Кассовая отчетность это


Кассовая книга

Заполнение кассовой книги, нумерация и подшивка листов в ней осуществляются по утвержденной форме. Этот документ (форма КО-4) должен начинаться в январе каждого календарного года. В нем фиксируются все операции с наличными деньгами. Приобрести кассовую книгу можно в магазине, она представляет собой журнал с горизонтальным расположением листов с распечатанными графами.

Еще до начала заполнения все листы журнала необходимо пронумеровать, сшить и заверить их количество печатью с пломбой на последней странице документа. Подписывать документ могут руководитель компании (организации) либо главный бухгалтер.

Соответствующие записи в книгу вносятся вручную в хронологическом порядке, по дням совершения наличных расчетов.

В том случае, когда документ ведется в электронном виде, бланк каждого расчета (операции) должен быть распечатан и подшит в книгу. При таком варианте ведения книги также должна соблюдаться хронологическая последовательность подшивки документов.


Если кассовая книга, которая приобреталась в магазине, закончилась ранее окончания года, допускается завести новый документ. Его оформление и ведение аналогичны описанному выше.

Следует учитывать, что форма КО-4 предусматривает в кассовой книге наличие двух частей. Одна из них представляет собой вкладной лист, а другая – бланк отчета кассира. Поэтому записи в такую книгу должны производиться шариковой ручкой с использованием копирки, потому что копируемый экземпляр и будет являться отчетом кассира.

Отчет кассира

Этот документ представляет собой отрывной талон, в котором отражаются приходно-расходные операции, выполненные с использованием наличных денег. После заполнения он должен передаваться кассиром в бухгалтерию компании или организации. Так как он является копированной копией вкладного листа кассовой книги, его содержание должно полностью соответствовать бланку книги.

После получения талона бухгалтер обязан выполнить проверку правильности его заполнения, поставить свою подпись на соответствующем листе кассовой книги и оторвать заполненный бланк отчета кассира. Порядок учета бухгалтерской документации предусматривает, что этот документ хранится отдельно от кассовой книги.

При ведении учетной документации в электронном виде, отчет кассира так же, как и листы кассовой книги, распечатывается отдельно за каждую приходно-расходную операцию и подшивается аналогично тому, как было описано выше.

Хранение документов

В российском законодательстве имеются некоторые разночтения относительно того, каков срок хранения для рассматриваемых документов. Так, в соответствии с п. 1 ст. 23 НК РФ, они должны храниться на протяжении четырех лет. А Закон «О бухучете» 402-ФЗ требует, чтобы финансово-бухгалтерская отчетная документация сохранялась не менее пяти лет.


Учитывая это, лучшим решением для бухгалтеров будет руководствоваться максимально предусмотренными сроками и хранить как кассовые книги, так и отчеты кассиров в течение 5 лет.

zhazhda.biz

Учет кассовых операций и его роль в укреплении кассовой дисциплины

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер, а расходные — руководитель предприятия и главный бухгалтер. Заработную плату, премии, пособия по временной нетрудоспособности выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем и главным бухгалтером. Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. [См. Приложение 1,2]


Записи в кассовой книге ведут через копировальную бумагу на 2-х листах. Один лист отрывают, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром по каждому ордеру, сначала все приходные, затем все расходные. Потом выводится остаток денег в кассе, отрывной лист кассовой книги с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира. Регистрами учета, в которых отражаются кассовые операции, являются журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 «Касса» и ведомость № 1, а по дебету счета 50.

Журнал-ордер используют для фиксирования кредитовых оборотов; ведомость №1, а — дебетовых оборотов по счету 50. Записи проводят с расчленением операций по корреспондирующим счетам.

Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере № 1 и ведомости № 1 являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами. Записи в журнале-ордере производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами.


Предварительно первичные документы группируют по корреспондирующим счетам, и однородные операции отражают общей суммой за день. При небольшом количестве операций в хозяйстве допускаются записи по итогам отчета кассира за 2-3 дня.

В ведомости № 1а записи делают аналогичным путем на основании отчетов кассира, только по их приходной части с предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам. Остаток средств в кассе показывают в ведомости только на начало года и на конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчете кассира.

Журнал-ордер № 1 и ведомость 1а являются регистрами годичного обращения. Они брошюруются в виде тетрадей с вкладными листами и открываются для учета кассовых операций на календарный год. Общий кредитовый оборот из журнала-ордера № 1 записывается в главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят в дебет соответствующих счетов.

При внутрихозяйственном контроле важное значение имеет взаимная сверка оборотов в регистрах учета. Поэтому, прежде чем перенести итоги журнала-ордера № 1 по кредитовым оборотам в главную книгу их по каждому корреспондирующему счету сверяют с данными других регистров.

После сверки регистров обороты по счету 50 «Касса» разносят в главную книгу. Учет денежных средств в кассе на основании первичных документов, кассовых отчетов, журнала регистрации приходных и расходных ордеров ведется в журнале-ордере № 1 по кредитовому признаку, а дебет счета 50 «Касса» отражается в ведомости.


Рис.1 Схема учета денежных средств на счете 50 «Касса».

Согласно пункту 50 Инструкции о кассовых операциях все юридические лица, а также предприниматели, открывшие текущий (расчетный) банковский счет в банке и использующие наемный труд, должны учитывать любое поступление или выдачу наличных денег в кассовой книге по форме КО-4 утвержденной Постановлением № 43 (далее — кассовая книга). Разрешено вести кассовые книги и всем подразделениям юридические лица. Вообще говоря, согласно законодательству Республики Беларусь не ведут кассовые книги только индивидуальные предприниматели — плательщики единого налога в соответствии с законодательством независимо от использования ими наемного труда, а также индивидуальные предприниматели — наемного труда, осуществляющие одновременно деятельность с уплатой налогов и сборов в порядке, установленном законодательством, расчеты по которой производятся только в безналичном порядке.

Кассовая книга заполняется в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Этот порядок на сегодняшний день установлен Инструкцией о кассовых операциях и Положением о порядке заполнения кассовой книги формы КО-4, утвержденным Постановлением № 43.

Согласно последнему нормативному правовому акту кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью. Количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.


Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной линовкой) в качестве первого экземпляра остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной линовки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу, причем, только шариковой ручкой и до полного использования листов кассовой книги.

Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.

И первые, и вторые экземпляры листов кассовой книги нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные в соответствии с требованиями статьи 9 Закона о бухгалтерском учете исправления в обязательном порядке заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

На каждом листе кассовой книги проставляются дата и остаток наличных денег в кассе за предыдущий день (период).

Записи в кассовой книге начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Перед записью лист кассовой книги нужно согнуть пополам по линии отреза так, чтобы отрывная часть была подложена под неотрывную часть листа, которая остается в книге.

Для ведения записей после строки «Итого по странице» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линиям оборотной стороны неотрывной части листа.


Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому ордеру. Ежедневно в конце рабочего дня он подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на конец дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной экземпляр листа кассовой книги (копию записей в кассовой книге за день) с приложенными приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Бланк отчета кассира до конца операций за день не отрывается.

По строке «в том числе на оплату труда» указывается сумма остатка наличных денег, не выплаченных по платежной ведомости на оплату труда.

При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов у юридического лица, в подразделении и у предпринимателя допускается ведение кассовой книги с помощью технических средств в порядке, установленном Национальным банком Республики Беларусь. При этом листы кассовой книги формируются в виде выходной формы «Вкладной лист кассовой книги», одновременно с которой формируется и выходная форма «Отчет кассира». Обе формы должны составляться на конец рабочего дня юридического лица, подразделения или предпринимателя, иметь одинаковое содержание и включать в себя все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих выходных формах


осуществляются автоматически в порядке возрастания с начала года.

Согласно пункту 56 Инструкции о кассовых операциях в последней выходной форме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц должно быть автоматически напечатано общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения выходных форм «Вкладной лист кассовой» и «Отчет кассира» должен проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования выходные формы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке в течение года и хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) общее количество листов за год заверяется подписями руководителя главного бухгалтера юридического лица, подразделения, предпринимателя, а затем кассовая книга опечатывается.

В период выдачи наличных денег на оплату труда, выплаты стипендий, пенсий, пособий и дивидендов, выплаты педагогическим работникам на приобретение методической литературы остаток кассы выводится по учтенным в кассовой книге приходным и расходным кассовым ордерам. При этом сумма выданных за день наличных денег по платежной ведомости на оплату труда расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается по колонке «Расход» в кассовой книге. Данная платежная ведомость в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе. [См. Приложение 3]


В аналогичном порядке записи в кассовую книгу производятся при выплате по платежным ведомостям стипендий, пенсий, пособий и дивидендов.

Имеются некоторые особенности ведения кассовой книги отдельными юридическими лицами. Так, организации, финансируемые из бюджета и занимающиеся в соответствии с учредительными документами деятельностью, приносящей доходы, учет всех поступлений и выдач наличных денег ведут в единой кассовой книге. Раздельный учет поступлений и выдач наличных денег по деятельности в соответствии с учредительными документами, а также полученных из бюджета в порядке финансирования обеспечивается путем записи операций по кассе на отдельных листах кассовой книги за каждую дату.

Те субъекты хозяйствования, лимит остатка кассы которым не устанавливается в соответствии с Правилами организации наличного денежного обращения, должны составлять кассовый отчет с выведением фактического остатка наличных денег при оформлении расходного кассового ордера на сдачу выручки в порядке и сроки, установленные обслуживающим банком. Напомним, что к таким субъектам хозяйствования относятся предприятия с круглосуточным режимом работы, религиозные организации, предприниматели, а также специализированные кооперативы, общественные организации и объединения, осуществляющие предпринимательскую деятельность, направленную только на решение уставных целей и задач в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. При осуществлении инкассации дважды в сутки кассовый отчет составляется по прибытии инкассаторов в последний заезд.


Для предпринимателей Инструкцией о кассовых операциях установлено исключение по сдаче выручки (и соответственно — по составлению расходного кассового ордера на эту сдачу). Если предпринимателю, открывшему текущий (расчетный) счет в банке, установлен срок сдачи выручки один раз в несколько дней, то выручка, поступающая ему в период

между сроками сдачи наличных денег, может находиться на ответственном хранении у него самого, либо его работника.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и должна быть взыскана с кассира в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

В свою очередь, наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются во внереализационные доходы организации записью:

ДЕБЕТ 50 «Касса»

КРЕДИТ 91-1 «Внереализационные доходы».

Согласно п. 57 и 58 Инструкции о кассовых операциях оприходование наличных денег юридическим лицом, подразделением и предпринимателем означает документальное оформление приёма наличных денег в кассу по приходным кассовым ордерам или другим приходным документом, или через кассовый суммирующий аппарат, зарегистрированный в налоговом органе по месту постановки на учет юридического лица ( предпринимателя ), в день совершения операции и учинение в этот же день кассиром соответствующих записей в кассовой книге либо показаний суммирующих денежных счетчиков в книге кассира-операциониста, либо соответствующих записей в товарно-денежных, сметных отчетах ( для уполномоченных лиц ), других регистрах бухгалтерского учета на конец рабочего дня ( сметы ).

Соответственно, неоприходованием наличных денег юридическим лицом, подразделением, предпринимателем считается прием наличных денег в кассу без составление приходного кассового ордера или других приходных документов, или без использования, зарегистрированного в установленном порядке кассового суммирующего аппарата, а также без выполнения перечисленных выше действий кассиром.

Если же документальное оформление приема наличных денег в кассу по приходным кассовым ордером, других приходных документов, через кассовый суммирующий аппарат было произведено в день совершения операции, но кассир не сделал соответствующих записей в кассовой книге либо показаний суммирующих денежных счетчиков в книге кассира-

операциониста, либо соответствующих записей в товарно-денежных, сменных отчетах (для уполномоченных лиц), других регистрах бухгалтерского учета этот день, то это считается несвоевременным оприходованием наличных денег юридическим лицом, подразделением, предпринимателем.

Исключение из приведенных правил составляют индивидуальные предприниматели-плательщики единого налога, которые при приеме наличных денег от наемных работников могут не оформлять приходные ордера. Кроме того, независимо от использования ими наемного труда на таких предпринимателей не распространяется понятие несовременное оприходование наличных денег».

Сдача наличных денег юридическому лицу его подразделениями, расположенными вне места нахождения юридического лица, а также расположенными лицами, сдающими выручку юридическому лицу, подразделению, предпринимателю, должна осуществляться установленный в соответствии с законодательством срок. Записи кассиром в кассовую книгу производятся в день оформления приходные кассовых ордеров по факту приема наличных денег от подразделений уполномоченных лиц. Если же указанный срок наличных денег нарушен, то расценивается как факт несвоевременного оприходование в кассу наличных денег со всеми вытекающими отсюда последствиями.

При наличии у юридического лица, подразделения или предпринимателя нескольких рабочих мест кассиров главный (старший по должности) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам (доверенным лицам, осуществляющим выдачу наличных денег) авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром наличных денег по форме, соответствующей приложению 2 к Инструкции о кассовых операциях (далее — книга учета наличных денег). Данная книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью, а количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения.

Книга учета наличных денег применяется для учета наличных белорусских рублей, выданных главным (старшим по должности) кассиром из кассы юридического лица, подразделения другим кассирам или доверенным лицам, а также для учета возврата наличных белорусских рублей и кассовых документов по проведенным операциям главному (старшему по должности) кассиру. Книгу ведет главный (старший по должности) кассир. Выдача и возврат наличных денег и оплаченных документов оформляются подписями. При необходимости перечень показателей указанной книги может быть расширен, а ее форма — изменена.

В конце рабочего дня кассиры (доверенные лица) должны отчитаться перед главным (старшим по должности) кассиром о полученном авансе и наличных деньгах, принятых по приходным кассовым ордерам и другим приходным документам, и сдать ему остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям под расписку в книге учета наличных денег.

По авансам, полученным для оплаты труда, выплат стипендий, пенсий, пособий и дивидендов, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты. До истечения этого срока кассиры могут хранить в металлических шкафах, сейфах на своих рабочих местах или ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Наличные деньги сдаются на хранение в опечатанных кассирами сумках, пакетах или мешках главному (старшему по должности) кассиру под расписку в книге учета наличных денег с указанием объявленной суммы.

В завершение данного раздела отметим, что контроль над правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера юридического лица.

Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров ведется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), предназначенном для контроля над целевым использованием средств.

В случае, если в организации имеется несколько касс, старший кассир (гл.бухгалтер) должен вести Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5), в которой фиксируются суммы принятые (выданные) другим кассирам.

Движение наличных денег учитывается в Кассовой книге (форма КО-4). Организация обязана вести одну кассовую книгу, прошнурованную, с пронумерованными листами, опечатанную и заверенную подписями руководителя и главного бухгалтера.

Кассовую книгу ведет кассир. Каждый лист кассовой книги состоит из 2х одинаковых частей, одна из которых заполняется как первый экземпляр, а другая — через копировальную бумагу — как второй. Второй экземпляр отрезается и служит отчетом кассира, к которому в конце дня подшиваются приходные и расходные кассовые ордера вместе с подтверждающими документами. Отчет кассира подлежит проверке главным бухгалтером.

В случае, если кассовая книга ведется автоматизировано (на компьютере) она распечатывается по итогам месяца, а в конце года брошюруется, опечатывается и заверяется необходимыми подписями.[см. рисунок 2]

Заполнение кассовой книги

Графа

Содержание

Номер документа

Порядковый номер приходного или расходного кассового ордера

От кого получено или кому выдано

ФИО физического или наименование юридического лица сдавшего (получившего) деньги и краткое содержание операции

Номер корреспондирующего счета, субсчета

Номер счета, на котором в корреспонденции со счетом 50 «Касса» отражается движение денег

Приход

Сумма, полученная по приходному ордеру

Расход

Сумма, выданная по расходному ордеру

Итого за день

Общие суммы по приходным и расходным ордерам

Остаток на конец дня

Определяется по формуле: Остаток на начало дня + Приход за день — Расход за день

Рис. 2 Заполнение кассовой книги

В бухгалтерии кассовые отчеты с приложенными документами подвергаются тщательной проверке с точки зрения законности совершения операций по кассе.

При проверке по форме бухгалтер контролирует:

· Наличие и подлинность всех подписей;

· Правильность оформления первичных документов ( наличие всех реквизитов отсутствие исправлений, подчисток, суммы операций должны быть записаны прописью );

· Соответствие приложенных ордеров отчетного периода;

· Наличие приложений, указанных в приходных и расходных кассовых ордерах;

· Правильность перенесения сумм с первичных документов в кассовую книгу;

· Проверка соблюдения лимита остатка кассы.

При проверки по существу бухгалтер контролирует:

· Устанавливает полноту оприходование денег путем встречной сверки по отчету кассира с выписками банка, корешками денежных чеков;

· Определить правильность подсчета оборота по приходу и расходу и сальдо на конец дня.

· После проверки отчет кассира подвергается бухгалтерской обработки:

· На первичных документах проставляется корреспондирующий счет по каждой хозяйственной операции;

· Составляется группировочная ведомость по дебету и кредиту счета 50 «Касса »;

Произвести записи отчета кассира в учетные регистры либо регистрации хозяйственные операции в электронной базе при помощи системы автоматизации учета.

buh.bobrodobro.ru

Назначение

Этот документ представляет собой основной итоговый чек, который каждый кассир, сдающий смену, обязан выводить с кассового аппарата. Важно понимать, что он подводит итоги и всегда обнуляет все данные, поэтому после этой операции никакие кассовые действия (формирование, возвратов, аннулирования и т.п.) провести будет невозможно.

Поэтому если требуется провести замеры текущих показаний, то снимается так называемый x-отчет, который по сути ничем не отличается от z, однако он не приводит к обнулению. Таким образом, главное назначение его в следующем:

1.    Это основной источник информации по смене, которую кассир всегда заносит в кассовую книгу.
Соответственно, данные в кассовой книге и z-отчете всегда должны точно соответствовать друг другу, а сама распечатка всегда прикладывается к каждой записи (т.е. каждую смену).

  1. Все собранные данные после снятия итога фиксируются в так называемой фискальной памяти кассового аппарата. Они должны сохраняться там на протяжении не менее 30 календарных дней. Как правило, они сохраняются в течение 1,5-2 месяцев.
  2. Отражение всех торговых операций, которые были проведены за торговую смену: не только приходные (при покупке), но и расходные (возврат денежных средств), а также аннулирование (например, при ошибочном вводе отдельных позиций кассиром).
  3. Расчет всех итогов о выручке за смену, обоснование данных.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Обнуление всех данных происходит не только в конце каждой смены. Также это технически необходимо в случае перерегистрации кассового аппарата, проведения плановых и внеплановых ремонтных работ, а также в тех случаях, когда понадобится сменить фискальную память.

Разновидности

Существует 4 основные вида этого документа:

  1. Основной – это собственно главный отчетный чек, который и нужно снимать не реже чем раз в 24 часа. Если не осуществить эту операцию, то касса блокируется, поэтому никакие действия с ее помощью совершить будет уже невозможно. К тому же систематическое нарушение регулярного снятия  – это основание для административной ответственности (штрафы составляют от 4000 до 50 000 рублей).
  2. По отделам – решение о предоставлении такой отчетности принимают уполномоченные лица (например, менеджеры отделов или старшие кассиры). Нет необходимости делать это ежедневно. Поэтому, как правило, такая операция проводится раз в месяц, при сдаче отчетности и подведению итогов по каждому отделу в магазине. После снятия обнуляются все сведения по ним.
  3. По кассирам – такие отчеты тоже получают не каждый день, а по мере необходимости, в соответствии с внутренним распорядком. В нем нередко отражается фамилия продавца, но если даже такой информации нет, каждая система «помнит», сколько операций на аппарате совершил конкретный сотрудник. Чтобы обнулить все эти сведения и получить данные, применяют именно эту разновидность z-отчета.
  4. Наконец, по товарам – такая операция позволяет обнулить сведения по операциям с конкретными товарами (услугами) или группой товаров. Подобные системы стоят далеко не на всех кассовых аппаратах. Как правило, необходимость получения этих данных возникает в больших магазинах (например, перед проведением инвентаризации).

Как снять

Документ снимается всегда в конце каждой смены. т.е должен сниматься с аппарата не реже, чем раз в 24 часа, при этом:

  1. Если речь идет о выходном и/или праздничном дне, когда компания официально не работала, ничего не снимается и никаких записей в отчетные документы не делается.
  2. Если в этот день не было совершено никаких торговых операций (а официально и по факту он считается рабочим в компании), итог все равно снимается. Он выйдет с нулевыми показателями, но все равно сохраняется в отчете. При этом кассир проставляет прочерки за весь день в журнале, который он ведет каждый день, а записи в кассовой книге вообще не производятся.

Технически сформировать отчет – это по сути нажать одну или несколько кнопок на кассовом аппарате. Конкретный алгоритм зависит от вида устройства. На видео показан один из примеров (на АМС 100К).

Подобные требования можно рассматривать только для тех случаев, когда кассовый аппарат был включен. То есть если в течение всей смены он был выключен, нет необходимости снимать z-отчет, ведь торговых операций не было, и они не предусматривались (например, в этот день компания осуществляла переезд и изначально не планировала заниматься продажами).

Образец

В нем должны отражаться все сведения по движению денежных средств в кассовом аппарате в течение всей смены (как наличные, так и безналичные операции):

  • приходные операции (собственно продажи);
  • аннулированные –  (когда кассир набрал позиции, но затем по каким-то причинам покупка не состоялась) – по сути, это нулевые чеки;
  • операции на возврат, когда покупатель вернул покупку (или услуга не была оказана по каким-то причинам), в результате чего понадобилось вернуть наличные средства, на банковскую карту или специальную карту возврата, в зависимости от условий организации;
  • общие суммы за смену (нарастающим итогом).

Образец с расшифровкой каждой записи представлен ниже.

Образец

Как правило, внешний вид документа отличается в зависимости от конкретных типов кассовых аппаратов. Однако на содержании информации это практически не отражается. Далее приводятся несколько наиболее распространенных примеров.

Z-отчет в онлайн-кассах

Последние изменения в федеральном законодательстве предусматривают постепенный переход практически всех ИП и юридических лиц на онлайн-кассы: с 1 июля 2017 года уже прекращено использование кассовой техники прежних образцов, но действует освобождение от этого правила для отдельных организаций. Ровно через год, т.е. с 1 июля 2018 года на онлайн-кассы переходят практически все юридические лица.

Поэтому все основные правила кассовой дисциплины сохраняются в полном объеме и для этого вида кассовой техники, а именно:

  • необходимо и дальше снимать z-отчет в конце каждой кассовой смены;
  • кассовая книга также нужно продолжать вести по общим правилам.

Соответственно, действуют те же меры ответственности, если подобная обязанность игнорируется. Суммы штрафов представлены в таблице.

Однако есть по крайней мере 2 особенности, которые отличают z-отчет для онлайн-касс от традиционных аппаратов:

  • не происходит обнуления данных – т.е. после сдачи итоговой отчетности за день предыдущие значения полностью сохраняются;
  • также в фискальной памяти устройства не фиксируются итоговые результаты.

А с другой стороны, передача отчета в контролирующее отделение налоговой инспекции осуществляется автоматически и происходит мгновенно, как только смена была сдана. Даже если представители налоговой по каким-то причинам «забудут» подтвердить получение отчета, система направит его еще раз, о чем уведомит работника: «Повторная отправка отчета».

Таким образом, между зеткой для новых онлайн-касс и отчетами обычной кассовой техники есть как сходства, так и отличия, которые наглядно оказаны в таблице.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В практике применения онлайн-касс основной итоговый документ (чек) получил название отчета о закрытии смены. По сути, это тот же самый z-отчет, поскольку их содержание и функции совпадают.

Если отчет потерян или не получен

Потеря в связи с недобросовестным выполнением обязанностей кассиром, а также может вообще не пропечататься, например, если есть технические неполадки с самим кассовым аппаратом или в случаях непредвиденного отключения электроэнергии. Иногда также бывает, что чек испорчен, и отдельные его части не читаемы (например, залит краской).

  1. Вне зависимости от конкретной причины порядок действий в данном случае будет таким:
  2. Сначала нужно составить письменный акт об утрате. Документ подписывают старший кассир, сам кассир, бухгалтер и представитель администрации.
  3. Кассир, который отвечал за проведение кассовых операций и заполнение отчета в эту смену, составляет объяснительную, даже если его непосредственной вины в инциденте не было.
  4. Затем нужно вызвать специалиста, который обслуживает аппарат, и попросить сформировать фискальный чек по данным ЭКЛЗ
  5. Этот документ прикладывается вместо отчета в кассовую книгу.

Если отчет снят с запозданием

В случае снятии отчета на следующий день важно прояснить причину. Как показывает практика, представители налоговой инспекции относится лояльно, если подобные инциденты возникали однократно. Однако при систематическом злоупотреблении назначаются штрафы.

Поэтому самое главное – составить акт по данному инциденту, запросить объяснительную у ответственного кассира и хранить эти документы на случай проверки. А в кассовую книгу следует приложить z-отчет, снятый на следующий день.

Несколько заблуждений

На практике существует мнение, что подобный документ практически гарантирует полное соответствие данных по наличности в кассе, операций, проведенных безналично, о возвратных и отмененных (аннулированных) чеках, поэтому можно просто проследить весь оборот финансовых движений с помощью итогового чека.

На самом деле он нужен, для контролирующих органов в гораздо большей степени, чем для самого предпринимателя или владельца магазина. Дело в том, что нечестный кассир сможет идеально свести все цифры в конце каждой смены, в итоге данные конечной суммы в кассовой книге будут смотреться идеально точно. Например, многие кассиры отменяют чеки на мелкие покупки и не выдают их покупателям, а фактически полученные средства присваивают себе.

Вот почему не стоит думать, что он покажет всю реальную, объективную картину движения финансовых средств через кассу. На самом деле для полноценного контроля необходимо самостоятельно следить за действиями кассира, фактической выручкой, а также хорошо организовать проведение инвентаризаций, при необходимости увеличив их количество (в том числе самостоятельно пересчитав наличие отдельных позиций по факту).

2ann.ru

Все поступления и выдача денег предприятия учитываются в Кассовой книге. Она должна быть пронумерова­на, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью и заверена подписями руководителя и главного бухгалтера пред­приятия.

Записи в Кассовой книге ведутся в 2 экз. через копировальную бумагу шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов с записями должны быть отрывными — они служат отчетом для кассира. Пер­вые экземпляры листов с записями остаются в Кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов с записями нумеруются одинаковыми порядковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в Кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кас­сира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его за­меняющего.

Ежедневно в конце смены кассир подсчитывает итоги опера­ций за смену (суммарный приход кассы — оборот по дебету, из него вычитается суммарный расход — оборот по кредиту), выво­дит остаток денег на конец смены. Это производится следующим образом:

Остаток на начало смены + Приход — Расход = Остаток на конец отчетного периода (смены)

В качестве отчета кассира в бухгалтерию сдается второй отрыв­ной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в Кассовой книге.

На каждую ККМ администрация должна завести Журнал кас­сира-операциониста по форме КМ-4, который дол­жен быть прошнурован, пронумерован, скреплен подписью на­логового инспектора.

Показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков записываются в Журнал кассира-операциониста по форме КМ-7, причем данные на начало и по окончании ра­бочего дня (смены) заверяются подписями представителя адми­нистрации и кассира-операциониста. Разница между показателя-счетчиков на начало и конец смены (рабочего дня), которая должна совпадать с показаниями секционных счетчиков, являет­ся дневной выручкой; оприходование ее подтверждается главной кассой в кассовом отчете. Эта сумма должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложен­ной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком ККМ.

При расхождении фактическая сумма определяется путем сло­жения сумм, напечатанных на контрольной ленте. При расхожде­нии результатов сложения сумм на контрольной ленте с выруч­кой, определенной по счетчикам (регистрам), представитель ад­министрации с кассиром должны выяснить причину расхожде­ний. Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответ­ствующие графы Журнала кассира-операциониста.

По результатам проверки администрация предприятия в слу­чае недостачи денежных средств должна принять меры к взыска­нию ее с виновных лиц в установленном порядке, а при наличии излишков денежных средств — оприходовать их по учету с отне­сением на результаты хозяйственной деятельности.

Но в торговом предприятии возможно уменьшение выручки операционной кассы на возвращенные суммы по неиспользован­ным покупателями чекам. Причем следует помнить, что кассир- операционист может выдавать деньги по возвращенным покупа­телями (клиентами) чекам только при наличии на нем подписи директора (заведующего) и только по чеку, выданному в данной кассе. На суммы соответствующих чеков кассиром совместно с администрацией предприятия составляется акт по форме КМ-3 о возврате денежных сумм покупателям по не­использованным чекам. Сами чеки при этом погашаются, наклеи­ваются кассиром на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бух­галтерию. Суммы их вместе с напечатанными за день нулевыми чеками (которые используются для проверки четкости печати рек­визитов на чековой и контрольной лентах, а также правильности установки дататора и нумератора) отражаются в Журнале касси­ра-операциониста.

Таким образом, сумма выручки уменьшается на итоговую сум­му акта о возврате покупателем по неиспользованным чекам.

Кроме того, в торговых предприятиях деньги могут взиматься не только за материальные средства. Например, в случае комисси­онной торговли при возврате комитенту сданных на комиссию ранее товаров кассир получает от него средства за хранение, учет поступления которых он ведет в приходной ведомости. Приходная ведомость закрывается ежедневно кассиром путем подсчета сум­мы поступивших денег и подписывается им, а также бухгалтером и руководителем предприятия. При этом на общую сумму посту­пивших средств выписывается приходный кассовый ордер, кото­рый прилагается к отчету и сдается в бухгалтерию.

life-prog.ru


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.