Регистр по ндфл

Регистры налогового учета позволяют обобщать сведения, необходимые для исчисления различных видов налогов. Данные формы не утверждаются налоговым законодательством, в отношении каждого вида налогового обязательства компании разрабатывают свои формы регистров, при этом нужно учитывать рекомендации налоговой по их формированию.

Заполнение налоговых регистров

Основное назначение регистров – это обобщение информации по исходным данным в отношении каждого вида налога. Регистры помогают контролировать налогоплательщиков? и позволяют самим плательщикам проверять верность проводимых расчетов по каждому виду налогового обязательства.

Разрабатываемые формы должны обеспечить простоту и удобство заполнения, содержать необходимые графы и строки для отражения нужных данных, что позволяет проверить верность исчисления отдельных видов налогов.

Регистры полезны как для налоговой с целью контроля плательщиков, так и для самих компаний. Правильно заполненные бланки регистров позволяют верно формировать налоговую отчетность и упрощают восприятие необходимой для расчета информации.


Заполнять регистры можно в электронном или бумажном виде. Никаких особых требований в данном вопросе налоговая не предъявляет.

Ответственность по заполнению регистров ложится на определенных лиц, подписи которых должны заверять оформляемые документы. Данные лица должны обеспечить не только корректность заполнения регистров, но и надлежащее их хранение и исключение возможности внесения исправлений посторонними лицами.

Редактировать регистр может только ответственное лицо, заверяя вносимые корректировки подписью, датой и пояснениями.

Регистры по НДФЛ

Обязанность по учету выплачиваемых доходов трудоустроенным лицам ложится на работодателя, который выполняет роль налогового агента по отношению к налогу, вычисляемому с доходов физлиц. Чтобы верно рассчитать подоходный налог, нужно грамотно организовать учет выплачиваемых доходов. Для этой цели компания формирует собственные регистры для ведения налогового учета для расчета НДФЛ.

Регистры необходимы как для налоговой с целью контроля работодателей, так и для компаний, использующих наемный труд. Сбор данных о работающих физлицах, выплачиваемых им суммах, применяемых льгот и удерживаемых НДФЛ позволяет работодателю:

  • Видеть общую картину по всем работникам;
  • Заполнять справки 2-НДФЛ по итогам года;
  • Определять права работников на «детский» вычет, отслеживать тот момент, когда данное право прекращается;
  • Устанавливать права на иные вычеты стандартного характера;
  • Выявлять случаи неправильного исчисления и удержания налога.

Формирование регистра

Компания вправе сама решить, как она будет учитывать доходы и рассчитываемый с них НДФЛ, и какие учетные бланки будут для этого использоваться. НК РФ определяет, что нужно отразить в налоговых регистрах. Необходимые сведения, подлежащие включению в регистр, закреплены в п.1 ст.230:

  • Идентификационные данные по каждому физлицу;
  • Разновидности выплачиваемых доходов;
  • Предоставляемые льготы по НДФЛ, уменьшающие базу для вычисления налога;
  • Величины выплачиваемых сумм;
  • Даты выдачи сумм персоналу;
  • Величины исчисленного налога;
  • Даты его удержания и перечисления;
  • Сведения о платежной документации, подтверждающей уплату.

Указанные сведения приводятся в разрезе по каждому сотруднику.

Бланк налогового регистра по НДФЛ разрабатывается с тем учетом, чтобы обеспечить удобную работу с информацией, наглядность ее представления. При этом в бланк включаются необходимые сведения, требуемые налоговой.

Качества, которыми должен обладать разработанный бланк регистра:

  • Простота – не должно возникать путаницы в представлении данных по сотрудникам;
  • Наглядность – данные должны легко читаться, бланк должен позволять быстро перенести необходимую информацию в 2-НДФЛ;
  • Краткость – не нужны лишние сведения, они не несут никакой значимости и создают сложность восприятия информации.

Бланк регистра должен учитывать особенности деятельности организации и выплачиваемые виды доходов, поэтому не утверждено универсального бланка регистра. Каждое предприятие составляет такой документ, который будет включать необходимые сведения и обладать указанными выше свойствами.

Для удобства компания может формировать несколько налоговых регистров для полного отражения необходимых данных в целях налогового учета НДФЛ. Налоговое законодательство работодателей в данном вопросе не ограничивает. Можно применять отдельный регистр в отношении каждого вида дохода или каждого физлица.

Часто компании за основу берут действовавший ранее бланк справки 1-НДФЛ, на примере которого подготавливается подходящий регистр.

Бланк регистра по НДФЛ

В разрабатываемый налоговый регистр включаются сведения из п.1 ст.230. Ниже в таблице даны пояснения по каждому виде необходимой информации.


Обязательные сведения регистра Пояснения
Идентификационные данные о налогоплательщиках Данные о работающих физлицах, включающие:

  • ФИО;
  • Число, месяц и год рождения;
  • Сведения об удостоверяющем личность документе;
  • ИНН, если он известен работодателю;
  • Адрес (в РФ и за ее пределами);
  • Гражданство.

 

Виды доходов Каждый выплачиваемый вид дохода должен иметь поле для указания специального цифрового кодового обозначения. Коды утверждены Приказом ФНС №MMB-7-11/387@ 10.09.15.

Не обязательно отражать данные по доходам, не облагаемым НДФЛ, так как они не формируют базу.

Доходы, облагаемые налогом в ограниченном пределе, отражать обязательно, так как они способны накапливаться на протяжении года.

Виды вычетов В регистре вычеты отражаются с указанием кодовых обозначений. Коды вычетов утверждены тем же приказом, что и коды доходов.
Суммы доходов Рекомендуется указывать суммы доходов:

  • Начисленные до налогообложения и применения вычетов;
  • Уменьшенные на положенные вычеты.
Даты выплаты доходов Предусматривается поле для указывания дня, когда:

  • Фактически выдана з/п или иной вид дохода наличными из кассы;
  • Перечислена з/п на карты сотрудникам.

Рекомендуется также предусмотреть поле для указания даты получения дохода по правилам ст.223 (в отношении з/п – это последний день месяца, за который она начислена).

Статус налогоплательщика В регистр включается поле для указания того, относится физлицо к резидентам или нерезидентав РФ.
Даты удержания НДФЛ В специальной графе прописывается фактический день удержания налога, который зависит от вида дохода.
Даты перечисления НДФЛ Берутся из подтверждающей платежной документации.
Реквизиты п/п Достаточно указать №, дату п/п и перечисляемую по нему сумму налога.
НДФЛ В регистр вносится посчитанный и удержанный налог.

Если работников много, то удобнее разработать регистр, который бы отражал данные по каждому отдельному физлицу. По такому принципу построен бланк 1-НДФЛ. Можно взять указанный бланк в качестве основы и адаптировать его под современные реалии и требования НК РФ – добавить недостающие данные, убрать лишние, неактуальные.

Компания ведет регистр в удобном виде – бумажном или электронном.

Образец регистра по НДФЛ

С учетом вышеизложенных сведений налоговый регистр по НДФЛ может принимать такой вид:

Регистр по налогу на прибыль

Для целей учета показателей для вычисления налога на прибыль компания заполняет самостоятельно разработанные бланки налоговых регистров, данные в эти регистры переносятся из бухгалтерских счетов и первичной документации.


Бланки регистров составляются с учетом особенностей деятельности конкретного предприятия. Актуальность в применении налоговых регистров отдельно от бухгалтерских по налогу на прибыль возникает в том случае, если организация выполняет операции, суммы по которым учитываются по-разному в бухгалтерии и налогообложении.

Требования налогового и бухгалтерского учета по некоторым операциям могут не совпадать, в таких случаях и нужно отдельно применять налоговые регистры.

Если же предприятия не выполняет тех операций, по которым налоговый учет ведется в отличной от бухучета форме, то для вычисления налога на прибыль достаточно бухгалтерских регистров.

Налоговые регистры могут принимать форму бухгалтерских с необходимыми дополнениями. Также допускается формировать отдельные бланки, не схожие с бухгалтерскими. Налоговая разрешает компаниям в данном вопросе проявить инициативу и подготовить подходящий для себя бланк. В НК РФ даются только рекомендации о том, какие реквизиты отражаются в регистре:

  • Название бланка;
  • Временной отрезок, за который он составляется;
  • Количественные и денежные измерители необходимых показателей;
  • Сведения о проводимых операциях;
  • Подпись ответственного лица.

online-buhuchet.ru

Основные сведения ↑


НДФЛ – налог, который занимает следующее место после налога на прибыль и НДС. Поэтому стоит разобраться во всех нюансах налогообложения.

Рассмотрим, кто, когда и как должен исчислять сумму налога и уплачивать ее в бюджет. Обратимся к нормативной базе, где прописаны все необходимые данные.

Основы налогообложения

НДФЛ – налог на доход физического лица, который является прямым платежом, осуществляемым населением Российской Федерации.

Плательщиками такого налога являются граждане России и другие лица, что получают прибыль в пределах российской территории (иностранцы и лица без гражданства).

Плательщики могут быть резидентами и нерезидентами. От статуса будет зависеть размер используемой при расчетах подоходного налога ставки.

Определить, является лицо резидентом или нерезидентов, можно при подсчете количества дней пребывания в РФ. Если суммарное количество за 12 месяцев превысит 183, лицо считается резидентом (ст. 207 Налогового кодекса).

Объект обложения налогом:

Прибыль от источника, что находится на территории государства или за рубежом Для резидентов
Прибыль от источника, находящегося в пределах РФ Для нерезидентов (ст. 208, 209, 217 НК Российской Федерации)

В 217 статье также содержится список видов прибыли, что не облагается налогом. НДФЛ могут уплачивать сами физические лица или их налоговые агенты.

Агентом признается фирма, ИП, нотариус, адвокат, обособленное подразделение иностранного предприятия, работающего в пределах РФ, от которых получено прибыль.

Расчеты налога на доход физического лица проводятся налоговым агентом нарастающим итогом по окончанию каждого месяца.

Налоговая база – получение прибыли в деньгах или натуральном выражении, которая может уменьшаться на налоговый вычет, предусмотренный ст. 218, 219, 219.1, 220, 221 НК.

Допускается использование вычетов только в тех случаях, когда доход облагается НДФЛ по ставке 13%. В иных ситуациях льготы такого плана не предоставляются (ст. 210, 211, 212, 213, 214 Налогового кодекса).

Перечислим возможные ставки (ст. 217, 214 НК):

9% При расчетах сумм с дивидендных выплат, произведенных резидентам
13% Общая ставка, используемая резидентами, а также зарубежными высококвалифицированными специалистами (нормативный документ России от 25.07.02 № 115-ФЗ)
15% С дивидендов, получаемых нерезидентами
30% При расчете суммы налога нерезидентами, которые получили прибыль в пределах территории России
35% При получении приза, подарка, выигрыша и т.п.

Сроки перечисления исчисленного налога:

Для налогового агента Не позже того дня, когда получены средства в банках для выплат работнику; не позже следующего дня после произведения платежа физическому лицу
Для лиц, которые не являются налоговыми агентами 15 числа в июле, октябре и январе следующего года после окончания налогового периода

Уплата производится в территориальный орган налоговой инспекции, где фирма состоит на учете, или где живет сам плательщик (при перечислении НДФЛ за себя).

Необходимая документация

Налоговыми агентами и отдельными физическими лицами должна подаваться декларация, составленная по форме 3-НДФЛ.

Граждане должны представить такой вид отчетности в двух случаях:

  • когда есть необходимость самостоятельного исчисления и перечисления сумм НДФЛ в государственные структуры (при получении дохода от продажи имущества, выигрышах, а также в отношении того дохода, с которого не было удержано налог агентом);
  • при желании получить налоговые вычеты, то есть возместить часть уплаченного налога из бюджета.

Сдавать декларацию нужно до конца апреля в следующем году после окончания налогового периода. Допускается заполнять бланки в электронном виде или от руки.

Помимо декларации необходимо готовить и такие справки:

  1. 2-НДФЛ – бланк, в котором отражаются доходы конкретного работника, что были получены в течение налогового периода. Если такой отчет не подан своевременно, лицо уплатит штраф, предусмотренный ст. 126 НК. При нарушении порядка подачи, искажении сведений в документе также применимы правила, описанные в ст. 15.6 КоАП. Обязанность составлять 2-НДФЛ должен исполнять налоговый агент, который перечсиляет сумму заработка или иные средства работнику.
  2. При желании гражданина получить детский вычет, стоит подать соответствующее заявление (Письмо от 5 сентября 2012 года № 03-04-05/8-1064).
  3. Заявление о возврате переплаченного налога (при необходимости).
  4. Налоговый регистр – документ, где отражена прибыль плательщика НДФЛ, суммы налогов, которые с него удержаны, предоставленные вычеты.

Нормативная база

Согласно ст. 230 п. 1 абз. 1 НК, налоговыми агентами должен вестись налоговый регистр для проведения расчетов по НДФЛ.

Указываются также доходы, что получил гражданин, не являющийся налоговым агентом, при продаже имущества или имущественных прав.

Это же касается и ИП (ст. 226 п. 2, ст. 227, ст. 228 НК). Об этом же сказано и в документе Министерства финансов от 29.12.10 № 03-04-06/6-321.

Если на фирме не ведется учет дохода сотрудника с помощью налогового регистра, представителем уполномоченного органа будет выписан штраф в размере 1 тыс. рублей.

В том случае, когда нарушения зафиксированы несколько лет подряд, штраф может составить 30 тыс.

Если нарушения привели к занижению базы налога, сумму штрафа будет исчислено как 20% от недоплаченного НДФЛ, но не меньше 40 тыс. (ст. 120 НК России). Должностные лица будут оштрафованы на 300-500 рублей.

Как заполнять регистр налогового учета по НДФЛ? ↑

Некоторыми работодателями ведется общий налоговый регистр (один на всех работников). В том случае, когда численность штата не велика, это будет удобно.

Но если следовать законодательству, регистр налогового учета по НДФЛ необходимо вести на каждое лицо в отдельности. Рассмотрим правила составления такого документа.

Где взять бланк?

Налоговые регистры должны разрабатывать налоговые агенты самостоятельно. Это касается юридических лиц, предпринимателей, частнопрактикующих лиц, которые имеют наемный персонал.

За основу можно брать налоговую карточку, только добавив несколько пунктов. Но есть примеры составленных регистров и в интернете, на которые можно опираться.

Основные правила по формированию

Так как разработка налогового регистра осуществляется на основании налоговой карточки, стоит учесть основную задачу – сформировать годовой документ о прибыли работника.

Именно поэтому стоит придерживаться структуры справки 1-НДФЛ. Что же стоит отразить в документе?

Прибыль, что не является объектом налогообложения, в независимости от величины, в регистре отражать не нужно (законодательный акт от 29.04.09 № 03-04-06-01/109).

Правила предусмотрены для заполнения налоговой карточки, но они могут использоваться и при ведении налогового регистра.

Та прибыль, что освобождена от обложения налогом в рамках установленного норматива, в регистрах фиксируется. К примеру, матпомощь не будет облагаться НДФЛ, если ее сумма выйдет за пределы 4 тыс. рублей (п. 28 ст. 217 НК).

Об этом говорится в документе, утвержденном 13.02.12 № 03-04-06/6-34, а также 14.11.07 № 03-04-06-01/392. Бывает, что гражданин устраивается на работу, но имеет прибыль от другого налогового агента.

В таком случае работодатель не будет отражать эти доходы в налоговом регистре. Но сам размер дохода должен фиксироваться.

Такие показатели нужны для правильного проведения расчетов по налоговым вычетам в налоговом периоде.

Сведения стоит вносить на основании документа 2-НДФЛ, который выдан на прежнем месте работы. Отражаются ли суммы, что уплачены гражданину при покупке у него сельскохозяйственного товара?

Это будет зависеть от наличия документального подтверждения происхождения продукции (ст. 217 п. 13 НК). Необходимые документы может выдать садово-огородное товарищество.

При невозможности представить подтверждающую документацию фирма будет удерживать НДФЛ и отражать его в налоговых регистрах (п. 2 ст. 230 Налогового кодекса).

В документе должны содержаться такие сведения:

  • данные лица, который является налоговым агентом (ИНН, КПП, код налоговой инспекции, ОКАТО);
  • данные о плательщике: ИНН, номер свидетельства, выданный ПФР, ФИО, паспортные данные, гражданство, адрес;
  • статус (резидент/нерезидент);
  • проведение расчета базы налога и НДФЛ с учетом необходимой ставки, то есть отражается величина налогооблагаемой прибыли;
  • данные о пересчитанных суммах за прошлые налоговые периоды;
  • коды прибыли, которые содержатся в специальных справочниках;
  • сумма налога, что был удержан;
  • код налога;
  • указывается в регистре налогового учета по НДФЛ перечисленная сумма налога;
  • дата уплаты налога;
  • перечень платежек с необходимыми реквизитами, что являются подтверждением факта уплаты сумм;
  • сведения о налоговых вычетах.

Информация должна заполняться ежемесячно после произведения перечисления сумм заработной платы и других средств работнику, проведения начисления и удержания налога.

Не нужно вписывать в документе данные:

  • по декретным пособиям;
  • о единовременных выплатах при рождении малыша;
  • о перечислениях при уходе за малолетним ребенком.

Стоит учесть, что налогооблагаемая прибыль должна быть сгруппирована по ставкам и КБК, и соответственно, отражается в разных разделах регистров. По аналогии ведется учет сумм перечисленного налога.

Особое внимание стоит уделить структурированию раздела, в котором указываются сведения о стандартных налоговых вычетах. Их учет стоит осуществлять каждый месяц.

Необходимо создать дополнительные строки, где будут отражаться:

  • социальные вычеты по взносам добровольного характера по пенсионному обеспечению;
  • имущественный вычет по затратам на покупку объекта, процентам ипотеки;
  • профессиональный вычет.

Средства по вычетам, что полагаются работнику и были предоставлены, стоит прописывать в отдельности. При составлении документа стоит знать и такие правила:

  1. Сумма НДФЛ отражается в рублях без копеек, остальные показатели – в рублях с копейками.
  2. Суммы в валюте следует пересчитать по курсу ЦБ на момент, когда прибыль получена.
  3. Следует опираться на справочники «Коды документации», «Коды регионов», а также доходов и вычетов.
  4. Для отражения адреса, стоит использовать классификатор по странам мира.
  5. Формировать документ можно в бумажном или электронном виде.

Часто возникают трудности с отражением отпускных, когда начало и конец таких периодов приходятся на разные месяцы.

Здесь стоит опираться на такое положение — данные отражают на момент получения дохода (ст. 223 НК), то есть тот день, когда осуществлено перечисление средств. Об этом говорится в законодательном акте от 6.03.08 № 03-04-06-01/49.

Образец заполнения

К примеру, физическое лицо работает на предприятии с начала августа 2010 года. У гражданина есть один ребенок, которому исполнилось 9 лет.

Работник имеет право получить детский вычет в размере 1400 рублей (в соответствии с законодательными актами, которые были актуальны на то время).

На протяжении 2012 года лицо получает заработок в размере 15 тыс. Перечисление осуществляется дважды — 20 числа – авансовые суммы, 5 числа в следующем месяце – сама зарплата.

15.05.2012 г. гражданин получает пособие по временной нетрудоспособности по больничному листу. Размер – 4 932 рубля. Заработок в мае – 10 тыс.

20 июня работник получил материальную помощь (в честь дня рождения) – 6 тыс. 15.08.2012 лицо отправляется в отпуск на 14 дней. 13 числа выплачено в связи с этим 7,2 тыс. рублей.

Все перечисленные суммы должны отражаться в налоговом регистре по доходам сотрудника предприятия, а также учтены при расчете НДФЛ. Разберемся на другом примере, как отразить отпускные.

Фирма платит сотруднику каждый месяц зарплату в размере 15,8 тыс. рублей. С 26.11.2012 по 14.12.2012 года человек отправляется в отпуск.

Отпуск приходится на конец одного месяца и начало другого. Начисление – 10 тыс. Лицо не имеет детей, а значит, не может использовать стандартный вычет.

20.11 получено авансовую сумму зарплаты – 7,9 тыс. Налог с отпускных:

10 тыс. * 13% = 1,3 тыс.

21 числа получено отпускные в размере 8,7 тыс., и в этот же день компания перечисляется сумму налога. Отпускные включены в доход работника за ноябрь.

30 числа физическое лицо получает зарплату за период 1 – 25 ноября – 13 158 рублей, с который удержано налог в размере 1711 рублей. Заработок за период с 20 по 25 число лицо получило в размере 3541 рублей (13 158 – 1711 – 7,9 тыс.).

За ноябрь в налоговом регистре бухгалтер отразит сумму 10 тыс. (отпускные), поставит код 2012, а также сумму заработка 13 158, код которого 2000.

За пример составления налогового регистра можно взять такой бланк:

Выписка из регистра

В абз. 8 п. 1 ст. 231 НК говорится, что при подаче заявления о возврате излишне удержанного и уплаченного НДФЛ в государственные структуры налоговым агентом должна предоставляться выписка из регистра налогового учета.

Прилагаются также документы, которые подтвердят, что налог был излишне удержан или перечислен. Такие же положения содержатся в законе от 27 июля 2010 года № 229-ФЗ.

Подать заявление о возврате с выпиской можно в течение 3 лет с момента, когда налог уплачен (ст. 78 п. 7 НК).

Часто возникающие вопросы ↑

Если о декларации и другой документации в законодательстве содержится много информации, то при формировании регистра налогового учета возникает немало вопросов.

К примеру, не ясно, сдавать такой отчет или нет, распечатать его или можно оставить на электронных носителях, кому подписать такие бланки. Разберемся в таких нюансах.

Нужно ли распечатывать документ?

В законодательстве нет правил о хранении регистра налогового учета. А значит, сохранять такую документацию можно по общим правилам с остальной бухгалтерской отчетности.

Но, все же, рекомендуется распечатывать такие бланки, сшивая их в книгу. Это необходимо для удобства проведения собственных проверок и сверки с бухгалтерским учетом.

Хотя регистр и является внутренним документом организации, на его основании ведется налоговый учет. Бланки не нужно будет никуда относить – они должны оставаться на предприятии.

Но представители уполномоченных структур могут запросить регистры при проведении камеральных проверок.

Кто подписывает регистр налогового учета?

Справка должна быть подписана руководителем фирмы или другим должностным лицом, которое имеет такое право в соответствии с внутренней документацией (приказами директора и т. п.).

Регистры могут подписывать:

  • главные бухгалтеры;
  • заместители главбуха;
  • бухгалтеры, что несут ответственность за проведение расчетов заработной платы.

При формировании регистров налогового учета налоговые агенты должны руководствоваться общими рекомендациями.

Но за работодателями остается право составлять свой бланк и вписывать данные в соответствии со своими разработками.

Главное – документ у вас должен быть, чтобы при необходимости можно было его предъявить.

buhonline24.ru

Зачем нужен этот документ?

Организации обязаны создавать налоговые регистры и отражать в них обобщенные сведения, необходимые для расчета сборов в бюджет. По НДФЛ заполняется отдельный документ. Его составление преследует следующие цели:

Проверка со стороны контролирующих органов, своевременности и правильности

  • уплаты налогов;
  • проверка данных, предоставляемых ИФНС, самими налогоплательщиками;
  • упрощение процесса заполнения налоговой отчетности.

Законодательно не установлено типовых форм налоговых регистров. Это означает, что предприятие может разработать документ самостоятельно, в свободной форме.

Важно! Рекомендуется утвердить формы документов в учетной политике организации.

К составлению документа предъявляются следующие требования:

  • Данные должны заполняться непрерывно в хронологическом порядке;
  • структура регистра должна быть простой и понятной;
  • включаются все сведения, влияющие на формирование налоговой базы;
  • заполняется в специализированных, электронных программах или на бумаге.

На главной странице формы указываются реквизиты налогового агента. Сама форма представлена в виде таблицы. Для заполнения документов в табличной форме удобно использовать Excel. Благодаря функции поиска в документе легко можно найти необходимые данные. Таблица также имеет и другие возможности, упрощающие работу с данными:

  1. Сортировка и фильтры;
  2. Математические формулы. Использование формул программы позволяет во многом автоматизировать ввод данных. Благодаря соответствующим настройкам Excel, при заполнении прибыли физических лиц можно автоматически рассчитать налог с учетом вычетов и других нюансов.

Несмотря на то, что регистр налогового учета по НДФЛ самостоятельно разрабатывается и утверждается каждой организацией, предусмотрен порядок, где обязательно должны отражаться:

  • Сведения о сотрудниках компании, позволяющие четко идентифицировать каждого налогоплательщика (ФИО работника, дата рождения, ИНН, адрес и т.д.);
  • налоговый статус сотрудника;
  • перечень доходов;
  • сведения по налоговым вычетам и суммам, которые могут уменьшить базу для расчета;
  • дату выплаты вознаграждений;
  • размер рассчитанного и удержанного налога;
  • даты удержания и перечисления НДФЛ;
  • реквизиты платежного поручения по уплате налога.

Помимо указанных данных для заполнения налогового регистра можно отразить дополнительную информацию:

  • Ставка налога;
  • авансовые платежи (если работают иностранцы по патенту);
  • налог, который не получилось удержать;
  • налог, возвращенный предприятием;
  • дату получения дохода;
  • крайний срок уплаты налога, по закону.

Внимание! Если организация уже применяет подобный документ для 2 НДФЛ, его можно просто вести дальше и использовать при сдаче 6 НДФЛ. Либо по желанию, заводится отдельный документ.

Когда бухгалтер все же решит составить отдельный регистр на 6 НДФЛ, целесообразно указать в нем те же сведения, которые содержатся в бланке отчета. Поскольку форма сдается по всем работникам компании, графу с информацией по налогоплательщику (сотруднику) нужно заменить и указать графу с количеством работников, которым выплачивался доход.

Другие особенности заполнения отчета, какие необходимо учесть при составлении налогового регистра:

  • Сдается каждые три месяца;
  • заполняется нарастающим итогом по налоговым ставкам;
  • заполняется по каждой разновидности дохода.

Образец заполнения налогового регистра для 6 НДФЛ

Образец заполнения налогового регистра для 6 НДФЛ

Скачать бланк налогового регистра для 6 НДФЛ.

Какова ответственность при отсутствии документа

Отчет должен заполняться по данным регистра, поэтому его отсутствие является нарушением законодательства, и виновник несет ответственность в соответствии со ст. 120 НК РФ. Это карается штрафными санкциями в размере 10 – 40 тыс. рублей. На каждого правонарушителя штраф накладывается в индивидуальном порядке, в зависимости от длительности нарушения и того, как оно повлияло на расчет налоговой базы.

Налоговый агент может оспорить наложенные на него санкции в судебном порядке в следующих случаях:

  1. Регистры есть и ведутся в организации, но они не зафиксированы в учетной политике. В этом случае претензии контролеров не правомерны, так как это требование не носит обязательный характер. Однако, во избежание судебных споров, лучше утвердить формы документов в УП;
  2. Документ ведется, но сведения в графах заполнены не полностью. Инспекция может посчитать такой документ не действительным, так как он нарушает требование по полноте учета. Недействительный регистр приравнивается к отсутствию документа, а за это полагается штраф. Но, если речь идет о дополнительных сведениях, а не обязательных, это не может служить основанием для признания такого регистра недействительным;
  3. Отсутствие “построчных” регистров. В ходе проверки у налоговиков, могут возникнуть вопросы по заполнению той или иной строки, и они могут запросить дополнительный документ, расшифровывающий ее. При отсутствии такового, накладывают штраф. Однако НК РФ не содержит такого требования, значит, данная позиция ИФНС незаконна.

Важно! Если отсутствуют обязательные сведения, регистр будет признан недействительным, и оспорить штраф не получится.

Заключение

Сведения в отчетности по НДФЛ должны соответствовать информации в регистре. Его заполнение является обязательным для всех налогоплательщиков. Бланк утверждается самостоятельно. На предприятии может вестись один регистр по подоходному налогу или несколько по каждому виду отчетов. За отсутствие или неверное заполнение, предусмотрена ответственность в виде штрафа.

ndflexpert.ru

С чего начать

Прежде чем сделать под себя регистр по НДФЛ, надо определить, для чего он нужен. А необходим он вам как налоговому агенту для того, чтобы:

  • правильно рассчитать налог, подлежащий удержанию из доходов работника;
  • на основании данных регистров быстро заполнить справки 2-НДФЛ на каждого работника и по окончании года отчитаться перед налоговой инспекциейп. 2 ст. 230 НК РФ;
  • в случае налоговой проверки предъявить проверяющим регистр и избежать штрафа за его отсутствие.

Поэтому в регистре должны быть обязательные реквизиты, прямо упомянутые в НК, а также все данные, которые есть в справке 2-НДФЛ. Ведь так проще будет ее заполнять.

Обязательные реквизиты регистра по НДФЛ

Обязательные реквизиты, которые должны быть в регистре по НДФЛ, такиеп. 1 ст. 230 НК РФ:

1) сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика (ф. и. о., ИНН). Также в регистре лучше сразу указать паспортные данные (номер, серию, адрес места жительства), так как они нужны для заполнения справки 2-НДФЛ;

2) статус налогоплательщика (резидент/нерезидент);

3) виды выплачиваемых доходов и их коды;

4) виды предоставленных налоговых вычетов и их коды;

5) суммы доходов и суммы вычетов;

6) даты выплаты доходов;

7) даты удержания налога;

8) даты перечисления налога;

9) реквизиты платежного документа на перечисление налога в бюджет (дата и номер).

Первые пять реквизитов вопросов не вызывают, и проблем отразить их в налоговом регистре нет. Все данные о работнике можно оформить так же, как и в разделе 2 справки 2-НДФЛутв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.

Понятно, что суммы доходов работников вы будете брать из своих первичных документов (расчетно-платежных, расчетных ведомостей, актов и т. п.). Коды доходов и коды вычетов берутся из Справочников, приведенных в приложениях № 3 и № 4 к Приказу ФНС, которым утверждены форма справки 2-НДФЛ и Рекомендации по ее заполнениюутв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.

А статус налогоплательщика можно кодировать такразд. II Рекомендаций, утв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ (далее — Рекомендации): цифра 1 означает, что работник — резидент и его трудовые доходы облагаются по ставке 13%п. 2 ст. 207, п. 1 ст. 224 НК РФ, а цифра 2 — что нерезидент и его доходы облагаются по ставке 30%п. 2 ст. 207, п. 3 ст. 224 НК РФ.

Если работник — иностранец или просто часто бывает за границей в командировках, то, чтобы фиксировать, как в течение года меняется его статус, можно сделать в начале регистра такую таблицу.

Отслеживать в течение года статус нужно еще и потому, что вычеты предоставляются работнику только в отношении доходов, облагаемых по ставке 13%пп. 3, 4 ст. 210 НК РФ. А вот последние четыре реквизита регистра рассмотрим более подробно.

Дата выплаты дохода

В гл. 23 НК РФ нет такого понятия, как «дата выплаты дохода». Поэтому надо исходить из буквального смысла этого термина. В регистре по НДФЛ в качестве даты выплаты любого дохода надо указывать дату реального перечисления денег сотруднику. Кстати, так же считает и Минфин. Например, он разъяснил, что если зарплата выплачивается путем зачисления денег на карточные счета работников, то в регистре надо указывать именно дату перечисления денег на карточки работниковПисьмо Минфина от 14.02.2012 № 03-04-06/6-37.

Вид доходов Дата выплаты доходовп. 1 ст. 223 НК РФ
Любые доходы в денежной форме (включая оплату труда, выплаты по ГПД, отпускные, больничные, дивиденды и др.) День выплаты дохода из кассы либо перечисления денег на счет работника в банке
Доходы в натуральной форме День передачи работнику имущества (оказания ему услуг, выполнения для него работ)
Материальная выгода, полученная от экономии на процентах при выдаче работнику займа День уплаты работником процентов по займу
Материальная выгода, полученная от приобретения товаров (работ, услуг) или ценных бумаг День приобретения работником товаров (работ, услуг), ценных бумаг

Поскольку зарплата должна выплачиваться два раза в месяц (за первую половину месяца — до окончания месяца, как правило, с 16-го по 30-е число, за вторую половину — после окончания месяца, как правило, с 1-го по 15-е числост. 136 ТК РФ), то в регистре нужно будет указать две даты выплаты.

Дата удержания НДФЛ

Организация обязана удержать НДФЛ из доходов работника при их выплатеп. 4 ст. 226 НК РФ. После чего удержанный налог надо перечислить в бюджет, а доход за вычетом НДФЛ — работнику.

Рассчитать налог, подлежащий удержанию, нужно раньше — в момент начисления дохода работнику. То есть в день начисления зарплаты, премий, надбавок, доплат, пособий по болезни, отпускных, доходов по ГПД и т. п. Это будет налог исчисленный, и его вы указываете в соответствующей графе регистра по НДФЛ.

А вот удержать исчисленный НДФЛ из доходов работника нужно, как мы уже сказали, только при их непосредственной выплате.

В большинстве случаев дата удержания налога будет совпадать с датой выплаты доходов (например, при выплате отпускных, больничныхПостановление Президиума ВАС от 07.02.2012 № 11709/11; Письма Минфина от 06.06.2012 № 03-04-08/8-139, от 10.10.2007 № 03-04-06-01/349). Но из этого правила есть два исключения — выплата неденежных доходов и доходов в виде оплаты труда.

При выплате доходов в натуральной форме (например, при выдаче подарков) удержать НДФЛ в момент выплаты дохода невозможно. Это нужно сделать при ближайшей выплате денег работнику, например при выплате ему зарплаты, отпускных, пособий по болезни и т. п.п. 4 ст. 226 НК РФ; Письмо Минфина от 28.11.2007 № 03-04-06-01/420

Теперь разберемся с зарплатой. Она, как мы уже сказали, выплачивается два раза в месяц. И что же, два раза удерживать НДФЛ? Контролирующие органы неоднократно разъясняли, что исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с зарплаты (в том числе за первую половину месяца) нужно один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен доходПисьма Минфина от 15.08.2012 № 03-04-06/8-143, от 09.08.2012 № 03-04-06/8-232, от 17.07.2008 № 03-04-06-01/214, от 16.07.2008 № 03-04-06-01/209, УФНС по г. Москве от 29.04.2008 № 21-11/041841@.

Таким образом, датой получения дохода в виде оплаты труда как за первую, так и за вторую половину месяца является последний день месяца, за который зарплата начислена. И на эту же дату нужно исчислить НДФЛ за месяцп. 2 ст. 223 НК РФ. А вот удержать налог нужно на дату выплаты дохода — в день получения денег в банке на выдачу зарплаты за вторую половину месяца (при выдаче из кассы) или перечисления на карточки работниковп. 4 ст. 226 НК РФ.

Казалось бы, все просто: при выплате зарплаты за первую половину месяца (аванса) НДФЛ удерживать не надо. Однако если вы выплатите работнику сумму аванса без удержания НДФЛ, то по окончании месяца может сложиться ситуация, когда вы не сможете перечислить НДФЛ в бюджет, так как вам не из чего будет удержать налог. Например, вы выплатили работнику аванс, НДФЛ с него не удержали. А потом оказалось, что за вторую половину месяца работнику не положена зарплата по какой-то причине (например, он заболел или находился в отпуске за свой счет). И получается, что удержать НДФЛ вам просто не из чего. А перечислять в бюджет НДФЛ за счет собственных средств вы не можете, это прямо запрещено Кодексомп. 9 ст. 226 НК РФ. Есть три варианта решения этой проблемы:

  • <или>выплачивать зарплату за первую половину месяца за вычетом рассчитанного с нее НДФЛ, но НДФЛ не начислять (проводку Дт счета 70 – Кт счета 68 не делать) и не удерживать. Тогда в конце месяца вы всегда сможете удержать весь НДФЛ за месяц из доходов работника;
  • <или>исчислять (делать проводку Дт счета 70 – Кт счета 68) и удерживать НДФЛ с аванса, но в бюджет его сразу не перечислять. А перечислить сумму налога, удержанную со всей зарплаты за месяц, один раз — при выплате зарплаты по итогам месяца. Однако такой вариант может вызвать лишние вопросы налоговиков при выездной проверке (мол, раз удержали налог, то почему не перечислили, возможность ведь была);
  • <или>исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ при каждой выплате зарплаты, то есть два раза в месяц (делать проводки: при исчислении НДФЛ — Дт счета 70 – Кт счета 68, а при перечислении налога — Дт счета 68 – Кт счета 51).

Дата перечисления НДФЛ и реквизиты платежки

Это дата, которая указана в отметке банка на платежке на перечисление НДФЛ. Напомним, что срок, в который налог должен быть перечислен в бюджет, зависит от способа выплаты доходовп. 6 ст. 226 НК РФ.

Способ выплаты доходов Срок перечисления НДФЛ
Из кассы за счет денег, полученных в банке В день получения денег в банке
Из кассы за счет выручки Не позднее следующего дня после выплаты дохода
Перечисление на банковский счет работника или по его поручению на счета других лиц В день перечисления дохода
В неденежной форме (в натуральной форме или в форме материальной выгоды) Не позднее дня, следующего за днем удержания налога. А удержать НДФЛ надо в ближайший день выплаты денежного дохода

Если вы выплачиваете доход (за исключением зарплаты за первую половину месяца) работнику безналичным путем и перечисляете налог вовремя, то дата выплаты дохода, дата удержания налога и дата его перечисления у вас будут совпадать.

Всем известно, что НДФЛ перечисляется в бюджет сразу за всех работников организации (или работников одного подразделения) одной платежкой. Поэтому если удержанный НДФЛ перечислен в бюджет полностью, то в налоговом регистре у каждого работника будет указан один и тот же номер платежки и ее дата.

Общие правила по ведению регистра

ПРАВИЛО 1. На каждого работника ежегодно нужно заводить отдельный регистрст. 216, п. 1 ст. 230 НК РФ. В нем надо отражать все выплачиваемые работнику доходы независимо от того, по какой ставке они облагаются. Облагаемые по разным ставкам (9, 13, 15, 30 или 35%) доходы нужно отражать отдельно, к примеру в разных разделах регистрапп. 1, 3 ст. 226, ст. 224, п. 1 ст. 230 НК РФ. Кстати, именно такой принцип действует при заполнении справок 2-НДФЛ (по каждой ставке — отдельные разделы 3—5)разд. II Рекомендаций.

ПРАВИЛО 2. В регистре все выплаченные работнику доходы, облагаемые по ставке 13%, и предоставленные вычеты отражаются как помесячно, так и нарастающим итогом с начала года. Ведь НДФЛ по этим доходам рассчитывается нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца за вычетом НДФЛ, удержанного в предыдущих месяцах текущего годап. 3 ст. 226 НК РФ.

А вот доходы, облагаемые по другим ставкам, можно отражать только помесячно. В этом случае НДФЛ исчисляется отдельно по каждой сумме дохода без предоставления вычетовпп. 3, 4 ст. 210, п. 3 ст. 226 НК РФ.

ПРАВИЛО 3. Если работник принят на работу не с начала года, то в начале регистра можно указать такие сведения.

Сумма дохода берется из справки 2-НДФЛ с прежнего места работып. 3 ст. 218 НК РФ. Эта информация нужна для принятия решения о том, давать работнику вычеты на детей или нет. Ведь если доход с начала года превышает 280 000 руб., то вычеты уже не предоставляютсяподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ.

Если работник имеет право на детские вычеты, то в начале регистра лучше сделать еще одну табличку.

Из нее будет сразу видно: с какого месяца надо начать предоставлять вычет и когда перестать это делать, какую сумму вычета предоставить и какой код вычета присвоить.

ПРАВИЛО 4. В регистре можно не отражать доходы, которые в полной сумме не облагаются НДФЛ, например пособия по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора летст. 217 НК РФ.

А вот доходы, которые не облагаются НДФЛ в пределах установленного лимита (например, суточные свыше 700 руб., материальная помощь и подарки, облагаемые в части, превышающей 4000 руб. в год и др.), в регистре отражать надопп. 3, 28 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина от 20.07.2010 № 03-04-06/6-155. Причем в регистре доходы надо отражать в полной сумме, а на необлагаемую сумму указывать код вычетаПисьмо Минфина от 02.03.2012 № 03-04-06/9-54.

ПРАВИЛО 5. Если у организации есть обособленные подразделения, то налоговые регистры по НДФЛ нужно вести в каждом ОП отдельно.

А если работник одновременно получает доходы и в ГП, и в ОП, то на него надо завести два регистра по НДФЛ. В этом случае для правильного расчета НДФЛ вычеты на детей удобнее предоставлять в каком-то одном месте — либо в ГП, либо в ОП.

Вести регистры в каждом ОП нужно для того, чтобы не было проблем с перечислением НДФЛ и представлением справок 2-НДФЛ. Ведь НДФЛ, удержанный с доходов работников ОП, нужно перечислять в бюджет именно по месту нахождения каждого ОПп. 7 ст. 226 НК РФ. И как неоднократно разъясняли Минфин и ФНС, справки 2-НДФЛ надо представлять туда, куда перечисляется НДФЛПисьма ФНС от 30.05.2012 № ЕД-4-3/8816@; Минфина от 07.08.2012 № 03-04-06/3-222, от 23.03.2012 № 03-04-08/8-58. То есть справки 2-НДФЛ о доходах работников ГП надо представлять в ИФНС по месту нахождения ГП, а справки 2-НДФЛ о доходах работников ОП — в ИФНС по месту нахождения ОПразд. II Рекомендаций.

ПРАВИЛО 6. Суммы НДФЛ отражаются в регистре в целых рублях, а все остальные суммы — в рублях и копейкахп. 4 ст. 225 НК РФ.

ПРАВИЛО 7. Форму регистра по НДФЛ лучше утвердить приказом руководителя.

Заполняем регистр по НДФЛ

Как это сделать, покажем на примере.

***

При желании вы можете дополнять регистр любыми данными, которые вам нужны. Если доходы облагаются по разным ставкам, то можно сделать обобщающую таблицу, где будут указываться общая сумма дохода и общая сумма удержанного и перечисленного налога.

Если на конец года вы не успели возвратить работнику излишне удержанный с его дохода НДФЛ и продолжаете возвращать его в следующем году, то сумму долга перед работником можно показать в дополнительной таблице в начале регистра.

А в конце регистра вы можете указать номер справки 2-НДФЛ и дату ее представления в ИФНС и работнику.

glavkniga.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.