Знание кассовой дисциплины


05 Декабря 2018

Что будем учитывать при подготовке плана ФХД?

Минфин собирается изменить форму плана финансово-хозяйственной деятельности (ФХД). Планы на 2019-й и два последующих года бюджетные учреждения станут составлять по новым правилам. Помимо обоснований будущих расходов потребуется обосновывать будущие доходы. Трансформируется и сама структура плана. Какие именно новшества предлагают законодатели? Что нужно принять во внимание уже сейчас, при подготовке планового документа?

Управленческий учет себестоимости платных услуг

Управленческий учет в государственном секторе исторически развит намного слабее, чем в коммерческом. Это вполне объяснимо: задача формирования себестоимости стала актуальной только после принятия Федерального закона № 83‑ФЗ, закрепившего цели и задачи создания государственных и муниципальных учреждений, главной из которых является выполнение государственного задания. Несмотря на столь небольшой срок развития управленческого учета, уже можно говорить об определенных результатах, которые, несомненно, потребуются при дальнейшей реализации федеральных стандартов бухгалтерского учета для организаций государственного сектора. В предлагаемом материале предпринята попытка обобщить опыт лучших практик и методологических решений управленческого учета учреждений.


Налоговики разъяснили порядок учета НДС при применении ЕСХН

Соответствующие пояснения появились на официальном сайте журнала "Налоговая политика и практика", учредителем которого является ФНС России. Они касаются правил учета "входного" (который покупатель платит продавцу) и "импортного" (который уплачивается при ввозе товара) НДС при применении ЕСХН и особенностей учета НДС при переходе с ЕСХН на общую систему налогообложения до 2019 года.

04 Декабря 2018

Налоговики пояснили порядок применения ККТ при безналичных расчетах через Интернет

ФНС России рассмотрела обращение по соответствующей теме и посчитала возможным обратить внимание на несколько моментов (письмо ФНС России от 23 ноября 2018 г. № ЕД-4-20/22775 "О рассмотрении обращения").

За непредставление в налоговый орган годовой бухгалтерской отчетности для включения в госинформресурс бухотчетности могут ввести штрафы

Минфин России разработал соответствующий законопроект. Документ вынесен на публичное обсуждение и направлен на независимую антикоррупционную экспертизу.

www.pravcons.ru

Основные сведения


Предприятия и индивидуальные предприниматели зачастую используют личные денежные средства для расчетов по различным операциям. Законодательством на этот счет установлен строгий порядок. Исполнение соответствующих нормативов и называется контрольно-кассовой дисциплиной (ККТ). Следует различать виды наличных расчетов и смежные по ним операции:

  • получение денег с финансовых учреждений;
  • предоставление заработной платы;
  • вывод финансовых активов в виде наличных средств;
  • проведение расчетов с подотчетными организациями;
  • внесение «живых» денег на счет в банке.

Ряд произведенных транзакций касательно вышеуказанных финансов считается операционной кассой. Необходимо понимать, что любое предприятие должно иметь в обороте контрольное кассовое оборудование, посредством которого и осуществляется учет вырученных денег (п. 1 ст. 2 ФЗ от 22.05.2003 № 54). Правда, согласно положениям 54-ФЗ обходиться без ККТ, т.е. не использовать кассовую технику в работе, разрешается:

  • предприятиям и ИП, предоставляющим услуги и имеющим право использования документов строгой подотчетности;
  • организациям и индивидуальным предпринимателям, использующим ЕНВД либо оформившим патент с соответствующей системой налогообложения (ст. 2.1);
  • компаниям и ИП, находящимся в ситуации, когда применение ККТ по ряду причин не актуально или невозможно (п. 3 ст. 2).

Существующее законодательство обязывает субъекты различной формы собственности, регистрирующих поступление наличных финансов, иметь для этого соответствующую технику. Количество кассового оборудования законом не регламентируется. Принятые финансы по завершению рабочего дня необходимо пропускать исключительно через кассу компании.

Кассовая дисциплина для ИП выполняется согласно существующим правилам и строго с применением ККТ, если это обозначено законом. Все проведенные транзакции необходимо отображать в соответствующей документации.

Способы соблюдения КД

Работники компании, включая служащих бухгалтерии, нанимателей, обычных сотрудников обязаны контролировать соблюдение кассовой дисциплины. Относительно этой тематики разработаны следующие регламентирующие документы:

  • постановление центрального банка России от 07.10.2013 № 3073-У, где описаны способы выполнения взаиморасчетов с использованием наличности;
  • Федеральный закон от 22.05.2003 № 54, где указаны варианты применения ККТ;
  • рекомендации государственного банка России от 11.03.2014 № 3210-У, где приведен порядок выполнения транзакций ИП, а также предприятиями;
  • постановление Правительства от 23.07.2007 № 470, где описан порядок учета ККТ.

В трудовой практике ИП, крупные предприятия обязаны руководствоваться следующими кассовыми правилами:

  • каждая организация должна предпринять все необходимые меры для надежного хранения и удобной эксплуатации кассовых бумаг;
  • прием вырученных финансов посредством соответствующей кассы следует осуществлять при помощи ККТ и составления чека, что предусмотрено ст. 5 ФЗ № 54;
  • работа с финансами обеспечивается сотрудником, имеющим необходимую квалификацию, у которого присутствует знание кассовой дисциплины. Обычно это реализуется через заключение трудового соглашения, где оговаривается материальная ответственность контрагентов; в случаях с небольшими фирмами допускается ведение кассы их руководителями (наличие в штате должности бухгалтера необязательно);
  • транзакции с денежными средствами подлежат обязательному документированию; для этого разработаны специальные нормы и формы бланков; при этом составление бумаги и непосредственное время совершения операции должны проходить в одно время, приход средств без их отображения в кассе допускается оприходовать в конце рабочего дня;
  • ведение кассовой дисциплины означает, что поступившие средства подлежат перераспределению в специальных направлениях, включая выдачу зарплаты работникам, проведение взаиморасчетов с клиентами, компаньонами, составление отчетной документации (отмечается, что ИП разрешено изымать средства из кассы в обход их целевому назначению);

  • работник кассы обязан всегда осуществлять проверку подлинности поступивших или отправленных денег, руководствоваться правилами проверки объема и размера предоставляемых сумм;
  • законом закреплены максимальные размеры денежных переводов, осуществляемых между контрагентами, когда один из них работает с ИП, при этом предельная сумма не должна быть более 100 тысяч рублей по конкретному договору;
  • осуществление взаиморасчетов между предприятием и физическим лицом не накладывает никаких ограничений на финансовые операции, индивидуальный предприниматель вправе изымать из кассы столько денег, сколько ему будет необходимо для личного использования;
  • организация должна определить предельный остаток наличных денег в своей кассе по завершению рабочего дня.

Когда ИП и предприятие проводят учет операций в упрощенной форме, то и кассовые транзакции допускается оформлять в упрощенном варианте.

Обеспечение норм ККТ

Ведение работы с ККТ необходимо осуществлять в порядке, исключающем разного рода дисциплинарные нарушения. На основании этого контрольно-кассовая техника должна соответствовать следующим требованиям:

  • находиться в исправном состоянии;
  • быть на учете в государственном реестре (после выведения техники из оборота ее допускается использовать при проведении операций с кассой, при этом разрешается выбивать чеки до момента окончания срока ее службы, предельной границей соответствующего интервала является время в 10 лет);
  • присутствовать на учете в службе ИФНС;
  • иметь фискальную память и быть оборудованной встроенной защитой от внешнего воздействия, будь то наклейки с голографическим эффектом или обычные бумажные пломбы;
  • поставляться с договором по техническому обслуживанию, который заключает предприятие и Центр технического обслуживания по конкретному региону.

Частным предпринимателям и ответственным лицам, использующим в своей работе контрольно-кассовую технику необходимо иметь представление о действующих документах и бланках по оформлению кассовых транзакций. Детальная информация на этот счет содержится в постановлении Госкомстата от 25.12.1998 № 132 (ныне Госкомстат — Федеральная служба государственной статистики).

Документация для ведения КД

В соответствии с законодательством ответственность за нарушение кассовой дисциплины лежит на кассире или руководителе фирмы. По окончанию каждого рабочего дня ответственный исполнитель обязан пробивать соответствующий отчет, где будет отображаться информация о полученной выручке. Фиксация данных производится в специальном документе КМ4, если в штате предприятия имеется должность кассира, и КМ5, если такая должность не введена в штатное расписание. Исполнитель по итогам полученного отчета обязан оформить отчетную справку КМ6, прилагаемую к выручке в момент сдачи операционной кассы.

В процессе проведения операций возможны некоторые нижеприведенные ситуации.


  1. Во время осуществления выдачи средств через кассу необходимо оформлять приходной ордер по форме КО2. Выдачу денег разрешается делать после представления подтверждающих бумаг, в число которых входит ведомость зарплаты, копии командировочных документов, отпускные листы и прочие. В ордере отображаются данные человека, кому выдаются средства, соответствующие удостоверению личности.
  2. При поступлении денег происходит оформление приходного ордера по форме КО1. Плательщику, вносящему средства, возвращается отрывной талон, на котором проставляется печать и подпись отделения. В ряде случаев ордер выдается с документами, свидетельствующими об успешно проведенной операции.

Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 исполнение ордеров закреплено на законодательном уровне. Каждая проверка кассовой дисциплины должна контролировать соответствие выполненных операций конкретным документам. Появившаяся информация о заполненных документах должна вноситься в кассовый учет, выписку по форме КО4. В ней рекомендуется проводить записи в течение каждого операционного дня, по завершению которого вычисляется сальдо, исходя из прихода и расхода финансов.

Некоторые предприятия считают необходимым вносить сведения в регистрационный журнал ордеров по проведенным операциям и в документ по учету средств, которые могут быть выданы другим кассовым работникам.

Кассовая дисциплина и наличные средства


Порядок соблюдения правил работы с наличными средствами должен неукоснительно выполняться всеми сотрудниками компании. Интересно, что контроль и проверка кассовой дисциплины может инициироваться главным бухгалтером предприятия (если соответствующая единица имеется в штатном расписании). Когда ведением бизнеса занимается ИП лично, обязанность контролировать финансовый оборот лежит исключительно на нем.

В ведении государства находится выполнение ряда контрольных функций. Закон прописывает положение о том, что соответствующую проверку должна выполнять федеральная налоговая служба (п. 1 ст. 7 Закона от 21.03.1991 № 943-1). Проведение контроля сопровождается выявлением:
Закон РФ

  • факта превышения установленного лимита в 100 тысяч рублей в проведении денежных взаиморасчетов;
  • нарушений относительно неполного или несвоевременного отражения кассовых приходов;
  • неправильного проведения операций с использованием кассовой контрольной техники;
  • несоответствия установленного лимита остаточным средствам;
  • предоставления кассовых чеков, формирования документов, необходимых при учете бланков строгой отчетности (БСО);
  • отсутствия случаев, когда подотчетным лицам предоставляются крупные денежные средства на сроки, нарушения закона;
  • совпадения кассовых остатков данным, занесенным в кассовые бумаги.

По результатам каждой проверки необходимо составлять акт, который обязательно подписывают ответственный работник, бухгалтер и руководитель предприятия.

Порядок проверки КД

Инициализация проверки соответствия кассовой дисциплины предприятия установленным нормам проводится исключительно руководителем налоговой. Это реализуется изданием приказа, где оговариваются конкретные сроки проведения контрольной процедуры и основные поставленные задачи. Приказ Минфина от 17.10.2011 № 133-Н предопределяет последовательность принятия соответствующего решения.

Производится проверка следующих бумаг:

  • документов, которые полагается оформлять в процессе выполнения кассовых приходных или расходных операций;
  • справок об эксплуатации и регистрации контрольно-кассовой техники;
  • фискальных и контрольных документов ККТ;
  • справок, где фиксируются данные получения, учета и списания БСО;
  • приказов по предприятию, регламентирующих предельные суммы в остатке;
  • регистрации хозяйственной и бухгалтерской деятельности компаний;
  • отчетов об авансовых операциях.

Сотрудники налоговых органов, кроме вышеуказанных бумаг и регистров, могут затребовать и другие документы. Речь идет о даче пояснений, в том числе и в письменной форме. В ряде ситуаций запрашиваются различные справки, которые могут относиться к контролируемой операции и объекту.

Налоговая РФ

Ответственность при выполнении кассовых операций


В соответствии с действующим законодательством за пренебрежение правилами кассовой дисциплины может наступить административная ответственность. Существующие виды наказаний подробно прописаны в Федеральном законе от 03.07.2016 № 290. В ситуациях, когда кассир не пробил чек с использованием контрольно-кассовой техники:

  • на должностное лицо может быть наложено денежное взыскание в размере 25–50% от величины скрытой транзакции (минимальный штрафной порог начинается с отметки в 10 тысяч рублей);
  • возможно наложение санкций на компанию, величина которых составляет 75–100% от суммы скрываемой операции; предельный размер штрафа не может быть менее 30 тысяч рублей.

В случае выявления комиссией повторных проступков последует более жесткое наказание:

  • индивидуальный предприниматель или предприятие блокируются в финансовом плане, что приведет к некоторым ограничениям по осуществлению конкретной деятельности на протяжении ближайших 90 дней;
  • снятие должностного лица с занимаемой должности без права на нее претендовать в течение ближайших 1–2 лет.

В ряде случаев используется контрольно-кассовая техника, не подходящая под государственные стандарты и не прошедшая официальную регистрацию. Это чревато следующими санкциями:

  • вынесением письменного предупреждения фирме либо наложением на нее штрафа в размере от 5 до 10 тысяч рублей;
  • оглашением предупреждения должностному лицу или вынесением штрафа в пределах 1,5–3 тысяч рублей.

Важно понимать, что проступки, связанные с несоблюдением кассовой дисциплины, когда применяются нормы по ККТ, имеют период исковой давности в 60 дней. Это означает, что отсутствие любых официальных замечаний и претензий со стороны контролирующих организаций на протяжении указанного времени позволит на законных основаниях избежать наказания. Вместе с этим в последующем налоговики обязательно проведут дополнительную проверку налогоплательщика, если станет очевидной их невнимательность.

imeetepravo.com

Что значит кассовая дисциплина на предприятии

Те, кто не вел торговую деятельность, зачастую считают, что касса и кассовый аппарат – идентичные друг другу понятия. Но это не так. Чтобы лучше прочувствовать разницу между ними, определим оба термина.

Контрольно-кассовой машиной (ККМ) называют специальное оборудование, необходимое для получения денег от клиентов и заказчиков. Контрольно-кассовых машин в одной организации может быть неограниченное количество. Все определяется тем, сколько нужно аппаратов, чтобы удобно обслуживать клиентов. На каждую ККМ обязательно оформляют отдельную отчетную документацию.

У кассы компании (операционной кассы) назначение иное. Она необходима для проведения всех операций с наличностью, таких как принятие, отдача или хранение денег. Именно в операционную кассу отправляют выручку, полученную любыми путями. Это касается и тех средств, которые поступили через контрольно-кассовую машину.

Из операционной кассы предприятие берет средства на текущие расходы, необходимые для его нормального функционирования. Отсюда же извлекают деньги, которые в дальнейшем передают инкассатору. Инкассатор получает средства и отвозит их в банк. Некоторые организации выделяют для операционных касс отдельные помещения. Другие компании размещают их в сейфах или металлических шкафах, а кто-то и вовсе организует кассы в обычных ящиках письменных столов.

Кассовая дисциплина организации подразумевает четкое документальное сопровождение и верный учет всех операций по кассе. Следовательно, все операции с деньгами нужно подтверждать документально. Иными словами, кассовая дисциплина – это все требования и регламенты в совокупности относительно манипуляций по приему, хранению и выдаче финансовых средств из операционной кассы. Опираться в своей работе бизнесмен должен именно на них.

Кассовая дисциплина – процесс, в рамках которого следует соблюдать определенные условия.

  1. Правильно оформлять кассовые документы, точно отражающие все передвижения финансовых средств из операционной кассы.
  2. Контролировать ограничение денег в кассе; по завершении работы организации в операционной кассе не должна оставаться сумма, превышающая установленный максимум.
  3. Контролировать выдачу финансов на руки работникам предприятия – подотчетным лицам.
  4. Регламентировать расчетные операции, проводимые между субъектами бизнеса; каждое из соглашений не должно быть больше 100 тыс. руб.
  • Управление денежными потоками: методы, этапы и эффективность

Для кого соблюдение кассовой дисциплины обязательно

Кассовая дисциплина – непременное условие для каждого предприятия. При этом не важно, по какой системе налогообложения работает компания и есть ли у нее ККМ (контрольно-кассовая машина). Существует единственное правило, в соответствии с которым фирма может не располагать ККМ и использовать БСО (бланки строгой отчетности). Но оформление средств, которые проходят через кассу, является обязательной процедурой. Благодаря вступившим в силу нормативно-правовым актам, на основании которых должны работать индивидуальные предприниматели, вести кассовую дисциплину стало намного проще. С 01.06.2015 г. по новым правилам предприниматели не должны непременно оформлять кассовые документы.

Сегодня предприниматели главным образом должны вести финансовую документацию, напрямую связанную с выплатой зарплаты наемным работникам, которые оформлены по трудовому договору. К такой документации относятся:

  • расчетно-платежные ведомости;
  • платежные ведомости.

На первый взгляд, благодаря нововведениям предпринимательская отрасль должна развиваться более стремительно и успешно. К оформлению финансовых отчетов перестали предъявлять строгие требования, что значительно упростило процесс. Кроме того, индивидуальным предпринимателям не нужно устанавливать лимит остатка по кассе, если общее количество работников в компании не превышает 100 человек, а сумма годовой выручки – 800 млн руб. Но, несмотря на смягчение и упрощение правил к оформлению финансовых документов, количество штрафов за неправильное ведение кассовой дисциплины в 2017 г. не снизилось, а, напротив, увеличилось.

Не все формы бизнеса могут работать по упрощенной кассовой дисциплине. Именно поэтому каждый предприниматель должен знать, как вести кассу. Предположим, оформлять кассовые документы в организации не нужно. Но, если будет соблюдаться кассовая дисциплина, вести бухучет станет проще. Если бизнес перейдет на более высокую ступень, не потребуется кардинально менять процессы документального подтверждения финансовых операций.

Какими нормативными документами регулируется кассовая дисциплина в 2017 г.

Существуют определенные правила для ведения кассовой дисциплины. Они отражены в ряде документов, среди которых:

  1. Указание Банка РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, устанавливающее правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП;
  2. Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У, содержащее условия наличных расчетов;
  3. Закон РФ от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ, устанавливающий правила использования ККТ;
  4. Закон РФ от 03.07.2016 г. № 290-ФЗ, или Закон об онлайн-кассах, который значительно изменил правила Закона № 54-ФЗ; основные этапы внедрения этих законов приходятся на 2017–2018 гг.

Последний Закон существенно изменился. Основным отличием стал переход на использование онлайн-касс. Такие кассы передают сведения о наличных и электронных расчетах через оператора фискальных данных в налоговые органы в электронном формате. Сведения поступают в момент расчета.

Произошли некоторые изменения кассовой дисциплины относительно онлайн-касс. Минфин в Письме от 16.06.17 г. № 03-01-15/37692 отметил, что после введения в компании онлайн-кассы вести журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) и оформлять справку-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6) необязательно.

Отметим, кассовая дисциплина с 01.07.2017 г. обязала большую часть компаний перейти на новые онлайн-кассы. За использование старых касс предприятия несут ответственность. За неприменение ККМ на предпринимателя или компанию налагают штраф от 75 % до 100 % суммы расчета, но не менее 30 тыс. руб. (ч. 2 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ). Также компании или ИП может быть выписан штраф в случае использования контрольно-кассовой техники (ККТ), не отвечающей законодательным требованиям. Сумма штрафа в этом случае – от 5 до 10 тыс. руб. (ч. 4 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

Также на основании Указания Банка РФ от 19.06.2017 г. № 4416-У изменилась схема ведения кассовых операций. В данный момент для выдачи подотчетных средств не нужно полностью погашать задолженность по сумме, полученной ранее. Помимо этого, подотчетное лицо может не писать заявление. Оформление выдачи осуществляется на основании распорядительной документации (к примеру, приказа руководства).

  • Какие трудности сопровождают масштабирование бизнеса и как их преодолеть

Какие особенности имеет кассовая дисциплина для ИП и ООО

Более подробно остановимся на том, что собой представляет кассовая дисциплина ООО и ИП.

1. Особенности у ИП.

Множество бизнесменов не имеют понятия о правильном ведении кассы в соответствии с законодательными нормами. Если предприниматель решает использовать упрощенную дисциплину, то выпускает соответствующий приказ. Без него нельзя отказываться вести кассовые документы в полном объеме.

В соответствии с Указом № 3210-У индивидуальные предприниматели могут:

  • отказаться от составления ПКО в ходе приема наличных средств, в качестве подтверждающих документов будут выступать отчетность ККТ, БСО, чеки и т. д.;
  • не использовать РКО при передаче финансов: основанием для выдачи зарплаты становится платежная ведомость;
  • не пользоваться кассовой книгой (все операции, связанные с деятельностью ИП, включая поступление и выдачу денег, заносятся в книгу учета доходов и расходов (КУДиР); деньги, которые бизнесмен берет из кассы на личные цели, в книге учета доходов и расходов не фиксируются).

Отметим, расход наличных возможен не на все цели индивидуального предпринимателя. К примеру, нельзя их тратить на то, чтобы оплачивать кредиты, проводить операции с ценными бумагами, выдавать займы и т. д. В Указе приведен полный список ограничений. Для подобных расходов лучше пользоваться банковской картой, оформленной на физлицо. Кроме того, необходимое количество средств можно положить на расчетный счет, а затем снять для использования на данные цели.

2. Особенности у ООО.

Изменения в дисциплине позволяет ООО лишь не соблюдать лимиты по остаткам. Во всех остальных вопросах ООО должны следовать правилам, установленным для юрлиц.

Лимитом, или переходящим остатком, называют допустимую максимальную сумму наличных, которую можно оставлять в кассе каждый день по завершении работы компании. Средства свыше нормы лучше сдавать в банк. Исключения составляют лишь выходные, праздничные дни и дни, в которые выдается зарплата, если в это время поступали средства.

Раньше для ООО действовало правило об обязательной фиксации предела остатка по кассе. Если субъект малого бизнеса не определял его, налоговые органы устанавливали лимит в 0 рублей. Все средства по остатку на счете 50, выявляемые свыше нормы в ходе проверок, расценивались как нарушение.

С 01.06.2014 г. всем ООО с численностью персонала не более 100 сотрудников и выручкой не больше 800 млн рублей ежегодно разрешено не утверждать лимит. Действующий предел остатков при этом отменяют. Руководитель составляет специальный приказ, требования к которому отражены в Указе № 3210-У. Если предприятие ведет бухучет, решение отражают в учетной политике. Если компания этого не делает, превышение установленных лимитов расценивают как административное нарушение кассовой дисциплины в 2017 г. За такое нарушение на предприятие налагают штраф.

Какие документы обязует вести кассовая дисциплина

В соответствии с законодательством РФ все действия, так или иначе связанные с операционной кассой, может проводить только кассир. Также это может быть другой сотрудник предприятия, наделенный соответствующими полномочиями. При отсутствии такого работника в компании этим занимается непосредственно предприниматель.

Если в компании установлен не один, а несколько кассовых аппаратов, определяют старшего кассира. Документы формирует или главный бухгалтер, или иной сотрудник, отвечающий за это. Вести документацию могут и кассир, и администратор, и сам предприниматель. Но для этого требуется определенное соглашение, в соответствии с которым ведение бухучета поручают конкретному работнику.

Для оформления контрольно-кассового аппарата вам понадобятся определенные документы.

1. Приходный кассовый ордер. Его заполняют всегда, при поступлении денег в операционную кассу. Если операции по наличному расчету закрепляют выдачей кассовых чеков или бланками отчетности, создают документ, в котором учитывают всю сумму наличных, поступивших в течение рабочего периода.

2. Расходный кассовый ордер. Документ заполняют после выдачи денег из кассы организации. Если средства компания выдала сотруднику для того, чтобы он купил необходимые для рабочего процесса материалы, то после получения ответственным лицом от него ордера следует удостовериться, что на документе присутствует подпись главбуха или руководителя. Также проверяют паспорт сотрудника.

3. Кассовая книга. При оформлении кассовой книги следует придерживаться формата КО4. В документе отражают все сведения по приходным и расходным кассовым ордерам. По окончании рабочего дня кассир сравнивает информацию в книге со сведениями в кассовой документации, следит за тем, чтобы они совпадали. Далее выводится остаток средств в кассе. Если в течение дня никаких операций с наличными расчетами не проводилось, в книгу не заносят никаких данных. При этом отсутствие информации в ней не является нарушением кассовой дисциплины.

4. Учетная книга. Она нужна, только если в компании работает больше одного кассира. В учетную книгу заносят каждую операцию передачи наличных средств кассиром старшему кассиру и наоборот. При получении денег работники ставят в книге подпись, тем самым подтверждая получение и передачу средств.

5. Расчетно-платежная и платежная ведомость. Составление документа обязательно только при выдаче сотрудникам стипендии, зарплаты, премии и т. д.

Документы можно подавать не только в бумажном, но и в электронном формате. Если выбран бумажный формат, при составлении соблюдают определенные правила. Документ допускается писать от руки или печатать на компьютере. Основное условие – наличие на нем подписи ответственного лица.

Документы в электронном виде составляют на компьютере, однако утверждают их электронной подписью для исключения несанкционированного доступа. Отметим, у книг учета бланков, отчетов и журналов операционного кассира нет ничего общего с кассовыми документами.

  • Как определить эффективность бизнеса по основным показателям

Ведение кассовой дисциплины по строгим правилам

Кассовая дисциплина важна для любой организации. Благодаря правильному ведению кассовой документации можно избежать множества ошибок и штрафов. Ниже мы приведем главные требования к формированию кассовых бумаг.

1. Оформление первичных документов.

Все кассовые операции, связанные с приемом, выдачей, хранением финансовых средств, должен проводить кассир, то есть уполномоченное лицо. Если в компании такая должность отсутствует, индивидуальный предприниматель сам вправе заниматься этим или же перекладывать данные функции на бухгалтера, ведущего финансово-хозяйственную деятельность. Так или иначе, назначают ответственного работника. Кассовая дисциплина подразумевает ведение обязательной документации, ранее перечисленной в статье.

2. Установка лимита по остатку в кассе.

Если средства, оставшиеся в кассе по завершении рабочего процесса, превышают лимит, речь идет уже о нарушении кассовой дисциплины. Существует понятие так называемого переходящего остатка (или лимита). Это определенная сумма, которую остаток в кассе по завершении рабочего дня превышать не может. Все средства свыше максимума передают в банк. Превышение переходящего остатка допустимо лишь в тех случаях, если это выходной, праздник, или же в этот день выплачивались заработные платы, премии и начисления.

Установка лимита является обязательным условием. Если организация не делает этого, сумму переходящего остатка автоматически приравнивают к нулю. Соответственно, каждое поступление наличных расценивается как нарушение кассовой дисциплины в 2017 г., то есть превышение лимита. Из-за подобных действий на всю компанию или предпринимателя налагают штраф – кассовая дисциплина в таких случаях считается нарушенной. В 2014 г. в России было установлено, по какой схеме следует подсчитывать лимит остатка денег в кассе. Ниже приведены два способа, которыми бизнесмены могут пользоваться при расчете.

Вариант 1.

В основе подсчетов лежит сумма всех средств, ранее поступивших в кассу. При вычислении пользуются формулой:

Л=В/П*Нс,

Л здесь является допустимым значением переходящего остатка; В – количеством материальных ресурсов, поступивших в кассы после реализации продукции, проведения работ или оказания услуг в течение подотчетного периода. Если компания создана не так давно и еще не успела ничего заработать, за основу принимают сумму, которую планируется получить в перспективе. П в данном случае – период, выбранный для расчета. Это, к примеру, смена, неделя или календарный месяц. Все определяется тем, в течение какого срока компания получает больше средств. Подотчетным периодом может быть даже один день, однако срок не может превышать трех месяцев. Нс – это отрезок времени, разделяющий день получения средств и день их передачи в банк. Этот период не может длиться дольше недели. Если же банковского учреждения нет на территории населенного пункта, допустим срок в две недели. В этом случае коэффициент равен пяти. Для определения показателя следует учитывать, где расположено предприятие, какая у него организационная структура и специфика деятельности, а также график работы торговой точки.

Вариант 2.

Основа расчетов – сумма, выданная из касс. Таким способом могут пользоваться индивидуальные предприниматели и организации, не получающие средства наличными, но при этом вынужденные время от времени снимать определенную сумму в банке. Предположим, они должны приобретать материалы или оплачивать поставки сырья. В этом случае для расчета переходного остатка применяется формула:

Л=Р/П*Нп,

Л здесь является суммой переходного остатка; Р – суммой средств, выданных компании в течение подотчетного периода. Не учитываются деньги, направленные на выдачу заработной платы, стипендии и иных выплат сотрудникам. Если организация новая и еще не располагает средствами в достаточном количестве, за основу берется сумма, которую бизнесмен намеревается взять в банке. П – это отрезок времени, взятый за основу для анализа отчислений из банка. Этот период не может быть больше трех месяцев. Допустимый минимум при этом не установлен. В идеале за основу берут время, когда компания чаще всего обращалась за средствами в банк.

Нп – это временной отрезок между датами, когда бизнесмен брал средства в банке. Период не может превышать недели. Если же на территории населенного пункта нет банковского учреждения, допускается продление срока до двух недель. Если бизнесмен снимает деньги каждые четыре дня, коэффициент равен четырем.

После того как компания установила допустимый предел переходящего остатка, она заносит эту информацию во внутренний приказ, то есть прописывает рассчитанное значение. Также в документе указывают период, в течение которого лимит будет действительным, к примеру, 2017 г. В законодательстве ничего не сказано об обязательном ежегодном изменении лимита. В связи с этим, если бизнесмен не указывает срока действия приказов, лимит можно применять неограниченное время, и штраф за нарушение кассовой дисциплины на компанию не наложат.

Еще летом 2014 г. малые предприятия освободили от необходимости установок каких-либо лимитов. Но нужно помнить, что малые – это те организации, численность персонала в которых меньше 100, а годовая выручка – менее 800 млн рублей.

Если компания решает перестать использовать лимит, то выпускает соответствующий приказ.

3. Выдача наличных средств подотчетным сотрудникам.

Средства, которые выдают сотрудникам для поездки в командировку, называются подотчетными. Эти деньги предназначены для представительских расходов и хозяйственных нужд. Выплату подотчетных средств подтверждают соответствующие финансовые документы. Они доказывают тот факт, что финансы расходуются по предназначению. В роли таких документов могут выступать накладные, чеки и т. д.

Если сотрудник потратил личные деньги на те или иные цели из-за нехватки подотчетных средств, он пишет соответствующее заявление, на основании которого компания компенсирует ему расходы. Отчитаться об израсходованных деньгах работник должен в течение трех дней с даты окончания срока, на который ему были выданы средства, или с того момента, как он прибыл из командировки.

Очень важно контролировать своевременную подачу отчетности и формирование документов, подтверждающих расход средств. При нарушении сроков предоставления отчетов выданные средства невозможно занести в расходную часть, а значит, и снизить сумму уплачиваемых налогов на их значение. Кроме того, выплата с них НДФЛ и начисление страховых взносов становятся обязательными условиями.

4. Ограничение расчетов с использованием наличных средств.

В соответствии с Указанием 3073-У у экономических субъектов есть право совершения сделок за наличные средства в границах 100 тыс. руб. Установленное ограничение применяется для компаний и бизнесменов, за некоторыми исключениями. Для сделок с физическими лицами (то есть не ИП) не действует предел в 100 тыс. руб. В связи с этим компания может совершать расчеты с физическими лицами наличными в любом размере.

Лимит не учитывают, когда:

  • сотрудникам выдают заработную плату и социальные пособия;
  • персоналу предоставляют подотчетные средства;
  • индивидуальные предприниматели используют наличные на цели, не связанные с бизнесом.

Индивидуальный предприниматель вправе использовать все полученные деньги на собственные цели, взяв их под отчет в полном объеме. Если необходимо потратить средства, он может не направлять всю наличную выручку в банк. У бизнесмена есть возможность забрать все наличные из кассы, но израсходовать их на личные цели.

Юрлица и ИП вправе совершать взаиморасчеты наличными на основании заключенных соглашений. Но существует одно условие – размер денежных средств не должен превышать 100 тыс. руб. Это же требование распространяется на договоры, предусматривающие поэтапные выплаты (к примеру, договоры на аренду, в соответствии с которыми оплата осуществляется каждый месяц). Если в общей сложности сумма оплаты за весь срок аренды более 100 тыс. руб., то остаток, превышающий допустимый предел, передают арендодателю безналом. Нужно контролировать момент, когда сумма вносимых по договору средств достигнет отметки в 100 тыс. руб.

5. Взятие средств из кассы для личных целей.

Следует помнить об ограничениях и возможностях, действующих для любой формы юридической собственности. Например, если речь идет об ООО, брать средства из кассы для личных целей категорически запрещено даже в том случае, если в обществе всего один учредитель. Такое ограничение не касается индивидуальных предпринимателей. Они вправе использовать деньги из кассы так, как считают нужным. Главное – уплата всех налогов и начисление необходимых взносов по страхованию.

  • Оборотные активы предприятия: управление и оптимизация

Как осуществляется контроль кассовой дисциплины

Все сотрудники компании должны четко следовать правилам ведения операций с наличными средствами. Однако контролировать кассовую дисциплину в целом должен главный бухгалтер (если, конечно, наличие такого специалиста предусматривает регламент организации). Если деятельность ведет индивидуальный предприниматель и он является единственным в бизнесе, то сам и отвечает за все.

Некоторые виды контроля за кассовой дисциплиной входят в обязанности государства. В соответствии с нормами п. 1 ст. 7 Закона РФ от 21.03.1991 г. № 943-1 проверять кассовую дисциплину должна Федеральная налоговая служба.

В рамках контроля налоговая инспекция планирует узнать:

  • имели ли место случаи, когда выручка приходовалась не в полном объеме или же нарушались сроки процедуры;
  • превышен ли допустимый лимит расчетов в 100 тыс. руб.;
  • превышен ли допустимый уровень переходящего остатка денег в кассе;
  • были ли какие-либо операции через ККТ проведены с нарушениями;
  • всегда ли выдавались положенные кассовые ордера, не было ли ошибок в их оформлении;
  • всегда ли, когда требовалось, в компании пробивали и выдавали кассовые чеки и оформляли в положенных случаях бланки строгой отчетности;
  • совпадают ли остатки в кассе со сведениями, отраженными в кассовой документации;
  • не предоставляли ли подотчетным лицам крупные суммы на сроки, превышающие допустимые.

Как проводится проверка кассовой дисциплины на предприятии

В соответствии с Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 г. № 133н руководитель налоговой службы выступает с инициативой о проведении проверки на предмет соблюдения кассовой дисциплины, издавая соответствующий приказ. В нем обозначают время, в течение которого будет идти проверка налоговой кассовой дисциплины, и ее цели. В ходе контрольного мероприятия сотрудники налоговой службы изучают:

  • документацию, оформленную при проведении кассовых операций;
  • фискальную отчетность и контрольные ленты ККТ;
  • регистрационную и эксплуатационную документацию на ККТ;
  • документацию, отражающую информацию о получении БСО, их учете и утилизации;
  • регистры учета операций, связанных с бухгалтерской и хозяйственной деятельностью;
  • приказы, которые устанавливают лимиты кассовых остатков;
  • авансовую отчетность.

Представители налоговой службы вправе проверить не только перечисленную выше документацию и регистры. В соответствии с их требованием инспектируемая организация обязана пояснить и иные моменты, напрямую относящиеся к объекту контроля.

  • Развитие бизнеса: 9 оригинальных идей

Какая ответственность предусмотрена за нарушение кассовой дисциплины в 2017 г.

При выявлении ряда нарушений применяется административная ответственность. Кассовая дисциплина должна соблюдаться всеми компаниями и индивидуальными предпринимателями. До 15.07.2016 г. ответственность наступала, если организации:

  1. нарушали правила работы с наличностью (превышали лимиты, не выполняли оприходования вырученных средств): штраф за нарушение кассовой дисциплины для должностных лиц составлял 4–5 тыс. руб., для юридических – от 40 до 50 тыс. руб. (п. 1 ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ);
  2. не применяли кассовые аппараты или использовали контрольно-кассовую технику, не отвечающую существующим нормам, не выдавали документ, подтверждающий оплату, что в зависимости от степени нарушения влекло за собой предупреждение или наложение штрафа: для физических лиц он составлял от 1500 до 2000 руб., для должностных лиц – от 3 до 4 тыс. руб., для юридических – от 30 до 40 тыс. руб. (п. 2 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

Сейчас может применяться административная ответственность за нарушение кассовой дисциплины, совершенное до 15.07.2016 г.

В соответствии с ФЗ от 03.07.2016 г. № 290-ФЗ с 2016 г. существенно выросли штрафы за нарушения кассовой дисциплины (в частности, ответственность за неиспользование контрольно-кассовой техники). Неприменение кассовых аппаратов с 15.07.2016 г. грозит:

  • штрафом для должностных лиц в размере от 25 до 50 % от суммы расчета, выполненного без использования ККТ, но не менее 10 тыс. руб.;
  • штраф для юрлиц в размере от 75 до 100 % от суммы расчета, выполненного без использования ККТ, но не менее 30 тыс. руб. (п. 2 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ в ред. ФЗ № 290-ФЗ).

Если компания во второй раз нарушает законодательное требование, связанное с применением кассового аппарата, сумма расчетов без использования ККТ равняется (в том числе в совокупности) 1 млн руб. и более, за чем следуют:

  • дисквалификация должностных лиц на 1–2 года;
  • остановка работы индивидуальных предпринимателей и организаций до 90 суток (п. 3 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ в ред. ФЗ № 290-ФЗ).

Меры ответственности за такое нарушение кассовой дисциплины в 2017 г., как использование ККТ, не соответствующей нормативам, применение ККТ, которое сопровождается нарушениями установленных законодательных норм и условий ее регистрации и применения до 01.02.2017 г., не изменились (п. 15 ст. 7 ФЗ № 290-ФЗ). Но с 01.02.2017 г. за эти нарушения, а также нарушения порядка, сроков и условий перерегистрации ККТ действуют следующие меры ответственности:

  • предупреждение или штраф за нарушение кассовой дисциплины на сумму от 1500 до 3000 руб. для должностных лиц;
  • предупреждение или штраф в размере от 5 до 10 тыс. руб. для юрлиц (ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ, п. 15 ст. 7 Закона № 290-ФЗ).

По ФЗ от 03.07.2016 г. № 290-ФЗ компании могут быть привлечены к ответственности и за иные нарушения при использовании контрольно-кассового аппарата. К примеру:

  • если не направляют покупателю кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронном формате или если не передают эти документы на бумаге по требованию клиента;
  • отвечать за нарушения также обязаны фискальные операторы, изготовители ККТ и экспертные организации.

Существует срок давности нарушения кассовой дисциплины. Так, с момента нарушения привлечь виновных к административной ответственности можно лишь в течение 2 месяцев (п. 1 ст. 4.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ). Не исключено, что в 2017 г. многие разовые нарушения кассовой дисциплины останутся ненаказанным. Но нарушение кассовой дисциплины в 2017 г. способно стать причиной для особенно тщательного наблюдения за налогоплательщиком и поводом для досрочной выездной проверки. Представители налоговой службы однозначно заинтересуются, если выручка будет оприходована не в полной мере и несвоевременно, а также если выявятся несоответствия между документальными и фактическими остатками денег в кассе.

Если была выдана подотчетная сумма финансовых средств в крупном размере на необоснованно длительный период, к ней могут доначислить НДФЛ (постановление президиума ВАС РФ от 05.03.2013 г. № 14376/12).

www.kom-dir.ru


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.