Оформление денежных и кассовых документов

Порядок оформления кассовых операций

Оформление денежных и кассовых документовДетально об этом написано в Указании ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» В частности, там указано, что кассовые операции должны оформляться типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждены Государственным комитетом статистки России и согласованы с Центральным банком России и Министерством финансов.

Необходимая документация и её заполнение

Государственный комитет статистики России утвердил следующие унифицированные формы первичной учетной документации (то есть документы, при помощи которых ведется документация кассовых операций на предприятии):

  • кассовая книга;
  • приходный ордер;
  • расходный ордер;
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
  • расчетно-платежная ведомость;
  • платежная ведомость.

При этом индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов или доходов и расходов либо физических показателей (согласно требованиям НК РФ), кассовые документы (приходные и расходные ордера) могут не оформлять.

Освобождены ИП и от ведения кассовой книги. Однако, если предприниматель с целью улучшения контроля над движением наличных денежных средств примет решение документировать кассовые операции, ему необходимо следовать нормам, установленным ЦБ РФ.

Рассмотрим подробнее, какими документами оформляются кассовые операции (все они входят в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93).

Кассовая книга

Кассовая книга (номер согласно ОК 0310004) ведется для учета наличных денег, которые поступают в кассу. Такую книгу можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.

В случае ведения книги на бумаге все ее листы должны быть пронумерованы до начала внесения записей, скрепляющую листы бумагу должны подписать главный бухгалтер и руководитель. Также книга должна быть заверена печатью индивидуального предпринимателя (при наличии у него таковой).

В случае ведения книги в электронной форме должны быть приняты меры для того, чтобы сведения невозможно было изменить или подделать.


Записи в такой книге заверяются электронными цифровыми подписями уполномоченных лиц, а решение о сроках распечатывания информации (ежедневно, раз в неделю или квартал и тому подобное) принимает руководитель. Организации и ИП имеют право вовсе не распечатывать цифровые кассовые документы, если учетная политика предприятия подразумевает ведение документооборота в электронном виде. В этом случае нужно позаботиться о том, чтобы ЭЦП были у всех материально ответственных сотрудников.

Нумерация страниц должна вестись и в электронном варианте кассовой книги, при этом она осуществляется автоматически и в хронологическом порядке. Распечатанные экземпляры листов кассовой книги необходимо собрать в отдельную папку – делать это можно по мере возможности или желания, но в течение одного календарного года книга должна быть собрана.

Записи в кассовой книге делает кассир на основании приходных и расходных ордеров – только на те средства, что поступили непосредственно в кассу. Наличные деньги, принятые платежным агентом или банковским субагентом, фиксируются в отдельных кассовых книгах, которые ведут непосредственно сами агенты.

В конце каждого рабочего дня кассир должен сверять данные кассовой книги с данными кассовых документов и фиксировать своей подписью сумму остатка наличных средств. После этого сверку данных производит главный бухгалтер или руководитель (в случае отсутствия бухгалтера) и тоже подписывает.
Если в какой-либо день или даже дни не было произведено ни одной кассовой операции, остаток каждый раз выводить не нужно: суммой остатка будет считаться последний выведенный в тот день, когда операции производились.


Контроль ведения кассовой книги осуществляет главный бухгалтер предприятия. В его отсутствие контроль осуществляет руководитель предприятия.

Отметим еще раз, что с 1 июня 2014 года предприниматель не обязан вести кассовую книгу, но может это делать для организации контроля и кассовой дисциплины.

Приходный ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) имеет, согласно Общему классификатору, номер 0310001 и документирует оформление кассовых операций (поступление в кассу наличных денег). Ордер может быть заполнен как вручную, так и на компьютере или печатной машинке, помарки и исправления при этом не допускаются.

Помимо регистрационного номера, ордер должен иметь следующие реквизиты:

  • наименование предприятия, структурного подразделения (при необходимости) с указанием кодов по ОКПО;
  • дату заполнения;
  • номер корреспондирующего счета или субсчета (при ведении бухгалтерского учета).

Кассир обязан проверить сведения в приходном ордере (на правильность и полноту), а также прилагаемые документы.

Расходный ордер

Оформление денежных и кассовых документовРасходный кассовый ордер (РКО) имеет, согласно Общему классификатору, номер 0310002 и служит для оформления выдачи средств из кассы.
Реквизиты расходного ордера такие же, как и у приходного, кроме того, он должен быть заверен главным бухгалтером и подписан руководителем (или уполномоченным им лицом).


Выдавая средства, кассир должен проверить у получателя расписку (заполняется только собственноручно получателем, сумма рублей указывается прописью, копеек – цифрами) и документ, подтверждающий личность (внутри предприятия это может быть удостоверение). Реквизиты документа кассир должен записать.

Если выдача средств происходит по доверенности, в ордере после имени получателя указывают имя доверенного лица. Если при этом средства выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир должен написать «По доверенности». Доверенность прилагается к ордеру или ведомости.

Книга учета денежных средств

Книга учета денежных средств ведется старшим кассиром для документирования кассовых операций между ним и остальными кассирами в течение рабочего дня (при небольших масштабах бизнеса в такой книге необходимости нет).

Код книги по ОК – 0310005.

В начале рабочего дня лицо, ответственное за ведение кассовых операций (кассир,  старший кассир или другой сотрудник, уполномоченный приказом руководителя) выдает наличные необходимому кругу лиц под роспись в книге, в конце рабочего дня остаток средств сдается тоже под роспись.

В случае, если средства выданы для выплаты заработной платы, отчитаться за них нужно до окончания проставленного в платежной ведомости срока.


Остаток невыданных денег ежедневно опечатывается в конверт с указанием точной суммы и сдается ответственному лицу под расписку. Если по истечении срока, проставленного в платежной ведомости, остается какая-то сумма, она возвращается в центральную кассу, а в книге делается соответствующая запись.

Несмотря на то, что вся ответственность за ведение учета и контроль за ним возложена на главного бухгалтера, на практике материально ответственным глава бухгалтерии может и не являться. Сохранность наличных руководитель или ИП может поручить как себе лично, так и любому другому сотруднику, облеченному особым доверием.

Расчетно-платежная ведомость

Этот документ ведется для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам предприятия. Код по Общему классификатору – 0301009.

Ведомость составляется бухгалтерией в одном экземпляре на основании первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и тому подобного. Если работники получают заработную плату на банковские карты, составляется только расчетная ведомость.

В ведомости указываются все необходимые к выдаче работнику суммы: заработная плата, социальные выплаты, надбавки и премии (а также вычеты и удержания). Общая сумма выплат указывается на титульном листе.

Напротив фамилий тех работников, которым зарплата по каким-либо причинам не выплачена в отведенный по ведомости срок, указывается «депонировано». В последней графе ведомости проставляют общую сумму выплат, на нее же составляют РКО, а номер и дату ордера фиксируют в ведомости. Отдельно фиксируют сумму депонированных средств.


Необходимо отметить, что при выдаче заработной платы и прочих выплат сотрудникам наличными денежными средствами, предприниматель обязан формировать расчетно-платежные (или платежные) ведомости.

Платежная ведомость

Ведется для учета выдачи заработной платы и других выплат работникам. Код согласно Общему классификатору – 0301011. Оформляется так же, как и расчетно-платежная (расчетная) ведомость.
Заработную плату работникам можно выплачивать и по расходному ордеру, но разумнее вести учет в ведомости.

Общее документирование кассовых операций ведется главным бухгалтером (или лицом, его заменяющим) или руководителем. Исправления в документах не допускаются.

Что нового принесет 2018

С 2017 года  субъектам малого предпринимательства предоставлена возможность не устанавливать лимиты наличных денег в своих кассах: они могут, не нарушая закон, накапливать необходимые суммы.

В новом 2018 году все кассовые документы остаются прежними, как и форма их подачи: в бумажном виде; через электронные системы.

Основные изменения 2018 года связаны с тем, что повседневную жизнь предпринимателей все обширнее охватывает электронная документация:

  • теперь законодательно определено, что операции с наличными, проводимые через ККТ в течение дня, можно фиксировать по окончании проведения кассовых операций (одним ПКО в конце дня);

  • предусмотрена возможность электронного обмена документами и информацией с сотрудниками (квитанцию о получении денег по ПКО можно отправить на электронную почту, а об отмене приходной операции сообщить в системе учета);<
  • закреплена норма о том, что кассовые операции могут проводиться любым уполномоченным лицом, если в штате отсутствует должность кассира.

С 1 июля 2018 года станет реальностью обязанность применения электронных ККТ для большинства предпринимателей. Выглядеть это будет примерно так:

  • во время покупки формирование чека будет осуществляться в электронном виде;
  • составленный таким образом кассовый документ будет автоматически в онлайн режиме отсылаться в налоговую;
  • при отдельном требовании покупателя предприниматель должен будет отослать дубликат чека на электронную почту, указанную клиентом.

Установка дополнительного и недешевого оборудования потребует от ИП существенных затрат. Для некоторых категорий налогоплательщиков НК РФ предусмотрел право на получение налогового вычета размере до 18000 руб.

Перспектива применения ККТ грозит не всем предпринимателям. Для некоторых оставили возможность пользоваться БСО при проведении расчетов. Но теперь их формирование также будет производиться с помощью единого программного обеспечения.

ipinform.ru

Документальное оформление кассовых операций


В соответствии с п. 94 Инструкции N 25н <1> бюджетные учреждения должны осуществлять кассовые операции в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации <2> (далее — Порядок).

<1> Приказ Минфина России от 10.02.2006 N 25н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету".
<2> Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40.

Прием в кассу бюджетного учреждения наличных денежных средств производится по первичным учетным документам — квитанциям (форма N 0504510) и приходным кассовым ордерам (форма N 0310001). Квитанции используют в том случае, если наличные деньги принимают в установленном порядке от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин. В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные Реестром сдачи документов с приложением квитанций (копий).

Согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ <3> учреждения, осуществляющие наличные денежные расчеты или расчеты с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг, обязаны применять контрольно-кассовую технику (ККТ). Однако согласно п. п. 2, 3 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ ККТ может не применяться при оказании услуг населению в случае выдачи соответствующих бланков строгой отчетности.


<3> Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

Для определения перечня услуг, оказываемых населению, необходимо руководствоваться Общероссийским классификатором услуг населению ОК 002-93 (ОКУН) (принят Постановлением Госстандарта России от 28.06.1993 N 163).

Выдача наличных денежных средств из кассы учреждения производится по расходным кассовым ордерам (форма N 0310002), а в случае выдачи денежных средств под отчет нескольким лицам применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (форма N 0504501). При выдаче из кассы наличных денежных средств определенным приказом руководителя учреждения раздатчикам, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в Книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий по унифицированной форме N 0504046, утвержденной Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета". Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами. Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя учреждения, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна (п. 14 Порядка).


Обратите внимание: без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (п. 3 ст. 7 Федерального закона N 129-ФЗ <4>).

<4> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Выдача заработной платы, пенсий, пособий по временной нетрудоспособности, премий и стипендий производится из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, заверенным руководителем организации и главным бухгалтером. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ внесение исправлений в расходные и приходные кассовые документы не допускается.

Лимит кассовой наличности

Согласно п. 1 Порядка бюджетные учреждения должны хранить денежные средства в банках, а для расходования наличных денежных средств в учреждении должна быть предусмотрена касса. При этом в кассе может храниться определенное количество наличных денежных средств в пределах установленного лимита, который определяется банком по согласованию с руководителями учреждений. Установление лимита означает, что наличные денежные средства, превышающие лимит остатка денег, должны сдаваться в банк.

Однако данное правило применимо для учреждений, у которых счета открыты в кредитных учреждениях. В случае открытия лицевых счетов в органах Федерального казначейства следует руководствоваться п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 05.01.1998 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" <5>, в соответствии с которым лимиты остатка кассы распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в органах Федерального казначейства, устанавливаются учреждениями Банка России или уполномоченными кредитными организациями органам Федерального казначейства Российской Федерации с учетом указанных распорядителей и получателей средств федерального бюджета. Расчет на установление лимита остатка кассы в этом случае представляется органами Федерального казначейства с учетом распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в органах Федерального казначейства в установленном порядке.

<5> Положение "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации", утв. ЦБ РФ 19.12.1997 N 14-П.

По учреждению, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная учреждением в банк денежная наличность — сверхлимитной.

Вместе с тем допускается хранение в кассе наличных денежных средств сверх установленного лимита. Такое правило действует в отношении оплаты труда, выплаты пособий по соцстрахованию и стипендий. При этом срок хранения сверхлимитной наличности не может превышать срок свыше трех рабочих дней (для учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до пяти дней), включая день получения денег в банке (п. 9 Порядка). По истечении трех (пяти) рабочих дней, установленных для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий, кассир обязан:

  • в платежной (расчетно-платежной) ведомости напротив фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";
  • составить реестр депонированных сумм (по форме N 0504047, утвержденной Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета");
  • в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)";
  • записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N _".

Обратите внимание: превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения является одним из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ квалифицируется как административное правонарушение, влекущее наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц — в размере от 4000 до 5000 руб.;
  • на юридические лица — от 40 000 до 50 000 руб.

Выдача и оформление расходования наличных денег

Наличные деньги, полученные учреждениями в банке, расходуются на цели, указанные в корешках чековых книжек, которые выдаются бюджетному учреждению органами Федерального казначейства бесплатно по его заявлению, в порядке, установленном Приказом Минфина России от 21.09.2004 N 85н <6>.

<6> Приказ Минфина России от 21.09.2004 N 85н "О порядке обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации".

Накануне дня получения наличных денег учреждение представляет в орган Федерального казначейства заявку на получение наличных денег в двух экземплярах, в которой указываются серия, номер и дата денежного чека, номер лицевого счета получателя средств (номер лицевого счета по дополнительному бюджетному финансированию, номер лицевого счета по учету внебюджетных средств), должность, фамилия, имя и отчество представителя учреждения, на которого выписан чек, данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа, показатели бюджетной классификации РФ, соответствующие целям получения наличных денег по данному чеку.

Одновременно с заявкой учреждение представляет в орган Федерального казначейства заполненный денежный чек, который подлежит проверке на правильность заполнения.

Обратите внимание: в соответствии со ст. 15.14 КоАП РФ использование бюджетных средств получателем бюджетных средств на цели, не соответствующие условиям их получения, определенным в утвержденном бюджете, бюджетной росписи, уведомлении о бюджетных ассигнованиях, смете доходов и расходов либо в ином документе, являющемся основанием для получения бюджетных средств, влечет наложение административного штрафа: на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридические лица — от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда.

Учреждения выдают наличные деньги под отчет не только на хозяйственно-операционные расходы, но также и на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности учреждения, в размерах и на сроки, определяемые руководителями учреждений.

При осуществлении расчетов наличными денежными средствами немаловажным является соблюдение их предельного размера. Предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами (Письмо МНС России и ЦБ РФ от 01.07.2002 N 24-2-02/252 и 02.07.2002 N 85-Т, "По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами"). В настоящее время предельный размер расчетов установлен в сумме 100 000 руб. (Указание Банка России N 1843-У). За превышение указанного размера расчетов предусмотрена административная ответственность в виде штрафа как к должностным, так и к юридическим лицам в размерах, установленных в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ.

Выдача денег под отчет производится по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления, в котором указывается назначение аванса и срок, на который он выдается. Учитывая, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу, перед представлением заявления руководителю работники бухгалтерии производят сверку задолженности за подотчетным лицом. В случае ее отсутствия в заявлении проставляется соответствующая отметка и указывается счет аналитического учета счета 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами".

Наличные денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, выдаются в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Возврат полученных под отчет денежных средств должен производиться не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения получателя из командировки. Он оформляется в виде отчета об израсходованных суммах, который представляется в бухгалтерию.

Выдача денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу производится при предъявлении документа, удостоверяющего личность получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

Обратите внимание: выдача денежных средств из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом, заменяющем его, документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и подлежат перечислению в доход бюджета (п. 27 Порядка).

Помимо лиц штатного состава денежные средства могут выдаваться и лицам, не состоящим в нем. Для этого выдача производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Если выдача денег производится по доверенности, в ордере после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если деньги выдаются по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Экземпляр доверенности остается в документах как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Приходные и расходные кассовые ордера, а также документы, их заменяющие, до передачи в кассу подлежат регистрации в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по унифицированной форме N КО-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Учет кассовых операций в учреждениях ведется в Кассовой книге (форма N 0504514) как в валюте РФ, так и в иностранных валютах. Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте ведутся на отдельных листах Кассовой книги по видам иностранных валют.

В учреждении должна быть только одна кассовая книга, которую необходимо пронумеровать, прошнуровать и опечатать сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Нередки случаи, когда учреждения злоупотребляют данным правилом и заводят в своем учете три кассовые книги: отдельно по бюджету, по средствам, полученным от приносящей доход деятельности, и по денежным документам. Сразу отметим, что это нарушение кассовой дисциплины, так как кассовая книга предусматривает отражение поступления наличных денежных средств как по бюджетным, так и по внебюджетным средствам, а ее ведение по денежным документам не предусмотрено ни Порядком ведения кассовых операций, ни Инструкцией N 25н, ни иными нормативными документами. Согласно п. 97 Инструкции N 25н учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов по форме N 0504051, утвержденной Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, вторые служат отчетом кассира. В отличие от приходных и расходных кассовых документов, в кассовую книгу могут вноситься исправления, но лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются (п. 5 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ).

Согласно п. 24 Порядка записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому, заменяющему его, документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Сохранность денежных средств

Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе, несет кассир. На кассира возлагается полная материальная ответственность за сохранность всех принятых им ценностей (п. 33 Порядка).

После издания приказа о назначении кассира руководитель бюджетного учреждения обязан под расписку ознакомить его с Порядком, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Типовая форма такого договора представлена в Приложении N 2 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности". Договор должен предусматривать ответственность кассира за сохранность ценностей в кассе организации и правильное оформление кассовых документов. Его составляют в двух экземплярах:

  • один экземпляр остается у кассира;
  • второй экземпляр передают в кадровую службу или бухгалтерию.

Со стороны бюджетного учреждения договор подписывает руководитель или другой, уполномоченный им, работник.

В целях сохранности все наличные деньги и ценные бумаги в бюджетных учреждениях должны храниться в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.

Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей учреждений. В обязательном порядке не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем, результаты ее фиксируются в акте.

В сроки, установленные руководителем учреждения, а также при смене кассиров производится внеплановая ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя бюджетного учреждения назначается комиссия, которая составляет акт по форме N 0504088, утвержденной Приказом Минфина России N 123н. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Перед началом инвентаризации кассир дает расписку в том, что все поступившие деньги или другие ценности (денежные документы, ювелирные изделия и т.д.) оприходованы, выбывшие — списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию. Во время ревизии какие-либо операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не проводятся.

Акт подписывают все члены комиссии, а также кассир. Если акт не подписал хотя бы один из них, результаты инвентаризации считаются недействительными.

Бюджетный учет кассовых операций

Для учета кассовых операций в бюджетном учете применяется счет 201 04 000 "Касса".

Пример 1. Для выплаты заработной платы в размере 1 100 000,00 руб., а также на приобретение материальных запасов в размере 20 000 руб. бюджетное учреждение подает заявку в органы Федерального казначейства.

Бюджетный учет кассовых операций можно представить следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма,

руб.

Подана заявка в органы

Федерального казначейства на

получение наличных денежных

средств на заработную плату

1 210 03 560

1 304 05 211

1 100 000

Подана заявка в органы

Федерального казначейства на

получение наличных денежных

средств на приобретение

материальных запасов

1 210 03 560

1 304 05 340

20 000

Поступление наличных

денежных средств в кассу

учреждения

1 201 04 510

1 210 03 660

1 120 000

Выдана заработная плата из

кассы

1 302 01 830

1 201 04 610

1 100 000

Выданы денежные средства под

отчет

1 208 22 560

1 201 04 610

20 000

Израсходованные денежные

средства приняты к учету

1 105 05 340

1 208 22 660

19 000

Остаток средств внесен в

кассу учреждения

1 201 04 510

1 208 22 660

1 000

Учет денежных документов

В соответствии с п. 96 Инструкции N 25н к денежным документам относятся оплаченные талоны на бензин и масла, питание и т.п., оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины и т.п. Денежные документы хранятся в кассе учреждения.

Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются так же, как и наличные денежные средства, то есть приходными и расходными кассовыми ордерами, которые регистрируются в Журнале регистрации (форма N 0310003) отдельно от операций по денежным средствам.

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов. Учет операций с денежными документами ведется в Журнале по прочим операциям.

wiseeconomist.ru

Оформление первичных кассовых документов

Все мы знаем, что с 01.01.2013 организации получили право разрабатывать собственные формы первичной учетной документации (подробнее об этом — «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения»).

Однако это не касается первичных кассовых документов, которые и сейчас продолжают составляться по утвержденным унифицированным формам (см. информацию Минфина России № ПЗ-10/2012).

В настоящее время порядок оформления кассовых документов регулируется:

  1. Указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У).
  2. Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Подробности об этом см. в статье «Нюансы документального оформления кассовых операций».

Заполнение кассовых документов

Составляет и заполняет кассовые документы сотрудник, на которого возложена данная обязанность. Это может быть бухгалтер, главный бухгалтер, кассир. Если в штате нет бухгалтерских работников, этим занимается сам руководитель или ИП.

Заполнять кассовые документы можно несколькими способами (п. 4.7 указания № 3210-У):

  1. От руки.
  2. На компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе.
  3. В электронном виде. В этом случае должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Такие кассовые документы подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

В первых 2 случаях документы подписываются собственноручными подписями уполномоченных лиц. Электронный же документ может подписать электронной подписью не только тот, кто его сформировал, но и получатель денежных средств – в случае оформления расходного кассового ордера. А если сотрудник формирует электронный приходный кассовый ордер, то квитанция такого документа может быть направлена вносителю денежных средств по электронной почте (п. 5.1 указания № 3210-У).

Обо всех нововведения в сфере регулирования кассовой дисциплины вы можете прочесть здесь.

Правила нумерации кассовых документов

Нормативные акты, регулирующие оформление кассовых документов, не содержат специальных требований к порядку их нумерации. Следовательно, разработать правила присвоения номеров можно самостоятельно, указав их в локальном акте по документообороту.

При этом допускается использовать дробную нумерацию, цифровые, буквенные или комбинированные индексы и другие удобные варианты — главное, чтобы соблюдалась хронологическая последовательность. Кстати, порядок возобновления хронологии тоже можно выбрать свой. Например, при большом количестве документов начинать нумерацию с первого номера можно ежедневно. Если же ордеров мало, то возможна сквозная нумерация на протяжении всего года. Закрепите выбранный порядок нумерации кассовых документов в положении о кассе или учетной политике.

Печать на кассовых документах

Как обязательный реквизит печать предусмотрена на таких кассовых документах, как:

  • приходный кассовый ордер (в этом случае печать ставится на квитанции, передаваемой вносителю денег, при условии что документ оформлен на бумаге);
  • кассовая книга (здесь печатью заверяется запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов», которая делается на последней странице бумажного варианта).

Поскольку печать содержат унифицированные формы этих документов, обязательные к применению, проставлять ее целесообразно даже в том случае, если вы официально от нее отказались. Она обезопасит вас от возможных претензий при проверке. Однако это не обязательно должна быть круглая печать организации, ее вполне можно заменить печатью для кассовых документов или специальным штампом.

В другой кассовой первичке, в том числе расходном ордере, Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и Книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, печать необязательна.

Итоги

Заполнение кассовых документов – строго регламентированная процедура. Кассовые документы могут быть бумажными, а могут формироваться в электронном виде, но тогда и подписываться они должны электронной подписью.

Подробнее о порядке ведения кассовых операций, в том числе с учетом перехода большинства налогоплательщиков на онлайн-ККТ, читайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

nalog-nalog.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.