Регистр ндфл




  • Главное в статье:
  • Правила составления налогового регистра по НДФЛ в 2017 году
  • Какие сведения не надо включать в налоговый регистр по НДФЛ
  • Какой бланк регистра налогового учете по НДФЛ использовать в 2017 году
  • Образец заполнения налогового регистра по НДФЛ в 2017 году

Правила составления налогового регистра по НДФЛ в 2017 году

Карточки по НДФЛ надо составлять отдельно на каждого сотрудника. Обязательные реквизиты, которые должны быть в этих документах, в 2017 году не изменились. Перечислим их:

  • персональные данные налогоплательщика (Ф.И.О., дата рождения, адрес регистрации, паспортные данные, ИНН при наличии);
  • все доходы и вычеты с начала налогового периода, сгруппированные по кодам (утв. приказом ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387);
  • суммы доходов и даты их выплаты;
  • статус налогоплательщика – резидент или нерезидент;
  • суммы НДФЛ, даты удержания и перечисления, реквизиты платежных поручений.

Такой список обязательных данных для налогового регистра по НДФЛ в 2017 году есть в статье 230 НК РФ.

Что не надо включать в карточку по НДФЛ

В карточки по НДФЛ не включайте необлагаемые доходы, у которых нет кодов. Это, в частности, пособия (кроме облагаемых больничных) и суточные в пределах лимита (700 руб. в день для командировок по России и 2 500 руб. в день для заграничных поездок). Но есть и другие доходы – частично облагаемые, у которых есть свои коды. Это подарки, материальная помощь, призы. Такие выплаты надо полностью включить в документ. А их необлагаемые части являются вычетами с собственными кодами.

Для чего нужны регистры по НДФЛ

Налоговые регистры по НДФЛ нужны  для того, чтобы безошибочно составлять справки 2-НДФЛ и расчет 6-НДФЛ. Поэтому выгодно, чтобы в документ попадали все данные для этих отчетов. Например, в расчете 6-НДФЛ у доходов есть три даты: фактического получения дохода, удержания налога и срок перечисления налога. Колонки с этими датами в регистре пригодятся. Ниже в статье мы приводим образец карточки налогового учета по НДФЛ, в котором есть все необходимые данные.

Кроме того, выписка из регистра налогового учета по НДФЛ нужна при подаче заявления о возврате излишне удержанного и уплаченного налога (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Бланк регистра налогового учета по НДФЛ в 2017 году


Бланк компания вправе разработать самостоятельно и закрепить в учетной политике. Единственное требование – в нем должны быть все обязательные реквизиты.

За образец налогового регистра по НДФЛ в 2017 году можно взять, к примеру, старую налоговую карточку 1-НДФЛ (утв. приказом МНС России от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583). Сам приказ чиновники отменили, а данные в бланке устарели. Например, коды вычетов из справочника к приказу. Значит, документ надо доработать. Можно воспользоваться нашим готовым образцом и скачать бланк налогового регистра по НДФЛ в 2017 году в формате Excel.

www.glavbukh.ru

Зачем нужен этот документ?

Организации обязаны создавать налоговые регистры и отражать в них обобщенные сведения, необходимые для расчета сборов в бюджет. По НДФЛ заполняется отдельный документ. Его составление преследует следующие цели:

Проверка со стороны контролирующих органов, своевременности и правильности

  • уплаты налогов;
  • проверка данных, предоставляемых ИФНС, самими налогоплательщиками;
  • упрощение процесса заполнения налоговой отчетности.

Законодательно не установлено типовых форм налоговых регистров. Это означает, что предприятие может разработать документ самостоятельно, в свободной форме.

Важно! Рекомендуется утвердить формы документов в учетной политике организации.

К составлению документа предъявляются следующие требования:

  • Данные должны заполняться непрерывно в хронологическом порядке;
  • структура регистра должна быть простой и понятной;
  • включаются все сведения, влияющие на формирование налоговой базы;
  • заполняется в специализированных, электронных программах или на бумаге.

На главной странице формы указываются реквизиты налогового агента. Сама форма представлена в виде таблицы. Для заполнения документов в табличной форме удобно использовать Excel. Благодаря функции поиска в документе легко можно найти необходимые данные. Таблица также имеет и другие возможности, упрощающие работу с данными:

  1. Сортировка и фильтры;
  2. Математические формулы. Использование формул программы позволяет во многом автоматизировать ввод данных. Благодаря соответствующим настройкам Excel, при заполнении прибыли физических лиц можно автоматически рассчитать налог с учетом вычетов и других нюансов.

Несмотря на то, что регистр налогового учета по НДФЛ самостоятельно разрабатывается и утверждается каждой организацией, предусмотрен порядок, где обязательно должны отражаться:

  • Сведения о сотрудниках компании, позволяющие четко идентифицировать каждого налогоплательщика (ФИО работника, дата рождения, ИНН, адрес и т.д.);
  • налоговый статус сотрудника;
  • перечень доходов;
  • сведения по налоговым вычетам и суммам, которые могут уменьшить базу для расчета;
  • дату выплаты вознаграждений;
  • размер рассчитанного и удержанного налога;
  • даты удержания и перечисления НДФЛ;
  • реквизиты платежного поручения по уплате налога.

Помимо указанных данных для заполнения налогового регистра можно отразить дополнительную информацию:

  • Ставка налога;
  • авансовые платежи (если работают иностранцы по патенту);
  • налог, который не получилось удержать;
  • налог, возвращенный предприятием;
  • дату получения дохода;
  • крайний срок уплаты налога, по закону.

Внимание! Если организация уже применяет подобный документ для 2 НДФЛ, его можно просто вести дальше и использовать при сдаче 6 НДФЛ. Либо по желанию, заводится отдельный документ.

Когда бухгалтер все же решит составить отдельный регистр на 6 НДФЛ, целесообразно указать в нем те же сведения, которые содержатся в бланке отчета. Поскольку форма сдается по всем работникам компании, графу с информацией по налогоплательщику (сотруднику) нужно заменить и указать графу с количеством работников, которым выплачивался доход.

Другие особенности заполнения отчета, какие необходимо учесть при составлении налогового регистра:

  • Сдается каждые три месяца;
  • заполняется нарастающим итогом по налоговым ставкам;
  • заполняется по каждой разновидности дохода.

Образец заполнения налогового регистра для 6 НДФЛ

Образец заполнения налогового регистра для 6 НДФЛ

Скачать бланк налогового регистра для 6 НДФЛ.

Какова ответственность при отсутствии документа

Отчет должен заполняться по данным регистра, поэтому его отсутствие является нарушением законодательства, и виновник несет ответственность в соответствии со ст. 120 НК РФ. Это карается штрафными санкциями в размере 10 – 40 тыс. рублей. На каждого правонарушителя штраф накладывается в индивидуальном порядке, в зависимости от длительности нарушения и того, как оно повлияло на расчет налоговой базы.

Налоговый агент может оспорить наложенные на него санкции в судебном порядке в следующих случаях:

  1. Регистры есть и ведутся в организации, но они не зафиксированы в учетной политике. В этом случае претензии контролеров не правомерны, так как это требование не носит обязательный характер. Однако, во избежание судебных споров, лучше утвердить формы документов в УП;
  2. Документ ведется, но сведения в графах заполнены не полностью. Инспекция может посчитать такой документ не действительным, так как он нарушает требование по полноте учета. Недействительный регистр приравнивается к отсутствию документа, а за это полагается штраф. Но, если речь идет о дополнительных сведениях, а не обязательных, это не может служить основанием для признания такого регистра недействительным;

  3. Отсутствие “построчных” регистров. В ходе проверки у налоговиков, могут возникнуть вопросы по заполнению той или иной строки, и они могут запросить дополнительный документ, расшифровывающий ее. При отсутствии такового, накладывают штраф. Однако НК РФ не содержит такого требования, значит, данная позиция ИФНС незаконна.

Важно! Если отсутствуют обязательные сведения, регистр будет признан недействительным, и оспорить штраф не получится.

Заключение

Сведения в отчетности по НДФЛ должны соответствовать информации в регистре. Его заполнение является обязательным для всех налогоплательщиков. Бланк утверждается самостоятельно. На предприятии может вестись один регистр по подоходному налогу или несколько по каждому виду отчетов. За отсутствие или неверное заполнение, предусмотрена ответственность в виде штрафа.

ndflexpert.ru

С чего начать

Прежде чем сделать под себя регистр по НДФЛ, надо определить, для чего он нужен. А необходим он вам как налоговому агенту для того, чтобы:

  • правильно рассчитать налог, подлежащий удержанию из доходов работника;
  • на основании данных регистров быстро заполнить справки 2-НДФЛ на каждого работника и по окончании года отчитаться перед налоговой инспекциейп. 2 ст. 230 НК РФ;
  • в случае налоговой проверки предъявить проверяющим регистр и избежать штрафа за его отсутствие.

Поэтому в регистре должны быть обязательные реквизиты, прямо упомянутые в НК, а также все данные, которые есть в справке 2-НДФЛ. Ведь так проще будет ее заполнять.

Обязательные реквизиты регистра по НДФЛ

Обязательные реквизиты, которые должны быть в регистре по НДФЛ, такиеп. 1 ст. 230 НК РФ:

1) сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика (ф. и. о., ИНН). Также в регистре лучше сразу указать паспортные данные (номер, серию, адрес места жительства), так как они нужны для заполнения справки 2-НДФЛ;

2) статус налогоплательщика (резидент/нерезидент);

3) виды выплачиваемых доходов и их коды;

4) виды предоставленных налоговых вычетов и их коды;

5) суммы доходов и суммы вычетов;

6) даты выплаты доходов;

7) даты удержания налога;

8) даты перечисления налога;

9) реквизиты платежного документа на перечисление налога в бюджет (дата и номер).

Первые пять реквизитов вопросов не вызывают, и проблем отразить их в налоговом регистре нет. Все данные о работнике можно оформить так же, как и в разделе 2 справки 2-НДФЛутв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.

Понятно, что суммы доходов работников вы будете брать из своих первичных документов (расчетно-платежных, расчетных ведомостей, актов и т. п.). Коды доходов и коды вычетов берутся из Справочников, приведенных в приложениях № 3 и № 4 к Приказу ФНС, которым утверждены форма справки 2-НДФЛ и Рекомендации по ее заполнениюутв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.

А статус налогоплательщика можно кодировать такразд. II Рекомендаций, утв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ (далее — Рекомендации): цифра 1 означает, что работник — резидент и его трудовые доходы облагаются по ставке 13%п. 2 ст. 207, п. 1 ст. 224 НК РФ, а цифра 2 — что нерезидент и его доходы облагаются по ставке 30%п. 2 ст. 207, п. 3 ст. 224 НК РФ.


Если работник — иностранец или просто часто бывает за границей в командировках, то, чтобы фиксировать, как в течение года меняется его статус, можно сделать в начале регистра такую таблицу.

Отслеживать в течение года статус нужно еще и потому, что вычеты предоставляются работнику только в отношении доходов, облагаемых по ставке 13%пп. 3, 4 ст. 210 НК РФ. А вот последние четыре реквизита регистра рассмотрим более подробно.

Дата выплаты дохода

В гл. 23 НК РФ нет такого понятия, как «дата выплаты дохода». Поэтому надо исходить из буквального смысла этого термина. В регистре по НДФЛ в качестве даты выплаты любого дохода надо указывать дату реального перечисления денег сотруднику. Кстати, так же считает и Минфин. Например, он разъяснил, что если зарплата выплачивается путем зачисления денег на карточные счета работников, то в регистре надо указывать именно дату перечисления денег на карточки работниковПисьмо Минфина от 14.02.2012 № 03-04-06/6-37.


Вид доходов Дата выплаты доходовп. 1 ст. 223 НК РФ
Любые доходы в денежной форме (включая оплату труда, выплаты по ГПД, отпускные, больничные, дивиденды и др.) День выплаты дохода из кассы либо перечисления денег на счет работника в банке
Доходы в натуральной форме День передачи работнику имущества (оказания ему услуг, выполнения для него работ)
Материальная выгода, полученная от экономии на процентах при выдаче работнику займа День уплаты работником процентов по займу
Материальная выгода, полученная от приобретения товаров (работ, услуг) или ценных бумаг День приобретения работником товаров (работ, услуг), ценных бумаг

Поскольку зарплата должна выплачиваться два раза в месяц (за первую половину месяца — до окончания месяца, как правило, с 16-го по 30-е число, за вторую половину — после окончания месяца, как правило, с 1-го по 15-е числост. 136 ТК РФ), то в регистре нужно будет указать две даты выплаты.

Дата удержания НДФЛ

Организация обязана удержать НДФЛ из доходов работника при их выплатеп. 4 ст. 226 НК РФ. После чего удержанный налог надо перечислить в бюджет, а доход за вычетом НДФЛ — работнику.

Рассчитать налог, подлежащий удержанию, нужно раньше — в момент начисления дохода работнику. То есть в день начисления зарплаты, премий, надбавок, доплат, пособий по болезни, отпускных, доходов по ГПД и т. п. Это будет налог исчисленный, и его вы указываете в соответствующей графе регистра по НДФЛ.

А вот удержать исчисленный НДФЛ из доходов работника нужно, как мы уже сказали, только при их непосредственной выплате.

В большинстве случаев дата удержания налога будет совпадать с датой выплаты доходов (например, при выплате отпускных, больничныхПостановление Президиума ВАС от 07.02.2012 № 11709/11; Письма Минфина от 06.06.2012 № 03-04-08/8-139, от 10.10.2007 № 03-04-06-01/349). Но из этого правила есть два исключения — выплата неденежных доходов и доходов в виде оплаты труда.

При выплате доходов в натуральной форме (например, при выдаче подарков) удержать НДФЛ в момент выплаты дохода невозможно. Это нужно сделать при ближайшей выплате денег работнику, например при выплате ему зарплаты, отпускных, пособий по болезни и т. п.п. 4 ст. 226 НК РФ; Письмо Минфина от 28.11.2007 № 03-04-06-01/420

Теперь разберемся с зарплатой. Она, как мы уже сказали, выплачивается два раза в месяц. И что же, два раза удерживать НДФЛ? Контролирующие органы неоднократно разъясняли, что исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с зарплаты (в том числе за первую половину месяца) нужно один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен доходПисьма Минфина от 15.08.2012 № 03-04-06/8-143, от 09.08.2012 № 03-04-06/8-232, от 17.07.2008 № 03-04-06-01/214, от 16.07.2008 № 03-04-06-01/209, УФНС по г. Москве от 29.04.2008 № 21-11/041841@.

Таким образом, датой получения дохода в виде оплаты труда как за первую, так и за вторую половину месяца является последний день месяца, за который зарплата начислена. И на эту же дату нужно исчислить НДФЛ за месяцп. 2 ст. 223 НК РФ. А вот удержать налог нужно на дату выплаты дохода — в день получения денег в банке на выдачу зарплаты за вторую половину месяца (при выдаче из кассы) или перечисления на карточки работниковп. 4 ст. 226 НК РФ.

Казалось бы, все просто: при выплате зарплаты за первую половину месяца (аванса) НДФЛ удерживать не надо. Однако если вы выплатите работнику сумму аванса без удержания НДФЛ, то по окончании месяца может сложиться ситуация, когда вы не сможете перечислить НДФЛ в бюджет, так как вам не из чего будет удержать налог. Например, вы выплатили работнику аванс, НДФЛ с него не удержали. А потом оказалось, что за вторую половину месяца работнику не положена зарплата по какой-то причине (например, он заболел или находился в отпуске за свой счет). И получается, что удержать НДФЛ вам просто не из чего. А перечислять в бюджет НДФЛ за счет собственных средств вы не можете, это прямо запрещено Кодексомп. 9 ст. 226 НК РФ. Есть три варианта решения этой проблемы:

  • <или>выплачивать зарплату за первую половину месяца за вычетом рассчитанного с нее НДФЛ, но НДФЛ не начислять (проводку Дт счета 70 – Кт счета 68 не делать) и не удерживать. Тогда в конце месяца вы всегда сможете удержать весь НДФЛ за месяц из доходов работника;
  • <или>исчислять (делать проводку Дт счета 70 – Кт счета 68) и удерживать НДФЛ с аванса, но в бюджет его сразу не перечислять. А перечислить сумму налога, удержанную со всей зарплаты за месяц, один раз — при выплате зарплаты по итогам месяца. Однако такой вариант может вызвать лишние вопросы налоговиков при выездной проверке (мол, раз удержали налог, то почему не перечислили, возможность ведь была);
  • <или>исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ при каждой выплате зарплаты, то есть два раза в месяц (делать проводки: при исчислении НДФЛ — Дт счета 70 – Кт счета 68, а при перечислении налога — Дт счета 68 – Кт счета 51).

Дата перечисления НДФЛ и реквизиты платежки

Это дата, которая указана в отметке банка на платежке на перечисление НДФЛ. Напомним, что срок, в который налог должен быть перечислен в бюджет, зависит от способа выплаты доходовп. 6 ст. 226 НК РФ.

Способ выплаты доходов Срок перечисления НДФЛ
Из кассы за счет денег, полученных в банке В день получения денег в банке
Из кассы за счет выручки Не позднее следующего дня после выплаты дохода
Перечисление на банковский счет работника или по его поручению на счета других лиц В день перечисления дохода
В неденежной форме (в натуральной форме или в форме материальной выгоды) Не позднее дня, следующего за днем удержания налога. А удержать НДФЛ надо в ближайший день выплаты денежного дохода

Если вы выплачиваете доход (за исключением зарплаты за первую половину месяца) работнику безналичным путем и перечисляете налог вовремя, то дата выплаты дохода, дата удержания налога и дата его перечисления у вас будут совпадать.

Всем известно, что НДФЛ перечисляется в бюджет сразу за всех работников организации (или работников одного подразделения) одной платежкой. Поэтому если удержанный НДФЛ перечислен в бюджет полностью, то в налоговом регистре у каждого работника будет указан один и тот же номер платежки и ее дата.

Общие правила по ведению регистра

ПРАВИЛО 1. На каждого работника ежегодно нужно заводить отдельный регистрст. 216, п. 1 ст. 230 НК РФ. В нем надо отражать все выплачиваемые работнику доходы независимо от того, по какой ставке они облагаются. Облагаемые по разным ставкам (9, 13, 15, 30 или 35%) доходы нужно отражать отдельно, к примеру в разных разделах регистрапп. 1, 3 ст. 226, ст. 224, п. 1 ст. 230 НК РФ. Кстати, именно такой принцип действует при заполнении справок 2-НДФЛ (по каждой ставке — отдельные разделы 3—5)разд. II Рекомендаций.

ПРАВИЛО 2. В регистре все выплаченные работнику доходы, облагаемые по ставке 13%, и предоставленные вычеты отражаются как помесячно, так и нарастающим итогом с начала года. Ведь НДФЛ по этим доходам рассчитывается нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца за вычетом НДФЛ, удержанного в предыдущих месяцах текущего годап. 3 ст. 226 НК РФ.

А вот доходы, облагаемые по другим ставкам, можно отражать только помесячно. В этом случае НДФЛ исчисляется отдельно по каждой сумме дохода без предоставления вычетовпп. 3, 4 ст. 210, п. 3 ст. 226 НК РФ.

ПРАВИЛО 3. Если работник принят на работу не с начала года, то в начале регистра можно указать такие сведения.

Сумма дохода берется из справки 2-НДФЛ с прежнего места работып. 3 ст. 218 НК РФ. Эта информация нужна для принятия решения о том, давать работнику вычеты на детей или нет. Ведь если доход с начала года превышает 280 000 руб., то вычеты уже не предоставляютсяподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ.

Если работник имеет право на детские вычеты, то в начале регистра лучше сделать еще одну табличку.

Из нее будет сразу видно: с какого месяца надо начать предоставлять вычет и когда перестать это делать, какую сумму вычета предоставить и какой код вычета присвоить.

ПРАВИЛО 4. В регистре можно не отражать доходы, которые в полной сумме не облагаются НДФЛ, например пособия по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора летст. 217 НК РФ.

А вот доходы, которые не облагаются НДФЛ в пределах установленного лимита (например, суточные свыше 700 руб., материальная помощь и подарки, облагаемые в части, превышающей 4000 руб. в год и др.), в регистре отражать надопп. 3, 28 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина от 20.07.2010 № 03-04-06/6-155. Причем в регистре доходы надо отражать в полной сумме, а на необлагаемую сумму указывать код вычетаПисьмо Минфина от 02.03.2012 № 03-04-06/9-54.

ПРАВИЛО 5. Если у организации есть обособленные подразделения, то налоговые регистры по НДФЛ нужно вести в каждом ОП отдельно.

А если работник одновременно получает доходы и в ГП, и в ОП, то на него надо завести два регистра по НДФЛ. В этом случае для правильного расчета НДФЛ вычеты на детей удобнее предоставлять в каком-то одном месте — либо в ГП, либо в ОП.

Вести регистры в каждом ОП нужно для того, чтобы не было проблем с перечислением НДФЛ и представлением справок 2-НДФЛ. Ведь НДФЛ, удержанный с доходов работников ОП, нужно перечислять в бюджет именно по месту нахождения каждого ОПп. 7 ст. 226 НК РФ. И как неоднократно разъясняли Минфин и ФНС, справки 2-НДФЛ надо представлять туда, куда перечисляется НДФЛПисьма ФНС от 30.05.2012 № ЕД-4-3/8816@; Минфина от 07.08.2012 № 03-04-06/3-222, от 23.03.2012 № 03-04-08/8-58. То есть справки 2-НДФЛ о доходах работников ГП надо представлять в ИФНС по месту нахождения ГП, а справки 2-НДФЛ о доходах работников ОП — в ИФНС по месту нахождения ОПразд. II Рекомендаций.

ПРАВИЛО 6. Суммы НДФЛ отражаются в регистре в целых рублях, а все остальные суммы — в рублях и копейкахп. 4 ст. 225 НК РФ.

ПРАВИЛО 7. Форму регистра по НДФЛ лучше утвердить приказом руководителя.

Заполняем регистр по НДФЛ

Как это сделать, покажем на примере.

***

При желании вы можете дополнять регистр любыми данными, которые вам нужны. Если доходы облагаются по разным ставкам, то можно сделать обобщающую таблицу, где будут указываться общая сумма дохода и общая сумма удержанного и перечисленного налога.

Если на конец года вы не успели возвратить работнику излишне удержанный с его дохода НДФЛ и продолжаете возвращать его в следующем году, то сумму долга перед работником можно показать в дополнительной таблице в начале регистра.

А в конце регистра вы можете указать номер справки 2-НДФЛ и дату ее представления в ИФНС и работнику.

glavkniga.ru

Налоговый регистр для 6-НДФЛ: образец

Актуально на: 4 августа 2016 г.

Сводный регистр по ндфл образец

Налоговые агенты по НДФЛ обязаны вести учет полученных от них физлицами доходов за налоговый период, предоставленных физлицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных сумм НДФЛ (абз. 1 п. 1 ст. 230 НК РФ ). Учет этих показателей налоговый агент ведет в регистрах налогового учета. О налоговых регистрах для формы 6-НДФЛ расскажем в нашей консультации.

Форма налогового регистра – на свое усмотрение

Приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. утвердившим форму Расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), а также Порядок его заполнения, форма налогового регистра для 6-НДФЛ не установлена. Более того, в НК указано, что формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов налоговые агенты разрабатывают самостоятельно (абз. 2 п. 1 ст. 230 НК РФ ). Необходимо при этом, чтобы налоговые регистры по НДФЛ содержали следующие сведения:

  • данные, позволяющие идентифицировать налогоплательщика (к примеру, по аналогии с данными о физическом лице-получателе дохода в справке 2-НДФЛ);
  • вид выплачиваемых налогоплательщику доходов, предоставленных налоговых вычетов, а также расходов и сумм, уменьшающих налоговую базу (в соответствии с кодами видов доходов и вычетов, утв. Приказом ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ );
  • суммы дохода и даты их выплаты;
  • статус налогоплательщика ;
  • даты удержания и перечисления НДФЛ, реквизиты соответствующего платежного документа.

Добавляем к обязательным сведениям дополнительные

Для составления и проверки правильности заполнения формы 6-НДФЛ указанные выше сведения можно дополнить следующими показателями:

  • ставка НДФЛ;
  • сумма исчисленного и удержанного налога (по соответствующему виду дохода);
  • сумма фиксированного авансового платежа (по «патентным» иностранцам, самостоятельно уплачивающим НДФЛ);
  • сумма НДФЛ, не удержанная налоговым агентом;
  • сумма НДФЛ, возвращенная налоговым агентом;
  • дата фактического получения дохода;
  • установленный срок перечисления налога по НК.

Таким образом, дополнив обязательные сведения в налоговом регистре по НДФЛ приведенными выше, можно обеспечить удобный источник для составления формы 6-НДФЛ, а также сверки данных, отраженных в Расчете. Естественно, удобство этого регистра будет достигнуто только в условиях автоматизированной обработки данных, отраженных в регистрах, при автоматической группировке и сортировке внесенных сведений.

Если же налоговый регистр с обязательными сведениями для целей НДФЛ налоговый агент и так заполняет, но хочет завести дополнительный регистр только для 6-НДФЛ, то в нем ему необходимо отразить лишь те сведения, которые необходимы для заполнения Расчета.

Пример налогового регистра для 6-НДФЛ

Налоговый регистр для 6-НДФЛ может выглядеть так.

Также читайте:

Для чего нужен регистр налогового учета по НДФЛ?

В современном налоговом учете по НДФЛ законодательством принято несколько новшеств, поскольку государство стремится получать достоверную информацию о доходах и налоговых удержаниях с сотрудников. Регистр по НДФЛ призван оказывать помощь бухгалтеру для грамотного составления справок 2-НДФЛ и расчета 6-НДФЛ. а потому к его формированию следует подходить очень внимательно.

Подробное изучение и анализ данных из этого регистра позволяют своевременно выявлять какие-либо нарушения в налоговом учете и вовремя их исправлять. Так что же представляет собой регистр учета по НДФЛ?

Что такое регистр налогового учета по НДФЛ

В бухгалтерском учете существуют самые разнообразные синтетические и аналитические регистры, основным предназначением которых является отображение информации по какому-либо счету. Регистр — это своего рода отчетная информация о том, какие движения были осуществлены по тому или иному счету за конкретный период времени. Что касается НДФЛ, то этот налог имеет собственный регистр учета, в котором отражаются конкретные данные по сотруднику о суммах начисленного, удержанного и перечисленного налога на доходы.

Единой формы этого документа не предусмотрено законодательством, а потому бухгалтер должен самостоятельно разработать эту форму отчетности. Многие компьютерные программы для осуществления бухгалтерского учета имеют стандартный вид регистра по НДФЛ, которым легко можно пользоваться. В нем содержится подробная информация о том, какие виды доходов были получены, какие суммы НДФЛ были начислены и удержаны у работника, а также перечислены в государственный бюджет.

Цель использования

Сводный регистр по ндфл образецДля чего вообще необходимо формировать регистр по НДФЛ и можно ли обойтись без него? Следует отметить, что данная форма отчетности позволяет бухгалтеру решить несколько важных задач, к которым относятся:

  • достоверное разнесение доходов по их кодировкам;
  • правильное исчисление налога, подлежащего удержанию их доходов сотрудника;
  • возможность анализа всех операций, проводимых в части расчета, удержания и перечисления НДФЛ;
  • формирование справок 2-НДФЛ по каждому сотруднику.

Понятие и особенности регистра налогового учёта по НДФЛ рассмотрены этим видео:

Формирование регистра

Регистр, формируемый для анализа НДФЛ по сотруднику, как правило, состоит из нескольких блоков. К ним относятся:

  1. основные сведения об организации. Сюда включается информация, которая непосредственно характеризует предприятие. в том числе его наименование. ИНН и КПП, адрес регистрации и любые другие необходимые данные;
  1. основные сведения о сотруднике. Поскольку регистр составляется отдельно на каждого сотрудника, он должен содержать подробные сведения о нем. К такой информации относятся ФИО, идентификационный номер налогоплательщика, паспортные данные, адрес регистрации и любая другая необходимая информация;
  1. доходы, полученные сотрудником. Данный блок содержит достаточно большой объем информации, разделенный по месяцам и кодам. Каждый вид дохода имеет свою собственную кодировку, которая также отражается и в справке 2-НДФЛ, а потому эти данные обязательно должны совпадать. Кроме того, в этом разделе должна быть информация о том, сколько именно налога удержано в целом за месяц по всем видам дохода;
  1. предоставленные вычеты. В этом блоке необходимо отразить, какие именно вычеты — личные, имущественные или социальные были предоставлены сотруднику. От их размера зависит тот размер налога, который был удержан в том или ином месяце;
  1. размер исчисленного налога. В данном разделе отражается информация о том, какой размер налога и в какую дату был начислен на доходы сотрудника. Для различных доходов существует своя дата начисления налога, а потому именно это различие должно отображаться в данной части регистра;
  1. размер удержанного налога. Данный блок содержит информацию о том, какой размер налога и в какую дату был удержан с доходов сотрудника. Для различных доходов существует своя дата удержания налога, а потому именно это различие должно отражаться в данном разделе регистра;
  1. размер перечисленного налога. В этой части регистра по НДФЛ отражается информация о том, когда именно был перечислен налог и в каком размере. Дата перечисления зависит от того, к какому виду относится доход, поскольку все они отличаются этой характеристикой;
  2. предоставленные справки. В регистре налогового учета также отражается информация о том, когда сотруднику выдавались справки 2-НДФЛ. При этом обязательно указываются их номера и даты, которые также разносятся в специальном журнале выданных справок .

Бланк регистра можно бесплатно скачать здесь. а посмотреть пример оформления — ниже.

Регистр налогового учета по НДФЛ (образец заполнения)

Сводный регистр по ндфл образец

Подписывать отчет обязательно должен бухгалтер, составивший данный налоговый регистр, поскольку именно он несет ответственность за правильность формирования и отображения данных. Кроме того, регистр подписывает и руководитель организации, так как он является полностью ответственным за финансово-хозяйственную деятельность предприятия в целом.

Срок хранения

Что касается срока хранения налоговых регистров по НДФЛ, то он составляет 4 года, причем документы по начислению дохода и удержанию налога также должны сохраняться. Это необходимо потому, что налоговая инспекция имеет право прийти в организацию с выездной проверкой. и тогда ее сотрудники обязательно попросят регистры по НДФЛ на проверку.

Поскольку ИФНС может проверить начисление и удержание НДФЛ за три предыдущих календарных года, необходимо в обязательном порядке сохранять регистры, чтобы избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов. Регистры достаточно хранить за каждый календарный год с помесячной разбивкой в документах, и при этом они должны быть сформированы на каждого сотрудника по отдельности.

Регистры налогового учета можно вести и в 1С, о чем расскажет данное видео:

Образец заполнения налогового регистра для 6-НДФЛ

Налоговый регистр для 6-НДФЛобразец данного документа мы представим в этой публикации — поможет вам организовать учет налога на доходы физлиц. Рассмотрим, какие реквизиты и информацию должен содержать регистр для 6-НДФЛ.

Для чего нужны налоговые регистры

Регистры налогового учета служат для обобщения сведений, необходимых для расчета тех или иных налогов. Они, во-первых, помогают налоговикам контролировать полноту уплаты налогов налогоплательщиками, а во-вторых, позволяют самим налогоплательщикам проверять правильность осуществляемых ими расчетов по тому или иному виду налогового обязательства и упрощают формирование налоговых отчетов.

ВАЖНО! Несмотря на то, что налоговое законодательство обязывает налогоплательщиков создавать и вести такие регистры, их формы не утверждены законодательно, а потому каждое предприятие (или ИП) обязано самостоятельно разработать структуры применяемых налоговых регистров, при этом очень желательно утвердить их учетной политикой.

Налоговые регистры должны отвечать следующим общим требованиям:

  • непрерывное формирование учетных налоговых данных в хронологической последовательности;
  • осуществление полного раскрытия порядка формирования налоговой базы;
  • простота восприятия информации, отраженной в регистре, и удобство его заполнения;
  • ведение в бумажном или электронном виде.

Подробнее о том, как вести налоговые регистры, см. в статье«Ведение аналитических регистров налогового учета (формы)».

Что касается налоговых регистров по НДФЛ, ст. 230 НК РФ устанавливает для них свои специфические критерии. Подобный регистр должен включать:

  • информацию, позволяющую однозначно идентифицировать налогоплательщика;
  • его статус;
  • виды выплачиваемых ему доходов и их суммы;
  • виды и суммы предоставленных вычетов;
  • суммы, уменьшающие налоговую базу;
  • даты выплаты дохода, удержания и уплаты НДФЛ.

О требованиях, предъявляемых к регистрам по НДФЛ, читайте в статье«Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?».

Ответственность за формирование налоговых регистров несут сотрудники, которые их составляют и подписывают. Они же отвечают за сохранность этих документов и за обеспечение невозможности доступа к ним посторонних лиц. Вносить исправительные записи в регистр может только ответственный сотрудник. При этом он обязан заверить корректирующую запись своей подписью, проставить дату внесения корректировки и привести соответствующие пояснения.

Что представляет собой бланк 6-НДФЛ

С 01.01.2016 налоговые агенты обязаны заполнять новую отчетную форму — 6-НДФЛ, которая утверждена приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ (в этом же документе можно найти и порядок ее заполнения).

Скачать бланк 6-НДФЛ вы сможете на нашем сайте.

Сводный регистр по ндфл образец

Каковы особенности этого отчета:

  • Заполняется 6-НДФЛ не в разрезе данных по каждому налогоплательщику, а по всем налогоплательщикам-физлицам, которым был выплачен доход налоговым агентом, в целом (п. 1 ст. 80 НК РФ).
  • Данные по удержанным и выплаченным физлицам доходам фиксируются нарастающим итогом с начала года (п. 1 ст. 230 НК РФ).
  • Периодичность сдачи — ежеквартально.
  • Основание заполнения формы — данные налогового учета, содержащиеся в регистрах (п. 1 ст. 230 НК РФ).

О том, где и как заполнить данную форму онлайн, читайте в статье«Можно ли заполнить форму 6-НДФЛ онлайн?».

Какие данные необходимы для формирования 6-НДФЛ

Для того чтобы понять, как составить налоговый регистр для формирования данного отчета, рассмотрим, какую информацию содержит бланк 6-НДФЛ, и разберем его состав.

  • титульный лист;
  • раздел 1 под названием «Обобщенные показатели»;
  • раздел 2, называемый «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ».

Для заполнения титула формы понадобятся:

  • Реквизиты налогового агента (его название, ИНН, КПП).
  • Период, за который составляется отчет.
  • Код налоговой инспекции, в которую необходимо направить расчет (для организаций — в ФНС по месту их нахождения, для ИП — по месту жительства или по месту осуществления деятельности (для вмененщиков и тех ИП, что работают на патенте)).
  • Код ОКТМО в соответствии с Общероссийским классификатором территорий муниципальных образований ОК 033-2013 (приказ Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст). Организации проставляют код той территории, на которой они расположены, а ИП — той, на которой проживают или осуществляют деятельность.

Для заполнения раздела 1 нам необходимы:

  • размер ставок НДФЛ, по которым исчисляется налог;
  • суммы начисленных всем физлицам доходов;
  • суммы вычетов по НДФЛ;
  • размер налога, исчисленного и удержанного;
  • количество физлиц, получивших доход от налогового агента.

Для оформления раздела 2 нам потребуются:

  • даты фактически полученных доходов;
  • суммы фактически полученных физлицами доходов на каждую дату, указанную в предыдущем пункте данного перечня;
  • даты удержания налога;
  • суммы удержанного налога с физлиц на каждую дату, указанную в вышестоящем пункте данного перечня;
  • срок уплаты НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Разобравшись с перечнем информации, которая нам понадобится для формирования отчета 6-НДФЛ, перейдем к разработке формы налогового регистра для него.

Лучше понять порядок расчета НДФЛ вам поможет материал«Практические задачи по НДФЛ с решениями».

Как составить налоговый регистр для учета НДФЛ

Если у налогоплательщика уже имеются и применяются регистры для заполнения 2-НДФЛ, никто не мешает ему их использовать и для формирования расчета 6-НДФЛ.

Регистр для заполнения 2-НДФЛ имеет следующую структуру:

Бланк регистра, сформированного в рассмотренной выше структуре, вы можете скачать здесь.

Сводный регистр по ндфл образец

Составляем налоговый регистр для отчета 6-НДФЛ

Сформированный выше регистр в силу особенностей формы 6-НДФЛ (их мы рассмотрели ранее) использовать для ее заполнения не всегда удобно. А вот составить на его основе «персональный» регистр именно для 6-НДФЛ очень просто.

Представляем вам заполненный образец налогового регистра для формы 6-НДФЛ. При необходимости вы его можете скачать.

Сводный регистр по ндфл образец

Особенности наложения ответственности за несоставление или некорректное составление регистра для 6-НДФЛ

Отсутствие налоговых регистров законодательство РФ рассматривает как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, наказываемое штрафом (ст. 120 НК РФ) в размере 10 000–40 000 руб. в зависимости от того, сколько длилось правонарушение и как оно повлияло на размер налоговой базы (письмо ФНС России от 29.12.2012 № АС-4-2/22690). Арбитры в данном случае — на стороне контролеров. Однако не в тех случаях, когда налоговики превышают свои полномочия.

Не получится оштрафовать налогоплательщика:

  • За использование регистров по НДФЛ, формы которых не утверждены учетной политикой. Однако стоит понимать, что составлять максимально полную учетную политику — в интересах самого налогоплательщика, ведь она является мощным оружием в спорах с налоговыми контролерами по вопросам применения налоговых регистров. Поэтому мы настоятельно рекомендуем вам закрепить форму регистра для 6-НДФЛ в локальном нормативном документе.

ВАЖНО! Налоговые регистры, предусмотренные учетной политикой налогоплательщика, обязательны к составлению. В противном случае штраф по ст. 120 НК РФ будет совершенно обоснован.

  • За неполное заполнение регистра. Ситуация выглядит так. Налоговики, найдя незаполненные поля регистра, утвержденного учетной политикой или рекомендованного ФНС, объявляют его недействительным в силу того, что он не обеспечивает полноту и корректность учета. А раз регистр недействителен, то фактически его нет — за это, как мы выяснили, положен штраф. Однако недействительным можно признать только тот налоговый регистр, в котором отсутствуют обязательные реквизиты — для НДФЛ они приведены в ст. 230 НК РФ (мы их перечислили выше). Отсутствие «необязательных» данных в налоговом регистре не может служить для признания его отсутствующим у налогоплательщика.
  • За непредставление налогоплательщиком «построчных» налоговых регистров. Речь идет о ситуации, когда ФНС запрашивает налогоплательщика регистр, необходимый для расшифровки той или иной строки отчета. Однако подобное требование контролеров незаконно, поскольку НК РФ не накладывает на налогоплательщиков обязанности построчного ведения налоговых регистров. Важно лишь, чтобы регистр достоверно отражал данные, необходимые для расчета налоговой базы.

Вам также может понадобиться информация об ответственности за неуплату НДФЛ — см. материал«Какая ответственность предусмотрена за неуплату НДФЛ?».

Требования к перечню информации, которая должна быть отражена в налоговом регистре для заполнения 6-НДФЛ, перечислены в ст. 230 НК РФ. Привлечь к ответственности налогоплательщика за неведение регистра по НДФЛ можно только в том случае, если в регистре отсутствуют обязательные реквизиты, или в случае несоставления регистра, предусмотренного учетной политикой.

Источники: http://glavkniga.ru/situations/k501778, http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/nalogooblozhenie/ndfl/registr-nalogovogo-ucheta.html, http://nalog-nalog.ru/ndfl/raschet-6-ndfl/obrazec_zapolneniya_nalogovogo_registra_dlya_6ndfl/

buhnalogy.ru


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.