Как правильно оформить отпуск

Как правильно оформить отпускСуществует множество видов отпусков – ежегодный оплачиваемый отпуск, по уходу за ребенком, социальный, административный, учебный, дополнительный, с последующим увольнением, отгул.

В статье пойдет речь о первом варианте.

Мы подробно рассмотрим порядок и правила оформления ежегодного отпуска.

Оформление отпуска работника в организации требует нескольких важных документов ­­– графика отпусков, уведомления начальства либо заявления сотрудника, приказа руководителя, записки-расчёта.

Наиболее объемным является первый документ, график.

  • Общая информация
  • График
  • Уведомление
  • Заявление
  • Приказ
  • Записка-расчёт
  • Заключение

Общая информация


Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска гарантирует Трудовой Кодекс. Наиболее существенными пунктами являются статьи 93, 114, 115.

Статья 114 разрешает работнику отправиться в ежегодный отпуск, сохранив при этом за ним должность и средний заработок.

Как правильно оформить отпускСтандартную продолжительность отпуска регулирует статья 115 ТК, она составляет 28 календарных дней.

Неполная занятость не влечет за собой работу без перерывов.

В статье 93 Трудового Кодекса прямо указывается, что сотрудники, занятые неполный рабочий день, также имеют право на полноценный, оплачиваемый отдых.

Более того, даже для лиц, занятых на сезонных работах, положен отпускной период из расчета два дня за рабочий месяц. Об этом говорится в статьях 291 и 295 ТК.

Как правильно оформить отпуск? Какие документы нужны для оформления? Чтобы оформить ежегодный оплачиваемый отпуск, необходимо подготовить определенный набор документов.

К ним относятся:

  1. График.
  2. Уведомление
  3. Заявление.
  4. Приказ.
  5. Записка-расчёт.

Разберем подробней по очереди каждый из документов.

График

Документальное оформление отпусков начинается с графика отпусков.

Наличие графика на предприятии является обязательным требованием, трудовая инспекция при осуществлении проверки будет расценивать отсутствие данного документа как нарушение.


Составлять график следует, учитывая три фактора. Первый – пожелания сотрудников. Кадровик или начальник отдела должен провести опрос, выяснить, когда тому или иному работнику предпочтительней всего будет отправиться в отпуск.

Данные сводятся в таблицу. Второй – положения Трудового Кодекса. Нельзя нарушать основные права сотрудников. Например, на некоторых вредных производствах положен более продолжительный отдых.

Как правильно оформить отпускПомимо этого, существуют группы лиц, которым положены привилегии и первоочередность при составлении графика.

К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, беременные женщины, почетные доноры.

Не учитывать столь важные моменты – несомненное нарушение трудовых прав.

Последнее, на что опираются при составлении графика – потребности предприятия. Как правильно заполнить и утвердить график читайте далее.

Как оформить отпуск не по графику отпусков? Конечно же, было бы замечательно иметь возможность отправиться на отдых когда угодно, но это не всегда возможно, так как рабочий процесс нельзя останавливать.

HR-отдел должен провести всесторонний анализ на основе нужд компании. На основе трёх источников информации формируется график отпусков на предстоящий год.

Документ должен подписать начальник кадрового отдела и руководитель предприятия. На процесс составления согласно ТК могут оказывать влияние профсоюзные организации. Профсоюз может высказать несогласие, после этого начинается поиск компромисса. Если решить проблему не получается, то следует обращаться в трудовую инспекцию.


Форма Т-7 достаточно гибкая. Если возникла потребность перенести отпуск, то есть внести изменения в график, кадровику следует заполнить пункт 8 и 9 бланка. Они предусмотрены именно на этот случай. Помимо этого, для оформления отдыха не по графику потребуется заявление сотрудника и письменное согласие начальника.

Уведомление

Как правильно оформить отпускРаботник должен быть извещен об отпуске с помощью специального документа.

Уведомление о начале заслуженного отдыха – важный и обязательный документ.

Он официально информирует сотрудника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска.

Понятие уведомления можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 14 дней до начала отдыха.

Но если отпуск уже был оформлен на основании собственного заявления сотрудника, то уведомление не является обязательным.

В ином случае извещение производится письменно и персонально. Отсутствие уведомления может послужить веским основанием для отказа от отпуска в неподходящее для работника время. При отказе от ознакомления следует составлять специальный акт.

Приведем пример:

На основании положений Трудового Кодекса и локальных актов предприятия информируем Вас о предоставлении оплачиваемого ежегодного отпуска в период с «10» августа 2016 года по «25» августа 2016 года.

Факт получения уведомления подтвердите собственноручной подписью.

Заявление


Заявление на предоставления ежегодного отпуска следует писать не менее чем за четыре дня до начала отдыха. Срок не установлен законодательно, но бухгалтерия как правило начинает начислять отпускные за три дня до начала отпускного периода, поэтому трехдневный срок логически обоснован.

Помимо этого, в локальных актах компании сроки подачи заявления могут быть установлены более точно и конкретно. В некоторых, крайних случаях при согласовании с начальством и бухгалтерией подать заявление теоретически возможно за один день.

Как правильно оформить отпускДокумент составляется в произвольной форме, главное передать смысл и указать основные данные (например, ФИО, дату, название организации, время начала и окончания отпускного периода).

Обратите внимание, что существует несколько разных видов отпусков.

Если оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск, то это должно быть отражено в тексте и названии документа.

Приведем приблизительный текст заявления:

Генеральному директору ООО «Строймонтаж» И.И. Иванову от П.В. Петрова, старшего монтажника.

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск сроком 28 календарных дней с «10» августа 2016 года по «28» августа 2016 года.

Далее идет дата подачи, подпись. Документ является обязательным, если отдых не был обозначен и зафиксирован первым способом – через уведомление.

Приказ


Чтобы оформить отпускной период сотруднику также необходимо издать приказ. Приказ оформляется по форме Т-6, для одновременного оформления нескольких работников используют другой вариант формы ­– Т-6а.

Записка-расчёт

Как правильно оформить отпускДанный документ позволяет произвести расчёт выплат, причитающихся в отпускной период работнику.

Записка-расчет оформляется по стандартизированной форме Т-60. Форма представляет собой двухсторонний бланк.

На первой стороне указывают основные данные об отпуске (даты, начало и окончание отдыха).

На второй стороне производятся бухгалтерские расчёты для положенных выплат.

Заключение

На график отпусков оказывают влияние три фактора – потребности предприятия, пожелания сотрудников и положения Трудового Кодекса. Начало отдыха фиксируется двумя способами – с помощью заявления сотрудника либо с помощью уведомления начальства.

Оба варианта должны быть составлены письменно, с датами и подписями. Если работник отказывается подписывать уведомление, то следует составить специальный акт.

Источник: moyafirma.com

Виды оплачиваемых отпусков


Существуют две разновидности периодов отпусков, которые могут оформляться работающим на предприятии людям по трудовым договорам.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Ежегодный оплачиваемый отпуск: длительность, порядок его предоставления, как правильно оформитьЕжегодный оплачиваемый отпуск — считается основным временем отдыха работников организации, который предоставляется им согласно положениям трудового законодательства за отработанное этими людьми время.

Закреплено в законе, что право на отпуск у сотрудника в общем порядке появляется после того, как он проработал в фирме не менее полугода.

При этом исчисление стажа, определяющего возможность получения работником времени отдыха, начинается с даты приема на работу, а не с календарного начала года. Действует следующий алгоритм расчета: за каждый месяц трудовой деятельности должно предоставляться 2,33 дня отпуска. Поэтому продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет по общим правилам 28 дней по календарю.

Также надо учитывать, что если работник отработал месяц более 15 дней, он считается при подсчете как целый, но если меньше этого времени, то его следует отбросить.


Исходя из этого, работники, которым устанавливается испытательный срок при приеме на работу до двух недель и не прошедшие испытание, не имеют право на отпуск, так как они не проработали необходимое время. Это касается и тех людей, которые только пришли и сразу же увольняются.

Для отдельных работников может применяться удлиненный период отдыха. Примером такой ситуации служит отпуск работников с группой инвалидности (30 дней), или несовершеннолетних сотрудников (31 дней).

На каждый год в компании утверждается график отпусков, который обязателен к соблюдению обеими сторонами данных отношений. Его администрация должна ввести в действие не позже чем за 14 дней до конца года предшествующего текущему. Когда происходит распределение времени отдыха между сотрудниками, у некоторых из них может существовать право выбора начала отпуска.

Если отпуск не предоставлялся более двух лет подряд, то он не сгорает, как некоторые считают, его необходимо отгулять сотруднику. Для этого внести в график отпусков. Если этого не делать, организация или ИП могут быть оштрафованы.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

Это время может предоставляться работающим людям на предприятии либо согласно действующим нормам права, либо в соответствии с оформленным трудовым соглашением.

Законами определены следующие случаи предоставления отпуска работникам дополнительно:


  • При ненормированной продолжительности рабочего дня.
  • При работе на территориях, относящихся к Крайнему Северу или приравненных к ним.
  • Когда СОУТ установила условия работы как вредные или опасные, необходимо работнику предоставлять дополнительный отпуск. Категория опасности при этом должна быть 2,3,4. Длительность дополнительного отпуска должна быть не меньше 7 дней. Продолжительность допотпуска может быть и выше, и работник тогда может все дни больше недели заменять деньгами.
  • При трудовой деятельности, для которой установлен особый характер деятельности.
  • В иных случаях, которые строго определены законодательными актами. Например, для служащих в полиции, или же для тренеров и спортсменов.

При достаточности средств для финансирования, компания может самостоятельно устанавливать в трудовых контрактах работников в качестве одной из мер симулирования предоставления отпуска дополнительно.

На какие части делится ежегодный отпуск

При планировании отпусков сотрудников необходимо учитывать, что согласно ТК РФ сотруднику отработавшему полностью год полагается 28 дней отдыха. При этом данный период может быть предоставлен как в полном объеме, так и частями.

Главное условие, которое нужно учитывать это то, что одна часть отпуска должна быть не менее 14 дней. Оставшаяся часть может делиться на меньшие периоды по усмотрению сторон.

Полагается ли основной отпуск совместителям


По закону, у каждого сотрудника может быть только одно основное место труда. Все дополнительные компании принимают его как работника по совместительству.

Закон определяет, что каждый гражданин, независимо от того, основное ли это место работы, или нет, имеет право на получение периода отдыха.

Главной особенностью предоставления отпуска у совместителя является то, что он должен предоставляться в то же время, как и на основном месте, независимо от того, заработал ли сотрудник право на отпуск у совместителя, или же еще нет.

Положен ли отпуск сотруднику работающему по договору ГПХ

Организация может привлекать физических лиц для выполнения каких-либо сторонних работ либо оказания услуг. Это, как правило, оформляется гражданско-правовыми договорами. Однако такого рода соглашения по своей сути не дают права лицам, с которыми они заключены, на получение отпуска с оплатой.

Нужно ли писать заявление на отпуск

В ТК установлено, что период, в течение которого у работника будет отпуск, закрепляется в графике отпусков. При этом на администрацию возлагается обязанность уведомить о его приближении не меньше чем за 2 недели.

В этом случае закон не указывает, что сотрудник должен составить заявление об отпуске, поскольку считается, что руководство уже осведомлено и согласовывать с ним отпуск нет необходимости. Значит, заявление также писать не нужно, хотя в некоторых компаниях его все же требуют.

Тем не менее есть ситуации, при которых этот документ будет требоваться, к ним относятся:

  • На предприятии вообще не составляется график отпусков. Тогда при проверке на фирму может быть наложен штраф до 50 т. руб.
  • Работник пришел работать в течение этого года и его нет в графике отпусков;
  • Работник желает получить отпуск в иной период, чем закреплен в графике.

Это необходимо потому, что если работник отсутствует на своем месте без согласования с администрацией более 4- часов, это считается прогулом.  И как следствие может быть уволен за прогул по статье. Также фирма обязана произвести расчет и перечисление отпускной выплаты не позже трех дней по календарю до начала отдыха.

Ежегодный оплачиваемый отпуск: длительность, порядок его предоставления, как правильно оформить

Ответственность за непредоставление отпуска

Каждому сотруднику, отработавшему минимум полгода с момента приема в организацию полагается оплачиваемый отпуск. Может случиться так, что работодателю “не выгодно” отпускать работника и останавливать рабочий процесс и они злоупотребляют отпуском работникам. Но это не правомерно.

Также некоторые считают, что после двух лет право отдыха вообще сгорает и предоставлять его же не нужно. Но это не так. Если такое право на отдых осталось, то необходимо его использовать и внести изменения в график отпусков.

Ответственность за первичное нарушение согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП:

  • Для организаций размер штрафа может составить от 30 до 50 тыс. рублей.
  • Для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц – 1-5 тысяч рублей.

При вторичном нарушении согласно ч. 2 ст. 5.27 КоАП ответственность следующая:

  • Для ООО штраф составит от 50 до 70 тыс. руб.
  • Для должностных лиц и ИП – штраф 10-20 тыс. рублей. Либо должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 до 3-х лет.

При этом срока давности за данное правонарушение – один год.

Как оформить основной или дополнительный оплачиваемый отпуск

Шаг 1. Уведомить работника о предстоящем отпуске

В организации должен существовать график отпусков, который фиксирует последовательность ухода работников на отдых. Закон устанавливает, что за две недели до приближающейся даты, администрация должна уведомить своего сотрудника о скором отпуске.

Как именно это сделать — каждый хозяйствующий субъект решает самостоятельно. Но закон обязывает иметь подтверждение того, что уведомление было произведено.

Выбранный способ нужно закрепить в локальном акте, это может быть:

  • Дополнительные графы в бланке Т-7. Там работник должен будет ставить свою подпись и дату оповещения, в подтверждение того, что он знает о приближающемся отпуске.
  • Сделать специальный бланк уведомления за 2 недели до отпуска;
  • Сделать ведомости для ознакомления.

Ежегодный оплачиваемый отпуск: длительность, порядок его предоставления, как правильно оформить

Скачать образец уведомления

Закон определяет, что если администрация не уведомила своего работника о наступлении отпуска, он может подготовить заявление и перенести свой отдых на иное время, чем зафиксировано в графике.

Если решено уведомления выдавать в виде отдельных бланков, то их рекомендуется фиксировать в специальном регистре. Это, при необходимости, даст возможность найти нужный документ. Строгая форма регистра нигде не установлена, как и обязанность по его применению.

Шаг 2. Составить приказ на отпуск

Распоряжение на предоставление отпуска кадровик может оформить на стандартной форме, либо использовать фирменный бланк компании и составить текст в произвольном виде.

Если решено воспользоваться стандартной формой, то их существует два типа:

  • Т-6 — когда период отпуск оформляется одному работнику (на каждого нужно составлять отдельный бланк приказа);
  • Т-6а — для оформления отпуска сразу группе сотрудников.

В графы начала и окончания времени, за которое оформляется отдых, вносятся даты рабочего года. Обратите внимание, что он начинает исчисляться не с 1 января, как год по календарю, а с даты приема на работу в организацию.

Есть несколько нюансов указания периода предоставления отпуска:

  • Если данный отпуск предоставляется сразу за несколько лет, то можно в документ внести период согласно графику отпусков, или же с начала года, когда отдых предоставлялся последний раз и по текущий год, либо указать через запятую несколько периодов. ТК не устанавливает, как именно указывать года в такой ситуации, а Роструд своим письмом разрешает проставлять как предыдущие периоды, так и текущий.
  • Когда период отдыха сотруднику оформляется авансом за период, который он еще не отработал, его обязательно нужно вписать в приказ.

Ежегодный оплачиваемый отпуск: длительность, порядок его предоставления, как правильно оформить

Шаг 3. Ознакомление работника с распоряжением

Когда руководитель подписал приказ о предоставлении отпуска работнику, документ нужно передать на ознакомление отпускнику. Он должен прочитать его, и поставить подпись и дату в специальной графе внизу бланка.

Может возникнуть ситуация, что работник отказывается подписывать документ. Такое может происходить, к примеру, если отпуск в это время запланирован по графику, а сам сотрудник хочет его перенести на другое время, более выгодное ему.

В такой ситуации нужно пригласить минимум двух человек, желательно из других подразделений, при них зачитать текст документа, а также составить акт об отказе от визирования.

Акт нужно прикрепить к приказу, и хранить вместе в архиве организации.

Шаг 4. Указание сведений об отпуске в личной карточке

Личная карточка применяется в компании для отражения сведений о работнике в течение всего времени нахождения на предприятии. Обычно используется стандартная форма бланка, то закон не запрещает фирме разработать свою, но с применением обязательных реквизитов.

Сведения об отпуске должны заноситься в раздел VIII «Отпуск».

Он имеет форму таблицы, в которую построчно записываются необходимые сведения:

  • Название отпуска;
  • Период его предоставления;
  • Количество дней для отдыха;
  • Дни начала и завершения;
  • Информация о приказе.

Ежегодный оплачиваемый отпуск: длительность, порядок его предоставления, как правильно оформить

Как заполнить личную карточку сотрудника

Шаг 5. Запись сведений об отпуске в лицевой счет

Лицевой счет заводится на каждого работника фирмы в начале календарного года. Он не обязателен к применению, а потому данный документ обычно используется в больших компаниях. Субъекты малого и среднего бизнеса чаще всего используют личные карточки Т-2, а также ведомости Т-49 и Т-51.

Поскольку информация, которая заносится в лицевой счет, служит для расчета пенсии, этот бланк подлежит хранению в течение 75 лет.

Для лицевого счета разработано две формы: Т-54 информация записывается от руки, а Т-54а — при помощи компьютеров.

Шаг 6. Составление записки-расчета о предоставлении отпуска

Когда работник собирается идти в основной либо дополнительный отпуск, то ответственные работники должны составить по нему записку-расчет о предоставлении отпуска. Для этих целей можно применять бланк Т-60, либо разработанную в компании форму.

В записке нужно обязательно указать продолжительность отдыха, даты его начала и окончания, расчетный период.

На оборотной стороне расчетчик выполняет определение суммы отпускных, а также удержаний из нее (налогов, алиментов и т. д.). В конечном итоге этот документ позволяет получить сумму, которую необходимо выплатить работнику.

Ежегодный оплачиваемый отпуск: длительность, порядок его предоставления, как правильно оформить

Как оформить записку-расчет на отпуск

Документ подписывается кадровиком и бухгалтером по расчетам, которые производили его заполнение.

Шаг 7. Рассчитать сумму отпускных

Определение суммы отпускных производится на основе средней зарплаты за день за предшествующие 12 месяцев. Как именно получить этот показатель, подробно указано в постановлении №922.

Расчетный коэффициент 29,3 можно применять только в том случае, когда весь предыдущий год был отработан полностью. Если же в каких-либо месяцах были пропуски (к примеру, из-за больничного), то коэффициент нужно будет пересчитать.

Расчет отпускных для ежегодного отпуска и дополнительного не отличается. Допускается сложить количество дней по обоим отпускам и произвести расчет одной суммы.

Шаг 8. Выполнить перечисление отпускных

Полученную сумму отпускных нужно выдать работнику меньше чем за 3 дня до начала его отдыха. Если такой день будет выпадать на выходной или праздник, то перенести выдачу средств вперед нельзя — перечисление необходимо будет сделать заранее.

В случае, когда работник написал заявление на отпуск сразу перед ним, то закон разрешает произвести выдачу денежных средств в срок трех дней с момента передачи заявления.

Нельзя задерживать выдачу отпускных для того, чтобы перечислить их вместе с авансом либо зарплатой.

Закон не устанавливает верхнюю границу, когда можно произвести выдачу отпускных. Это значит, что если у администрации имеется возможность, то произвести расчет и выплату можно задолго до начала отдыха, к примеру, одновременно с оповещением работника о предстоящем отпуске.

Шаг 9. Отметка в табеле учета рабочего времени

Для фиксации появления или не появления сотрудника на своем месте труда применяются табеля учета рабочего времени Т-12 и Т-13.

Исходя из того, какого типа отпуск был оформлен работнику, в табеле в эти дни нужно поставить:

  • При основном отпуске — ОТ либо цифровой код 09;
  • При дополнительном отпуске — ОД либо цифровой код 10.

Если на дни отпуска приходится праздник, то его вносить во время нахождения на отдыхе нельзя. Такой день подлежит отметке буквой В либо цифровым кодом 26.

Если работник заболел в период отдыха и не сообщил об этом на фирму, то такие дни отмечаются, как время отпуска. Но если он сразу сообщил о том, что оформил больничный, с первого дня нужно указывать букву Б либо цифровой код 19. После закрытия больничного листа, нужно снова ставить отметку об отпуске до того времени, пока работник не выйдет на свое место.

Что если сотрудник не хочет идти в отпуск

На практике может возникнуть ситуация, что работник по какой-либо причине не хочет брать отпуск, даже если это закрепляет график отпусков.

Есть несколько способов законно оставить его трудиться:

  • Оформить перенос отдыха на другое время. Это можно сделать при письменном согласии обеих сторон. Однако нельзя переносить отпуска 2 года подряд, кроме этого закон определяет типы работников, для которых запрещено оформлять перенос. Если работник не желает брать отпуск два года подряд, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности за неисполнение приказа администрации фирмы.
  • Уволить и принять снова. При увольнении за все неиспользованные дни отдыха нужно начислить и выплатить компенсацию. При этом такие дни погашаются.

Учитываются ли выходные дни во время отпуска?

В связи с тем, что ежегодный оплачиваемый отпуск учитывается в календарных днях, при определении дней нужно считать и рабочие дни, и выходные. Еще нужно помнить правило о том, что если праздник приходится на выходной день, то его нужно передвинуть на ближайший рабочий. Это необходимо применять и к федеральным праздникам, и к региональным.

В отличие от выходных, праздничные дни в расчет отпуска не включаются, и оплате не подлежат. Это актуально как для ежегодного отдыха, так и для дополнительного периода. В заявлении можно указать начало отдыха с праздничного дня — ТК не запрещает это делать. Но в такой ситуации кадровик, обычно, праздник сразу отбрасывает, начиная подсчет дней с идущего первым рабочего или выходного.

Сотрудник заболел в отпуске

Ежегодный оплачиваемый отпуск: длительность, порядок его предоставления, как правильно оформитьАдминистрация обязана отменить либо передвинуть ежегодный оплачиваемый отпуск, если до наступления либо при нахождении на отдыхе работник заболел, либо травмировался. При этом данное правило распространяется также и на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

Осуществление переноса стоит в зависимости от того, когда работник сообщил администрации о своей болезни:

  • Работник в устной либо письменной форме сразу сообщил, что он оформил больничный, а потому на период его действия увеличивает отпуск. В этой ситуации продление производится автоматически, выпускать новый приказ или выполнять перерасчет отпускных нет необходимости. По выходу из отпуска работнику необходимо предоставить оформленный больничный лист.
  • Работник закончил отдыхать, предъявил больничный и сообщил, что в период отдыха заболел. В этом случае ему нужно написать заявление, где указать новые дни для отпуска. При этом они обязательно должны быть согласованы с руководством. Выданные суммы отпускных нужно пересчитать, излишек должен быть зачтен в будущую зарплату.

Нельзя перенести дни на новое время, если больничный открывался для ухода за больным ребенком либо близким родственником.

Если работник взял трудовой отпуск с увольнением после него, то период отдыха не продлевается, однако больничное пособие выплачивается в полном размере.

Можно ли уволить сотрудника, пока он в отпуске?

Закон устанавливает, что работодатель ни в коем случае не может произвести увольнение по своей инициативе сотрудника, который в настоящее время пребывает на отдыхе.Оправданием для этого не может служить ни сокращение персонала, ни выявление дисциплинарных проступков, ни другие причины.

В этой ситуации администрации нужно дождаться момента, когда период отдыха закончится и сотрудник появится на своем трудовом месте, и только после этого начинать процедуру по увольнению.

Но причины, что можно ли уволить человека находящегося в отпуске, все же существуют, к ним относятся:

  • Работник сам выразил желание уволиться путем написания заявления;
  • Стороны провели переговоры, и в результате этого достигли договоренности об увольнении;
  • Производится ликвидация компании.

Если работник сам решил уволиться со своего места, то администрация обязана это выполнить, независимо от того, какой период отпуска у него еще остался, и какие дела на рабочем месте не закончены. Если же у сторон остались друг к другу какие-то претензии, они должны будут решаться переговорами либо путем суда.

При ликвидации ООО или закрытии ИП все работники должны быть предупреждены об этом не позднее 2 месяцев до события. Но при проведении принудительного банкротства, этот срок может существенно уменьшаться.

Источник: buhproffi.ru

Типы отпусков

Как хорошо знают кадровые работники и сотрудники бухгалтерских отделов, существует всего три вида законодательно определенных отпусков:

  • Ежегодный отпуск с начислением отпускных – основной и самый распространенный способ отдыха сотрудников;
  • Внеочередные отпуска, также оплачиваемые – они, как и основной отпуск, могут в некоторых случаях предоставляться работникам ежегодно. Кому, при каких условиях и почему положены такие отпуска, подробно описано в Трудовом кодексе РФ;
  • Еще один, всем известный, но значительно реже встречающийся отпуск — без сохранения з/п. Воспользоваться правом на такой отпуск можно как в добровольном порядке, так и при некоторых вынуждающих обстоятельствах.

Плановый отпуск сотрудника: стаж на предприятии менее полугода

Прежде чем рассказать о том, как правильно оформить отпускные документы на отпуск работника, рассмотрим, кто имеет на него право.

В первую очередь, на плановый отпуск с выплатой соответствующих отпускных имеет право тот сотрудник, который проработал в данной компании не меньше, чем полгода.

Но существует ряд исключений. К ним относятся лица, проработавшие на предприятии меньший период, но уже имеющие законное право на отпуск. В частности, это:

  • женщины, ожидающие рождения ребенка;
  • несовершеннолетние, то есть те, кому не исполнилось 18 лет;
  • усыновители младенцев в возрасте до 3 месяцев;
  • персонал вредных производств;
  • работники, трудящиеся в опасных условиях.

Также компания, по просьбе работника и при достижении соответствующей взаимной договоренности, может отпустить его в плановый отпуск, даже если он проработал в ней менее 6 месяцев.

Оформляем отпуск: действуем по порядку

      График отпусков. Если работник, проработал в организации больше одного года, по закону, для него нет никаких ограничений для ухода в плановый отпуск. Для того, чтобы соблюсти данное право всех сотрудников, во многих компаниях заранее прописывается главный регламентирующий документ — график отпусков.

      Важно: для того, чтобы избежать недоразумений и конфликтов, график отпусков должен составляться заранее, не позже двух недель до начала нового года.

      При этом в нем должны быть учтены пожелания сотрудников, специфика работы предприятия и действующие нормативные акты. Руководство в обязательном порядке должно ознакомить с ним всех членов коллектива под роспись.

      Внимание: отпуск, предоставляемый работнику предприятия ежегодно не должен быть меньше 28 дней (по календарю). Следует учесть тот факт, что в него нельзя включать дни, которые выпадают на праздники.

      Извещение о предоставлении отпуска. Непосредственно за две недели до отпуска того или иного сотрудника, бухгалтерия или кадровик предприятия должны известить его о дате выхода в отпуск в письменной форме под роспись. В дальнейшем, в случае нестыковок это извещение убережет обе стороны от споров и разногласий.

Документы как основание для отпуска

В качестве документов, обосновывающих желание и право человека на ежегодный оплачиваемый отпуск, служат:

  • заявление, составленное им в произвольной форме;

    Открыть образец заявления на ежегодный отпуск в JPGСкачать образец заявления на ежегодный отпуск в DOC

  • распоряжение либо приказ на предоставление отпуска со стороны руководства предприятия.

Кадровый специалист обязан внести информацию о периоде отпуска в личную карточку работника.

Расчет отпускных

Для расчета отпускных существуют специальные формулы. В них учитываются фактически отработанные дни, размер среднего дневного заработка и количество отпускных календарных дней. Кроме того, бухгалтерия берет в расчет и те дни, когда сотрудник отсутствовал по уважительной причине (больничные, заранее оговоренные отгулы и т.д.)

Особые обстоятельства: перенесение, продление, разделение отпуска

Как гласит закон, иногда очередной плановый отпуск может быть перенесен на другое время в течение текущего календарного года или продлен.

Это возможно в том случае, например, если сотрудник компании временно утратил работоспособность или вынужден по независящим от него причинам выполнять свои служебные обязанности в период отпуска. Иногда допустимы исключительные ситуации, когда отпуск переносится на следующий календарный год, к примеру, если отсутствие сотрудника в данный отпускной период может негативно сказаться на внутренних производственных процессах предприятия, но подобный перенос возможен только при добровольном согласии человека.

Важно: если сложилось так, что отпуск перенесен на следующий календарный год, то непременным условием будет то, что он обязательно должен быть в течение него использован.

Довольно часто на предприятиях практикуется раздел отпуска на части. Данное решение принимается при добровольном согласии со стороны сотрудника и работодателя. Как правило, 28 дней отпуска делятся на двухнедельные периоды, но, по сути дела, закон никак не ограничивает количество частей, на которые можно эти 28 дней делить. Главное условие – чтобы хотя бы одна часть составляла 14 дней.

Отзыв сотрудника из отпуска

Бывает так, что в связи с острой производственной необходимостью, руководству компании требуется срочно отозвать сотрудника из отпуска. Сделать это законно вполне возможно, только для этого обязательно потребуется письменное согласие отзываемого.

При этом, неиспользованную часть отпуска придется в будущем предоставить данному человеку в любое удобное лично для него время или же, при соглашении сторон, присоединить к отпуску следующего года.

Компенсация вместо отдыха

В некоторых случаях, по просьбе сотрудника, часть отпуска можно заменить денежной выплатой. Например, это можно сделать тогда, когда сверх установленных законом 28 дней, ему полагается дополнительный отпуск.

Исключения здесь существуют только для беременных женщин, тех, кому нет 18 лет и людей, занятых на вредных производствах – им по закону такая замена запрещена.

Тоже отпуск, но без сохранения з/п

Такие ситуации, когда работник предприятия по каким-то личным мотивам вынужден уйти в во внеочередной отпуск без сохранения зарплаты встречаются нередко. Что ему для этого нужно? Всего лишь составить заявление с аргументированной просьбой о дополнительном отпуске.

Закон не устанавливает четких временных рамок подобных отпусков, поэтому срок отпуска оговаривается руководством организации с каждым конкретным человеком персонально.

При этом следует помнить о том, что работодатель может как пойти навстречу сотруднику, так и отказать ему.
Исключения, т. е. те категории работников, кому нельзя отказывать в праве во внеочередной отпуск:

  • люди с ограниченными возможностями, инвалиды;
  • пенсионеры по возрасту;
  • участники ВОВ;
  • сотрудники с уважительными причинами, такими как рождение ребенка, вступление в брак, утрата близких людей и т.п.;
  • супруги и родители тех военнослужащих, которые погибли при исполнении обязанностей.

Эти и еще некоторые другие случаи по ТК РФ, являются причинами, не позволяющими руководству компаний отказывать в предоставлении дополнительных отпусков.

Как видно из всего вышесказанного, сроки и порядок предоставления и оформления отпусков происходят в разных ситуациях по-разному. Это зависит не только от внутренних правил предприятия, но и от многих внешних обстоятельств.

Источник: assistentus.ru

В летний сезон работодателей особенно интересуют нюансы оформления очередных оплачиваемых отпусков. Как считать дни отпуска и включать ли в отпускной период выходные, которые предшествуют ему или следуют сразу за ним? При каких условиях отпуск может быть перенесен на другое время? Во всех ли случаях необходимо требовать от работника заявление на отпуск?

На эти и другие актуальные вопросы отвечают эксперты сервиса "Мое дело".

Какова общая продолжительность ежегодного отпуска?

Общая продолжительность определяется по формуле:

Вывод: общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска для различных работников может быть разной и зависит, в том числе, от того, предоставляется ли им вместе с основным дополнительный отпуск или нет (ст. 120 Трудового кодекса РФ).

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска для большинства работников составляет 28 календарных дней (ст. 115 Трудового кодекса РФ). Некоторым категориям работников предоставляются удлиненные ежегодные основные отпуска. Например, продолжительность отпуска несовершеннолетнего работника – 31 календарный день (ст. 267 Трудового кодекса РФ), педагогических работников (ст. 334 Трудового кодекса РФ) в зависимости от занимаемой должности и статуса учреждения, в котором они работают – 42 или 56 календарных дней (приложение к Постановлению Правительства РФ № 724 от 1 октября 2002 г.). Следует учесть, что со 2 июня 2012 г. дополнен перечень педагогических работников, имеющих право на отпуск продолжительностью 56 календарных дней (Постановление Правительства РФ № 502 от 21 мая 2012 г.).

В особом порядке (из расчета два рабочих дня за месяц работы) рассчитывается оплачиваемый отпуск сезонных работников и работников, с которыми трудовой договор заключен на срок не более двух месяцев (ст. 291, 295 Трудового кодекса РФ).

Комментарий:Часто работодатели затрудняются с определением количества дней отдыха и датой выхода работника из отпуска в ситуации, когда в отпускной период попадают праздничные дни. Тут главным является правило о том, что праздничные дни не считаются отпускными и не включаются в число календарных дней отпуска (ч. 1 ст. 120 Трудового кодекса РФ). Поэтому при заполнении приказа по форме № Т-6 (№ Т-6а) общее количество дней отпуска следует посчитать и указать в соответствующей строке без учета праздничных дней. Однако определяя дату выхода работника из отпуска, нужно принимать в расчет и праздничные дни, поскольку они, попав в отпускной период, фактически отодвинут окончание отдыха работника. Дата окончания отдыха работника указывается в приказе с учетом использования праздничных дней. При этом дата выхода на работу в любом случае должна приходиться на день, который является для работника рабочим, а не выходным или праздничным (ч. 4 ст. 14 Трудового кодекса РФ). Подтверждение: ст. 120 Трудового кодекса РФ, письмо Минтруда России № 861-7 от 12 августа 2003 г.

Вправе работодатель по своей инициативе делить отпуск работника на части и включать выходные дни в период отпуска (его частей)?

Работодатель не вправе самостоятельно разделить отпуск работника на части и определить продолжительность этих частей – такие вопросы решаются по соглашению сторон (при этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней). Поэтому нельзя в обязательном порядке потребовать от работника включения в отпуск выходных дней, непосредственно предшествующих отпуску или следующих сразу за ним.

Например, работник написал заявление с просьбой предоставить ему часть отпуска продолжительностью два календарных дня (четверг и пятница). Если работодатель согласился с такой продолжительностью части отпуска, выходные дни (суббота и воскресенье) автоматически в отпуск не включаются. Работник может включить в свой отпуск эти выходные, но тогда отпуск будет оформлен не на два, а на четыре календарных дня.

Подтверждение: ч. 1 ст. 125 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 2143-6-1 от 17 июля 2009 г.

Вправе организация перенести заранее утвержденную дату начала ежегодного отпуска?

Трудовое законодательство не содержит запрета на перенос заранее утвержденной даты начала отпуска работника. Однако перенести отпуск на другой срок можно, только если достигнуто согласие между работником и работодателем.

Например, работодатель может с согласия работника перенести его отпуск на следующий рабочий год, если предоставление отпуска в текущем рабочем году неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации. В данном случае отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Перенести отпуск на другое время может попросить и сам работник, если ему по каким-то причинам стала неудобна заранее утвержденная дата отпуска. Работодатель, по общему правилу, не обязан соглашаться c предложенной работником корректировкой графика отпусков, но может пойти ему навстречу.

При этом законодательством предусмотрены ситуации, когда работодатель обязан по письменному заявлению работника перенести отпуск на другой срок (отличный от заявленного в графике отпусков):

– работнику не были выплачены отпускные за три дня до наступления даты отпуска;

– работник был уведомлен о предстоящем отпуске с опозданием, то есть позднее, чем за две недели до его начала.

В этих случаях работодатель не имеет права отказать работнику в переносе запланированной даты отпуска, а должен выполнить его просьбу.

Документальное оформление переноса отпуска зависит от того, по чьей инициативе происходит этот перенос. Если дата отпуска переносится по инициативе работодателя (например, когда отпуск может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации), документами, подтверждающими правомерность действий по отступлению от графика отпусков, будут являться:

– письменное согласие работника на перенос отпуска;

– приказ (распоряжение) руководителя о переносе начала отпуска с указанием причин переноса.

Если перенести отпуск попросил сам работник, оформить нужно:

– заявление работника с просьбой перенести начало отпуска с пометкой, что отпуск оформляется вне графика отпусков;

– согласие работодателя, которое может выражаться в разрешительной резолюции на заявлении и (или) в оформлении приказа о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6.

В любом случае при переносе даты начала отпуска нужно внести дополнения в график отпусков. Для этого в нем необходимо заполнить раздел "Перенесение отпуска":

– графу 8 "Основание (документ)";

– графу 9 "Дата предполагаемого отпуска".

Комментарий:– Работодатель не может в одностороннем порядке перенести дату отпуска, запланированную в графике отпусков. Но и работник не имеет права самовольно уйти в отпуск не по графику без предварительного письменного согласования с работодателем. В судебной практике по трудовым спорам есть примеры, когда такие действия работника признавались неправомерными, а решение работодателя об увольнении в данной ситуации за прогул – законным и обоснованным.

Так, в одном из судов Санкт-Петербурга рассматривался спор, в котором работник без согласия работодателя использовал отпуск раньше срока, установленного графиком отпусков. До ухода в отпуск он известил об этом только непосредственного начальника и не дождался решения руководителя организации. Суд согласился с увольнением этого работника за прогул, поскольку истец не представил доказательств согласования с работодателем новой даты отпуска (Определение Санкт-Петербургского городского суда № 33-12647/2010 от 13 сентября 2010 г).

Не смогла восстановиться на работе истица, которая самостоятельно продлила себе отпуск на количество дней нетрудоспособности, не предупредив об этом работодателя (определение Московского городского суда № 4г/2-5161/10 от 25 июня 2010 г.), а также работница– внешний совместитель, не известившая организацию о своем нахождении в отпуске по основной работе, который пришелся на ее рабочее время по совместительству (Определение Московского областного суда № 33-12005 от 17 июня 2010 г.).

Оформляя перенос отпуска, нужно учесть, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска (в т. ч. по причинам его переноса) в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Подтверждение: ст. 123, ч. 3 ст. 124 Трудового кодекса РФ, Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

В каком порядке извещать работника о дате начала ежегодного отпуска?

Извещать можно в любом письменном порядке, так как специальных правил (в т. ч. унифицированных бланков) для этого не предусмотрено. Поставить работника в известность о том, когда начинается его отпуск, нужно под подпись не менее чем за две недели до его начала.

Письменный порядок уведомления позволит на случай возникновения споров с работниками трудовой инспекцией иметь подтверждение, что данная обязанность работодателем была исполнена. Например, с работника можно взять подпись об ознакомлении с планируемой датой начала отпуска. Поставить подпись работник может:

– в специальном журнале, который ведется для ознакомления работников с распорядительными документами организации;

– на ознакомительном листе, приложенном к графику отпусков;

– в специальной графе для ознакомления, включенной в унифицированную форму графика отпусков приказом по организации;

– на индивидуальном уведомлении о предстоящем отпуске;

– на приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6, если он издается за две недели до начала отпуска.

Подтверждение: ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ, Порядок, утв. Постановлением Госкомстата России № 20 от 24 марта 1999 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-6,форма № Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Какие документы оформлять при предоставлении работнику ежегодного отпуска?

Оформлять нужно следующие документы:

– график отпусков по форме № Т-7;

– приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска по форме № Т-6 – на одного работника или по форме № Т-6а – на группу работников;

– записку-расчет о предоставлении отпуска по форме № Т-60.

Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-7, формы № Т-6, № Т-6а, форма № Т-60), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска необходимо сделать отметки:

– в личной карточке работника (форма № Т-2);

– в его лицевом счете (форма № Т-54, № Т-54а).

Сведения о предоставлении отпуска работнику необходимо внести и в табель учета рабочего времени (формы № Т-12, № Т-13). При этом нужно проставить буквенный код "ОТ" (цифровой код "09"), если предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, либо буквенный код "ОД" (цифровой код "10"), если предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-2, формы № Т-12, № Т-13, формы № Т-54, № Т-54а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Оформлять заявление на ежегодный отпуск, если в графике указана точная дата начала отпуска?

Оформлять не нужно, если фактические даты начала и окончания отпуска совпадают с датами, указанными в графике отпусков.

Трудовое законодательство не содержит требования об оформлении заявлений на отпуск. Очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (форма № Т-7).

То есть заявление на отпуск требуется в следующих случаях:

– если в графике отпусков указан только месяц, а не конкретная дата начала и окончания отпуска;

– если отпуск перенесен на другой день;

– если дата окончания отпуска не совпадает с указанной в графике отпусков (например, отпуск разделен на части, продлен и т.д.);

– если отпуск предоставляется новому работнику, не указанному в графике отпусков.

Вывод: оформлять заявление на отпуск необязательно, если работник уходит в отпуск и возвращается из него в дни, указанные в графике отпусков. В этом случае все необходимые данные (даты начала и окончания отпуска, его продолжительность, ФИО работника, структурное подразделение и должность (профессия, специальность работника) содержатся в графике отпусков.

Подтверждение: ст. 122, 123 Трудового кодекса РФ.

Комментарий: Полагаю, что целесообразно закрепить в локальном нормативном акте (например, Правилах внутреннего трудового распорядка) положение, в соответствии с которым заявление на отпуск должны подавать все работники, как уходящие в отпуск строго по графику, так и планирующие использовать его вне графика.

Это поможет избежать, например, ситуации, когда работник планировал перенести свой отпуск, но не успел согласовать это с работодателем, а все документы на отпуск уже оформлены и отпускные рассчитаны. Так можно "подстраховаться" и на случай, если кадровик или другой работник, ответственный за оформление отпусков, упустил из внимания срок ухода в отпуск какого-либо работника, в связи с чем отпуск не был своевременно оформлен и оплачен.

Источник: www.klerk.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.