Как заверяется трудовая книжка в банк

Лицо, имеющее право заверять копию трудовой книжки

Согласно установленным нормативным актам копию трудовой заверяет лицо, ответственное за кадровые документы. В крупных компаниях это отдел кадров или служба управления персоналом. В малых предприятиях, у которых в штате не предусмотрены кадровые работники, их функции выполняет бухгалтер. Заверить копию трудовой книжки также может директор фирмы.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

На оформление копии трудовой книжки и выдачу ее работнику на руки отводится до 3-х дней. Если нужна полная информация о стаже и местах работы работника, то заверить копию трудовой книжки рекомендуется следующим образом:

— сделать копии всех листов трудовой, на которых имеются записи, начиная с титульной страницы с указанием личных данных и заканчивая листом, содержащим информацию о последнем месте работы;


— на всех листах, кроме последнего, кадровый работник или руководитель пишет «копия верна», ставит текущую дату и печать, указывает должность и расписывается, печать и текст должны располагаться частично на непосредственной копии документа, а частично – на чистой части листа;

— копия последней страницы трудовой книжки оформляется таким же образом, только добавляется фраза «В настоящее время работает».

Если необходимо предоставить выборочную информацию о конкретном месте работы, то работодателем выдается выписка из трудовой, которая также является юридическим документом. Для этого делается копия титульного листа и страниц, содержащих необходимые записи, которые заверяются таким же образом, как и трудовая книжка.

Какие бы записи о стаже или месте работы не были нужны, заверяться они должны работодателем или его представителем, у которого в настоящий момент трудоустроен работник и находится трудовая книжка.     

Чтобы заверить копию трудовой, и этот документ имел юридическую силу, необходимо каждый разворот книжки размещать на листе в формате А4.

Копия трудовой книжки: срок действия

Копия трудовой книжки действительна на протяжении одного месяца после ее выдачи при условии, что в документ не вносились новые записи. Если работник уволился или сменил профессию, то копия трудовой становится недействительной.

Заверить копию трудовой книжки можно в нотариальной конторе. Тогда она будет иметь срок действия без ограничений, но до внесения в документ новых данных.

www.kakprosto.ru

Ситуации, для которых нужна заверенная копия


Информация, содержащаяся в трудовой, свидетельствует о наличии у гражданина постоянного заработка, квалификации выполняемых им работ и длительности трудоустройства.

Эти сведения могут быть необходимы в следующих ситуациях:

  • при оформлении субсидий;
  • для получения кредита в банковской организации, в том числе — ипотечного;
  • при составлении резюме при поиске работы;
  • при выходе на пенсию и оформлении пенсионного содержания;
  • для получения загранпаспорта.

Порядок заверения

Заверка документа – поэтапный процесс. Давайте разберемся, как правильно заверить трудовую книжку для банка.

  • Шаг первый – обращение с заявлением в отдел кадров или (если организация небольшая) к работодателю. Это можно сделать путем устной просьбы или (если это регламентировано внутренними актами компании) с помощью письменного заявления. Обращение составляется в произвольной форме. Обязательно должно быть указано: кому оно адресовано и от кого. В заявлении следует сформулировать просьбу о выдаче заверенной копии трудовой книжки.
  • Шаг второй – заверение копии документа работодателем или другим уполномоченным на это лицом.
  • Шаг третий – выдача заверенной копии владельцу документа. Это должно произойти не позже 3 дней с момента подачи заявления (письменного или устного). Этот срок прописан в Постановлении Правительства РФ №225 от 16.04.2003 года.

Требования к заверенной копии

Копия документа должна быть заверена определенным образом, иначе она не будет иметь юридической силы. Рассмотрим как пример образец заверения трудовой книжки для банка. Иногда требуется заверить лишь некоторый интервал времени, отраженный в документе. При этом заверяется только копия титульного листа, а затем – нужные страницы.

Требования, предъявляемые к заверению:

  • копия с документа может быть сделана как с помощью ксерокопирования, так и в виде печатного текста;
  • на каждой странице копии прописывается текст (или делается оттиск штампа): «Копия верна»;
  • под этой надписью ставится подпись заверяющего сотрудника с расшифровкой и указанием его должности, а также официальная печать организации;
  • все скопированные листы скрепляются степлером или сшиваются нитью.

Как заверяется трудовая книжка в банк

Особенности заверения последней страницы трудовой

Заверение последней страницы документа имеет некоторые особенности. Копия конечной страницы, кроме: «Копия верна», должна содержать письменную формулировку: «Работает по настоящее время». После этой записи должна быть указана дата заверки, должность заверяющего сотрудника и его фамилия с инициалами. Затем ставится печать. Важный момент: оттиск печати не должен располагаться на пустом пространстве страницы, он должен покрывать часть теста и подписи, иначе копия может быть признана юридически недействительной.


Как заверяется трудовая книжка в банк

Разберемся, кто заверяет трудовую книжку неработающему и трудоустроенному гражданину. Заверять документ действующему работнику должен сотрудник организации, имеющий специальные полномочия.

Это могут следующие лица:

  • руководитель организации,
  • начальник отдела кадров,
  • главный бухгалтер компании.

Если гражданин уже не работает по какой-либо причине (вышел на пенсию, уволился и т. д.), то заверить копию трудовой ему должны на последнем месте его работы. При невозможности это сделать (например, гражданин переехал с прежнего места жительства в другое), заверить копию документа можно у официально действующего нотариуса. Данная услуга является платной.

otdelkadrov.online

Заверение трудовой книжки для банка


Стоит заметить, что трудовая книжка – это документ государственного значения. Помимо того, что исполнительными органами утвержден образец, существуют и специальные правила, которые детально регламентируют процесс ведения трудовой документации.

При заполнении книжки довольно часто возникает множество вопросов. Это связанно с тем, что кадровики боятся ошибиться при внесении тех или иных данных, ведь данный документ не терпит перечеркиваний и исправлений. Единственный способ исключить неправильную информацию, которая не соответствуют действительности – выдать внутренний акт о признании их такими.

Поэтому стоит детально ознакомиться с процедурой заверения трудовой книжки. Одним из наиболее часто задаваемых вопросов является процесс заверки в банке. Как это осуществить? Какие правила предназначены для такого процесса? Кто должен этим заниматься. На все эти вопросы можно найти ответы в законодательстве. Но, для тех, кто редко сталкивается с нормативно – правовыми актами это будет сделать довольно проблематично.

Для чего предоставляется трудовая книжка в банк?

Прежде чем говорить о самой процедуре заверения документа, нужно обратить внимание для чего вообще такие действия нужны. Так, сегодня трудовая книжка в банк подается для того, чтобы лицо могло взять кредит.

В последнее время нестабильная экономическая ситуация все чаще подталкивает людей на обращение в банковские отделения для займа. Кредитование населения – одна из основных функций такой структуры. Каждый кто хотя бы раз в жизни сталкивался с таким вопросом знает о том, что для получения денег на основе возврата нужно подать огромное количество документации, которая подтверждает те или иные факты о человеке. При этом, все они должны быть определенным образом заверены.


Одним из таких документов сегодня является трудовая книжка. Практически все банковские структуры требуют подачу данного экземпляра. На его основе осуществляются определенные отметки в договоре. Кроме того, это становится подтверждением факта, что человек имеет определенный доход, а значит – сможет вернуть одолженные деньги.

Трудовая книжка не предоставляется в оригинале, как часто думают многие граждане. Документы такого рода не могут быть переданы банковской структуре. Особенно это ярко выражено в ситуации, когда человек пребывает в трудовых взаимоотношениях с определенной компанией и ему просто невозможно отдать книжку в связи с обстоятельством, что в процессе работы она должна находиться у начальника.

В данном случае речь будет идти о копии документа. Поэтому, основным заданием является правильное оформление дубликата. Оно включает в себя копирование трудовой книжки и заверение. Стоит понимать, что сами по себе листики с копи – центра для банка ничего не значат. В обязательном порядке на них должны быть проставлены все предусмотренные законодательством отметки, которые будут подтверждать соответствие копии оригиналу.

Где заверить копию трудовой книжки для банка


Для начала необходимо узнать, куда именно нужно обращаться для того, чтобы получить такой документ. Сам работник не может просто взять отксерить и поставить определенные надписи на дубликате. В таком случае кому же принадлежат такие полномочия?

Сегодня вопросом о выдачи заверенных копий занимается отдел кадровой службы. Как известно, при трудоустройстве в ту или иную компанию, каждый гражданин подает трудовую книжку. В фирме есть определенный человек или отдел, который отвечает за ведение документации. В небольших организациях вопросы такого характера решает непосредственно сам начальник. В фирмах побольше для этого существуют специальные отделы по работе с кадрами.

Вот именно к ним и нужно обращаться. При этом процедура запроса может быть довольно разной. Все зависит от того, какой внутренний порядок установлен в средине самой организации. Например, в некоторых фирмах копия трудовой книжки для банка выдается по устному прошению работника на такие действия. В иных организациях может быть установлено специальную процедуру, что включает в себя подачу заявления, на основе которого и формируется дубликат. Форма и содержание прошения должны быть указаны на информационном стенде.

Вне зависимости от того, какого рода процесс используется в данной ситуации, сотруднику компании не могут отказать в действиях по предоставлению копии. Это связанно с тем, что трудовая книжка – это по сути собственность работника. То, что она находится у работодателя, еще не дает ему права распоряжаться ею по собственному усмотрению. Он обязан вести учет записей и обеспечить сохранность такого документа. К тому же, именно в его полномочия входит предоставление заверенных копий. Не соблюдение правил может стать причиной ответственности начальника или работника отделов кадров.

Как заверить трудовую книжку для банка


Особенно важно ознакомиться с самой процедурой заверения. Сегодня такой процесс представляет собою проставление специальных отметок, которые полностью подтверждают соответствие дубликата оригиналу документа.

То есть, в данном случае речь будет идти о специальных надписях, которые дают юридическую силу копии. Самое главное знать, какие именно отметки и где должны ставиться. При этом, довольно важно, чтобы этот вопрос был знаком, как для самого кадровика, так и для работника, который предоставляет трудовую книжку для банка.

Для первого такие ведомости необходимы для самого процесса заверения. Второй же должен быть ознакомлен с этим, чтобы не возникло проблем, когда он придет в банк и ему скажут, что дубликат не верен. Ведь работники кадрового отдела тоже люди и иногда могут машинально ошибиться. А ситуацию лучше решить сразу на месте, чем потом идти за еще одной копией.

Поэтому, рассмотрим какие обязательные элементы должны присутствовать на дубликате. Сегодня к ним относят:

  • отметка о копии;
  • подпись лица, которое заверяет документ;
  • дата;
  • надпись об оригинале;
  • надписи дополнительного характера;
  • печать.

Каждый из этих пунктов хотя и прост на первый взгляд, но все же имеет свои нюансы. Поэтому, предлагаем рассмотреть их более детально.

Отметка о копии трудовой книжки для банка

Это один из наиболее знакомых элементов, поскольку он проставляется не только на копии трудовой книжки, но и на дубликатах других документов. Все мы знаем о том, что прежде всего, первым, что ставится на листе является надпись «Копия верна». Так и в этом случае. В банке обязательно потребуют наличие такой фразы, ведь именно она становится основанием для предоставления юридической силы документу.

Но, стоит заметить и то, что в данной ситуации надпись, которую привыкли ставить кадровики и та, которая указана в законодательстве — отличаются. Та, о которой говорилось выше – более «народная». Но в нормативно – правовых актах существует немного другое указание. Так, в соответствии с ГОСТом, на копиях документах нужно писать слово «Верно». Поэтому, рекомендуется все же попросить кадровика поставить именно такую отметку.

Хотя конфликтные ситуации по отношению к данному вопросу бывают очень редко, все же лучше перестраховаться заранее. Хотя, стоит и заметить то, что нюансу характерны свои сложности. Поскольку, хотя и правило обозначено в ГОСТе, но мало кто знает, что такой акт имеет рекомендательный характер. То есть, по большому счету наличие надписи «Копия верна» не может стать основанием для отказа в принятии копии.


Еще одним непонятным вопросом остается место проставления надписи о верности документа. Стоит заметить, что даже в ГОСТе указания на данные действия нет. Поэтому, в таком случае лучше всего обратиться к практическому опыту. Сегодня большинство кадровиков помечают копию в правом верхнем углу. Также, множество предпочитают писать о верности дубликата внизу страницы, где остаются незаполненные параграфы, что исключает перекрывание основного текста. Разницы нет, самое главное – чтобы ведомости не вносились на записанные места.

Подпись лица, которое заверяет трудовую книжку для банка

Следующим шагом станет проставление свидетельствований о том лице, которое заверяет копию трудовой книжки. В большинстве случаев принято считать, что для этого будет достаточно одной лишь подписи. Но, это далеко не так.

Сегодня нормами правового характера обозначается, что в этот пункт входит еще и название должности, полного имени лица, которое осуществляет надписи. То есть, важно кем именно работает лицо. При этом стоит понимать, что в соответствии с законодательством заниматься заверением дубликатного материала имеют правило только уполномоченные на это лица внутренними актами (указами директора, распоряжениями руководства). Это может быть как сам работодатель, так и сотрудник, который наделен такими обязанностями.

Рядом с должностью пишется фамилия и инициалы. Ну и, естественно, завершальным этапом станет проставление подписи. Все отметки в данной категории ставятся сразу же после надписи «Копия верна». Таким образом, делается акцент на лицо, которое предоставило информацию об идентичности материала оригиналу.

Дата для заверения трудовой книжки для банка

Некоторые недооценивают необходимость такого пункта и нередко забывают его ставить. Но, прежде всего, обязательность данной отметки предусмотрена законодательством. То есть, без нее документ может быть признан недействительным. Это обосновано тем, что дата предоставляет сведения об актуальности информации, которая содержится в копии.

Также, еще одним важным фактом стает то, что непосредственно число выдачи дубликата начинает срок его действия. Да, у копии есть срок годности, как ни странно это бы звучало для многих. В большинстве случаев дубликаты имеют действие на протяжении 30 дней. Но, это нужно уточнять в каждом конкретном банке, поскольку термины устанавливаются непосредственно самими валютными структурами. Это обуславливается актуальностью информации, что необходима для банковского отделения.

Также, не стоит путать дату на копии и дату выдачи. В большинстве случаев такие понятия совпадают. Но иногда они разные. Как правило, это ситуации, когда для получения дубликата нужно подать заявление и работника просят зайти за ним завтра.

Надпись об оригинале трудовой книжки для банка

Довольно часто возникают непонятные ситуации именно по поводу отметки о месте нахождения оригинала документа. Как мы знаем, в большинстве случаев все материалы должны иметь указание о подлиннике. Но как заверить трудовую – с такой пометкой или без?

По ГОСТу данного обязательства не предусмотрено. Некоторые считают, что вообще глупо указывать на то, где находится трудовая книжка, поскольку и так ясно, что она пребывает в организации, где работает лицо.

Но, об этом лучше всего уточнить у самого представителя банка, так как мы уже говорили о том, что требования таких компаний довольно разнообразны. Просмотреть такой материал можно на официальных страницах в сети Интернет, или связавшись по горячей линии с консультантом.

Надписи дополнительного характера для заверения трудовой книжки для банка

В последнее время в банке требуют от гражданина проставления еще очень многих отметок. Самой популярной из них становится надпись, что человек работает на предприятии по сегодняшний день. К тому же, иногда рекомендуют подать отдельно заверенный документ с такой отметкой. Но, как показывает практика, это неправомерно.

В данной ситуации следует обратиться к нормативно – правовым актам. Так, сегодня в законодательстве обозначено, что данная надпись не относится к категории обязательных, а значит – банк не имеет права ее требовать. Кроме того, стоит заметить нелогичность таких действий. При заполнении оригинала трудовой книжки все устройства и увольнения с определенной должности фиксируются специальным указанием. Поэтому, если в книжке нет надписи о факте, что лицо уволено – значит оно работает на данный момент.

Но, как показывает практика, именно на этом основании много финансовых структур отказывают в принятии документа. Поэтому, даже сами кадровики предпочитают писать о том, что человек пребывает в трудовых отношениях с организацией.

Печать для заверения трудовой книжки для банка

Еще одним важным фактом становится проставление печати на копии трудовой книжки. Без данной отметки документ не то, что будет недействителен, ни один банк его даже не примет на рассмотрение. Поэтому, как правило, после внесения всех выше перечисленных надписей действительность документа заверяется печатью.

В данном случае целесообразно обозначить, какой именно штамп ставится, ведь довольно часто, особенно в больших организациях их несколько.

В такой ситуации заверять можно как печатью руководителя, так и кадрового отдела. Самое главное, чтобы знаки относились к людям, которые имеют полномочие на заверение документов данного характера.

Формат дубликата трудовой книжки для банка

Еще одним важным моментом становится непосредственно сама форма копии. Это довольно важно, поскольку несоблюдение действий в этой части может стать причиной в отказе принятия дубликата.

Прежде всего, стоит заметить, что копировать нужно каждый разворот отдельно. Кроме того, должны использоваться листы формата А4. Не допускается двусторонняя печать. Также, отметки о соответствии оригиналу должны быть проставлены на каждом отдельном листе. При этом они размещаются таким образом, чтобы не перекрывались надписи в самой книжке и ранее записанные отметки.

То есть, как мы видим, при заполнении копии трудовой книжки нет ничего сложного. Самое главное – проконтролировать наличие всех необходимых отметок. Кроме того, если вам сложно представить себе, как это должно выглядеть, а вы столкнулись с вопросом как заверить копию трудовой, — ознакомьтесь с образцом заверенной страницы такого документа:

Как заверяется трудовая книжка в банк Образец копии трудовой книжки для банка

 

ipya.ru

Подача заявки

Во многих случаях (например, при подаче заявки на выдачу кредита или различных субсидий) при подаче документации запрашивают выписку из трудовой. Здесь возникает вопрос: как подать документ, который (согласно прописанному в Трудовом Кодексе запрету) запрещен для выдачи работнику до момента увольнения?

При необходимости по запросу сотрудника работодатель оформляет выписку/копию формуляра. Обязательное условие – подача работником письменного заявления руководителю предприятия или отделу кадров (ОК). Согласно Постановлению правительства №22, выдача копии происходит не позднее 3-х рабочих дней с момента принятия заявления.

Подача заявки – практика, осуществляемая в крупных компаниях, где работает большое количество сотрудников. В малых организациях процесс упрощен до устной просьбы о необходимости копии своей трудовой. Если же гражданин безработный, и трудовая находится у него на руках, заверить ее копию можно в любом нотариальном бюро.

Кроме того, нет необходимости в представлении полной копии документа – чаще всего достаточно страницы с личными данными и листов с информацией об отдельных отрезках времени трудовой деятельности.

Также необязательно ксерокопировать трудовую на принтере, при плохом качестве печати или смазанном тексте бланка разрешено набирать необходимую информацию на компьютере.

Следующий этап: заверение копии трудовой

Копия формуляра получает юридическую силу только при абсолютно правильном заверении. К сожалению, неопытный руководитель может неправильно заверить документ, следовательно, необходимо самому знать все нюансы и тщательно проверить копию перед тем, как подавать в необходимые органы.

Правила заверения подробно изложены ниже:

  1. Так, на каждую страницу наносится соответствующий штамп «Копия верна»;
  2. После он заверяется: наносится подпись, ФИО исполнителя, действительная дата и печать организации;
  3. Не следует корректировать масштаб на принтере при печати или печатать скан;
  4. Разворот книжки, на котором зафиксирована последняя отметка, подтверждается рукописной пометкой «Работает по настоящее время», процедура заверения повторяется;
  5. Многие работодатели ксерят бланк в 2 разворота на одном листе. К сожалению, правильным это можно назвать только для экономии бумаги, не больше. Это связано с обязанностью всех инстанций требовать, чтобы все страницы формуляра были напечатаны на отдельном А4 (ГОСТ Р 6.30-2003);
  6. Копируют те листы документа, которые заполнены;
  7. Копию необходимо печатать в книжном формате для удобства чтения и отображения реальных размеров документа;
  8. В трудовой книжке отсутствует область для подписи (на которую сверху необходимо поставить печать), поэтому при заверении некоторые руководители ставят «Копия верна» вверху справа, как при заверении дубликата такого документа. Однако это не является верным решением, потому что дубликат и копия – разные виды формуляров для совершенно противоположных целей; к тому же и штамп будет перекрывать номер и серию книжки. Наиболее логично будет ставить штамп в левом нижнем углу документа – это правило соотносимо с ГОСТом;
  9. Помечать место хранения подлинника излишне, так как, согласно предписанию, трудовая хранится на предприятии вплоть до момента увольнения работника;
  10. Заверенная копия будет действительна в течение месяца (если за этот период в оригинал не внесут правки).

След штампа должен накладываться полностью на подпись и частично на сам текст документа, а не на пустом промежутке таблицы, если это условие не соблюдено, копию могут признать недействительной.

Иногда достаточно заверить только копию последнего бланка с записью. Все страницы сшивают нитью, которую после выводят к последнему листу и подклеивают бумажной полосой с информацией о количестве заверенных бланков и подписью исполнителя.

Заверяют такой документ руководитель организации или сотрудник отдела кадров.

Когда он необходим безработному/пенсионеру, тот может попросить сделать копию с дубликата в последнем месте трудоустройства. Если ОК отсутствует, оформить бланк может главный бухгалтер.

Таким образом, сегодня ГОСТ Р 6.30-2003 является единственным нормативным документом, который оговаривает нормы заверения копии документа, но:

  • он был введен в качестве списка рекомендаций, и потому нельзя заставить человека полностью следовать ГОСТу;
  • сформированный для организационных и распорядительных бумаг, он совершенно не затрагивает трудовую книжку, так как этот документ совершенно иного порядка;
  • к сожалению, он мало перерабатывался с конца прошлого века и потому устарел;
  • ГОСТ мало распространен среди работников и знаком только профильным сотрудникам, следовательно, иногда правильно заверенная копия может быть расценена сотрудником банка как недействительная и наоборот;
  • нет единого мнения о том, надо ли ставить «копия верна» или же все-таки вручную прописывать «верно».

Инстанции, которые могут потребовать такой документ

Трудовую книжку просят подать для подтверждения занятости на различных предприятиях, официального трудоустройства и величины стажа. При параллельном трудоустройстве гражданин не может предоставить оригинал, ведь он хранится на основном месте работы, поэтому ему также приходится оформлять заверенную копию бумаги.

Ранее она требовалась и для оформления загранпаспорта, однако сегодня ее исключили из перечня подаваемых документов.

Предоставление такого формуляра– главный критерий выдачи гражданину кредита в банке. Малые суммы иногда могут выдать на руки без подтверждения стабильного трудоустройства, однако документ о подтверждении официально заверенной занятости обеспечивает лучшие условия кредитования – более выгодные суммы выплаты и кредитные проценты.

Поэтому чаще всего при подаче заявления на копию трудовой книжки требуемой организацией указывается банк.

Таким образом, ее заверение – недолгий, но кропотливый процесс. Малейшие отклонения от ГОСТа (многие все же оформляют согласно ему) позволяют организациям признать документ недействительным, и приходится заново все оформлять.

Однако, при знании необходимых норм и правил, работник может самостоятельно проверить полученную копию трудовой книжки и в случае ошибок сразу обращаться в организацию/нотариальное бюро, в которых оформляли документ. Так можно безболезненно избежать стычек с другими организациями, бумажной волокиты и пустой потери времени.

Из этого видео вы узнаете, как правильно прошивать документы.

naimtruda.com

Что нужно знать

Трудовая книжка может потребоваться в самых различных обстоятельствах. Но все трудовые книжки должны сохраняться у работодателя.

Трудовая книжка отдается сотруднику только в день окончательного расчета. Поэтому при надобности предоставления трудовой книжки выдается ее копия.

Для приобретения копии сотрудник подает заявление с соответствующей просьбой на имя ответственного лица. В небольших организациях достаточно устной просьбы.

В трехдневный срок с момента подачи заявления изготавливается и выдается заверенная подобающим образом копия требуемого документа.

Копия сохраняет свою действительность в течение одного месяца. Но если за это время в книжке появились новые записи, то копия становится недействительной.

Следовательно, необходимо изготовление нового документа. Кто вправе оформить копию трудовой и заверить ее?

Как правило, оформлением приема и увольнения в организации занимается кадровая служба. Она же ведает ведением и хранением трудовых книжек.

Но в маленьких фирмах нередко вообще отсутствуют кадровые работники. Их полномочия исполняет сам руководитель или бухгалтер.

То есть обращаться за оформлением копии следует к лицу, занимающемуся кадровым учетом. В некоторых случаях копия документа может изготавливаться нотариусом.

Обычно так случается, когда субъект официально не трудоустроен и трудовая хранится у него. Нотариальная копия действительной считается бессрочно, но при условии, что в книжке не появились новые записи.

Определения

Трудовая книга это документ, в каком фиксируются все периоды трудовой деятельности работника.

В нем содержатся сведения о месте работы, наименовании должности, дате приема на работу и увольнения, ссылки на документы-основания или правовые акты.

При приеме на работу любой человек обязан предоставить трудовую книжку работодателю для внесения записи о трудоустройстве.

При отсутствии книжки у работника, к примеру при первом трудоустройстве, сей документ оформляется работодателем.

В период всей трудовой деятельности работников трудовые книжки сохраняются у нанимателя и на руки не выдаются. Получить трудовую можно лишь при увольнении.

Копия трудовой книжки необходима для предоставления по месту требования в различные инстанции.

Понадобиться она может в любых ситуациях, когда при оформлении каких-либо документов требуется подтверждение трудового стажа.

Но законной силой копия трудовой обладает только в том случае, когда она правильно заверена.

Заверение копии любого документа предполагает проставление на ней определенной записи, подписи ответственного лица и печати.

Но при этом требуется правильное оформление. Неправильно проставленный оттиск печати или ненадлежащая запись превращает копию в обычную бумажку, не обладающую никакой юридической силой.

Какова роль документа

Заверенная правильно копия трудовой книжки представляет собой практически аналог оригинального документа.

Ее можно предъявить по требованию любого органа, инстанции или организации. Везде где в документообороте фигурирует трудовой стаж.

К наиболее распространенным ситуациям, когда надобна копия трудовой, можно причислить такие ситуации как:

  • оформление кредита;
  • получение государственной субсидии;
  • оформление пенсионных выплат;
  • процедура усыновления;
  • получение загранпаспорта и т.д.

На основании копии трудовой подтверждается период трудовой деятельности.

Но в некоторых случаях ознакомление с записями в трудовой может потребоваться дополнительному работодателю при устройстве на работу по совместительству.  Некоторые должности категорически запрещены к совмещению.

Законные основания

Заверение трудовой книжки процесс довольно распространенный. Каждый кадровик за период своей деятельности сталкивается с этим не раз.

Но вот определенного норматива, регламентирующего порядок заверения конкретно трудовой книжки, законом не предусмотрено.

Руководствоваться следует общими нормами трудового законодательства и нормативами, касающимися документооборота в целом.

То есть применяются положения, регулирующие копирование и заверение любых важных документов.

Основное значение имеет ст.62 ТК РФ, ГОСТ Р 6.30-2003, Постановление Правительства №225.

Но нужно учитывать и то, что в положениях Трудового Кодекса описан лишь общий принцип выдачи копий, а ГОСТ носит исключительно рекомендательный характер.

К тому же формат трудовой книжки предполагает особый характер данного документа.

Некоторые правовые тезы, например уставы, приказы, попросту не могут применяться в отношении этого документа.

Как правильно заверить трудовую книжку

Копия с подобающим заверением трудовой книжки должна быть предоставлена работнику в трехдневный срок с момента получения работодателем письменной формы соответствующего характера.

Сам процесс создания копии не представляет никакой сложности. Копия снимается со всех заполненных страниц.

Заверение копии любого документа можно осуществить двумя способами:

Постранично При этом заверительная надпись и печать проставляются на всяком листе копии
Прошитого комплекта копий В таком случае все страницы копии нумеруются, прошиваются, ставится пломба в виде наклейки с отображением печати, подписи и количества страниц. Заверяется весь комплект в целом

Руководствуясь имеющейся судебной практикой в отношении копий документов, целесообразнее постраничное заверение.

К важным аспектам создания копий относится обязательное указание даты изготовления.  Необходимо это для того, чтобы точно подсчитать срок действительности копии.

Любая новая запись делает копию недействительной, даже если период действия еще не истек. Четкие стандарты относительно внешнего вида копии отсутствуют.

Как правило, зависит это от внутренних правил конкретной организации. Порой правильный с юридической точки зрения документ может не приниматься по причине несоответствия утвержденным требованиям.

Необходимо уточнять, какая требуется копия, в структуре, требующей предоставления документа. Нигде не регламентировано и количество разворотов, копируемых на один лист формата А4.

Но наличие более одного разворота на листе может вести к тому, что копия не будет принята и потребуется переоформление.

Порядок действий

Когда сотрудник трудится в настоящее время, то порядок изготовления копии трудовой книги таков:

Снимаются ксерокопии Всех заполненных листов книжки
На копии каждого листа в нижней части пишется фраза «Копия верна» Рядом с ней прописывается должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой
Далее ставится дата заверения и печать организации Оттиск печати располагается так, чтобы он частично захватывал саму копию и подпись
В некоторых случаях дополнительно пишется «Работает по настоящее время»

Заверяется копия сотрудник кадровой службы, главным бухгалтером либо самим руководителем организации.

Когда заверяется вся копия целиком, то заверительная подпись и печать ставятся на последнем листе пронумерованной и прошитой копии.

Нитка, которой прошита копия, выводится на последний лист копии и проклеивается бланком. На нем указываются данные о количестве листов.

Здесь же проставляется заверительная надпись и подпись ответственного лица. Печать также располагается частью на подписи и на информационном бланке.

При проставлении заверительной надписи и печати нужно учитывать некоторые нюансы:

Надпись частично налагается на изображение копии Но не скрывая имеющуюся информацию
Обычно применяется круглая печать организации Но может использоваться и отдельная печать кадровой службы
Не ставится печать на пустой странице Или в пустой ее части
Печать захватывает надпись и изображение копии Но должна быть ясно читаемой
Конкретное место для внесения заверительной надписи Не регламентировано, но исходить лучше из целесообразности. Нередко отметку ставят в верхнем правом углу, но так скрывается часть информации. Лучше ставить надпись в нижнем левом углу, немного захватывая изображение

Если на момент изготовления копии трудовой книжки человек не трудоустроен, то для заверения документа нужно обратиться к нотариусу.

Как быть с вкладышем

Вкладыш в трудовую книжку необходим в случае, когда все листы оказываются заполненными и некуда внести новые записи. Заполняется вкладыш на бланке установленной формы по общим правилам.

В трудовую книжку вкладыш крепится посредством вшивания. Как отдельный документ вкладыш не имеет никакой юридической силы.

При оформлении вкладыша в верхней части титульного листа книжки ставится отметка с указанием номера и серии вкладыша. Количество таких отметок и следственно самих вкладышей не ограничено.

Особенность оформления вкладыша в том, что при первом заполнении он заверяется подписью ответственного лица и печатью.

Заверительная отметка ставится на первой странице вкладыша. В случае изготовления копии трудовой книжки с наличием вкладыша процесс ничем не отличается.

Вместе со всеми листами трудовой книжки копируется и вкладыш. Заверяется вкладыш в обычном порядке.

Образец заверенной записи

Многие организации требуют указания в заверительной записи факта настоящего трудоустройства. Как правильно заверить копию трудовой книжки « …работает по настоящее время»?

Иногда пишется «…трудится по настоящее время» или подобное. Но с точки зрения закона такая надпись не совсем правомерна.

Во-первых, само нахождение трудовой книжки у работодателя указывает на факт трудоустройства. К тому же копия должна точно отображать оригинал и наличие дополнительных записей данное правило нарушает.

Но если таково требование получателя, то надпись лучше сделать так, как предусматривают требования конкретного получателя.

Вносить заверительную запись можно как рукописным способом, так и при использовании специального штампа. Посредством штампа можно выполнять и часть записи или полный ее вариант.

Например, оттиск печати может содержать запись «Копия верна». Ответственному работнику остается только проставить дату и свою подпись.

Если работодатель является индивидуальным предпринимателем и работает без печати, то заверение осуществляется посредством подписи с расшифровкой.

По какому назначению

Основное требование к копии трудовой книжки это ее разборчивость и надлежащее заверение.

Но при этом требования к заверительной подписи могут несколько отличаться в зависимости от организации, куда предоставляется копия.

Что касается распространенных ошибок, которые недопустимы в любом случае, то они таковы:

Размещение на одном листе стразу четырех страниц книжки На одном развороте рекомендуется копировать не больше двух страниц
Неправильная формулировка записи Отдельные нормативы устаревают со временем. Сегодня обычно ставится надпись «Копия верна», но еще недавно ставилась только одно из этих слов. Но в коммерческих организациях такое заверение может посчитаться неправильным
Подпись не уполномоченного сотрудника Подпись ставится лицом, которое приказом руководителя уполномочено на ведение и хранение трудовых книжек
Ненадлежащая печать В организации может использоваться несколько печатей, но для заверения можно использовать только круглую печать организации или штамп кадровой службы

Для банка

Банку копия трудовой книжки необходима для подтверждения трудоустройства субъекта и наличия у него стабильного дохода, то есть для кредита.

В целом копия составляется по общим правилам. Но есть и отдельные нюансы, характерные для конкретного банковского учреждения.

Уточнять их нужно непосредственно у получателя. В общем можно отметить следующие:

В большинстве случаев кадровики проставляют надпись «Копия верна» Но по закону предусмотрена иная формулировка. По ГОСТу на копиях документов ставится отметка «Верно». Желательно использовать именно этот вариант
Место проставления заверительной надписи для банка особого значения не имеет Но основной текст должен быть разборчив и читаем
При проставлении подписи ответственного лица Надлежит указывать должность и полное имя заверителя
Некоторые банки требуют проставления надписи о местонахождении трудовой книжки По закону такой надписи не предусматривается, но лучше следовать требованиям банка
Значение может иметь и надпись о факте текущей работы в организации Юридически эта пометка и не предусмотрена, и не соответствует логике. Но банки могу отказать в принятии копии при отсутствии такой записи
Важен для банка и форма копии Чаще всего требуется создание отдельной копии для каждого листа с заверением каждого скопированного листа

На загранпаспорт

До принятия Приказа ФМС РФ №320, вступившего в силу 7.04.2013, при оформлении заграничного паспорта требовалось обязательное предоставление копии трудовой книжки, заверенной работодателем, или ее оригинала при отсутствии факта трудоустройства.

Теперь такое требование больше не применяется. Необходимые сведения о трудовой деятельности указываются в специальной анкете.

При этом требование сотрудников ФМС предоставить трудовую книжку или ее копию для оформления загранпаспорта в настоящее время считается неправомерным и гражданин вправе пожаловаться на действия представителей службы.

jurist-protect.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.