Первичные документы по учету кассовых операций

Документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

Последние нововведения в кассовых операциях

Кассовые операции: что к ним относится

Какими документами оформляются кассовые операции

Общие правила оформления документов по кассовым операциям

Документирование приходных кассовых операций

Расходные кассовые документы

Кассовая книга

Итоги

Документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

С 01.06.2014 ведение кассовых операций регулируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Ранее действовавшее положение о порядке ведения кассовых операций, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, с этой даты утратило силу.

В процесс документального оформления кассовых операций кардинальных изменений указание № 3210-У не внесло. Основные новшества коснулись:

  1. Установления лимита остатка кассы:

  • право не устанавливать лимит получили ИП и организации — субъекты малого предпринимательства (мы писали об этом в материале «Малые предприятия вправе хранить в кассе любую сумму наличных»);
  • предприятия, устанавливающие лимит, получили право самостоятельно выбирать формулу его расчета: исходя из фактических расходов наличных средств или из объема выручки.

Как рассчитать лимит остатка кассы, читайте здесь.

  1. Некоторых послаблений для ИП и малых предприятий. Например, эти субъекты сейчас могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было наличных расчетов. Причем ИП, ведущим  в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, разрешено не оформлять кассовые документы и кассовую книгу.
  2. Порядка оформления кассовых документов. Их разрешили оформлять (на выбор):
  • на бумажном носителе с заполнением от руки;
  • на компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе;
  • в электронном виде при условии обеспечения защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации; в данном случае документы подписываются электронной подписью.

Последние нововведения в кассовых операциях

Следующие и на данный момент последние крупные изменения в порядке ведения кассовых операций были введены указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017:

  • Кассиру разрешается составлять общий приходный и (или) расходный кассовый ордер в конце дня на всю сумму, которую подтверждают фискальные документы (чеки и БСО онлайн-касс).
  • Подписи на кассовых документах сверяются только в случае, если документ составлен на бумаге.
  • Если расходный кассовый ордер составлен в электронном виде, то получатель денег может поставить на нем свою электронную подпись.
  • Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то квитанцию кассир может отправить по просьбе вносителя денег на его электронную почту.
  • Вести кассовую книгу может не только кассир, но и другой уполномоченный сотрудник.

Ряд изменений претерпел также порядок выдачи денег под отчет. Читайте об этом здесь.

Кассовые операции: что к ним относится

К кассовым операциям относятся (п. 2 указания № 3210-У):

  • прием наличных денег, включая их пересчет (приходные операции);
  • выдача наличности (расходные операции).

Приходными операциями могут быть: поступление наличной выручки, получение денег со счета в банке, возврат неиспользованных подотчетных сумм и т. п. К расходным относятся выплата зарплаты, выдача подотчетных и командировочных сумм, сдача денег в банк и др.


Подробнее см. «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».

Все приходные и расходные операции в обязательном порядке документируются, исключение сделано для ИП, ведущих учет доходов, доходов и расходов либо физпоказателей в соответствии с выбранной системой налогообложения.

Какими документами оформляются кассовые операции

Для документального оформления кассовых операций предназначены:

  • приходный кассовый ордер (ПКО);
  • расходный кассовый ордер (РКО);
  • кассовая книга;
  • расчетно-платежная ведомость;
  • платежная ведомость;
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Унифицированные формы данных документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Далее мы расскажем об общих правилах оформления кассовых операций и подробно рассмотрим каждый из документов.

О том, как учитывать денежные средства, если у вас онлайн-касса, читайте в следующих материалах:

  • «Как вести учет денег при использовании онлайн-кассы?»;
  • «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?»;

Общие правила оформления документов по кассовым операциям


Кассовые операции ведутся кассовым или иным работником, на которого руководитель организации или предприниматель возлагает обязанности кассира. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под подпись. Если кассиров у организации или ИП несколько, назначается старший кассир. При необходимости вести кассовые операции может также сам руководитель организации или ИП.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Кассир является материально ответственным лицом, с которым подписывается соответствующий договор. Его пример вы можете скачать по ссылке.

Все кассовые документы, включая кассовую книгу, могут составляться в бумажном или электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или на компьютере и подписываются уполномоченными лицами. Электронные документы оформляются с применением технических средств с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потери информации. Они подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром. Если документ электронный, то он подписывается электронной подписью (ЭЦП). Минфин считает, что при оформлении первичных учетных документов возможно использование простой электронной подписи (письмо от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323). Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Кассир обязан сверять подписи с образцами, только если документ составлен не в электронном виде с ЭЦП. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.


При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных денежных средств.

Документирование приходных кассовых операций

Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма по ОКУД 0310001).

Подробнее о нем см.  «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?».

Нюансы документального оформления кассовых операций

Скачать приходный кассовый ордер

При получении ПКО кассир:

  • Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя – только если это бумажный документ.
  • Проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, а также наличие подтверждающих документов.
  • Принимает деньги, пересчитывает их и сверяет сумму, указанную в ордере, с фактически принятой суммой.
  • Подписывает ПКО и на квитанции, выдаваемой вносителю, проставляет печать (штамп). Если ПКО электронный, то кассир отправляет квитанцию по просьбе вносителя денег на его электронную почту.

Если суммы не соответствуют, а вноситель отказывается добавить недостающую сумму, кассир перечеркивает ПКО и передает его главбуху, бухгалтеру или руководителю для переоформления на фактически вносимую сумму наличных денег. В случае оформления приходника в электронном виде кассир проставляет отметку о необходимости переоформления ПКО.

В случае оприходования выручки, полученной с использованием ККТ, приходник может оформляться один раз на общую сумму на основании контрольной ленты или бланков строгой отчетности онлайн-ККТ.

Расходные кассовые документы

Расходными документами по кассе являются:

  • расходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310002);

Подробнее о нем см. «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Нюансы документального оформления кассовых операций

Скачать расходный кассовый ордер

  • расчетно-платежная ведомость — форма по ОКУД 0301009 (см. «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49»);
  • платежная ведомость — форма по ОКУД 0301011 (см. «Зарплатная ведомость формы Т 53 (скачать бланк)»).

При получении указанных документов кассир:

  • Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя, за исключением электронных РКО.
  • Проверяет наличие подтверждающих документов.
  • Идентифицирует получателя по паспорту, другому документу, удостоверяющему личность, доверенности.
  • Подготавливает и пересчитывает деньги, выдает их непосредственно получателю, указанному в РКО, ведомостях или доверенности, получает подпись последнего и сам подписывает ордер. Если РКО электронный, то получатель средств ставит свою электронную подпись.

Для выдачи подотчетных сумм необходимо письменное заявление подотчетного лица либо распоряжение руководителя. Выбранный порядок закрепляется в Положении о расчетах с подотчетными лицами.

Образец заявления о выдаче денег подотчет вы можете скачать по ссылке.

Если выплата зарплаты производится по ведомостям, на фактически выданные суммы составляется РКО, а невыплаченные суммы депонируются.

Если деньги выдаются по доверенности, кассир должен проверить:

  • соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности;
  • соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной или платежной ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир ставит отметку «По доверенности». Сама доверенность прилагается к РКО или ведомостям.

Если доверенность оформлена на несколько выплат либо получение денег у разных организаций или ИП, с нее делаются заверенные копии. Оригинал хранится у кассира и при последней выдаче денег прилагается к расходному ордеру или ведомости.

Кассовая книга

Все движения по кассе отражаются в кассовой книге (форма по ОКУД 0310004).

Нюансы документального оформления кассовых операций

Скачать кассовую книгу

Записи в книге осуществляются кассиром или иным уполномоченным лицом по каждому ПКО или РКО.

В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит сумму остатка наличных и проставляет подпись. Затем записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главбухом, бухгалтером или руководителем и подписываются.

См. также «Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)».

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовой книге не осуществляются. Обособленные подразделения передают юрлицу копию листа кассовой книги в установленном им порядке. Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, при его отсутствии — руководитель.

Итоги


Документальное оформление кассовых операций претерпело ряд изменений, связанных с внедрением онлайн-касс и распространением электронного документооборота. Кроме того, чиновники решили несколько упростить порядок выдачи денежных средств под отчет.

Чтобы быть в курсе всех изменений в порядке работы с ККТ и денежной наличностью, читайте нашу рубрику «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

Источник: nalog-nalog.ru

Что нужно знать ↑

Наиболее ответственной работой в деятельности любого экономического субъекта является учет денежного оборота и надлежащее оформление документами всех осуществляемых операций по кассе.

Государственный комитет статистики РФ утвердил определенные виды документов, какие должны использоваться для первичного учета кассовых операций.


Составлением первичных учетных документов по кассовым операциям занимается главный бухгалтер или кассир. В небольших фирмах данную функцию может исполнять руководитель, если постоянный бухгалтер не предусмотрен.

К учетным документам прилагается документация, подтверждающая основания для оформления. Оформляться такие документы могут разными способами – на бумажных носителях, при помощи компьютерных систем, в электронном формате.

Законодательные нормативы не содержат четко установленных норм относительно нумерования кассовых документов.

Потому разрешено самостоятельно определить правила нумерации, зафиксировав их в учетной политике организации. Нумерацию допустимо вести цифрами, буквенными обозначениями или индексами.

Основные понятия

Первичными документами для учета денег в кассе именуются документы, удостоверяющие выполнение операций хозяйственной деятельности.

Состав первичной документации при сопровождении кассовых операций включает в себя кассовые ордера, кассовую книгу и отчеты.

В качестве основных документов также выступают счета, акты, поручения, накладные и прочее. Посредством первичной учетной документации удостоверяется факт свершения операции и подтверждается дата ее исполнения.

Кроме того данные документы способствуют осуществлению контроля над работой подразделения или некоторых работников. Содержащиеся в документации информационные данные помогают в проведении проверок.

Первичные документы имеют и юридическую значимость. В случае возникновения каких-либо бухгалтерских споров их можно использовать в качестве основных доказательств.

Минфином РФ установлены неукоснительные реквизиты, какими должны располагать основные первичные документы для ведения кассовых операций.

Так неизменно указываются такие реквизиты как:

  • название;
  • форма и код;
  • дата создания;
  • сущность операции, ее измерители;
  • ответственные лица, их подписи с расшифровкой.

Классификация документирования

Формы унифицированных бланков, используемых для оформления кассовых операций, отображены в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

К первичной документации по оформлению и учету осуществляемых кассовых операций причисляются:

  • приходные/расходные кассовые документы;
  • кассовые журналы;
  • мемориальные ордера;
  • справки и подобные документы;
  • книги учета денежной наличности и иных ценностей;
  • книги учета принятых и выданных денежных средств и ценностей.

Нормативная база

Важнейшие требования относительно правил и порядка оформления первичной документации содержатся в Федеральном законе №129 от 21.11.1996 «О бухучете».

В ст.9 п.2 этого норматива сказано, что к учету документы могут приниматься лишь при оформлении их на законодательно утвержденных бланках.

Нормативное регулирование оформления операций по кассе первичными учетными документами обеспечивают и такие документы:

ч.1-2 Гражданского Кодекса
ФЗ №173 от 10.12.2003 «О валютном регулировании»
Положение ЦБ РФ №2-П от 3.10.2002 «О безналичных расчетах»
Инструкция ЦБ РФ №18 от 5.01.1998 «Порядок ведения кассовых операций»

Краткая суть всех этих нормативов заключена в том, что все хозяйственные операции должны подтверждаться документально.

Любая кассовая операция, а именно принятие и выдача денег, должна сопровождаться оформлением надлежащих документов унифицированной формы.

Детально правила оформления кассовых операций расписаны в Положении ЦБ РФ №373-П от 12.10.2011 «Порядок ведения кассовых операций … на территории РФ».

Основные первичные документы по учету кассовых операций на предприятии ↑

Для оформления операций по кассе Госкомстат РФ утвердил форматы первичной учетной документации. Оформление первичных документов по учету кассовых операций обязательно для любых организаций, осуществляющих расчеты наличными средствами.

К основным формам относятся:

КО-1 Для приходного ордера (ПКО)
КО-2 Для расходного ордера (РКО)
КО-3 Для журнала регистрации приходных и расходных документов
КО-4 Для кассовой книги
КО-5 Для книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств
ИНВ-15 Для акта инвентаризации наличных денежных средств
ИНВ-16 Для инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности

В кассу предприятия денежная наличность зачисляется с банковского расчетного счета в итоге оплаты товарно-материальных ценностей и услуг, при возвращении отпущенных ранее денежных сумм и т.д.

Для получения денег с расчетного счета организация располагает специально выданной чековой книжкой. Для снятия денег со счета бухгалтером оформляется денежный чек, далее таковой подписывается и передается кассиру.

Чековый бланк содержит значение принимаемой суммы. Банковское учреждение оставляет себе отрывную часть чекового документа.

Корешок от чека выступает в качестве оправдательного документа при внесении этой операции в учетные регистры организации. Положить деньги на расчетный счет можно посредством оформления объявления на взнос деньгами в наличной форме.

Факт приема наличности удостоверяется приходным ордером. Данный документ фиксируется в журнале регистрации ордеров.

Затем ПКО отдается кассиру, оный получает денежные средства и после подписания ордера и прилагаемой к нему квитанции заносит надлежащую запись в кассовую книгу.

Отпуск наличности из кассы реализовывается с применением расходного ордера или иных документов, заменяющим РКО.

Принятие и отпуск денежной наличности по ордерам осуществляется исключительно в день создания документов. При этом после реализации ордера должны гаситься специальной штамповой печатью или письменной отметкой «Оплачено» либо «Получено».

Движение денег в кассе учитывается в кассовой книге. Для каждой организации ведется один такой документ. Вести кассовые документы можно как вручную, так и с помощью автоматизированных систем.

Приходные

По Общему классификатору типовой приходный ордер обладает номером 0310001. ПКО необходим для документального сопровождения поступления в кассу наличных средств.

Заполнять бланк можно от руки, на компьютере либо с помощью печатной машинки. Ни в коем случае недопустимо наличие помарок и выправлений в ордере.

Кроме регистрационного номера ПКО должен обладать такими данными:

  • названием организации;
  • указанием кодов организации согласно ОКПО;
  • датой составления;
  • номером субсчета либо корреспондирующего счета.

Кассиру надлежит непременно обследовать все данные, наличествующие в приходнике. Нужно сверить достоверность и полноту прилагаемой документации.

Обязательно при принятии денег в кассу наличие на приходном ордере подписи ответственного лица. Сверке подлежат суммы, указанная в ордере и фактическая. Пересчитываются деньги в присутствии клиента.

Оформлять ПКО требуется при:

  • продаже товара или услуги;
  • возврате неизрасходованной суммы, ранее выданной подотчет;
  • принятии выручки в конце дня (на всю сумму выручки оформляется один ПКО).

Расходные

В Общем классификаторе расходный ордер значится под номером 0310002. РКО требуется для оформления отпуска средств из кассы. Реквизитные значения расходника аналогичны непременным реквизитам приходного ордера.

Точно так же документ заверяется главбухом и подписывается руководящим лицом. При выдаче средств кассиру надлежит проконтролировать присутствие расписки у получателя.

Таковую составляет сам получатель. Непременно требуется удостоверяющий личность получающей особы документ и данные оного.

При отпуске наличности из кассы на основании доверенности, в расходном ордере после фамилии и инициалов получателя пишется Ф.И.О. доверенного лица.

Выдавая деньги по ведомости, кассир проставляет перед отметкой в получении подобающую запись – «По доверенности». К основному учетному документу должна прилагаться и доверенность.

При помощи РКО оформляются операции по:

Выдаче заработной платы сотрудникам организации В качестве подтверждения выступают расписка о получении и расчетно-платежная ведомость
Внесению выручки на банковский расчетный счет Для подтверждения применяется заявка на внесение наличности на расчетный счет
Выдаче денег подотчет На приобретение какой-либо продукции или на командировочные расходы и подобное

Мемориальные ордера

Мемориальным ордером называется документ, который содержит оформление всякой хозоперации с отображением суммы операции на бухгалтерских счетах.

Такие документы создаются на все проводимые операции в отчетном периоде. Далее всякий ордер разносится по контрольным дебетовой и кредитовой ведомостям, по соответственным счетам.

Такие ордера являются частью одной из систем учета в бухгалтерии. Данная система относительно проста, что способствует ее популярности. Все регистры учета при этом замещаются Главной книгой, заводимой помесячно.

Основу мемориально-ордерной системы учета представляют именно мемориальные ордера, отдельно составляемые на всякую финансовую операцию.

При большом количестве однородных первичных документов целесообразно оформление оных в накопительную ведомость, по итогам ее составляется соответствующая проводка. У каждого мемориального ордера имеется постоянный номер.

Поэтому ежемесячно на каждую группу операций готовится только один ордер. Если отдельные операции единичны, то по ним готовятся отдельные ордера нумеруемые за месяц.

Подписывает мемориальный ордер главбух, после чего документ регистрируется в журнале-регистре синтетического учета.

С помощью такого журнала контролируется сохранность ордеров и первичных документов. По окончании месяца итоги журнала сверяются с итогами оборотов синтетических счетов.

Достоинства мемориально-ордерной системы в простоте и доступности процесса учета, строгой последовательности, применении стандартных форм регистров и возможности использования труда сотрудников с невысокой квалификацией.

Кассовые журналы

В Классификаторе кассовая книга имеет номер 0310004. Данный документ применяется для учета всех наличных средств, зачисляемых в кассу и выдаваемых из нее.

Записи в Книгу вносятся на основании данных первичной документации, а именно ПКО и РКО. После оформления каждого кассового ордера в кассовую книгу вносится надлежащая запись.

При внесении записей кассиру надлежит проверить указанные в документах и Книге суммы. При соответствии сумм по завершении рабочего дня кассир просчитывает остаток, являющийся итогом всех проведенных за день операций.

Всякий лист кассовой книги заверяется кассиром. Вести кассовую книгу можно как вручную, так и в электронном формате.

При обычном ручном заполнении листы нумеруются еще до начала использования журнала. Обязательно журнал прошнуровывается и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя. При наличии проставляется печать организации.

При электронном способе ведения кассовой книги важно принять меры, предотвращающие несанкционированный доступ к записям. Электронная книга заверяется электронными подписями ответственных лиц.

Распечатывается информация в сроки, установленные руководством. Распечатанные листы электронной книги собираются в отдельную папку. Они могут понадобиться при проведении внешней проверки.

Другие документы

Среди прочих первичных учетных документов по оформлению кассовых операций по важности можно особо отметить следующие:

Книга учета средств Предназначается для документирования кассовых операций, осуществляемых между главным кассиром и остальными кассирами организации в течение дня. Потребность в таком документе возникает лишь для крупных предприятий
Расчетно-платежная ведомость Документ учитывает выработанное время, начисления, выплаты и удержания сотрудникам организации. Составляется документ в единственном экземпляре бухгалтером на основании первичной документации по учету выработки, отработанного времени и пр. В ведомости указываются подлежащие к выдаче суммы, а также вычеты и удержания. В последней графе документа содержатся сведения об общей сумме выплат, на которую составляется РКО
Платежная ведомость В этом документе ведется учет выдачи работникам зарплаты и иных выплат. Оформление идентично оформлению расчетно-платежной ведомости

Общие требования к заполнению

Первичные учетные документы, которыми оформляются кассовые операции, заполняются с учетом одинаковых требований.

Основными являются следующие:

  • записи ведутся с применением средств, гарантирующих сохранность записей. К таковым относится применение чернил, ручки, химического карандаша, машинных носителей. Применять для записей простой карандаш нельзя;
  • должны указываться обязательные реквизиты, записи должны быть разборчивыми;
  • пустыми графы оставлять нельзя, следует ставить прочерк;
  • суммы указываются прописью и цифрами;
  • документы заверяются подписями ответственных лиц с расшифровкой подписей;
  • недопустимо наличие помарок и исправлений;
  • хранить первичные документы следует не менее пяти лет.

Оптимизация первичного учета ↑

Процесс оформления кассовой документации может быть оптимизирован. Для этого требуется уделить внимание моментам, повышающим результативность бухгалтерской работы:

  • организация рационального документооборота;
  • усовершенствование хозяйственных процессов;
  • автоматизация учетных процессов;
  • мотивация для персонала.

При правильной организации системы документооборота можно избежать дублирования документов, а значит сокращения времени на составление и обработку документации.

Для этого стоит определить, на каком этапе целесообразно создавать и передавать первичные документы в другие подразделения. Бухгалтерский персонал можно разделить на группы «по интересам».

Одни сотрудники будут заниматься непосредственно подготовкой, составлением и сверкой первичной документации. Другие займутся составлением бухгалтерских проводок, руководствуясь уже проверенной документацией.

Автоматизация учетных процессов сведет к минимуму роль «человеческого фактора», что практически исключит вероятность ошибок.

При этом сокращается время на осуществление обработки документов, поскольку автоматизированная система сама просчитает и выведет все нужные суммы.

Важным моментом в вопросе оптимизации первичного учета является мотивация сотрудников. При автоматизации процессов и сокращении временных затрат организация нуждается в меньшем количестве работников.

Это позволяет сократить имеющийся штат и повысить оклад оставшихся сотрудников.

Если же предприятие не желает самостоятельно модернизировать систему первичного учета, то оптимизация может быть достигнута посредством использования аутсорсинговых услуг бухгалтерских фирм.

Источник: buhonline24.ru

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, предназначенные для юридических лиц всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц) утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

№КО-1 «Приходный кассовый ордер»,

№КО-2 «Расходный кассовый ордер»,

№КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»,

№КО-4 «Кассовая книга»,

№КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Приходный кассовый ордер (форма №КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Квитанция к приходному кассовому ордеру, оформленная с учетом требований пунктов 13 и 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указывается:

по строке «Основание» — содержание хозяйственной операции;

по строке «В том числе» — сумма НДС (записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)»);

по строке «Приложение» — перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;

в графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Кассир, получив из бухгалтерии приходный ордер или заменяющий его документ, обязан проверить его, руководствуясь предписаниями пункта 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Поступление в кассу наличных денег сопровождается выдачей квитанции приходного кассового ордера

В случае, когда деньги в кассу поступают за проданный товар, выполненную работу или оказанную услугу, организации и индивидуальные предприниматели, для которых федеральным законом предписано применение контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении наличных расчетов и (или) с использованием платежных карт, обязаны выдать покупателю (клиенту) кассовый чек, отпечатанный на ККТ (абзацы 1 и 4 статьи 5 Федерального закона от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Расходный кассовый ордер (форма №КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер оформляется с учетом требований пунктов 14 – 16, абзаца 4 пункта 17, пункта 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и другом) имеется разрешительная надпись (виза) руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Кассир при получении из бухгалтерии расходного ордера или заменяющего его документа, обязан руководствоваться предписанием пункта 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

По общему правилу, регистрация в журнале Формы №КО-3 приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных или расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и иное) производится бухгалтерией до передачи их в кассу.

Регистрация расходного кассового ордера или заменяющего его документа по общему правилу производится до передачи его в кассу. И лишь «расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируется после их выдачи» (смотрите пункт 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Кассовая книга №КО-4 применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть оформлена с учетом требований пункта 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

О порядке ведения кассовой книги, также — смотрите пункты 24 и 25 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер организации.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма №КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» — для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации должны производить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, и определяется их состояние.

О порядке проведения ревизии кассы и осуществления контроля за соблюдением кассовой дисциплины, смотрите раздел 4 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании расходного кассового ордера, но и на основании платежной или расчетно-платежной ведомости.

Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации.

При этом организация решает самостоятельно, какие формы ведомости использовать:

расчетно-платежную;

расчетную;

платежную.

Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате» утверждены типовые формы:

§  для расчетно-платежной ведомости форма №Т-49,

§  для расчетной ведомости форма №Т-51,

§  для платежной ведомости форма №Т-53.

По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат, кассир обязан в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость и в кассовую книгу записать фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая будет выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер.

Платежные ведомости регистрируются в специальном журнале (форма №Т-53а). Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в организации в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный год и хранится в организации 5 лет.

Организация может выдавать денежные средства работнику на административно-хозяйственные нужды, командировочные, представительские и тому подобные расходы.

Срок, на который организация может выдать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен, но он может и должен устанавливаться приказом руководителя организации. Приказом может быть утвержден перечень хозяйственных операций, оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц, допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций, сроки сдачи авансового отчета.

В течение трех рабочих дней после окончания такого срока работник, получавший деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги (предъявить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, и/или вернуть остаток неизрасходованных денег, если таковой имеется).

Если денежные средства выдавались на командировочные цели, то работник должен отчитаться за них, также в срок не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Форма авансового отчета №АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 года №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО–1 «Авансовый отчет».

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии на бумажном или машинном носителе информации.

На оборотной стороне формы АО-1 авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

При получении авансового отчета организацией, бухгалтер возвращает работнику отрывную часть авансового отчета. Это часть авансового отчета является распиской для работника, которая подтверждает, что документ был принят бухгалтерией к проверке.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Если по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то работник обязан вернуть его в кассу организации. При этом кассир выписывает приходный кассовый ордер.

Если сотрудник обоснованно израсходовал большую сумму, то сумма перерасхода по авансовому отчету ему возмещается. При этом кассир должен выписать расходный кассовый ордер.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Данные утвержденного авансового отчета являются основанием для списания подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы (статья 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ)). При этом следует иметь в виду ограничения, установленные в части 1 статьи 138 ТК РФ: «общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику».

Авансовый отчет должен хранится в организации «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет» (пункт 1 статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Новая выдача денежных средств под отчет работнику возможна только после полного погашения прежней задолженности.

К сказанному следует добавить, что по требованию налоговых органов документы, которыми отчитывается подотчетное лицо, должны быть «парными»: либо накладная и квитанция к приходному ордеру, либо товарный чек (копия) и чек ККТ. Первый документ содержит название операции и сведения о товаре (услуге), второй — подтверждает факт оплаты. Исключением может являться представление только одного документа — чека ККТ, в случае, если в нем содержится текст — сведения (реквизиты) о товаре (услуге) (например, общепринятая в настоящее время форма кассового чека на отпуск бензина на автозаправочных станциях). В противном случае, при отсутствии необходимых документов, организация должна сумму денег, выданных в подотчет, включить в налогооблагаемую базу и начислить НДФЛ.

Общие положения о лимите остатка наличных денег в кассе, смотрите в Разделе 1 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Порядок установления лимита наличия денег в кассе организации, а также порядок и сроки сдачи наличных денег в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих организаций, определены в Положении о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 года №14-П (утверждено Советом директоров Банка России 19 декабря 1997 года, протокол №47).

Организации независимо от организационно — правовой формы должны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях.

Наличные денежные средства, поступающие в кассы организаций, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих организаций.

Денежная наличность сдается организациями в кассы учреждений банков непосредственно или через объединенные кассы при организациях, а также с использованием услуг организаций федеральной почтовой связи для перевода на соответствующие счета в учреждения банков. Наличные деньги могут сдаваться организациями на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков для каждой организации по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков.

При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи организациями наличных денежных средств:

— для организаций, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков или организации федеральной почтовой связи, — ежедневно в день поступления наличных денег в кассы организаций;

— для организаций, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков или организации федеральной почтовой связи, — на следующий день;

— для организаций, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или организаций федеральной почтовой связи, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, — 1 раз в несколько дней.

Наличные деньги, принятые от физических лиц в уплату налогов, страховых и других сборов, сдаются администрациями и сборщиками этих платежей непосредственно в учреждения банков или путем перевода через организации федеральной почтовой связи.

В кассах организаций могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих организаций.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем организациям, независимо от организационно — правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет установленной формы — «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

По организации, в состав которой входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя организации.

По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям организации, расположенным вне места ее нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

При наличии у организации нескольких счетов в различных учреждениях банков организация по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка организация направляет уведомление об определенном для неё лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты её соответствующие счета. При проверке данной организации учреждения банков руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе.

По организации, не представившей расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная организацией в учреждения банков денежная наличность – сверхлимитной, что влечет негативные последствия – привлечение к административной ответственности по статье 15.1 КоАП РФ.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

При этом лимит остатка кассы может устанавливаться:

— в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы организаций с утра следующего дня;

— в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;

— в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

— в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).

Установленные учреждением банка лимиты остатка наличных денег в кассе письменно сообщаются каждой организации.

Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе организации (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и других), а также в соответствии с договором банковского счета.

Организация обязана сдавать в учреждения банков все наличные деньги сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе.

Об исключительных случаях, когда организация вправе хранить в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов смотрите — положение пункта 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Решение о расходовании организацией поступающей в её кассу денежной выручки при наличии у неё нескольких счетов в различных учреждениях банков принимается в порядке, аналогичном установлению лимита остатка наличных денег в кассе такой организации.

Организации вправе получать наличные денежные средства в учреждениях банков, в которых открыты соответствующие счета на цели, установленные федеральными законами, иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, и нормативными актами ЦБ РФ.

Выдача денежной наличности организации на заработную плату и выплаты социального характера, стипендии производятся в сроки, согласованные с обслуживающими учреждениями банков.

Выдача наличных денег для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск, а также в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, производятся независимо от установленных для организации сроков выплаты заработной платы.

Более подробно с вопросами, касающимися порядка ведения кассовых операций и применения контрольно-кассовой, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Кассовые операции. Контрольно-кассовая техника».

Источник: www.audit-it.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.