, и каким образом будут произведены выплаты пособия (поскольку первые 3 дня больничного периода обязан оплачивать предприниматель или предприятие);

  • проконтролировать, когда работник сдал заполненный бланк, чтобы получить страховую компенсацию (после пережитого заболевания он должен принести бланк работодателю в течение 6 месяцев после выздоровления);
  • быстро предоставить в случае проверки, проводимой Фондом социального страхования (далее — ФСС РФ), интересующий сотрудников фонда лист нетрудоспособности.

Сама форма учетного документа была введена в действие еще Приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений». Данный образец актуален и на сегодняшний день, о чем свидетельствует текст Письма Минздравсоцразвития РФ от 11 января 2007 года № 79-ВС «Об использовании бланков листков нетрудоспособности».

Инструкция по заполнению книги регистрации листков нетрудоспособности по форме «036 у» начинается с заполнения титульного листа:

Далее журнал регистрации листков нетрудоспособности заполняется следующим образом:

журнал учета листков нетрудоспособности

Cкачать образец журнала регистрации больничных листов можно по ссылке.

Заполнение учетного журнала не представляет особой сложности благодаря оформлению его страниц в виде удобной таблицы.

Срок хранения больничных листов в организации


Сроки хранения больничных листов на предприятии, а также регистрационной книги, обозначены в п. 896-897 Приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно данному нормативному акту, ИП и юридические лица обязаны хранить медицинские документы у себя в течение 5 лет минимум, этот период запрещено сокращать.

Однако, отвечая на вопрос о том, сколько хранятся больничные листы в организации, необходимо помнить о том, что вести учетный журнал работодателю необязательно. Поэтому ответственности за его утерю в течение обязательных для его хранения 5 лет работодатель нести не будет. Но сами медицинские бланки хранить придется в обязательном порядке.

Источник: WorkDispute.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.