Как составить табель учета рабочего времени


Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:


  • табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
  • подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.


ppt.ru

Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.

Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:

  • ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;
  • получать данные об отработанном времени;
  • рассчитывать зарплату;
  • составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.

Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы — Т-12 и Т-13*. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.

Как составить табель учета рабочего времени

Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Кто ведет табель

Раньше во многих организациях была специальная должность — табельщик. Сейчас руководители считают нерациональным держать отдельную штатную единицу только для регистрации выходов и невыходов на работу. Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций. Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.

Как отражать в табеле использование рабочего времени

Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов, поэтому мы будем рассматривать заполнение табеля на примере одной формы — Т-12. А точнее, ее первого раздела, который называется «учет использования рабочего времени». Образец заполнения табеля приведен на стр. ….

Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником.


мечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение — явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.). Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.

Теперь давайте посмотрим, как именно надо проставлять обозначения в табеле.

В графах 4 и 6 формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12. Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим «Я» и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить «К». А вот рабочих часов в вашей организации у него в этот день не было, поэтому в нижней строке ставим ноль. Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение. В верхней строке ставится «в», а в нижней — нули.


Помните: чтобы проставить тот или иной код, у вас должны быть веские основания. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности. В таблице на стр. … приведен перечень документов по всем случаям неявок и отклонений от установленного режима труда. Если же у вас нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то вы можете отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам («НН»).

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, которые представлены на титульном листе формы Т-12, используются и в форме Т-13

Как подводить итоги

В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок — в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. Чтобы посчитать количество отработанных часов, надо просто сложить цифры во второй строке граф 4 и 6, а результаты занести в графу 5 (за первую половину месяца), графу 7 (за вторую половину месяца) и графы 8-13 (в целом за месяц).

Отдельно надо посчитать количество дней неявок и занести информацию о них в графы 14-16. В графе 15 ставятся цифровые коды причин неявок (эти коды приведены на титульном листе формы, вместе с буквенными обозначениями). Например, код очередного отпуска — 09, а неявки по невыясненным причинам — 30. И наконец, необходимо определить общее количество выходных у каждого работника за месяц и вписать его в графу 17.

*Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.


Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Как составить табель учета рабочего времени

Источник: Кадровое дело

Автор: Валентина Митрофанова
 

hr-portal.ru

Форма и назначение учётного документа по Трудовому Кодексу РФ

Табель необходим для фиксирования рабочих часов сотрудника. Различают две унифицированные формы учётного документа: Т12 и Т13. Также допускается разработка собственных форм в пределах компании. Это основа для начисления заработной платы.

Применяются для учёта времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчёта оплаты труда, а также для составления статистической отчётности по труду.

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1

Основные функции табеля:


  1. Ежедневный учёт отработанного времени. Контроль соблюдения требований действующего трудового права.
  2. Фиксирование данных о рабочем времени каждого трудящегося.

В соответствии с количеством рабочих часов начисляется заработная плата и составляется отчёт для отдела статистики.

Штрафы: кто несёт ответственность

За отсутствие этого документа предприятие может быть привлечено к административной ответственности. В такой ситуации ответственному должностному лицу грозит увольнение.

Если на предприятии не выделили время, чтобы оформить табель, трудовая инспекция назначит штраф 10 000 р. Если табель заполнен, могут учитываться ошибки. Некорректный документ подлежит исправлению.

За нарушение регламента заполнения назначают штраф в сумме до 50 000 р. Возможно также административное наказание. Эта мера принуждает предприятие простоять без работы до 90 дней.

Способы заполнения табеля трудового времени


Присутствие или отсутствие на рабочем месте каждого штатного работника фиксируется методом сплошной регистрации. Такой подход используется, если количество отработанных часов в разные дни отличается.

Если количество рабочих дней неизменно, то применяется второй метод. С помощью этого подхода можно регистрировать отклонения: неявки, сверхурочная работа, опоздания.

Титульный лист

Вид и содержание титульного листа не зависит от формы табеля. Если используется форма Т-13, часть реквизитов может заполняться автоматически. Например, ФИО сотрудника, его должность, табельный номер и прочие сведения.

Такая информация подставляется автоматически при условии заполнения табеля с помощью специализированных программ на ПК.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1

На титульном листе есть перечень условных обозначений. Это общепринятые коды, которые используются при заполнении всех форм табеля учёта.

Правильный образец: как оформить документ

Рассматриваемый учётный документ готовится в одном экземпляре. Используется для ведения бизнеса, в том числе ИП.

По истечении месяца табель подписывают руководители всех уровней (главный и начальник отдела или сектора), а также ответственный работник-кадровик. После оформления табель направляется в бухгалтерию.


Заполняем документ при сдельной оплате труда работника: инструкция

Сдельная система предполагает начисление оплаты труда в зависимости от объёма выполненной работы. Для этого ведётся табель учёта рабочего времени и учёт выработки по каждому сотруднику.

Особенности учёта при сдельной оплате:

  1. Труд может измеряться в часах. Например, работа учителей, преподавателей, водителей и др. В такой ситуации в табеле указывают время работы.
  2. В остальных случаях ставится отметка «Я» или «01». Последняя строка документа не заполняется.
  3. Праздничные дни оплачиваются отдельно. Размер выплаты описывается в коллективном договоре.

Расшифровка условных обозначений и кодов: «ночные», выход вместо отгула и пр.

Применяются кодовые обозначения, установленные Госкомстатом РФ по форме Т12. Расшифровка описана на титульном листе образца.


  • Я — работа в дневное время;
  • В — работа в праздники и выходные;
  • Н — ночная смена;
  • РВ — присутствие на рабочем месте в выходной день;
  • С — сверхурочная работа;
  • Б — дни временной потери трудоспособности (больничный лист);
  • К — дни в командировке;
  • ОТ — дни планового отпуска;
  • ОЗ — отпуск за свой счёт;
  • У — отпуск на обучение в учебном заведении;
  • НН или ЗО — отсутствие на работе по неизвестным причинам;
  • ПР — прогулы. Не путать с отгулом, который можно утверждать с руководством официально.

При необходимости, когда недостаточно указанных выше кодов, допускается разработка на предприятии дополнительных обозначений.

Основные ошибки

Табель необходимо заполнять с учётом законных требований. Ошибки и неточности исключены. Наиболее часто встречаются следующие погрешности:

  1. Не указана должность сотрудника. Недостаточно указать только ФИО, нужно обязательно занести в графу наименование занимаемой позиции в компании.
  2. Выходной или праздничный день ошибочно обозначен как рабочий.
  3. Некорректная длительность предпраздничного дня. Такой рабочий день обычно сокращён. Необходимо вместо 8 часов отмечать 7.

Как должно учитываться совмещение должностей

Учёт времени работника-совместителя имеет некоторые особенности. Отмечается фактическое время отработки. Протяжённость работы за день отмечается в табеле Т12 в строке внизу, в графах 4 и 6, или в Т13 во 2 и 4 строках. При внутреннем совместительстве время работы отражается отдельно по каждой занимаемой работником должности.

Отработанное время командированных фиксируется в табеле формы Т12. В графе ставится буквенное обозначение «К» или цифровое «06». Отмечаются только дни, часы не конкретизируются.

Правило использования разных форм табеля

На основании ст. 7 и 9, компания, занимающаяся коммерческой деятельностью, может разрабатывать дополнительные формы фиксации рабочего времени, более приемлемые для специфики предприятия. Бюджетные организации предпочитают следующие формы табельного учёта:

  1. Табель для расчёта зарплаты (Ф №0504421).
  2. Учёт, предназначенный для последующей автоматической обработки информации (Ф №0301008).

Формы Т12 и Т13 имеют идентичные реквизиты согласно инструкции по составлению табельного учёта.

Как должен составляться отчёт: регламент

Документ заполняется следующим образом:

  1. Вверху заполняется наименование предприятия или учреждения, а также отдела или сектора (если есть необходимость).
  2. Заполняется точная дата составления документа и его номер.
  3. В графу «Отчётный период» заносятся данные за все дни данного срока.
  4. В 1 разделе ставится порядковый номер.
  5. 2 и 3 графы заполняются сведениями о штатных сотрудниках на основании их личных карточек.
  6. В 4 и 6 колонки вносятся коды, соответствующие затратам времени, отработанного за каждый рабочий день учётного периода.
  7. 5 и 7 графы предназначены для получения промежуточных результатов за полмесяца: ячейка вверху заполняется количеством фактических рабочих дней, внизу — отработанные часы. Это позволяет сделать предварительный анализ.
  8. Графы с 8 по 17 заполняются по истечении месяца.
  9. Число отработанных дней и часов заносится в 14 и 16 графы.
  10. Причина возможной неявки отмечается соответствующим кодом в 15 графе.
  11. 17 графа служит для отражения количества нерабочих дней (выходных и праздников).
  12. Следующие графы (вторая часть табеля) с 1 по 55 графу заполняют бухгалтерские работники.

Ответственность за ведение и утверждение

В связи с отсутствием чётких требований по табельному учёту, на предприятии устанавливается собственный порядок ведения кадровой документации. На принятие решения влияют различные факторы: финансовые, кадровые и организационные возможности компании.

По требованиям ч.4 ст.91 ТК РФ, ведение табеля возлагается на работодателя. Это означает, что руководство вправе назначить конкретного сотрудника для ведения этой формы учёта.

Обязанности фиксируются в должностной инструкции или в трудовом контракте на основании изданного руководителем приказа. Такие действия регламентируются в ст.8, 57, 91 ТК РФ.

Если численность штата в организации составляет от 1 до 5 человек, отдельная должность по ведению табеля не предусматривается. Не всегда целесообразно поручать обязанности табельщика одному из сотрудников. Это требует повышения квалификации и лишних расходов. Как правило, на небольшом предприятии табель ведёт сам руководитель. Если организация насчитывает более 30 человек, учёт отработанного времени ведёт отдельный сотрудник кадровой службы. Иногда допускается совмещение обязанностей.

Ответственность за осуществление табельного учёта иногда поручается бухгалтеру или секретарю.

Как вести учёт времени

В компаниях с большой численностью штата применяются следующие варианты ведения учёта:

  1. Централизованное проведение табелирования. На предприятии выделяется несколько работников-табельщиков, основные обязанности которых заключаются в проведении табельного учёта отработанного времени каждого сотрудника.
  2. Децентрализованное. В этом случае каждое подразделение компании имеет своего табельщика. Подписывать табель может начальник структурного подразделения. Это право осуществляется по доверенности от руководителя либо утверждается соответствующим приказом.

Специфика работы предприятия часто не позволяет передавать право подписи главного руководителя начальнику структурного подразделения. Это провоцирует нарушение трудового законодательства, которое может быть обнаружено при проверке контролирующими органами.

Рекомендация: перед делегированием полномочий следует убедиться, что учредительные документы компании не запрещают подобную передачу. Если ограничения существуют, право подписи останется за руководителем головного предприятия.

«Командировочный» учёт: как учитывать рабочие часы, если сотрудник в командировке

Проконтролировать работу сотрудника, находящегося в другом городе, невозможно. Однозначных требований к учёту времени трудовое право не предъявляет. В подобных случаях рекомендуется самому сотруднику вести учёт собственного рабочего времени.

Составление учётного документа — это дополнительная обязанность, которая должна фиксироваться в должностной инструкции. За выполнение этого задания полагается доплата.

Здесь должен сработать моральный аспект. Работник должен быть честным и не допускать приписок рабочего времени. Насколько он правдив, сможет определить руководитель. Оцениваются результаты работы сотрудника и степень его эффективности.

Как долго может храниться документ, в т.ч. на вредных предприятиях

На основании п.281 Перечня документов о деятельности предприятия, табель учёта рабочего времени подлежит хранению не менее одного года.

С другой стороны, этот документ является основанием для начисления налогов. Такие «бумаги» хранятся до четырёх лет согласно кодексу (пп.8 п.1 ст.23 НК РФ).

Кроме того, табель является первичным документом для платы труда. А значит, его следует хранить не менее пяти лет (ст.17 ФЗ «О бухгалтерском учёте»). Таким образом, табель хранится не менее 5 лет.

Если сотрудник работает во вредных/опасных условиях, то получает льготы при начислении пенсии. Тяжёлый труд на предприятии имеет вероятные негативные последствия для здоровья и жизни человека. Соответственно, в таких условиях табель хранится 75 лет.

Табель учёта рабочего времени содержит основные сведения, которые используются для расчёта и начисления зарплаты. Каждая графа, в которую заносится то или иное условное обозначение, должна иметь документальное подтверждение (приказ, лист временной нетрудоспособности, различные справки, уведомления, удостоверения). Чтобы избежать ошибок при заполнении, ответственный за ведение учётного документа должен быть предельно внимательным, иметь специальные знания. Грамотное ведение табеля обеспечивает правильное начисление зарплаты сотрудникам. Это исключает трудовые споры и штрафы.

ipshnik.com

Виды учета рабочего времени

Режимом рабочего времени считается распределение этого времени в диапазоне какого-либо календарного периода. Он строго регламентирует длительность рабочей недели, которая бывает следующей: пять рабочих дней/ два выходных; шесть рабочих дней/ один выходной; скользящий (сменный) график; а также ненормированный рабочий день, часы начала и завершения работы, последовательных рабочих/нерабочих дней и многое другое.

Сменная работа — это вид занятости, при которой производственный процесс не укладывается в разрешенную длительность рабочего дня. В таких случаях вводятся смены — две или более, смотря по необходимости.

Еще один режим — это гибкий график. Тут рабочее время определяется согласием сторон. Контроль над рабочим временем персонала осуществляет администрация.

В практике применяется учет трех видов:

  • поденный — длительность ежедневной работы соответствует установленному законодательству. Начало, конец и длительность рабочего дня не меняются;
  • недельный — ежедневные часы работы могут отличаться, но недельные нормы будут строго соблюдены;
  • суммированный — аналогичен предыдущему, только отчетным периодом является месяц, квартал и т. д.

Как проверить свою задолженность по налогамКак проверить свою задолженность по налогам физическим и юридическим лицам: несколько верных способов.

Типовой Устав для организации: правильное оформление и разделы устава. Подробная инструкция здесь.

Правила ведения табеля учета рабочего времени или как правильно составить табель рабочего времени

Табель использования рабочего времени: как его заполнять? Ниже мы подробно ответим на этот вопрос. Ведение табеля осуществляется как в электронной форме, так и в бумажной, причем последняя форма обязательна. Заполнение данных только на компьютере не допустимо.

Скачать табель учета рабочего времени, его бланк, образец или форму, можно бесплатно в интернете. Образец заполнения табеля рабочего времени, а также заполненный табель учета рабочего времени можно посмотреть и в таких программах, как Консультант плюс и Гарант.

Открытие табеля происходит первого числа ежемесячно. В бухгалтерию его обычно предоставляют дважды: перед начислением аванса, а затем перед начислением зарплаты.

Всем сотрудникам организации присваивается табельный номер, используемый в документах по контролю над трудом и оплатой.

Изменения по причине принятия новых или увольнения старых работников производятся только на основе официальных приказов руководства.

Заполнять табель надо ежедневно целый месяц, а в последний рабочий день подводится итог по каждому работнику: сколько было неявок и сколько часов отработано. Для заполнения табеля учета рабочего времени нужна форма Т-12 или Т-13, по наличию реквизитов они практически идентичны.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по составлению и оформлению табеля учета рабочего времени на основе этих форм.

  1. Сверху нужно указать название компании. Оно должно полностью соответствовать названию, указанному в учредительных документах.
  2. Далее заполняются разделы «Дата составления» (зачастую это крайний день отчетного месяца) и «Номер документа».
  3. Ячейка «Отчетный период» содержит диапазон с 1-го по последнее число месяца.
  4. Первый столбец первого раздела («Учет рабочего времени») содержит порядковые номера персонала.
  5. Столбцы 2 и 3 заполняют, исходя из личных карточек (форма № Т-2)
  6. 4-й и 6-й столбцы — это код затрат и ежедневное отработанное количество часов.
  7. 5-я и 7-я графы — это промежуточные результаты за первую половину месяца и за вторую соответственно. Верхняя ячейка содержит отработанные дни, нижняя — отработанные часы.
  8. Столбцы с 8-го по 17-й заполняются в конце месяца. Итог отработанных дней не включает выходные, командировки, больничные, прогулы сотрудников, т. е. те дни, когда человека фактически не было на рабочем месте.
  9. 8-я графа представляет собой сумму верхних ячеек из пятого и седьмого столбцов.
  10. 9-я графа — сумма нижних ячеек пятого и седьмого столбцов.
  11. 14-я и 16-я графа — это количество часов и дней.
  12. 15-я графа содержит код причины неявки.
  13. 17-я графа — общее число выходных дней за месяц.

Второй раздел табеля ведет бухгалтерия.

Табель учета рабочего времени: условные обозначения, коды и сокращения

Всего предусмотрено 36 кодов в табеле учета рабочего времени сотрудников. Каждый показатель имеет буквенное и цифровое обозначение. Ниже приведена расшифровка табеля учета рабочего времени:

Показатель Буквенноеобозначение Цифровоеобозначение
Продолжительностьработы:-дневное время;-ночное время;-выходные/праздничные дни;-сверхурочная работа;вахтовый метод. ЯНРВСВМ 102 030 405
Командировка К 06
Повышение квалификации:-есть отрыв от работы;-есть отрыв от работы с поездкой в другую местность. ПКПМ 0708
Отпуск:-основной оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый в связи с обучением;-сокращение рабочего времени в связи с обучением с сохранением частичной зарплатой;-дополнительный неоплачиваемый в связи с обучением;-по беременности и родам;-по уходу за ребенком до его 3-х летнего возраста;-неоплачиваемый, предоставляющийся по разрешению руководства;-неоплачиваемый, предусмотренный законодательством;-ежегодный дополнительный без сохранения зарплаты. ОТОДУУВУДРОЖДООЗДБ 9 101 112 131 415 161 856
Временная нетрудоспособность:-с назначением пособия по законодательству;-без назначения пособия. БТ 1920
Сокращениерабочего времени, предусмотренного законодательством ЛЧ 21
Вынужденныйпрогул (по причине увольнения, перехода на другую работу) ПВ 22
Невыходпо причине общественных или государственных обязанностей Г 23
Прогулыпо неуважительной причине ПР 24
Режимнеполного рабочего времени по решению руководителя НС 25
Выходныеи праздничные дни В 26
Дополнительныеоплачиваемые выходные ОВ 27
Дополнительныенеоплачиваемые выходные НВ 28
Забастовка, осуществленная в порядке законодательства ЗБ 29
Неявкипо непонятным причинам НН 30
Время простоя:-по вине работодателя;-по причинам, не зависящим ни от сотрудника, ни от работодателя;-по вине сотрудника РПНПВП 313 233
Отстранение от работы, предусмотренное законом:-с сохранением оплаты;-без сохранения оплаты НОНБ 3435
Приостановкаработы по причине задержки зарплаты НЗ 36

Программы для ведения табеля учета рабочего времени

Для заполнения табеля на компьютере существует множество программ, которые можно заказать в интернете. Благодаря ним, составить электронный табель учета рабочего времени не составит большого труда. Рассмотрим наиболее популярные среди пользователей.

«Электронный табель»

Электронный табельВсе операции, функции и возможности максимально упрощены и призваны сократить столь трудоемкий и отнимающий много времени процесс, как подсчет рабочего времени.

Программа обладает интуитивно-понятным интерфейсом, позволяет составлять сменные графики. Чтобы обучиться работе на ней, не требуется никаких курсов. Программа табеля учета рабочего времени написана в Excel. Она имеет возможности для ведения учета:

  • рабочего времени;
  • ночных рабочих часов;
  • дневных рабочих часов;
  • времени нетрудоспособности сотрудника;
  • отработанного времени в периоды выходных и праздников;
  • прогулов;
  • недоработки или переработки.

Сервисы для ведения онлайн бухгалтерииКакую программу выбрать для ведения бухгалтерии в интернете для предпринимателя и организации? Представляем вам обзор онлайн-сервисов для ведения бухгалтерии.

Последние изменения УСН «Доходы минус расходы» — узнайте тут.

Как заполнить пояснительную записку: http://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/otchetnost/poyasnitelnaya-zapiska.html

Программа «Табель учета рабочего времени»

Эта программа также создана учитывать рабочее время. Ее можно заказать в интернете за 700−800 рублей. Чтобы ознакомиться с принципом ее работы, можно скачать пробную версию табеля рабочего времени бесплатно. Если в ней есть все, что вам нужно, то ее можно выкупить. Для этого потребуется регистрация и оплата, после чего придет регистрационный ключ, снимающий все ограничения.

Возможности:

  • для компаний с численностью сотрудников не более 10 программа бесплатна;
  • удобный интерфейс;
  • справочник сотрудников;
  • учет рабочего времени по утвержденным кодам и условным обозначениям по форме Т-13;
  • перевод данных в следующие форматы: XLS, DOC, OpenOffice;
  • база данных автоматически архивируется.

Предлагаем вам также ознакомиться с видео о том, как правильно вести табель учета рабочего времени сотрудников:

bsnss.net

Какое время называют рабочим?

Понятие рабочего времени раскрывается в ст. 91 ТК РФ — это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени. Той же статьей предусмотрена обязанность работодателя по ведению учета времени, фактически отработанного каждым сотрудником.

Назовем некоторые иные периоды, которые могут включаться в рабочее время:

— перерывы для обогрева и отдыха (предоставляются сотрудникам, работающим в холодное время года на открытом воздухе или в закрытых необогреваемых помещениях, а также грузчикам, занятым на погрузочно-разгрузочных работах, и другим работникам на основании ст. 109 ТК РФ);

— перерывы для кормления ребенка (предоставляются работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет, оплачиваются в размере среднего заработка в силу ст. 258 ТК РФ);

— периоды простоя по вине работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника (временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера, которая оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя (ст. 157 ТК РФ)).

Максимальный предел длительности рабочего времени устанавливается законодательством. Так, в силу ч. 2 ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 ч в неделю. Такое ограничение обеспечивает охрану здоровья работника от чрезмерного переутомления и сохранение его профессиональной трудоспособности.

Кроме нормальной продолжительности рабочего времени Трудовым кодексом предусмотрены:

— сокращенная продолжительность рабочего времени (устанавливается для конкретных категорий персонала, указанных в ст. 92 ТК РФ);

— неполное рабочее время (может устанавливаться по соглашению между работником и работодателем как при приеме на работу, так и во время ее (ст. 93 ТК РФ). Различают неполный рабочий день, смену или неделю).

Обратите внимание! Если работодатель привлекал конкретного работника к выполнению работ за пределами продолжительности рабочего времени, установленного для него, это является сверхурочной работой, должно учитываться и оплачиваться соответствующе.

Статьей 94 ТК РФ регламентируется продолжительность рабочей смены: для разных категорий работников она колеблется от 2,5 до 8 ч. Сделано исключение для творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле — и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников. Для них продолжительность рабочей смены может устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором.

Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час (ст. 95 ТК РФ).

Табель учета рабочего времени: кто заполняет?

Итак, рабочее время каждого работника необходимо учитывать. Для этого Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены формы табеля учета рабочего времени — Т-12 и Т-13. Эти формы применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда и составления статистической отчетности по труду.

Примечание. Именно табель учета рабочего времени, заполненный кадровиком или иным уполномоченным лицом и переданный в бухгалтерию, является основанием для начисления заработной платы сотрудникам организации.

Как вы заметили, Госкомстат предложил две унифицированных формы табеля учета рабочего времени. По какой из них осуществлять учет? Если в вашей организации ведется автоматизированный учет рабочего времени (пропускная система входа-выхода по пластиковым карточкам), лучше применять форму Т-13 «Табель учета рабочего времени» (хотя при таком учете можно вести и разд. 1 «Учет рабочего времени» формы Т-12 в качестве самостоятельного документа). Если в организации предусмотрено ведение учета рабочего времени вручную, нужно вести табель по форме Т-12.

Для ведения табеля учета рабочего времени в организации назначается ответственное лицо. Как правило, это бухгалтер по расчету заработной платы либо кадровик. Если в организации несколько структурных подразделений, и один работник не в состоянии вести учет, можно назначить ответственных лиц в каждом структурном подразделении. После сдачи табелей структурными подразделениями данные будут сводиться в один документ и передаваться в бухгалтерию. В любом случае, если в должностной инструкции обязанность по ведению табеля не закреплена, необходимо издать приказ.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

Многие достаточно формально относятся к заполнению табеля учета рабочего времени, однако здесь есть свои нюансы.

Прежде всего, каждому работнику, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, который приводится во всех документах по учету труда и заработной платы. И здесь возникает первый вопрос. Как быть с совместителями? Работник один, а табельных номеров два? Да, так и получается. Поскольку на совместителя оформляются стандартные документы по приему на работу (трудовой договор, приказ, личная карточка и т. п.) и совместитель — это отдельная штатная единица, у него будет два табельных номера и по каждому из них отдельно будет вестись учет рабочего времени.

По завершении календарного месяца табели, составленные ответственными лицами, передаются начальнику отдела кадров или иному уполномоченному на ведение кадрового делопроизводства лицу, который сверяет данные табеля с данными, имеющимися в отделе кадров. Например, кадровик проверяет дни, когда работник находился в ежегодном оплачиваемом или ином отпуске или командировке, исправляет дни неявок по невыясненным причинам при предоставлении документов, подтверждающих уважительность причин отсутствия (например, работник представил листок нетрудоспособности), либо при отсутствии таковых проставляет прогулы.

Если в организации было произведено увольнение, такого работника исключают из табеля в следующем за увольнением календарном месяце. Если же приняты новые сотрудники, они включаются в табель за тот месяц, в котором оформлен прием на работу.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

— в форме Т-12 (графы 4, 6) — две строки;

— в форме Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах Т-12 и Т-13 (в графах 4, 6) в верхней строке ставятся условные обозначения (коды) затрат рабочего времени, а в нижней записывается продолжительность отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных. Это позволяет сделать Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени могут учитываться:

— методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;

— путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.).

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (ежегодный отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, периоды выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а нижние строки остаются пустыми. Приведем в таблице условные обозначения.

Обозначаемый период Код
Буквенный Цифровой
Продолжительность работы в дневное время Я 01
Продолжительность работы в ночное время Н 02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни РВ 03
Продолжительность сверхурочной работы С 04
Продолжительность работы вахтовым методом ВМ 05
Служебная командировка К 06
Повышение квалификации с отрывом от работы ПК 07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности ПМ 08
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением У 11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы УВ 12
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы УД 13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) Р 14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет ОЖ 15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя ДО 16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством ОЗ 17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы ДБ 18
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству Б 19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством Т 20
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством ЛЧ 21
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконным с восстановлением на прежней работе ПВ 22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству Г 23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) ПР 24
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством НС 25
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни В 26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) ОВ 27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) НВ 28
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) ЗБ 29
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) НН 30
Время простоя по вине работодателя РП 31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника НП 32
Время простоя по вине работника ВП 33
Время отстранения от работы (недопущения к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством НО 34
Время отстранения от работы (недопущения к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы НБ 35
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы НЗ 36

В большинстве случаев организации заполняют табель учета буквенными обозначениями. Хотя данные обозначения приведены только в форме Т-12, ими нужно пользоваться и при заполнении формы Т-13.

При составлении табеля по форме Т-12 в разд. 2 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18-22, при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов — графы 18-34.

При составлении табеля по форме Т-13 необходимо учитывать следующее. При записи учетных данных для начисления заработной платы:

— только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в табель, — заполняются реквизиты «Код вида оплаты», «Корреспондирующий счет» над таблицей с графами 7-9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;

— по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов — заполняются графы 7-9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество более четырех.

Частые вопросы по заполнению табеля

Когда нужно вносить отметки в табель? Полагаем, что отметки должны вноситься ежедневно. Однако не все организации на практике следуют данному правилу и проставляют рабочие дни «по умолчанию». В результате могут возникнуть ситуации, когда:

— не получится привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины (например, работник совершил прогул в первых числах месяца, в табеле его не зафиксировали, а в конце месяца, сдавая табель, решили «пожурить» — нельзя ни уволить «прогульщика», ни даже наложить дисциплинарное взыскание, так как пока работодатель будет соблюдать сроки, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, выйдут сроки применения мер дисциплинарной ответственности);

— придется корректировать табель и делать перерасчет заработной платы (например, когда работнику за весь месяц проставляются рабочие дни, информация об отклонениях табельщику не поступала, табель сдан, по нему начислена и выплачена зарплата. Но в первых числах следующего месяца работница принесла больничный лист, из которого ясно, что три дня временной нетрудоспособности приходились на закрытый период).

Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо организовать незамедлительное поступление информации о любых отклонениях от графика работы — в тот же день, хоть по телефону, хоть по факсу или электронной почте.

Примечание. При определении размера аванса, соблюдая требования ст. 136 ТК РФ, следует учитывать фактически отработанное работником время или работу (Письмо Роструда от 08.09.2006 N 1557-6).

Сколько раз в месяц заполнять табель учета рабочего времени? Зарплата начисляется и выплачивается два раза в месяц, означает ли это, что табель нужно сдавать с той же периодичностью? Действительно, по нормам ст. 136 ТК РФ заработная плата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц. Но в большинстве случаев начисление зарплаты производится один раз, а вторую выплату организации проводят в виде фиксированной выплаты, так называемого аванса. А для начисления последнего бухгалтерия, как правило, не требует предоставлять табель.

Конечно, к такому порядку не будет придираться ни трудинспекция, ни налоговая, но если следовать букве закона, табель необходимо сдавать два раза в месяц.

Как фиксировать в табеле время вахты, если она длится 15 дней по 11 ч? Для учета продолжительности работы вахтовым методом в таблице условных обозначений табеля установлен буквенный код «ВМ» и цифровой код «05». Поскольку дни междувахтового отдыха предоставляются работнику помимо выходных дней (еженедельного непрерывного отдыха) и оплачиваются в размере дневной ставки (ч. 3 ст. 301 ТК РФ), их следует отмечать в табеле как дополнительные выходные дни (оплачиваемые) буквенным кодом «ОВ» или цифровым кодом «27». Указания по заполнению табеля предусматривают, что при отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (ежегодный отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, периоды выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в графах 4 и 6 проставляются только коды условных обозначений. Нижние строки граф остаются пустыми. В дни междувахтового отдыха сотрудники не работают, поэтому в графы 5 и 6 (формы Т-13) эти дни не вносятся.

Как отразить в табеле продолжительность рабочей смены при переходе с летнего времени на зимнее и наоборот? В таком случае в табеле необходимо проставлять фактически отработанное время. Например, если продолжительность ночной смены у работника составляет 7 ч, а в ночь перехода на летнее время графиком предусмотрено 6 ч, в табеле учета рабочего времени также нужно отразить 6 ч работы в ночное время. Соответственно, при переходе на зимнее время дополнительный час работы также нужно отразить в табеле, то есть если продолжительность ночной смены у работника составляет 7 ч, а в ночь перехода на зимнее время графиком предусмотрено 8 ч, в табеле учета рабочего времени нужно отразить именно 8 ч работы. При этом не забудьте сделать доплату за работу в ночное время, ведь на него приходится дополнительный час работы.

Нужно ли отражать неполные часы, отработанные работником? Если продолжительность рабочего времени составляет целые часы, то минуты можно не указывать, проставляя только количество часов, например, 6 или 8. Если же продолжительность рабочего дня составляет часы с минутами, нужно указывать и полные, и неполные рабочие часы. В табеле рабочий день продолжительностью 8 ч 12 мин в табеле может быть отмечен и «8.12» (8 ч 12 мин), и «8,2» (8 и две десятых часа). Довольно часто работодатели за счет сокращения времени обеденного перерыва сокращают продолжительность работы в пятницу. В таком случае в табеле необходимо проставлять с понедельника по четверг «8.15», а в пятницу «7».

Нужно ли вести табель, если учет рабочего времени осуществляется с помощью турникетов со специальной программой? Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.), машина проставить их не сможет.

Кроме этого, формы табеля содержат реквизит «Личная подпись», значит, вести их в электронном виде неправомерно.

Поэтому применение электронной системы учета рабочего времени не освобождает организацию от обязанности вести табель учета.

info-personal.ru


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.